Formation SharePoint - Bases

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1 Formation SharePoint - Bases Heig-VD Centre de Compétences SharePoint RESUME Ce document fait partie intégrante de la formation proposée par le centre de compétences SharePoint de la Heig-VD.

2 Historique de version Date Qui Remarque 21 avril 2009 J. Freyre Création du document R. Grossman Ajout de chapitres et corrections J.-M. Seydoux Ajout de commentaires et corrections 9 juin 209 J. Freyre Ajout de chapitres 11 juin L. Vallat Test de la formation et Remarques 15 juin 2009 J. Freyre et R. Correction des remarques et Relecture Grosman 30 juillet 2009 J.-M. Seydoux Quelques ajouts, mise en page 04 janvier 2010 J. Freyre Quelques ajouts et corrections Table des matières 1. Contexte Enoncé du problème Infrastructure à disposition Authentification Administration centrale Collection de site Comment démarrer SharePoint en quelques lignes WSS & MOSS Fonctionnalités proposées par WSS Fonctionnalités proposées par MOSS Conseils d utilisation Architecture Premier pas sur SharePoint Page d accueil web Accéder aux actions du site Lister le contenu d un site Création de listes Agenda Tâches Blog Création d un blog Administration d un blog Liste personnalisée Création d un affichage Content type (PV) Cas d utilisation /62 Formation de base

3 6.2. Création du type de contenu Modèle de document Utilisation du type de contenu Les WebParts Gestion des workflows SharePoint Designer Définition du workflow Ouvrir un site avec SharePoint Designer Créer un flux de travail Etape 1 Informer Etape 2 Collecter et Assigner Etape 3 Avertir le chef de projet Etape 4 Terminer le flux InfoPath Gestion des droits Exemple pratique Liens Table des figures Formation de base 3/62

4 1. Contexte Enoncé du problème La société NoProblemo SA désire mettre en place un outil collaboratif pour ses collaborateurs. Elle fait appel à vos services pour mettre en place un site SharePoint qui réponde au mieux à ses besoins. Après étude des besoins, le directeur et son équipe IT ont déterminé que l outil devra permettre de: - Posséder un agenda global et permettre son intégration dans Outlook - Posséder un blog pour les discussions liées aux projets de l entreprise - Permettre de gérer diverses tâches - Regrouper les procès verbaux des séances - Proposer aux équipes de projets des sous sites propres à leur projet - Organiser la création de ces sites via un flux de travail automatisé - Proposer un formulaire de défraiement lié aux véhicules On notera le fait que l installation de la ferme ne fait pas partie de votre mandat et a été effectuée par une autre entreprise spécialisée dans ce domaine. 4/62 Formation de base

5 2. Infrastructure à disposition Afin de réaliser toutes les manipulations présentées dans ce document, une machine virtuelle est mise à disposition. Le but de ce chapitre est de décrire cette machine. Celle-ci est utilisable par tous les collaborateurs, professeurs, assistants et étudiants de la HEIG-VD. Si vous êtes amené à ne plus collaborer avec la HEIG-VD, il est de votre responsabilité de la supprimer. Si tel n est pas le cas, vous êtes passible de poursuites judiciaires. 2.1.Authentification Afin de vous connecter sur la machine virtuelle, plusieurs comptes ont été créés. Chaque compte à un rôle bien précis. Le tableau ci-dessous présente les différents comptes ainsi que leurs mots de passe. Identifiant Mot de passe Description SPAdmin spadmin Administrateur local (Central Admin) Webmaster webmaster Administrateur de la collection de site Collaborateur collaborateur Utilisateur sans pouvoirs pour le moment Visiteur visiteur Utilisateur sans pouvoirs pour le moment Administrator mos_moss2007 Administrateur local de la machine Le cours est prévu pour l utilisateur «webmaster», les autres comptes ne sont là qu à des fins de tests ou pour des gens désirant aller plus loin dans SharePoint. 2.2.Administration centrale L administration centrale (Central administration) est le cœur de SharePoint. Les collections de site y sont créées, ainsi que toute la gestion des applications. Cette partie du logiciel ne sera pas abordée, et les utilisateurs de SharePoint n y sont pas confrontés. Toutefois, il est possible d y accéder avec l utilisateur «SPAdmin» 2.3.Collection de site Lorsque vous vous authentifiez sur le serveur en tant que «Webmaster», vous trouvez un raccourci sur votre bureau qui vous envoie à la racine de la collection de sites présente sur le serveur comme le montre la figure ci-dessous. Figure 1 - Sites présent dans la collection Home Formation de base 5/62

6 » Site racine ; vous y trouverez de la documentation concernant le cours en général. Cours SandBox Objectif final Etapes» Site vierge ; c est ici que vous réaliserez l atelier.» Bac à sable ; vous pouvez y faire des essais sans vous soucier des conséquences sur les autres sites.» Site présentant l objectif final du cours ; ce à quoi vous arriverez à la fin du cours.» Site contenant les états intermédiaires du site que vous allez créer durant le cours. Si vous n arrivez pas à réaliser une étape, vous pouvez passer à la suivante en partant de ces sites. 2.4.Comment démarrer Afin de pouvoir visualiser sur votre machine ce qui est présenté dans le chapitre suivant, vous pouvez vous authentifier en tant que «Webmaster», et utiliser le lien «sharepoint_home», présent sur votre bureau pour accéder à la racine de la collection de site. 6/62 Formation de base

