Zerty.fr. Guide de lʼutilisateur

Transcription

1 Zerty.fr Guide de lʼutilisateur

2 Quʼest-ce que zerty Zerty est un logiciel de gestion de projet en ligne auquel nous avons ajouté une gestion commerciale très simple. Avec Zerty vous pourrez facilement suivre les états de vos projets, faire partager des informations (messages, fichiers) à vos collaborateurs et leur assigner les tâches à effectuer. Vous pourrez également créer des devis et des factures directement depuis votre navigateur. Que vous soyez dans vos locaux, chez vous ou chez votre client, vous avez toujours à disposition les derniers documents avec vous.

3 Recommandations Zerty inclus du HTML 5. Pour cette raison nous vous conseillons lʼutilisation de Google Chrome. Cela nʼest pas obligatoire, mais nous vous recommandons fortement ce navigateur. 1) Gestion des projets Créer un Projet Zerty permet de créer autant de projets que vous le souhaitez. Ne vous limitez donc pas à un projet par client mais créez plutôt un projet par chantier ou par affaire. Pour cela allez sur lʼonglet Projets vous y verrez apparaître un formulaire de création dʼun nouveau projet. Saisissez un titre, une description et validez. Votre projet sera créé.

4 Créer des utilisateurs Une fois que vous avez créé un projet, créez des utilisateurs. Pour cela rien de plus simple, cliquez sur Utilisateurs Vous pouvez regrouper les utilisateurs par sociétés afin de garder une certaine clarté. Créez une société (par exemple DEMO) et appuyez sur Créer. La société sera créée et vous pourrez y ajouter des utilisateurs. Une fois un utilisateur créé, vous pouvez spécifier ses droits et ses accès. Un utilisateur dont vous cocherez Administrateur aura les mêmes droits que vous. Faites bien attention à ne le faire quʼà des personnes accréditées par vos soins ou par votre entreprise. Après avoir créé lʼutilisateur, celui ci recevra automatiquement un lui indiquant comment se connecter à son compte. Il est à noter que lʼidentifiant nʼest pas seulement votre mais a la forme : Associer des utilisateurs à des projets VotreCompte/votre@ Afin que lʼutilisateur que vous avez créé puisse se connecter et participer à lʼun de vos projets, sélectionnez les projets auxquels il pourra accéder. Il pourra ainsi dialoguer en direct avec toutes les personnes qui seront connectées et qui auront les mêmes projets. Il nʼy a pas de limite, un utilisateur peut participer à tous vos projets ou seulement un seul.

5 Présentation du tableau de bord Le tableau de bord affiche un condensé de lʼactivité de votre compte. Les derniers messages, fichiers, tâches ou commentaires seront affichés! Dʼun simple coup dʼœil vous pourrez voir si quelquʼun à participé à lʼun de vos projets. Ajouter un message à un projet Lorsque vous vous situez dans un projet, vous avez les 3 boutons de création de message, de tâche et dʼajout de fichiers qui apparaît. Afin dʼajouter un message à un projet, tout dʼabord sélectionnez le : soit par le tableau de bord, soit en allant sur lʼonglet Projets, et en cliquant sur le projet associé. Le menu du haut changera car vous vous situerez au niveau dʼun projet. Tableau de bord disparaîtra et une petite maison apparaîtra afin de revenir au niveau supérieur (et au Tableau de bord ). Les messages nʼont pas de limite de taille de texte.

6 Ajouter une tâche à un projet Vous pouvez assigner des tâches à vos collaborateurs, pour cela allez dans un projet et créez une nouvelle tâche. Choisissez la personne a assigner, définissez un titre puis validez. La personne assignée recevra automatiquement un avec le titre de la tâche. Ajouter un fichier à un projet Pour ajouter un fichier à un projet, là aussi, rien de plus simple. Allez dans un projet, cliquez sur Ajouter un fichier, Un titre vous sera demandé. Choisissez le fichier sur votre disque dur, puis envoyez le. Vous pourrez comme pour les messages, spécifier qui peut lire ce fichier et qui recevra une notification par . Ajouter un commentaire Editez un élément depuis le tableau de bord (tâche, fichier ou message) En bas de la page vous aurez la possibilité dʼajouter un commentaire. La personne qui a créé lʼélément sera avertie par . Un message, un fichier ou une tâche peut avoir un nombre important de commentaires. Les commentaires sont triés et numérotés par ordre chronologique.

7 Gestion des étapes Les étapes permettent de regrouper des tâches et de définir une date buttoir! Grâce aux étape suivez lʼévolution de votre projet. Vous saurez qui a complété les tâches, combien de tâche il reste à accomplir avant de compléter une étape. Liste des étapes Détail dʼune étape

8 Dans le détail de lʼétape vous pouvez visualiser toutes les tâches qui sont assigné à lʼétape. Dans cet exemple, une tâche est assignée, mais elle nʼa pas été encore validée.

