FR Manuel du Transporteur. Juillet 2014

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1 FR Manuel du Transporteur Juillet 2014

2 Cher transporteur, Ce manuel du transporteur est conçu pour vous donner toutes les informations nécessaires pour organiser vos livraisons chez Amazon. Ce manuel résume toutes les instructions de livraison déjà communiquées aux fournisseurs d Amazon par l intermédiaire du Manuel du Fournisseur, néanmoins il ne remplace en aucun cas ce dernier. Les instructions indiquées dans ce manuel sont valides pour tous les fournisseurs et transporteurs sauf pour certains produits et leurs transporteurs. Tout transporteur ne respectant pas ces exigences s'expose au risque de voir des livraisons refusées par Amazon. Amazon se réserve le droit de modifier ce manuel à tout moment. Les modifications entrent en vigueur dès le moment où elles sont annoncées au fournisseur ou transporteur par écrit ou par mail. Ces modifications n ont aucune influence sur les accords spéciaux avec certains fournisseurs. Cordialement, Amazon EU Sarl 2

3 Table de matières : 1. Adresses Amazon Livraisons vers Amazon Rendez-vous de livraison Exigences applicables au véhicule Livraison de petits colis (livraisons par des expressistes) Livraisons en conteneur Livraisons - incidents et mesures de sécurité Instructions concernant les chauffeurs effectuant la livraison Hygiène et sécurité Refus de livraisons - raisons Instructions de livraison spécifiques à l entrepôt XFRA Annexe A Liste de vérification pour le transporteur Annexe B Rendez-vous FBA

4 1. Adresses Amazon Centres de distribution: Code Adresse de livraison Mail de contact Heures d ouverture ORY1 AMAZON EU SARL ory1- Lundi au Pole 45 docksmgmt@amazon.fr vendredi: 1401 rue du Champ Rouge 06h00 à SARAN 19h00 France Observations *Hazmat *Alimentation (strictement limité à l alimentation animale) *Hauteur de quais : 1,2 m MRS1 AMAZON EU SARL Building II ZAC Les Portes de Provence MONTELIMAR France mrs1-inbounddock@amazon.fr Lundi au vendredi: 06h00 à 20h00 *Hauteur de quais : 1,09 m LYS1 LIL1 XFRA AMAZON EU SARL c/o Amazon.fr Logistique SAS Distripole Chalon ZAC Val de Bourgogne - 1 rue Amazon Sevrey France AMAZON EU SARL c/o Amazon.fr Logistique SAS 1 rue Amazon Lauwin Planque France XFRA ND Logistics Livraisons Amazon (XFRA) c/o ND LOGISTICS 9/11 rue des Haies Blanches Le Coudray Montceaux France XFRE XFRE - Geodis Logistics Satolas Parc des Chênes Nord 135, Rue du Brisson ZI St Quentin Fallavier Bâtiment "IDC9" Satolas-et-Bonce France lys1- dechargement@amazon.fr lil1-carriernotification@amazon.fr xfradechargements@norbertdentressangle.com xfredechargement@geodis.com Lundi au vendredi: 06h00 à 20h00 Lundi au vendredi: 06h00 à 20h00 Samedi : 06h00 à 12h00 Mardi au vendredi: 8h00 à 13h00 Lundi au vendredi: 06h00 à 18h00 *Alimentation (Strictement limité à l alimentation humaine) *Hauteur de quais : 1,2 m *Hauteur de quais : 1,2 m * Seulement articles lourds *Hauteur de quais : 1,20 m 4