7 3. SharePoint en quelques lignes 3.1.WSS & MOSS WSS (Windows SharePoint Services) est une fonctionnalité disponible avec Windows 2003 Server qui doit être activée. MOSS (Microsoft Office SharePoint Server) est quant à elle une extension de WSS et est payante. Elle propose un grand nombre de fonctionnalités supplémentaires principalement liées aux données métiers Fonctionnalités proposées par WSS Nombre illimité de sites web d'équipe/de portails Gestion documentaire avec possibilités de collaboration (Check-in/Check-out, workflow, métadonnées, m'avertir, discussions...) Gestion des tâches et des calendriers au niveau du groupe Gestion centrale des notifications (problèmes, plaintes, helpdesk...) La collecte d'information/de sondages à l'aide de formulaires d'enquête Moteur de recherche étendu dans chaque site Possibilités de workflow (par exemple demande de congé, notes de frais,...) Tableaux de bord numériques Fonctionnalités proposées par MOSS Consolidation de tous les sites d'équipe de l'entreprise Enterprise search : Consulter différentes sources au sein de l'entreprise à partir d'une interface unique (portails, , ERP, CRM...) Base de données «personnel» centralisée avec possibilités de recherche étendue éventuellement couplée à la gestion interne du personnel. Catalogue de Données Métier (BDC) Liaison standard avec des systèmes externes (Exemple: CRM/ERP) Centre de rapportage : point central de gestion de tous les rapports, de toutes les connexions data. Excel Services : offre les fonctionnalités Excel dans l'explorateur web. Confection de formulaires électroniques, accessibles à partir de l'explorateur web. Note : Les deux listes ci-dessus sont tirées de : 3.2.Conseils d utilisation Afin de profiter pleinement des fonctionnalités de SharePoint, nous conseillons d utiliser les outils 100% Microsoft comme Internet Explorer ou la suite Microsoft Office. Bien entendu, il est possible d utiliser SharePoint avec des outils tels que Safari, Firefox ou la suite Office 2008 pour Mac si l on est conscient de ne pas pouvoir profiter de toutes les fonctionnalités offertes et intégrées aux outils Microsoft. Formation de base 7/62

8 3.3.Architecture SharePoint fonctionne d une manière très hiérarchique. Au premier niveau, on trouve la ferme qui va permettre d héberger une ou plusieurs Web Applications 1. Ces Web Applications vont contenir une ou plusieurs Site Collection qui sont elles-mêmes composées d un ou plusieurs sites. Finalement, ces sites seront les parents d un ou plusieurs listes/sites étant eux même les parents d autres listes ou sites. Figure 2 - Architecture dans SharePoint 1 Une Web Application correspond à un site sur le serveur IIS (Internet Information Service) 8/62 Formation de base

9 4. Premier pas sur SharePoint 4.1.Page d accueil web La page d accueil contient 4 zones principales: - La première zone est liée à l utilisateur connecté. - La seconde zone représente une série d onglets permettant d accéder à certaines parties du site (d une manière globale). Ces onglets sont gérés par l administrateur. - La zone III représente les liens internes au site courant. Il est possible de modifier cette navigation au travers de l interface d administration - La zone IV va représenter le contenu Figure 3 - Page d'accueil de SharePoint Lors du premier lancement, il se peut que le chargement soit relativement lent. Cela est tout à fait normal car SharePoint doit récupérer et initialiser tout le contenu. 4.2.Accéder aux actions du site Afin de pouvoir atteindre la partie de gestion d un site SharePoint, il faut tout d abord posséder les droits sur ce site (nous verrons comment définir les droits au sein d un site dans le chapitre. Dans la seconde zone, il suffit de cliquer sur le bouton Actions du site puis sur Paramètres du site. Formation de base 9/62

10 Figure 4 - Accéder au paramètres du site Figure 5- Paramètres du site 4.3.Lister le contenu d un site Le menu de gauche nous présente un certain nombre d éléments en rapports avec le site courant. Toutefois, il est possible que certains éléments ne soient pas affichés par défaut ou alors qu ils aient été cachés par l administrateur. Pour afficher tout le contenu d un site, il suffit de cliquer sur le bouton «Afficher tout le contenu du site». La page affichée présentera alors tous les éléments du site. On constate également qu ils sont regroupés en fonction de leur type (liste, bibliothèque, espace de travail). 10/62 Formation de base

11 Figure 6 - Menu du site Figure 7 - Contenu d'un site SharePoint Formation de base 11/62

12 5. Création de listes Pour ajouter une liste au sein du site, il suffit de lister tout le contenu du site (voir chapitre Lister le contenu d un site) et de cliquer sur le bouton Créer qui se trouve en haut à gauche de la zone de contenu. On peut au même endroit via le bouton Actions du site (voir la Figure 4) puis sur Créer. On constatera alors que SharePoint permet la création de nombreuses listes comme le montre l image cidessous: Figure 8 - Type de listes dans SharePoint En passant la souris sur chacune de ces propositions, le site nous donne une description plus précise : Figure 9 - Description de la liste Calendrier 12/62 Formation de base

13 5.1.Agenda L ajout d un agenda se fait via la liste «Calendrier». A ce stade, il faut saisir les informations concernant la nouvelle liste. On commencera par lui définir un nom ainsi qu une description. Ensuite, on décidera si l on souhaite que la liste apparaisse dans la zone II (zone de navigation interne). Finalement, on définira si les utilisateurs pourront interagir avec la liste en lui envoyant des s. A l heure actuelle, nous proposons de ne pas autoriser ce moyen d interaction. Figure 10 - Création d'un agenda En cliquant sur le bouton «Créer», l application nous renvoie sur la liste qui vient d être créée. On constate alors que la liste a été ajoutée dans la zone de menus de gauche. Formation de base 13/62

14 Figure 11 - Premier affichage de l'agenda Il est dès lors possible de créer de nouveaux rendez-vous en cliquant sur le bouton «Nouveau» puis de remplir les champs. On notera que les champs marqué d un «*» sont obligatoires. Il est également envisageable de connecter cette liste avec Outlook. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton «Actions» puis «Connexion à Outlook». En acceptant le téléchargement du fichier, Outlook va automatiquement intégrer cet agenda. De plus, l ajout d un nouvel événement dans le calendrier depuis Outlook sera directement répercuté sur la liste SharePoint. 5.2.Tâches La procédure pour ajouter une liste de tâches est identique à la précédente. Il suffit juste de sélectionner «Tâches» dans les possibilités proposées par SharePoint lors de la création d une liste. On notera que cette liste permet également une intégration avec Outlook. Pour cela, il suffit de se rendre dans la liste de tâche. En cliquant sur le bouton «Actions» puis «Connexion à Outlook». 14/62 Formation de base

