LISTE DE PIÈCES JUSTIFIATIVES POUR LE CONTRÔLE DE PREMIER NIVEAU

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1 LISTE DE PIÈCES JUSTIFIATIVES POUR LE CONTRÔLE DE PREMIER NIVEAU Cette liste définit les documents que vous devez nous présenter dans le cadre du contrôle de premier niveau des dépenses (contrôle de 1er niveau ou contrôle art.13 du Reg. CE 1828/2006) pour justifier des dépenses que vous avez réalisées dans le cadre de votre projet (Programme POCTEFA). Elle a pour objectif de permettre un traitement rapide des demandes de paiement de fonds communautaires présentées par les bénéficiaires. Cependant, elle n est qu indicative: par conséquent, il peut vous être demandé des pièces complémentaires pour justifier de vos dépenses. Le principe est que seules les dépenses acquittées sont éligibles. Il n est pas nécessaire de nous fournir les preuves de paiement si le formulaire de dépenses du bénéficiaire est signé par l expert comptable, le Commissaire aux comptes, ou le comptable public. A défaut, la preuve du paiement devra être faite sur la base de factures acquittées ou factures auxquelles seront jointes des pièces permettant de vérifier le paiement effectif aux créanciers (relevés de comptes) ou des pièces comptables de valeur probante équivalentes (mandats, grand livre, etc.) en accord avec l autorité de gestion. De même vous devez présenter le formulaire de financement (cofinancement et revenus) signé par le responsable financier. Les éléments à nous communiquer devront être classés de manière claire et ordonnée (par poste de dépenses par exemple) de manière à faciliter le contrôle. Le respect de ce dernier point est essentiel car il permettra non seulement de rationaliser le processus de contrôle de premier niveau mais aussi d éviter les erreurs et les demande «en doublon» de pièces déjà communiquées mais difficilement identifiables. De manière générale, pour toute dépense réalisée Formulaires des dépenses et fiche de cofinancement public du bénéficiaire signée à la fois par le responsable légal et le responsable financier. La fiche cofinancement doit être systématiquement produite, datée, signée même en l absence de cofinancement. Copie des factures acquittées ou factures auxquelles sont jointes des pièces permettant de vérifier le paiement effectif aux créanciers Elles devront mentionner: - Nom et prénoms, raison ou dénomination sociale complètes, tant de l émetteur la facture que du destinataire des opérations. - Le financement du projet par POCTEFA (description de l opération) - Acronyme ou nom du projet - Numéro de la facture. - Date d émission - Numéro d identification fiscale attribué par l administration espagnole ou française, ou, le cas échéant, par celle d un autre membre de la Communauté européenne, avec lequel l émetteur de la facture a réalisé l opération. - Domicilie, tant de l émetteur de la facture que du destinataire des opérations. - Taux d imposition appliqué aux opérations (TVA). Comme garantie supplémentaire permettant d'éviter le double financement de dépenses et, dans la mesure où l'acronyme du projet et le financement du POCTEFA ne sont pas indiqués sur les factures, les exemplaires originaux de ces dernières devront être obligatoirement tamponnés, tout comme les autres justificatifs, en faisant figurer le cachet de l'acronyme du projet et du POCTEFA. Note explicative additionnelle : si le lien de l achat avec le projet POCTEFA n apparaît pas clairement sur la facture merci de nous fournir les extraits bancaires. Dans le cas ou le formulaire de charges du bénéficiaire est signé par l expert comptable, le Commissaire aux comptes, ou le comptable public, il n est pas nécessaire de fournir les justificatifs bancaires, puisque ce sont eux qui assument la responsabilité de vérifier que la charge a effectivement été payée. Liste des pièces justificatives pour le contrôle de premier niveau 1

