Guide de prise de rendez-vous en ligne

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1 Pour toute question ou complément d information, contactez : Le service clients : Hotline technique : Guide de prise de rendez-vous en ligne DEKRA AUTOMOTIVE SA -3 avenue Georges Politzer 7896 TRAPPES Cedex DEKRA Automotive, créateur de confiance

2 Sommaire Sommaire I - Paramétrage de la prise de RDV en ligne Les avantages de la prise de RDV en ligne...5 Les étapes de prise de RDV pour l internaute > côté client Les étapes de paramétrage du module de prise de RDV dans EAurore > côté centre....9 Les aspects administratifs (annulation, comptabilité) II - Paramétrage des prix par créneaux horaires Coté internaute : sur le site 33 Coté paramétrage : Eaurore Coté agenda centre....4 III - Statistiques de la prise de RDV en ligne IV - Paramétrage des url courtes V - XP3 au quotidien pour les clients Internet Pratique : Comment traiter, dans XP3, un client qui a pris son rendez-vous sur le site Internet... 53

3 Prise de rendez-vous en ligne I - Guide d utilisation et de paramètrage Offrez à vos clients la possibilité de prendre rendez-vous directement en ligne sur Internet.

4 Les avantages de la prise de RDV en ligne Les avantages pour vos clients? La possibilité de prendre RDV 4h/4, 7j/7 de chez eux. La possibilité de choisir son RDV parmi les créneaux horaires disponibles. La possibilité de bénéficier de la remise Internet s ils paient en ligne. Recevoir un SMS de rappel 4h avant le rendez-vous. Les avantages pour vous? Les étapes de prise de RDV pour l Internaute > Coté client L internaute se connecte sur : En saisissant son code postal ou sa ville, il accède aux centres les plus proches (comme actuellement sur le site), En cliquant sur le bouton Prendre RDV dans ce centre (pour les centres proposant ce service), l internaute accède au module de prise de RDV du centre sélectionné. Le bouton Prendre RDV dans ce centre ne s affiche que si le centre a activé la prise de RDV sur Internet. Pour les autres, le module est identique à celui d aujourd hui. Etape Choix du jour et de l heure du RDV L internaute accède au planning du centre sélectionné. Ce planning lui permet de choisir le jour et l heure de son RDV parmi les créneaux libres. Des rendez-vous pris 4h/4 et 7j/7 même si votre centre est fermé. Des RDV pris par Internet qui remplissent les «creux» de votre planning. Moins de dérangement lié aux appels téléphoniques. Mise en avant des centres qui proposent la prise de RDV, sur le site Vous captez la clientèle qui préfére réserver par Internet de plus en plus nombreuse. Vous donnez une image moderne à votre centre en vous positionnant sur le canal d Internet. Vous offrez un service différenciant par rapport à vos concurrents. Certitude d encaisser le prix du contrôle, même si l internaute, qui a payé en ligne, ne vient pas sans avoir annulé auparavant. Réduire le nombre de rendez-vous perdus en rappelant au client son rendez-vous 4h avant par SMS = = = Sur cette page, sont également indiqués également les types de véhicule et carburant pris en charge par le centre sélectionné. Les véhicules / carburants pris en charge et ouverts à la réservation sur Internet apparaissent via un voyant vert. Les véhicules / carburants pris en charge mais fermés à la réservation Internet apparaissent via un voyant orange. Un message texte invite l internaute à contacter le centre par téléphone pour prendre RDV. Les véhicules / carburants non pris en charge apparaissent via un voyant rouge. Un message texte invite l internaute à effectuer une nouvelle recherche pour sélectionner un autre centre, s il souhaite vraiment passer par Internet. Sinon il peut contacter le centre par téléphone comme actuellement. Etape Choix de la prestation L internaute indique son type de véhicule et son type de carburant. En fonction de ces deux choix, on affiche à l internaute les types de forfaits proposés par le centre ainsi que leur prix. Les prix Internet bénéficient d une remise, si paiement en ligne. Le montant de cette remise est définie par le centre. 5 6

