Manuel des procédures

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1 STOCK LOCATOR OU LOCALISATEUR DE STOCK Manuel des procédures Fiat Auto Belgio 1

2 LOCALISATEUR DE STOCK But : effectuer la recherche de pièces de rechange se trouvant dans le stock des dealers du réseau Fiat - Alfa Romeo - Lancia Description des différents points du menu Fig. 1 Visualisation des points du menu Stock Locator Visualiser rebuts stock : lorsque le fichier stock est chargé, le système donne la liste des références rejetées c-a-d. les références non connues de Volvera Gestion adresses : ici seront insérées toutes les données du dealer e.a. : le numéro de téléphone, le numéro de fax, l adresse du magasin et le nom du responsable magasin. Uploader file : de ce point du menu, seront chargées les listes de votre stock sur support informatique de format *.txt. Recherche stock : à l aide de cet écran, vous pouvez rechercher les références souhaitées. Fiat Auto Belgio 2

3 Tous ces points seront expliqués en détail dans les pages qui suivent Recherche de référence Recherche stock Avec eplus, il est possible désormais possible en l absence d une ou plusieurs pièces à Vatry ou/et Volvera, d interroger le stock disponible chez les dealers de notre réseau belgoluxembourgeois au moyen de la procédure du dans le menu principal «Order Processing» La base de données est réactualisée en permanence grâce aux fichiers transmis par les dealers. Ces fichiers contiennent les références et les quantités. Une fois chargé dans eplus, le fichier sera exploitable par l ensemble du réseau le lendemain de l envoi. En voici les différentes étapes : 1-) Encodage de la ou des références 2-) Cliquez sur «+» Ici apparaissent les références à rechercher 3-) Démarrez la recherche Voici la description des différents champs : Fig. 2 La recherche de stock Référence : numéro de code de la pièce à rechercher. Il est possible d interroger simultanément plusieurs références, il suffit de cliquer sur la touche + Fiat Auto Belgio 3

4 pour ajouter les références. Pour éliminer une référence, la sélectionner et cliquer sur la touche -. Sélection zone de début : Zone à partir de laquelle est lancée la recherche. Sous eplus, les zones pour le marché belgo-luxembourgeois correspondent aux provinces. Ville : Ville de départ Département : province de départ Pays : 104 Belgique et 118 Luxembourg Le localisateur de stock peut trier par : Distance : Les références seront classées par distance Numéro : Les références seront classées par numéro Il suffit de cliquer le champ adéquat. Par exemple, pour savoir où se trouve une référence, il suffit de l indiquer dans le champ et de cliquer sur la touche + et cliquer sur «Visualiser» pour lancer la recherche. eplus contrôlera votre référence et affichera le/les dealers qui possèdent la/les pièces en magasin. Voyez ci-dessous le résultat d une recherche. Fig. 3 Résultat de la recherche Fiat Auto Belgio 4

5 Description des différents champs : Client : Code dealer Raison sociale du dealer : Code référence : si l on clique sur le lien, on accède à la fiche du produit qui contient tous les détails. Description référence : Quantité : nombre de pièces disponibles Adresse de livraison : Téléphone du dealer : Fax du dealer: adresse utilisable directement Personne de contact : Date liste référence : date d extraction de la liste Dernière date d envoi : date de chargement du fichier dans eplus Note : une fois la pièce trouvée, la demande, l envoi de la pièce et la facturation se passent entre dealers. L envoi peut être également demandé via le helpdesk, un transport inter-agent sera alors effectué. Fiat Auto Belgio 5

6 Gestion des coordonnées du dealer Les coordonnées téléphoniques, fax et sont gérées directement dans eplus. Selectionnez le type de coordonnée Confirmez votre insertion Insérez les coordonnées correspondantes Fig. 4 La gestion des coordonnées du dealer Dans l écran «Insert/Modif. adresses», et ceci afin de faciliter les recherches une fois la pièce trouvée, le dealer a la possibilité d insérer et de modifier ses coordonnées : numéro de téléphone, numéro de fax, adresse et personne de contact. Si une autre adresse de livraison est utilisée, il convient d insérer également ses coordonnées. Il est possible de visualiser et modifier les différentes coordonnées en fonction de l adresse d expédition pour autant qu elles aient été insérées. Etant donné que ce programme fonctionne aussi hors de nos frontières (Luxembourg), veuillez utiliser la forme internationale dans les n de téléphones ou de fax : comme ci-après ( ) Ces données sont partagées et peuvent être affichées dans l ensemble du Localisateur de stock. Les coordonnées affichées à l écran sont la propriété des dealers gestionnaire du système et il n est pas possible d en modifier les données. Fiat Auto Belgio 6

