Université Pierre et Marie Curie

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1 Université Pierre et Marie Curie Journée «gestion des opérations de recherche» A.A.C.U. Retour d expérience sur la mise en place des conventions de recherche à l achèvement Jean-Marc Duclos, agent comptable Cécile Campet, responsable du service de la gestion financière des contrats de recherche à la D.G.R.T.T Valérie Riou, commissaire aux comptes, Mazars

2 De la comptabilisation en ressources affectées à la comptabilisation à l achèvement: le contexte et l organisation du changement. L UPMC a créé son SAIC en juin L université a déployé SIFAC en En 2007, nous avions recensé 997 contrats de recherche. Dés la mi-2007, la décision avait été prise d abandonner la comptabilité des ressources affectées pour les contrats de recherche: Problèmes entre l adéquation du compte 4682 et la comptabilité budgétaire de NABuCo. Problèmes pour l émission des factures d appels de fonds non traçables dans NABuCo. Problèmes entre les augmentations et diminutions de prise en charge au niveau budgétaire et comptable. A contrario L UPMC avait décidé de s impliquer complètement dans la modélisation SIFAC concernant les conventions. Le principe de la séparation complète des opérations budgétaires et comptables de cette modélisation à l achèvement a retenu toute son attention. L automatisation des opérations des conventions à l achèvement nous a convaincu de la fiabilité des informations données par le système d information. Le changement a été l occasion d une mise en qualité globale des conventions: Une conduite du changement au sein de l équipe de la DGRTT (direction générale de la recherche et du transfert de technologie) et de la direction des finances-agence comptable. Analyse de l adéquation des données budgétaires et comptables du compte 4682, examen des sommes restant dues, mise en qualité des «clients» afin d éliminer de NABuCo les données non fiables. Une extraction des données importantes de NABuCo, réalisée sous forme de tableau, repris par chaque gestionnaire de la DGRTT Le tableau joint montre le travail réalisé. 2

3 De la comptabilisation en ressources affectées à la comptabilisation à l achèvement: les principes La comptabilisation à l achèvement ne supprime pas la notion juridique de ressources affectées, par contre les techniques comptables de suivi des conventions sont organisées différemment. Tout au long de l année, il y a comptabilisation des charges par nature et identification des charges éligibles au contrat. A la fin de l année, il y a comptabilisation d une production stockée égale aux charges enregistrées, qui ne constate pas en comptabilité le lien avec le client, et qui utilise les comptes 713 (encours de prestations ) en produits et le compte 345 (prestations stockées ) en contrepartie. A la fin de la convention, les écritures définitives de constatation du produit final sont réalisées et les encours annulés. On considère que le client verse des acomptes, sans impact sur le résultat, tout au long de la convention, qui viendront se déduire de la facture finale. La facture finale est établie au vu du déroulement effectif de la convention. Techniquement, les appels de fonds sont isolés sur un compte «pour mémoire «à l émission (4199) et comptabilisés en acomptes (4191) lors de l encaissement. A l émission du produit final, les acomptes sont transférés sur le compte client 41 et viennent en déduction de la somme finale due par le client. 3

4 La méthodologie du passage d un système à l autre (1) Au niveau budgétaire: Détermination des soldes budgétaires à reprendre sur l exercice N+1 et inscription globale de ces montants dans le budget voté de Estimation globale des nouvelles conventions mises en place sur l exercice N+1, pour être intégrées dans le budget voté. Au niveau comptable: Analyse précise des restes à recouvrer et identification correcte des clients. Adéquation entre les soldes budgétaires de ressources à la fin de l exercice avec les soldes comptables du compte La comptabilisation à l achèvement va éviter la double comptabilisation des ressources à utiliser sur la convention matérialisées au crédit du compte Pour passer d un système à l autre l option a été prise de ne pas retracer l antériorité des opérations en conventions à l achèvement avant

