1. La déclaration annuelle des données sociales

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1 FICHE TECHNIQUE Paie La déclaration annuelle des données sociales : DADS-U Cette fiche décrit ce qu est la déclaration annuelle des données sociales, les obligations des employeurs envers les organismes sociaux et fiscaux, les moyens permettant d effectuer cette déclaration et les contrôles et les vérifications à mettre en place afin de transmettre sereinement et dans les meilleurs délais ces éléments. 1. La déclaration annuelle des données sociales Généralités La déclaration annuelle des données sociales (DADS) est une déclaration qui regroupe les rémunérations versées aux personnels salariés et assimilés, pour l année civile écoulée, conformément à l article R du code de la Sécurité Sociale et à l article 87 du code général des impôts. Cette déclaration est une formalité obligatoire pour toutes les entreprises relevant du régime général et des collectivités publiques ; elle doit être faite au plus tard le 31 janvier de l année qui suit. La DADS permet depuis quelques années de prendre en compte de nouveaux éléments qui faisaient alors l objet d autres déclarations : La déclaration aux élections prud homales ; La déclaration aux organismes sociaux. Normes DADS-U et N4DS La déclaration des données sociales est faite depuis quelques années sur support dématérialisé ; le fichier envoyé par l entreprise aux différents partenaires sociaux répond à une norme appelée DADS-U : la déclaration des données sociales unifiée. Apparue en 2005, cette norme s est affinée au cours du temps en subissant plusieurs mutations ou versions ; envoyée jusqu à présent sous la norme DADS-U, la DADS change de norme au 1 er janvier 2012, pour les salaires de 2011 : norme N4DS. La version de cette norme pour cette année sera V01X06. La N4DS est une évolution de la norme DADS-U ; elle n est pas une refonte complète. N4DS = Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales. Cela signifie que les déclarations dématérialisées des données de paie se feront désormais sous ce format N4DS. Nous y trouvons aujourd hui : La DADS-U : la déclaration annuelle des données sociales L attestation au Pôle Emploi (ancien bordereau de déclarations qui devient caduc) La TDS fiscale : l ancienne déclaration DADS Et demain : La déclaration trimestrielle des cotisations à la MSA La déclaration mensuelle des cotisations URSSAF, POLE EMPLOI, ARRCO, AGIRC La DADS-U /11/2011 Page 1/24

2 Comment faire cette déclaration? Il existe plusieurs formats de DADS-U permettant de déclarer tout ou partie de la norme ; nous n en retiendrons que deux qui nous concernent : La DADS-U complète : ce format permet de déclarer les éléments liés à la sécurité sociale, aux Impôts, au Pôle Emploi, aux organismes de retraite complémentaire ARRCO et AGIRC, aux institutions de prévoyance, aux organismes de mutuelle, à la formation continue et à la taxe d apprentissage. La DADS-U TDS fiscale : ce format est limité aux éléments à destination des Impôts (DGFiP : Direction Générale des Finances Publiques). La DADS-U TDS fiscale est le format qui est TOUJOURS utilisé aujourd hui pour les établissements agricoles. La MSA n est toujours pas partenaire de la norme, même si les établissements agricoles l utilisent pour la partie impôt seulement. Pour les autres établissements, rien n est changé ; le format utilisé pour la déclaration annuelle des données salaires reste la DADS-U complète. Afin de permettre la déclaration aux organismes sociaux, les établissements agricoles doivent toujours fournir la déclaration trimestrielle sociale (ou DTS) ; celle-ci peut être faite sur support papier ou par fichier (norme AGORA : norme acceptée par le logiciel de paie APLON sous VB). L envoi du fichier DADS-U au format N4DS se fait par le portail Toutefois, la première fois, il faut se déclarer sur ce portail afin de récupérer les identifiants qui permettront de faire cet envoi de façon sécurisée. L inscription à net-entreprises Avant de faire l envoi du fichier DADS-U pour la 1 ère fois, il faut récupérer les identifiants qui permettront de se connecter au site pour envoyer la déclaration des données sociales. Pour cela, une inscription s impose ; celle-ci est rapide et gratuite. De plus, elle n est à faire que la 1 ère fois. Ceux qui ont déjà fait leur inscription peuvent passer au chapitre suivant. Connectez-vous au site Internet et accédez à l espace des inscriptions en saisissant vos coordonnées (Siret, votre nom, votre prénom, votre téléphone, votre courriel) ; on n oubliera pas de cliquer sur le bouton «Valider» pour confirmer. Laissez-vous guider ensuite par les différents menus et n oubliez pas de donner le type de DADS-U que vous allez fournir : DADS-U TDS pour les établissements agricoles ; DADS-U complète pour les autres établissements. N oubliez pas de faire votre inscription le plus rapidement possible, il faut en effet quelques jours avant de récupérer son mot de passe. La DADS-U /11/2011 Page 2/24