15 Figure 12 Bouton de connexion à Outlook Il nous sera alors proposé de téléchargé un fichier. Puis Outlook demandera si nous souhaitons connecter la liste partage. Figure 13 - Téléchargement du fichier Figure 14 - Acceptation de l'accès à la liste En acceptant, nous aurons accès aux taches de la liste comme le montre la figure suivante. La liste se mettra automatiquement à jour comme c est le cas pour les mails. Formation de base 15/62

16 Figure 15 - Accès à une liste de tâche depuis Outlook 5.3.Blog Le blog permet à une personne de rédiger des articles. Ces articles peuvent ensuite être commentés par des utilisateurs du site. La création d un blog apporte quelques différences aux précédentes listes. En effet, il s agit d un site composé de plusieurs listes comme le montre le schéma ci-dessous. Figure 16 - Listes contenues dans un blog 16/62 Formation de base

17 Création d un blog Nous allons créer un blog général permettant de tenir au courant les différents collaborateurs de l avancement des projets. La première chose à faire est de se rendre dans l assistant de création de blog. Pour ce faire, nous allons procéder de la même manière que lors de la création de l agenda («Figure 6 - Menu du site», «Figure 7 - Contenu d'un site SharePoint», et «Figure 8 - Type de listes dans SharePoint» ). Une fois ceci réalisé, il faut sélectionner «Sites et espaces de travail». Figure 17 Sites et espaces de travail Suite à cela, une nouvelle page s ouvre, proposant de saisir diverses informations concernant l espace de travail. Remplir comme suit : Formation de base 17/62

18 Figure 18 - Création de blog Une fois la page validée, le système va générer le dit blog, et nous rediriger vers sa page d accueil. Un message d accueil par défaut est présenté. Figure 19 - Blog, message par défaut Administration d un blog En tant qu administrateur du site, vous disposez également sur la droite de la page, de l interface d administration du blog. Nous allons voir dans ce chapitre comment gérer le blog, ses messages, et ses commentaires. 18/62 Formation de base

19 Figure 20 Blog, vue d ensemble Gestion des catégories La première chose à faire est de gérer les catégories (affichées en haut à gauche sur la Figure 20 Blog, vue d ensemble). Nous allons tout d abord supprimer toutes les catégories pré-générées, puis nous allons en créer une que nous appellerons «Rapports projets». Pour ce faire, rendez vous dans la gestion des catégories (en cliquant sur «Catégories» au dessus de la liste de ces dernières. Dans la liste qui s affiche, il est possible de supprimer les catégories en sélectionnant l icône d édition à droite, puis «supprimer l élément». Pour en créer une nouvelle, il suffit de faire «Nouveau», puis «Nouvel élément» dans les options de la liste des catégories Une fois ces opérations effectuées, vous devriez obtenir le résultat suivant : Figure 21 - Liste des catégories Créer un message La création de message n est pas proprement dite un outil d administration. En effet, les administrateurs ne sont généralement pas les seuls autorisés à publier des messages dans un blog. Lorsque l on clique sur «Créer un message», une page s affiche nous proposant de saisir notre message. Une fois le message rédigé, le résultat devrait ressembler à quelque chose ressemblant à la figure cidessous. Formation de base 19/62

20 Figure 22 - Blog, Créer un message Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton «Publier» pour publier votre message. Vous serez automatiquement redirigé vers la page d accueil de votre Blog sur laquelle figureront dorénavant deux messages. Vous remarquez que sous les messages, un lien «Commentaires» permet de déposer un commentaire relatif à une publication Gérer les messages Nous allons voir comment, via la gestion des messages, retirer le message par défaut que le système a ajouté à notre Blog. La première chose à faire est de sélectionner «Gérer les messages dans les liens d administrations». Figure 23 - Blog, Gérer les messages On remarque dans la liste le message que nous venons de saisir, ainsi que le message par défaut. Tout à droite, on remarque une colonne «Etat d approbation» du message. Etant propriétaire du site SharePoint, nous n avons nul besoin de faire approuver nos messages. Cependant, en fonction des autorisations du blog, il est probable que les utilisateurs doivent faire valider leurs messages par des «Approbateurs». Ce que nous souhaitons faire ici, c est de supprimer le message par défaut. Il suffit de sélectionner l icône présent dans la colonne «Modifier» du message en question, puis «Supprimer l élément». 20/62 Formation de base

21 En retournant sur la page d accueil du blog, on remarque que seul notre message s affiche Gérer les commentaires La gestion des commentaires est similaire à celle des messages. La seule différence entre un message et un commentaire est que ce dernier est rattaché à un message Tout le contenu Cette option permet d afficher tout le contenu du sous-site «Blog» Définir les autorisations du blog L option «Définir les autorisations du blog» ouvre une page d aide à ce sujet. Cette page vous expliquera notamment comment gérer les droits de publication et de validation de message sur le blog Lancer le programme de blog pour la publication Cette option permet de publier des messages en utilisant un éditeur de Blog compatible. Concrètement, pour autant que vous ayez Internet Explorer et Microsoft Word, vous pourrez, via cet outil, rédiger vos messages directement dans Word et les publier sans avoir à passer par l interface illustrée dans la section «Créer un message» de ce document Utilisation de LiveWriter ou Word En plus de l utilisation présentée ci-dessus, il est possible d utiliser LiveWriter ou Word et d indiquer à ces logiciels de publier leur contenu directement sur une liste SharePoint. Dans le premier cas, il s agit de télécharger l outil gratuit, disponible à l adresse Toutefois, nous avons déjà pris soin de le faire et avons placé un raccourci sur le bureau. Une fois l application lancée, nous indiquons que nous souhaitons publier des «posts» sur un «Site collaboratif SharePoint». Ensuite, nous indiquons l adresse de notre blog comme par exemple mais également le nom d utilisateur et mot de passe ayant les droits de publication sur le blog. Formation de base 21/62

22 Figure 24 - LiveWriter, Sélection du type de blog Une fois LiveWriter lancé, il est possible de créer un nouveau «post» en saisissant un titre et texte. La mise en forme peut être relativement complexe car il est facile de changer le style d un texte ou d ajouter une carte comme le montre la capture d écran suivante. Figure 25 - LiveWriter, Exemple d'un nouveau post 22/62 Formation de base

