GUIDE des CONTRATS de MAINTENANCE des BATIMENTS PUBLICS

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1 Ministère de l équipement, des transports et du logement GUIDE des CONTRATS de MAINTENANCE des BATIMENTS PUBLICS Centre d études sur les réseaux, les transports, l urbanisme et les constructions publiques Mars 1999 Direction Générale de l'urbanisme, de l'habitat et de la Construction

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3 Sommaire INTRODUCTION PARTIE I. LA MAINTENANCE DES BATIMENTS... 7 I.1. POURQUOI OPTIMISER LES COUTS ET LES PRESTATIONS DE MAINTENANCE?...8 I.2. LES DEFINITIONS ET CONCEPTS DE LA MAINTENANCE DES BATIMENTS...10 I.3. IDENTIFIER ET RECENSER LES POINTS DE MAINTENANCE DANS UN BATIMENT...17 I.4. LES CRITERES DE CHOIX POUR EXTERNALISER LES PRESTATIONS DE MAINTENANCE...18 PARTIE II. LA CONTRACTUALISATION DE LA MAINTENANCE II.1. RAPPEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES...23 II.2. LA COMPOSITION DES MARCHES DE MAINTENANCE...25 II.3. CHOIX REGLEMENTAIRES ET TECHNIQUES POUR PREPARER UN CAHIER DES CHARGES DE MAINTENANCE...27 II.4. SELECTION DES ENTREPRISES ET DES OFFRES...33 II.5. SUIVI ET CONTROLE DES MARCHES DE MAINTENANCE...35 PARTIE III. - DES MARCHES SPECIFIQUES POUR CERTAINS OUVRAGES ET PRESTATIONS PARTICULIERES III.1. LE CHAUFFAGE...39 III.2. LES ASCENSEURS ET MONTE-CHARGE ELECTRIQUES...43 III.3. LES INSTALLATIONS DE DETECTION INCENDIE...44 III.4. LES TOITURES ET COUVERTURES...45 III.5. LE SECOND ŒUVRE...46 III.6. LE NETTOYAGE...47 III.7. LA SURVEILLANCE ET LA TELESURVEILLANCE...48 PARTIE IV. - LES PIECES TYPES DES MARCHES DE MAINTENANCE IV.1. REGLEMENT DE LA CONSULTATION...50 IV.2. ACTE D'ENGAGEMENT...51 IV.3. DECOMPOSITION DU PRIX GLOBAL ET FORFAITAIRE...52 IV.4. BORDEREAU DE PRIX UNITAIRES...53 IV.5. CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES CCAP...54 IV.6. CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP)...54 PARTIE V. ANNEXES LES VERIFICATIONS REGLEMENTAIRES DANS LES ETABLISSEMENTS RECEVANT DU PUBLIC, E.R.P. 61 LES CLAUSES ABUSIVES DES CONTRATS DE MAINTENANCE 65 SELECTION DE TEXTES ET OUVRAGES 67 Page 3

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5 Introduction La conduite de la maintenance des bâtiments requiert des compétences de plus en plus pointues et diversifiées compte tenu de l'accroissement des équipements techniques, de leur complexité et de l'apparition de dispositifs bâtis nouveaux. Les services intérieurs des gestionnaires publics sont souvent insuffisamment structurés ou formés pour assurer l'ensemble des prestations nécessaires ; il est alors nécessaire de faire appel à des prestataires extérieurs privés qu'il faut choisir, contrôler et rétribuer. Ceci doit se faire dans le cadre de contrats ou marchés dont la mise en place et la gestion imposent des compétences techniques et administratives spécifiques. Les Directions Départementales de l Equipement, et plus spécifiquement leurs services Constructions Publiques, sont sollicités par les maîtres d ouvrages publics qu'ils assistent déjà lors des opérations d investissement immobilier au titre des conduites d opération. Ces services constatent d'ailleurs un accroissement de cette demande particulière d aide à la passation des marchés de maintenance. Elle s exprime bien sûr lors des conduites d opération : il s'agit d'aider à mettre en place les marchés de maintenance nécessaires lors de la mise en service du bâtiment. Plus ponctuellement, les services peuvent être sollicités dans le cadre des activités de gestion de patrimoine ou de conduites des travaux d entretien ou de maintenance, activités développées selon des contextes locaux. En s adressant à la DDE, le maître de l ouvrage est en droit d attendre une garantie au niveau du respect de la réglementation de la commande publique ainsi qu une compétence technique de généraliste du bâtiment apte à piloter, lorsque le besoin s en fait sentir, des prestations supplémentaires de spécialistes. Les services doivent donc connaître un ensemble d informations essentielles que ce guide propose de rassembler. La plupart de ces informations sont actuellement disponibles dans différents ouvrages techniques et dans les fascicules des groupes permanents d'étude des marchés GPEM de la commission centrale des marchés CCM 1. L'objectif du présent ouvrage est donc d'en extraire, et de commenter de façon pratique, l'information technique générale et les procédures nécessaires à l'exercice de cette mission nouvelle d'assistance et conseil à la maintenance. 1 Se reporter à la sélection d'ouvrages en fin du guide. Page 5