3 Les contrôles effectuées sur le fichier DADS-U A la suite du dépôt de votre fichier DADS-U sur le site net-entreprises, qu il soit réel ou simplement utilisé à des fins de tests, votre fichier va être traité par différents services ; attention : pour passer dans une étape suivante, il faut avoir été validé par l étape précédente. Etape 1 Les contrôles de forme (ou C1) Ils sont effectués directement par les équipes techniques de netentreprises. Ils sanctionnent un défaut technique lié à une mauvaise architecture du fichier ou à l usage de caractères non reconnus par la norme DADS-U (majuscules accentuées ) La moindre anomalie à ce niveau est bloquante et provoque un rejet complet du fichier. Etape 2 Les contrôles de cohérence (ou C2) Ils sont effectués à leur tour par les techniciens de paie des centres TDS. Ils sanctionnent des erreurs logiques liées à la situation d un salarié (incohérences dans la fiche du salarié ou dans ses contrats de travail). Les anomalies détectées ici peuvent ne pas être bloquantes ; toutefois, elles le sont le plus souvent. Etape 3 Les contrôles «métier» (ou C3) Ils sont enfin effectués par les spécialistes métiers des organismes ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle Ils sanctionnent des erreurs constatées entre les déclarations versées au cours de l année et la déclaration DADS elle-même. Les anomalies détectées ici ne sont pas bloquantes mais sont signalées par courrier à l employeur. Le passage en étape 3 n existe pas quand le fichier envoyé correspond à une version de tests. Il n existe pas non plus pour une DADS-U au format TDS fiscale (pour les établissements agricoles), le contenu ne concernant aucun des organismes cités. Chaque rejet entraîne un nouvel envoi sur le même mode : étape 1, puis étape 2, voire enfin étape 3. Lors d un envoi réel, le fichier DADS-U est validé dès lors qu il répond aux normes de conformité des contrôles C1 et C2 ; votre fichier devra donc être validé par le site net-entreprises, puis validé aussi par le site TDS. Le passage en étape 3 est fait dès lors que la DADS-U complète (envoi réel) est définitivement validée sur les deux premiers portails. Conclusion Pour éviter des rejets fréquents du fichier et donc sa validation tardive, il est important de bien vérifier les différents éléments qui composent la déclaration des données sociales ; ces contrôles doivent être faits tout au long de l année mais surtout dans les derniers mois précédant l envoi réel (décembre et janvier). Il ne faut pas oublier qu une déclaration erronée peut être préjudiciable au salarié pour des raisons diverses : diminution des prestations de retraite au moment du départ en retraite du salarié ; diminution des prestations chômage si le salarié se trouve être au chômage ; déclaration erronée sur le pré imprimé fiscal du salarié ; inéligibilité du salarié aux élections prud homales L envoi du fichier en réel (pour de vrai, donc) ne devra donc être fait qu à la condition d avoir correctement vérifié les éléments qui se trouvent sur la déclaration. N oubliez pas non plus qu une DADS verrouille l année civile écoulée. Il est donc important de prendre conscience que des salariés «oubliés» sur la déclaration ne pourront pas être régularisés sur l année qui suit, ou alors, dans ce cas, les trimestres qui auraient du être pris en compte pour le calcul de la pension de retraite du salarié ne seront pas validés. Nous allons donc apprendre, au cours des chapitres suivants, quels sont les précautions à prendre, les vérifications à faire et les outils dont vous disposez pour faire ces vérifications. Nous apprendrons aussi à quels moments faire toutes ces vérifications pour éviter de surcharger la période de fin d année qui est souvent vécue douloureusement par les techniciens et les responsables de la paie. La DADS-U /11/2011 Page 3/24

4 2. Le contrôle des éléments de la paie Comme nous l avons vu dans le chapitre précédent, il est important de bien vérifier ses données de paie avant de les envoyer par Internet. Les éléments qui figurent sur la déclaration sont divers : - éléments liés au contrat (contrat à durée déterminée ou non, temps complet ou pas, catégorie cadre ou non cadre, périodes du contrat de travail ) ; - assiettes de cotisations liées à la période du contrat de travail ; - éléments liés à l impôt sur le revenu (pré imprimé fiscal) ; - éléments liés aux élections prud homales. Ce sont donc tous ces éléments que nous devons vérifier, et, pour cela, nous allons apprendre à quel moment le faire et avec quels outils. Le contrôle en début d année civile C est au mois de janvier que le plan de caisses de l a paie est modifié ; il y a des modifications de taux et parfois aussi de nouvelles caisses. C est à ce moment de l année, au démarrage de l année civile, que l utilisateur de paie peut être amené à revoir entièrement son plan de caisses (renumérotation des caisses par des suppressions et des créations). Le plan de caisses influe directement sur le calcul des cotisations et donc la déclaration qui en est faite en fin d année dans la DADS. Il est important, en ce début d année nouvelle, de vérifier la cohérence des données saisies. Si ce contrôle n est pas fait à ce moment, il peut alors fait à tout moment de l année avec le risque d avoir déjà calculé des cotisations selon un mauvais calcul. Vous pouvez vous aider du barème des valeurs de paie qu Aplon publie en janvier pour vérifier les éléments de chaque caisse. Il existe toutefois un outil pour vous aider dans le pointage des caisses : le calcul des caisses de référence. Cette application est accessible par les menus Import/Export _ DADS-U _ Calcul des caisses de référence Par ce traitement, on va vérifier les caisses du dossier de paie qui vont servir à déclarer sur la DADS les différentes assiettes de cotisations : URSSAF CSG/CRDS ARRCO AGIRC PREVOYANCE TAXE SALAIRES - MUTUELLE Bien que la DADS-U TDS fiscale ne concerne aucun des ces organismes cités, ce traitement peut aussi être utile aux établissements agricoles pour des contrôles sur le dossier de paie. La DADS-U /11/2011 Page 4/24

