Mission Numérique La mission Numérique intervient sur les projets numériques mutualisés concernant le développement des usages numériques, les

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1 Mission Numérique La mission Numérique intervient sur les projets numériques mutualisés concernant le développement des usages numériques, les systèmes d information, les infrastructures. Elle se positionne, en fonction des projets, comme assistance à maitrise d ouvrage, direction de projet, gestion de projet, assistance à maitrise d œuvre. 39

2 Mission Numérique Son activité s inscrit dans le cadre de la stratégie numérique de l Université Bretagne Loire et du Comité d'orientation Stratégique (COS) Numérique qui rassemble les vice-présidents Numérique des établissements membres. Le responsable de la mission a été recruté en novembre 2015, assurant ainsi la continuité avec son rôle de responsable de la Direction des usages et services numériques (DUSN) de l Université européenne de Bretagne (UEB) et de responsable du volet numérique du C@mpus numérique de Bretagne. Composée de sept personnes, elle est structurée autour : Des infrastructures de communications collaboratives. De l accompagnement aux usages numériques. Des services numériques mutualisés favorisant le travail collaboratif. De la cohérence territoriale des infrastructures de données. Que fait la mission Numérique? Développe les infrastructures de communication collaborative pour l enseignement supérieur et la recherche Pilotage du volet numérique du C@mpus numérique Breton Signé en 2013, le Partenariat Public Privé (PPP) comprend un volet numérique d une durée de douze ans et d un montant de 20 M portant une infrastructure de communication collaborative de qualité, mutualisée et couvrant tout le territoire breton. Ceci comprend le portail de réservation, 54 installations réparties sur le territoire, un service de conciergerie. En lien avec le pôle Patrimoine et les autres services de l Université Bretagne Loire pour les volets financier et immobilier, la mission Numérique assure le pilotage du prestataire titulaire du volet numérique du contrat : Elle veille au respect des engagements contractuels à travers les comités d exploitation mensuels et trimestriels. Elle prépare les évolutions apportées au contrat à travers le comité des changements mensuels. Elle anime le comité des utilisateurs pour recueillir les attentes des utilisateurs (trois réunions par an). Elle anime les réunions internes mensuelles de pilotage du projet dans le groupe de conduite du projet (GCP) associant la mission Formation et le pôle Communication. Elle anime le réseau des correspondants identifiés dans chaque établissement (trois réunions par an), et plus généralement assure le lien avec l ensemble des établissements. Faits majeurs à signaler en 2017 : Juin 2017 : lancement de la définition du nouveau portail du campus sous le pilotage de la mission Numérique, avec la participation de la mission Formation et du pôle Communication. Après un an de travaux celui-ci a été mis en service par le prestataire en juin Avril 2017 : première extension de la capacité de l infrastructure pour supporter un nombre plus importants de salles connectées simultanément. Cette augmentation a été rendue nécessaire pour répondre à l accroissement des usages du campus. 40