5 2. Livraisons vers Amazon 2.1 Rendez-vous de livraison Procédure de prise de rendez-vous pour les livraisons palettisées: Toute demande de rendez-vous pour une livraison palettisée doit être faite via la plateforme Web appelée CARP, à l exception des livraisons aux centres de distribution XFRA et XFRE où les livraisons seront annoncées par mail en utilisant le format Excel (veuillez contacter l entrepôt concerné pour obtenir la dernière version). L'accès à la plateforme se fait via le lien suivant : Le transporteur (pour le compte du fournisseur) est tenu de demander un rendez-vous au maximum 24 heures avant la date de livraison souhaitée. Pour demander un rendez-vous il vous sera demandé de renseigner l information suivante: - Nom de fournisseur - Entrepôt de destination - Nombre de palettes, cartons et unités - Liste de bons de commande (PO, composé de 8 chiffres et lettres) et ASN/BOL - Toute information utile doit être précisée dans le champ Commentaires (réassort, nouveautés, etc.) Veuillez contacter le fournisseur si toutes les informations ne vous ont pas été fournies. Une fois demandé, un rendez-vous de livraison vous sera attribué par nos équipes en fonction de la disponibilité de notre planning en essayant dans la mesure du possible de tenir compte de vos souhaits. Vous recevrez alors un de confirmation comportant un numéro, un jour et une heure de livraison : ce numéro doit être à disposition du chauffeur lors de son accueil sur le site. Veuillez noter que les rendez-vous sont modifiables (selon disponibilité), même après confirmation, jusqu à 24 heures avant la livraison, directement via la plateforme CARP (Rechercher dans les rendez-vous passés). Pour toute question, contactez-nous via carp-support-fr@amazon.fr Prise de rendez-vous pour les livraisons FBA : Le FBA correspond à une certaine typologie de fournisseur chez Amazon. L expéditeur FBA est tenu de fournir au transporteur le numéro d expédition FBA (qui commence par FBA, par exemple FBAXYZABC) ainsi que le numéro de commande. Ces numéros sont à mettre dans les champs «ASN / BOL» et «Numéro de commande PO» respectivement. En l absence du numéro de commande, le numéro d expédition FBA pourra être utilisé à sa place (veuillez vous reporter à l Annexe B pour plus de détails). 5

6 Avant la livraison : Aucune livraison ne sera acceptée sans rendez-vous. Les rendez-vous de livraison sont accordés pour la volumétrie communiquée lors de la demande de rendez-vous, aucun ajout ne sera accepté. Un créneau de livraison correspond au maximum à un camion complet de 33 palettes au sol. Deux camions requièrent deux créneaux de livraison (en parallèle ou consécutivement) et par conséquent, deux numéros d ISA. Veuillez soumettre une nouvelle demande de rendezvous sur CARP si besoin de livrer un camion supplémentaire. Les livraisons doivent se faire à l'heure indiquée. Une livraison est considérée comme étant à l'heure si le camion arrive dans les 30 minutes suivant l'heure de rendez-vous attribuée. Le transporteur peut se présenter à partir de 30 minutes avant l heure de rendez-vous attribuée. Si le camion arrive avant ce délai, il lui sera demandé d attendre en dehors des locaux d Amazon jusqu à l heure convenue. Tout retard doit être notifié à Amazon dans les plus brefs délais, à défaut de quoi la livraison est susceptible d'être refusée. Si Amazon est informé du retard, un nouveau rendez-vous sera attribué en fonction des disponibilités. Merci de nous contacter aux adresses indiquées dans le chapitre 1. Toute la documentation transport doit être disponible et facilement accessible au personnel Amazon lors de la livraison. Merci de noter le numéro de rendez-vous sur la lettre de voiture. Pour les livraisons plombées s adressant à plusieurs destinataires incluant Amazon, nous recommandons de ne pas indiquer le numéro de plombage sur le document sauf si Amazon est le premier destinataire à livrer. Autrement, le chauffeur devra replomber le camion dans les locaux du destinataire précédent et indiquer le nouveau numéro sur le document avant de se diriger vers le centre de distribution d Amazon. Aucun paiement ne peut être exigible à la livraison. En particulier, les taxes, droits de douane, doivent être prises en charge en amont par le fournisseur. En cas de paiements en attente, nous vous recommandons de contacter le fournisseur aux fins de régulariser la livraison. Merci de ne répondre à la confirmation de rendez-vous que si elle pose un problème. Avant de contacter nos centres de distribution, nous vous recommandons de vérifier si votre problème peut être résolu sur CARP. Exigences relatives aux palettes : Les palettes doivent être impérativement au format Europe (80cm x 120cm), à 4 entrées et non cadrées. Nous avons la possibilité de procéder à l'échange de palettes consignées de type Europe et CHEP. Le nombre de palettes qui doivent être récupérées doit être indiqué sur le CMR. Les palettes simples ne doivent pas faire plus de 1,80 m de haut ni dépasser 1000 kg, palette incluse. Nous vous conseillons d optimiser le volume de la palette en construisant 2 couches par palette au minimum. Amazon accepte des palettes gerbées tant que le nombre est clairement indiqué sur le formulaire de rendez-vous. Merci de considérer la résistance et le poids des cartons avant de gerber et de toujours poser les colis légers sur les colis lourds. 6

