Risques liés au. préachat d équipement. et de matériaux pour. les projets de construction

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1 Document normalisé de construction ACC Risques liés au préachat d équipement et de matériaux pour les projets de construction Association canadienne de la construction Tous droits réservés, ACC, 2008

2 TABLE DES MATIÈRES 1.0 INTRODUCTION 2.0 PRÉACHAT 2.1 Évaluation des modèles de gestion de la chaîne d acquisition dans la construction 2.2 Qui a recours au préachat et pourquoi? 2.3 Devis de performance 3.0 RISQUES ET CONSÉQUENCES DU PRÉACHAT 3.1 Livraisons en retard et délais dans l exécution de travaux 3.2 Perturbations dans la chaîne d approvisionnement 3.3 Réclamations additionnelles 3.4 Intégration du projet 3.5 Garanties et mise en service 3.6 Conséquences financières 3.7 Incompatibilité 3.8 Défauts, dommages et manques 3.9 Entreposage 4.0 SOMMAIRE Annexe A Liste des meilleurs pratiques pour le préachat d équipement et de matériaux Annexe B Étude des méthodes d acquisition et des pratiques du préachat Annexe C Bulletins de pratique de l industrie

3 Document normalisé de construction ACC Les questions ou commentaires doivent être acheminés à : Association canadienne de la construction 75, rue Albert, bureau 400 Ottawa (Ontario) Canada K1P 5E7 Tél. : Téléc. : Les guides de l ACC sont le fruit d un processus fondé sur le consensus, visant à trouver un juste équilibre entre les intérêts de toutes les parties d un projet de construction. Ils illustrent les pratiques recommandées de l industrie. Les lecteurs doivent garder à l esprit que ces guides ne portent sur aucune situation ou circonstance factuelle particulière. Les guides de l ACC ne constituent nullement des avis juridiques ou autres avis professionnels. L ACC n accepte aucune responsabilité pour toute perte ou tout dommage pouvant découler de l utilisation et de l interprétation de ces guides. 1.0 INTRODUCTION L industrie de la construction se caractérise aujourd hui par un système complexe, intégré verticalement, qui nécessite la collaboration d un réseau multiple composé d architectes, d ingénieurs, d entrepreneurs généraux, de sous-traitants, de fabricants, de représentants de fabricants et de distributeurs, visant à fournir au propriétaire un produit de haute qualité, dans les plus brefs délais et au meilleur prix possible. Chacune des parties apporte sa propre expérience au projet, assume des rôles, des responsabilités et des obligations qui lui sont propres dans l objectif de mener le projet à bonne fin. Toute tentative de transférer ou de se décharger de ses obligations ou de se soustraire de ses responsabilités, en tout ou en partie, comporte des risques qui pourraient être dommageable non seulement pour les parties en cause, mais aussi pour le projet lui-même. Dans presque tous les cas, les acheteurs de projets de construction considèrent que le délai de réalisation, le coût et la qualité sont les éléments essentiels à la réussite de leur projet. Pour satisfaire à de tels objectifs, l industrie fait face à de nouveaux modes de réalisation de projets de construction, par exemple la méthode design-construction ou la gérance de construction. Ces nouvelles tendances découlent souvent d un objectif de comprimer, dans la mesure du possible, le délai de réalisation, de réduire les coûts et d augmenter l efficacité. Pour tenir compte de ces facteurs, certains propriétaires et leurs agents (entrepreneurs généraux, gérants de construction, architectes ou ingénieurs) ont parfois recours au préachat d équipement ou de matériaux. Selon les modalités d un contrat appelé «contrat de main-d œuvre seulement», ils ne retiennent alors les services de l entrepreneur spécialisé ou du sous-traitant que pour faire l installation de l équipement ou des matériaux. ACC