5 Caisses servant de référence pour déclarer les assiettes URSSAF, dans la déclaration DADS «non exo» : il s agit du régime général «exo» : il s agit des caisses URSSAF permettant une exonération de cotisations (CUI, ) Caisses servant de référence pour déclarer les assiettes pour les retraites complémentaires ARRCO et AGIRC, dans la déclaration DADS Caisse servant de référence pour déclarer les assiettes pour les institutions de prévoyance, dans la déclaration DADS Caisse servant de référence pour déclarer les assiettes pour le POLE EMPLOI, dans la déclaration DADS Pour chaque salarié, l application fait apparaître les caisses qui vont servir à renseigner les assiettes brutes et plafonnées, sur la déclaration DADS-U ; ces éléments figurent dans la fiche individuelle du salarié, en face des ces différentes caisses. Les caisses indiquées dans le document doivent donc être «représentatives» ; on ne devra donc pas trouver une caisse «Formation continue» dans la colonne «Taxe sur salaire» ou une caisse liée à la retraite ARRCO ou AGIRC dans la colonne «URSSAF». Certaines cases peuvent aussi ne pas être remplies ; c est le cas des colonnes suivantes : «Urssaf exo» dans le cas où le salarié n est pas en contrat-aidé ou n est pas lié à une caisse Urssaf dont les taux de cotisations sont exonérés totalement ou partiellement en salarial ou en patronal. «AGIRC» pour les salariés non cadres. «Prévoyance» pour les salariés qui ne sont pas liés par un contrat de prévoyance (enseignant de droit public pour des indemnités de départ en retraite versée dans l année) «Taxe sur salaire» pour des salariés entièrement exonérés de la taxe sur les salaires (contrats CAE ou CUI, contrats AVENIR) ; pour des salariés exonérés de la taxe sur les salaires de part leur fonction (personnel de cantine, formateur UFA) la caisse est présente mais l assiette est exonérée soit totalement soit partiellement. Les assiettes brutes liées à Pole Emploi («Assedic AC») étant cette année déclarée sur la DADS-U, vous devez vérifier que la caisse «ASSEDIC AC» comporte bien une coche dans la case «Assurance chômage». Caisse servant de référence pour déclarer les assiettes liées au calcul de la CSG ou de la CRDS, dans la déclaration DADS Caisse servant de référence pour déclarer les assiettes liées au calcul de la taxe sur les salaires, dans la déclaration DADS La DADS-U /11/2011 Page 5/24

6 Les contrôles à faire tout au long de l année Le contrôle de cohérence Tout au long de l année l utilisateur de paie va créer des salariés et des contrats de travail. Cela se fait par le biais des fiches de renseignements des salariés. Mais ces éléments ne risquent-ils pas d entrer en conflit entre eux? Certes, si cela a des répercussions sur le bulletin de paie cela se verra tout de suite, mais même si ces éléments n ont pas d incidence sur le bulletin cela peut provoquer des anomalies dans la DADS, voire la bloquer. Un outil est alors nécessaire : le contrôle de cohérence. Cette application est accessible par les menus Import/Export _ DADS-U _ Contrôle de cohérence Attention : bien que recensant les points de blocage de la DADS, cet outil ne vous permettra pas de vérifier si un bulletin de paie est correct ou non ; par contre, il pourra alerter quand des contrats de travail se chevauchent pour un même salarié, quand des renseignements ne se recoupent pas sur sa fiche, voire même s il manque des cumuls sur certains mois de la période liée à son contrat de travail. Le pointage des bulletins par le technicien de paie reste donc nécessaire tous les mois. Le contrôle de cohérence doit être lancé puis analysé tout au long de l année afin d éliminer les points de blocage et limiter les contrôles au moment de la préparation de la DADS-U. Là-encore, bien que la DADS-U TDS fiscale comporte moins d informations que la DADS-U complète, ce traitement peut aussi être utile aux établissements agricoles pour les contrôles sur le dossier de paie. La DADS-U /11/2011 Page 6/24