7 Les palettes gerbées ne doivent pas faire plus de 3,00 m de haut ni dépasser 2000 kg, palette incluse. En aucun cas elles devront être attachées l'une à l'autre, c'est à dire filmées ensemble. Les palettes doivent être chargées dans le sens de la longueur. Il doit avoir un écart de 15 cm au minimum entre la porte de la remorque et la palette la plus proche afin de pouvoir déployer correctement la rampe de quai. Amazon recommande de livrer des palettes mono-fournisseur ; cependant, il est possible de livrer des palettes multifournisseur à condition que chaque fournisseur représente moins d une demi-palette. Elles devront être constituées avec un seul fournisseur par couche. Une étiquette A4 sera attachée à la palette avec l inscription Palette multifournisseur indiquant la liste des fournisseurs et le nombre de colis appartenant à chacun. Amazon n accepte pas la palettisation combinée de produits alimentaires humains et animaux. Néanmoins, il est possible de les livrer séparément dans le même camion. 2.2 Exigences applicables au véhicule Les livraisons palettisées doivent se faire impérativement par un véhicule capable de reculer jusqu'à la porte de notre baie de chargement, et permettre l accès à un transpalette motorisé (cf. hauteurs de quai section 1.1). Il doit s'agir d'un véhicule de 7,5 tonnes au minimum, à plancher renforcé et d une largeur supérieure à 2,55 mètres (rétroviseurs non compris). Le système d ouverture de porte doit être en bon état de fonctionnement. Les remorques doivent présenter un plancher en bon état, ne présentant aucun risque de chute, ni trou et des protections contre les risques de hauteur sur les côtés. Il est de la responsabilité du chauffeur de s'assurer que rien n'obstrue l'accès aux palettes ou ne risque de causer un problème de sécurité ou un dommage à l'équipement Amazon utilisé pour le déchargement. Dans le cas contraire au point susmentionné, le transporteur sera considéré comme étant responsable de tout dommage occasionné à l'équipement Amazon. Les camionnettes, transits et tout camion de moins de 7,5t ne sont pas acceptés pour les livraisons de palettes, car ils ne permettent pas l'utilisation d'un tire-palette pour le déchargement de la livraison. Les camions à remorques doubles ainsi que les camions à double étage (cas des twin trailer) ne sont pas autorisés. Les livraisons en vrac peuvent se faire par un véhicule utilitaire habituellement utilisé pour la livraison de colis. Amazon n accepte pas l utilisation de semi-remorques pour ce type de livraison. Les véhicules privés sont prohibés pour toutes livraisons. 2.3 Livraison de petits colis (livraisons par des expressistes) Dans ce document, Amazon définit le transporteur expressiste comme un transporteur utilisé en vue de la livraison d'un stock en vrac et non palettisé. Les expressistes n ont pas besoin de demander un rendez-vous de livraison tant qu ils possèdent un créneau fixe attribué par le centre de distribution; cependant, il est nécessaire 7

