Demandes de subventions, mode d emploi! De la démarche administrative à l expression d un partenariat

Transcription

1 Demandes de subventions, mode d emploi! De la démarche administrative à l expression d un partenariat 16 JANVIER 2016

2 Programme de l atelier Mieux connaître la réalité du financement des associations aujourd hui Qu est ce qu une subvention? Les obligations légales d une association subventionnée La demande de subvention, une démarche projet Quelques conseils pour élaborer le budget prévisionnel Les critères de la commune concernant le soutien de l action associative locale S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 2

3 Introduction : Le paysage associatif français Source : Enquête CNRS/Centre d économie de la Sorbonne auprès des associations 2011/2012 S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 3

4 Répartition des associations selon la taille de l association S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 4

5 Montant et volume des subventions reçues par les associations selon la taille des subventions S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 5

6 Structure des ressources budgétaires selon l existence d emploi salarié dans l association S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 6

7 Qu est ce qu une subvention? S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 7

8 L article 59 de la loi n du 31 juillet 2014 insère ainsi dans la loi DCRA un article 9-1 qui précise les critères de fond définissant la subvention : «Constituent des subventions, au sens de la présente loi, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l acte d attribution, décidées par les autorités administratives et les organismes chargés de la gestion d un service public industriel et commercial, justifiées par un intérêt général et destinées à la réalisation d une action ou d un projet d investissement, à la contribution au développement d activités ou au financement global de l activité de l organisme de droit privé bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les accordent». S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 8

9 Les subventions de fonctionnement Les subventions de fonctionnement sont destinées à financer l ensemble des activités de l association. Lorsque la subvention est attribuée sans affectation précise, cela signifie qu elle ne requiert aucune condition particulière d utilisation sous réserve : du respect de la légalité des parties au financement, de ne pas reverser tout ou partie de la subvention perçue à un autre organisme ; de ne pas mettre ultérieurement cette subvention à la libre disposition de celui qui l a accordée. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 9

10 Les subventions affectées à un projet Cette catégorie de subventions démontre la volonté du financeur de ne prendre à sa charge que la conduite par l association d un objectif, d un projet, d une action ou d un programme d actions préalablement définies. Afin d être en mesure de contrôler efficacement la conformité de l emploi des fonds à l objet de la subvention, le financeur indique alors dans l acte attributif l affectation précise de la subvention et indique le ou les résultats attendus (rapport d activités, indicateurs de résultats, etc.) Ainsi, les subventions affectées à un projet sont celles dont l association est tenue de justifier l emploi au regard du budget accordé et doivent en conséquence faire l objet d un suivi précis de l utilisation des fonds. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 10

11 Les caractéristiques d une subvention Elle n est pas automatique Une demande accompagnée d un dossier complet doit être adressée à l organisme financeur pour chaque nouveau projet et chaque année. Elle est facultative La subvention n est pas une obligation pour le financeur, c est un moyen pour appuyer sa politique en finançant des projets qui correspondent à ses enjeux stratégiques. Aussi toute demande n est pas forcément acceptée et la justification du refus n est pas obligatoire. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 11

12 Elle se fait attendre Le délai de perception de l aide financière ne correspond pas toujours aux délais de réalisation de l action. Mais, une fois l accord signé, le bénéficiaire peut commencer son action si ses fonds propres le lui permettent. Elle est assortie d obligations Le bénéficiaire doit répondre à certaines obligations qui sont généralement d ordre comptable : Une gestion claire, Une transparence dans l affectation de l aide, Une coopération dans les contrôles effectués par les financeurs. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 12

13 Les obligations légales d une association subventionnée S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 13

14 Avoir un numéro SIRET! (Décret n du 17 juillet 2006 et Arrêté du 25 septembre 2006). Obligatoire lorsque l association est employeur, l immatriculation auprès de l INSEE est désormais obligatoire pour bénéficier de transferts financiers publics. En effet, ce numéro permet à l'association d être enregistrée sur le logiciel de remontée des informations destinées au versement de la somme accordée. De plus, ce numéro permet de faire un état des lieux statistique de la vie associative et devient également un numéro de référence unique servant d identifiant de l association. Le numéro SIRET est un identifiant numérique de 14 chiffres composé du SIREN (9 chiffres) et d un numéro interne de classement de 5 chiffres (NIC) caractérisant l établissement d une entreprise en tant qu unité géographiquement localisée. Il est donc modifié en particulier si l établissement change d adresse. Contact : INSEE HAUTE-NORMANDIE 8, Quai de la Bourse Rouen Cedex 1 Communication de documents aux collectivités publiques (Code Général des Collectivités Territoriales Article L ; Loi du 1er Juillet 1901 Article 5) Tous groupements, associations, oeuvres ou entreprises privées qui ont reçu dans l'année en cours une ou plusieurs subventions sont tenus de fournir à l'autorité qui a mandaté la subvention une copie certifiée de leurs budgets et de leurs comptes de l'exercice écoulé, ainsi que tous documents faisant connaître les résultats de leur activité. Les associations sont tenues de faire connaître, dans les trois mois, tous les changements survenus dans leur administration ou direction, ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts. Certification conforme du Président de l'organisme (Code Général des Collectivités Territoriales : Articles L , L et R ) Les organismes auxquels une collectivité a versé une subvention supérieure à euros ou représentant plus de 50 % du budget de l association, doivent présenter un bilan certifié conforme (bilan, compte de résultat et annexe) par un commissaire aux comptes ou simplement par le Président de l association si celle-ci n est pas soumise à l obligation de certification des comptes. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 14