7 Nous verrons plus loin que ce traitement est aussi une étape obligatoire de l édition de la DADS-U complète ou TDS. Elle peut empêcher l édition de la DADS dans la mesure où certains paragraphes comportent des anomalies. Chaque paragraphe a pour objet de détecter telle ou telle anomalie ; plusieurs d entre elles sont bloquantes mais certaines sont seulement signalées afin de permettre à l utilisateur de la paie une attention plus soutenue voire une vérification dans le dossier de paie. Les paragraphes contenant des anomalies bloquantes sont signalés par le logo Les paragraphes contenant des anomalies non bloquantes mais à vérifier sont signalés par le logo Types d exonération : Le contrôle porte sur les fiches des caisses URSSAF ; pour les caisses liées incluant la maladie et la vieillesse, le champ «Type d exonération» doit être correctement renseigné et indiquer le type de contrat de travail se référant à cette caisse (régime général, CAE, AVENIR, ZRR ). IRC et références contrats : Le contrôle porte sur les fiches des sociétés, au niveau de la déclaration des organismes sociaux ; l application vérifie que les identifiants «Code DADS» et «référence contrat» sont bien renseignés pour les organismes ARRCO, AGIRC, PREVOYANCE, MUTUELLE (nous reverrons ce point ultérieurement pour savoir comment remplir ces éléments). Fiches individuelles : Le contrôle porte sur les fiches individuelles des salariés et la cohérence qu il devrait y avoir entre le brut total et les assiettes de cotisations. Heures payées et travaillées : Le contrôle vérifie le nombre total d heures payées et travaillées sur les fiches individuelles ; ce nombre ne peut pas être négatif sur l année. Convention collective : Le contrôle porte sur le dictionnaire des conventions collectives ; chaque ligne doit avoir un code d identification ou «code IDCC». Chevauchement des périodes d activité : Le contrôle porte sur les conflits de période entre les différents contrats de travail d un même salarié. Présence d archives dans les périodes d activité : Le contrôle porte sur la présence ou non de cumuls sur chaque mois de la période liée au contrat de travail du salarié (il s agit de la partie basse de la fiche individuelle). Salariés : Le contrôle porte sur la cohérence entre les champs de la fiche de renseignement ; certaines anomalies seront bloquantes (erreur) ou simplement signalées (attention). Présence des accidents du travail : Le contrôle porte sur le fichier des accidents du travail qui doit identifier les codes risques de l année (nous reverrons aussi ce point ultérieurement) et sur la relation des salariés à ces différents codes risques. Présence des honoraires : Le contrôle porte sur la cohérence des fiches honoraires et le fait qu elles soient complètes (SIRET, profession ). Périodes d inactivité : Le contrôle porte sur les absences du salarié et les différents conflits entre absences (chevauchement de périodes d absence pour un même salarié) ou avec le contrat de travail (période d inactivité en dehors de la période d activité). Salariés ayant plusieurs périodes avec des matricules différents : Le contrôle porte sur la cohérence des différents contrats d un salarié à emplois multiples (plusieurs contrats de travail sur la même période). Codes APE des établissements : Le contrôle porte sur l onglet «Etablissement» de la fiche des sociétés ; il permet de vérifier que le code APE est renseigné correctement : 4 chiffres + 1 lettre. Mutuelles : Le contrôle porte le code DADS-U éventuellement indiqué pour la caisse de mutuelle ; il ne peut pas commencer par la lettre «P». La DADS-U /11/2011 Page 7/24

8 La vérification des informations liées aux dictionnaires DADS-U Chaque année, des dictionnaires sont fournis par net-entreprises pour codifier certains éléments de la DADS-U ; certains dictionnaires n évoluent pas souvent (dictionnaires des conventions collectives) alors que d autres sont plus «instables» tels le dictionnaire de codes d identification des organismes de retraite complémentaire et de prévoyance qui dépend des regroupements entre différents organismes. Les dictionnaires DADS-U sont les suivants : codes IDCC pour les conventions collectives (inchangé depuis l année dernière) ; codes IRC et IP respectivement pour les institutions de retraite complémentaire (IRC) ou les institutions de prévoyance (IP) Ces dictionnaires sont disponibles dans le logiciel de paie, au menu? _ A propos de ; il faut utiliser la liste déroulante des documents et cliquer sur le dictionnaire adéquat pour l afficher. Les codes ARRCO, AGIRC, PREVOYANCE et MUTUELLE ne seront dans leur version 2011 que début décembre ; pour les conventions collectives, le dictionnaire reste inchangé. Les codes ci-dessus doivent être renseignés dans les fiches suivantes : Conventions collectives : Dictionnaires _ Conventions collectives Codes IRC et IP : Structures _ Sociétés _ onglet «Organismes sociaux Attention : seules les lignes correspondant à des organismes de retraite complémentaire ARRCO et AGIRC, à des institutions de prévoyance ou à des mutuelles doivent être renseignées. Pour la campagne 2011, toujours peu de mutuelles ont adhéré à la norme DADS-U ; il se peut donc que vous ne trouviez pas votre organisme de mutuelle (n y indiquez surtout pas un code de prévoyance). Certaines institutions de prévoyance manquent aussi encore dans la norme DADS-U. Dans ce cas, vous ne devez rien renseigner à ces organismes. N oubliez pas de renseigner le numéro de contrat dès lors que vous indiquez un code DADS. Pour les établissements utilisant la norme DADS-U TDS fiscale (établissements agricoles), aucun organisme n est à renseigner car aucun organisme lié aux cotisations n est concerné. La DADS-U /11/2011 Page 8/24