23 Si vous préférez utilisez Word, il suffit de le lancer puis dans le menu d actions, il faut aller dans «Publier» puis «Blog» (cette procédure fonctionne pour Microsoft Office Word 2007). Figure 26 Word, Publication sur un blog Dès que l on a rédigé le nouveau post, il suffit de cliquer sur le bouton «Publier». Formation de base 23/62

24 Figure 27 - Word, Création d'un nouveau post Il sera alors nécessaire de définir un compte sur lequel nous souhaitons publier nos post. Figure 28 - Word, Création d'un nouveau compte Dans notre cas, il s agit de sélectionner un «Blog SharePoint» et de cliquer sur «Suivant» afin de saisir l URL de notre blog. 24/62 Formation de base

25 Figure 29 - Word, Sélection du type de blog Figure 30 - Word, Saisie de l'url du blog 5.4.Liste personnalisée Nous allons utiliser la liste personnalisée pour la gestion des projets au sein de l entreprise. Elle permet en effet de créer une liste avec une série de colonnes correspondant exactement à nos besoins. Pour cela, il suffit de répéter la procédure pour créer une liste précédemment et de sélectionner «Liste Personnalisée» puis la nommer «Projets». Dans le cadre de l exercice, nous proposons de créer une liste contenant les colonnes suivantes : Nom de la colonne Type Est obligatoire Nom du projet Une seule ligne de texte Chef de projet Personne ou groupe Description courte Plusieurs lignes de texte Description longue Plusieurs lignes de texte Code de projet Une seule ligne de texte Participants Personne ou groupe Lien sur le site du projet Lien hypertexte ou image Statut du projet Choix Date de début planifiée Date et heure Date de fin planifiée Date et heure Durée estimée Valeur calculée (calcul basé sur d'autres colonnes) Créé par Personne ou groupe (note: champ présent par défaut) Formation de base 25/62

26 Modifié par Personne ou groupe (note: champ présent par défaut) Pour ajouter des colonnes, il suffit de se rendre dans les paramètres de la liste. Figure 31 Accéder aux paramètres de la liste Ensuite, dans la partie liée aux «Colonnes», nous pouvons commencer par renommer la colonne «Titre» en cliquant dessus et en la nommant «Nom du projet». Figure 32 - Récapitulatif des colonnes par défaut d'une liste personnalisée Puis, nous pouvons ajouter de nouvelles colonnes en cliquant sur le lien «Créer une colonne» et remplir les informations en fonction du tableau présenté précédemment (voir page précédente pour les noms et types de colonnes). Il est à tout moment possible d éditer une colonne, tout simplement en cliquant sur son intitulé. En ce qui concerne la colonne «Durée», nous avons créer une colonne de type «Valeur Calculée» ou nous avons saisi la formule suivante : =[Date de fin planifiée]-[date de début planifiée]. La colonne statut est, quant à elle, un menu déroulant proposant les choix suivant: - En attente de validation - En attente de réalisation Validé - En cours de réalisation - Terminé 26/62 Formation de base

27 5.5.Création d un affichage Après avoir ajouté toutes les colonnes et vous être rendu sur votre liste, vous remarquerez que l affichage n est pas du tout optimisé. En effet, la page s étend énormément en largeur, et contient l intégralité des champs qui ont été créés. Pour corriger ce problème, nous allons créer un affichage propre à notre liste et permettant d avoir une vue résumée. Cet affichage ne comprendra que le nom du projet, son responsable, sa date de début et de fin, ainsi que son statut. La première chose à faire est de créer un nouvel affichage, via l onglet «paramètres», comme l illustre la figure ci-dessous Figure 33 - Création d'un affichage Sur la page qui s ouvre, choisissez un affichage standard. En effet, nous souhaitons avoir un affichage relativement simple de nos projets. Il serait possible de les afficher dans un diagramme de Gant si nous le désirions. Figure 34 - Affichage standard Sur la page suivante, on peut sélectionner ce que l on souhaite afficher et dans quel ordre. A titre d exemple, la figure ci-dessous illustre une solution possible. Formation de base 27/62

28 Figure 35 - Affichage, choix des champs Dans cette même fenêtre, on peut décider de faire de cet affichage l affichage par défaut, ce qui est conseillé, car l affichage par défaut actuel n est de loin pas optimal. On décidera également de la nature de l affichage, privé ou public. En pratique, est-ce que cet affichage sera utilisé par les autres utilisateurs également, ou est-ce qu on ne l a défini que pour notre usage personnel. La figure ci-dessous illustre le résultat final. Figure 36 - Affichage personnalisé On remarque la barre orangée en haut à droite qui permettrait de naviguer entre plusieurs affichages différents. 28/62 Formation de base

29 6. Content type (PV) NOTE : Le site SharePoint Etapes/etape1 contient tout ce qui a été effectué jusqu à présent. 6.1.Cas d utilisation Les content type sont similaires à l utilisation des listes personnalisées. Par contre, ils ont le grand avantage de pouvoir être réutilisés par la suite comme modèle de liste. Dans l absolu, il semble plus intéressant de favoriser les «content types» aux listes personnalisées à cause de l aspect de réutilisation. Toutefois, on peut admettre que certaines listes ne seront pas appliquées à d autres cas et donc qu il est inutile d en faire un «content type» Création du type de contenu Pour créer un nouveau «content type», il suffit de se rendre dans les paramètres du site. Puis de cliquer sur le lien «Types de contenus du site». Cette page regroupe tous les types de contenus déjà existants. En cliquant sur le bouton «Créer», il est possible de définir un nom à notre nouveau «type de contenu». Il s agit de définir le nom et la description du type de contenu. Ensuite, il est nécessaire de définir le type parent qui permet d hériter des propriétés de celui-ci. Dans notre cas, nous sélectionnons le type Figure 37 - Création d'un content type documents puisque nous souhaitons créer un type de contenu pour les procès verbaux. dans le quel sera stocké le type de contenu. Finalement, il est nécessaire de définir le groupe Maintenant, il s agit de définir quelles seront les colonnes utilisées pour la gestion des procès verbaux. Les deux premières colonnes («Nom» et «Titre») étant automatiquement proposées par le type parent, il suffit d ajouter les trois colonnes qui suivent. Nom Type État Source Formation de base 29/62