6 Quatre parties composent ce guide : La première présente les enjeux principaux de maintenance, les définitions et concepts principaux, le contenu technique des prestations et les choix d'organisation. La deuxième expose la contractualisation des prestations de maintenance par étapes, de la mise au point du dossier de consultation des entreprises jusqu'au suivi technique et administratif des marchés. La troisième partie est un recueil de fiches de synthèse de marchés de maintenance d'équipements spécifiques. La quatrième partie détaille le contenu des différentes pièces à établir : règlement de consultation, acte d'engagement, décomposition du prix global et forfaitaire, bordereau de prix et cahier des clauses techniques particulières. Le cahier des clauses administratives particulières fait l'objet d'un "tiré à part", proposant un modèle complet et joint au présent guide. Enfin en annexe le lecteur trouvera un récapitulatif des vérifications obligatoires dans les Etablissements Recevant du Public (E.R.P.), la recommandation de la commission des clauses abusives sur les contrats de maintenance de certains équipements et une sélection d'ouvrages sur le sujet. Page 6

7 Partie I. La maintenance des bâtiments Page 7

8 I.1. Pourquoi optimiser les coûts et les prestations de maintenance? La maintenance et l'exploitation technique des bâtiments publics nécessitent des budgets importants. Les quelques chiffres ci-dessous permettent de préciser ces enjeux économiques. La maintenance et l'exploitation participent également à la qualité des bâtiments et comportent certaines obligations. Les gestionnaires en ont la responsabilité et ils doivent donc bien connaître les enjeux fonctionnels et réglementaires. I.1.1. Les enjeux économiques L'analyse des dépenses effectuées pendant toute la durée de vie des bâtiments montre toujours la part très importante de l'exploitation maintenance. En moyenne, on estime qu'elle représente environ 75% du total. Ce constat amène à promouvoir l'approche des projets en coût global. Le coût global est l'ensemble du montant de l'investissement initial, des coûts différés de fonctionnement (entretien, maintenance, exploitation) et de gestion pendant la durée de vie du bâtiment. L'approche en coût global consiste à rechercher l'optimisation entre la meilleure adaptation aux exigences fonctionnelles et le coût total minimal pendant toute la durée de vie du bâtiment. Les budgets annuels de maintenance restent généralement importants. Les bâtiments offrent de nombreuses fonctionnalités en terme de services ou de confort. Les équipements en conséquence demandent un entretien adapté et souvent coûteux. Principaux ratios de coûts de maintenance et exploitation Coûts d'exploitation des immeubles de bureaux en 1997 Coûts totaux HT/m² utiles (valeurs médianes) Tous immeubles (propriétaire occupant ou locataire unique) A Dépenses annuelles B Travaux exceptionnels C Services communs 534 F ( 81,41 Euros) 65 F ( 9,91 Euros) 146 F ( 22,26 Euros) Total médiane A+B+C 745 F ( 113,57 Euros) (source lettre d'apogee n 352 du ) Page 8