8 de notifier 45 minutes en avance le nombre total de colis à livrer ainsi que le nombre de colis restant à quai. Vous pouvez envoyer votre annonce à : o ORY1: slotfixe@amazon.fr o MRS1: mrs1-dechargement@amazon.fr o LYS1: lys1-dechargement@amazon.fr o LIL1: lil1-slotfixe@amazon.fr o XFRE: xfre-dechargement@geodis.com Les expressiste n ayant pas de créneau fixe accordé devront demander rendez-vous via la plateforme CARP. Les livraisons de cartons vrac en volume (par fournisseur) supérieure à une demi-palette (80cm x 120cm pour une hauteur de plus 75 cm, ou 0,72m 3 ) doivent être palettisées. Les colis livrés doivent impérativement peser moins de 15kg. Les colis doivent être placés dans le véhicule de manière stable qui évite tout déversement à l ouverture des portes. Chaque colis doit comporter une étiquette transporteur positionnée sur une surface plane à l extérieur du colis permettant la lecture directe du code-barres. Cette étiquette ne doit pas couvrir d autres étiquettes ou code-barres afin de permettre une lecture facile et effective de ces derniers. Veuillez noter que les Retours Client pourraient avoir d autres exigences de livraison que celles précédemment évoquées. Si vous livrez actuellement ce flux, veuillez contacter l équipe Retours Client à ory1-creturn-leads@amazon.com pour avoir plus de renseignements. La prise de rendez-vous doit se faire via l adresse mail bookingory1@amazon.com. 2.4 Livraisons en conteneur Amazon n accepte actuellement pas de livraison en conteneur sauf sur les entrepôts XFRA et XFRE. Veuillez contacter votre représentant achat Amazon et l entrepôt au préalable si vous envisagez ce mode de livraison, et ce avant toute première commande. 2.5 Livraisons - incidents et mesures de sécurité Instructions concernant les chauffeurs effectuant la livraison Les chauffeurs doivent s'enregistrer au poste de sécurité dès leur arrivée sur le site. Leur porte de déchargement leur est alors indiquée. Le personnel de sécurité enregistrera les informations suivantes : numéro de plaque minéralogique, fournisseur, nom du chauffeur, heure d'arrivée et numéro de référence de la livraison. Il est strictement interdit au chauffeur de faire sa coupure sur le site d Amazon. L ensemble des déchargements se fera conformément au protocole de sécurité et en suivant les consignes de sécurité remises à l entrée du site. 8

9 Le chauffeur doit s assurer que les feux de warning et le signal sonore sont bien enclenchés lorsqu il fait marche arrière à la porte de déchargement. Le chauffeur ne doit pas se mettre à quai tant que le personnel Amazon ne l en a pas autorisé. Des plots rouge et blancs interdisent l accès aux quais. Une fois le véhicule en position à la porte de déchargement, le moteur doit être coupé et le frein à main actionné. Les documents relatifs à la livraison et les clés du véhicule doivent être remis au personnel Amazon. L usage de la cale est obligatoire. Le chauffeur ne doit pas mettre les cales lui-même. La remorque doit être protégée contre le basculement. Si le chauffeur laisse la remorque pour déchargement, cette dernière devra être soutenue en plaçant des chandelles supplémentaires à ses extrémités. Elles seront positionnées par le personnel Amazon. Le chauffeur doit quitter son véhicule et attendre dans la salle d'attente durant le déchargement de la livraison. L accès au site est interdit à toute personne n appartenant pas à l entreprise du transporteur. Une fois le déchargement terminé, le personnel de quai récupère les cales et rend les clés au chauffeur. Le chauffeur ne doit quitter la salle chauffeurs qu une fois que le personnel Amazon lui en a donné l autorisation. Les chauffeurs doivent quitter le site via le poste de sécurité où leur heure de départ sera consignée. Tout comportement agressif ou irrespectueux des chauffeurs envers le personnel d'amazon est inacceptable et sera rapporté. Les chauffeurs peuvent être bannis du site s'ils refusent ou manquent d'adhérer à nos règles de sécurité Toute anomalie doit être inscrite dans la case «Observations» et reportée au responsable de zone puis au responsable sécurité. Si un danger important est constaté sur un camion, celui-ci, pourra être refusé par le personnel Amazon Hygiène et sécurité Les responsables de la sécurité sur notre site renseigneront les chauffeurs sur les consignes de sécurité en vigueur au dépôt. Toutes les procédures indiquées doivent être suivies pour la propre sécurité du chauffeur. Tous les chauffeurs doivent lire et accepter le Protocole de Sécurité Amazon ainsi que le Plan de Circulation et les retourner dûment signés au personnel Amazon. Les transporteurs fréquents sont autorisés à lire, accepter et signer le Protocole de Sécurité Amazon (par le représentant légal) une fois par an. Amazon demandera une nouvelle validation en cas de modification des termes et conditions au cours de l année. La vitesse maximale autorisée sur notre site est de 15 km/h et la circulation doit impérativement se faire en suivant le marquage au sol. Il est interdit de fumer dans l'enceinte du dépôt, cour inclue. Tout accident doit être signalé à un membre de la Direction Amazon. En cas d'alerte incendie, dirigez-vous vers le point de rassemblement et suivez les instructions du personnel Amazon. Les véhicules ne doivent pas tenter de quitter le site durant la procédure d'évacuation. Tous les chauffeurs doivent porter un gilet fluo de visibilité et chaussures de sécurité pour entrer sur le site. 9