9 La vérification des codes risques liés aux accidents du travail Les codes risques liées aux accidents du travail font partie des éléments que l on retrouve dans la déclaration des données sociales. Ces codes risques sont renseignés à partir d un document que vous recevez de la CRAM à la fin du 1 er trimestre civil. Code risque : Taux : il identifie le risque. c est le taux de la cotisation patronale liée à ce risque. Section CRAM : c est le code à 2 chiffres figurant sur le document de la CRAM Bureau : cette case doit rester décochée. La vérification des fiches de renseignement Pour éviter de retrouver des anomalies dans le contrôle de cohérence (voir page 7), il est plus prudent de vérifier les fiches de renseignement des nouveaux salariés ou de ceux qui ont été modifiés. N oubliez pas que les salariés qui figurent sur la déclaration des données sociales sont ceux dont les fiches sont situées dans les boutons «Salariés : contrat en cours» et «Salariés : contrats révolus». Voici dont les éléments à contrôler en priorité : Si «Temps de travail» = Complet alors «Horaire» doit être égal à «Equiv» Si «Temps de travail» = Partiel alors «Horaire» doit être inférieur à «Equiv» Si le salarié est multi employeurs (utilisation dans l année des rubriques 163 et/ou 164) alors «Temps de travail» = Partiel quel que soit l horaire déclaré Le salarié peut aussi être déclaré en Occasionnel s il est payé irrégulièrement. «Statut Catégoriel AGIRC/ARRCO» = Cadre (article 4 et 4 bis) si le salarié est cadre = Non cadre si le salarié est non cadre Si «Catégorie» = Non cadre alors «Profession normalisée» = Employé Si «Catégorie» = Cadre alors «Profession normalisée» = Dirigeant si le salarié est cadre dirigeant = Cadre supérieur ou Pas de statut sinon Dirigeant, Cadre supérieur, Pas de statut sont déclarés Pas de statut sur la DADS. Dirigeant empêche la déclaration des heures payées et travaillées sur la DADS. La DADS-U /11/2011 Page 9/24

10 Les contrôles à faire en fin d année Les contrôles effectués en début et tout au long de l année civile permettent d alléger ceux qui sont faits en fin d année ; toutefois, ils ne les empêchent pas. Nous avons jusqu à présent vérifié le paramétrage des caisses, la présence des codes risques pour la tarification des accidents du travail, la cohérence des renseignements de la fiche du salarié, la bonne cohabitation des périodes d activité (contrats) pour un même salarié. Mais qu en est-il des cumuls? C est notre travail fin novembre. Pourquoi cette date? Parce qu il ne reste plus après que le mois de décembre pour apporter des corrections à la paie. Le contrôle des fiches individuelles La fiche individuelle est le document qui contient quasiment tous les cumuls de l année civile au niveau d un salarié ; ce document est donc très important. Si un salarié a eu plusieurs contrats distincts au cours de l année civile (périodes d activité), on aura autant de fiches individuelles plus une récapitulative (c est la fiche individuelle de consolidation). Nous allons devoir éditer les fiches individuelles après la paie de novembre et avant la clôture de décembre. Débarrassons-nous ensuite des fiches de consolidation qui ne nous intéressent pas pour les pointages (seul compte le détail de chaque contrat du salarié). Les fiches de consolidation ont pour titre «Fiche récapitulative» et non «Fiche individuelle». Dans les contrôles à faire on peut trouver : la vérification de la période, la vérification des assiettes brutes, la vérification des plafonds, la vérification des horaires de l année. La DADS-U /11/2011 Page 10/24

11 Le contrôle des assiettes Les assiettes brutes sont généralement alignées, les éléments du brut étant le plus souvent assujettis à impôts et à cotisations. Toutefois, on pourra expliquer certaines différences de la façon suivante : Le brut imposable peut ne pas être aligné sur l assiette brute URSSAF : plusieurs éléments de paie sont en effet soumis à l un et pas à l autre. o Eléments assujettis à impôts et pas à cotisations : Indemnités de prévoyance pour tout ou partie du montant, Prime d intéressement, une partie du salaire des apprentis, Indemnités de chômage partiel. o Eléments assujettis à cotisations et défiscalisés : Heures complémentaires et supplémentaires TEPA. o Eléments dont le calcul est différent entre l URSSAF et le brut imposable : Salaire des formateurs occasionnels. L assiette de la taxe sur les salaires peut être réduite partiellement ou totalement si le salarié est lié à un contrat exonéré de taxe (CUI ) ou si sa fonction est exonérée du calcul de la taxe (personnel de cantine, UFA ). Le contrôle des plafonds Par le contrôle des plafonds on pourra valider le calcul des assiettes en tranche A et en tranche B. Le plafond est lié à la période de travail du salarié dans l année civile traitée. Voilà pourquoi il vaut mieux commencer par vérifier les dates d entrée et de sortie de la fiche individuelle. N oublions pas non plus, nous l avons appris dans nos formations de perfectionnement à la paie (journées 2 et 4), le plafond dépend de la situation du salarié : Temps complet : le plafond A de la période est égal au plafond du mois (2.946 sur 2011) multiplié par le nombre de mois composant la période traitée (période de travail du salarié DANS l année civile en cours). Exemple : un salarié a un contrat de travail du 16 mai au 31 octobre 2011 et est à temps complet ; le plafond A de la période sera égal à x 5,5 mois soit ,00. Temps partiel pour un salarié mono employeur : le plafond A de la période est égal à la somme des plafonds de chaque mois de la période traitée (2.946 sur 2011) calculés au prorata du nombre d heures effectué par mois (heures contrat + heures complémentaires). Exemple : un salarié a un contrat de travail du 12 mai au 31 octobre 2011 et est à temps complet ; il a effectué les heures suivantes (mai : 40 heures, juin : 74 heures, juillet : 74 heures, août : 74 heures, septembre 82 heures, octobre : 74 heures). Le plafond A de la période sera égal à x ( ) / 151,67 soit 8.119,13. Temps partiel pour un salarié multi employeurs : le calcul des assiettes en tranche A et en tranche B est effectués sur la proportion des plafonds A à temps complet mais proratisé ensuite en fonction des salaires versés (OGEC, ETAT, autres employeurs) ; dans ce cas, on doit seulement faire la même vérification que pour un salarié à temps complet. Les salaires ETAT et autres employeurs devront être vérifiés en fin d année ou au départ du salarié de l établissement. Exemple : un salarié enseignant a un contrat de travail CDI depuis le 1 er septembre 2008 ; il sera donc présent sur toute la période Le plafond A de la période sera égal à x 11 mois (la fiche individuelle de novembre n inclut pas le mois de décembre) soit ,00. La vérification des heures payées et travaillées Le total annuel des heures payées et travaillées ne peut être négatif ; cela entraîne sinon un rejet de la déclaration DADS-U. Ce problème est généralement dû à des absences qui ne sont pas renseignées dans leur unité correcte ; les absences maladie par exemple sont comptabilisées en jours calendaires. Si vous les enregistrez en heures, elles sont considérées par l application comme autant de jours. Le contrôle des fiches individuelles est obligatoirement à faire en fin d année ; toutefois, afin de constater des problèmes plus tôt et ne pas attendre le dernier moment pour les corriger, nous vous conseillons fortement de faire aussi ce contrôle dans le courant de l année (avant votre départ en vacances d été par exemple). Il y aura ainsi moins d anomalies à corriger en décembre. La DADS-U /11/2011 Page 11/24