9 Dans le cas des hôpitaux, où les équipements techniques sont particulièrement nombreux et sophistiqués, les coûts de maintenance et exploitation peuvent rattraper en moins de dix ans les coûts initiaux d investissement. Ainsi du fait de la répétitivité des dépenses de maintenance et d'exploitation, toute démarche d'optimisation représente un enjeu financier majeur. Enfin tout maître d'ouvrage ou gestionnaire est soucieux de la conservation de la valeur de son patrimoine. La qualité de sa maintenance y contribue pour une grande part. I.1.2. Les enjeux fonctionnels et réglementaires La maintenance est nécessaire au maintien de la qualité des lieux et des diverses fonctionnalités du bâtiment. Les bâtiments publics abritent la plupart du temps des activités de services ; la qualité du lieu y revêt une importance notable et ne peut perdurer sans une maintenance régulière. Tout manque ou toute défaillance dans l entretien peut avoir de graves conséquences au niveau de l utilisation du bâtiment, de sa capacité à continuer à assurer les fonctions qui lui sont assignées. Certaines prestations de maintenance ont un caractère obligatoire, principalement au titre de la sécurité des personnes et du Code du Travail. Un bâtiment public est un lieu de travail et généralement un lieu d accueil du public. Il doit en permanence offrir des conditions de travail correctes et garantir la sécurité des personnes qui le fréquentent, l ensemble étant précisément réglementé. Si ces réglementations portent sur les dispositifs bâtis et les équipements de sécurité, elles imposent également des obligations d entretien et de contrôles réguliers. Page 9

10 I.2. Les définitions et concepts de la maintenance des bâtiments Les définitions et concepts de la maintenance des bâtiments proviennent principalement de la Norme X décembre Maintenance - Concepts et définitions des activités de maintenance. Cette norme, établie pour la maintenance industrielle, est en effet aisément transposable aux activités de maintenance du bâtiment. I.2.1. Les définitions et concepts de la norme X utilisés par les professionnels de la maintenance bâtiment La norme comporte de très nombreux termes et définitions relatifs à la gestion et à la maintenance des biens durables ainsi que divers concepts relatifs aux contrats de maintenance. Nous n'en présenterons que quelques-uns uns, ceux que les professionnels de la maintenance bâtiment utilisent systématiquement : - la définition de la maintenance, - la typologie de la maintenance, - les niveaux de maintenance, - les 2 types de contrats, de moyens et de résultats. La maintenance des bâtiments Maintenance : ensemble des activités destinées à maintenir ou à rétablir un bien dans un état ou dans des conditions données de sûreté de fonctionnement, pour accomplir une fonction requise. Ces activités sont une combinaison d'activités techniques, administratives et de management. Ainsi la maintenance englobe les prestations attachées au bâtiment et qu'il faut mettre en œuvre régulièrement ou relativement fréquemment dès sa livraison et pendant toute sa durée de vie. Le terme de maintenance tend à remplacer celui, trop vague, d'entretien. Page 10

11 Typologie de la maintenance La norme définit 2 catégories de maintenance, la maintenance préventive et la maintenance corrective. Chaque catégorie est elle-même subdivisée en différents types de maintenance dont la définition est reproduite cidessous. A. Maintenance préventive Maintenance ayant pour objet de réduire la probabilité de défaillance ou de dégradation d un bien ou d un service rendu. Les activités correspondantes sont déclenchées selon : - un échéancier établi à partir d un nombre prédéterminé d unités d usage ; - et/ou des critères prédéterminés significatifs de l état de dégradation du bien ou du service. A.1. Maintenance systématique Maintenance préventive effectuée selon un échéancier établi à partir d un nombre prédéterminé d unités d usage. A.2. Maintenance conditionnelle Maintenance préventive subordonnée au franchissement d un seuil prédéterminé significatif de l état de dégradation du bien. Le franchissement du seuil peut être mis en évidence par l information donnée par un capteur ou par tout autre moyen. A.3.Maintenance prévisionnelle Maintenance préventive subordonnée à l'analyse de l'évolution surveillée de paramètres significatifs de la dégradation du bien, permettant de retarder et de planifier les interventions. Cette maintenance est, parfois, appelée improprement "maintenance prédictive". B. Maintenance corrective Ensemble des activités réalisées après la défaillance d'un bien ou la dégradation de sa fonction, pour lui permettre d'accomplir une fonction requise, au moins provisoirement. La maintenance corrective comprend en particulier : - la localisation de la défaillance et son diagnostic ; - la remise en état avec ou sans modification ; - le contrôle du bon fonctionnement. Page 11