4 Quoique cette pratique puisse être appropriée pour répondre aux besoins du projet, elle n est pas sans risques. En outre, les coûts qui découlent de ces risques peuvent excéder de beaucoup les avantages économiques prévus ou la réduction du calendrier d exécution anticipée par le préachat. Le présent document souligne les risques et les coûts inhérents dont il faut tenir compte pour décider si on aura recours au préachat d équipement ou de matériaux. 2 ACC

5 2.0 PRÉACHAT 2.1 Modèles de gestion de la chaîne d acquisition de l industrie de la construction ayant fait l objet d une évaluation Il s est fait de nombreuses études détaillées des modèles de gestion utilisés dans l industrie de la construction en Amérique du Nord pour l acquisition d équipement et de matériaux. Citons notamment le modèle d acquisition pour entrepreneurs spécialisés {Specialty Contractor Procurement Model (SCPM)}, le modèle d acquisition pour entrepreneurs généraux {General Contractor Procurement Model (GCPM), et le modèle d acquisition pour propriétaires {Owner Procurement Model (OPM)}. Les résultats de ces études fournissent une analyse exhaustive des aspects qualitatifs et quantitatifs de chacun des modèles. Ils ont servi de base à l élaboration du présent document de l ACC qui s est également inspirée de l expérience pratique acquise par des entrepreneurs et des propriétaires au cours de la réalisation de projets de construction de toutes sortes, selon les modèles d acquisition susmentionnés. Pour obtenir de l information sur ces études, voir l Annexe B, «Études des méthodes d acquisition et des pratiques de préachat utilisées». Par ailleurs, il existe un grand nombre de bulletins qui appuient les propos mis de l avant dans le présent document. Ils sont résumés à l Annexe C, «Bulletins sur les pratiques de l industrie». 2.2 Qui a recours au préachat et pourquoi? Certaines circonstances incitent les propriétaires ou leurs agents à recourir au préachat d équipement ou de matériaux, notamment : un calendrier des travaux de construction très serré et les longs délais liés à la commande, à la fabrication et à la livraison de certains produits, surtout quand il s agit d équipement complexe ou de produits nouveaux, ou devant faire l objet d une surveillance ou d essais par le propriétaire. Il est toutefois possible de dissiper ces inquiétudes en prévoyant, dans les documents contractuels, des allocations monétaires pour faire certains achats; il y a, ou il pourrait y avoir, un problème de disponibilité ou d augmentation de prix des produits de base dont dépendent l équipement ou les matériaux (p. ex., acier, autres métaux); le propriétaire dispose d un avantage légitime et réel quant aux prix d achat. Un tel avantage provient généralement de l achat en grande quantité; d ententes sur les approvisionnements à long terme, ou d ententes préalables; d obligations de s approvisionner auprès d entreprises appartenant au propriétaire ou dans lesquelles il détient un intérêt; de la nécessité d appareiller ou de remplacer certains produits en particulier dans le cadre d un projet d agrandissement ou de modernisation. ACC

6 2.3 Devis de performance L intégration totale de tous les systèmes doit être le facteur déterminant de l utilisation du devis de performance. Les entrepreneurs sont les mieux qualifiés pour assumer la responsabilité liée au respect des devis de performances et à la fourniture de l équipement et des matériaux dans le cadre de la portée générale des travaux et en tant qu élément de l ensemble des services à rendre. Le devis de performance implique l installation et le fonctionnement des systèmes aptes à fournir le service exigé, l équipement n étant qu une des composantes de cette obligation. L entrepreneur a les qualifications requises pour intégrer tous les éléments d un système opérationnel aux meilleurs coûts d acquisition et d opération possible et il en assume la responsabilité. 4 ACC

