INSTITUT DE FORMATION INTERHOSPITALIER THEODORE SIMON *** Groupement d Intérêt Public 3, avenue Jean Jaurès NEUILLY-SUR-MARNE CEDEX

Transcription

1 INSTITUT DE FORMATION INTERHOSPITALIER THEODORE SIMON Groupement d Intérêt Public 3, avenue Jean Jaurès NEUILLY-SUR-MARNE CEDEX GARDIENNAGE DES LOCAUX ET MATÉRIELS DE L INSTITUT DE FORMATION INTERHOSPITALIER THÉODORE SIMON QUESTIONS - RÉPONSES La procédure de consultation utilisée est celle décrite par les articles 12-1 de l ordonnance n du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics, 9 et 47 du décret n du 30 décembre 2005 fixant les règles applicables aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs mentionnés à l article 3 de ladite ordonnance. Document mis à jour le 13 janvier 2012 (Clôture)

2 QUESTIONS - RÉPONSES QUESTIONS AVANT LE 08 DÉCEMBRE 2011 Question 1 Dans l acte d engagement et le BPU, prenez vous en compte la Taxe CNAPS? (elle prend effet à partir du 1 er janvier 2012). Réponse 1 La tarification indiquée par chaque candidat dans l acte d engagement et le bordereau des prix unitaires doit être le reflet exact des montants qui seront facturés à l Institut de Formation Interhospitalier Théodore Simon (IFITS) pour la première période du marché. Aucune hausse de tarification ne sera acceptée en dehors de la date de renouvellement du marché (article 4 du CCAP). C est pourquoi la taxe CNAPS sera considérée par l IFITS comme incluse dans la proposition des candidats. Question 2 Dans le BPU, est-il possible de modifier le tableau en ajoutant les dimanches jours fériés et dimanches nuits fériés? En effet il y a 3 dimanches fériés à partir de février Réponse 2 Le bordereau des prix unitaires n est pas modifiable. Pour les éventuels dimanches fériés, la facturation horaire du titulaire pris en compte par l IFITS sera la suivante : tarification de base + majoration tarifaire pour un dimanche + majoration tarifaire pour un jour férié Le prix global indiqué dans l acte d engagement doit être le reflet exact du montant total à payer par l IFITS pour la première période du marché, éventuels dimanche férié inclus.

3 Question 3 Dans le CCTP, à partir de la page 10, concernant les jours fériés, le dimanche 8 avril est férié hors il n est pas précisé dans le calendrier. Il en est de même pour le dimanche 27 mai Réponse 3 Le calendrier du volume horaire de l IFITS présent dans le CCTP est le reflet de l activité de l institut. Il est fourni à titre indicatif ; il pourra être soumis à modifications comme stipulé dans l article 1 du CCAP. Si certains jours ne sont pas indiqués comme férié par l IFITS mais qu ils le sont réglementairement, alors, l IFITS se soumettra à la réglementation. Question 4 Serait-il possible d obtenir l acte d engagement ainsi que le BPU sous un autre format (Word ou Excel)? En effet le dossier de consultation est en PDF, il est donc impossible de remplir ses documents électroniquement. Réponse 4 L acte d engagement et le bordereau des prix unitaires ne peuvent pas être modifiés ni transformés en un autre format. Question 5 Quels sont les niveaux, échelons, qualifications, anciennetés et les diverses primes des agents actuellement en poste sur vos sites. Réponse 5 Agent numéro 1 -Niveau 3 échelon 2 coefficient 140 -Ancienneté 27 Janvier Prime d ancienneté de euros Brut par mois -Prime de chien de l heure travaillée 0,6 euros -Salaire de Base de 1447,57euros Agent numéro 2 -Niveau 3 échelon 2 coefficient 140 -Ancienneté 04 Avril 2008

4 -Prime de chien de l heure travaillée 1,06 euros -Salaire de Base de 1447,57euros Agent numéro 3 -Niveau 3 échelon 2 coefficient 140 -Ancienneté 16 Juillet Prime de chien de l heure travaillée 0,8 euros -Salaire de Base de 1447,57euros QUESTIONS ENTRE LE 08 DÉCEMBRE 2011 ET LE 22 DÉCEMBRE 2011 Question 6 Dans le cahier des clauses techniques particulières, un nombre d heures d'activité est indiqué, est-ce une valeur indicative? Ou est-ce réellement le nombre d'heures que vous souhaitez faire effectuer par le prestataire? Par exemple en février 2012, 465 heures seraient prévues. Est-ce bien exact? Réponse 6 Il s agit effectivement du nombre d heures que l IFITS souhaite faire effectuer par le prestataire (comme 465 heures en février 2012) ; le calendrier du volume horaire de l IFITS présent dans le CCTP est le reflet de l activité de l institut. Cependant, il est fourni à titre indicatif ; il pourra être soumis à modifications comme stipulé dans l article 1 du CCAP (voir également la question 3). Question 7 Savez-vous combien de salariés sont à reprendre? Et quel est leur profession? Sont-ils tous agents conducteurs de chien? Réponse 7 Les agents à reprendre sont au nombre de 3. Ils sont tous conducteurs de chien. Les autres éléments de réponses se trouvent en question 5.

