La gestion du changement par l évaluation : Récit d apprentissages surprenants

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1 La gestion du changement par l évaluation : Récit d apprentissages surprenants Marie-France Allen Conseillère en évaluation de programme Direction de la qualité, de la performance et des mandats universitaires Institut de réadaptation en déficience physique de Québec Colloque annuel SQEP 7 novembre 2014

2 Plan de la présentation Qu est-ce que l IRDPQ? Pourquoi changer? Pourquoi évaluer? Qu avons-nous appris de nos expériences d évaluation quant à la conduite du changement? 2

3 IRDPQ? L institut de réadaptation en déficience physique de Québec (IRDPQ) o Institut universitaire o 1300 employés o 34 programmes cliniques o Variété disciplinaire Évaluation de programme o Depuis 1999 o 3 conseillères ½ et 2 techniciennes en recherche psychosociale L équipe est à la Direction de la qualité, de la performance et des mandats universitaires o Interne à l établissement o Externe aux programmes cliniques 3

4 Pourquoi changer? Le taux de réussite des initiatives de changement se situe autour de 66 % Causes multiples (Bareil, 2005) o Facteurs humains o Décision stratégique o Capacité à l organisation à changer o Mise en œuvre du changement (Bulletin Vitalité, 2014) Important de savoir pourquoi on doit changer o L impératif doit s imposer - le besoin doit être explicite o La perception que le changement apportera un gain L évaluation est un outil pouvant contribuer au changement souhaité 4

5 Cycle du changement Cycle de l évaluation Amélioration continue Planifier P (plan) Planifier A (act) Réagir D (do) Faire C (check) Vérifier Utiliser Communiquer l information Mettre en œuvre Cycle de l évaluation La roue de Deming 5

6 Apprentissages : 1 ère phase : Planifier l évaluation Écouter Analyser le contexte Questionner Cerner les attentes informelles ACTIONS GAGNANTES NOS DÉFIS Identifier les leviers Valider la compréhension Prendre le temps Valider le plan de match 6

7 Apprentissages : 2 e phase : Mettre en œuvre / Faire Outiller le suivi de collecte d information Co-construire la formalisation et l évaluation ACTIONS GAGNANTES Rester centré sur les objectifs Valider le «sens» Rester centré sur les objectifs Respecter le rythme de l équipe NOS DÉFIS Tenir compte de la diversité d acteurs Respecter l échéancier 7

8 Apprentissages : 3 e phase : Communiquer/Valider Faire des «états de situations» Synthétiser Identifier les résultats les plus porteurs Accepter que tous les objectifs ne soient pas atteints ACTIONS GAGNANTES NOS DÉFIS Soutenir l appropriation Être en mode solution Présentation adaptée des les résultats Planifier la suite 8

9 Apprentissages : 4 e phase : Agir/Utiliser Soutenir la mise en priorité des changements Outiller ACTIONS GAGNANTES Soutenir l engagement Rester mobilisé Rester mobilisé Avoir des stratégies de transfert des connaissances NOS DÉFIS Prendre le temps Faire le suivi des changements ciblés 9

10 L évaluateur a t-il un rôle d agent de changement? Oui, si : o on lui reconnaît une crédibilité o il est déterminé o il sait écouter / communiquer o il sait négocier o il accompagne le changement 10

11 Compétences et stratégies développées Compétences personnelles o Savoir-être Compétences professionnelles o Savoir-faire Stratégies développées o Définir le besoin avec le demandeur o Identifier qui sont associés à la démarche o Faire comprendre le plan d évaluation au demandeur et aux destinataires appropriation 11

12 Bons coups! Outil pour le suivi des recommandations Pistes d améliorations Situation au 07 novembre 2014 Non Réalisée En cours retenue Explications 12

13 Bons coups! (suite) Modèle de rapport synthèse 5 pages o Introduction ou contexte o Méthodologie o Résultats Question d évaluation: réponse synthèse Question d évaluation : réponse synthèse o Recommandations sur la pérennité /changements o Conclusion 13

14 Rapport schématisé Bons coups! (suite) OBJECTIFS DE L ÉVALUATION CADRES DE RÉFÉRENCE/ MÉTHODOLOGIE RÉSULTATS ANALYSE ENJEUX/DEFIS/ACTIONS 14

15 Bons coups! (suite) Modèle de plan d évaluation - 5 pages o Enjeux /contexte /brève description du projet o Question principale de l évaluation / objets d évaluation o Cadres de références /aspects méthodologiques o Indicateurs, cibles, critères d échantillonnage, source d information o Pistes d analyse o Enjeux éthiques o Diffusion transferts de connaissances prévues o Plan de travail : étapes / responsables/échéanciers Cadre de référence en élaboration de programmation et en évaluation de programme à l IRDPQ juin

16 Merci de votre présence!

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