10 2.5.3 Refus de livraisons - raisons Si Amazon rencontre des difficultés durant la réception d'une commande, la livraison est susceptible d'être refusée aux frais du fournisseur. Afin de vous assurer que vos livraisons ne sont pas refusées à l arrivée sur les quais, vérifiez qu elles remplissent toutes les exigences listées dans ce manuel. Les raisons de refus de livraison les plus courantes sont : Véhicule incorrect pour une livraison palettisée ne permettant pas l accès à un transpalette motorisé, et n étant pas capable de reculer jusqu'à la porte de notre baie de chargement pour se mettre à niveau de nos quais (cf. hauteurs de quai section 1.1). Voir section 2.2 pour les exigences applicables au véhicule. Pas de prise de rendez-vous de livraison. Volume incorrect : le nombre de palettes présentées est différent de celui annoncé. Numéro de rendez-vous (ISA) non fourni par le chauffeur. Livraison arrivée en retard : le transporteur doit se présenter dans les 30 minutes suivant l'heure de rendez-vous attribuée. Palettes simples de plus de 1,80m ou palettes gerbées de plus de 3m, filmées ensemble. Palettes multifournisseur non-étiquetées ou mal constituées (voir paragraphe «Exigences relatives aux palettes»). Livraison posant un risque d'hygiène ou de sécurité (par exemple des palettes surdimensionnées ou cassées). Le stock présente des anomalies (film de protection et/ou boîtes déchirés par exemple). Stock endommagé. Livraison en vrac faite en cage métallique roulante. Livraison sans documents. Présence de stock non destiné à Amazon empêchant le déchargement par l'arrière du véhicule. Stock équivalent à plus d'une demi-palette n'ayant pas été palettisé. Chauffeur abusif ou non coopératif. Livraison dans le mauvais centre de distribution : destination ou type d entrepôt incorrect. Tout chargement / transport combiné de produits alimentaires humains ou animaux (soit frais ou en conserve) et de matières dangereuses entièrement régulées ainsi qu avec des articles électroniques, vêtements et produits de santé et de soin. Palettisation combinée de produits alimentaires humains et animaux. Néanmoins, c est possible de les livrer séparément dans le même camion. Livraison comportant le paiement de taxes, droits de douane et tout autre frais transport. Amazon se réserve le droit de refuser une livraison pour une raison autre que celles listées ci-dessus si cette livraison présente un risque en matière de sécurité ou ne respecte pas entièrement tout autre exigence. 10

11 3. Instructions de livraison spécifiques à l entrepôt XFRA Les livraisons pour notre entrepôt au Coudray Montceaux (XFRA) ont les mêmes exigences et procédure comme mentionné ci-dessus, à l exception des points suivants: La prise de rendez-vous par CARP n est pas disponible pour ce site et doit se faire via l adresse xfra-dechargements@norbert-dentressangle.com. Cet entrepôt est spécialement conditionné pour les articles lourds. Le plus long côté d un article ne doit faire plus de 240cm. Un seul article ne doit peser plus de 300 kg. Les palettes de format US (1.00 x 1.20 m) sont acceptées. Les conteneurs peuvent être déchargés par XFRA, toutefois veuillez contacter votre représentant achat Amazon et l entrepôt au préalable si vous envisagez ce mode de livraison, et ce avant toute première commande. 11

