UN SYSTEME DE GESTION COMMERCIAL

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1 UN SYSTEME DE GESTION COMMERCIAL LES DOCUMENTS COMMERCIAUX Les actes de commerce sont de deux ordres : Les actes par nature, c est-à-dire ceux énumérés par la loi Les actes subjectifs, c est-à-dire ceux posés par le commerçant ; la loi présume que tous les actes posés par une personne ayant la qualité de commerçant sont des actes commerciaux, sauf ceux dont il est possible de prouver qu ils sont étrangers à son commerce. est commerçant celui qui : - exerce des actes qualifiés commerciaux par la loi - en fait sa profession de manière habituelle, soit à titre principal soit à titre d appoint. - Les conditions requises pour être commerçant : être capable au sens juridique accomplir des actes qualifiés commerciaux par la loi et en faire sa profession habituelle à titre principal ou d appoint être autorisé à exercer le commerce. autorisation à exercer un commerce : Le fait d être commerçant entraîne des formalités et des obligations : immatriculation au registre du Commerce immatriculation à la TVA

2 affiliation à une Caisse d Assurances sociales et à une mutualité ouvrir un compte auprès d un organisme financier tenir une comptabilité se conformer à la réglementation sur les pratiques du commerce se conformer à la réglementation du travail se faire enregistrer (pour les entrepreneurs). Pour exercer son activité le promoteur aura besoin de certaines pièces appelés documents commerciaux. - Demande de prix - offre de prix - bon de commande - tableau comparatif - note d envoi - facture - document de paiement.

3 La demande de prix : Comme la concurrence existe est importante, il faut, afin de rentabiliser au maximum ses achats, contacter plusieurs fournisseurs potentiels afin de choisir les marchandises les moins chères à qualité et quantité égales. Il faut donc réaliser une demande de prix envoyée à divers fournisseurs. Cette demande de prix n engage en rien l entreprise qui l émet. La demande de prix peut être effectuée de différentes façons : la plus traditionnelle étant la lettre mais, elle peut se faire également : - par téléphone - par fax Il est important de remarquer que la demande de prix contient les conditions particulières d achat qui sont mentionnées : - la nature et la qualité de la marchandise - le conditionnement - le délai de livraison - le délai de paiement.

4 L offre de prix : Toute demande de prix appelle une réponse, ne serait-ce qu une lettre de remerciement ; en effet un fournisseur peut refuser de faire offre à un client pour différentes raisons. L offre de prix constitue un engagement de livrer aux conditions fixées par celui qui offre. En conséquence : L offre de prix doit être rédigée en termes clairs et signée, elle doit préciser exactement à quoi s engage celui qui fait offre. Sa durée de validité peut être déterminée. Nom de la société( demandeur) Adresse Code postal Immatriculation : TVA : Banque :

5 Nom de la société Adresse Code postal Tunis, le Cher Monsieur, Objet : Offre de prix Je vous remets mes prix et conditions valables jusqu à épuisement des stocks, pour la livraison des articles que vous avez mentionnés dans votre demande de prix. Prix unitaire: Livraison : Délai : Paiement : Remise : Taux de TVA:

6 TABLEAU COMPARATIF déterminer l offre la plus intéressante avant de passer la commande par le biais d'un tableau de comparaison. Ce tableau de comparaison d offres va se faire hors TVA. Que va-t-on comparer? La qualité Le conditionnement Le prix Les conditions de livraison - le délai de livraison - le mode de paiement Les conditions de paiement - échéance - mode de paiement Rappels au niveau du poids: Le poids brut Le poids net Le poids brut pour net Les réductions au niveau du prix: - l escompte : réduction accordée en cas de paiement comptant ou selon un délai précisé sur la facture = notion purement financière - le rabais : réduction accordée lorsque la qualité vendue ne correspond pas à la qualité convenue - la remise : réduction accordée en cas d achats en grande quantité ou en raison de la fidélité du client - la ristourne : réduction calculée sur l ensemble des opérations faites avec le même acheteur pendant une période déterminée.

