# Appel de candidatures. 23 décembre Pré-qualification

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1 Appel de candidatures # Pré-qualification Fourniture d une solution multimédia et de services du soutien technique de post implantation pour le centre de contrôle du CGAD 23 décembre 2015 Hydro-Québec

2 TABLE DES MATIÈRES CHAPITRE «A»... 4 AVIS AUX INTÉRESSÉS À SE PRÉQUALIFIER... 4 CHAPITRE «B»... 6 RENSEIGNEMENTS ET INSTRUCTIONS CONTEXTE OBJET DE L APPEL DE CANDIDATURES CaractÉristiques du projet EXAMEN ET OBTENTION DU DOCUMENT D APPEL DE CANDIDATURES PropriétÉ du document d appel de candidatures ADMISSIBILITÉ Avis Législation sur les contrats des organismes publics DÉSISTEMENT RÈGLES D ÉTHIQUE D HYDRO-QUÉBEC PERSONNES ET SOCIÉTÉS NON ADMISSIBLES DÉCLARATION OBLIGATOIRE DE TOUTE POSSIBILITÉ DE CONFLIT D INTÉRÊTS Langue de travail et des communications COMMUNICATION PENDANT LA PÉRIODE D APPEL DE CANDIDATURES QUESTIONNAIRE D'ÉVALUATION DE L INTÉRESSÉ Délai pour question addendas TRANSMISSION DU DOSSIER DE L INTÉRESSÉ renseignements à inclure avec le dossier Formulaire de réponse documentation SIGNATURE DU DOSSIER DE L INTÉRESSÉ FRAIS DE PRÉPARATION DU DOSSIER rencontre avec les intéressés ÉVALUATION DU DOSSIER DE L INTÉRESSÉ RÉSULTAT DE LA PRÉQUALIFICATION ET INVITATION À SOUMISSIONNER ACCEPTATION DU DOSSIER DE L INTÉRESSÉ REJET DU DOSSIER DE L INTÉRESSÉ ANNULATION de l appel de candidatures ENGAGEMENT DE L INTÉRESSÉ CHAPITRE «C» QUESTIONNAIRE D'ÉVALUATION Table des annexes Annexe No 1 : FICHE DE CONTRÔLE Annexe No 2 : Déclaration obligatoire de toute possibilité de conflit d'intérêts Annexe No 3 : Fiche de signature Hydro-Québec

3 (Cette page a été laissée intentionnellement blanche) Hydro-Québec

4 CHAPITRE «A» AVIS AUX INTÉRESSÉS À SE PRÉQUALIFIER Page 4 de 32

5 Avis aux intéressés à se pré qualifier Appel de candidatures : # Date d'émission : 23 décembre 2015 Date de remise des candidatures : 29 janvier 2016 à 14 h (heure de Montréal) Pour renseignements Gergana Dimitrova Tél. : (514) , poste 4035 Courriel : dimitrova.gergana@hydro.qc.ca Objet : APPEL DE CANDIDATURES Fourniture d une solution multimédia et de services du soutien technique de post implantation pour le centre de contrôle du Centre de gestion des activités de distribution AVIS IMPORTANT Garantie de soumission : non requise Prix du document : 50 $ (électronique) CRITÈRES D ADMISSIBILITÉ : toute entreprise qui a obtenue et acheté le document d appel de candidatures de la part de la direction Approvisionnement d Hydro-Québec. TRANSMISSION DU QUESTIONNAIRE DE PRÉQUALIFICATION : Sous pli cacheté, veuillez envoyer deux (2) exemplaires papier (incluant l original) complets de votre dossier de candidature, dûment signé par une personne responsable. Veuillez inclure également une copie électronique sur CD-ROM ou clé USB. SEULS LES DOSSIERS REÇUS À L'UNE OU L'AUTRE DES ADRESSES SUIVANTES SERONT ACCEPTÉS : ADRESSE POSTALE SI LIVRÉ DIRECTEMENT TRANSMIS PAR POSTE CANADA UNIQUEMENT TRANSMIS DE MAIN EN MAIN OU PAR MESSAGERIE (service standard, express ou messagerie) (excluant tous les services de Poste Canada) Hydro-Québec Hydro-Québec Bureau des soumissions Bureau des soumissions C.P , boul. De Maisonneuve Est, Succ. Desjardins 2e étage, bureau Montréal (Québec) Montréal (Québec) H5B 1C2 H2L 4M8 Page 5 de 32