12 B.1. Maintenance palliative Activités de maintenance corrective destinées à permettre à un bien d accomplir provisoirement tout ou partie d une fonction requise. Appelée couramment dépannage, la maintenance palliative est principalement constituée d actions à caractère provisoire qui devront être suivies d actions curatives. B.2. Maintenance curative Activités de maintenance corrective ayant pour objet de rétablir un bien dans un état spécifié ou de lui permettre d'accomplir une fonction requise. Le résultat des activités réalisées doit présenter un caractère permanent. Ces activités peuvent être : - des réparations, - des modifications ou améliorations ayant pour objet de supprimer la (ou les) défaillances. Les 5 niveaux de maintenance La norme propose un mode de classification des opérations de maintenance industrielle à 5 niveaux. Dans le domaine du bâtiment, la transposition est pertinente surtout pour les équipements techniques. Ci-dessous, nous avons reproduit le classement des opérations de maintenance par J. Perret dans son Guide de la maintenance des bâtiments. Ce classement est basé sur la norme AFNOR. 1 er niveau. Réglages simples prévus par le constructeur, au moyen d'organes accessibles, sans aucun démontage ou ouverture de l'équipement ou échange d'éléments accessibles en toute sécurité (voyants, fusibles). 2 ème niveau Dépannage par échange standard et opérations mineures de maintenance préventive (exemple : graissage, contrôle de bon fonctionnement). 3 ème niveau Réparations mineures, opérations courantes de maintenance préventive (réglage, réalignement, appareils de mesure). Identification et diagnostic des pannes. Réparation par échange, réparation mineure. Page 12

13 4 ème niveau Travaux importants de maintenance corrective et préventive, à l'exception de la rénovation et de la reconstruction. 5 ème niveau Réparation, reconstruction ou exécution de réparations importantes. Contrat de moyens - contrat de résultats Les objectifs fixés à l'entreprise extérieure chargée des prestations de maintenance peuvent être de deux types, obligation de moyens ou obligation de résultats. L'AFNOR les définit comme suit : Contrat de moyens Contrat par lequel une entreprise extérieure s engage à mettre à disposition d une entreprise utilisatrice les moyens jugés nécessaires pour réaliser une prestation, sans qu elle soit pour autant tenue de prouver la réalisation d un objectif quantifié. Commentaires : Le contrat à obligation de moyens ne garantissant pas la qualité des prestations, le contrat avec obligation de résultats est plutôt recommandé en maintenance bâtiment. Il convient de définir très précisément dans le CCAP et le CCTP, ce que le maître d'ouvrage entend par résultat et le niveau qualitatif du résultat attendu : - indisponibilité maximum des équipements, - niveau de confort, - rapidité des dépannages, - niveau des consommations. Les modalités du contrôle y sont également définies : - analyse des tableaux de bord, - réclamations des usagers, - enregistrement de paramètres. Les moyens concernés peuvent être - immatériels (logiciels, etc.) ; - matériels (pièces, outillage, fournitures, etc.) ; - humains (dans le cadre de la législation en vigueur). Les moyens jugés nécessaires sont définis dans le contrat, en accord avec les deux parties. Obligations de moyens : Le client est tenu d'apporter la preuve de la faute du prestataire dans l'exécution de ses prestations. Contrat de résultats Contrat par lequel une entreprise extérieure s engage à réaliser une prestation définie par un (ou des) objectif(s) quantifié(s) et à apporter la preuve de la réalisation de ces objectifs dans des conditions données. Les conditions données peuvent intégrer : - les contraintes liées à l exploitation des biens, telles que la disponibilité, fiabilité, sécurité, etc. - le délai d obtention de l objectif ; - les coûts associés ; - l environnement, etc. Page 13