7 3.0 RISQUES ET CONSÉQUENCES DU PRÉACHAT 3.1 Livraison tardive et délais dans l exécution de travaux Dans les cas où les travaux ne procèdent pas selon le calendrier prévu, le propriétaire assume les coûts résultant des retards. Grâce à son expérience et à ses qualifications, l entrepreneur connaît les délais de livraison du fournisseur ou du fabricant; l envergure des tâches de manipulation, d assemblage et d installation requises; ainsi que toutes les autres exigences matérielles dont on doit tenir compte pour la confection d un calendrier des travaux réaliste. Lorsqu un propriétaire procède au préachat d équipement ou de matériaux, c est probablement parce qu il sous-estime la valeur de cette expertise de l entrepreneur, ce qui l amène à assumer toutes les responsabilités et tous les risques et coûts attribuables aux éventuels retards résultant du préachat. Lorsqu un propriétaire n a que rarement recours au préachat et n a pas établi de relation d affaires avec le fournisseur ou le fabricant, il se peut que la fabrication ou la livraison de l équipement ou des matériaux ne reçoivent pas la priorité voulue. Par contre, en tant qu acheteur répétitif et expérimenté, l entrepreneur s attend à ce que les engagements soient respectés et les fabricants sont plus susceptibles d acquiescer aux exigences du calendrier de l acheteur d expérience. 3.2 Perturbations dans la chaîne d approvisionnement Peu importe qui a placé la commande, le préachat d équipement ou de matériaux risque de compliquer la question de responsabilité relative aux garanties, les réclamations quant aux vices, et la question de la responsabilité de la mise en marche ou de la mise en service. Lorsqu on court-circuite les distributeurs locaux et les entrepreneurs, on s expose à ce que les ventes, les réclamations, les garanties, les mises en marche et les autres services que l on retrouve généralement dans un contrat portant sur tous les services causent des problèmes entre l acheteur d origine, l entrepreneur général, l entrepreneur spécialisé et les représentants des ventes locaux ou nationaux. De plus, l expérience de l entrepreneur dans les achats et ses relations de longue date avec les fournisseurs et les fabricants, l amènent à prévoir les risques que les exigences de l acheteur ou les garanties ne soient pas honorées. Lorsque l acheteur est le propriétaire, l entrepreneur n est qu un tiers et ne peut offrir que très peu ou même aucun recours lorsque des problèmes surviennent. ACC

8 3.3 Réclamations additionnelles Le préachat d équipement ou de matériaux peut souvent mener à des réclamations pour dommages. Des réclamations liées aux coûts des travaux additionnels ou des corrections requises à la suite de perturbations causées par des retards de livraison, des vices ou le défaut de respecter les exigences du contrat ou pour tout autre problème déjà mentionné peuvent également être présentées. Une seule réclamation pourrait suffire à annuler toutes les économies de coût et de temps résultant du contrat original de préachat. Il est possible de minimiser, voire d éliminer les probabilités de telles réclamations en s abstenant de recourir au préachat. 3.4 Intégration du Projet La perte de certains éléments fondamentaux liés à la gestion d'un projet peut en miner la réussite, surtout lorsque l intégration avec les systèmes des entrepreneurs est d une importance capitale. Le préachat d équipement ou de matériaux peut engendrer un manque de communication et de coordination et entraver le travail en équipe. Or, ce sont là des conditions essentielles à la bonne conduite d un projet et leur absence pourrait affecter le travail des autres parties, comme le consultant ou les autorités compétentes. 3.5 Garanties et mise en service Un des plus grands risques liés au préachat d équipement ou de matériaux est celui d assumer les dispositions des garanties et de la mise en service. Sans le recours au préachat, les dispositions des garanties et de la mise en service relatives aux livraisons, à l assemblage, à l installation, à la mise en service et à l entretien au cours de la période de garantie sont généralement regroupées et attribuées à l entrepreneur général et à certains entrepreneurs spécialisés en particulier. Les entrepreneurs assument et acceptent la responsabilité des dispositions des garanties et de la mise en service, selon les modalités des contrats normalisés. L entrepreneur a la compétence technique et peut compter sur les relations qu il a établies avec le fabricant pour prévoir et résoudre adéquatement les éventuelles réclamations avant même qu elles ne surviennent, grâce à une inspection adéquate et à d autres procédures préalables à l installation, généralement exclues de la portée globale des services à rendre lorsqu il y a préachat d équipement et de matériaux. Cette expérience de l entrepreneur est particulièrement utile parce qu il sera le plus apte à statuer sur les dispositions de la garantie du fabricant ou sur ses limites. En effet, l entrepreneur sera parfois le seul détenteur d une certification du fabricant pour résoudre de telles réclamations. 6 ACC