5 Etape 3 Etape 4 L internaute choisit son mode de réservation : - Soit il prend RDV avec paiement en ligne tout de suite (il bénéficie dans ce cas du prix Internet remisé). - Soit il prend RDV avec paiement dans le centre le jour du contrôle (il n effectue donc qu une réservation en ligne et paie dans le centre le jour de sa prestation, le prix est non remisé). Remarque : si l internaute a choisi un jour où le contrôleur gaz n est pas présent, il ne peut pas choisir GAZ comme type de carburant. L internaute est invité à choisir une autre date, à condition que le paramétrage de la présence jour par jour du contrôleur Gaz ait été effectué dans l agenda du centre. Création du compte client L internaute est invité à se créer un compte via un formulaire d identification. Les informations obligatoires demandées dans ce formulaire sont les suivantes : Civilité, Nom, Prénom, Adresse mail, Mot de passe. Dans ce formulaire, il doit valider les Conditions générales de vente et d utilisation du service de réservation en ligne, étape obligatoire pour finaliser sa commande. L internaute peut choisir de recevoir ou SMS de rappel 4 h avant son rdv. Par défaut, la case est cochée pour qu il reçoive le SMS de rappel. L internaute peut décocher la case pour ne pas le recevoir. Exemple de SMS : Rappel contrôle technique vendredi 7/0 à 0:5 résa DEKRA Sarl Controle 8 avenue de la république 8705 NOUVELLE-VILLE À demain. Récapitulatif et validation du RDV L internaute accède au récapitulatif complet de son RDV : - Lieu, date et horaire du RDV - Type de véhicule et carburant - Prestation réservée - Montant TTC (à payer en ligne ou à payer le jour du RDV) Il est invité à valider son RDV : - RDV avec paiement en ligne : En cliquant sur le bouton «Valider le RDV et payer en ligne» - RDV avec paiement dans le centre : En cliquant sur le bouton «Confirmer la réservation» Pour un RDV avec paiement dans le centre, l internaute reçoit une demande de confirmation par mail. Dans ce mail, DEKRA Automotive lui demande de confirmer sa réservation en cliquant sur un lien présent dans le mail. - Au clic sur ce lien, le RDV est confirmé et validé. Le créneau horaire est bloqué dans votre planning (équivalent à une prise de RDV par téléphone). - Si l internaute ne clique pas sur le lien de confirmation dans les 3 heures qui suit la réception du mail, le rendez-vous est considéré comme non validé. Il n est donc pas enregistré dans le planning du centre et le créneau re-devient disponible pour la réservation. Pour un RDV avec paiement en ligne, l internaute est dirigé vers le module bancaire de paiement sécurisé où il paie en ligne, par CB. Etape 5 Réalisation de la prestation dans le centre Chaque réservation est enregistrée sous un numéro de réservation unique. Ce numéro est communiqué à l internaute ayant effectué une réservation en ligne, dans le mail de confirmation du RDV. Ce numéro de réservation devra être présenté dans le centre, le jour du RDV (idéalement via le mail imprimé). Dans ce mail, nous indiquons également à l internaute de se présenter 5 minutes avant l heure prévue du RDV. Exemple d demandant à l internaute de confirmer son rendez-vous payé dans le centre, en cliquant sur le lien présent dans l Ville Exemple d de confirmation de rendez-vous avec paiement dans le centre : Dans les cas l internaute reçoit par mail un récapitulatif de son RDV qui contient : - Lieu, date et horaire du RDV - Type de véhicule - Numéro de réservation - Prestation réservée 7 - Montant TTC (si paiement en ligne uniquement) 8

6 Les étapes de paramétrage du module de prise de RDV dans EAurore > Coté centre Etape Renseignez le module OPTION GENERALE Comment accéder au module de paramétrage de la prise de RDV? En allant dans le menu de gauche : «PriseRDV». Ensuite cliquez sur le lien «Paramétrage Général». Le paramètrage du module de prise de RDV n est accessible qu après signature de l avenant Prise de RDV en ligne et la prise en compte de ce dernier par DEKRA Automotive. Les créneaux horaires accessibles à la réservation internet doivent être ouverts dans l agenda en ligne du centre. 3 Activez la prise de RDV Cette première étape vous permet d activer la prise de RDV sur Internet pour votre centre. Pour activer la prise de RDV, cochez la case «Oui» et cliquez sur le bouton «Suivant». En cliquant sur «Suivant», vous accédez à l étape 3 : Activez la relance SMS. 3 Etape 3 Activez la relance SMS Si vous souhaitez qu un SMS soit envoyé aux clients 4 heures avant leur rendez-vous, cochez la case OUI : - Pour les rendez-vous pris par internet : Souhaitez-vous activer la relance par SMS Internet? - Pour les rendez-vous pris par téléphone dans le centre : Souhaitez-vous activer la relance par SMS Centre? Sélection du centre Dans le menu déroulant, sélectionnez le centre pour lequel vous souhaitez paramétrer la prise de RDV, puis cliquez sur «Validation». Etape Validez les Conditions Générales de Vente Puis cliquez sur le bouton SUIVANT pour passer à l étape : Renseignez le module OPTION GENERALE. 9 0