7 Le bon de commande Après avoir comparé les différentes offres avec le tableau comparatif, l entreprise prend une décision d achat et adresse un bon de commande au fournisseur adéquat. Le bon de commande peut-être rédigé par l acheteur ou encore par le vendeur. Il n y a pas de document type à respecter pour réaliser un bon de commande. Si une commande est passée par téléphone, faite verbalement ou par fax, elle est tout aussi valable.

8 Tunis, le BON DE COMMANDE N 214 V/Offre du réf. : Qualité : Prix : Délai de livraison : Port : Emballages : Paiement : Conditions particulières : Remises : Escompte : Responsable du Service Achat NOM

9 Le bon de livraison ou note d envoi Les marchandises expédiées sont accompagnées d une note d envoi ou bordereau d expédition ou encore bon de livraison. Ce document est établi en plusieurs exemplaires par le vendeur, dont un est signé par le client au moment de la réception des marchandises et remise au transporteur ; les autres exemplaires seront conservés par l acheteur et le vendeur. Ce document permet à l acheteur : - de contrôler les marchandises à l arrivée (nature, qualité et quantité) - de signaler en cas de discordance entre le produit commandé et le produit livré - d effectuer la mise à jour de son stock Ce document permet au vendeur : - d effectuer les sorties de son stock - de rédiger les factures - de prouver la réalité de la livraison de la marchandise La note d envoi est un document qui circule et qui doit uniquement reprendre la nature, la qualité et la quantité de la marchandise livrée.

10 Bon de livraison n... Nombre d ordre Quantités Désignations Conditionnement Conditions de livraison : Visa acheteur Visa magasin Visa livreur

11 La facture La facture constitue une preuve, elle constate un contrat de vente. Les mentions obligatoires qui doivent figurer sur la facture: 1. Identification du fournisseur: - nom ou firme - adresse ou siège social - n de TVA - n de compte financier - immatriculation au registre de commerce 2. Identification du client: - nom ou firme - adresse ou siège social - n de TVA si assujetti 3. Numéro de facture:

12 La numérotation des factures n est soumise à aucune règle spéciale. Elle doit simplement permettre une identification aisée dans la comptabilité de l émetteur. 4. Date de l établissement de la facture : La date doit être mentionner 5. La date de la livraison des marchandises 6. Renseignements concernant la marchandise: - dénomination usuelle - quantités - éléments du prix 7. Renseignements relatifs à la TVA: - le taux de TVA applicable par article - le montant des marchandises par taux de TVA - le montant de la TVA par taux

13 Nom de la société Adresse Code postal RCT : TVA : Banque : Facture n 9/173 CODE ARTICLE DESIGNATION QUANTITE à la pièce P.U.à la pièce REMISES (MONTANTS( SOUS-TOTAUX NETS TAUX TVA TOTAL. REMISE SUPPLEMENTAIRE... TOTAL NET. %? %? ESCOMPTE BASE TVA. TVA.. TOTAL TVA.. TOTAL A PAYER..

14 Le calcul de la facture Prix unitaire multiplié par les quantités = prix brut Prix brut moins les remises = prix net la base = montant sur lequel se calcule la TVA = base de taxation L escompte : Notion purement financière. Elle est habituellement conditionnelle (paiement dans un certain délai). Le calcul est différent d une facture habituelle. Au moment où le vendeur réalise la facture, il ne sait pas si le client paiera rapidement ou non. Dans tous les cas, la TVA sera calculée sur la base escomptée. Exemple : Marchandises pour TVA 18 % 180 ==== 1180 Si paiement dans les 8 jours, le client bénéficiera d un escompte de 2 % c est-àdire qu il devrait payer La TVA a été calculée sur le prix des marchandises escomptées c est-à-dire : % ==== 980 x 18 % de TVA Le montant de TVA ainsi déterminé est ajouté au montant normal de la facture ce qui donne un montant total à payer de La note de débit et la note de crédit peut représenter aussi un complément de facture

15 La note de débit et la note de crédit (avoir) Il peut y avoir différents éléments qui interviennent et qui modifient le montant d une facture déjà adressée au client. Si le montant de la facture doit être augmenté, on adresse alors au client une note de débit. Si le montant de la facture doit être diminué, on adresse alors au client une note de crédit.