30 Nom Fichier Obligatoire Document Titre Une seule ligne de texte Obligatoire Item Redacteur Personne ou groupe Obligatoire Salle Choix Obligatoire Date Date et heure Obligatoire 6.3. Modèle de document Dans le cadre d un «content type» basé sur le modèle «Document», il est possible de définir le modèle de fichier utilisé. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien «Paramètres avancés» présent sur la page de gestion du «content type» courant. Il est alors possible de modifier le modèle de base ou d uploader un modèle déjà existant dans le système. Ce modèle sera alors proposé aux utilisateurs et permettra de posséder un modèle de document unifié au sein de la liste. En créant un fichier de type Office 2007, une fonctionnalité intéressante peut être utilisée. Si on retourne modifier le modèle, il est possible, via l onglet «Insertion» puis «QuickPart» d aller récupérer des champs existant dans notre type de contenu. Il est alors possible de saisir et/ou compléter les métadonnées dans le ruban et de les voir apparaître dans le document sans avoir à faire le travail à double. Figure 38 - Ajout des métadonnées dans le document 30/62 Formation de base

31 Finalement, en enregistrant le modèle de document se mettra automatiquement à jour. Il ne reste alors plus qu a fermer Word et cliquer «Ok» dans les propriétés du type de contenu. 6.4.Utilisation du type de contenu Pour créer une liste basée sur un «Content type», il faut commencer par créer une nouvelle liste correspondant à un des types de base (dans notre cas, il s agit d une liste de documents). Ensuite, dans les «paramètres avancés» de la liste, il faut autoriser «Autoriser la gestion des types de contenu». En retournant dans les paramètres, on constate alors la présence d une nouvelle section. Figure 39 - Type de contenu d'une liste En cliquant sur le lien «Ajouter à partir de types de contenu de site existants», il est alors possible de retrouver le type de contenu en fonction du groupe utilisé lors de sa création. Ensuite, il est possible de désactiver le type parent et de rendre le type de contenu «Procès Verbaux» visible et utilisé par défaut en cliquant sur le lien «Modifier l ordre et le type de contenu par défaut sur le bouton Nouveau». Figure 40 - Ajout d'un content type à une liste Pour terminer, il s agit de modifier l affichage afin que les colonnes du «content type» soient affichées. Il est nécessaire de se rendre sur la page principale de la liste puis de cliquer sur le lien «Paramètres» puis «Créer un affichage». La manipulation qui en suit est en tous points identiques à celle présentée lors de la création d une liste personnalisée. Formation de base 31/62

32 7. Les WebParts Les WebParts sont des contrôles spécialisés ayant pour but d être placés au sein d une page. On les retrouve généralement sur la page d accueil d un site SharePoint. Par défaut, SharePoint offre déjà un grand nombre de WebParts. De plus, lorsqu une nouvelle liste est créée, il est alors possible de la réutiliser sous la forme d un WebPart. Lorsque l on se trouve sur la page d accueil d un site, il est possible de gérer les composants WebParts en cliquant sur le bouton «Actions du site» puis «Modifier la page». La page se présente alors sous la forme d un mode édition. En cliquant sur un des boutons «Ajouter un composant WebPart», il est alors possible de sélectionner un WebPart. La plupart du temps, nous utiliserons des WebParts présents dans la section «Listes et bibliothèques» afin de présenter une synthèse de plusieurs listes sur la page d accueil. Néanmoins, il faut être conscient qu il existe de nombreux autres WebParts liés par exemple aux fonctions de recherches, à l intégration avec Outlook ou encore aux données métiers (Business Intelligence). Si nous sélectionnons la liste liée au procès verbaux et que nous cliquons sur «Ajouter», nous pouvons constater que le composant à été ajouté à la page. Figure 41 - Sélection de la liste des procès verbaux pour le web part Ensuite, il est possible d affiner certains paramètres en cliquant sur triangle (présent dans le coin supérieur droit du composant) puis sur «Modifier le composant WebPart partagé». 32/62 Formation de base

33 Figure 42 - Modifier un Web Part Figure 43 - Paramètres d'un Web Part Le menu qui apparaît sur la droite de l écran offre un grand nombre de possibilités pour personnaliser l affichage du composant. Finalement, on comprendra aisément qu il est possible d ajouter autant de WebParts que souhaité. Toutefois, un trop grand nombre d informations sur la page d accueil risque de rendre la page illisible. Formation de base 33/62

34 8. Gestion des workflows NOTE : Le site SharePoint Etapes/etape2 contient tout ce qui a été effectué jusqu à présent. Figure 44 - Pyramide des outils pour créer des workflows SharePoint La gestion des workflows est très intéressante au sein de SharePoint. Il est en effet possible de gérer un ensemble d interactions avec un ou plusieurs utilisateurs suite à la création (ou le déclenchement manuel) d un élément d une liste. On constate trois niveaux de création de flux de travail avec SharePoint. Les premiers workflows utilisables sont nativement proposés. Ce sont des workflows très simples comme l approbation d un document ou le recueil de commentaires. Il est également possible de créer des workflows depuis SharePoint Designer. Il s agit dans ce cas de workflows nettement plus personnalisés. En effet, l outil propose un certains nombre de conditions et d actions paramétrables pour créer un flux de manière graphique. Bien que l outil permette une personnalisation assez forte, il dispose de certaines limitations, comme l impossibilité d utiliser des boucles. Une autre limitation est le fait que la création d un workflow ne peut s appliquer qu à une seule liste et ne peut pas être déployé sur une autre liste. Finalement, le dernier outil pour créer des flux de travail est Visual Studio. Il est alors possible de créer un flux de travail qui colle tout à fait à la réalité. Toutefois, la complexité pour réaliser ce flux de travail est plus grande car il devient nécessaire d écrire du code. 8.1.SharePoint Designer L outil SharePoint Designer est un éditeur HTML pour concevoir des sites. Il s agit en fait de la nouvelle version de FrontPage. Comme son nom l indique, l outil possède une très forte intégration à SharePoint. Nous allons utiliser SharePoint Designer afin de créer le workflow utile à la création d un nouveau projet. Vous trouverez un lien vers SharePoint Designer sur le bureau de la machine virtuelle. 34/62 Formation de base