5 Question 8 Quel est le nombre de salariés que vous souhaitez sur le site chaque jour? Réponse 8 En semaine, lors d une vacation de nuit de 17h00 à 06h00 : un agent conducteur de chien pour la vacation. Le week-end, lors d un jour férié ou lors d un jour pendant lequel l IFITS est fermé : un agent conducteur de chien présent par vacation. L IFITS souhaite un seul agent conducteur de chien par vacation. Question 9 Quelle est la superficie de l'institut? Réponse 9 La surface des locaux pour lesquels le gardiennage s effectue est de mètres carrés. Question 10 Dans le règlement de la consultation page 5, il est indiqué que nous devons faire une déclaration sur l'honneur concernant l'article du code du travail L Nous connaissons parfaitement les conditions à respecter ou à remplir pour effectuer un licenciement économique. Nous ne comprenons donc pas en quoi nous pourrions vous fournir «des renseignements sur le respect» de cet article. Pouvez-vous nous expliquer plus précisément cette demande? Réponse 10 Il n est pas demandé une déclaration sur l honneur concernant le respect de l article du L du Code du Travail. En effet, il est bien précisé en page 5 du règlement de consultation qu il est «demandé de fournir, le cas échéant, des renseignements sur le respect de l article L du Code du travail.». Cela peut être le cas si le candidat est en redressement judiciaire par exemple ; dans une telle situation, le respect de cet article est un des éléments pouvant permettre à la commission de choisir le titulaire.

6 Question 11 Page 6 [du règlement de consultation], si j'ai bien compris, les déclarations fiscales et sociales doivent être fournies une fois que le candidat est sélectionné dans un délai de six jours? Réponse 11 C est exact. Néanmoins, afin d accélérer la procédure, chaque candidat peut d ors et déjà remettre dans la 1 ère enveloppe intérieure, s il le souhaite, l ensemble des «documents à fournir par le candidat susceptible d être retenu» (voir les pages 6, 7, 8 du Règlement de Consultation). Question 12 Page 7 [du règlement de consultation], je crois que nous ne sommes pas concernés par la fourniture de l'inscription au répertoire des métiers, dans la mesure où nous dépendons de la chambre de commerce et d'industrie de Pontoise. C'est bien cela? Réponse 12 Si le candidat n est pas en mesure de remettre «un extrait de l'inscription au registre du commerce et des sociétés (K ou K bis)» ou «une carte d'identification justifiant de l'inscription au répertoire des métiers», alors il doit remettre soit «un devis, document publicitaire ou correspondance professionnelle, à condition qu'y soient mentionnés le nom ou la dénomination sociale, l'adresse complète et le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ou à une liste ou un tableau d'un ordre professionnel, ou la référence de l'agrément délivré par l'autorité compétente», soit «un récépissé du dépôt de déclaration auprès d'un centre de formalités des entreprises pour les personnes physiques ou morales en cours d inscription» (voir la page 7 du règlement de consultation). Question 12bis En troisième point [du règlement de consultation] vous notez : «Conformément au deuxième alinéa de l'article D du code du travail» vous souhaitez «un devis, [ ], ou la référence de l'agrément délivré par l'autorité compétente». Cela signifie que si nous vous fournissons une copie de l'agrément préfectoral nous autorisant à exercer l'activité de sécurité, cela sera suffisant? Réponse 12bis Oui, si le candidat ne peut s acquitter des autres éléments (voir la question 12), alors «la copie de l'agrément délivré par l'autorité compétente» est un élément justificatif palliatif (voir la page 7 du règlement de consultation).

7 Question 13 Page 10 [du règlement de consultation], qu'entendez-vous par «tout rabais ou remise»? Réponse 13 Aucun rabais et aucune remise ne sera pris en compte en dehors des tarifs indiqués dans l acte d engagement du candidat. Ce dernier doit refléter, avec le bordereau des prix unitaires, les tarifs qui seront appliqués pendant la durée du marché. Question 14 Dans les cahiers des clauses administratives particulières, article 7.1, vous notez «chaque bon de commande fait mensuellement l'objet d'une facture partielle définitive». Qu'entendez-vous par facture partielle? Réponse 14 La «facture partielle définitive» représente la facture mensuelle adressée à l IFITS après chaque mois de gardiennage accompli. Question 15 Y-a-t-il des détecteurs de mouvements sur les soupiraux dans le sous-sol? Réponse 15 Non, aucun. Question 16 Y-a-t-il de l hébergement (foyer, appartement pour le personnel) au sein de l Institut?