12 3. La paie de décembre La régularisation des anomalies et la paie de décembre Si vous avez constaté des anomalies au cours du contrôle des fiches individuelles, alors vous devez les corriger sur la paie de décembre : Problème de période correction des dates d entrée ou de sortie dans la fiche du salarié. Problème dans les assiettes brutes assistance téléphonique Aplon Problème dans les cumuls d heures assistance téléphonique Aplon Oubli de déclarer telle ou telle absence dans la paie Traitements _ Divers _ Régularisation des absences Problème de plafonds : vous avez constaté une somme qu il vous manque en plafond A ou qui est en trop? Sur un salarié à temps plein : vous devez prendre (plafond A de décembre) plus la somme qu il vous manque ou moins la somme qui est en trop ( imaginons que cela fasse X). Vous devez ensuite saisir les éléments individuels, dans la paie de décembre, pour ce salarié : Base Taux Montant 151 Plafond A URSSAF X Plafond B URSSAF X Plafond A Cadre X Plafond B Cadre X 4 0 Exemple : J ai un écart de en moins en plafond A sur la fiche individuelle fin novembre. Je vais donc régulariser sur décembre : X = = 4.446,00 Je vais donc saisir les rubriques 151, 152, 153, 154 avec pour chacune 4.446,00 dans la colonne «Base» et respectivement 1, 3, 1, 4 dans la colonne «Taux». Sur un salarié à temps partiel multi employeurs : procédez de la même manière que pour le temps complet. Sur un salarié à temps partiel mono employeur : procédez de la même manière que pour le temps complet mais au lieu de partir d un plafond de 2.946, vous devez partir de x heures (contrat+complémentaires) de décembre / 151,67. CAS PARTICULIER DES SALARIES PARTIS DANS L ANNEE (et pour lesquels il y a des erreurs) 1. Il faut enlever la date et le motif de sortie dans la fiche du salarié : pensez toutefois à les noter quelque part car il faudra les remettre. 2. Il faut, toujours dans la fiche du salarié, mettre à zéro son horaire (colonne «Horaire» dans l onglet «Contrat de travail) attention : lors de la validation de la fiche pensez à répondre «Non» à la question «Voulez-vous générer une nouvelle période d activité?». 3. Il faut supprimer les éléments individuels pour ne pas qu ils «parasitent» la régularisation. CAS PARTICULIER DES SALARIES MULTI EMPLOYEURS Bien qu habituellement vous mettiez le salaire ETAT du mois précédent, il vous faut procéder à la régularisation sur l année ; toutefois, comme vous ne connaissez pas le salaire ETAT de décembre (vous ne l avez pas encore reçu), vous ne devez rien indiquer dans la rubrique 163 «Brut ETAT». Vous pouvez maintenant éditer les bulletins de paie. Ne remettez pas le bulletin de paie aux salariés multi employeurs, ce n est pas leur bulletin définitif (vous n avez encore pu régulariser les salaires ETAT). Dans un deuxième temps, vous pouvez éditer : l ordre de virements et la déclaration aux caisses mensuelle et trimestrielle. La DADS-U /11/2011 Page 12/24