35 8.2.Définition du workflow Le workflow que nous allons créer est très simple. Il s agit d avertir le responsable SharePoint lorsqu un collaborateur ajoute un nouveau projet dans la liste «Projets». A ce moment, une instance du flux de travail sera créée et durera jusqu'à ce qu elle se termine. Le responsable SharePoint sera alors contacté par mail pour l informer qu un nouveau site de projet doit être créé. Ce mail devra lui indiquer le nom du projet et son code, le chef de projet ainsi que les participants afin qu il puisse créer le site avec les bons droits. En plus du mail, une tâche lui sera assignée dans la liste «Liste de tâches» du site SharePoint. Lorsque le responsable aura créé le site, il devra alors valider la tâche. A ce moment, il lui sera également demandé quel est l URL du site qu il vient de créer. Le workflow récupérera la valeur saisie par le responsable SharePoint et ira l assigner dans la liste de projet. Finalement, le flux de travail avertira le chef de projet comme quoi son site de projet est créé. Le flux étant terminé, l instance du flux est supprimée. Figure 45 - Diagramme du flux de travail Formation de base 35/62

36 8.3.Ouvrir un site avec SharePoint Designer Pour commencer, il s agit de démarrer Microsoft SharePoint Designer. Une fois l application démarrée, il faut cliquer sur «Fichier» puis «Ouvrir le site». Le site à ouvrir dans le cadre de l exercice est Il est bien entendu possible d ouvrir d autres sites. Par exemple afin de voir le résultat final à obtenir. 8.4.Créer un flux de travail Une fois le site ouvert, nous pouvons ajouter un nouveau contenu SharePoint en faisant un clic droit sur le répertoire comme le montre l image ci-dessous. Figure 46 - Ajouter un contenu SharePoint 36/62 Formation de base

37 Dans la fenêtre qui vient de s ouvrir, nous pouvons sélectionner «Flux de travail» puis «Flux de travail vide». Figure 47 - Sélection contenu de type "Flux de travail" La première étape de création d un flux travail consiste à lui définir un nom ainsi que la liste sur laquelle il va s appliquer. Finalement, nous définissons également que le flux démarrera automatiquement lorsqu un nouvel élément est créé dans la liste. Figure 48 - Paramètre principaux d'un workflow sous SharePoint Designer Formation de base 37/62

38 En cliquant sur le bouton «Suivant», nous pouvons maintenant accéder à la partie concrète de création du flux de travail. Dans cette partie, nous avons la possibilité de définir plusieurs étapes pour notre flux de travail. De plus, il est possible de définir des conditions qui, si elles sont vérifiées permettront d exécuter certaines actions et a contrario, pourraient exécuter d autres actions si elles n étaient pas correctes. Figure 49 - Création de la première étape du flux de travail 8.5. Etape 1 Informer La première étape de notre flux consiste à informer le responsable SharePoint qu il doit créer un nouveau site collaboratif pour le projet. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton «Actions» et rechercher «Envoyer un courrier électronique». Si cette action n apparaît pas dans la liste, il suffit de sélectionner «Autres actions». Ensuite, dans la fenêtre qui apparaît, il suffit de rechercher l action «Envoyer un courrier électronique». Figure 50 - Ajout d'une action au flux de travail En cliquant sur le lien «ce message», SharePoint Designer ouvre une nouvelle fenêtre ressemblant beaucoup à celle pour envoyer un . 38/62 Formation de base

39 Figure 51 - Définir la structure du mail pour l'action En cliquant sur le bouton le plus à droite de la ligne «À :», nous pouvons choisir quelle sera le(s) destinataire(s) du message. Nous verrons plus tard qu il est, par exemple, possible de récupérer des informations directement du flux afin d envoyer un au chef de projet. Dans le cadre de l exercice, nous proposons de vous mettre comme destinataire du message. Figure 52 - Sélection du destinataire du mail Nous pouvons maintenant définir un sujet de message tel que «SharePoint worflow Demande de création d un nouveau site collaboratif» mais également le corps du message. Il devient alors intéressant de saisir du texte mais également de récupérer des informations du flux afin d informer au mieux le responsable SharePoint sur les besoins du projet. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton «Ajouter la recherche au corps». Ensuite, nous pouvons sélectionner dans la première liste «Élément en cours» qui correspond en fait aux données saisies dans la liste de projets. Formation de base 39/62

40 Puis une information nécessaire comme par exemple le code de projet comme le montre la Figure 53 - Récupération d'une information du flux pour le mail. Nous pouvons arriver au résultat suivant : Figure 53 - Récupération d'une information du flux pour le mail Figure 54 - Structure du mail complète Nous pouvons maintenant valider cette action puis cliquer sur le lien «Ajouter une étape au flux de travail». 40/62 Formation de base

41 8.6.Etape 2 Collecter et Assigner Pour cette étape, il s agit d attendre que le responsable SharePoint ait créé le site de projet puis de récupérer l URL du site de projet. Pour effectuer cela, nous allons ajouter l action permettant de «Collecter les données d un utilisateur». Elle permet d'assigner une tâche et propose à l'utilisateur de saisir une ou plusieurs valeurs avant de terminer cette dernière. Figure 55 - Ajout de l'action de collecte de données Commençons par cliquer sur le lien «données». Nous pouvons alors définir le nom de la tâche qui sera assignée à l utilisateur ainsi qu une brève description. Figure 56 - Définition de la tâche pour la collecte des données Formation de base 41/62