6 CHAPITRE «B» RENSEIGNEMENTS ET INSTRUCTIONS Page 6 de 32

7 1. CONTEXTE Le centre de gestion des activités de distribution («CGAD») d Hydro-Québec désir se doter d un centre de contrôle lui permettant de visualiser en temps réel l ensemble des activités du distributeur (l exploitation du réseau, la planification et la réalisation des travaux, ainsi que le traitement des appels d urgence). Le centre sera séparé en sections opérationnelles et fonctionnelles. La salle de contrôle sera le cœur des opérations et devra permettre un survol de l ensemble des activités sur un mur d écran. 2. OBJET DE L APPEL DE CANDIDATURES Les travaux à réaliser sont : La conception d une solution multimédia permettant de gérer l entrée de plusieurs sources d information et l affichage optimal de celles-ci sur différent type de média ; La fourniture du matériel, l installation et la configuration de la solution ainsi que le soutien et la maintenance. Le centre de gestion est constitué d une salle de contrôle, quatre salles adjacentes, une salle de formation, une salle de réunion, un bureau et une aire de repas. Caractéristiques recherches : Solution fonctionnelle et disponible 24/7 ; Visibilité accrue nécessaire ; Facilite d utilisation par d usagés non-experts en informatique ; Le fournisseur doit : Fournir un accompagnement au service informatique d Hydro-Québec : o Dans la sélection du matériel informatique qui va alimenter la matrice multimédia ; o Dans la configuration des sources liées à la matrice multimédia ; o Dans le choix d un système de contrôle de chacune des sources provenant : d ordinateurs reliés aux systèmes de l entreprise ; d un fournisseur de câblodistribution. Concevoir la solution, y compris : o Configuration de la matrice ; o Configuration du système de contrôle ; o Configuration des stations de contrôle. Rédiger un guide d utilisation : o Version utilisateur ; o Version super utilisateur (configuration et modification) ; o Liste du matériel et des spécifications. Page 7 de 32

8 Fournir l installation de la solution et du soutien technique postimplantation : o Correction des problématiques ; o Optimisation de l utilisation du système ; o Formation des utilisateurs et des super utilisateurs ; o Entretien du système : Correction de problématiques ; Modification de la configuration ; Ajout de sources. 3. CARACTÉRISTIQUES DU PROJET Section I Salle principale : o La salle principale consiste d un mur multimédia avec des dimensions disponibles de 4.5m par 8.5m et possibilité d installation d un écran courbé. Une minimisation de l espace entre l affichage (3mm et moins) est recherchée, avec une technologie anti image rémanente. Affichage 24/7 avec une durabilité et capacité d affichage accrue, capacité de modifier les subdivisions de l affichage, de sélectionner chaque source et son emplacement, de modifier la taille des sources, de configurer des présélections d affichage. o Sept postes de travail : Équipés d une station d accueil pour ordinateur portable. L ordinateur portable sera fourni par Hydro-Québec. Équipés de 4 écrans 24 pouces, sur la surface de travail ou une autre solution équivalente. Chaque poste de travail doit être équipé avec un contrôleur afin de lui permettre : Le contrôle de la murale média ; Activation de la source audio (sortie sur les haut-parleurs de la salle, sortie sur la sortie audio du bureau, haut-parleurs du moniteur, casque d écoute). Chaque poste doit pouvoir afficher du contenue sur la murale ; o Quatre postes d invitées : Chaque poste de travail doit être équipé avec un contrôleur afin de lui permettre : Le contrôle de la murale média ; Activation de la source audio (sortie sur les haut-parleurs de la salle, sortie sur la sortie audio du bureau, casque d écoute). Chaque poste doit pouvoir afficher de la contenue sur le mur multimédia. o Système de son (zone dédiée à la salle de contrôle) Page 8 de 32

9 Section II Salle d opérateurs : o o o Salle de réunion : Haut-parleurs au plafond et sur le côté de la murale ; 2 haut-parleurs dédiés au son des alarmes situées au bureau des chefs de quart ; Capacité de choisir n importe quelle source audio ; Fonction muet doit être disponible. Poste de travail de 5 écrans 24p et d un PC (fourni par Hydro-Québec) 2 écrans (grandeurs à définir), pour afficher du contenu multimédia. Le contrôle des 2 écrans doit être disponible sur le pupitre. Système de son avec des haut-parleurs au plafond (contrôle séparé de la salle principale) et entré de son par bureau (sélection de la source sonore à écouter). o Mur multimédia avec : un téléviseur de 80 ou plus divisible en 6 sources différentes; affichage cloner de la murale du CGAD; affichage d une source en plein écran; possibilité d écran tactile; 2 entrées audiovisuelles sur la table; 2 contrôleurs média permettant de sélectionner l affichage et contrôler le son ; un téléviseur de 55 ou plus avec affichage d une source média permettant la rotation des images de la murale. o Système de son avec : Bureau fermé (Gestion) Haut-parleurs au plafond avec du contrôle séparé de la salle principale ; Entré pour casque d écoute sur la table avec la possibilité de sélectionner la source sonore à écouter ; Capacité de choisir n importe quelle source audio de la salle ; o Mur multimédia : Fonction muet disponible. Possibilité d ajuster le son dans les autres zones du CGAD avec du contrôle uniquement disponible dans la salle de conférence ; Possibilité d afficher l image dans les autres zones du CGAD avec du contrôle uniquement disponible dans la salle de conférence ; Micro intégré dans la table ou système de conférence audio; 1 téléviseur de 55 ou plus avec son sur la télévision ; Contrôle de la source d affichage murale ; Sélection de l ensemble des sources ; Page 9 de 32