7 Etape 4 OPTION DE PAIEMENT ET DE RESERVATION : Paiement en ligne ET/OU paiement dans le centre le jour du contrôle Etape 5 PRODUITS : Quelles prestations souhaitez-vous proposer en ligne? Pour chaque centre, vous devez définir les options de réservation et/ou de paiement en ligne. Activez les options de paiement que vous souhaitez appliquer en ligne. A choisir parmi 3 possibilités : - Soit réservation et paiement en ligne uniquement Pour une réservation par Internet, l internaute sera obligé de payer directement en ligne (il bénéficiera de la remise Internet). - Soit réservation en ligne et paiement dans le centre Pour une réservation par Internet, l internaute sera obligé de payer dans votre centre le jour du RDV (il ne bénéficie pas de la remise Internet). - Soit paiement en ligne et paiement dans le centre : mise en avant des deux options laissées au choix de l internaute. Pour une réservation par Internet, l internaute pourra choisir entre payer directement en ligne OU payer dans votre centre le jour du RDV. Cochez l option choisie et cliquez sur «Suivant». Vous accédez à l étape 5 : Produits. C est vous qui choisissez les produits que vous souhaitez proposer et mettre en avant. Vous avez la possibilité d activer / désactiver les prestations (Forfait Pass, Forfait Transparence, Forfait Vert, l offre de votre centre). Dans la colonne de droite, cochez la ou les prestations que vous souhaitez proposer à la prise de RDV en ligne. Par défaut, votre centre propose le contrôle technique obligatoire. Si vous activez la prise de RDV sur Internet, vous proposerez à minima cette prestation. Vous ne pouvez donc pas décocher la case «Visite Initiale Réglementaire». Vous avez également la possibilité de définir l ordre d apparition des produits proposés au client sur le site Internet. Il s agit de l ordre des produits sur la page. Le classement des produits dans la liste correspond à l ordre d apparition des produits sur la page Internet. Utilisez les flèches «Haut» et «Bas» à côté de chaque prestation pour modifier l ordre de classement, et donc d apparition. En cliquant sur la flèche «Bas», la prestation va descendre dans la liste. Inversement pour la flèche «Haut». IMPORTANT : Les centres sous l enseigne AUTOCONTROL ne peuvent proposer que la prestation de Contrôle technique obligatoire et l offre de votre centre. Les «forfaits» (Pass, Transparence, Vert) ne sont disponibles et ouverts à la réservation que pour les centres sous enseigne DEKRA ou NORISKO Auto. L OFFRE DE VOTRE CENTRE qui est composée d un Nom de l offre et d un descriptif court de moins de 350 caractères. Attention, cette offre est soumise à validation. Nous vous rappelons qu il est interdit de coupler des prestations de contrôle technique et de réparation.

8 Ci-dessous l écran visible par les clients sur le site Les prestations sont affichées en ligne en fonction de l ordre que vous avez déterminé. Dans notre exemple : 3 Visite Initiale Réglementaire 4 Forfait Vert 5 Forfait Pass 6 Forfait Transparence Etape 6 TARIFICATION : Comment définir le montant des prestations proposées en ligne? Lors de cette étape, vous définissez les tarifs de vos prestations sur Internet pour les types de véhicule et de carburant. CENTRE TECHNIQUE Chaque prestation proposée en ligne est matérialisée par un bloc. Un bloc = Une prestation. Dans chaque bloc, définissez : - Les types de véhicule et de carburant proposés - Le prix TTC tel que pratiqué dans votre centre (sans la remise Internet) - Le montant de la remise Internet que vous souhaitez appliquer pour ces prestations. 3 Dans notre exemple, le centre a choisit de proposer 4 prestations en ligne (voir étape 4 : Produits). 4 3 Ainsi, 4 blocs de tarification sont affichés ( bloc pour chaque prestation choisie)

