Cahier des Clauses Techniques et Particulières

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1 Marché de fournitures courantes et services Conclu selon une PROCEDURE ADAPTEE (Article 28 du CMP 2006 modifié) Cahier des Clauses Techniques et Particulières Prestation éditique relative à la facturation de la redevance incitative Contact : Anthony DAVY a-davy@paysdesmauges.fr Prestation éditique relative à la facturation de la redevance incitative Page 1/7

2 1. Données générales : Le Sirdomdi est un syndicat de collecte et de traitement des ordures ménagères. Il est composé de 5 communes réparties sur une communauté d agglomération qui représente habitants. Le Sirdomdi a mis en place la redevance incitative (RI) le 1 er janvier 2011 et gère en interne la base de données des redevables et la génération des factures. Des tarifs différents sont appliqués entre : - les professionnels, - les particuliers. Le Sirdomdi a mis en place des moyens de paiements diversifiés : - le paiement par internet, - le paiement par Titre Interbancaire de Paiement (TIP SEPA). 2. Objet de la prestation : Le présent cahier des charges a pour objet la prise en charge de fichiers, l édition, la mise sous plis et la fourniture de consommables pour deux envois d un total de factures par an (± 7 %). Vous trouverez en annexe 1 le listing des communes pour la Communauté d Agglomération. Le prestataire fournira une note technique qui décrira le process de réalisation de la prestation (descriptions techniques, planning, contraintes, contrôle, ) Détail de la prestation : Prise en charge des fichiers : Factures : Le Sirdomdi peut fournir les fichiers de factures sous deux formats différents : - PDF : Pour l édition de novembre, le Sirdomdi fournit 20 fichiers au prestataire (particuliers avec prélèvement et sans prélèvement, professionnels avec prélèvement et sans prélèvement pour les 5 communes). Les fichiers PDF seront concaténés par type de fichier (particuliers avec prélèvement et sans prélèvement, professionnels avec prélèvement et sans prélèvement pour chaque commune). Prestation éditique relative à la facturation de la redevance incitative Page 2/7

3 Pour l édition de mai, le Sirdomdi fournit 4 fichiers au prestataire (particuliers avec prélèvement et sans prélèvement, professionnels avec prélèvement et sans prélèvement). Les fichiers PDF seront concaténés par type de fichier (particuliers avec prélèvement et sans prélèvement, professionnels avec prélèvement et sans prélèvement pour chaque commune). Si le prestataire choisit un fichier PDF, les logos peuvent être fournis à part. En effet, le Sirdomdi peut choisir ou non d inclure les logos sur la facture. Il s est avéré que la génération des logos avec la facture en PDF rendait la qualité de ceux-ci médiocre. Le Sirdomdi propose donc de fournir les logos à part, à charge pour le prestataire de les inclure à l impression sur les factures. Il y a deux logos à intégrer : logo du Sirdomdi logo de la Communauté d Agglomération. - PRN : Le Sirdomdi fournit 220 fichiers, 4 par communes déléguées (particuliers avec prélèvement et sans prélèvement, professionnels avec prélèvement et sans prélèvement). Si le prestataire choisit un fichier PRN, le Sirdomdi fournira le fichier de factures avec les logos (noir et blanc) du Sirdomdi et la Communauté d Agglomération déjà inclus sur la facture. Un plan de nommage des fichiers sera, au préalable, établi entre le Sirdomdi et le prestataire. Les fichiers sont transmis sous le format retenu via une plateforme de transfert type «ftp», installée préalablement sur le logiciel de facturation du Sirdomdi. Le Sirdomdi se réserve le droit, en accord avec le prestataire, de modifier le nombre de fichiers à transmettre si des évolutions techniques interviennent pendant la durée du marché (amélioration du logiciel, évolution territoriale, ) Autorisation de prélèvement : L autorisation de prélèvement SEPA sera transmise en fichier PDF via la plateforme FTP Logos : Les logos du Sirdomdi et de la Communauté d Agglomération seront fournis au format JPEG en noir et blanc ou en couleur. Prestation éditique relative à la facturation de la redevance incitative Page 3/7

4 Impression : Le Sirdomdi joint à la facture plusieurs annexes, différentes suivants les périodes : - une demande de prélèvement automatique, - une enveloppe retour pour ceux qui ne sont pas en prélèvement automatique, - un document d information (document A4, 4 pages, g) - un calendrier A5 (A4 plié) (11 g), un différent pour chaque commune, - un document d information (document A5 (A4 plié, recto-verso, 7.17 g) pour les professionnels. Le grammage des documents est donné à titre indicatif. Le prestataire se charge de : - l impression et du pliage au format A5 des factures, format A4 recto verso noir, - l impression et du pliage au format A5 de l autorisation de prélèvement au format A4 recto noir, - l impression des enveloppes porteuses avec le logo Sirdomdi en noir et blanc. Les factures et l autorisation de prélèvement seront imprimées avec des imprimantes jet d encre. Le prestataire proposera, en option au marché, l impression avec des imprimantes lasers. L annexe 2 récapitule la répartition des annexes par type d envoi (particulier/professionnel, avec ou sans prélèvement, ). Le Sirdomdi se réserve le droit d ajouter un document annexe supplémentaire à la prestation normale. Le prestataire indiquera dans le bordereau des prix l ajout d un encart supplémentaire. Les envois du mois de mai et novembre sont en format A5. Les annexes (calendriers et lettres) arriveront pliées en format A5 chez le prestataire à une date convenue entre les deux parties. Celui-ci indiquera s il souhaite une nomenclature sur les cartons pour mieux identifier les annexes Fourniture : Le prestataire fournit : - le papier TIP 90 g blanc (papier prédécoupé pour le TIP), qui correspond aux factures sans prélèvement automatique, - le papier 80 g blanc, qui correspond aux factures avec prélèvement automatique, ainsi qu aux demandes d autorisation de prélèvement, - les enveloppes retour (conformes aux normes de la DGFIP : 91*181, en papier blanc 80 g avec une fenêtre de 22*88), - les enveloppes porteuses au format 162*229. Prestation éditique relative à la facturation de la redevance incitative Page 4/7