10 Section III Contrôle du volume de son (la fonction muet doit être disponible) ; Une entrée sur le bureau pour afficher sur l écran Centre d analyse et d avis et Ordonnancement : Section IV o Mur multimédia : 2 téléviseurs de 80 ou plus (placées à proximité de chaque unité) : Clone de la murale du CGAD ; Affichage rotatif (source sélectionnée de la murale CGAD). 3 téléviseurs de 55 (récupération de matériel déjà existant: 3 sources dédiées à leurs activités ; Sortie de son possible sur les téléviseurs. 3 téléviseurs 55 ou plus (Section Ordonnancement) : o Aire de repos du RC : CED de Montréal : 3 sources dédiées à leurs activités ; Sortie de son possible sur les téléviseurs. Mur multimédia : o CED de Montréal : 1 téléviseur de 55 ou plus avec affichage rotatif (source sélectionnée de la murale CGAD) ( Récupération de matériel déjà existant) ; 1 téléviseur de 55 ou plus, branché sur le câble (illico local) et contrôle de son sur la télé. 3 téléviseurs de 55 ou plus (possibilité de récupération de matériel) : 3 sources dédiées à leurs activités (contrôle de la mural sur le mur) ; Haut-parleur plafonds ; Accès aux sources du CGAD (affichage rotatif avec une source sélectionnée de la murale CGAD). Salle Arthur Lamoureux : 1 téléviseur de 80 ou plus ; o Accès aux sources du CGAD (affichage rotatif avec une source sélectionnée de la murale CGAD) ; o 2 entrées sur la table (son et vidéo) ; o Haut-parleur sur les murs ; Page 10 de 32

11 Matrice : o Contrôleur de source sur la table. Salle de réunion petit format (Salle Ingénierie) : o Configuration : 1 téléviseur de 60 ou plus avec du son sur la télévision ; Contrôle de la source sur la table : o Contrôle du volume du son/muet ; o Une entrée sur le bureau pour afficher sur l écran. Salle de réunion COCE (Salle CGAD) Projecteur Laser HD et écran de projection ; Téléviseur 60 au mur ; Son sur des haut-parleurs au plafond ; Contrôleur de la source sur la table (3) : o Contrôle du volume du son/muet ; o Sélection de l ensemble des sources ; o 3 entrées sur la table de conférence. Poste informatique capable de contrôler l ensemble des sources ; Logiciel de contrôle de la matrice ; Facile d utilisation ; Modification possible ; Configuration de présélections (Skillset) ; Source rotative configurable (une source qui alterne des sources sélectionnées sur le même affichage) ; o Sources d entrées : L ensemble des sources est raccordé à la matrice : À l exception des salles suivantes : o Salle Ingénierie ; o Salle préparation des travaux ; o Technologie : Salle ordonnancement. o HDMI ; o Display port ; o o Sources de sortie : VGA + Son. L ensemble des sources est raccordé à la matrice : À l exception des salles suivantes : Page 11 de 32

12 o Salle Ingénierie ; o Salle préparation des travaux ; o Salle ordonnancement. Technologie : o HDMI ; o Display port ; o Système de son : Divisé en zone : Section 1 Salle de contrôle ; Section 2 CED CGAD ; Section 3 Salle gestion des urgences (War Room) ; Section 4 CED Montréal. Source sonore séparée et contrôle du volume séparé. Section V Salle de formation CGAD (deuxième étage) : o 2 téléviseurs (taille à évaluer) : Contrôle de la mural sur le mur ; Capacité de faire 1 seul grand écran ; Capacité de projeter 2 images ; Sortie de son sur des haut-parleurs ; Accès aux sources du CGAD ; 1 entrée audiovisuelle sur le bureau du formateur. Section VI Direction CGAD (Deuxième étage) o 1 téléviseur 55 ou plus avec du son sur la télévision ; o Contrôle de la source sur la table de conférence : Sélection de l ensemble des sources ; Contrôle du volume du son/muet ; Une entrée sur le bureau pour afficher sur l écran ; Une entrée sur la table conférence. o Bureau de chef : 1 téléviseur de 55 ou plus avec du son sur la télévision ; o Contrôle de la source sur la table de conférence : Sélection de l ensemble des sources ; Contrôle du volume du son/muet ; Une entrée sur le bureau pour afficher sur l écran ; Page 12 de 32