16 La note de débit : La note de débit peut être considérée comme une Facture puisque par ce document, le fournisseur réclame à son client un certain montant. Le montant réclamé par la note de débit est un montant supplémentaire, il vient s additionner à une facture déjà envoyée et donc à une commande faite. Il s agit d une facture supplémentaire. Dans quels cas adresse-t-on une note de débit - rectification d une facture adressée au client suite à une erreur ou omission en défaveur du fournisseur. - intérêts de retard. - des emballages non retournés. - récupération de frais qui sont à la charge du client et dont le montant a été supporté par le fournisseur en attente du paiement du client. - notification au client de dommages et intérêts en cas d annulation de commande. Attention : il n y a pas de TVA sur des intérêts de retard et sur les dommages et intérêts. :?

17 La note de crédit : La note de crédit est un document établi par le fournisseur qui lui permet de communiquer au client que le montant de sa dette qui résulte d une facture déjà expédiée est diminué. Cas dans lesquels on adresse une note de crédit : - rectification d une facture (erreur en défaveur du client). - retour de marchandises non conformes déjà facturées. - retour d emballages cautionnés. - ristourne accordée. La note de crédit est soumise aux mêmes règles que la facture en ce qui concerne : - la forme (avec les différentes mentions obligatoires) - la TVA Attention : pas de TVA sur les emballages cautionnés repris au même prix. N.B. : Si une facture expédiée au client contient plusieurs erreurs, il est parfois plus simple de lui envoyer une note de crédit pour annuler la facture et d établir ensuite une nouvelle facture rectifiée.

18 B) Moyens de paiements Après réception de la facture, la principale obligation de l acheteur est le paiement. Le débiteur dispose de différents moyens pour régler sa dette au créancier. Mais voyons d abord, pour rappel, un peu de vocabulaire : Débiteur Créancier Echéance Preuve de paiement Personne qui doit quelques choses (spécialement de l argent) à quelqu'un. Dans le cadre d une transaction commerciale, c est l acheteur Titulaire d une créance; personne à qui il est dû de l argent. Dans le cadre d une transaction commerciale, c est le vendeur. Date à laquelle expire un délai; date à laquelle l exécution d un paiement est exigible. Dans le cadre d une transaction commerciale, la date d échéance figure sur la facture. Document que le débiteur détient / conserve pour posséder la preuve de l extinction de sa dette. Dette encaissable L initiative émane du créancier. Dette payable Mandataire Le débiteur paie de sa propre initiative (par exemple un loyer). Personne chargée d agir pour le compte d'une autre personne. - Le virement - Le chèque - Le paiement en espèces : acquit, quittance, reçu - Le paiement électronique

19 Le virement I) Définition Le virement est un document par lequel le client d une banque donne ordre à sa banque de transférer de son compte une somme déterminée sur un autre compte. II) Le document La dénomination Virement Le symbole ou la dénomination d une banque La signature de l émetteur La date d émission du virement La date mémo (facultatif) La montant du virement Compte donneur d ordre Nom et adresse donneur d ordre Compte bénéficiaire Nom et adresse bénéficiaire Communication A gauche Donneur d ordre Débiteur De Acheteur Client A droite Bénéficiaire Créancier Pour Vendeur Fournisseur Virement à l étranger Des frais sont possibles. Renseignez-vous à l avance.