14 La preuve peut être apportée à partir de mesures ou de calculs effectués d un commun accord entre les deux parties selon des procédures prévues dans le contrat. Obligations de résultats : Le prestataire est présumé responsable en cas de difficulté rencontrée dans l'exécution des prestations. Le prestataire ne peut s'exonérer de cette responsabilité présumée qu'en apportant la preuve de la survenance d'un cas de force majeure, de la faute du client ou de la faute d'un tiers (Articles 1137 à 1147 du Code Civil français et jurisprudence). I.2.2. L'exploitation maintenance en bâtiment Le terme exploitation en bâtiment recouvre les différentes dépenses et interventions destinées "à faire fonctionner" le bâtiment pour l'usage qui lui est affecté. La limite n'est souvent pas très claire entre ces dépenses et interventions et celles propres à l'activité de l'occupant, comme par exemple le gardiennage ou le nettoyage. Lors de l'emploi de ce terme, il est prudent de préciser ce qu'il recouvre exactement. L'expression "charges d'exploitation" désigne toutes les dépenses attachées directement au bâtiment : nettoyage, fluides (eau, électricité, gaz, etc.), contrats de maintenance, gardiennage. L'exploitation maintenance des équipements techniques désigne les interventions destinées à faire fonctionner des équipements techniques du bâtiment, principalement les installations thermiques ; il s'agit de différentes interventions de conduite, surveillance, contrôle et entretien. Des prestations comme le nettoyage de locaux et le gardiennage/sécurité sont liées au bâtiment mais ne relèvent pas de la maintenance. Elles n'en représentent pas moins un poste important de dépenses et sont gérées de manière semblable. Elles seront donc traitées dans le présent ouvrage. Page 14

15 I.2.3. La distinction entre interventions de "maintenance courante" et travaux de "grosse maintenance" Exemple de gammes de maintenance pour transformateurs de 315 à 1000 kva Gammes Tâches associées Contrôle - Contrôle de la mensuel température S C 3 N - Contrôle de la charge Analyse du liquide de refroidissement C O 3 A Visite annuelle S V 3 A - Pose prise diélectrique pour analyse - Analyse du diélectrique par laboratoire spécialisé - Nettoyage général - Resserrage visserie - Resserrage connexions - Contrôle du capot B.T. - Contrôle des équipements de sécurité - Contrôle des bornes [1] type de maintenance : S, C [2] type d'intervention : I, C, V, O, N [3] niveau de maintenance (1 à 3) [4] le fonctionnement pendant l'intervention : N, D, A La maintenance courante recouvre des interventions qui ont un caractère répétitif et relativement fréquent sur une année. Ces interventions sont effectuées par l'équipe d'entretien du site immobilier ou une société spécialisée extérieure. Les travaux dits de "grosse maintenance" sont plus exceptionnels et, sauf cas d'urgence, relèvent d'une programmation pluriannuelle. Ils sont réalisés par une entreprise extérieure ou plus rarement par l'équipe d'entretien, si elle en a les moyens et les compétences. La maintenance "courante" correspond, peu ou prou, aux 3 premiers niveaux de la norme AFNOR, la "grosse maintenance" aux 4 ème et 5 ème niveaux. Cette distinction entre "maintenance courante" et "grosse maintenance" s'opère aussi dans le cadre de la gestion financière de la maintenance (lignes d'imputations budgétaires) ou encore dans la répartition des charges entre propriétaire et locataire. Là encore, il faut se reporter à des nomenclatures détaillées qui définissent la nature exacte des interventions ou travaux qui relèvent de l'une ou de l'autre. I.2.4. Les gammes de maintenance A chaque type d'équipement correspond des interventions spécifiques de maintenance préventive. La nature de ces interventions se caractérise par plusieurs éléments énumérés ci-dessous et qui sont nommés gammes de maintenance : - le type de maintenance : systématique S ou conditionnelle C - le type d'intervention : inspection I, contrôle C, visite V, opération O, nettoyage N - le niveau de maintenance (1 à 3) qui fixe le niveau de compétences requis, - le fonctionnement pendant l'exécution de l'intervention : normal N, dégradé D, arrêt A et en cas de maintenance systématique - la fréquence de l'intervention. Les gammes de maintenance permettent de quantifier et d'organiser le travail de maintenance. Dans les contrats de maintenance, elles sont présentées sous forme codifiée comme dans l'exemple ci-contre. Page 15

16 I.2.5. Le schéma récapitulatif des différents types et niveaux de maintenance à définir dans un contrat de maintenance Maintenance Corrective Systématique Préventive Conditionnelle Concepts de maintenance Défaillance Panne Accident Suivant planning (à établir au préalable) Suivant état des biens et des équipements Evénements Obligatoire Sur demande Dépannages Mesures conservatoires Réparation Exécution Visites d'inspection Contrôle - Bilans Opérations de maintenance Page 16