13 o Salle de réunion standard (Ordonnancement) 1 téléviseur de 70 ou plus avec du son sur la télévision ; Contrôle de la source sur la table : Contrôle du volume du son/muet ; Une entrée sur le bureau pour afficher sur l écran. Salle de réunion grand format (Salle Gestion des activités réseau) : 1 téléviseur de 80 ou plus avec du son sur la télévision ; Contrôle du volume du son/muet ; Sélection de l ensemble des sources ; Une entrée sur le bureau pour afficher sur l écran. Salle de réunion grand format (Salle préparation des travaux) : 1 téléviseur de 80 ou plus avec du son sur la télévision ; Contrôle du volume du son/muet ; Une entrée sur le bureau pour afficher sur l écran. 4. EXAMEN ET OBTENTION DU DOCUMENT D APPEL DE CANDIDATURES Les intéressés peuvent examiner gratuitement le document d appel de candidatures durant la période d invitation sur le site Internet d Hydro-Québec en cliquant sur le bouton «consulter le document». Toutefois, pour soumettre leur candidature les intéressés doivent obligatoirement commander le document en cliquant sur le bouton «commander» moyennant le paiement du montant indiqué à l Avis aux intéressés (chapitre «A»). 5. PROPRIÉTÉ DU DOCUMENT D APPEL DE CANDIDATURES Le présent document est la propriété d Hydro-Québec et il ne peut être utilisé qu à la seule fin de préparer un dossier de candidature. 6. ADMISSIBILITÉ Seules sont admises à présenter un dossier de pré qualification (ci-après «le Dossier») les personnes physiques ou morales, les sociétés ou les entreprises qui répondent aux critères d'admissibilité énoncés à l'avis aux intéressés à se pré qualifier et qui ont obtenu le document d'appel de candidatures directement de la direction Approvisionnement. Toute soumission présentée par une personne physique ou morale, ou une société ou une entreprise inadmissible à soumissionner sera rejetée. À NOTER : a) Chaque intéressé à se pré qualifier (ci-après appelé Intéressé), doit s'assurer que le nom et l'adresse indiqués sur la «Facture» qu il recevra lors de la prise de possession Page 13 de 32

14 du document d'appel de candidatures sont exactement ceux qui apparaîtront sur le Dossier. Il doit aviser la direction Approvisionnement d'hydro-québec de toute divergence, le plus tôt possible après la réception du document d'appel de candidatures. b) L'intéressé à se pré qualifier ne peut céder ni son droit ni le document d'appel de candidatures à une autre personne, société ou corporation. 7. AVIS LÉGISLATION SUR LES CONTRATS DES ORGANISMES PUBLICS Hydro-Québec souhaite rappeler aux Intéressés qu il est de leur devoir de s assurer dès à présent de leur conformité aux dispositions de la Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q, c. C-65.1) en lien avec toute proposition qu ils pourraient être appelés à présenter à l occasion de l appel de propositions qui doit découler de la présente démarche, incluant tout particulièrement le chapitre V.2 de ladite loi (autorisation de l Autorité des Marchés Financiers, si applicable). De même pour les prescriptions de la Loi Électorale (L.R.Q, c. E- 3.3), le cas échéant. 8. DÉSISTEMENT L Intéressé ne peut céder à une autre personne, société ou corporation, ni son droit de présenter une candidature ni le document d appel de candidatures. L Intéressé qui désire se désister en faveur d une autre personne, société ou corporation, doit en faire la demande par écrit, conformément aux dispositions de la clause 11 COMMUNICATION PENDANT LA PÉRIODE D APPEL DE CANDIDATURES Si elle acquiesce à cette demande, Hydro-Québec fera parvenir elle-même le document d appel de candidatures à cet autre Intéressé. 9. RÈGLES D ÉTHIQUE D HYDRO-QUÉBEC 9.1 PERSONNES ET SOCIÉTÉS NON ADMISSIBLES Ne sont pas admis à fournir des biens ou des services à Hydro-Québec : Les employés d Hydro-Québec, et les personnes morales, les sociétés ou les entreprises dans lesquelles un employé d Hydro-Québec détient directement ou indirectement des intérêts, sauf lorsque ces intérêts peuvent être acquis sans réserve par le public en général. Tout contrat attribué suite au dépôt d un tel dossier pourra être résilié et Hydro-Québec aura droit à des dommages-intérêts s il en est. 9.2 DÉCLARATION OBLIGATOIRE DE TOUTE POSSIBILITÉ DE CONFLIT D INTÉRÊTS S il y a chez un Intéressé une personne occupant une fonction importante ou qui détient à son égard des intérêts significatifs, qui est parente ou alliée (père, mère, fils, fille, frère, sœur, conjoint ou conjointe de droit ou de fait) d un employé d Hydro-Québec participant, directement ou indirectement, au présent appel de candidatures, il doit en aviser Hydro- Québec. Une telle situation ne prive pas l Intéressé de la possibilité de traiter avec Hydro- Page 14 de 32