9 La tarification s effectue en 5 sous-étapes : Etape 6- Véhicule et carburant Dans le premier bloc «Visite Initiale Réglementaire», cochez les véhicules et les carburants que vous souhaitez ouvrir à la réservation en ligne pour votre centre. IMPORTANT : Le choix des types de véhicules et de carburants proposés par votre centre en ligne, ne s effectue qu une fois, à partir du bloc «Visite Initiale Réglementaire». Ce choix se répercutera sur les autres blocs. 3 En fonction des choix des véhicules et carburants que vous avez souhaité ouvrir à la réservation en ligne, l information est affichée pour l internaute sous la forme de «pictos». Écran visible par le client : 3 Capture d écran Cochez les cases des véhicules que vous souhaitez ouvrir à la réservation en ligne. Dans cet exemple, le centre n a pas ouvert sur internet la réservation des véhicules de collection. Dans cet exemple, le centre prend en charge le Gaz mais pas sur internet (case non-cochée). Type de véhicule : Quels types de véhicule sont pris en charge par le centre sur Internet? Votre centre est en mesure de proposer à maxima les types de véhicules suivants : Voiture, 4x4, Utilitaire, Camping car, véhicules de collection. Pour ces types de véhicules, vous avez la possibilité de définir si ceux-ci sont : - Ouvert à la réservation sur Internet (case cochée) : Véhicule utilitaire et camping car dans notre exemple. - Non ouvert à la réservation sur Internet (case non cochée) : Véhicule Collection dans notre exemple. - Non pris en charge (Case grisée, non cochée sur IRéseau) : 4 x 4 dans notre exemple. Attention, pour les 4x4, vous devez avoir coché la case 4x4 dans ireseau/moncentre pour pouvoir la cocher dans Eaurore et ainsi permettre la réservation en ligne pour les 4X4. NB : Par défaut, le type de véhicule «voiture» est activé. Type de carburant : Quels types de carburant sont pris en charge par votre centre sur Internet? Votre centre est en mesure de proposer à maxima les types de carburants suivants : Essence, Gazole, Gaz. Par défaut et à minima, les types de carburant «Essence» et «Gazole» sont pris en charge sur Internet. Vous avez la possibilité d ajouter le type de carburant «Gaz» si celui-ci a été coché dans ireseau/moncentre Si vous n avez pas coché «Gaz» dans iréseau/moncentre, ce carburant est indisponible sur internet et apparaitra grisé ci-dessus. En fonction de vos choix : Ouvert à la réservation sur Internet Pris en charge dans le centre mais non ouvert à la réservation sur Internet. Nous affichons dans ce cas votre numéro de téléphone pour que l internaute puisse vous appeler directement. Non pris en charge dans le centre. 5 6

10 Etape 6-3 Choisissez le montant de la remise Internet et donc le prix Internet TTC Si votre centre propose à l internaute de payer directement en ligne, ce dernier bénéficie d une remise Internet, définie par votre centre. Etape 6- Saisissez le prix unitaire TTC AVANT remise Pour chaque prestation, et donc dans chaque bloc, renseignez les tarifs par véhicule et par carburant. IMPORTANT : Ces tarifs doivent être identiques à ceux que vous pratiquez dans votre centre, hors remise. Ils seront communiqués au client lors de sa réservation en ligne. Prix Internet = Prix unitaire définit à l étape 6-, moins la remise Internet choisie. IMPORTANT: IMPORTANT : La remise internet est obligatoire pour le paiement en ligne et doit être différente de 0. Gestion des remises : Comment déterminer le montant des remises Internet? Les remises possibles sont de : 5, 6, 7 ou 8. Déterminez le montant de la remise Internet que vous souhaitez attribuer pour chacune des prestations / forfaits. Choisissez un montant de remise grâce au menu déroulant situé dans le coin bas gauche de chaque bloc. Les remises sont spécifiques pour chaque produit/bloc (Contrôle technique obligatoire, Forfait transparence, Forfait Pass, Forfait Vert, Offre de votre centre). Quels sont les tarifs pratiqués dans votre centre? Vous déterminez les prix unitaires pratiqués par votre centre pour chaque prestation en fonction des types de véhicules / carburants que vous avez ouverts à la vente. Prix unitaire = Prix TTC de la prestation dans le centre Le prix est saisi pour un type de véhicule, un type de carburant et une prestation donnée. Ex : 60 la Visite Initiale Réglementaire, pour une voiture essence. Les prix unitaires sont des nombres entiers, en. (Ceci correspond également au prix pour une réservation avec paiement dans le centre le jour du RDV, soit sans remise Internet). Dans le menu déroulant, sélectionnez le montant de la remise que vous souhaitez appliquer pour la «Visite Initiale Réglementaire». Dans notre exemple, nous choisissons une remise de 5, qui s applique automatiquement à tous les prix du bloc Visite Initiale Réglementaire déterminés à l étape précédente. Prix Unitaire TTC = Prix pratiqué dans votre centre. Prix Internet TTC = Prix Unitaire Remise Internet. 7 8