2 Eléments non financier à fournir - Rapport Intermédiaire d exécution ou déroulement de l opération ou rapport final d exécution pour une demande de solde (incluant le renseignement des indicateurs de suivi annexés à la convention) - Documents justificatifs dans la cadre du recours à un marché publics (voir si dessous) - Justificatifs des dispositions prises en matière de publicité - Justificatifs des dispositions prises en matière de protection et d'amélioration de l'environnement, - Justificatifs des dispositions prises en matière de lutte contre les inégalités, la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes, - Documents/éléments attestant que les actions prévues dans le cadre du projet ont été réalisées (rapport, photos, etc..) Le tableau suivant présente une synthèse des coûts éligibles, selon les catégories de dépenses Frais de personnel Justificatifs à transmettre avec la 1ère demande de paiement pour attester du lien de la dépense avec le projet (ces documents ne vous sont demandés qu une seule fois) : - la convention collective en vigueur dans laquelle est mentionnée la durée du travail et les traitements accessoires - une copie du contrat de travail, s il mentionne que l intéressé affecte tout ou partie de son temps de travail au projet POCTEFA. - ou une attestation d emploi, signée par un représentant qualifié de l organisme concerné, mentionnant, la fonction de l intéressé dans le projet POCTEFA et la part de travail qu il affecte au projet POCTEFA. - une liste récapitulative de toutes les personnes affectées au projet Justificatifs à transmettre à chaque demande de paiement : Les frais de personnels correspondent aux dépenses effectivement supportées par le bénéficiaire : salaires, charges salariales, charges patronales, traitement accessoires tels que prévus par la convention collective ou le contrat de travail. Ressources humaines internes : - pour attester du montant sur la base duquel le coût du personnel est calculé, fournir les bulletins de paie de l année, ou une déclaration annuelle des données sociales (DADS) ou un extrait du journal de paie. - Pour les personnes affectées partiellement sur le projet, merci de nous communiquer : o Les feuilles de temps signées par le salarié et un représentant qualifié de l organisme concerné (le responsable de ressources humaines par exemple), précisant le temps consacré par ces personnes au projet o le détail du calcul du coût salarial utilisé, calculé comme suit : Nombre de jours travaillés dans l année (d après le contrat de travail ou la convention) : 365 jours (-) WE (-) jours fériés (-) Jours de congés (-)RTT = Nombre de jours travaillés dans l année (Nbjourstotal) Salaires net (+) charges patronales (+) charges salariales Liste des pièces justificatives pour le contrôle de premier niveau 2

3 (+) traitements accessoires prévus au contrat ou à la convention collective = Total de la rémunération pour l année (Remunerationannuelle) Nombre de jours travaillés pour le projet Poctefa : nombre de jours pointés sur les feuilles de temps(nbjourspoctefa) Cout éligible poctefa = Rémunerationannuelle x NbjoursPoctefa / Nbjourstotal - pour attester du paiement des salaires, charges sociales salariales et patronales, fournir : o les copies des mandats de paie ou extraits de compte excepté dans le cas ou le formulaire de dépenses a été signé par, le cas échéant, par le comptable public, l expert comptable ou le commissaire aux comptes de l organisme concerné. - Le coût des charges sociales ne peut être inclus que s il a été payé à la date de la certification. - La rémunération variable est seulement imputable au prorata du temps où le salarié a été affecté au projet, si: 1er le versement (à prouver ou à certifier) a été effectué dans la période d affectation au projet du salarié. 2ème il est effectivement payé à la date de la certification. Dépenses d investissement - Copie de l estimatif détaillé réalisé par un maître d ouvrage (architecte, ingénieur, conseil expert, etc.) et description des investissements prévus - Procédure liée à l appel d offres (cahier des charges, procédure de publicité et de consultation, acte d engagement / contrat signé etc.). - Preuve de la nécessité de ces investissements dans le cadre du projet - Copie des factures acquittées (ou relevés de comptes à défaut) - (Voir également le paragraphe sur les marchés publics) Liste des pièces justificatives pour le contrôle de premier niveau 3