8 Réponse 16 Non, il n y a aucun foyer ni aucun appartement de fonction. Les 3 derniers étages qui abritaient autrefois un foyer et un appartement de fonction sont désormais désaffectés. Il n est pas prévu de remettre en fonction ces étages sous forme de lieu d hébergement. Question 17 Y-a-t-il de l activité de nuit au sein de l Institut? Réponse 17 Non aucune. Les étudiants et élèves ont généralement finis leurs cours avant 18h00 et les personnels sont généralement tous partis avant 20h00. Ils arrivent parfois que certains étudiants ou élèves restent travailler en groupe dans une salle de cours, et que des membres du personnel restent travailler plus tard pour terminer un dossier. Par ailleurs, ils arrivent 2 à 3 fois par an qu une soirée soit organisée par des élèves ou étudiants d une des filières de formations. Dans ce cas, des formateurs membres du personnel assistent à la fête afin de «chaperonner» tous les participants pendant la soirée, et des consignes particulières sont données à l agent conducteur de chien. Question 17bis Dans le cadre d une soirée étudiante, y-a-t-il des personnes «extérieures» qui rentrent dans l établissement? Réponse 17bis Cela peut éventuellement arriver, mais dans un cas comme celui-ci, l agent conducteur de chien aura des consignes particulières et l IFITS mettra en place une organisation spécifique pour cette soirée. Question 18 Combien y-a-t-il d élèves et étudiants?

9 Réponse 18 L IFITS accueille plus de élèves et étudiants tous les ans. Cependant, comme ce sont des filières en alternance (cours/stage), le maximum de personnes accueillies simultanément à l Institut est 600. Question 19 Où l agent conducteur de chien place-t-il son chien lorsqu il arrive? Réponse 19 L agent conducteur de chien peut attacher son animal au niveau de l escalier du hall qui mène aux étages de l ancien foyer. Il est également toléré par l IFITS que l agent laisse son chien dans sa voiture le temps que les élèves et personnels quittent l établissement (la très grande majorité des départs le soir s effectue en effet entre 17h00 et 18h00) ; l IFITS se réserve le droit de revenir sur cette tolérance si besoin est. Par ailleurs, dès lors que l Institut est vide d élèves, d étudiants et de membres du personnel, l agent conducteur de chien peut libérer son animal dans le hall d accueil s il le souhaite. Néanmoins, ce dernier doit être à nouveau tenu en laisse ou attaché si une personne est amenée à revenir au sein de l établissement une fois le chien libéré. Question 20 Comment est signalée une intrusion à l agent conducteur de chien? Réponse 20 Dans le cas d une intrusion dans le bâtiment, et dès lors que l agent conducteur de chien a correctement mis en fonction l alarme intrusion, cette dernière sonne dans tout l établissement. D autre part, un renvoi téléphonique est automatiquement fait sur le téléphone portable mis à disposition de l agent par l IFITS ; l appel reçu indique la zone où l intrusion a eu lieu. Question 21 L agent conducteur de chien a-t-il à gérer pendant un certain laps de temps le standard téléphonique de l établissement.

10 Réponse 21 Non, cela ne fait pas partie du service demandé. Question 22 L agent conducteur de chien doit-il gérer l alarme «SSI» (Système Sécurité Incendie) présent dans la loge d accueil? Réponse 22 Non, l agent conducteur de chien ne doit en aucun cas utiliser l alarme SSI. Dans le cas où cette alarme se déclenche, il doit se référer au plan de consigne mis en place par l IFITS. Question 23 Y-a-t-il une main courante? Réponse 23 Oui, elle est placée dans la loge d accueil où l agent conducteur de chien prend ses fonctions. Elle est à fournir par le titulaire. Question 24 L agent conducteur de chien doit-il faire des rondes à vues ou de rondes pointées avec suivi? Réponse 24 Il s agit uniquement de rondes à vues. L IFITS se donne le droit de contrôler la réalité des rondes en vérifiant les enregistrements des caméras de surveillance. Question 25 Quelles sont les portes à fermer le soir lorsque l agent conducteur de chien prend ses fonctions?