15 Certification conforme du Commissaire aux Comptes (Code de Commerce : Articles L612-1 et L612-4 ; Ordonnance Article 5 du 28Juillet 2005 ; Décret du 21 mars 2006 Article 1) Les associations ayant reçu annuellement de l'état ou de ses établissements publics ou des collectivités locales une subvention dont le montant est supérieur à euros doivent : établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe ; nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant. Convention obligatoire (Loi du 12 Avril 2000 Article 10 ; Décret du 6 Juin 2001 Article 1) L'autorité administrative qui attribue une subvention doit, lorsque cette subvention dépasse euros, conclure une convention avec l'organisme de droit privé qui en bénéficie, définissant l'objet, le montant et les conditions d'utilisation de la subvention attribuée. Production d'un compte rendu financier pour toute subvention affectée (Loi du 12 Avril 2000 Article 10 ; Arrêté du 11 octobre 2006) Lorsque la subvention est affectée à une dépense déterminée, l'organisme de droit privé bénéficiaire doit produire un compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses effectuées à l'objet de la subvention. Le compte rendu financier est déposé auprès de l'autorité administrative qui a versé la subvention dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel elle a été attribuée. Reversement des fonds non utilisés (Décret du 30 Juin 1934 Article 1 ; Décret-loi du 2 Mai 1938) Les subventions publiques non utilisées conformément aux objectifs définis à l'origine par les financeurs seront annulées et reversées à la collectivité donatrice. Tout refus de communication des documents sollicités par la Collectivité entraîne le même type de sanction. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 15

16 La demande de subvention une démarche projet S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 16

17 Pourquoi demander une subvention? Cela peut sembler incongru mais posez-vous vraiment la question : votre association a-t-elle besoin d une subvention? La somme demandée correspond-elle au besoin réel d une action ou d un fonctionnement? La spirale des habitudes d attribution de subvention a fini par rendre les partenaires financiers plus regardant sur les demandes. Aujourd hui votre demande doit être en cohérence avec votre projet associatif ou un projet d activité pour lequel vous faites votre demande. Qu est-ce que la formalisation d un projet associatif ou d un projet d action peut apporter? De la confiance! De la lisibilité! Si vous et vos bénévoles sont parfaitement imprégnés du fonctionnement de votre association, de ses démarches et de ses actions, cela n est sûrement pas le cas pour vos potentiels partenaires. Vous devez être en capacité de présenter clairement votre structure pour rassurer les financeurs : une structure mal perçue ou un projet mal compris sont autant de ressentis pouvant fermer les portes d un potentiel financeur. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 17

18 Est-ce bien utile tout ça?! OUI! Valoriser votre structure et vos projets par des présentations simples et allant droit au but ne pourra que vous apporter des bénéfices. Il ne s agit pas de faire de la grande littérature mais de proposer un document où retrouver de manière claire ce qui anime votre association et la manière dont vous la faite vivre. Cela vous permettra aussi de faire le point en interne sur la manière dont est perçu votre projet associatif. «Ce qui est clair, s exprime clairement» D autre part, cela deviendra un formidable outil de communication pour votre association. Ça nous paraît un peu compliqué à formaliser Pas de panique, des documents d information et supports existent et peuvent vous aider à mettre sur papier votre projet associatif. Par exemple dans le Kit Associatif de l Espace Association du site internet de la MDA de Douvres ou parmi les livres et guides disponibles à la MDA! Vous pouvez aussi vous faire accompagner en rendez-vous à la MDA de Douvres sur le sujet. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 18

19 Montrer la cohérence de votre projet Le partenaire a besoin d évaluer s il peut vous accorder les financements demandés. Il va donc tenter de mesurer si votre projet rentre dans ses critères de financements. Le descriptif du projet doit donc lui apporter les éléments nécessaires. Chaque partie du descriptif doit apporter des réponses particulières. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 19