42 En cliquant sur le bouton «Suivant >» puis sur «Ajouter», nous pouvons créer un champ relatif à une URL. Pour cela, nous choisirons le type «Une seule ligne de texte». De plus, en cliquant sur le bouton «Suivant», nous désactivons l autorisation pour les champs vides. Figure 57 Ajout d un champ à la collecte des données Ensuite, en cliquant sur «Terminer», nous retournons sur la fenêtre d ajout d un champ. Etant donné que nous n avons pas d autres informations à récolter, nous pouvons terminer la création de cette tâche afin de définir quel utilisateur sera touché par cette collecte d informations, à savoir «spadmin». La dernière étape liée à la collecte de données consiste à assigner le résultat de la saisie dans une variable que nous pourrons réutiliser. Pour cela, il suffit de cliquer sur «Variable : collecter» puis «Créer une variable». Cette variable va en fait contenir l identifiant de la tâche liée au flux de travail. Figure 58 - Création d'une variable 42/62 Formation de base

43 Maintenant que nous avons stocké le résultat dans la variable «URLSiteProjet», nous allons en récupérer la valeur et l assigner dans la liste. Pour cela, nous commençons par ajouter l action «Définir le champ dans l élément actif». Ensuite, il faut sélectionner le champ «Lien sur le site de projet». Figure 59 - Sélection du champ qui contiendra la valeur de la variable La manipulation se complique pour la définition de la valeur. Tout d abord, il faut cliquer sur le bouton. La partie supérieure de la fenêtre indique «Quelles sont les informations que nous souhaitons récupérer». De ce fait, nous définissons comme source «Liste de tâche» (Il s agit de la liste où sont stockées les tâches) et comme champ «URL du nouveau site de projet» (Il s agit du champ que nous avons créé précédemment). Figure 60 - Sélection de la liste de données Formation de base 43/62

44 La partie inférieure correspond à «Comment récupérer la bonne information». Pour cela, nous allons réutiliser la variable «URLSiteProjet» que nous avons créé précédemment. Nous allons donc nous baser sur le champ ID de la liste de tâche comme champ. Pour la valeur, il suffit de cliquer sur le nouveau bouton «variable comme valeur.» puis choisir «Données du flux de travail» comme source et notre Figure 61 - Sélection du critère de recherche 44/62 Formation de base

45 Figure 62 - Récupération de l'url du site grâce à la variable 8.7.Etape 3 Avertir le chef de projet Note : Cette étape n est pas testable dans la machine virtuelle livrée, il faut pour cela que les utilisateurs soient des membres d un domaine et disposent d adresses dans leurs profils Active Directory. Maintenant que nous avons pu récupérer l URL du site collaboratif et l inscrire dans la liste de projet, nous pouvons avertir le chef de projet. Nous utiliserons à nouveau le mail comme moyen de communication. Par contre, étant donné que cette information n est pas constante comme l était précédemment le responsable SharePoint, nous utiliserons les informations contenues dans le flux pour informer le chef de projet. Formation de base 45/62

46 Figure 63 - Sélection du destinataire pour l'envoie du mail En sélectionnant l utilisateur «Recherche de flux de travail», cela signifie que nous allons accéder aux informations contenues dans le flux de travail pour choisir un utilisateur. Nous sélectionnons «Élément en cours» comme source ce qui permet de faire référence au projet pour lequel a été instancié le flux de travail. En ce qui concerne la valeur, nous allons récupérer le chef de projet qui, selon la politique de l entreprise, est le responsable du site. Figure 64 - Sélection du destinataire grâce à une valeur du workflow 46/62 Formation de base

47 8.8.Etape 4 Terminer le flux La dernière étape concernant notre flux consiste à le terminer. En effet, si nous ne terminons pas le flux, cela va impliquer le fait que l instance continuera d exister. On comprend assez vite que si les flux sont très fortement utilisés, on risque rapidement de saturer la mémoire du serveur. Il nous suffit alors d ajouter une action nommée «Arrêter le flux de travail». De plus, nous consignons le message «Terminé» qui sera conservé dans l historique du flux de travail. Figure 65 - Création de l'action pour terminer le flux de travail Formation de base 47/62

48 9. InfoPath NOTE : Le site SharePoint Etapes/etape3 contient tout ce qui a été effectué jusqu à présent. InfoPath est un logiciel distribué dans la suite Office de Microsoft depuis la version «Office 2003». Il permet de développer des formulaires qui peuvent être utilisés de manière déconnectée. De plus, il est possible de venir intégrer ces formulaires sur un système SharePoint. Dans le cadre du cours, nous vous proposons d utiliser un formulaire déjà existant et de se focaliser sur la partie liée à la publication de celui-ci. Ce formulaire permettra de gérer le défraiement lors de l utilisation de véhicules privés au sein de l entreprise. Dans un premier temps, nous allons commencer par nous déconnecter et se logger en tant que webmaster. Ensuite, nous pouvons créer une nouvelle liste, à savoir une bibliothèque de formulaire comme le montre les captures d écran suivantes. Figure 66 - Création d'une bibliothèque de formulaire 48/62 Formation de base

49 Figure 67 - Paramètre de la bibliothèque de formulaires Ensuite, nous pouvons lancer InfoPath en effectuant un clic-droit sur le fichier «DefraiementVHC» (présent sur le bureau) puis «Design». Figure 68 - Lancement d InfoPath en mode design Une fois l application lancée, l écran devrait ressembler à ceci : Formation de base 49/62

50 Figure 69 - InfoPath avec un formulaire chargé La première étape consiste à créer un certificat qui sera lié au formulaire et qui permettra (selon la sécurité du SharePoint) d être ouvert avec le consentement de l utilisateur. Pour cela, il faut aller dans «Tools» puis «Form Options». Figure 70 - Ouvrir les options du formulaire Puis se rendre dans la partie «Security and Trust» afin de cocher la case «Sign this form template» puis cliquer sur le bouton «Create Certificate» en acceptant le message d information. On notera qu il se peut que la case soit déjà cochée. Dans ce cas, nous préférerons quand même recréer un nouveau certificat. 50/62 Formation de base

51 Figure 71 - Création d'un certificat Après avoir fermé cette fenêtre, nous pouvons effectuer un double-clic sur le bouton «Submit» qui se trouve tout en bas du formulaire afin d accéder à ses propriétés. Figure 72 - Accès aux propriétés du bouton En cliquant sur le bouton «Submit Options», nous allons pouvoir configurer comment et où sera ajouté le formulaire. Normalement, il existe déjà des informations de connexion et il ne reste plus qu à les modifier en cliquant sur le bouton «Manage» puis «Modify» dans la nouvelle fenêtre. Formation de base 51/62