13 La fin de la paie Dès que les salaires ETAT sont communiqués (en janvier), vous devez alors terminer la paie de l année civile (vous êtes toujours sur décembre). Pour régulariser les salaires ETAT, vous devez comparer le bulletin ETAT de décembre et la fiche individuelle de novembre Le montant à déclarer sur la rubrique 163 «brut ETAT» est égal à la différence entre «Base SS de l année» sur le bulletin ETAT de décembre et le Brut ETAT» de la colonne «Etat» sur la fiche individuelle de novembre. Attention, si la caisse URSSAF est en mode linéaire (la caisse est alors notée «L»), alors prenez plutôt la valeur du brut ETAT sur la caisse ARRCO ou AGIRC (elles sont notées «P 0»). Dans notre exemple, je devrais renseigner , ,14 = 934,64 dans la colonne «Montant» de la rubrique 163. Rééditez les bulletins de paie modifiés, puis éditez les états de paie sans oublier les états périodiques. Puis procédez au passage des écritures dans la comptabilité et faites une sauvegarde de la paie. La DADS-U /11/2011 Page 13/24

14 4. La génération de la DADS-U Le blocage des salariés partis et régularisés Avant de procéder à la DADS-U, vous devez remettre les fiches de renseignement des salariés «débloqués» telles qu elles étaient avant la régularisation des plafonds. 1. Il faut remettre la date et le motif de sortie dans la fiche du salarié. 2. Il faut, toujours dans la fiche du salarié, mettre l horaire qui figurait avant sa remise à zéro (colonne «Horaire» dans l onglet «Contrat de travail) attention : lors de la validation de la fiche pensez à répondre «Non» à la question «Voulez-vous générer une nouvelle période d activité?». Attention : vous ne devez plus rééditer un seul bulletin, ni même utiliser le «Tableau de bord». Les états de paie sont verrouillés du fait de la modification, ce n est pas grave car ils ont tous été édités. La saisie des honoraires L enregistrement des honoraires est demandé à partir du menu Import/Export _ Agricole _ Honoraire ou partir du menu Import/Export _ DADS-U _ Honoraire à La partie haute de la fiche permet l identification de la personne ou de l entreprise ; assurez-vous de bien compléter la profession et le numéro de Siret (14 chiffres). La partie basse de la fiche permet la valorisation des honoraires versés sur l année. D une année sur l autre, les fiches ne sont pas annulées mais seulement remises à zéro. L édition de la DADS-U Ce traitement permet l édition de la déclaration et la constitution du fichier DADS-U. Comme il existe deux versions de DADS : Les établissements agricoles devront passer par Import/Export _ Agricole _ DADS-U TDS Les autres établissements devront passer par Import/Export _ DADS-U _ Edition DADS-U complète Quel que soit le type de DADS-U, l édition se découpe en 4 parties. La DADS-U /11/2011 Page 14/24

15 Etape 1 : identification de la personne qui fait la déclaration. Etape 2 : identification de l entreprise qui envoie les déclarations. Etape 3 : choix des entreprises à déclarer. On les sélectionnera dans la liste en maintenant la touche CTRL enfoncée. La DADS-U /11/2011 Page 15/24

16 Etape 3bis : contrôle de cohérence. A la moindre anomalie bloquante, le processus s arrête ici. La DADS-U /11/2011 Page 16/24

17 Etape 4 : paramétrage de la déclaration DADS-U. Il est important de bien renseigner les éléments de ce tableau. Envoi pour test : si cette case est cochée alors le fichier ne sera traité qu à des fins de tests ; nous vous conseillons de bien vérifier que cette case est décochée quand vous envoyez votre DADS-U réellement. N Envoi : lors d un envoi de fichier réel (et non en test), vous devez incrémenter ce numéro après chaque envoi refusé. N Fraction : si la DADS-U est envoyée en plusieurs fois (parce que traitée en plusieurs parties) vous devez indiquer, à gauche, le numéro d ordre de la fraction et, à droite, le nombre total de fractions. Exemple : les salariés du collège sont traités à un endroit et ceux du lycée à un autre endroit ; j envoie donc les salariés du collège en 1 / 2 et ceux du lycée en 2 / 2. Vous devez impérativement attendre que la fraction 1 / 2 soit validée avant d envoyer la 2 / 2 (la synchronisation est donc de rigueur entre les deux services de paie). Période d inactivité sur l édition : ce sont les périodes d absence liées à la sécurité sociale ; bien que toujours enregistrées dans le fichier DADS-U, elles ne seront éditées sur la déclaration que si vous cochez cette case. Nous vous conseillons de vérifier que cette case est bien cochée sur l édition que vous gardez en archive. N de rubriques : certains éléments de paie sont déclarés à part sur la DADS-U ; ils correspondent pour la plupart à des rubriques de paie bien ciblées (avantages en nature, indemnités de licenciement, indemnités de chômage partiel, prise en charge des frais de transport ) alors que d autres sont créés à des rubriques dont le numéro vous est propre. Pour ces derniers éléments vous devez préciser à quelles rubriques vous les avez créés (prime exceptionnelle TEPA, indemnités transactionnelles ) ; si vous n avez pas ces éléments dans votre paie, alors indiquez 0 dans le numéro. Chemin d exportation et Nom du fichier : il s agit du dossier dans lequel vous avez placé le fichier DADS-U et le nom que vous avez donné à ce fichier ; rappelez-vous en car ces renseignements vous seront demandés au moment de l envoi du fichier. La DADS-U /11/2011 Page 17/24