5 La méthodologie du passage d un système à l autre (2) Un exemple précis: Une convention globale de qui débute en 2012 et se termine en Le passage d un système à l autre est prévu en début d exercice L utilisation des ressources a été de à la fin de l exercice Il y a reprise en BO de au crédit du compte Pour annuler l écriture de reprise et conserver la cohérence de la convention, il faut examiner la situation des versements du client et on envisage 3 situations: Le client a versé tout ou partie des 8000 dépensés en Le solde dû sera modélisé sur 2014 sur le compte 41: exemple: versés. Le client a versé les 8000 dépensés: il n y a aucune écriture supplémentaire. Le client a versé en 2012: la différence avec les dépenses réalisées en 2012 ( ) sera enregistrée en acomptes en 2013 au compte 4191 pour la suite de l opération. Il faut annuler la situation des écritures comptables du compte 4682 et les retracer uniquement dans la comptabilité budgétaire. Il faut garder la situation réelle : enregistrer les situations de dû ou d acomptes. Passer ensuite en 2013 à la situation d encours. D où les tableaux suivants de 2012 et

6 La méthodologie du passage d un système à l autre (3) 6

7 La comptabilisation en méthode à l achèvement (1) La comptabilisation met en relation des charges de production avec un encours de production. On utilise les comptes 713 (encours de production) et 345 (production stockée). Reprise de l exemple précédent: 7

8 La comptabilisation en méthode à l achèvement (2) La gestion de la TVA se fait à l encaissement (droit commun) ou sur les débits. La TVA est collectée sur les appels de fonds. Pour la TVA sur les encaissements, la TVA est enregistrée à l émission de l appel de fonds et payée au moment des encaissements et rapprochements. Le système compense la TVA finale due au moment du produit final avec les montants déjà versés. Rappel: les amortissements des biens acquis sur la convention sont un élément des coûts de valorisation des encours de stocks; Il semble essentiel que la durée des amortissements coïncide avec la durée de la convention. Si ce choix n est pas retenue, il sera nécessaire de modifier les adresses analytiques des opérations d amortissements. 8

9 Les activités de contrôle interne sur la gestion des conventions à l achèvement Ecriture du processus du déroulement de la gestion des conventions et des procédures associées. Organisation des activités de la DGRTT et de la DFI-AC autour de ces processus et de séparation des tâches: Gestion des créations de conventions et budgétisation. Enregistrement des factures fournisseurs, préparation des appels de fonds, justifications financières. Envoi des factures aux clients, encaissements et rapprochement des montants versés. Contrôle interne budgétaire: Contrôle de la correspondance du budget enregistré dans SIFAC et du montant global de la convention. Contrôle sur les reports de budget dans SIFAC. Contrôle interne pendant l exécution de la convention: Contrôle interne par sondages sur les opérations des unités de recherche. Contrôles internes du pôle financier DGRTT lors de l enregistrement des factures (listés dans le guide de procédure interne). Contrôle de la correspondance des salaires intégrés sur chaque convention et des fichiers du prestataire Paye. Contrôles permanents sur l éligibilité des dépenses aux contrats. Actions réalisées au moment de la clôture d exercice: ces opérations sont listées dans la partie de note jointe réalisée pour Contrôles au moment de l établissement du CR financier ou de la clôture de la convention: Le CR financier est réalisé par le gestionnaire DGRTT en tenant compte d une fiche de «rapprochement«précise qui liste les différents items du contrat et qui est jointe à la demande de signature du CR par le président et l agent comptable. Contrôle de l adéquation entre la facture finale et les documents du CR financier. Dans l année de constatation de l achèvement, s assurer que le produit final a été réalisé. 9

10 Le retour d expérience du commissaire aux comptes Une démarche de changement comptable inéluctable compte tenu de : La volumétrie et du besoin d automatisation des opérations de recherche La nécessaire fiabilisation du suivi des opérations de recherche L absence de lisibilité des états financiers Un choix discutable de traitement du changement de méthode comptable : Non retraitement du stock d encours relatif aux dépenses engagées avant l année de la transition (rétrospectivité) Echanger en amont avec le CAC des modalités de mise en œuvre Des travaux préparatoires significatifs à ne pas sous estimer : Cartographie des contrats Inventaire des contrats et des clauses contractuelles Appropriation du module «conventions» de Sifac Une démarche concertée de conduite du projet qui doit permettre de fédérer l ensemble des acteurs 10