4 Frais de voyage, de logement et frais de subsistance Copie des factures acquittées Elles devront mentionner : - le nom, prénom, fonction de la personne qui a effectué le déplacement, - la date de déplacement - l objet du déplacement, précisant le lien avec le projet POCTEFA Merci de nous faire parvenir la/les conventions/accords collectifs sur lesquels figure la durée de travail sur la période, les tarifs à appliquer concernant les dépenses de restauration, les barèmes kilométriques, etc. Dans le cas ou il n y aurait pas de convention, merci de faire parvenir un récapitulatif de ces dépenses signée par le responsable des ressources humaines. Pour les frais de déplacement en voiture : Lors de la 1ère demande relative à des frais de déplacement en véhicule, fournir le barème kilométrique officiel utilisé (barème officiel des impôts ou barème interne de l organisme concerné ou convention/accord collectif en question). Pour toutes les demandes, un état de frais de déplacement ou un ordre de mission mentionnant : - le nom, prénom, fonction de la personne qui a effectué le déplacement, - la distance effectuée (ville de départ/d arrivée). - la date du déplacement, - l objet du déplacement, précisant le lien avec le projet POCTEFA. Dans le cas des paiements effectués en espèces (ou remboursement à l'employé), le décaissement doit être justifié par des mouvements comptables du compte de caisse. Le document justificatif doit être signé par le responsable financier et doit faire figurer le tampon/sceau du Partenaire. Frais généraux location bureaux, téléphone, électricité, chauffage, gaz Les frais généraux sont éligibles à condition qu ils soient fondés sur des coûts réels imputables à la mise en œuvre du projet présenté. Ils sont affectés au prorata du projet selon une méthode équitable et dûment justifiée sur la base de clés de répartition permettant de distinguer l activité du bénéficiaire liée à ce projet parmi l ensemble de ses activités ainsi que d établir la réalité des coûts et leur rattachement effectif à ce projet. Ces frais généraux correspondent aux surcoûts occasionnés par la mise en œuvre du projet au niveau des coûts de fonctionnement habituels de la structure du bénéficiaire. Justificatifs à produire : - Certificat signé par le responsable financier du bénéficiaire où figurent le montant total des couts généraux du bénéficiaire et le pourcentage de ceux-ci imputés au projet. - Note explicative, dûment justifiée, sur le critère de répartition utilisé qui permet clairement de distinguer l activité globale du bénéficiaire de l activité propre au projet.cette méthode doit être fondée sur le prorata temporis du temps consacré par le personnel de la structure au projet Poctefa par rapport au volume global d activité de la structure. Liste des pièces justificatives pour le contrôle de premier niveau 4

5 Frais d Amortissement Merci de nous faire parvenir une copie d un document (facture, acte de vente) attestant que le porteur de projet ou le partenaire financier est propriétaire du bien et un document, signé par un représentant qualifié de l organisme concerné attestant : o que le bien n a pas été acquis avec l aide de subventions nationales ou communautaires, o que les frais d amortissement présentés se rapportent exclusivement à la période éligible du projet, o du mode de calcul (qui doit être «conforme aux règles de comptabilité pertinentes»), o de l utilité/utilisation du bien pour le projet POCTEFA. Prestations en nature S il s agit de la fourniture de terrains ou biens immeubles, fournir : - la copie du résultat de l expertise déterminant la valeur du bien, réalisé par un expert indépendant qualifié ou un organisme officiel agréé (les frais d expertise ne sont pas éligibles), - en cas d affectation partielle du bien au projet POCTEFA, un document, signé par un représentant qualifié de l organisme bénéficiaire, précisant le mode de calcul. S il s agit de la fourniture de biens d équipement ou de matériaux, fournir : - la base de l évaluation du bien : sa valeur ne peut pas être supérieure au prix qu un «acteur privé» serait prêt à payer - et, en cas d affectation partielle du bien au projet POCTEFA, un document, signé par un représentant qualifié de l organisme bénéficiaire, précisant le mode de calcul. S il s agit de la fourniture d un travail, d une activité bénévole de recherche ou professionnelle, fournir : - un document attestant du barème horaire ou journalier utilisé : la valeur utilisée étant celle normalement en vigueur pour un travail similaire, - un document, signé par un représentant qualifié de l'organisme, précisant : o le nom, prénom et fonction du bénévole, o le temps affecté au projet POCTEFA, o et le coût total du travail effectué Biens d équipement Dans le cas ou l équipement est acheté et utilisé à 100 % pour le projet Justificatifs à produire : Facture acquittée et preuve de paiement Dans le cas ou l équipement est acheté et utilisé partiellement pour le projet : la facture sera imputée au prorata de son utilisation pour le projet (par exemple : le coût d un nouvel équipement sera imputé au projet à hauteur de 30 % si 30 % de l utilisation de cet équipement se fait pour la réalisation du projet). Justificatifs à produire : Copie des factures acquittées ou factures auxquelles sont jointes des pièces permettant de vérifier le paiement effectif aux créanciers (relevés de comptes), ou pièces comptables de valeur probante équivalentes et justification du prorata utilisé. Si le bien a été acquis via une procédure de marché public, merci de nous faire parvenir les éléments justificatifs du dit marché (voir ci-dessous/ section marchés publics). Liste des pièces justificatives pour le contrôle de premier niveau 5