15 Québec. La déclaration de cette situation vise à permettre l analyse des candidatures dans le respect des règles d éthique d Hydro-Québec. La déclaration doit se faire au moyen d une lettre jointe au Dossier. Celle-ci doit mentionner le nom et la fonction des personnes visées, tant chez l Intéressé que chez Hydro-Québec. Le défaut de faire une telle déclaration au moment opportun entraînera nécessairement le rejet du Dossier ou peut entraîner la résiliation du contrat pour cause, le cas échéant. 10. LANGUE DE TRAVAIL ET DES COMMUNICATIONS Le français est la langue de travail. Toutes les communications écrites et verbales entre Hydro-Québec et l'intéressé se font en français si vous avez une place d affaires au Québec. Tous les documents que l'intéressé remet à Hydro-Québec doivent être en français si votre entreprise à un établissement ou une place d affaires au Québec. Cependant, la réponse et autre document de soutien en réponse au présent appel de candidatures peuvent être rédigés en anglais si vous n avez pas d établissement dans la province du Québec. 11. COMMUNICATION PENDANT LA PÉRIODE D APPEL DE CANDIDATURES Il est de la responsabilité de l'intéressé de se renseigner sur l'objet et les exigences du document d'appel de candidatures. Tout Intéressé qui n'est pas certain du sens exact du texte ou d'une partie du texte du présent document doit en demander une interprétation par écrit (par courriel) au responsable de l appel de candidatures, à : HYDRO-QUÉBEC Direction Approvisionnement 800, rue de Maisonneuve Est 12e étage Montréal (Québec) H2L 4M8 Responsable de l appel de candidatures : Gergana Dimitrova Numéro de téléphone: (514) , poste 4035 Adresse de courriel : dimitrova.gergana@hydro.qc.ca Celui-ci est le seul autorisé à recevoir et à transmettre toute information. Toute demande faite ou reçue en dehors de ce processus sera considérée irrecevable lors de l'analyse du Dossier de l Intéressé. L Intéressé qui fait une demande est responsable de sa bonne livraison. Suite à cette demande, toute interprétation qui, selon l avis d Hydro-Québec, nécessiterait des modifications au document d appel de candidatures, sera faite sous forme d un addenda. Toute demande d Intéressé pouvant nécessiter l émission d un addenda devra être faite le plus tôt possible afin de permettre la préparation et l émission de celui-ci avant la date de remise des candidatures. Page 15 de 32

16 L Intéressé doit s assurer que les documents reçus sont complets, en se référant à la table des matières et à la liste des annexes si requis. L'intéressé doit aviser la direction Approvisionnement d'hydro-québec de toute divergence, le plus tôt possible après la réception du document d'appel de candidature. 12. QUESTIONNAIRE D'ÉVALUATION DE L INTÉRESSÉ Chaque Intéressé doit nécessairement présenter un Dossier conforme à toutes les exigences du présent document. Il doit remplir le questionnaire d évaluation de l Intéressé joint au chapitre «C». 13. DÉLAI POUR QUESTION La date limite pour l'envoi de questions est fixée à trois (3) jours ouvrables avant la date de dépôt des candidatures. Toutes questions à l intérieur de ce délai risquent de ne pas être répondues en date. 14. ADDENDAS Toute modification au document d appel de candidatures ou information additionnelle, qu elles découlent d une demande d un participant ou de l initiative d Hydro-Québec sera communiqué sous forme d addenda, émis par la direction Approvisionnement d Hydro- Québec. Cet addenda sera réputé faire partie intégrante du présent document d appel de candidatures. L addenda est transmis à tous ceux qui auront obtenu le document d appel de candidatures directement de la direction Approvisionnement d Hydro-Québec. Les addendas seront également publiés sur le site Internet d Hydro-Québec, au même endroit où le présent document a pu être téléchargé. Il est de l entière responsabilité des intéressés de consulter périodiquement cette section. 15. TRANSMISSION DU DOSSIER DE L INTÉRESSÉ Le soumissionnaire doit présenter un Dossier conforme à toutes les exigences du document d'appel de candidatures sur le formulaire fourni par Hydro-Québec. Toutefois, Hydro- Québec se réserve le droit de passer outre à toute irrégularité ou vice mineur. Le nom de l Intéressé et le numéro d'appel de candidatures doivent apparaître sur tout autre document que l Intéressé transmet à Hydro-Québec avec son Dossier. L INTÉRESSÉ DOIT FOURNIR TOUTES LES INFORMATIONS DEMANDÉES AU QUESTIONNAIRE D ÉVALUATION SECTION C. Le Dossier devra être transmis à la date précisée et selon les modalités de transmission précisées au Chapitre A AVIS AUX INTÉRESSÉS À SE PRÉQUALIFIER. 16. RENSEIGNEMENTS À INCLURE AVEC LE DOSSIER 16.1 FORMULAIRE DE RÉPONSE Page 16 de 32