11 Etape 6-4 Déterminez les prix unitaires et Internet des autres prestations ou forfaits ouverts à la réservation en ligne. IMPORTANT : Répétez les étapes 6- et 6-3 dans chacun des blocs / prestations proposés par votre centre et donc affichés en dessous du bloc «Visite Initiale Réglementaire». Etape 6- : Saisissez le prix unitaire TTC AVANT remise Etape 6-3 : Choisissez le montant de la remise Internet et donc le prix Internet TTC. Vos choix traduits sur le site : Prix Internet avec remise, si paiement en ligne 3 Prix Unitaire, si paiement dans le centre CENTRE TECHNIQUE 3 Répétez les Etapes 6- et 6-3 pour l ensemble de vos prestations. 9 0

12 Etape 7 ENREGISTREMENT et VALIDATION Pour enregistrer et valider vos choix, cliquez sur le bouton «Terminer». Au clic sur ce bouton, la prise de RDV sur Internet est activée pour votre centre. Dès à présent, les clients peuvent donc prendre rendez-vous dans votre centre via le site Internet. Procédure de mise à jour : Si vous souhaitez modifier certaines informations saisies lors d un précédent paramétrage, retournez sur ces dernières informations, modifiez-les à l écran puis appuyez sur le bouton Terminer pour enregistrer vos modifications. Ces modifications seront effectives immédiatement. Les Aspects administratifs Processus d annulation pour le client Le processus d annulation global est le suivant : - Pour un RDV non payé en ligne, L internaute se connecte à son «espace client», sélectionne le RDV concerné et clique sur «Annuler». L annulation est automatique et immédiate pour le client ainsi que pour le centre (suppression du RDV dans votre agenda). Pour valider l annulation d un RDV non payé nous vérifions que la date du RDV ne soit pas dépassée. - Pour un RDV payé en ligne, L internaute effectue une demande d annulation par Internet, en se connectant à son «espace client». Suivi et traitement de la demande d annulation chez DEKRA Automotive : - Réception de la demande d annulation de RDV chez DEKRA Automotive. - Le RDV est supprimé de l agenda du centre pour libérer le créneau horaire mais une trace est conservée. - Envoi automatique d un mail vers l internaute lui confirmant la bonne réception de la demande d annulation et son traitement dans les meilleurs délais. - 7 jours après la réception de la demande, DEKRA Automotive est en mesure de valider avec certitude que la prestation n a effectivement pas été effectuée par le centre de contrôle et donc que l annulation peut avoir lieu. - L information est transmise à la comptabilité qui procède au remboursement du RDV via le module bancaire. - Le jour du remboursement, un mail est envoyé automatiquement à l internaute pour lui confirmer l annulation de son RDV et le re-crédit de sa carte bancaire. L annulation est impossible si la date du RDV est dépassée et que le client ne s est pas présenté. La prestation est due, le client n est pas remboursé. Délai de rétractation L annulation sera sans frais pour le client tant que la date du RDV n est pas dépassée.