17 I.3. Identifier et recenser les points de maintenance dans un bâtiment Les interventions de maintenance sont préconisées par les fournisseurs et constructeurs, dans la documentation technique. L'ensemble de ces préconisations figure dans le dossier d'utilisation, d'exploitation et de maintenance (DUEM), établi à partir du dossier des ouvrages exécutés (DOE). Le tableau ci-dessous présente de façon synthétique, par grands constituants, les principales prestations de maintenance à mettre en œuvre. Une partie de ces interventions ont un caractère obligatoire, essentiellement en application de la réglementation sur la sécurité des personnes et du code du travail. Constituants Prestations périodicité caractère obligatoire Clos - couvert - structures couvertures façades ouvertures structures Equipements techniques chauffage - ventilation nettoyage, démoussage examen visuel de la charpente traitement préventif des bois de charpente selon type ravalement nettoyage peinture des menuiseries bois lavage des menuiseries PVC, aluminium et acier sans objet selon type 10 ans 10 ans tous les ans 7 ans 3 ans x parfois (arrêté municipal) vérification, nettoyage, réglage, préconisations x étalonnage constructeur plomberie - sanitaire vérifications de fonctionnement vérifications d absence de fuites 6 mois électricité visite de conformité 1 an x téléphonie - courants faibles entretien préconisations constructeur équipements de sécurité préconisations constr. x contrôles, nettoyage reconditionnement des détecteurs 6 mois 4 ans appareils élévateurs entretien 1 mois au minimum x Aménagements intérieurs cloisonnements - faux plafonds néant revêtements de sol contrôles et réparations selon usages ouvertures contrôle et révision de la selon usages serrurerie, réparations Aménagements extérieurs Voiries vérification de la bonne tenue des selon usages revêtements réseaux divers contrôles, curages 1 an clôtures, portails contrôle et révision de la serrurerie, réparations selon usages Page 17

18 I.4. Les critères de choix pour externaliser les prestations de maintenance Les prestations de maintenance étant parfaitement identifiées, il faut définir celles qui peuvent être assurées par le personnel interne et celles qui doivent être confiées à des prestataires privés. En effet assez souvent, les maîtres d'ouvrage publics disposent pour la maintenance courante d'une équipe interne d'entretien. Selon les cas, cette équipe est plus ou moins importante et structurée. Il faut généralement faire appel à des prestataires extérieurs pour compléter les interventions de cette équipe, au moins pour une partie de la maintenance courante : celle relative aux équipements les plus sophistiqués. Lorsque l'équipe d'entretien est réduite voire inexistante, le maître d'ouvrage doit externaliser l'ensemble des prestations. Se pose alors la question de confier à différents intervenants spécialisés ou à un seul généraliste. Certains prestataires de maintenance développent depuis quelques années des offres dites multitechniques et multiservices : Le multitechnique (exploitation et maintenance technique) comprend des prestations telles que l'entretien réparation du gros œuvre et du second œuvre des bâtiments, la climatisation, le chauffage, l'air comprimé, les courants forts et courants faibles, la GTC (gestion technique centralisée). Le multiservice (facilities management) ajoute au multitechnique l'accueil, le standard, le courrier, les télécommunications, l'archivage, la manutention, la sécurité, le nettoyage, l'entretien des espaces verts et parfois la maintenance informatique. Chaque mode d organisation de la maintenance courante, en interne ou en externe, a ses avantages et contraintes qui sont récapitulées dans le tableau ci-contre. Page 18

19 Avantages Contraintes Maintenance effectuée par du personnel interne : maîtrise de tout ce qui concerne mise en place d une structure adaptée et de l exploitation personnels spécialisés compétents maintien de la connaissance des formation permanente du personnel constituants du bâtiment gestion du personnel (absences, congés, maintien d un savoir - faire interne départs) Maintenance effectuée par plusieurs prestataires privés Obligations de moyens et de résultats contractualisées allégement des tâches internes Maintenance effectuée par un seul prestataire privé Obligations de moyens et de résultats contractualisées allégement des tâches internes un seul interlocuteur, un seul contrat : simplification des rapports avec la société extérieure mise en place d une structure de contrôle performante gestion de plusieurs contrats perte de la maîtrise de gestion des installations mise en place d une structure de contrôle performante moindre connaissance de l'état global du patrimoine En pratique, la structure de l'organisation de la maintenance se définira à partir de l'analyse des moyens de la maîtrise d'ouvrage et de sa politique de maintenance. Les critères de choix seront les suivants : - technicité des équipements, - effectif et compétence du personnel, - importance des stocks de matériel nécessaire, - facilité à mesurer et à contrôler les résultats. Page 19