17 L Intéressé doit obligatoirement remplir et retourner le chapitre C. Chaque Intéressé doit nécessairement présenter un dossier conforme à toutes les exigences du présent document DOCUMENTATION Toute documentation soutenant les réponses fournies au chapitre C de l Intéressé pourra être incluse avec le dossier de l Intéressé. Cette documentation pourra être sous a) format électronique ; b) accessible par lien Internet ou c) papier. 17. SIGNATURE DU DOSSIER DE L INTÉRESSÉ Si l Intéressé est une personne physique, il doit signer personnellement sa proposition. Si le Dossier est soumis par une personne morale, il doit être signé par une personne dûment autorisée à le faire. La procuration du signataire doit être jointe au Dossier. Si le Dossier est soumis par une société ou une coentreprise, il doit être signé par chacun des associés ou par une personne dûment autorisée par la société ou la coentreprise. La procuration de chacun des signataires doit être jointe au Dossier. 18. FRAIS DE PRÉPARATION DU DOSSIER Chaque Intéressé doit assumer les coûts encourus pour la préparation et la présentation de son dossier. Hydro-Québec rejettera toute réclamation présentée à ce sujet, quel que soit le résultat de l'exercice d appel de candidatures. 19. RENCONTRE AVEC LES INTÉRESSÉS Hydro-Québec se réserve le droit, si requis, d inviter un ou des Intéressé(s) à répondre aux questions d Hydro-Québec concernant son dossier. Si une rencontre est requise, elle se fera aux bureaux d Hydro-Québec sur préavis de cinq (5) jours ouvrables. Les questions seraient alors transmises à chacun des Intéressés avant leur rencontre dans un délai raisonnable. 20. ÉVALUATION DU DOSSIER DE L INTÉRESSÉ Le Dossier de chaque Intéressé sera évalué par Hydro-Québec selon les réponses du chapitre «C» de ce document. Une analyse des candidatures sera faite par un comité d'entreprise et les décisions en découlant sont du ressort d'hydro-québec. Dans les meilleurs délais, Hydro-Québec fera connaître sa décision à chaque Intéressé retenu. 21. RÉSULTAT DE LA PRÉQUALIFICATION ET INVITATION À SOUMISSIONNER Hydro-Québec fera parvenir aux fournisseurs qualifiés le document d'appel de propositions. Ceux-ci pourront soumettre une proposition, à titre de soumissionnaires, dans le cadre de cet appel de propositions. Il sera possible, après l heure et la date de dépôt du présent appel de candidatures, mais avant la date de remise de la soumission de l appel de propositions, de se qualifier afin d être invité à l appel de propositions. Cependant, il ne sera pas possible Page 17 de 32

