Institut de la QUAlité Totale - IQUAT

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1 Institut de la QUAlité Totale - IQUAT Module 3 : Gestion documentaire en hygiène et sécurité des soins Séance 4 : Management qualité d un système documentaire (Exigences & normes) Mustapha HARRABI

2 Management qualité d un système documentaire Objectifs Sensibilisation àl importance de la documentation dans les démarches qualité (Importance) Familiarisation au concept de management de la documentation par la qualité

3 Management qualité d un système documentaire Programme Positionnement t et importance de la documentation dans les démarches qualité Comment manager la documentation ti par la qualité?

4 Importance de la documentation dans les démarches qualité

5 La qualité, c est quoi? Qualité : Satisfaction des besoins du client Qualité : Satisfaction des exigences relatives au produit (Bien, service) : - Client (Explicite + implicite) - Autorité (Réglementation) - Etablissement (Interne)

6 Evolution du concept QUALITE Concept Qualité Contrôle qualité Taylor Quantité Qualité produit Temps

7 Evolution des concepts QUALITE SYSTEME Résultat Produit 2 1 Normes SYSTEME ISO 9000 Client Normes produit Cdc, Spéc., CONFIANCE

8 Evolution du concept QUALITE Concept Qualité Assurance qualité Contrôle qualité Taylor Quantité Qualité Confiance produit Stabilité Temps

9 Assurance de la qualité : 1 - Déterminer la bonne méthode 2 - Consigner cette méthode par écrit 3 - Respecter rigoureusement cette méthode

10 Evolution du concept QUALITE Concept Qualité Management qualité Assurance qualité Contrôle qualité Taylor Quantité Qualité Confiance Amélioration produit Stabilité continue Temps

11 Management de la qualité : 1 - Déterminer la bonne méthode 2 - Consigner cette méthode par 2 - Consigner cette méthode par écrit écrit : Documentation 3 - Respecter rigoureusement cette méthode 4 - S efforcer à l améliorer en permanence

12 Evolution du concept QUALITE Concept Qualité Management Total qualité TQM Management qualité Assurance qualité Contrôle qualité Taylor Quantité Qualité Confiance Amélioration produit Stabilité continue Santé Temps

13 Pourquoi documenter? Une référence de travail, un langage commun Une base pour l amélioration Une meilleure communication (Maîtrise du flux des informations au sein de l organisme) Sauvegarde du savoir-faire Utile pour rendre auditable une organisation

14 COMMENT manager la documentation ti par la qualité?

15 Un document de qualité? Satisfaction des besoins de l utilisateur : - Document clair et compréhensible - Document qui décrit convenablement la méthode de travail - Document à jour par rapport à l évolution des pratiques - Document effectivement utile et utilisable pour faire le travail -Etc

16 Manager la qualité de la documentation (Manager la documentation par la qualité) 1 Déterminer/définir la bonne méthode : Règles de maîtrise des doc. 1 Déterminer/définir la bonne méthode : Règles de maîtrise des doc. 2 - Consigner ces règles par écrit 3 - Appliquer rigoureusement ces règles 4 - Veiller à les améliorer en permanence

17 Pourquoi maîtriser la documentation ti? Objectifs N utiliser que les documents autorisés Ne pas utiliser les documents périmés Assurer la disponibilité des documents en vigueur dans les endroits appropriés Documents facilement accessibles Contenu du document maîtrisé par l utilisateur

18 Pourquoi maîtriser la documentation ti? BON document au BON endroit et au BON moment

19 Typologie de la documentation Documentation du SMQ Document Enregistrement Interne Externe Papier Infor. Papier Infor.