3 Pilotage du projet d infrastructure de communication collaborative (ICC) en Région Pays de la Loire Le projet bénéficie d un financement de 6,5 M (Etat, Région, collectivités) dans le cadre du Contrat de Plan Etat- Région (CPER), pour une durée de quatre ans. Il vise à doter l Université Bretagne Loire et ses membres d une infrastructure de communication collaborative pour le territoire des Pays de la Loire, permettant de fournir des services "support" et un niveau de qualité de service homogène sur l'ensemble du territoire Université Bretagne Loire. Le portail de services constituera le point d entrée unique pour l ensemble des utilisateurs. Il permettra l accès à la réservation des 82 salles de visio-conférence mutualisées prévues au projet, qu elles soient nouvelles ou existantes. Sur la durée du projet d autres salles pourront rejoindre l infrastructure et bénéficier des services. Lancé par l Université Nantes Angers Le Mans (L'UNAM) en 2015, la mission Numérique, dans le contexte Université Bretagne Loire, a organisé la rédaction collective du Dossier d Expertise (2016) à destination de l Etat. Elle assure depuis janvier 2017 l organisation et le pilotage des différentes phases du projet en y associant les établissements : Comité de pilotage : trimestriels, en tant que de besoin. Comité technique : mensuels, en tant que de besoin. Groupes de travails thématiques : mensuels, trimestriels, en tant que de besoin. Organisation du marché pour l infrastructure centrale, le portail de réservation et la conciergerie en lien avec les différents services de l Université Bretagne Loire, collectivement avec les établissements de janvier 2017 à juin 2018 : 1. Rédaction du cahier des clauses techniques particulières (CCTP). 2. Analyse des offres, phase de négociations avec les candidats. 3. Phase de conception avec le prestataire titulaire du marché (en cours). Coordination avec les établissements pour identifier les salles appartenant au projet, définir les prérequis techniques et immobiliers communs, préparer les marchés d acquisition qui seront lancés par les établissements. Accompagne le développement des usages numériques Animation du réseau métier des directeurs de systèmes d information : (trois ou quatre réunions annuelles) Liaison avec les différents projets portés par l Université Bretagne Loire et les établissements. Retours d expérience sur des sujets d intérêts généraux. Identification de pistes de mutualisation. Présentation par des intervenants extérieurs, exemple Renater pour présenter l offre Partage. Appui et expertise auprès des missions de l Université Bretagne Loire, notamment : Pour la mission Formation : appui à la préparation de l appel d offre de développement et maintenance du portail pedagogie.u-bretagneloire.fr, préparation de la convention d hébergement de ce portail dans un établissement membre de l Université Bretagne Loire. Pour la mission Formation : appui à la préparation pour l appel d offre de reconduction de l exploitation et maintenance de la plateforme mutualisée de classes virtuelles. Pour la mission Formation : appui technique pour la première version de la cartographie de l offre de formation des établissements de l'université Bretagne Loire. Valorisation des projets : participation à la mission d'expertise en Côte d'ivoire et lors de la visite d'une délégation des universités libanaises. Accompagne les nouveaux services numériques mutualisés au bénéfice de la communauté Carte Multiservices Pass Sup Cette carte est destinée aux étudiants, élèves, personnels de tous les établissements de l Université Bretagne Loire membres, associés, partenaires Elle permet à son porteur de s identifier, de disposer du porte-monnaie électronique IZLY, d accéder aux services du CROUS (restaurants, cafétérias universitaires ), d accéder à certains espaces contrôlés (parking, locaux, salles ). Et selon les établissements, elle permet aussi d emprunter des livres dans les bibliothèques universitaires, d imprimer La mission Numérique anime le réseau des gestionnaires de cartes de l Université Bretagne Loire, assure la relation technique avec le fabricant de cartes et les prestataires, apporte une expertise technique aux établissements et assiste le pôle Ressources Humaines de l Université Bretagne Loire pour la personnalisation des cartes de l'université Bretagne Loire. La mission Numérique participe aux travaux du Comité national de la carte étudiante et de ses usages (CNCEU) porté par le Ministère, la Conférence des Présidents d'université (CPU) et le CNOUS. Application AMETHIS pour la gestion des doctorants : Développement de l outil AMETHIS pour faciliter la gestion administrative multi site et le suivi des doctorants La mission Numérique dispose des compétences méthodologiques et techniques pour assurer auprès de la maitrise d ouvrage du projet (Consortium AMÉTHIS, mission Recherche) : 1. La chefferie de projet : préparation des Comités opérationnels, lien avec les groupes utilisateurs, organisation et planification des développements informatiques par la mise en place d une méthodologie agile, lien avec les Directions des Systèmes d'information (DSI) des établissements pour la collecte des données. 2. Les développements informatiques : deux développeurs expérimentés sur les trois de l équipe projet appartiennent à la mission Numérique. 41