12 Annexe A Liste de vérification pour le transporteur (voir la section 2.3 pour les livraisons en vrac) Livraisons à ORY1, MRS1, LYS1 et LIL1 Livraisons à XFRA et XFRE Avant la livraison Je possède toutes les informations suivantes pour pouvoir demander un rendez-vous de livraison : Nom de fournisseur, Entrepôt de destination, liste d'asn et bons de commande et Nombre total de palettes, cartons et unités par fournisseur. Si non, je dois contacter le fournisseur/donneur d'ordre pour confirmer les informations transmises. Je soumets la demande de rendez-vous sur CARP ( ) au plus tard 24 heures avant la date de livraison souhaitée. Une fois le rendez-vous confirmé, je recevrai un mail de Prise de rendezvous Vérification de conformité avant la livraison confirmation d'amazon avec le numéro de rendez-vous (ISA) et le recapitulatif de la demande. Si besoin de modification, je dois modifier le rendez-vous existant sur CARP jusqu'à 24 heures avant la date de livraison. Les palettes au format Europe (80cm x 120cm), à 4 entrées et non cadrées. Les palettes simples ne doivent pas faire plus de 1,80 m ni dépasser 1000 kg, palette incluse. Les palettes gerbées ne doivent pas faire plus de 3.00 m ni dépasser 2000 kg. Palettes multi-fournisseur étiquetées avec une feuille A4 indiquant la liste de fournisseurs et nombre de colis appartenant à chacun. Le stock ne présente pas d'anomalies (film de protection et/ou boîtes déchirés par exemple). Les produits alimentaires humains ou animaux (soit frais ou en conserve) ne sont pas transportés avec des matières dangereuses entièrement régulées ainsi qu avec des articles électroniques, vêtements et produits de santé et de soin. Les produits alimentaires humains ou animaux ne sont pas combinés dans la même palette. Néanmoins, ils peuvent être livrés dans le même camion. Le stock destiné à Amazon est placé à l'arriere du véhicule sans aucun stock non-amazon empêchant le déchargement. La livraison n'exige pas le paiement de taxes, droits douane et tout autre frais supplementaire. L'étiquette transporteur est positionnée sur une surface plane à l extérieur du colis permettant la lecture directe du codebarres. Elle ne doit pas couvrir d autres étiquettes ou codebarres. La demande de rendez-vous doit être effectuée par mail en utilisant le format Excel. Ce format peut être fourni par les entrepôts. XFRA : xfra-dechargements@norbert-dentressangle.com XFRE : xfre-dechargement@geodis.com XFRA Cet entrepôt est spécialement conditionné pour les articles lourds. Le plus long côté d un article ne doit faire plus de 240cm. Un seul article ne doit peser plus de 300 kg. Les palettes de format US (1.00 x 1.20 m) sont acceptées. Les conteneurs peuvent être déchargés par XFRA, toutefois veuillez contacter votre représentant achat Amazon et l entrepôt au préalable si vous envisagez ce mode de livraison, et ce avant toute première commande. XFRE Les exigences de livraison sont similaires à celles des autres sites Amazon. Je respecte toutes les exigences applicables au véhicule comme indiqué dans la section 2.2. De la même manière, les unités de transport conçues pour le transport de produits alimentaires humains ou animaux (soit frais ou en conserve) sont correctement nettoyées et desinfectées (si nécessaire) sans laisser aucune trace de biens de différent nature (par exemple les matières dangereuses). Le chauffeur doit avoir toute la documentation transport requise, y compris le numéro de rendez-vous ISA. Si il arrive sur le site sans cette référence, le camion sera refusé. Livraison Le jour de la livraison, le camion doit se présenter dans les 30 minutes suivant l'heure de rendez-vous attribuée. Une fois entré dans le site, le chauffeur devra respecter les règles d'hygiène et Securité (instructions données par le personnel Amazon, limite de vitesse, interdiction de fumer ) comme indiqué dans la section Tout retard doit être notifié à Amazon dans les plus brefs délais via les adresses mail de contact ennoncées dans le chapitre 1. 12

13 Annexe B Rendez-vous FBA 1. Veuillez vous assurer d avoir reçu le numéro d expédition FBA (numéro commençant par FBA) et le numéro de commande de la part de l expéditeur. 2. Veuillez entrer les 9 premières chiffres du numéro d expédition FBA dans le champ ASN/BOL/FBA N et le numéro de commande dans le champ Commandes. 3. Afin d éviter des problèmes lors de la prise de rendez-vous, les deux références doivent être utilisées. Dans le cas où l une des références ne sera pas disponible, vous pouvez bien utiliser la même référence dans les deux champs. Ci-dessous, un exemple sur la page de demande de rendez-vous : 13