23 avril Objet : Compétences du conseil de l ACEI et diversité de ses effectifs. Cher Paul,

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1 23 avril 2015 Paul Andersen Président du comité des mises en candidatures Autorité canadienne pour les enregistrements Internet 350, rue Sparks, bureau 306 Ottawa (Ontario) K1R 7S8 Objet : Compétences du conseil de l ACEI et diversité de ses effectifs Cher Paul, Je vous écris au nom du conseil de l ACEI afin d exposer notre vision des aspects dont il convient de tenir compte en matière de compétences, d habiletés et de caractéristiques personnelles, lesquelles, à notre avis, seront requises pour pallier les lacunes éventuelles du conseil de l ACEI par suite de l élection qui aura lieu en septembre En vue du cycle des mises en candidatures relatives au conseil 2015, le conseil de l ACEI a adopté la même démarche que celle qui a été mise en œuvre en 2013 et en En effet, il n a pas, au nom du comité des mises en candidature, mandaté de consultant indépendant afin d évaluer les compétences dont les administrateurs sont dotés par rapport à celles déterminées par le comité de gouvernance du conseil à titre d ensemble de connaissances, d habiletés, d expérience et de savoir-faire comportemental nécessaires collectivement au conseil de l ACEI aux fins du soutien de ses travaux à venir dans la perspective de la réalisation du plan stratégique de l organisation. Cela n empêche pas le comité des mises en candidature de déterminer qu il a besoin d une évaluation objective de cette question particulière ou de tout autre aspect. Cependant, le conseil de l ACEI espère que l information communiquée au moyen de la présente lettre et tout autre renseignement additionnel que vous pourriez ressentir le besoin d obtenir auprès de ses membres seront jugés utiles par le comité à l heure d assumer ses responsabilités de sorte qu un rapport indépendant sera superflu. En 2014, quatre administrateurs se sont présentés de nouveau et de ce nombre, trois ont été réélus. Ainsi, pour une deuxième année consécutive, un seul nouveau membre devait être élu.

2 Contexte L ACEI est régie par un conseil d administration composé de quinze membres qui établissent les politiques relatives au domaine.ca ainsi que la stratégie visant à appuyer la communauté Internet et les internautes canadiens. Les membres du conseil siègent aussi à un ou à plusieurs comités du conseil. Actuellement, ces comités sont les suivants : Audit, finances, et gestion des investissements et des risques Comité de l investissement communautaire Gouvernance Rémunération et évaluation Stratégie en matière de produits Vous remarquerez qu aucun changement n a été apporté à ces comités depuis Trois des postes ont le titre de membre du comité consultatif du conseil. Il s agit de postes d administrateurs n ayant pas le droit de vote occupés par le président de l ACEI, le fondateur du premier nom de domaine.ca et le représentant du gouvernement du Canada. Les douze autres membres du conseil sont élus par les membres de l ACEI qui sont titulaires de noms de domaine.ca. L élection du conseil a lieu annuellement au moyen d un scrutin électronique à partir du site Web de l ACEI. Les mises en candidature visant à pourvoir les postes vacants au conseil sont soumises à une élection au moyen d un bulletin de vote divisé où figurent le nom des postulants proposés par le comité des mises en candidature et celui des personnes qui ont posé leur candidature d elles-mêmes. En septembre 2015, quatre postes d administrateurs auxquels un mandat de trois ans sera attribué devront être pourvus au conseil. Trois de ces postes seront pourvus par des personnes sélectionnées par le comité des mises en candidature et par une personne dont le nom figure sur la liste des membres. Les postulants sélectionnés par le comité des mises en candidature forment un groupe de cinq à neuf personnes qui, de l avis du comité, permettront d établir au conseil le meilleur équilibre de compétences, d expérience et de caractéristiques personnelles ainsi qu une diversité adéquate afin de lui permettre d optimiser son rendement dans toute la mesure du possible. Par le passé, la liste du comité des candidatures comptait huit candidats. La décision ultime repose entre les mains des membres qui élisent les administrateurs. Démarche adoptée par le conseil de l ACEI au soutien des délibérations du comité des mises en candidature Le comité de gouvernance s est vu confier la mission de réexaminer la grille de compétences ou d habiletés ainsi que de qualités et d attributs personnels utilisée l an dernier et d y recommander tout changement qu il estime pertinent. La grille des compétences adoptée par le comité de gouvernance s est révélée similaire à celle utilisée l an dernier aux fins d autoévaluation, bien 2