11 Réponse 25 L agent conducteur de chien doit verrouiller, après sa prise de service, l ensemble des portes donnant sur l extérieur du bâtiment, dont la porte d entrée donnant sur le hall d accueil. Il s assure également de la fermeture du portillon donnant sur le RN34 à partir de 17h30. Question 26 Y-a-t-il des détecteurs intrusions dans les 3 derniers étages qui abritent l ancien foyer de l Institut? Réponse 26 Non, les détecteurs intrusion se situent uniquement au sous-sol, au rez-de-chaussée (dont le self) et au 1 er étage (étage des bureaux des formateurs). Question 27 Y-a-t-il un PTI fourni par l IFITS? Réponse 27 Non, il est demandé au titulaire de fournir à l agent conducteur de chien tout le matériel adéquat : PTI, lampe-torche, tenue professionnelle (se référer au CCTP). Question 28 Quel est le nom du titulaire actuel du marché? Réponse 28 Il s agit de la société KORPORATE.

12 QUESTIONS ENTRE LE 23 DÉCEMBRE 2011 ET LE 09 JANVIER 2012 Question 29 Il est demandé à l agent conducteur de chien de s assurer que les chauffages électriques des bungalows soient bien coupés le soir. Doit-il également faire un relevé de température au moment où il éteint? Réponse 29 Non, c est inutile. Question 30 Comme il n y a pas de rondes pointées, comment s organise le contrôle des prestations par l IFITS? Réponse 30 L IFITS vérifie ponctuellement la réalité des rondes effectuées en contrôlant les heures indiquées sur la main courante avec les enregistrements des différentes caméras (voir aussi la question 24). Question 31 Le chien peut-il entrer dans le bâtiment. Et si oui, où se situe-t-il? Réponse 31 Oui, il peut entrer dans le bâtiment, c est même primordial. Se référer à la question 19 pour connaître les consignes sur la «gestion» du chien dans le bâtiment, notamment quand du personnel et des étudiants sont encore présents. Question 32 Y-a-t-il des consignes particulières par rapport aux autres bâtiments qu occupent l IFITS au sein de l hôpital?

13 Réponse 32 La prestation ne s effectue que sur le bâtiment principal pour lequel il y a une visite. Cependant, comme un renvoi d alarme est fait sur le téléphone portable de l agent conducteur de chien pour les autres bâtiments occupés par l IFITS, il peut être très exceptionnellement demandé à ce que ce dernier se rende sur place pour faire un contrôle extérieur, voire intérieur, du bâtiment. Mais dans le cas où l alarme sonne pour un de ces bâtiments, l agent conducteur de chien aura d abord contacté la direction de l IFITS qui prendra la décision sur la manière d agir. Question 33 L alarme peut-elle fonctionner par zones? Réponse 33 Oui. Il est notamment demandé de l utiliser lorsque l agent conducteur de chien prend ses fonctions à 17h00 en semaine pour isoler les zones vides de personne au fur et à mesure des départs. Question 34 Y-a-t-il un lien avec les agents de sécurité se trouvant à l entrée de l hôpital? Réponse 34 Non aucun lien. Les consignes données le sont par la direction de l IFITS et si un contact a lieu avec un membre de cette loge d entrée, il faut en avertir la direction de l IFITS (sur la main courante ou directement au téléphone si la situation l exige). Aucun agent de sécurité membre de la loge de l hôpital ne peut pénétrer à l intérieur des bâtiments de l IFITS. Question 35 Le montant de l assurance demandée pour le futur titulaire (article 12 du CCAP) peut-il être inférieur à ceux qui sont mentionnés? Réponse 35 Oui. Après consultation de son assureur, l IFITS acceptera des candidatures avec un montant minimum de d euros par sinistre (pour les dommages corporels comme pour les dommages matériels et immatériels) ; en dessous de ces conditions, le marché ne pourra avoir lieu.

14 QUESTIONS ENTRE LE 10 JANVIER 2012 ET LE 13 JANVIER 2012 Question 36 A quelle échéance est prévue la réhabilitation des 3 étages désaffectés et leur incorporation dans la ronde de l agent conducteur de chien? Réponse 36 Nous n avons pas encore de date précise à ce jour sur ce point. Question 37 Quelles sont les dates des commissions et quand seront avertis du résultat les sociétés qui postulent à ce marché? Réponse 37 La réunion d ouverture des plis a lieu le lundi 16 janvier La commission de choix se réunira dans les jours qui suivent (date exacte Les résultats seront publiés vers le 25 janvier Aucune communication ne sera faite pas téléphone. Question 38 Peut-on inscrire le nom de l entreprise postulante sur l enveloppe extérieure du dossier de candidature? Réponse 38 Oui.