20 Typologie de la documentation ti Document interne support papier Document externe support papier Document support informatique (I + E) Enregistrement / Archive (I + E / P+ I)

21 Hiérarchie/Structure t documentaire Manuel Q Processus Procédure Dispositions générales Qui fait quoi et comment Instruction, ti mode opératoire, protocole, règle pratique, Comment détaillé Preuve Enregistrement

22 Maîtrise des documents internes /Papier Rédaction / Création Vérification / Revue Approbation / Validation Diffusioni Classement / Accessibilité Modification / Mise à jour Gestion document périmé Répertoires / Listes des doc. internes en vigueur

23 Maîtrise des documents externes /Papier Rédaction / Création Vérification / Revue Réception Approbation / Validation Diffusion Classement / Accessibilité Veille Modification / Mise à jour Gestion document périmé Répertoires / Listes des doc. externes en vigueur

24 Maîtrise des documents / support Informatique Droit d accès Sauvegarde Protection

25 Maîtrise des enregistrements / Gestion des archives Pourquoi maîtriser les enregistrements? Trouver facilement et rapidement l enregistrement Enregistrement en bon état et exploitable.

26 Maîtrise des enregistrements / Gestion des archives Documentation du SMQ Document Enregistrement Interne Externe Papier Infor. Papier Infor. Autres supports (Echantillons, modèle, photos, )

27 Maîtrise des enregistrements / Gestion des archives Archive (I + E) support papier Archive (I + E) support informatique (Numérisation des archives)

28 Maîtrise des enregistrements / Gestion des archives Identification des enregistrements (Liste) Durée (Classement, archivage) Plan d archivage Gestion de l accès à l archive Classement Archivage Eliminationi N.B. NB : Archive numérisé éi é(evolution support tp/p parc informatique)

29 Manager la qualité de la documentation (Manager la documentation par la qualité) 1 Déterminer/définir la bonne méthode : Règles de maîtrise des doc. 2 - Consigner ces règles par écrit : 2 - Consigner cette méthode par écrit Documentation 3 - Appliquer rigoureusement ces règles 4 - Veiller à les améliorer en permanence

30 Maîtrise de la documentation Principaux documents pour la maitrise de la documentation Procédures documentées Liste des documents en vigueur Liste de diffusion des documents

31 Maîtrise de la documentation Procédure(s) documentée(s) Maîtrise des documents internes papier Maîtrise des documents externe papier Maîtrise des documents informatique Maîtrise des enregistrement / Gestion des archives

32 Maîtrise de la documentation Exemple : Procédure de maîtrise des documents Exemple : Procédure de maîtrise des enregistrements Exemple : Procédure de maîtrise des documents Inf.

33 Manager la qualité de la documentation (Manager la documentation par la qualité) 1 Déterminer/définir la bonne méthode : Règles de maîtrise des doc. 2 - Consigner cette méthode par écrit 3 Appliquer 3 - rigoureusement ces ces règles règles 4 - Veiller à les améliorer en permanence

34 Manager la qualité de la documentation (Manager la documentation par la qualité) 1 Déterminer/définir la bonne méthode : Règles de maîtrise des doc. 2 - Consigner cette méthode par écrit 3 - Appliquer rigoureusement ces règles 4 - Veiller à les améliorer en permanence 4 Veiller à les améliorer en permanence

35 Amélioration continue de la documentation (Mise à jour du contenu) Amélioration au cas par cas : - Doc interne : Mise à jour à chaque évolution des pratiques - Doc externe : Acquisition systématique suite veille structurée Revue périodique des doc. : Avec ou sans MAJ

36 Références normatives Exigences pour la maîtrise documentaire : - ISO 9001 ( 4.2) Lignes directrices pour la maîtrise documentaire : - ISO 9004 (????) - FD S FD S

37 Synthèse et conclusion Documentation simple, concise et compréhensible Documentation pertinente (Réalité) Documentation utile Documentation effectivement utilisée

38 Merci pour votre attention

39 Documentation du SMQ Dossier du patient Dossier administratif (Etat civil, données sociales, facturation, ) Dossier médical (prescriptions, comptes rendus, lettres de transfert, dossier transfusionnel, ) Dossier de soins infirmiers (Traçabilité des actes réalisés par le personnel soignant) Autres enregistrements

40 Documentation du SMQ Méthodologie d élaboration du système documentaire Recensement des documents existants Planification et réalisation de la construction du système documentaire

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