P132 REFERENTIELS SID DES ES NOTE DE SYNTHESE BIEN GERER SES REFERENTIELS DE DONNEES : UN ENJEU POUR MIEUX PILOTER LA PERFORMANCE DE SON ETABLISSEMENT

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1 P132 REFERENTIELS SID DES ES NOTE DE SYNTHESE BIEN GERER SES REFERENTIELS DE DONNEES : UN ENJEU POUR MIEUX PILOTER LA PERFORMANCE DE SON ETABLISSEMENT Octobre 2008 GMSIH 44, Rue de Cambronne Paris. Tel : Fax :

2 Copyright 2008 GMSIH Permission vous est donnée de copier et distribuer ce document selon les termes de la Licence D- GMSIH, Version 2.0 ou ultérieure publiée par le GMSIH. Une copie de cette licence peut être consultée à l adresse : Versions du document : Date Version Commentaires Statut Octobre Publication de l étude Validé 08/10/08 2/6 P132_Note_Synthese_V1.0

3 QU EST-CE QU UN REFERENTIEL DE DONNEES? Pour se coordonner, les différents métiers qui travaillent dans un établissement de santé ont besoin de disposer d un langage commun. Ainsi, il est essentiel qu un patient ait la même identification lors de ses différentes venues dans l établissement et ce du début de sa prise en charge jusqu à sa sortie. Pour une bonne gestion, il est nécessaire par exemple de disposer d une identification unique des produits de santé qui permette de faire le lien entre les besoins d approvisionnements, de prescription, d administration et de facturation. Ce besoin métier de références communes conduit à créer des référentiels, c'est-à-dire des ensembles d informations cohérentes qui s imposent à toutes les applications du système d information qui en ont besoin. Le référentiel, informatisé ou pas, permet de gérer ces informations, de garantir leur qualité, leur cohérence et leur unicité et d en administrer le cycle de vie de façon maîtrisée. Suivant son contenu et ses modalités de mise en œuvre, la notion générale de référentiel va se décliner en dictionnaire, annuaire, thésaurus, classification, nomenclature... Le point commun est que tout référentiel est un cadre informationnel, un ensemble de données de référence structurée et regroupées de manière cohérente entre elles. ou répertoires Les référentiels utiles au pilotage d un établissement de santé 08/10/08 3/6 P132_Note_Synthese_V1.0

4 Ce schéma présente au même niveau tous les référentiels par soucis de simplification mais il est important de noter que les référentiels se divisent en deux catégories : Les référentiels internes, créés et gérés par l établissement : patients, venues, RH, etc. Les référentiels externes (en caractères gras), fournis par des sociétés savantes ou des organismes nationaux (parfois régionaux), qui permettent de faciliter les échanges avec l extérieur : ROR, RPPS, RMESS, nomenclatures officielles type CCAM, GHM, tarifs, etc. QUELS ENJEUX A DISPOSER DE REFERENTIELS DE DONNEES? La mise en œuvre de référentiels au sein du SIH est au cœur d enjeux fondamentaux pour un établissement de santé. En premier lieu, on trouve des enjeux stratégiques : dans une recherche permanente de l efficience économique et d organisation mais aussi de sécurité (patient), les référentiels sont les garants de la capacité de l établissement à : Accompagner la qualité des soins (ex : suivi du patient) ; Disposer d une vision transversale de son activité (ex : partage d un même fichier de structure) indispensable à un pilotage global de l activité ; Accompagner la démarche d organisation interne (contractualisation avec les pôles, déclinaison stratégique des objectifs à tous les niveaux de l organisation) (ex : suivi des professionnels de santé) ; Répondre aux exigences du législateur et au cadre de la réglementation (T2A, ENCC par exemple). Les référentiels permettent aussi d améliorer l efficience des métiers et des processus majeurs, en assurant leur cohérence et en veillant à ce que les références essentielles (fichier de structure, personnel, patient, ) soient partagées et utilisées. On peut notamment citer les processus transverses comme le parcours de soins du patient ou la facturation ; Sur le plan technique, les référentiels constituent un pré requis à la démarche d urbanisation du SI pour assurer et améliorer : L interopérabilité des systèmes entre eux, s appuyant sur un langage commun et l échange d informations avec les partenaires extérieurs ; La sécurité des échanges ; L agilité des systèmes et leur capacité à s adapter aux évolutions. 08/10/08 4/6 P132_Note_Synthese_V1.0