13 Comment accéder au module «Etat des encaissements»? Processus comptables : DEKRA Automotive > Centre Montant de la transaction : DEKRA Automotive agit en tant que séquestre, entre le client (internaute) et le centre destinataire. L internaute paie la prestation à DEKRA Automotive (sur un compte séquestre DEKRA Automotive). Dans le cadre du paiement en ligne, DEKRA Automotive a établi une convention de compte séquestre avec Le Crédit Lyonnais (LCL). DEKRA Automotive reverse ce montant par la suite au centre, par virement. Virement du montant des prestations réservées et payées en ligne : fois / semaine / centre. Dans Eaurore, dans le menu de gauche, dans le sous-menu «PriseRDV», cliquez sur le lien «Etat encaissement». Frais liés à chaque transaction : (Montants indiqués dans l avenant) Frais LCL - Coûts liés au paiement sur le module Sherlock s : - Commission sur montant de la transaction (Non assujettie à la TVA (TTC)) - Frais de sécurisation SSL (Assujetti à la TVA (HT)) Frais DEKRA Automotive : - Frais de la gestion effectuée par DEKRA Automotive Facturation des frais : fois / trimestre / centre. Sur la base des contrôles payés par DEKRA Automotive aux centres. Facturation des SMS : fois / trimestre / Centre, sur la base des SMS envoyés et ayant aboutis. Annulation : Frais LCL d annulation à la charge du centre : Lors d un remboursement suite à une annulation, les frais d annulation LCL (= frais de sécurisation LCL) s appliquent et seront facturés trimestriellement. Remboursement du client : En cas de remboursement, DEKRA Automotive rembourse le montant de la transaction au client. Pour ce faire, DEKRA Automotive prélève le centre concerné de la somme correspondant au montant de la transaction perçue. Suivi comptable : Etat des encaissements Suivi des transactions et état des encaissements : Le module «Etat des encaissements» vous permet de visualiser et de télécharger le suivi comptable de la prise de RDV sur Internet pour votre centre. Sélection du centre Dans le menu déroulant, sélectionnez le centre pour lequel vous souhaitez visualiser et télécharger l état des encaissements, puis cliquez sur validation. 3 4

14 Fichier de suivi des encaissements Inscription des rendez-vous dans le planning du centre Comment apparaissent les rendez-vous Internet dans l agenda électronique du centre? Vue Hebdomadaire Les rendez-vous Internet apparaissent sous un code couleur «ROSE» dans l agenda du centre ligne = rendez-vous Dans notre exemple, nous avons donc 3 rendez-vous. 3 Coordonnées client et date du RDV. 4 Informations liées au virement du montant de la prestation payée en ligne. statuts : - En attente de virement - Date, référence et montant du virement effectué 5 Informations liées aux frais : Détails des frais par RDV (3 lignes de frais) + total par RDV et total global. 6 Détail prélèvement : Uniquement pour un RDV annulé = remboursement du client. Date et détails du montant prélevé. Les lignes écrites en orange sont en attente de prélèvement, les lignes écrites en rouge correspondent aux montants prélevés par la comptabilité pour les frais et remboursements des clients en cas d annulation. Pour vous aider lors de vos rapprochements comptables, la référence du virement sera également indiqué sur votre compte bancaire. 5 6

15 Vue Journalière Vue Journalière (suite) Pour chaque RDV, un icône précise le type de RDV pris : RDV payé en ligne 3 RDV à payer dans le centre, en attente de confirmation de l internaute (le client doit confirmer son RDV dans l heure en cliquant sur le lien dans l ) 4 En cas d annulation d un rdv par le client, le créneau est libéré. L information du rdv est conservée 5 Rdv pris par le centre dans l agenda 6 RDV à payer dans le centre, confirmé par l internaute (clic dans le lien du mail de confirmation) 5 5 Au passage de la souris sur chaque RDV, on obtient un descriptif global du rendez-vous pris. 3 Nouveau, la date de prise de RDV est indiquée, ainsi que le type de produit réservé (VTP, forfait PASS )

16 Vue détaillée du RDV pris En double cliquant sur la case du RDV sélectionné dans le planning journalier (sur l icône voiture), on accède au descriptif détaillé du RDV. Détails d un RDV avec paiement en ligne Détails d un RDV avec paiement dans le centre Par sécurité, le centre ne peut pas supprimer une réservation prise par internet. Toutefois, le centre peut déplacer le rendez-vous par l option couper / coller. 9 30

17 Prise de rendez-vous en ligne II - Guide de paramétrage des prix par créneaux horaires Ce chapitre décrit comment paramétrer vos prix à certains créneaux horaires pour les centres souhaitant proposer cette fonctionnalité. 3 3

18 Coté internaute > sur le site B Choix de la date et du créneau horaire Les prix sont affichés par ordre croissant et non selon les horaires. Les prix promotionnels sont situés au-dessus des créneaux au prix de base (taux affichés dans le centre). L internaute choisi le créneau horaire de son choix et clique sur le bouton «VALIDER MON RDV» 3 pour passer à l étape suivante : A Bouton : prendre rendez-vous dans ce centre L internaute recherche un centre par le code postal ou ville puis clique sur le bouton «Prendre rendez-vous dans ce centre» (si la prise de rendez-vous en ligne est activée : voir guide paramétrage de base). 3 En bas de l écran sont indiquées les conditions de validé des prix promotionnels qui ne s appliquent qu aux VTP des véhicules particuliers essence ou gazole payés en ligne : * Prix exclusivement applicable au paiement en ligne, et au seul créneau horaire choisi sans modification possible, dans la limite des places disponibles, pour un contrôle technique périodique d un véhicule particulier de moins de 3,5 tonnes essence ou gazole hors 4x4, véhicule utilitaire, camping-car et véhicule de collection, et correspondant à la remise en pourcentage indiquée par comparaison au prix de référence de 67 TTC. Offre non cumulable avec toute autre opération en cours et non remboursable en dehors des 7 jours de délai de rétractation légaux rappelés aux conditions générales

