Portail des partenaires d écoles secondaires. Guide de l utilisateur

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1 Portail des partenaires d écoles secondaires Guide de l utilisateur

2 Connexion Connectez vous à l adresse suivante : Cliquez sur «Portail des partenaires», puis sur le bouton vert «Ouvrir session».

3 Connexion (suite) Connectez vous à l aide du nom d utilisateur et du mot de passe temporaire qui vous ont été fournis par courriel. Nota : les mots de passe sont sensibles à la casse..! Au moment de créer un mot de passe, veuillez respecter les critères ayant trait à ces derniers. Gérez l accès à votre compte à l aide des liens Nom d utilisateur / Mot de passe oubliés.

4 Écran d accueil (par défaut) Cliquez sur la barre de menu pour accéder aux fonctions pour lesquelles l accès vous a été accordé. Nota : les utilisateurs n ont pas nécessairement accès à toutes les fonctions du portail. Éditer compte d accès / [Edit Access Account] Sert à modifier le mot de passe. Recherche de candidats / [Search Applicants] Écran d accueil (par défaut). Vous permet de rechercher des candidats provenant de votre école. SGéRN / [etms] Sert à gérer les demandes de transfert de relevés de notes d anciens élèves. (Une liste d écoles et de conseils participants est accessible à: saco.on.ca > Services > SGéRN) Télécharger le fichier OST vers le serveur / [Upload OST File] Sert à gérer le téléchargement vers notre serveur de fichiers de données scolaires. Rapports sur les candidats des écoles secondaires / [High School Applicant Reports] Permet d accéder à divers rapports communs.

5 Modifier le mot de passe Cliquez sur «Éditer compte d accès»[edit Access Account] pour accéder à l écran «Changer mot de passe».

6 Écran de recherche des candidats Sélectionnez le cycle d admission actuel ou précédent pour affiner les résultats de recherche. Laissez la valeur par défaut à «Tout» [All] pour afficher tous les candidats et candidates. Laissez tous les champs vides et cliquez sur «Chercher» pour afficher tous les candidats provenant uniquement de votre école. Nota : un message d erreur s affiche si la liste contient plus de 200 enregistrements. Dans ce cas, ajoutez des critères de recherche pour préciser votre recherche. OU Cliquez sur «+» pour afficher des champs additionnels de critères de recherche. Saisissez les critères de recherche (p. ex., le nom partiel de l élève) et cliquez sur «Chercher» pour trouver un candidat correspondant de votre école seulement. Nota : la méthode de recherche «par chaîne de caractères» est utilisée (p. ex., si vous saisissez «tes», tous les enregistrements contenant la chaîne de caractères «tes» s afficheront).

7 Résultats de recherche de candidat(s) Cliquez sur le lien «Nom de famille» pour afficher les détails relatifs au candidat en question. Les résultats de recherche s affichent par ordre alphabétique de nom de famille. Cliquez sur le lien d un en tête de colonne pour réorganiser les dossiers par ordre ascendant (par défaut) ou descendant (optionnel). Nota : si un seul enregistrement correspond aux critères de recherche, vous serez alors redirigé directement vers le tableau de bord de la candidate ou du candidat correspondant.

8 Tableau de bord de candidat Vous pouvez visualiser tous les renseignements sur la candidate ou le candidat depuis le tableau de bord (voir les exceptions ci dessous). Renseignements personnels données démographiques de base, y compris nom légal, date de naissance, etc. Coordonnées adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone Utilisateurs autorisés ne peut être affiché Citoyenneté et résidence citoyenneté, statut de résident au Canada, pays de naissance Éducation renseignements sur les études secondaires, VISUALISER et ÉDITER Aide financière parrainage reçu d un organisme; ceci ne comprend pas le soutien financier du RAFÉO Expérience expérience de travail ou de bénévolat liée au domaine d études, résultats de test Choix de programme programmes sélectionnés par le candidat ou la candidate Fondement de la demande confirmation de fréquentation d école secondaire ou l obtention du diplôme. Sommaire des paiements ne peut être affiché

9 Écran «Éducation» Éducation déclarée Renseignements saisis par la candidate ou le candidat, y compris: nom de l école secondaire, dates (passées ou actuelles) de fréquentation, NISO, numéro de l élève et nom officiel qui paraît sur son dossier d élève Mode VISUALISER seulement Données scolaires au dossier test de compétences linguistiques participation communautaire statut du DÉSO Majeure haute spécialisation (si inscrit) cours notes Cliquez sur «Visualiser détails» (pour visualiser) ou pour «Éditer» (pour mettre à jour les renseignements).