20 Rendre visible les intérêts des différentes parties Le partenariat financier correspond à une rencontre d intérêts convergents : - L intérêt pour la structure Consolider ses activités Les développer, les faire évoluer - L intérêt pour le financeur Participer à sa politique, ses enjeux stratégiques Il attend donc des résultats concrets et veut percevoir la légitimité de la structure porteuse S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 20

21 Un dossier de présentation complet, clair et chiffré rendu pour le 31 janvier 2016 au plus tard Le projet associatif document exprimant les souhaits de réalisation des membres de l association ainsi que la manière dont ils veulent le faire, en tenant compte de la situation actuelle de leur structure, Un descriptif du projet le contexte, les objectifs, les actions dans le temps, les partenaires, les bénéficiaires, les moyens mis en oeuvre, les résultats attendus le plan d action pour le nouvel exercice (principaux projets, activités, investissements envisagés ),en cas de projet ou manifestation particulière Un budget prévisionnel Les pièces nécessaires à l instruction de votre dossier Des pièces complémentaires appuyant votre demande S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 21

22 Le contexte Les différents points à aborder dans le dossier de présentation «Quel est le contexte qui justifie le projet?» Il faut décrire la situation et les besoins des acteurs concernés par ce «problème» (votre structure, les bénéficiaires, vos partenaires) Les objectifs «Quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre?» Ne pas oublier de présenter les objectifs en fonction de la situation et des besoins décrits dans le contexte. Les actions dans le temps Il s agit d expliquer le déroulement de votre projet par phases et dans le temps S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 22

23 Les partenaires «Quels sont les partenaires mobilisés et comment participent-ils à votre projet?» Les bénéficiaires «Quels sont les publics visés par le projet?» Tant en terme d individus que de structures ou systèmes (d insertion sociale, d éducation,...) Les moyens mis en oeuvre «Quels sont les moyens humains et matériel affectés au projet?» Les résultats attendus «Quels résultats vous permettront de vérifier que vos objectifs sont atteints et que votre projet contribue à répondre aux besoins des bénéficiaires?» S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 23

24 Bâtir un projet associatif, l intérêt de la démarche... Préparer l avenir de son association en tenant compte de l attente des publics et en adaptant ses formes de réponses ; Avoir des objectifs clairs, partagés et réalistes ; Disposer d un plan d actions opérationnel et concret ; Donner plus de sens à l engagement des bénévoles ; Créer une adhésion en interne ; Affirmer la spécificité de son association et favoriser les relations avec l ensemble des partenaires publics et privés. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 24

25 Les éléments du projet... Contrairement aux statuts qui durent toute la vie de l'association, le projet associatif ne dure que quelques années et évolue en fonction de l'environnement de l'association. Il se décline en objectifs auxquels sont adossés des critères d'évaluation d'atteinte de ces objectifs ainsi que les moyens à mettre en œuvre. La finalité et les objectifs. La finalité est la raison d être du projet associatif. La finalité doit respecter les valeurs de l'association, ces valeurs sont définies dans les statuts. De la finalité découlent les objectifs, leur définition est élaborée à la suite d'un diagnostic interne et externe de l'association. Elle fait référence aux buts de l association ainsi qu'aux valeurs qui sont définies dans les statuts. Le plan d action et les moyens. Le plan d action décompose les objectifs en actions et en moyens humains et financiers qui y sont attribués. Il fixe différentes phases et des échéances. Le pilotage du projet associatif Le pilotage peut être exercé par diverses instances désignées en amont du projet : le bureau, le conseil d administration, une commission spécifique ou comité de pilotage, ou un chef de projet. Cette instance veille au bon déroulement du projet, de son avancement et du maintien du cap prédéfini, en l'occurrence la finalité. L évaluation Elle est définie dés l'écriture du projet et déclinée en critères et modalités d'évaluation. Elle permet de vérifier la bonne marche du projet sous l'égide de l'instance de pilotage. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 25

26 Quelques conseils pour élaborer le budget prévisionnel S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 26

27 Construire un budget Construire un budget prévisionnel nécessite au préalable de s être mis au clair sur le projet de l association et sur les moyens à mettre en œuvre pour le réaliser. C est donc un outil qui est subordonné aux différentes discussions préalables avec les autres membres impliqués dans la gestion de l association qui vont préciser les moyens que vous souhaitez vous donner. Les règles à observer : régularité des activités prendre son temps impliquer les autres être réaliste prévoir l avenir tenir compte de la politique de l association contrôler les événements tenir compte des éléments conjoncturels - S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 27