3 que deux catégories y aient été ajoutées, soit l expertise technique et l expérience en gestion des investissements. Une description des catégories constituant la grille des compétences est consultable à l Annexe A. Tout comme l an dernier, les membres du conseil ont été invités à s autoévaluer à l égard de chacune des catégories selon l échelle suivante : Avancé : une expérience bien établie et, s il y a lieu, des titres vérifiables, lesquels constituent ensemble une expérience approfondie et de vastes connaissances. Expérimenté : une expérience pratique et des compétences avérées sur le terrain. Adéquat : des connaissances théoriques et une expérience limitée. Tous les membres du conseil ont été invités à remplir le formulaire d autoévaluation. Les 12 membres élus du conseil ont participé à l enquête, dont les résultats figurent à l Annexe B. Les trois membres du comité consultatif du conseil l enrichissent de toutes leurs compétences et habiletés. Cependant, conformément à la démarche adoptée au cours des années antérieures, ceux-ci n ont pas participé à l enquête. Question L objectif du comité des mises en candidature consiste à établir la liste de postulants la plus adéquate possible, dont non seulement les compétences complètent les habiletés des membres du conseil, mais qui, de plus, possèdent les savoir-faire globaux et les caractéristiques personnelles qui permettront au conseil à titre d entité d offrir un rendement optimal. Par conséquent, le comité de gouvernance demande au comité de veiller à ce que chacun des postulants ait acquis les compétences avérées et fasse preuve des qualités suivantes : Compétences avérées en qualité de leader, idéalement assorties de signes révélant l adoption d une démarche créative et innovante à la résolution de problèmes. Une capacité d écoute et une ouverture au point de vue d autrui, notamment l aptitude à poser des questions pertinentes favorisant la compréhension mutuelle. L aptitude à résumer et à établir des consensus, notamment la capacité d articuler un point de vue étayé d une justification objective. La compréhension des risques, des possibilités et de leurs incidences sur les plans environnemental et interne pour l ACEI. En outre, pour faire en sorte que le rendement du conseil demeure optimal en tout temps, la relève ordonnée des effectifs du conseil et le besoin de renouvellement et de rajeunissement constituent des aspects importants. L ACEI est une société sans but lucratif qui représente généralement les intérêts de la population canadienne dans la perspective de son mandat. C est pourquoi le conseil invite le comité à tenir compte de la diversité dans tous les aspects du conseil. Du point de vue du conseil, cette question, bien qu importante, ne doit pas diminuer la qualité globale des personnes dont la 3

4 candidature est proposée. Voici des renseignements à l intention du comité au sujet de deux des nombreux aspects de la diversité : La représentation des sexes au conseil (excluant les membres d office) est présentée à l Annexe B. En ce qui concerne la représentation régionale, cinq des douze membres élus du conseil proviennent de la Colombie-Britannique. Quatre membres proviennent de l Ontario, deux autres du Québec et un de l Alberta. À l exception des membres dont le mandat parvient à terme en 2015, le conseil serait constitué de quatre membres de la Colombie- Britannique, de deux membres de l Ontario, d un membre du Québec et d un membre de l Alberta dont le mandat se poursuit. Tel qu il est composé actuellement, le conseil est doté de membres apportant un bon équilibre des compétences et de l expérience essentielles à l exécution optimale de ses activités. Toutefois, des lacunes particulières pourraient apparaître dans le cas où le processus électoral ne se solderait pas par l arrivée de personnes dotées de compétences particulières. Ces compétences sont les suivantes : sens des affaires; expérience de l élaboration de plans stratégiques et de l affectation des ressources pour l atteinte des résultats escomptés; expérience dans les secteurs sans but lucratif et public, y compris une expérience en matière de gouvernance au sein d un conseil d administration et une bonne compréhension de cet aspect; expérience de la gestion des risques telle que décrite ci-dessous. De plus, le conseil a modifié sa démarche de gestion des investissements, ce qui nécessitera une expérience plus approfondie en ce qui concerne ses responsabilités en la matière. En ce qui a trait à l expérience de la planification stratégique, il est proposé que l efficacité soit corrélée avec l expérience dans le secteur d activité de l ACEI et une compréhension approfondie des marchés dans lesquels elle exerce ses activités, et ce, tant au pays qu à l international. Sur le plan de la gestion des risques, le conseil s est employé à élaborer, de manière approfondie, ses processus et la surveillance de la gestion des risques et de la détermination des possibilités qu il exerce. Cette activité est aussi liée au besoin d expérience de l industrie, de même que d expérience particulière à titre de membre du conseil affecté à la gestion des risques. Enfin, le bon fonctionnement du conseil repose en grande partie sur la bonne compréhension que possèdent ses membres de ses tâches et de ses responsabilités. Bien que l ACEI offre à ses membres des occasions de perfectionnement professionnel afin de développer cette compétence cruciale, il est essentiel que les candidats au conseil aient atteint un degré de compréhension 4