19 C Choix du type de véhicule et de carburant D Récapitulatif de commande Ensuite l internaute choisit son type de carte bancaire : CB, VISA, MASTERCARD et paie. Le tarif promotionnel ne s applique qu au tarif de la VTP des véhicules particuliers essence ou gazole avec paiement en ligne obligatoirement. Les autres tarifs suivent les règles du paramétrage de base de la prise de rendez-vous en ligne. E Confirmation de paiement sur le site Ensuite le client crée son compte (Cf guide d utilisation de base)

20 F de confirmation de réservation et paiement Un de confirmation de commande avec numéro de réservation en ligne et montant payé par CB, est envoyé à l internaute. H Annulation d un rendez-vous dans l espace client L internaute peut annuler son rendez-vous avant la date pour être remboursé. Cette annulation doit obligatoirement se faire dans l espace client du site G Les rendez-vous pris sont visibles dans l espace client I de confirmation d annulation Un est envoyé à l internaute lui indiquant que sa demande d annulation de rendez-vous a été prise en compte : 37 38

21 A Coté paramétrage : Eaurore Connexion à Eaurore Pour paramétrer les prix promotionnels, il faut se connecter à Eaurore avec ses identifiants Dans le menu «Prise RDV», sélectionnez «Autres paramétrages» En jaune, les plages non modifiables (le jours en cours et les jours précédents) En gris, les plages modifiables (à partir de demain) Pour chaque créneau horaire, vous pouvez saisir prix promotionnel (dans la case blanche). Le prix promotionnel doit être inférieur d au moins euro par rapport au prix tarif remise internet (de 5 à 8 e) de la VTP voiture essence. Ce sont des prix TTC. Le prix promotionnel s applique à toutes les plages, ouvertes à Internet, de ce créneau horaire. Pour chaque créneau horaire, vous pouvez limiter le nombre de rendez-vous possibles sur internet via la liste déroulante présente dans chaque créneau. Pour vendre un créneau à un prix normal, il suffit d effacer le prix promotionnel du créneau, c est-à-dire de laisser la case blanche vide. «Pas de prix dans la case promotionnelle» = Prix de vente normal (avec remise internet si paiement par CB en ligne). C Enregistrement des modifications Cliquez sur le bouton «Valider» en bas de la page pour enregistrer vos modifications. B Sélection du centre Sélectionnez le centre dans la liste déroulante et cliquez sur le bouton «validation» L agenda des plages horaires ouvertes à internet apparaît. La mise à jour est immédiate dans votre agenda et sur le site internet (il peut être nécessaire de rafraîchir la page en cours). Vous pouvez choisir le nombre de créneaux à ce prix avec la liste déroulant présente dans chaque créneau. Les autres plages de ce créneau ne seront plus accessibles à la réservation par internet mais toujours disponibles à la réservation par le centre. Le nombre maximum de plages par créneau est défini par le paramétrage de votre agenda et du nombre de contrôleurs

22 Le détail du rendez-vous est indiqué avec le tarif, type de véhicule et de carburant : Coté agenda centre A Vue des rendez-vous internet pris Les prix promotionnels sont indiqués à coté de chaque créneau horaire avec le nombre de plages ouvertes à la réservation internet à ce prix encore disponibles (@ : ) B Annulation d un rendez-vous : En cas d annulation de l internaute dans son espace client, la carte VISA est barrée 4 4

23 Prise de rendez-vous en ligne III - Statistiques de la prise de rendez-vous en ligne 43 44

24 Plusieurs statistiques sont disponibles dans le menu PriseRDV de Eaurore pour suivre votre activité sur le mois de votre choix. Pour certains états, vous pouvez également choisir le type de produit (VTP, forfait PASS, forfait VERT ) : - État des rendez-vous Internet - État taux de conversion internet - État des tarifs internet 45 46

25 Prise de rendez-vous en ligne IV - Paramétrage des url courtes pour accéder directement à la page de votre centre 47 48