28 Les charges prévisionnelles doivent être soigneusement identifiées et quantifiées poste par poste, en anticipant le mieux possible sur la réalité de la formation des coûts, qui ne seront engagés qu ultérieurement. Le déroulement de l exercice à venir doit avoir été entièrement décrypté. Les produits (prestations, subventions), doivent également bénéficier de la plus grande attention car l optimisme dans ce domaine se traduit par des déconvenues. En plus de la traduction monétaire de votre activité, pensez à rendre visible les ressources non monétaires avec lesquelles vous fonctionnez (bénévolat, aides indirectes de la collectivité, ) Outre les éléments ponctuels ou exceptionnels, c est souvent la réalité des exercices précédents qui est le meilleur guide pour établir des prévisions. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 28

29 L équilibre du budget En comparant vos recettes à vos dépenses prévisionnelles si vous avez un déficit prévisionnel, il vous faudra certainement rediscuter collectivement votre projet pour réajuster vos objectifs en les adaptant aux réalités économiques. Si le déficit est minime, vous pourrez vérifier si certaines dépenses ne peuvent pas être légèrement réduites, sans modifier le projet, de manière à s ajuster aux recettes. Si vous aboutissez à un excédent prévisionnel, vérifiez bien toutes vos données, vous avez sûrement été trop optimiste! S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 29

30 Une volonté : rendre plus lisible et transparente la décision d'octroi d'une subvention! La qualité de la vie associative : conformité avec la règlementation, la souscription d'assurances en lien avec l'activité, la définition des responsabilités entre membres de l'association, le projet associatif le respect de la Charte associative, le respect de l Agenda 21, la capacité à fédérer des bénévoles... L'activité de l'association : le nombre d'adhérents (dont les douvrais), leur provenance, qualification des encadrants, le respect des équipements, des partenaires, de l'environnement et du tri sélectif, l'élaboration d'un projet éducatif si l'activité le justifie... L'implication dans la dynamique communale : la description des projets, la participation à la vie de la commune, la mutualisation de matériels ou de moyens, prise en compte de l'utilisation de la subvention municipale au bénéfice des douvrais. Le niveau de pratique des équipes : départemental, régional, national. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 30

31 A qui demander une subvention, pour quelles actions? S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 31

32 Communes et intercommunalité Compétences les fonctions d état civil les fonctions électorales l action sociale l enseignement : l école primaire est communale l entretien de la voirie communale l aménagement : logement social, zones d activités, assainissement, protection des sites... la protection de l ordre public grâce aux pouvoirs de police du maire. l urbanisme l action économique le logement la santé la culture Les regroupements de communes (en communauté de communes ou d agglomération) s accompagnent de transferts de compétences. Il est donc important d identifier à quel échelon «communal» il convient de s adresser. Les pays Ils constituent un cas particulier. Ce n est pas une collectivité. L essentiel de leur budget est lié à la Région et le cas échéant aux fonds européens. Un pays soutiendra plus facilement une action que le fonctionnement permanent d une association. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 32

33 Le Conseil départemental Compétences l'action sociale (la principale) insertion, personnes âgées, aide à l'enfance les routes départementales transports collectifs notamment scolaires; la construction et l'équipement des collèges; les actions économiques complétant l'action des autres collectivités, Une collectivité fragilisée Le département est la collectivité qui apparaît la plus affaiblie à l issue des différentes étapes de la décentralisation. Son budget est largement absorbé par la compétence sociale. L apparition de l échelon intercommunal et la montée en puissance des régions lui laisse peu de marge de développement. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 33

34 Compétences La construction et la rénovation des lycées. La formation professionnelle et l'apprentissage. Les transports ferroviaires. Le développement économique et l'aide aux entreprises. L'aménagement du territoire. La culture. L'environnement et le cadre de vie. Le Conseil Régional Une collectivité en mutation Par ses politiques spécifiques et sa fonction d aménagement du territoire elle occupe une place de plus en plus importante. On assiste à une volonté de développer un véritable réseau de services publics régionaux et simultanément à une recherche d innovation dans l intervention publique. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 34

35 Exemples de financements Etat possibles CNDS : pour les associations sportives qui présentent une demande dans le cadre d un projet associatif et dont l action présente une dimension structurante pour la pratique sportive sur leur territoire et qui contribue à la politique fédérale et à la mise en oeuvre des orientations prioritaires du CNDS. Aide à l intégration et à la citoyenneté par le sport notamment en direction des jeunes des quartiers sensibles Intégration des personnes en situation de handicap Promotion des APS auprès des seniors Développement des pratiques féminines et encouragement à la prise de responsabilités Lutte contre les incivilités et la violence dans le sport Aide au développement des pratiques sportives familiales en club Les emplois aidés, le dispositif «Plan Sport Emploi».. FDVA : pour la formation des bénévoles et des actions expérimentales de développement de la vie associative. L objectif du FDVA est de soutenir l acquisition de compétences des bénévoles de toutes les associations par la formation. Les formations doivent être en adéquation avec le projet associatif et tournées vers le développement des compétences des bénévoles. S3A DEMANDES DE SUBVENTIONS, MODE D'EMPLOI 35