9 2) Le Partage de documents Le Partage de documents vous permet dʼenvoyer des fichiers sur le serveur. Il nʼy a pas de limitation autre que la taille de votre compte. Il est à noter que vous êtes responsable du contenu que vous envoyez sur le serveur. Vous pouvez créer des dossiers dans lesquels vous autoriserez des utilisateurs (ou non) Seules les personnes autorisées et les administrateurs pourront accéder aux dossiers. Lorsque vous êtes dans un dossier vous pouvez spécifier qui peut accéder à ce dossier. Vous pouvez envoyer tout type de fichiers allant jusquʼà 500Mo. Attention! Vous êtes responsable du contenu des fichiers que vous déposez.

10 3) Gestion des devis et factures Avec Zerty vous avez la possibilité de gérer vos devis en ligne. Créer des contacts (prospects et clients) Avant de créer un nouveau devis, vous devez créer un client. Pour cela, allez dans lʼonglet contacts et suivez le formulaire de création de contact. Créer un devis " Cliquez sur lʼonglet Devis, si cet onglet nʼapparait pas, cʼest que vous êtes dans un projet. Cliquez alors sur la petite maison pour revenir au tableau de bord. Sur cette page vous verrez apparaitre tous les devis que vous avez créé. Vous pouvez éditer, supprimer ou créer de nouveaux devis. Légende : Facture récurrente Facture Payé Editer Imprimer Déjà envoyé par Envoyer par Supprimer le devis Pour créer un nouveau devis cliquez sur le bouton Ajouter un devis situé à droite de la page.

11 Par défaut, aucun client nʼest assigné au devis. Pour assigner un client, cliquez sur Choisir un client et la liste de vos clients apparaîtra. Vous pourrez filtrer cette liste afin de rechercher en temps réel dans votre base de clients. Une fois votre client trouvé, cliquez sur Sélectionner pour lʼassigner au devis. Ajout dʼune ligne dans le devis Rien de plus simple. Saisissez un code de par exemple; automatiquement une recherche dans votre base produits sera effectuée. Vous pourrez soit choisir parmi la liste de produits proposée soit directement passer au champ Libelle / Description en utilisant la souris ou bien la touche tabulation de votre clavier. Saisissez ensuite un libellé, un prix HT, la quantité et lʼunité (optionnel), la TVA, une description plus détaillée et éventuellement un Rabais (en %) et cliquez sur l'icône Ajouter (plus vert) La ligne apparaitra automatiquement dans votre devis. Vous pourrez éditer la ligne ou la supprimer et aussi lorsque vous aurez plusieurs lignes, choisir lʼordre des lignes. Vous avez également la possibilité dʼajouter un Rabais général (pas seulement à une ligne) via les options générales. Cliquer sur la disquette pour enregistrer les options générales. A partir de la page dʼédition dʼun devis vous pourrez : - Lʼimprimer - Dupliquer le devis - Envoyer par mail votre devis - Transformer le devis en facture Gestion des factures La gestion des factures est sensiblement la même que celle des devis a l'exception du fait que vous ne pouvez pas supprimer une facture! Il existe également dans les factures une gestion des paiements afin de suivre au plus près vos règlements.

12 4) Tchat Le Tchat dans zerty.fr vous permet de rentrer en contact direct avec les utilisateurs de votre compte. Visualiser la liste des personnes joignables Pour visualiser les personnes connectées, cliquez sur lʼonglet se situant en bas à gauche de lʼécran : Utilisateurs Connectés Le chiffre indiqué (ici 0) représente le nombre dʼutilisateurs actuellement en ligne. Ecrire à un utilisateur Si il y a des utilisateurs connectés, cliquez sur Utilisateurs Connectés puis directement sur le nom de la personne avec laquelle vous souhaitez amorcer le dialogue. Un nouvel onglet bleu apparaîtra avec le nom de la personne dessus.

13 5) Les paramètres Les paramètres vous permettent de modifier votre compte utilisateurs et quelques variables dʼenvironnements comme la langue et le thème graphique. Vous pourrez également définir un logo et la TVA avec laquelle vous travaillez. Pour choisir un nouveau logo, cliquez sur Choisir le fichier, cela ouvrira une fenêtre vous permettant de choisir un fichier sur votre disque dur. Choisissez une image au format jpeg. Puis cliquez sur Enregistrer juste en dessous. Pour définir la TVA rien de plus simple, saisissez autant de lignes que de taux de TVA choisis par exemple : Modification de vos coordonnées Modifiez vos coordonnées telles que votre adresse ou votre numéro de téléphone. Toutes ces informations apparaîtront dans vos devis et factures

14 Impression Cette section vous permet de définir votre pied de page et de définir la largeur et la hauteur dʼimpression de votre logo. Afin de valider vos modifications cliquez sur Enregistrer qui se trouve sous le formulaire.