52 Figure 73 - Modification des informations de validation Figure 74 - Sélection de la source de donnée Il faudra alors changer l URL par celle correspondant à la bibliothèque de formulaire que nous venons de créer. Normalement, l URL s auto-complète au fur et à mesure de la saisie. 52/62 Formation de base

53 Figure 75 - Remplacement de la bibliothèque de document La dernière étape consiste à publier le formulaire dans la bibliothèque de document. Pour cela, il s agit de cliquer sur «File» puis «Publish». Figure 76 - Lancement de la publication du formulaire Nous indiquons que nous voulons publier le formulaire sur un server SharePoint. Formation de base 53/62

54 Figure 77 - Type de destination du formulaire Ensuite, nous indiquons l URL du site SharePoint (celui qui contient la bibliothèque de document). Il faudra certainement resaisir votre nom d utilisateur et mot de passe. Figure 78 - Saisie de l'url de destination Nous choisissons de le publier sous la forme d un document («Document Library») et non pas d un type de contenu («Site Content Type (Advanced )»). A ce moment, nous pouvons choisir dans quelle bibliothèque sera publié le formulaire. 54/62 Formation de base

55 Figure 79 - Sélection de la bibliothèque de document Et pour finir, nous définissons quels champs du formulaire seront affichés dans la liste (c'est-à-dire qu il ne sera pas nécessaire d ouvrir le formulaire pour connaître leurs valeurs. Figure 80 - Sélection des champs à afficher Formation de base 55/62

56 10. Gestion des droits Comme nous avons pu le constater, SharePoint possède une logique très hiérarchisée. Il en va de même avec la gestion des droits. En effet, lorsque l on crée un nouveau site ou une nouvelle liste, ils héritent par défaut des droits de leur liste parente. Par contre, le choix nous est proposé de couper cet héritage et de créer une nouvelle gestion des droits. Il faut toutefois être très prudent avec cette gestion. En effet, en perdant l héritage des droits, il y a un fort risque d oublier de mettre à jour les droits personnalisés d une liste en mettant à jour ceux dont elle devrait hériter. On conseillera en général de posséder les mêmes autorisations pour tout un site plutôt que de gérer les accès différemment sur chaque liste. Pour modifier les accès sur une liste, il suffit de se rendre dans les paramètres de la liste puis de cliquer sur le lien «Autorisation pour : NomDeLaListe». La page affichée liste les droits actuellement hérités pour la liste des projets. Figure 81 - Liste des droits d'une liste En cliquant sur le bouton «Actions», il est possible de modifier les droits hérités et qui s appliqueront à l ensemble de ses «enfants» ou de supprimer cet héritage. Figure 82 - Modifier les autorisations d'une liste 56/62 Formation de base

57 En acceptant le message suivant : «Vous êtes sur le point de créer des autorisations uniques pour cette liste. Les modifications apportées aux autorisations du site parent n'affecteront plus cette liste.», les droits ne seront plus hérités. Il est alors possible de modifier ou supprimer l accès à certains comptes ou encore d en ajouter de nouveaux. Imaginons par exemple qu on souhaite retirer l accès à une liste à tout le monde, saut à son chef de projet. Pour ce faire, il suffira de sélectionner les cases à cocher (des gens à qui ont souhaite retirer les droits) situées sur la gauche de la liste, puis, dans le menu «Actions» de sélectionner «Supprimer les autorisations des utilisateurs». Figure 83 - Suppression d'autorisations Au cas où, il deviendrait nécessaire d hériter à nouveau des droits du site parent. Pour cela, il suffit de retourner sur la page de gestion des autorisations (Paramètre de la liste puis «Autorisations»). Il faut cliquer sur le menu «Actions» puis sur «Hériter des autorisations» Figure 84 - Hériter à nouveau des droits Exemple pratique Dans le cadre de notre site collaboratif, nous souhaitons que les visiteurs (représentés par l utilisateur local «visiteur») aient accès en lecture au blog, et uniquement au blog. Nous souhaitons en revanche que les collaborateurs (représentés par l utilisateur local «collaborateur») aient accès à tout le contenu du site. Formation de base 57/62

58 On remarque que dans l état actuel des choses, l utilisateur «visiteur» n a aucuns droits sur le SharePoint, de même pour l utilisateur «collaborateur». Figure 85 - Accès refusé (visiteur) Figure 86 - Accès refusé (collaborateur) Nous allons commencer par attribuer des droits aux visiteurs, afin qu ils n aient accès qu au blog. Pour ce faire, il va falloir se rendre dans le blog, et sélectionner «actions du site» «Paramètres du site» «autorisations avancées». La première étape va être de sélectionner dans le menu «actions», l élément «Modifier les autorisations des utilisateurs». Cette manipulation va en fait «casser» l héritage des droits, et permettre de les éditer. Il suffit ensuite dans le menu «Nouveau» d ajouter un utilisateur. Cet utilisateur n aura accès qu en lecture au blog. Figure 87 - Ajout de droits à un utilisateur Le résultat obtenu, une fois les droits attribués, doit ressembler à ceci : 58/62 Formation de base

59 Figure 88 - Autorisations du blog d'entreprise On peut facilement vérifier que l utilisateur a accès au blog en se rendant sur ce dernier (attention à ne pas ouvrir la racine de la collection de sites, car l utilisateur n a aucuns droits à cet endroit). Figure 89 - Affichage du blog par un "visiteur" Pour l utilisateur «collaborateur», il suffira de faire la même manipulation au niveau du site cours, en attribuant cette fois des autorisations de collaboration. Note : Ce chapitre à pour but de présenter succinctement la gestion des droits. Dans un environnement de production, on préfèrera créer des groupes, attribuer des droits à ceux-ci, puis, par la suite, y ajouter des utilisateurs. Ceci permettra, par exemple, d éviter, lorsqu une personne arrive dans l entreprise, de devoir définir tous ses droits à la main. Il suffira de l ajouter dans un groupe. Formation de base 59/62

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