4 Réseau très haut débit en Bretagne : Projet de nouveau réseau régional breton pour les établissements de l enseignement supérieur et de la recherche, précédemment porté par l Université européenne de Bretagne (UEB) depuis 2009 et financé par la Région Bretagne à hauteur de 6,9 M. Sous le pilotage de la Région Bretagne, la mission Numérique a : 1. Contribué aux travaux de définition des besoins. 2. Accompagné les travaux de l assistance à maîtrise d'ouvrage (AMO) pour une première étude, terminée en mars Assuré la coordination avec les établissements. 4. Contribué au choix d une assistance à maîtrise d'ouvrage (AMO) pour une deuxième phase d étude et de préparation des appels d offre. Mission toujours en cours. Ce réseau très haut débit raccorde aujourd hui les principaux sites de l enseignement supérieur et de la recherche de la région Bretagne. Une cinquantaine d établissements au total bénéficie des services. Datacenter : projet de Datacenter régional mutualisé porté par la Région Bretagne La mission Numérique a contribué à l analyse des offres et au choix de l assistance à maîtrise d'ouvrage (AMO) retenue pour finaliser les besoins et préparer les appels d offre correspondant. Gère le système d information de l Université Bretagne Loire Pilotage et évolution : Mise en place de la messagerie Partage, participation au comité de pilotage national. Suivi des conventions avec tous les prestataires et partenaires (plus d une quarantaine). Refonte de la politique d hébergement et de maintenance des sites web (193 sites web identifiés à la création de l Université Bretagne Loire). Assistance pour la rédaction et le lancement d appel d offre pour le développement et l'hébergement de Plug in labs. Assistance au changement de prestataire pour l hébergement et l exploitation du Système d'information finance SIFAC Support de proximité aux utilisateurs. Préparation et suivi des dépenses relatives à tout le Système d'information (SI) de l Université Bretagne Loire (environ 350 K annuels). Sécurité du système d information : désignation d un Responsable sécurité système d'information (RSSI), mise en place des premières actions de sensibilisation des utilisateurs. Support à l organisation et à la préparation des élections aux instances de l Université Bretagne Loire (début 2018) : 10 élections, électeurs, 21 établissements, 98 bureaux de vote. Spécifications et recette de la plateforme web de gestion des élections. Gestion de la plateforme web. Constitution des 75 listes électorales. Administration des électeurs autorisés sur la plateforme web. Envois de mails en masse ( mails). Conception et déploiement d outils facilitateurs. Réception et diffusion des documents aux établissements. Participation à l organisation du scrutin et au scrutin. Participation au dépouillement et à la publication des résultats. Les Comues, au même titre que les Universités, sont gérées de façon démocratique avec le concours de l ensemble des personnels et étudiants. Et, en effet, les instances de gouvernance de l Université Bretagne Loire sont composées, pour l essentiel, de représentants élus des établissements membres. En 2018, les mandats des élus étudiants arrivaient à échéance et ce ne sont pas moins de étudiants qui ont été appelés à voter. Les élections se sont déroulées le 10 avril Leur organisation avait été questionnée en fin d année 2017 au regard du contexte politique de l Université Bretagne Loire. Le Président et le Conseil des Membres avaient ainsi sollicité l avis du ministère sur la possibilité de proroger les mandats des élus actuels. Le ministère a finalement acté la tenue des élections. Il s agit avant tout d un projet collaboratif qui requiert une parfaite coordination des multiples acteurs et une maîtrise sans faille du calendrier. Projet de grande ampleur, il mobilise vingt et un établissements membres et plusieurs services et missions de l Université Bretagne Loire plusieurs mois avant le scrutin. Le service juridique, la mission Numérique, la Direction et le secrétariat de Direction travaillent de concert dès novembre 2017 à la bonne organisation le jour J. Un bureau des élections est mis en place spécifiquement pour ce projet. Il est le point d entrée unique des établissements, des électeurs et des candidats pour poser leurs questions. 42

5 La mission Numérique en chiffres 32 conventions 405 tonnes de Co2 économisées cartes multiservices en circulation réservations sur le C@mpus numérique de Bretagne 193 sites web gérés La mission Numérique en carte L accessibilité des formations via les salles connectées : un enjeu majeur pour la dynamique des territoires. La mission Numérique en images Utilisation record du C@mpus Pendant l'année 2018 le C@mpus numérique a atteint un pic record de 551 sessions pour le mois d'octobre. Inauguration PIXA Inauguration des salles d'innovation pédagogique des Pays de la Loire. 43