26 Guide de création des url courtes Pour permettre à vos clients d accéder directement à la page internet de votre centre puis de prendre rendez-vous en ligne, vous pouvez créer une url courte mnémotechnique. L url est composée de la marque-ct.fr + ville + élément mnémotechnique. Par exemple : Les 3 www devant l url ne sont pas obligatoires. Ainsi, lorsqu un internaute saisira cette url dans son navigateur internet, il arrivera directement sur la page de votre centre. Etape Se connecter Connectez-vous à votre compte EAurore avec vos identifiants. Etape Choisir une URL Dans le menu PRISE DE RDV, sous menu URLs COURTE : Pour chacun de vos centres, vous devez saisir dans la ème case un élément mnémotechnique représentant le mieux la localisation de votre centre. Nous vous conseillons de choisir une url la plus courte possible basée soit sur les points cardinaux (nord, sud ), le nom du quartier ou de la rue. Il est possible de modifier la ville de votre centre sachant que dans ce cas la Direction Réseau pourrait ne pas accepter votre demande. Etape 3 Validation L url courte que vous avez choisie sera soumise à la validation hebdomadaire par DEKRA Automotive. L état de validation de votre url courte est représenté par des couleurs : - En blanc, non encore proposé pour validation par DEKRA Automotive CENTRE DE CONTROLE TECHNIQUE 0 Avenue de la République 345 MAVILLE Tél : Fax : En orange, url courte en attente de validation - En vert, url courte validée, vous pouvez la diffuser sur vos supports de communication. Nous attirons votre attention, que pour optimiser le référencement naturel de votre centre sur internet, il convient de ne pas changer cette url par la suite. Pour toute question sur cette procédure, vous pouvez contacter le Service Client au Procédure pour créer l url courte d un centre : 49 50

27 Prise de rendez-vous en ligne V - XP3 au quotidien pour les clients Internet 5 5

28 PRATIQUE : Comment traiter, dans XP3, un client qui a pris son rendez-vous sur le site Internet La liste de gauche contient les rendez-vous pré-payés sur Internet (vous n avez rien à encaisser). 3 La liste de droite contient les rendez-vous pris sur Internet par des clients qui payeront dans le centre Pour les rendez-vous réservés sur le site Internet (paiement dans le centre ou déjà payé sur Internet), cliquez sur l icône à coté de 3 Si votre client a pris rendez-vous sur le site Internet mais doit payer dans le centre (colonne de droite) 3 Cliquez sur la ligne correspondant à votre client dans la liste de droite (Réservations Non Payées). Vous pouvez afficher les rendez-vous antérieurs en sélectionnant les dates dans le calendrier. 5 Le numéro de réservation qui parait dans le tableau colonne sera recopié dans l écran principal, dans la zone Référence 4 (page précédente). Le prix indiqué sur le site Internet lors de la réservation est mis dans la zone TARIF TTC. Choisissez comme pour les autres clients, les modes de règlement pour encaisser le prix de la prestation. Si votre client a pris rendez-vous et payé sur le site internet (colonne de gauche) Cette liste contient : La date du rendez-vous L heure du rendez-vous Les nom et prénom du client Le N de référence Internet Le total TTC (déjà payé ou à payer) Cliquez sur la ligne correspondant à votre client dans la liste de gauche (Réservations Pré-Payées). Vous pouvez afficher les rendez-vous antérieurs en sélectionnant les dates dans le calendrier. Le numéro de réservation qui parait dans le tableau colonne sera recopié dans l écran principal, dans les zones Référence et Num pièce 4 et 5 (page précédente)

29 Le mode de paiement devient «INT» et le tarif pré-payé renseigne la zone «TARIF TTC». La remise, le montant HT, la TVA sont calculés automatiquement et affichés sur la facture. Ce paiement apparaitra dans votre journal des encaissements. Le montant correspondant sera viré au centre toutes les semaines. Procédure pour encaisser un supplément au tarif pré-payé sur Internet Si le client souhaite acheter un forfait à un prix supérieur à celui qu il avait choisi et payé sur Internet. Vous devez encaisser la différence en faisant une facture complémentaire. : Ecran gestion de la facturation, Menu Facture complémentaire / Nouveau. Le journal des encaissements contiendra lignes : - ligne INT avec le montant du pré-paiement Internet. - ligne avec le montant de la facture complémentaire encaissée dans le centre. NOTES 55 56