18 de prolonger le délai pour répondre à l appel de propositions sous prétexte de qualification tardive. Les fournisseurs n'ayant pas participé à l'appel de candidatures pourront, sous certaines conditions, agir à titre de sous-traitants pour l'un ou l'autre des Intéressés qui se seront pré qualifiés. 22. ACCEPTATION DU DOSSIER DE L INTÉRESSÉ Pour éviter que le Dossier soit refusé lors de l'analyse des candidatures, les conditions suivantes doivent être obligatoirement respectées : a. les réponses aux questionnaires d'évaluation de l Intéressé doivent être indiquées sur les formulaires fournis par Hydro-Québec (voir chapitre «C») ; b. le Dossier doit être dûment signé (voir la clause 17. SIGNATURE DU DOSSIER DE L'INTÉRESSÉ) ; c. l Intéressé doit respecter les exigences de la clause 6. ADMISSIBILITÉ ; d. l Intéressé doit avoir répondu «OUI» à toutes les questions relatives aux exigences de qualification (voir section C.1). 23. REJET DU DOSSIER DE L INTÉRESSÉ Tout dossier qu'hydro-québec juge non valable ou qui ne contient pas tous les renseignements permettant l'évaluation des Dossiers pourra être rejeté. 24. ANNULATION DE L APPEL DE CANDIDATURES Hydro-Québec se réserve le droit d annuler le présent appel de candidatures, de ne pas émettre d appel de propositions découlant de cet appel de candidatures ou de n attribuer aucun contrat. Dans cette éventualité, elle rembourse le prix du document d appel de candidatures à tous ceux qui l ont acheté. Toutefois, Hydro-Québec ne fait aucun remboursement lorsque le prix du document d appel de candidatures est inférieur ou égal à cinquante dollars (50 $). 25. ENGAGEMENT DE L INTÉRESSÉ Le questionnaire d évaluation des Intéressés ainsi que tout document annexé au Dossier sont considérés par Hydro-Québec comme un engagement contractuel de la part de l Intéressé et font partie intégrante de la proposition de celui-ci advenant sa pré qualification. Page 18 de 32

19 CHAPITRE «C» QUESTIONNAIRE D'ÉVALUATION Page 19 de 32

20 Identification du Candidat à se qualifier Fournisseur: Adresse: Téléphone: Télécopie: Courriel : Nombre d'addenda reçus: Nous soussignés (es), après avoir pris connaissance de la documentation reçue, avons rempli les espaces ci-dessus et ceux des pages suivantes conformément aux conditions indiquées, ce qui devient la partie commerciale et technique de notre offre principale. SIGNATAIRE AUTORISÉ: Signature Date: AAAA/MM/JJ nom titre Page 20 de 32

21 Appel de candidatures # C.1 Questionnaire - exigences de qualification Afin de se qualifier pour cet appel de candidatures, le candidat doit nécessairement répondre à toutes les questions du tableau suivant en cochant la case appropriée. En plus des informations spécifiques demandées, il est de la responsabilité du soumissionnaire de fournir tous les documents requis pour qu'hydro-québec puisse vérifier les réponses. Une preuve insuffisante, de l'avis d'hydro-québec, entraînera une disqualification. Hydro-Québec se réserve le droit de valider en tout temps les réponses produites. Un intéressé ayant répondu NON à une de ces questions ne sera ni qualifié ni considéré pour l'appel de propositions. Il ne sera donc pas invité à déposer de soumission. S.V.P. RÉPONDRE AUX QUESTIONS SUIVANTES EN COCHANT DANS LA CASE APPROPRIÉE : 1. Pouvez-vous confirmer que votre entreprise n a pas eu d inscription aux procédures d insolvabilité en vertu de la Loi sur la faillite et l insolvabilité durant les deux (2) dernières années? 2. Pouvez-vous confirmer que votre entreprise n est pas actuellement sous l emprise d une loi sur la protection contre les faillites et l insolvabilité? OUI NON 3. Pouvez-vous confirmer que votre entreprise n éprouve pas de difficulté financière pouvant mener à une faillite? Veuillez noter qu Hydro-Québec exigera l examen complet des états financiers de votre entreprise (entreprise privée uniquement) avant l attribution de tout contrat. Si votre entreprise est retenue à la prochaine étape, l appel de propositions, il vous faudra consentir à cet examen avant l attribution du contrat et Hydro-Québec doit s en déclarer satisfaite. 4. Pouvez-vous confirmer que les dirigeants de votre entreprise ne sont pas en conflit d intérêts ou en apparence de conflit d intérêts avec Hydro-Québec? 5. Pouvez-vous confirmer que votre entreprise, directement ou en association avec d'autres personnes, sociétés ou entreprises, n'a pas été directement ou indirectement impliquée dans la préparation des documents relatifs à l'appel de candidatures? 6. Pouvez-vous confirmer que les solutions proposée sont commercialement disponibles? 7. Pouvez-vous confirmer que votre entreprise est prête à mettre en place une équipe de travail à Montréal? 8. Pouvez-vous confirmer que votre entreprise est en affaires et œuvre dans le domaine de solutions audio-visuelles depuis au moins 5 ans? Page 21 de 32

22 Appel de candidatures # Pouvez-vous confirmer que vous avez réalisé au moins trois projets dans le domaine audiovisuel et plus particulièrement conception, livraison et installation des centres de contrôle d envergure similaire du projet d Hydro-Québec? OUI NON NOTE: HYDRO-QUÉBEC SE RÉSERVE LE DROIT DE VALIDER EN TOUT TEMPS LES RÉPONSES FOURNIES. Page 22 de 32