10 Ajouter dossier scolaire Éducation déclarée Renseignements saisis par la candidate ou le candidat, mode VISUALISER seulement Si AUCUN dossier d élève n est trouvé: Cliquez sur «Ajouter relevés de notes secondaire de l Ontario» pour activer le dossier.

11 Ajouter nouveau dossier scolaire À l aide des listes de sélection, remplissez tous les champs obligatoires. Si le «DÉSO» est sélectionné, la «Date d obtention du titre» devrait être remplie dès l obtention du diplôme par la candidate ou le candidat. (p. ex., en juin) Utilisez la fonction «Trouver une école» pour chercher et sélectionner l école appropriée à partir de la liste de résultats qui s affiche. Cliquez sur «Sauvegarder», une fois terminé.

12 Ajouter de nouvelles données scolaires Cliquez sur «Ajouter nouveau» pour ajouter de nouvelles données sur un cours.

13 Ajouter de nouvelles données scolaires À l aide des menus déroulants et des champs à structure libre, saisissez les renseignements relatifs au cours en question. Cochez la case pour ajouter des notes. Code de cours (champ à structure libre) validé par la liste des codes de cours Date de fin (liste de sélection) l année et le mois Note (champ à structure libre) 3 caractères numériques (p ex. 079) ou les valeurs suivantes : EQV, ALT, S.O. ou I (en lettres majuscules) Type de note (liste de sélection) : Actuelle, Finale, Mi session, Projetée Crédit (champ à structure libre) un seul caractère numérique (p. ex. 1) Saisissez le code MIDENT de l école où le cours est/a été suivi. Cliquez sur «Créer», une fois terminé. Statut du cours (liste de sélection) : Aucun crédit*, Répété*, Retrait*. Laissez le champ vide si aucun choix ne s applique. *La valeur du crédit doit être de zéro. Mode de livraison (liste de sélection) : Cours du jour, Cours du soir, Cours d été, Cours par correspondance, Autre Type de cours (liste de sélection) : Régulier, Coop. (à l extérieur), Coop. (à l école)

14 Éditer les données scolaires au dossier Cliquez sur «Éditer» pour modifier les données scolaires existantes.

15 Éditer les données scolaires au dossier Cliquez sur «Éditer» pour mettre à jour les renseignements sur les cours ou sur «Supprimer» pour retirer le dossier. Cliquez sur «Enregistrer» pour compléter.

16 SGéRN Pour plus d information su sujet du SGéRN [etms], veuillez en consulter le Guide de l utilisateur: on.ca > Documents En Ligne > Personnel des écoles secondaires et des conseils scolaires.

17 Télécharger un fichier OST vers le serveur Cliquez sur «Télécharger fichier OST vers le serveur» [Upload OST File] pour télécharger les fichiers de données sur les élèves vers notre serveur. Il vous suffit de localiser le fichier et de le télécharger vers notre serveur.

18 Téléchargement réussi d un fichier OST Cliquez sur «Détails» pour afficher les erreurs de données. Chaque fois qu un fichier de données est reçu au SACO, une confirmation par courriel est acheminée à la personne ressource identifiée dans l en tête T1 du fichier. Nota : toujours vérifier le statut du fichier. Si le téléchargement vers le serveur a échoué, créer et télécharger un nouveau fichier. Il est important que l école corrige toutes les erreurs (au besoin) dans son propre système d information sur les élèves, avant de créer et de télécharger un nouveau fichier vers le serveur du SACO. Aux fins d établissement des rapports, les dossiers traités avec succès ne SONT PAS affichés dans le Rapport des téléchargements vers le serveur.

19 Rapports sur les candidat(e)s provenant du secondaire Cliquez sur «Rapports sur les candidat(e)s provenant du secondaire» [High School Applicant Reports] pour accéder à l écran des rapports.

20 Options de rapports Sélectionnez le type de rapport et les options d affichage, puis cliquez sur «Rapport». Rapport de statut affiche la liste des candidats dont les frais ont été réglés [Payé] /non réglés [Impayé] et le statut de leurs notes Rapport sur les choix de programmes Affiche la liste des programmes auxquels les candidats ont fait demande Paramètres additionnels Cycle d admission Afficher TOUS les candidats ou seulement ceux ayant CONFIRMÉ leur admission à un programme Préférences de tri des résultats de rapport Trier par nom de famille, date de paiement, numéro de demande, collège

21 Rapport sur le statut des candidats Exemple de rapport sur le statut des candidats comprenant tous les candidats, et trié par nom de famille.

22 Rapport sur les choix de programme Exemple de rapport sur les choix de programmes comprenant tous les candidats, et trié par numéro de demande.

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