5 raisonnable qui permette à ce dernier de se pencher sur les questions importantes qu il doit examiner. La détermination de ces lacunes éventuelles sur le plan des compétences n a pas pour but de laisser entendre que le conseil souhaite enrichir ses compétences dans ces secteurs sans tenir compte des questions relatives à la diversité et à la gamme des styles de leadership et d influence (par exemple, l indépendance d esprit, la collégialité et le courage de prendre position ainsi que la capacité de poser des questions d approfondissement et des questions pertinentes). L Annexe C présente la liste des membres actuels du conseil en indiquant leur fonction, leur mandat actuel et ceux dont le mandat prend fin en Le conseil tient à remercier tous les membres du comité des mises en candidatures ainsi que vous-même, à titre de président de ce comité, des services rendus dans ce rôle important. Le conseil de l ACEI espère que cette information vous sera utile à l heure de vos délibérations et que l examen des nombreuses candidatures attendues se trouvera facilité. En vous communiquant ces renseignements, nous n avons aucunement l intention de limiter votre latitude lorsqu il s agit de trouver les candidats les plus qualifiés, lesquels selon le comité serviront le mieux les intérêts du conseil de l ACEI, mais plutôt, tout simplement, d enrichir votre trousse d outils qui comprend actuellement les candidatures écrites et les entretiens écrits accompagnés d une liste d éventuels membres du conseil présélectionnés. Si le comité de gouvernance ou le conseil pouvait vous être utile en vous communiquant de l information, veuillez m en faire part le plus tôt possible ou encore, si vous souhaitiez discuter de la teneur de la présente lettre, je vous prie de communiquer avec moi par courriel à Mehinagic@shaw.ca ou par téléphone au Je serai à l étranger pendant le mois de mai, mais joignable par courriel. Sinon, vous pouvez communiquer avec la présidente du comité de gouvernance à carole.mackaay@gmail.com ou par téléphone au Je vous prie d agréer mes sincères salutations. Susan G. Mehinagic Présidente du conseil 5

6 Annexe A Grille des compétences du conseil de l ACEI Autoévaluation Avril 2015 La grille de compétences du conseil figure ci-dessous. Comme discuté lors de notre dernière réunion du conseil, nous vous invitons à effectuer une autoévaluation de vos compétences par rapport aux besoins du conseil de l ACEI à titre d entité afin de contribuer à la détermination de toute lacune de compétences pouvant exister au moment de pourvoir les postes vacants au conseil. Si vous êtes d avis que certaines de vos compétences importantes dans la perspective des besoins globaux du conseil ne figurent pas dans la grille ou que vous souhaitez approfondir l autoévaluation selon vos critères, n hésitez pas à aller de l avant, puisque cette initiative sera utile dans ce processus. Vos commentaires au sujet d autres facteurs ou caractéristiques personnelles en ce qui concerne vos propres attributs ne sont pas requis, mais si vous croyez que d autres facteurs ou caractéristiques importants sont essentiels au conseil à titre d entité, n hésitez pas à les consigner à titre d intrants au processus. Nous vous prions d évaluer vos compétences en fonction de l échelle suivante : 1. Avancé Une expérience bien établie et, s il y a lieu, des titres de compétence vérifiables, lesquels constituent ensemble une expérience approfondie et de vastes connaissances. 2. Expérimenté Une expérience pratique et des compétences avérées sur le terrain. 3. Adéquat Des connaissances théoriques et une expérience limitée. Principaux atouts de l administrateur ou de l administratrice Expérience antérieure à titre de membre d un conseil Sens des affaires Autoévaluation Commentaires Expérience de l élaboration de plans stratégiques et de l affection des ressources pour l atteinte des résultats escomptés Finances 6