23 C.2 Questionnaire avec réponses à développement Appel de candidatures # Afin de se qualifier pour cet appel de candidatures, le candidat doit également répondre à toutes les questions du tableau suivant. 1 Question Décrire vos 3 plus grandes réalisations de préférence au Québec ou en Amérique du Nord en fourniture des solutions multimédia pour des centres de contrôle au cours des 5 dernières années. 2 Question Veuillez fournir des détails sur votre entreprise en général et plus particulièrement en ce qui à trait au domaine d expertise «fourniture des solutions multimédia pour des centres de contrôle» Remplir l annexe 4 Fiche Fournisseur 3 Question Maturité de la solution : Veuillez décrire en détails au moins deux ou trois technologies qui peuvent répondre aux besoins. 3 Réponse Est-ce que vous avez déjà implanté cette technologie chez un client? En quelle année, donnez l historique du projet. 4 Question Offrez-vous un contrat de service ou un soutien technique pour les solutions vendues? Veuillez décrire les niveaux de services et du soutien technique offerts pour les différents technologies. 4 Réponse 5 Question Est-ce que votre entreprise peut offrir des services de conception d un système multimédia pour un centre de contrôle et l installation des technologies proposées, c est-à-dire : installation des équipements, mise en place et configuration de la solution dans les environnements d Hydro- Québec, formation et soutien technique post implantation? Page 23 de 32

24 Appel de candidatures # Réponse 6 Question Si un intégrateur est nécessaire, doit -il se faire certifier afin de pouvoir intégrer vos produits? 6 Réponse 7 Question Veuillez nous fournir la liste des intégrateurs de vos produits (noms et coordonnés) œuvrant au Québec? Spécifier si des ententes d exclusivité sont en vigueur et nous décrire les limitations de celles-ci en relation à notre démarche d acquisition. 7 Réponse 8 Questions Veuillez indiquer la durée de vie des technologies proposées. 8 Réponse 9 9 Question Selon vos expériences et les technologies proposes, veuillez décrire les échéanciers du projet? Réponse 10 Question Veuillez indiquer si vous offrez d autres services liés à la solution recherchée. 10 Réponse Page 24 de 32

25 Appel de candidatures # Annexe No 1 : FICHE DE CONTRÔLE Page 25 de 32

26 Appel de candidatures # Fiche de contrôle NOM DE L INTÉRESSÉ : LISTE DES DOCUMENTS JOINTS : (cocher chaque élément joint) Fiche de contrôle (Annexe 1) Déclaration de conflit d intérêts (Annexe 2) Fiche de signature (Annexe 3) Preuve d autorisation à signer la proposition Questionnaire des exigences minimales (C.1) Questionnaire avec réponses à développement (C.2) Fiche Fournisseur (Annexe 4) Par l entremise de son représentant autorisé, le candidat déclare et certifie que son dossier contient les éléments identifiés à la Fiche de contrôle. Nom du représentant et titre Signature Date Page 26 de 32

27 Appel de candidatures # Annexe No 2 : Déclaration obligatoire de toute possibilité de conflit d'intérêts Page 27 de 32

28 Appel de candidatures # Déclaration obligatoire de toute possibilité de conflit d'intérêts NOM DE L INTÉRESSÉ : En apposant ma signature ci-dessous, je confirme que : ou Personne au sein de notre entreprise n'est en position de conflit d'intérêts face au présent appel de candidatures. Les personnes suivantes au sein de notre entreprise sont en position de conflit d'intérêts réel ou en apparence de conflit d'intérêts : Intéressé Hydro-Québec Relation Nom Fonction Nom Fonction Nom du représentant Titre Signature Date Page 28 de 32

29 Appel de candidatures # Annexe No 3 : Fiche de signature Page 29 de 32

30 Appel de candidatures # Fiche de signature Par l entremise de son Signataire, le candidat présente son Dossier. Il déclare et certifie que les informations fournies sont exactes et complètes. INTÉRESSÉ: ADRESSE : TÉLÉPHONE: TÉLÉCOPIEUR: COURRIEL : CANDIDAT Entreprise Nom du signataire autorisé Signature Date Page 30 de 32

31 Appel de candidatures # Annexe No 4 : Fiche fournisseur Page 31 de 32

32 Appel de candidatures # ANNEXE 4 FICHE FOURNISSEUR Dans le formulaire ci-dessous, indiquez les renseignements demandés à propos de votre entreprise. Nom de l intéressé : Principale(s) place(s) d'affaires : Principaux domaines d'expertises : Principaux clients liés aux domaines d expertises : Nombre d'employés au Québec affectés de façon permanente aux principaux domaines d expertises: Page 32 de 32