6 ème Commission Sessad Creai 2014

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1 6 ème Commission Sessad Creai 014 COMPTE RENDU SYNTHETIQUE DE LA COMMISSION SESSAD CREAI 7 NOVEMBRE 014 AU SESSAD LE PIED A L ETRIER, AIX EN PCE Mesure de l activité des Sessad : résultats du test de l outil La commission a entendu les résultats du test dans trois Sessad de l outil construit pour mesurer l activité: le Sessad Le chemin, le Sessad Esperanza, le Sessad Olbia. Sont joint à ce compte rendu les trois diaporamas présentés par les Sessad, d où ont été extraits les résumés qui suivent. TEST DU SESSAD LE CHEMIN Le Sessad le chemin dispose de 0 places pour Defiicents Intellectuels, ayant entre 11- ans. L équipe est composée de 9 professionnels (dont 5 temps partiels). Ce Sessad utilise le logiciel progdis pour gérer actes et plannings. Comment ce logiciel peut-il s adapter à notre nomenclature? Les difficultés, réserves ou remarques relevées lors du test sont les suivantes : Concernant les actes directs (au nombre de 83, soit 76% de l activité) : Tant que la sécurité sociale demande que les états trimestriels fassent apparaitre les actes «en présence du jeune» il est compliqué de mettre dans le même intitulé «jeune et famille» car il y a des rencontres en présence des familles et hors présence du jeune. Faire apparaitre les déplacements pour chaque type d acte est trop compliqué: le Sessad propose de le mettre au même niveau que séances /familles /partenaires. Serait-il utile d indiquer les lieux d intervention? Comment intégrer la notion d actes non réalisés mais préparés ou donnant lieu à un trou dans l emploi du temps du professionnel? Est-ce lié à l absentéisme des enfants uniquement? Qu entend-on par «transfert de compétence» dans le bloc «relation avec la famille»? Ces remarques ont permis au Sessad Le chemin de modifier comme on peut le voir page suivante le graphe des actes directs. Les chiffres qui figurent sur le graphe sont les nombres d actes enregistrés dans la période test. Concernant les actes indirects (87 actes, soit 4% de l activité) : Nécessité de créer dans le logiciel un usager «SESSAD» sur lequel sont enregistrés les actes indirects. Nécessité de comptabiliser l activité du personnel administratif (secrétariat) et de direction (chef de service): ce qui n est pas fait actuellement. Certains de ces actes indirects pourraient être forfaitaires (ex: planification des PEC, relevé d activité) après évaluation, ce qui permettrai de gagner du temps de saisie Ne pas mettre écrit et réunion dans le même intitulé. Ces remarques ont permis au Sessad Le chemin de modifier comme suit le graphe des actes indirects. 1

2 6 ème Commission Sessad Creai 014 Déplacements 91 enfant: séances thérapeutique, éducative, pédagogique, rééducative...à décliner selon les spécialités métiers individuelles en groupe bilan, entretien, traitement,en VAD ou pas, transport éduc?? bilan, traitement, loisir, transport 6 VAD (avec déplacement) ACTES DIRECTS en présence de l'enfant ou de sa famille 03 Dont 91 avec déplacements Déplacements 7 relation avec famille 1 collaboration partenaire (scolaire, loisir, thérapeutique, insitutionnel...) écrits attribuables à un enfant A ce jour, les écrits ne sont pas enregistrés dans le logiciel. Toutefois, il est possible de le faire. participation réunions, entretiens divers transfert de compétences formation, information participation réunion multipartenariales constitution dossier administratif, compte rendu réunion, bilan hors présence de l'enfant ou de sa famille 80 Dont 7 déplacements réunions internes attribuables à un enfant A ce jour, les synthèses/réunions de PPA attribuables à un enfant ne sont pas inscrites dans le logiciel sous le nom de l'enfant. mais cela serait possible. partenaires (scolaire, loisir, thérapeutique, insitutionnel...) EN: présence aux ESS, équipes éducatives, sensibilisation personnel scolaire information et formation du milieu ordinaire de soins, de loisirs,... réunions partenaires sur le cas de l'enfant familles 8 améliorations pratiques professionnelles analyse des pratiques formation, colloque construction d'outil interne planification des PEC organisation du service et gestion administrative coordination professionnels internes/externes relevé d'activité vie institutionnelle CVS suivi qualité post-évaluation, groupe de travail ACTES INDIRECTS construction et vie du réseau prospection, information et conseil au réseau participation aux ESS, CDAPH tutorat enseignement, recherche, enquête coordination pédagogique des stagiaires, participation jury examen, évaluation stage écrit et réunion non attribuables à un enfant déplacement non décompté ailleurs