18 La vérification de la DADS-U Il est maintenant temps de contrôler une dernière fois la DADS-U, au niveau de l édition cette fois. 1 ère page Renseignement concernant la société Renseignement concernant les établissements de la société Type des DADS-U envoyée : réel ou test 2 ème page Ces montants doivent être vérifiés sur la déclaration annuelle aux caisses Il faut vérifier renseignements et montants ; on reconnaît les salariés qui ont eu plusieurs périodes d activité au cours de l année civile. N oubliez pas de vérifier aussi les nouvelles zones : code 1200H et allégement Fillon. Les pages qui suivent permettent de déclarer les éléments complémentaires (prime TEPA, prise en charge du transport, indemnités de licenciement, indemnités de rupture conventionnelle, indemnités de chômage partiel, sommes isolées ). La DADS-U /11/2011 Page 18/24

19 Pointage des cumuls Les montants qui figurent en total peuvent être recoupés avec la déclaration annuelle aux caisses. La vérification du fichier avec l outil de contrôle net-entreprises Une fois généré par l édition de la déclaration, le fichier DADS-U peut être vérifié conformément aux contrôles C1 et C2 que nous avons abordés au début du document. Pour cela, un outil nous est fourni par net-entreprises qui simule les mêmes contrôles que ceux subis par le fichier une fois qu il a été envoyé par Internet. Avant d utiliser cet outil, il nous faut le télécharger (l outil évolue de la même façon qu évolue la norme DADS-U tous les ans). Pour cela il nous faut nous connecter sur le site Cliquez sur le lien «Editeurs de logiciels» puis sur «Calendrier, documents à télécharger» La DADS-U /11/2011 Page 19/24

20 cliquez ensuite sur «Outil de précontrôle DADSU-CTL- V01X06» cliquez ensuite sur «Cliquez ici» Selon le navigateur Internet que vous utilisez vous pouvez : Exécuter : si ce choix vous est proposé Enregistrer le fichier : si le choix ci-dessus n est pas disponible, alors choisissez d enregistrer le fichier sur le Bureau Vous trouverez alors une icône sur le Bureau à l issue du téléchargement (icône DADSU-CTL-V01X06.exe) sur laquelle il faudra double cliquer pour exécuter la mise en place de l application. N oubliez pas de supprimer cette icône par la suite car après l exécution vous en aurez une deuxième. Appuyez sur le bouton «Exécuter». La DADS-U /11/2011 Page 20/24

21 Cliquez sur le bouton «Suivant >» cochez la case «J accepte les termes du contrat de licence» puis cliquez sur le bouton «Suivant >». cliquez sur le bouton «Suivant >». La DADS-U /11/2011 Page 21/24

22 cliquez une fois encore sur le bouton «Suivant >» Il se peut que cette question ne vous soit pas posée si vous n êtes pas sous Windows Vista ou Windows Seven. cliquez une fois encore sur le bouton «Suivant >». décochez la case «Exécuter DADSU-CTL-V01X06 et cliquez sur le bouton «Terminer». Vous avez maintenant une icône sur le bureau pour lancer l outil de contrôle ; vous pouvez aussi lancer cet outil par le menu «Démarrer» de Windows. Si vous avez deux icônes DADSU-CTL-X01X06 (celle qui vous a servi à lancer l exécution et celleci-dessus), n oubliez pas de supprimer celle qui ne comporte pas la flèche en bas à gauche pour éviter toute confusion future. La DADS-U /11/2011 Page 22/24

23 Bouton permettant d accéder au fichier DADSU à tester Bouton permettant d éditer le bilan de contrôle Liste des anomalies détectées (bloquantes ou non) Cliquez sur une ligne permet de l afficher dans la zone du bas La version de paie ou ultérieure permet de faire une DADS-U version V01X06. L envoi de la DADS-U Vous êtes enfin prêt ; il vous faut maintenant envoyer la DADS-U. Connectez-vous sur net-entreprises. Suivez les menus vous permettant l envoi du fichier DADS-U. Une fois l envoi fait, il faudra vous reconnecter au site pour vérifier le bilan de contrôle et, s il est OK, passez sur le site TDS afin de vérifier que votre fichier DADS-U est aussi accepté. Vous avez les 2 validations? Bravo, votre DADS-U est maintenant validée ; vous pouvez passer à la suite. La DADS-U /11/2011 Page 23/24

24 L édition des DADS individuelles Cette étape, facultative, permet d éditer les fiches DAS individuelles à remettre à chaque salarié afin qu il puisse vérifier le contenu de son pré imprimé fiscal. Il vous faudra passer par : Import/Export _ Agricole _ DADS individuelle ou Import/Export _ DADS-U _ DADS individuelle La fin de l année civile Il ne faut reste plus désormais qu à faire une sauvegarde du dossier de paie puis clôturer la période. Attention : nous vous rappelons que la clôture de décembre permet aussi de valoriser le compteur du DIF des salariés (crédit-temps leur permettant de suivre des formations au titre du DIF : Droit Individuel à la Formation). Vérifiez avant dans la fiche de la société (onglet Divers) si le nombre annuel d heures fixé par accord est correctement renseigné. La DADS-U /11/2011 Page 24/24