CAHIER DES CHARGES KITS DE COMMUNICATION

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1 CAHIER DES CHARGES KITS DE COMMUNICATION Comité Régional du Tourisme Poitou-Charentes 8 rue Riffault BP 56 F POITIERS CEDEX - Tél : +33 (0) Fax : +33 (0) crt@crtpch.com

2 > Identification de l acheteur Association Comité Régional du Tourisme Poitou-Charentes 8 rue Riffault BP POITIERS CEDEX Téléphone : Télécopie : Mail : crt@crtpch.com Les missions du Comité Régional du Tourisme Poitou-Charentes (CRT) sont d'assurer la mise en œuvre du Schéma Régional du Tourisme notamment par la promotion des richesses touristiques de la région en France et à l étranger. > Objet de la consultation La Région Poitou-Charentes a mandaté le Comité Régional du Tourisme Poitou-Charentes pour réaliser deux kits de communication destinés à des bénéficiaires et à des usages bien distincts. 1) KIT CADEAU «Poitou-Charentes / Cognac Country Box» Contexte : La Présidente de Région et ses représentants ne disposent actuellement pas de cadeau «type» à remettre à leurs hôtes et interlocuteurs dans le cadre de leurs déplacements nationaux et internationaux. Objectif : La création de ce coffret permettrait de réunir en un seul contenant différents produits identitaires du Poitou- Charentes : alimentaires et non-alimentaires. Au travers de cet objet identitaire, c est une vitrine régionale qui est offerte. Positionnement : - Sobriété, élégance, féminité - Inspiration spiritueux premium - Luxe épuré, rendu qualitatif - Éco design (cohérence environnementale) Contraintes : - Faible encombrement - Mise en œuvre simple et rapide - Sourcing des matières sèches dans le respect de la politique environnementale (matériaux recyclés, recyclables) - Prise en compte de la possibilité de 2 ème vie pour le pack une fois vidé de son contenu (développement durable) - Adaptation des dimensions et design volume au contenu Les dimensions, les volumes, le(s) matériau(x) seront définis par l agence de Design Packaging retenue.

3 Quantité : environ 500 box Message : - Bilingue français / anglais - Valorisant les atouts et valeurs de la Région : douceur de vivre, excellence environnementale et Croissance Verte, patrimoine bâti, produits gastronomiques, métiers d art. - Eléments identitaires de la France (ex : drapeau, Tour Eiffel ) - Eléments identitaires du Poitou-Charentes - A l international, la Région souhaite valoriser le territoire sous une appellation de «Cognac Country» pour capitaliser sur la notoriété mondiale du Cognac. Contenu (sous réserve de modification) : Des produits gastronomiques identitaires : sel de l Ile de ré, vaporisateur de Cognac, boîte de Galipotes, Angélique 1 élément représentatif du savoir-faire régional : ex. étiquette à bagage Laurige 1 élément illustrant les richesses régionales : des cartes de correspondance avec visuels emblématiques (savoir-faire, paysages, ) Clé USB permettant un contenu variable en fonction des utilisations : photos, vidéos, dossier de presse, Prestations attendues de l agence de communication : 1) Propositions d axes créatifs et rédactionnels de la box (intérieure et extérieure) : choix des coloris, des visuels, des messages, accroches (en tenant compte des éléments précisés dans le présent cahier des charges) La conception et la fabrication de la box seront confiées à une agence de Design travaillant en partenariat avec l'institut National du Design Packaging d Angoulême. L agence de communication pourra s affranchir de la communication institutionnelle de la Région. L agence de Design Packaging déclinera les axes créatifs. Un travail de collaboration se fera donc entre l agence de communication et l agence de Design. 2) KIT PROMOTION Objectif : Fournir aux entreprises, artisans d art, délégations sportives en déplacements professionnels notamment sur des salons ou évènements à l étranger un kit de promotion leur permettant d être plus visibles, de contribuer au rayonnement de la Région et de valoriser leur ancrage territorial, particulièrement important dans les relations internationales. Message : «Cognac Country» Quantité : environ 5 kits Composition d un kit : 6 supports d exposition (kakémonos ) 2 lots de 10 affiches illustrant les 5 destinations et les 5 thématiques régionales 50 brochures touristiques en anglais

4 Une vidéo valorisant les savoir-faire régionaux, patrimoine bâti et naturel, grands sites touristiques, la gastronomie, les festivals Caractéristiques : - 2 versions : une longue (ex : 2min) et une courte (ex : 30sec) - pas de dialogue, pas de voix Off 10 clés USB permettant un contenu variable en fonction des utilisations : photos, vidéos, dossier de presse, Prestations attendues de l agence de communication : 1) Proposition de 3 axes créatifs minimum (proposition de valeurs, approche visuelle et rédactionnelle) 2) Préconisation de supports d exposition innovants adaptables à tous types d évènementiels 3) Déclinaison de l axe créatif retenu sur les supports d exposition retenus, sur les affiches... (fourniture des fichiers prêts à imprimer) Options : - Montage d une vidéo à partir de fichiers existants : recherche de musique, d accroches - Production et fabrication des supports d exposition retenus (sous-traitance acceptée) > Déroulement de la consultation - 05/04/2013 : publication de la consultation sur le site pro du CRT pro.poitou-charentes-vacances.com - 18/04/2013 : délai limite de réception des offres - 02/05/2013 : réponse aux agences ayant envoyé une offre Délai minimum de validité des offres : 60 jours Les propositions doivent être rédigées en langue française. Le marché sera conclu dans l unité monétaire suivante : euro(s). > Planning de réalisation de la prestation (dates à finaliser avec l agence retenue) - Brief avec l agence - Livraison de 3 propositions d axes créatifs - Retours suite aux propositions - Livraison des fichiers prêts à imprimer > Prix Les prix sont établis en T.T.C. et doivent être détaillés.

5 > Paiement Le paiement des sommes dues se fera à 30 jours fin de mois à compter de la date de réception de la facture. Celle-ci devra obligatoirement mentionnée le numéro du bon de commande correspondant. > Livrables attendus pour répondre à la consultation - Le statut juridique / n Siret - Un devis détaillé - Les références de l agence - A minima une piste créative par kit comprenant : une approche visuelle, une approche rédactionnelle, une note explicative sur les choix - Le présent cahier des charges daté et signé sur chaque page Le CRT tient sa photothèque à la disposition des agences. Les propositions tarifaires devront être retournées par à al@crtpch.com et ch@crtpch.com (en précisant dans l objet du mail : «KITS COMMUNICATION») ou sous plis (à l adresse ci-dessous) au plus tard le 18/04/2013 : COMITE REGIONAL DU TOURISME POITOU-CHARENTES Caroline Heilmann 8 rue Riffault - BP POITIERS CEDEX > Critères de sélection - Références de l agence - Propositions émises - Prix > Attribution du marché Le CRT se réserve le droit de ne pas donner suite à l ensemble du marché si aucune offre n est jugée acceptable au regard des critères définis dans le paragraphe «Critères de sélection» du présent règlement de consultation. La sélection de l agence n a pas valeur d acceptation de la/les pistes créatives proposées dans le cadre du dossier de candidature. Cette/ces pistes pourront être revues dans le cadre du brief entre l agence retenue et le CRT.