6 Frais bancaires Sont inéligibles : les intérêts débiteurs, les agios, les frais de change et autres frais purement financiers, à l exception des frais de transactions financières transnationales. Pour les frais liés au compte ouvert pour la réalisation du projet POCTEFA, fournir une copie du contrat bancaire mentionnant l obligation de payer ces frais. Pour les frais de transactions financières transnationales, fournir une copie de l extrait de compte ou tout document comptable précisant le montant payé. Frais de sous traitance Copie des factures acquittées Objet des travaux de sous traitance, preuve de la nécessité de recourir à un sous traitant, compte rendu d exécution (compte rendu, photo, etc.) Frais de formation Copie des factures acquittées Mention des personnels ayant réalisé ces formations et explication du lien/nécessité avec le projet Frais de communication Copie des factures acquittées Eléments attestant que les opérations de communication ont bien eu lieu (copie compte rendu réunion, photo manifestation, convocation manifestation, rapport, publication dans des revues ou journaux, support audio, vidéo, etc.) Divers Copie des factures acquittées. TVA Attestation d assujettissement à la TVA Deux cas sont à distinguer : - opérateur non assujetti à la TVA : les dépenses imputées au projet se font TTC ; - opérateur partiellement ou totalement assujetti à la TVA : la part de TVA récupérable est inéligible. Marché public, commande publique Si votre structure n est pas soumise à l application du Code des marchés Publics ni de l Ordonnance du 6 juin 2005, fournir un justificatif argumenté Dans le cas contraire, pour les contrats relevant d une procédure adaptée, fournir : (en 2012 la procédure adaptée concerne les contrats de travaux inférieurs à Euros et les contrats de services inférieurs à Euros pour l Etat et les établissements publics, Euros pour les autres entités soumises à l application du CMP ou de l ordonnance du 6 juin 2005, ces seuils étaient respectivement en 2010 et 2011 de Euros, Euros et Euros) -les justificatifs de la publicité et du processus de consultation mis en œuvre -le cahier des charges diffusé précisant le contenu de la prestation et les critères pondérés d évaluation des offres -les justificatifs des offres reçues et du choix effectué -le contrat et ses avenants éventuels Liste des pièces justificatives pour le contrôle de premier niveau 6

7 L absence éventuelle de mise en concurrence devra être justifiée et argumentée par référence à une exception prévue à la règlementation. Pour les contrats inférieurs à Euros en 2012 (4000 Euros du 1 er mai 2010 au 31 décembre 2011), une justification du choix du fournisseur est suffisante. Dans le cas contraire, pour les contrats relevant d une procédure formalisée, (au-delà des seuils de procédure adaptée) fournir : - Délibération de lancement du marché - Documents obligatoires dans la consultation dont le cadre est fixé : CCTP, CCAG, Règlement de consultation - Preuve de publicité indiquant le cofinancement européen. - Certificat d enregistrement des offres présentées à la date limite de soumission. - Rapport de la commission d'appel d'offres (instance obligatoire) : document clé qui retrace l'ensemble des offres remises, la procédure et l'analyse effectuée. - Délibération de la commission d'attribution - Contrat-marché notifié indiquant le cofinancement européen. - Lettre de rejet de l'offre (candidats non retenus) - Contrats, factures ou autres documents d une valeur probatoire équivalente indiquant le cofinancement européen. - Décompte définitif et certificat de réception des travaux Dans le cas particulier d un PPP Pour la première certification, merci de nous fournir - le Rapport d'autorisation préalable indiquant le cofinancement européen. - le Contrat signé indiquant le cofinancement européen.; Pour les suivantes : - détail de situation du projet au moment de la certification - détail/récapitulatif des dépenses certifiées Recettes et dépenses d exploitation Dans le cas des opérations générant des recettes, copies des justificatifs des recettes. Un rapport d analyse des coûts/avantage détaillant les dépenses d'exploitation et leur provenance et spécifiant la relation entre les dépenses et les recettes devra être remis au contrôleur de 1 er niveau. Les dépenses d exploitation déjà déclarées dans le projet et les dépenses non incluse dans le budget du projet subventionné devront être présentées séparément.. Les montants de recettes et dépenses d exploitation devront être saisies et déclarées dans SIGEFA dans le formulaire de financement, conformément à la fiche nº6 du guide des procédures, en introduisant comme dépenses d exploitation uniquement les dépenses qui ne sont pas dans le tableau des coûts programmé. Liste des pièces justificatives pour le contrôle de premier niveau 7