20 Le chèque Définition Le chèque est un instrument de paiement à vue. Celui qui l émet (le tireur) donne un ordre inconditionnel à sa banque (le tiré) de payer le montant stipulé au bénéficiaire. Le paiement proprement dit n intervient que lorsque le chèque a été encaissé. Vocabulaire Tireur La personne qui donne l'ordre de payer. Tiré La personne qui reçoit l'ordre de payer. Bénéficiaire La personne à laquelle le paiement doit être fait. Endosseur La personne qui transmet le document par endossement. L'opération par laquelle le bénéficiaire transmet la propriété à un nouveau bénéficiaire. Endossataire La personne qui sera le nouveau bénéficiaire après l'endossement. Provision? L émetteur doit veiller à avoir une provision suffisante sur son compte au moment où le chèque est présenté à l encaissement. Le bénéficiaire reçoit uniquement le paiement du chèque s il y a une provision suffisante sur le compte de l émetteur. Mais dans la plus grande majorité des cas, la provision s'avère suffisante.

21 Comment? en liquide : Si le porteur présente le chèque dans une agence de la banque sur laquelle le chèque est tiré, il sera généralement payé immédiatement. La banque vérifie cependant si la provision existe bien. Le chèque sera signé au verso. Conseils de prudence Ne jamais laisser ses chèques et sa carte de garantie au même endroit : sac, poche... Ne jamais emporter trop de chèques à la fois. Ne jamais signer les chèques à l avance. Ne jamais inscrire à l avance le numéro de sa carte de garantie sur les chèques. Utilisation des chèques en diminution D année en année, l utilisation des chèques diminue au profit des virements et des cartes de débit. Attention : une décision a été prise au niveau international : le système de garantie des chèques eurochèques est supprimé à partir du 1/1/2002.

22 Acquit, quittance, reçu La confusion fréquente faite entre la quittance et le reçu sera ainsi définitivement écartée. 1) Tableau comparatif Est rédigé et signé par le ACQUIT QUITTANCE RECU créancier créancier débiteur Quoi? formule apposée (exemple sur une facture) Motif Constate Servira de Le document est conservé par le Le talon est conservé par le une somme d argent l extinction d une dette preuve de paiement document une somme d argent (ou un objet) l extinction d une dette preuve de paiement document une somme d argent ou un objet la naissance d une dette preuve de prêt débiteur débiteur créancier / prêteur créancier créancier débiteur

23 Acquit 1) Définition L acquit est une formule par laquelle le créancier reconnaît avoir reçu en liquide (en espèces) le paiement de la somme mentionnée sur le document (par exemple sur une facture, un chèque...). Le document acquitté est conservé par le débiteur et constitue pour lui une preuve de son paiement en liquide. L acquit comporte : 1. la mention Pour acquit; 2. la date du paiement; 3. la signature du créancier nom du créancier; signature; nom du responsable; fonction du responsable. 2) Remarques L acquit peut être apposé sur d autres documents qu une facture, par exemple : - un chèque, - une assignation postale, - un mandat de poste -...

24 Quittance 2) Définition La quittance est un document qui constate la fin d'une dette, établi par le créancier et conservé par le débiteur en tant due preuve de paiement. 3) Exemple TALON - Quittance Monsieur... Adresse et code postal QUITTANCE 618,50D. 618,50 D. Reçu de : Monsieur... Adresse et code postal pour : loyer... Reçu de : Monsieur... rue de... la somme de: six cent dix-huit Dinqrs cinquante millimes. pour : loyer janvier 2003 Tunis, le Cachet et / ou signature du créancier N 7 4) Remarques - Il existe des carnets de quittance pré imprimés avec souche restant attachée au carnet (le talon). i. Il est toutefois permis de rédiger une quittance sur n importe quel support papier. - Le motif de la dette est généralement une somme d argent. Mais le motif peut aussi être autre chose qu une somme d argent.