5 LA SITUATION ACTUELLE DES ETABLISSEMENTS DE SANTE La question des référentiels est devenue prégnante pour trois raisons : D une part les besoins de pilotage qui aboutissent à des projets de SID ; D autre part l élaboration de schéma directeur et le lancement de projets d urbanisation du Système d Information ; L ouverture du SIH au SIS et la nécessité d organiser les processus de la ville vers l établissement de santé et réciproquement. Cependant, on observe encore peu de véritable projet pour remédier à ces problématiques pourtant courantes. En effet, les projets de SID au sens global du terme sont "naissants", même si des outils de type infocentres par domaines fonctionnels existent depuis longtemps. Les projets issus d une démarche d architecture et d urbanisation ne sont le plus souvent pas terminés et ne couvrent pas forcément l ensemble du périmètre fonctionnel de l établissement de santé. Quant aux projets ville établissements de santé, ils sont bien souvent parcellaires et pas encore organisés sur tout le territoire. L'état des lieux sur l'avancement des projets de SID dans les établissements de santé a mis en exergue cinq problématiques majeures rencontrées : Difficultés pour gérer son référentiel des structures : plusieurs fichiers de structures ont été construits dans les établissements de santé pour répondre à différents besoins métier et ils ne permettent pas toujours de rapprocher les dépenses et les recettes pour permettre le pilotage des activités de l établissement. Difficultés pour gérer son référentiel des personnels, acteurs de la prise en charge : plusieurs référentiels des personnels coexistent généralement au sein d un même établissement de santé, rendant difficile le suivi des charges de personnel qui représente pourtant entre 55 et 70% des dépenses d un établissement de santé. Des problèmes liés à des données de référence non "historisées" : tous les outils ne permettent pas de gérer l historique des modifications des données de référence ce qui conduit à des difficultés telles que des dépenses imputées sur une structure qui n existe plus. Des données de référence distribuées entraînent des incohérences et des désynchronisations : certains référentiels (exemples : CCAM, CIM) sont présents dans plusieurs applicatifs et la gestion des mises à jour, parfois complexe, peut conduire à des décalages de version entre ces applicatifs. La distribution non maîtrisée de référentiels peut également comporter des risques pour le patient. Une mauvaise qualité des données de manière générale : les problèmes précédents engendrent une mauvaise qualité des données mais d autres problèmes peuvent survenir tels que des erreurs de saisie par exemple..il est donc nécessaire de gérer ce type de projet selon une démarche rigoureuse. 08/10/08 5/6 P132_Note_Synthese_V1.0

6 UN VERITABLE PROJET A MENER La mise en place de référentiels de données sur lesquels le SID pourra s appuyer pour permettre un pilotage efficace de la performance de son établissement constitue un véritable projet qui peut être abordé dans deux contextes différents : Un projet décisionnel : dans un environnement complexe, le pilotage d un établissement de santé exige de fournir aux différents décideurs des indicateurs pour éclairer leurs prises de décision. Rassembler les données métiers, les structurer en indicateurs, organiser les différents types de restitution aux utilisateurs au travers d axes d analyse, et gérer l historique de l ensemble représente un objectif majeur du SID. La mise en œuvre de référentiels de données permet de l atteindre. Une démarche globale d architecture et d urbanisation du SIH : les référentiels constituent un élément essentiel d une telle démarche puisqu ils constituent la clé de voûte sur laquelle repose tout le SI. Ils permettent d une part de maintenir la cohérence et la qualité des données, et d autre part de fournir un langage commun à l ensemble des acteurs de l entreprise. Au-delà de ces démarches projet, des améliorations organisationnelles permettent de faciliter la gestion des référentiels en vie courante : Mise en place de comités faisant intervenir l'ensemble des acteurs impactés (experts métier transverses, administrateurs fonctionnels et techniques du SID et des applications opérationnelles concernées, responsables de pôles, ) au sein de processus de prise en charge des évolutions et des corrections des anomalies, de validations des données. Rédaction de procédures organisationnelles claires et partagées par tous les acteurs. 08/10/08 6/6 P132_Note_Synthese_V1.0