9 Lorsque l entrepreneur est appelé à accepter de l équipement qui a fait l objet d un préachat, il ne veut pas assumer la responsabilité pour de l équipement sur lequel il n a exercé que peu ou aucun contrôle. Lorsque le propriétaire a recours au préachat pour se procurer de l équipement, il ne peut se fier que sur la garantie du fabricant et doit assumer les coûts additionnels et les délais résultant des réclamations que normalement l entrepreneur aurait été en mesure de régler plus avantageusement. Si le contrat exige de l entrepreneur qu il assume la responsabilité entière des dispositions des garanties et de la résolution des réclamations qui sont en dehors de son contrôle, l entrepreneur exigera vraisemblablement et de manière intentionnelle le paiement pour ses services, annulant ainsi les économies qui avaient été anticipées par le recours au préachat. Le préachat d équipement pourrait aussi nécessiter de l entreposage à long terme, diminuant ainsi la durée réelle de la garantie qui court à compter de la date de livraison de l équipement. Dans certains cas, la période de garantie pourrait même expirer avant que l équipement n ait été remis à l entrepreneur. 3.6 Conséquences financières La marge bénéficiaire de l entrepreneur est fonction des risques du projet. Donc, le pourcentage de marge sera vraisemblablement plus élevé sur un projet dans lequel on a recours au préachat d'équipement ou de matériaux. De plus, le propriétaire assume tous les coûts additionnels relatifs à l émission de bons de commande et au financement des achats 3.7 Incompatibilité L équipement ou les matériaux faisant l objet de préachats pourraient ne pas être compatibles pour être installés et intégrés efficacement à d autres systèmes ou à d autres parties des travaux. Le propriétaire assumera donc le risque et la responsabilité d éventuelles réclamations résultant de retards ou de la nécessité de réaliser des travaux additionnels. 3.8 Défauts, dommages et manques Si l équipement ou les matériaux préachetés sont défectueux ou endommagés ou s ils sont livrés en quantité insuffisante, le propriétaire assume toute responsabilité pour les coûts de remplacement, ainsi que tous les coûts résultant de délais qui affecteraient le calendrier des travaux. Les défauts ou les dommages qui ne sont pas remarqués lors de l installation de l équipement revêtent une importance particulière. Par contre, dans les cas où c est l entrepreneur qui fournit l équipement ou les matériaux, c est lui qui assume la responsabilité pour de tels défauts ou dommages. ACC

10 3.9 Entreposage Il appartient au propriétaire de tenir compte des besoins et d assumer les risques associés à la manutention et à l entreposage de l équipement et des matériaux préachetés, notamment les coûts relatifs au contrôle des inventaires, la fourniture de la sécurité appropriée à compter de la date de livraison jusqu à la remise à l entrepreneur spécialisé, l assurance contre les pertes (vol, feu, etc.) ainsi que la protection contre les éléments physiques et climatiques. Par contre, l entrepreneur disposera déjà de procédures et de moyens, d assurance et de locaux pour prendre en charge tous ces aspects de la garde des préachats. 4.0 SOMMAIRE La décision ou la nécessité de recourir au préachat d équipement ou de matériaux devrait être basée sur une évaluation de la valeur nette ajoutée au projet, incluant tous les risques et conséquences énoncés dans le présent document. Toute décision basée seulement sur les avantages pécuniaires ou sur la durée des travaux ne devrait pas être prise isolément et devrait être prise plutôt après avoir fait une analyse complète de tous les coûts et autres conséquences du préachat. Pour que la décision de recourir au préachat permette de réaliser des économies maximales tout en assurant la réussite du projet, l Annexe A (Liste des meilleures pratiques pour le préachat d équipement et de matériaux) est incluse au présent document. Cette liste sera utile à toutes les phases menant à la réalisation du projet, et tout au long de sa mise en œuvre. 8 ACC