7 Principaux atouts de l administrateur ou de l administratrice Audit : qualifications professionnelles et expérience Expérience de la gestion des risques Autoévaluation Commentaires Expérience juridique dans le domaine de la législation régissant les activités de l ACEI, c.-à-d. la loi sur Internet, sur les brevets, sur les technologies de l information Expérience de l industrie correspondant directement au secteur et au mandat de l ACEI Expertise technique Expérience de la gestion des ressources humaines Expérience en gestion des investissements, y compris la connaissance des produits d investissement, des marchés, de l équilibrage du portefeuille ainsi que de la nomination et de la supervision des gestionnaires Expérience du marketing et des communications Expérience internationale, notamment de la façon dont l ACEI exerce ses activités dans le contexte mondial Expérience des organismes sans but lucratif, des groupes d intérêt du secteur public, notamment de la façon dont les gouvernements exercent leurs activités, le régime de réglementation encadrant l ACEI dans le contexte canadien ainsi que des questions pertinentes pour les organisations comptant des membres 7

8 Autres facteurs : Compétences avérées en leadership Diversité, notamment sur le plan du sexe et de la région Relève ordonnée au conseil et succession en matière de leadership au conseil Caractéristiques personnelles : Une capacité d écoute et une ouverture au point de vue d autrui, notamment l aptitude à poser des questions pertinentes. L aptitude à résumer et à établir des consensus, notamment la capacité d articuler un point de vue étayé d une justification objective. La compréhension des risques, des possibilités et de leurs incidences éventuelles. AUTRES COMMENTAIRES 8

9 Annexe B ACEI avril 2015 Autoévaluation des compétences Membres du conseil Sexe Expérience au conseil Sens des affaires Planif. et affectation des ressources stratégiques Finances Audit Gestion des risques Affaires jurid. Exp. de l industrie relative à l ACEI Expert. technique s Ressources humaines Gestion des invest. Mktg et comm. Expérience internat. OSBL, groupes d intérêt du secteur public A A A B A A B A B B B B B A ACTUELS M-7 A-8 A-1 A-1 A-5 A-5 A-7 (12) F-5 G-7 G-6 G-3 G-7 G-1 G-4 G-3 G-7 G-3 F-0 F-1 F-7 F-4 F-6 F-7 F-6 F-3 F-7 F-3 F-5 A-3 A-0 A-0 A-3 A-3 A-3 A-1 A-1 A-3 SANS ADMINISTRATEURS ADMISSIBLES À UNE RÉÉLECTION (8) M-4 F-4 F-0 F-0 F-1 G-1 F-4 F-3 G-3 F-5 G-0 F-5 F-3 G-3 F-5 G-1 F-4 A Essentiels B Atouts requis M Masculin F Féminin A Avancé 9

10 G Bien F Satisfaisant 10

11 Annexe C Membres du conseil d administration de l ACEI NOM MANDAT ACTUEL RÔLE Kerry Brown Octobre 2014 à 2017 Administrateur Andrew Escobar Octobre 2014 à 2017 Administrateur Michael Geist* Octobre 2012 à 2015 Président, comité de l investissement communautaire Bill Gibson* Octobre 2012 à 2015 Président, comité de la rémunération et de l évaluation Rowena Liang Octobre 2013 à 2016 Présidente, comité des finances, de l audit, de la gestion des investissements et des risques Louise MacDonald Octobre 2013 à 2016 Administratrice Carole Mackaay* Octobre 2012 à 2015 Secrétaire générale et présidente du comité de gouvernance Kevin McArthur Octobre 2013 à 2016 Administrateur Susan Mehinagic Octobre 2014 à 2017 Présidente du conseil Bill Sandiford* Octobre 2012 à 2015 Vice-président du conseil et président du comité de la stratégie relative au marché Rob Villeneuve Octobre 2013 à 2016 Administrateur Faye West Octobre 2014 à 2017 Administratrice *Administratrice ou administrateur dont le mandat parvient à terme.