25 . 800,00 Reçu Définition Le reçu est un document qui constate la naissance d'une dette, établi par le débiteur ayant emprunté une somme d'argent (ou un objet) et conservé par le créancier qu possède ainsi une preuve du prêt. 5) Exemple 1 TALON - Reçu Monsieur... Adresse RECU 800,00. Reçu de : Monsieur... Adresse et code postal pour : emprunt à rembourser pour le 10 juin 2000 Reçu de : Monsieur... Adresse la somme de: huit cents Dinars pour : emprunt que je m engage à rembourser pour le 10 juin 2000 Bruxelles, le N 4. 6) Remarques - Il existe des carnets de reçus pré imprimés avec souche restant attachée au carnet (le talon). i. Le reçu peut également être rédigé sur papier libre. - Le reçu peut se rapporter à une somme d argent ou à un objet. En cas d objet, l inscription de la somme d argent est remplacée par la description de l objet emprunté.

26 - La première partie du document, le talon, est conservé par le débiteur comme "aide mémoire". La deuxième partie, le reçu, est conservé par le créancier.

27 Le paiement électronique Introduction L électronique bancaire est devenu aujourd hui indispensable pour gérer les affaires d une entreprise. On parle donc de plus en plus de la banque électronique. Qu est-ce que la banque électronique? Pour effectuer des opérations d électronic banking ou de banque électronique, on connecte son P.C. aux ordinateurs de sa banque. Les opérations bancaires sont donc réglées depuis l entreprise; ce qui offre de nombreux avantages. Avantages de la banque électronique. Les opérations courantes sont réglées beaucoup plus rapidement (ordres de paiements, extraits de comptes). Grâce à l automatisation, le risque d erreur est réduit. Les déplacements deviennent donc inutiles. Les ordinateurs sont accessibles 24 heures sur 24. Le PC donne un aperçu rapide de l ensemble des comptes de l entreprise, ce qui facilite d autant plus la gestion. En réduisant le temps passé aux opérations de routine, on pourra ainsi avec son banquier parler de la véritable gestion de l entreprise.

28 Les services de la banque électronique Gestion des comptes de l entreprise (en temps réel) On pourra examiner l état de tous les comptes sur un seul relevé commun. Les données récoltées pourront être traitées directement par le logiciel comptable. Gestion de paiements nationaux et internationaux Il est possible d introduire des ordres de paiements manuellement un par un, ou d effectuer des paiements collectifs, ou encore d envoyer des fichiers de paiement crées par le logiciel comptable. Gestion des encaissements Si l entreprise a convenu avec ses clients un contrat de domiciliation, les factures pourront être débitées automatiquement d un compte du client. Les domiciliations manuelles ou collectives ou encore par fichiers sont ici encore possibles. Le paiement électronique Un des services de la banque électronique qui nous intéresse dans le cadre de notre fascicule est la gestion des paiements nationaux et internationaux. On parlera donc de paiement électronique 1) Virements nationaux Un virement national sur ordinateur est la réplique exacte des bulletins de virements classiques sur papier. Remplir un tel virement ne posera donc aucun problème. Saisie automatique du bénéficiaire du virement On pourra créer une liste personnelle reprenant toutes les données concernant les différents bénéficiaires Toutes leurs données apparaîtront aussitôt sur le formulaire de virement.

29 Il est aussi possible d introduire des ordres de paiement collectif. Signature digitale Un virement électronique requiert une signature digitale. Pour la banque, cette signature authentifie non seulement le signataire, mais aussi le contenu du virement. Virements internationaux La rédaction d un virement international nécessite un grand nombre de données sur la banque de l entreprise, celle du bénéficiaire et toute une série de données pour le bon déroulement de l exécution. Le paiement électronique permet maintenant un accès facile à une matière complexe selon une procédure plus simple et plus logique. En effet tous les codes sont intégrés dans le logiciel. Le particulier Le recours aux moyens de paiement électronique chez le particulier connaît ces dernières années une progression constante et il est plus que probable que cette tendance s intensifiera encore à l avenir. On distinguera : Les cartes de débit : MISTERCASH et BANCONTACT. Les cartes de crédit : VISA, MASTERCARD.., Les cartes à puce : PROTON. Les modes de paiements par INTERNET. Demande de prix offre de prix bon de commande note d envoi facture document de paiement.