11 ANNEXE A LISTE DES MEILLEURES PRATIQUES POUR LE PRÉACHAT D ÉQUIPEMENT ET DE MATÉRIAUX Phase de la prise de décision ou de l évaluation Faire une évaluation exhaustive des besoins en préachat ainsi que des alternatives, en consultation avec : - les professionnels du design impliqués; - des entrepreneurs qualifiés et familiers avec des projets de même nature dont les besoins en équipement et matériaux sont semblables; - des représentants de fabricants et de fournisseurs possédant une compétence adéquate, et - le personnel de supervision et d entretien du propriétaire qui sera en poste au moment de la mise en service du projet et par la suite. Après avoir évalué les risques et les conséquences du préachat, estimer la valeur nette qui sera ajoutée au projet et documenter le processus décisionnel du préachat. Phase du préachat Obtenir ou spécifier dans le bon de commande (ou autre document du même genre) l information suivante obtenue du fabricant ou du fournisseur : - toutes les données techniques pertinentes, les quantités et les spécifications - toutes les dispositions des garanties et des exclusions - toute condition ou terme particulier relatif à l achat - les prix et les modalités de paiement - les substitutions permises - la date de livraison - les modalités et conditions de livraison à un entrepôt ou à l emplacement du projet - tout élément ou accessoire important exclus et qui sera nécessaire pour faire l installation ou la mise en service - les modalités relatives à la participation du fabricant ou du fournisseur, ainsi que le niveau d expérience requise pendant l installation ou la mise en service, et - la possibilité de transférer les bons de commande à des tiers (c.-à-d., entrepreneurs généraux, entrepreneurs spécialisés). ACC

12 Phase de l appel d offres Fournir les renseignements suivants dans les documents d appel d offres qui seront transmis à tous les entrepreneurs spécialisés : - la portée de l ensemble des travaux, les modalités et les conditions - la copie du bon d achat et de toute l information pertinente obtenue au cours de la phase du préachat; - un exposé du raisonnement qui a mené au préachat et des facteurs qui ont été pris en considération; - une description claire du rôle et de la responsabilité de l entrepreneur en ce qui a trait à la livraison, la vente, la garantie de l équipement et des réclamations; - le transfert des bons de commande à l entrepreneur qui utilise des allocations monétaires - la coordination des modalités et conditions des documents de soumission avec le bon de commande, et - les coordonnées d un fabricant ou d un fournisseur compétent. 10 ACC

13 ANNEXE B ÉTUDE DES MÉTHODES D ACQUISITION ET DES PRATIQUES DE PRÉACHAT 1. Procurement Chain Management in the Construction Industry Mechanical Contracting and Education Foundation Optimum Operational Model for Electrical Contractors The Electrical Contracting Foundation Construction Supply Chain Trend Analysis University of California 1999 ACC

14 ANNEXE C BULLETINS DE PRATIQUE DE L INDUSTRIE 1. Pre-purchasing of Equipment and Materials Ontario Joint Standard Practices Committee Purchaser of Equipment Owner or Contractor Mechanical Contractors Association of BC - Member s Manual Labour Only Contracts Mechanical Contractors Association of BC - Member s Manual Can You Afford to Pre-purchase Canadian Electrical Contractors Association Labour Only Contracts Sheet Metal Contractors Association of Alberta Dangers of Owner-Supplied Equipment British Columbia Construction Association Survey of Industry Mechanical Equipment Purchasing Practices Mechanical Contractors Association of America Don t Get Cut Out of the Loop Western Washington Mechanical Contractors Association ACC