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21 Partie II. La contractualisation de la maintenance Page 21

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23 II.1. Rappel des procédures de passation des marchés de fournitures courantes et services Commentaires : Pour un marché rassemblant l'ensemble des prestations de maintenance d'un bâtiment, l'appel d'offres restreint reste la procédure la plus adaptée. En effet, il permet la présélection des entreprises autorisées à remettre une offre. Les candidats doivent proposer sur la base du cahier des charges une organisation, les moyens à mettre à disposition du maître d'ouvrage et leur prix. L'investissement en études n'est pas négligeable et il est cohérent de ne le demander qu'à un nombre limité d'entreprises compétentes et les mieux dimensionnées pour les prestations prévues. Les contrats ou marchés de maintenance relèvent de la catégorie des marchés de fournitures courantes et de services. Les procédures qui s'y attachent (publicité, délais de candidatures et de remise des offres) sont les mêmes que pour les marchés de travaux, lorsqu'ils relèvent d'une publicité nationale. Pour ceux relevant d'une publicité européenne, les seuils diffèrent. L'ensemble de ces dispositions est rappelé à la page suivante. Nous attirons l'attention sur le montant du marché à prendre en compte pour son appréciation par rapport aux différents seuils. Les marchés de maintenance prévoient généralement une exécution pluriannuelle. Que le marché soit conclu pour une période d'un an reconductible ou pour une période ferme couvrant plusieurs années, c'est le montant TTC estimé des prestations à réaliser correspondant à la durée totale d'exécution du marché qui doit être retenu pour déterminer s'il est obligatoire ou non de lancer une procédure d'appel d'offres. Lorsque ce montant est inférieur à F (seuil de passation des commandes hors marché, art. 123 et 321 du code des marchés publics), il peut être établi, après mise en concurrence, des bons de commande qui doivent bien préciser les conditions de réalisation des prestations : prix, délais d'intervention, etc. Commission spécialisée des marchés Pour les prestations de maintenance de bâtiment, le seuil d'examen par la commission spécialisée des marchés est fixé à 5 MF (sont concernés uniquement les marchés de l'etat). Page 23

24 Etat et collectivités locales Marchés négociés Publicité nationale Montant du marché Publicité préalable Avis d'attribution montant inférieur à F TTC Facultatif Facultatif montant compris entre F et F TTC Publicité dans un journal d'annonces légales Insertion dans la publication qui a reçu l'avis d'information Etat et collectivités locales Marchés passés sur adjudication ou appel d'offres Publicité nationale Montant du marché Publicité préalable Avis d'attribution montant inférieur à F TTC Au BOAMP ou dans un journal d'annonces légales Insertion dans la publication qui a reçu l'avis d'information montant compris entre F et F TTC Au BOAMP ou dans un journal d'annonces légales Insertion dans la publication qui a reçu l'avis d'information montant supérieur à F TTC Au BOAMP Au BOAMP DELAIS MINIMAUX Procédure ouverte : 36 jours Procédure restreinte : - candidatures 21 jours - offres 21 jours Procédure ouverte avec urgence 15 jours Procédure restreinte avec urgence : - candidatures 15 jours - offres 15 jours Etat et collectivités locales Marchés de fournitures et services passés sur adjudication ou appel d'offres Publicité communautaire au JOCE Montant du marché Publicité préalable Avis d'attribution montant inférieur à Facultatif Facultatif F HTVA - Etat ou F HTVA - CL montant supérieur à Obligatoire Obligatoire F HTVA - Etat ou F HTVA - CL DELAIS MINIMAUX Procédure ouverte : 52 jours (délai pouvant être réduit à 36 jours si elle a fait l'objet d'un avis de préinformation) Procédure restreinte : - candidatures 37 jours - offres 40 jours (délai pouvant être réduit à 26 jours si elle a fait l'objet d'un avis de préinformation) Procédure ouverte avec urgence impossible Procédure restreinte avec urgence : - candidatures 15 jours - offres 15 jours Page 24