7 Consultation des références erronées Dans sa gestion journalière du stock, le responsable magasin peut créer des références personnalisées qui ne sont pas connues par le magasin central de Volvera. Au moment de la création de la liste pour le Localisateur de Stock, ces références peuvent être insérées dans la liste. Pour afficher ces éventuelles erreurs lors des transmissions à destination d eplus, il suffit de cliquer sur «Visualiser rebuts stock», ceci le lendemain de l envoi du fichier, de sélectionner l adresse d expédition pour laquelle une liste a été chargée et de cliquer sur «Visualiser». Apparaît alors cet écran. Cliquez sur le lien pour lister les références erronées Transmission correcte ; pas de lien Fig. 5 Anomalies de transmission Quand on clique sur le lien de la transmission, on accède aux détails de l anomalie. Les transmissions correctes ne donnent évidemment pas accès à ce lien Fiat Auto Belgio 7

8 L écran suivant indique les références inconnues dans le système eplus. Fig. 6 Détail des références rejetées Uploader file : chargement de la liste des références/quantités dans la base de données Stock Locator Dans un premier temps, et étant donné le caractère assez technique de cette procédure, cette partie de la procédure peut être transmise à votre Spare Parts Manager afin de pouvoir effectuer l installation chez le dealer et y en expliquer le fonctionnement. En effet, cette procédure requiert la transformation d un simple fichier Excel en un format spécifique et lisible par eplus. Il s effectue à l aide d un fichier de conversion Excel pour arriver à ce fichier à envoyer. Le cas échéant, suite à un éventuel problème technique sur eplus, nous demandons au responsable du magasin de nous transmettre leur fichier, lequel pourra être chargé par nos soins. Cette opération doit s effectuer régulièrement (au moins une fois par mois) afin de rendre une image correcte de votre stock. Cette procédure sera décrite ci-dessous Fiat Auto Belgio 8

9 Procédure : Le but est donc de mettre votre stock à disposition du réseau via eplus Pour se faire, il est nécessaire d effectuer une extraction de votre stock de votre DMS sur un fichier Excel, avec comme unique information, les références et leur quantité. Attention, les références ne peuvent pas comporter de caractères alphabétiques et les quantités doivent être entières c.-à-d. sans décimales. Il est donc nécessaire de filtrer ces données ; le fichier de conversion ( locator fab FR.xls ) permet cette opération. Ce programme vous sera envoyé ou remis lors d une formation concernant le stock locator Toutes les opérations sont expliquées dans le fichier de conversion. Lorsque le fichier à envoyer est prêt, il est préférable de le sauver où il vous sera facile de le retrouver par ex. sur le bureau (desktop) et sous un nom simple par ex. sloc1547.txt Ci dessous sont décrites les différentes étapes pour charger et envoyer le fichier via eplus Fig. 7 Le chargement de votre fichier Normalement, devrait démarrer ici un programme sous Java afin de faciliter l envoi du fichier vers la database de eplus Fiat Auto Belgio 9

10 Voici les écrans que l on obtient. Fig. 8 et 9 Démarrage et accès Fiat Auto Belgio 10

11 Cliquez ici pour appeler votre fichier que vous avez sauvé Fig. 10 et 11 L envoi du fichier Sélectionnez votre fichier Confirmez votre choix avant l envoi Fiat Auto Belgio 11

12 Envoyez maintenant votre fichier Cliquez ici pour envoyer votre fichier Fig. 12 Votre fichier est maintenant envoyé Votre fichier est maintenant sur eplus et sera disponible le lendemain pour le réseau Fiat Lancia Alfa Romeo Pour d éventuelles questions d ordre technique, n hésitez pas à nous contacter Nous vous souhaitons plein de succès avec le Stock locactor Personne de contact eplus chez FAB : M. Willy Verbelen Fiat Auto Belgio 12