5 Volumétrie de la prestation : Vous trouverez en annexe 2 un récapitulatif de la volumétrie de la facture et des annexes. Ces chiffres font référence à l année Ils sont donnés à titre indicatif. Il y aura donc des variations. Les quantités requises de consommables pour les rejets machines sont à la charge du prestataire. 3. Déroulement de la prestation : 3.1. Développement informatique et prise en charge des fichiers : Le Sirdomdi a développé un modèle de facture qui a été contrôlé par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP). Le cahier des charges de la DGFIP est fourni sur demande. Le Sirdomdi fournit des fichiers sous deux formats possibles (PDF et PRN). Un recadrage du TIP SEPA dans la facture est nécessaire pour respecter les normes d impression de la DGFIP. Il faut donc retravailler les fichiers. Deux fichiers tests seront fournis lors du retrait du dossier pour que le prestataire puisse présenter une proposition d impression. Le prestataire s engage à ne pas divulguer les informations personnelles présentes sur les factures des fichiers tests. Le Sirdomdi se réserve le droit, durant la prestation, d engager de nouvelles phases de tests suite à des évolutions territoriales ou sur de nouveaux moyens de paiement. Le point 6 du bordereau des prix vous permet d ajouter un prix forfaitaire pour la phase de validation. La validation comprend 3 phases de test avec les lots suivants : - 20 factures pour PARIS, - 50 factures pour RENNES, factures pour RENNES Contrôle des fichiers : Le prestataire contrôle et indique dans le Bon à Tirer (BAT) et le Bon à Router (BAR) le nombre de plis. Le Sirdomdi effectue plusieurs contrôles à la conception des fichiers, et réalise de nouveau un contrôle de plis avec les chiffres annoncés par le prestataire. Le prestataire devra indiquer sa procédure de contrôle des plis. Prestation éditique relative à la facturation de la redevance incitative Page 5/7

6 3.3. Affranchissement : L affranchissement et la préparation postale seront effectués par le prestataire. Les courriers seront affranchis en J+4 en écopli grand compte. 4. Organisation : 4.1. Planning et délais : Les périodes de facturation du Sirdomdi sont : - du 1 er novembre année n-1 au 30 avril année n, - du 1 er mai année n au 31 octobre année n. Les factures sont adressées au mois de mai et au mois de novembre. Le Sirdomdi compte environ 3 jours ouvrés pour la conception des fichiers transmis au prestataire. Le prestataire réceptionne les fichiers, les retravaille et transmet les BAT et le BAR au Sirdomdi. Dès réception, la validation ou les ajustements sont transmis au prestataire pour démarrer l impression. Il est souligné que les délais sont très courts. En effet, les usagers en prélèvement automatique sont prélevés le 5 du mois qui suit l envoi de la facture. Il est impératif que les usagers reçoivent les factures dans un délai confortable (entre 10 et 15 jours) pour contester le prélèvement si nécessaire. Vous trouverez en annexe 3, un exemple de rétro-planning pour l année Interlocuteurs : Le prestataire privilégiera un ou deux interlocuteurs chargés du dossier du Sirdomdi. Les interlocuteurs directs favorisent une prise en charge rapide du dossier. 5. Option : Il y a deux options dans le marché : 5.1. Impression des factures et des autorisations de prélèvement en lasers : Le prestataire indiquera dans le bordereau des prix le montant pour une impression lasers des factures et des autorisations de prélèvements. Prestation éditique relative à la facturation de la redevance incitative Page 6/7

7 5.2. Impression des calendriers de collecte : Actuellement, le calendrier est livré chez le prestataire plié (CF 2.1.2). Afin de faciliter la gestion des fichiers de facture, il est proposé en option que le prestataire imprime avec la facture le calendrier afin de n avoir que 4 fichiers de facture à envoyer. Voici les caractéristiques actuelles du calendrier de collecte : - Papier blanc A4 couché recyclé cyclus print en 150g/m² - Impression quadri recto verso Le prestataire à la possibilité d utiliser des caractéristiques différentes en ce qui concerne le choix du papier. Cependant, l offre qui s approchera le plus de nos caractéristiques sera mieux notée. Prestation éditique relative à la facturation de la redevance incitative Page 7/7