3 6 ème Commission Sessad Creai 014 TEST DU SESSAD ESPERANZA Le Sessad Esperanza a ouvert en mai 014, 0 places pour enfants TED de 3 à 1 ans, dont 8 sont actuellement occupées. L équipe est actuellement réduite, mais atteindra à terme environ 6 ETP. Ce Sessad utilise le même logiciel que Le chemin (ProGDis), mais il lui est possible d adapter les items à saisir car ce Sessad est en tout début d activité, au moment où le système d information n est pas encore figé. Cependant, la mesure des actes ne peut se faire qu à partir du nom de l enfant. Chaque professionnel (intervenant) enregistre ses actes qu il associe à un enfant. Tous les actes pouvant être rattachés à un enfant sont des actes directs. Les actes directs (308) représentent 80% de l activité décomptée, les actes indirects (76) 0%. Répartition des actes directs Pour les actes indirects, il a été crée un enfant nommé «actes indirects». Répartition des actes indirects 3

4 6 ème Commission Sessad Creai 014 Saisir l ensemble des actes prend entre 30mn et 1 heure par semaine. A la suite de l expérimentation, le Sessad Esperanza souligne les difficultés suivantes : Difficulté du paramétrage : o o Chaque item doit être bien défini car le même acte peut souvent être intégré dans plusieurs blocs. Par ex : bilan et entretien / psycho et admission Tous les professionnels doivent respecter le paramétrage de départ Exemple de confusion ; un éducateur accompagne un enfant à une séance d orthophoniste transport orthophonique ou transport éducatif? o Paramétrage des enfants en préadmission : les enfants entrent dans le logiciel à la date du premier RdV (qui diffère donc de la date d entrée=admission officielle au SESSAD, enregistrée dans le dossier de l enfant) Pour les enfants vus en préadmission mais qui n entrent pas au SESSAD, ils sont codés en actes indirects (en présence d enfant!) TEST DU SESSAD OLBIA Le Sessad Olbia dispose d un agrément de 0 places pour déficients moteurs entre 0 et 0 ans. L équipe comprend 4.75 ETP. Le test fait apparaitre que 88% des actes sont directs, et 1% indirects. La moitié des actes directs sont réalisés à l école, l autre moitié à l IEM. 4

5 6 ème Commission Sessad Creai % des actes indirects sont attribuables au bloc «organisation du service» (dont l essentiel consiste en des temps de coordination), 13% à «écrits et réunions», 8% au Tutorat. Le Sessad remarque que ce système de décompte de l activité est lourd dans la saisie et le traitement, et pense ne pas pouvoir le mettre en œuvre sur 00 jours de fonctionnement, en particulier si l outil de mesure de l activité en place n est pas adapté. Est ensuite évoquée la possibilité de faire des coupes transversales d activité sur quelques semaines dans l année, afin de disposer de mesures régulières de toute l activité d un Sessad. La commission remarque que suivi à trois ans devrait pouvoir être comptabilisé, comme la pré-admission, en actes directs. Se pose la question de la transmission de nos résultats à l ARS. Il est décidé d attendre que l outil soit finalisé. En découle une interrogation sur la représentativité de notre commission, qui réunit en général entre 6 et 36 Sessad différents sur les 91 que compte la région. Notre outil est seulement un moyen de mettre en valeur l activité indirecte, libre à chacun de s en saisir. SUITE DES TRAVAUX Ordre du jour de la prochaine commission Il est décidé de consacrer une dernière réunion à l amélioration de ce système de décompte des actes, à savoir en particulier à quel niveau de détail est-il raisonnable de descendre (ou de ne pas descendre) expliciter très précisément le contenu de certains blocs puis choix d un nouveau thème de travail pour la commission Les commissions qui suivront celles-ci pourront donc s atteler à un nouveau thème, tout en consacrant un peu de temps au suivi de l outil de mesure de l activité, chaque fois que besoin. La commission prévoit de se réunir la matinée du 6 février 015 de 9h30 à 13h00. Cette prochaine rencontre se déroulera autour d Aix en Provence, dans un lieu qui sera communiqué par mail dès qu arrêté. 5