Optimisez l efficacité de votre entreprise en automatisant le processus «Purchase To Pay»

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1 Optimisez l efficacité de votre entreprise en automatisant le processus «Purchase To Pay» Toute étape du processus de comptabilité fournisseur impliquant un traitement manuel, constitue un obstacle à l efficacité et à la rentabilité. Toutes les études s accordent à dire que la plupart des entreprises reçoivent chaque jour des centaines, voire des milliers de factures fournisseurs et émettent autant de demandes d achat et de commandes fournisseurs devant être intégrées dans une application comptable. Selon The Byline Research Group, 96 % du processus de traitement des factures nécessite une saisie manuelle à partir de documents papier et le cycle de gestion d une facture dure en moyenne 12 jours. 25 % des factures sont payées en retard. Un seul employé de la comptabilité fournisseurs est amené à gérer en moyenne 70 factures par jour. Constat d autant plus préocuppant que la Loi de Modernisation de l Économie, et plus particulièrement son volet «Réduction des Délais de Paiement» a introduit de fortes pénalités pour le client en cas de retard de paiement. Dans ces conditions, il est facile d imaginer le coût de maind œuvre associé à ce processus administratif. Un traitement lent des factures empêche souvent les entreprises de profiter des opportunités de remises sur paiements anticipés. En fait, AdStream Advisors a montré qu une entreprise est incapable de saisir entre 50 et 60 % des opportunités de remises sur paiement anticipé, car le service de comptabilité fournisseurs ne peut traiter et payer une facture dans le délai de validité de la remise potentielle (1). L Aberdeen Group a établi que de nombreuses sociétés continuant de traiter manuellement les factures, manquent en réalité de visibilité sur le processus de gestion comptable des fournisseurs. Étant donné que les entreprises s efforcent de limiter le risque dans un environnement complexe et évoluant rapidement, ce manque de visibilité constitue un réel problème. Il entraîne souvent une incapacité des entreprises à identifier promptement les erreurs de facturation, les troppayés, les remises non réclamées et d autres informations liées aux transactions. Le traitement manuel peut également engendrer d autres problèmes et inefficacités, avec pour corollaire un certain nombre de «maux critiques». Les quatre principaux maux résident dans : la résolution des écarts (prix, quantité) ; la gestion d approbation ; la saisie de données et le rapprochement avec les bons de commande ou les bordereaux de réception de marchandises (2). Pour exemple, le traitement des factures Business to Business papier coûte 35 milliards d euros chaque année en France. La dématérialisation et la facturation électronique permettraient de réaliser une économie récurrente de l ordre de 20 milliards d euros par an (3). Donc, de nombreuses entreprises envisagent l automatisation comme un moyen de résoudre les problèmes associés au traitement manuel des factures, et en définitive, d améliorer l efficacité. Typiquement, 40 % des entreprises interrogées ont opté en 2008 pour la dématérialisation des 1. Strategic Impact of Accounts Payable Automation [L impact stratégique de l automatisation des processus de comptabilité fournisseurs], Sush Koka, Paystream Advisors, 22 avril Guide d achat «Imaging and Workflow: A Buyers Guide to Accounts Payable Automation Solutions» [«Numérisation et workflow : guide d achat dédié aux solutions d automatisation des processus de comptabilité fournisseurs»], juin Source EBG Deskom.

2 factures fournisseurs papier (4). De même, 89 % des entreprises interrogées sont motivées par l automatisation des processus comptables et financiers (5). L automatisation peut se traduire par une réduction des coûts de 60 %, une perspective séduisante pour de 60 % de réduction des coûts nombreux services de comptabilité (6). Se poser les bonnes questions fonctionnalités sont-elles assurées? Les critères permettant réellement de définir la solution de saisie automatique idéale résident dans ces deux questions simples auxquelles nous répondons ci-dessous. L exactitude des données La première question est la suivante : «Quel sera le degré d exactitude des données saisies lorsque celles-ci seront intégrées dans mon application professionnelle?» Voyons l exemple de la Quelles questions les entreprises doivent se poser lorsqu elles envisagent d acquérir une solution de saisie automatique des données? La question la plus fréquente concernant la reconnaissance optique des caractères (OCR) est la suivante : «Quel est le taux de fiabilité de votre solution en ce qui concerne la reconnaissance optique des caractères?» La réponse est simple et invariable : «Plus de 99 %». Mais que signifie vraiment cette réponse? Pas grand-chose, car la grande majorité des solutions de numérisation reposant sur la reconnaissance optique des caractères s appuie aujourd hui sur les mêmes algorithmes fondamentaux, fournis par les deux principaux développeurs de moteurs OCR, Abbyy (FineReader) & OmniPage. Ceci implique que la plupart des systèmes dits «intelligents» peuvent reconnaître la quasi-totalité des polices de caractères, en garantissant un haut niveau d exactitude. Certaines applications sont même capables de recréer une image fidèle de la page originale scannée, reproduisant les images, la disposition des colonnes et d autres éléments non textuels. Par conséquent, la fiabilité de la reconnaissance optique des caractères ne peut être considérée comme le critère le plus pertinent pour faire la différence entre plusieurs solutions de saisie automatique. Toutes se valent efficacement sur ce point. Quelles autres fonctionnalités ces solutions doivent-elles alors proposer? Et comment ces 4. Étude Markess International «Bénéfices et Gains de la Dématérialisation de Factures» édition Étude Markess International «Bénéfices et Gains de la Dématérialisation de Factures» édition Adding invoice automation to SAP adds up [Pourquoi l ajout d une solution de traitement automatique des factures à SAP est intéressant?], Computer Weekly, 2 17 mars comptabilité fournisseurs au sein d un service financier dans lequel le volume de factures reçues dépasse pages par an. Ici, le problème ne concerne pas la capture des données, mais la validation de celles-ci pour la solution ERP de l utilisateur et le rapprochement des données avec les informations fournisseurs (coordonnées, numéro de TVA, bon de commande, etc.), ceci afin de minimiser les corrections et les tâches de validation nécessaires après import des données. Dans ce cas, si le taux de fiabilité de la saisie automatique est supérieur à 99 %, l étape de validation est bien celle qui détermine l efficacité de la solution. C est cela qui doit concentrer l attention d une entreprise envisageant la mise en œuvre d un projet de dématérialisation. Dans de nombreuses études comparatives, ITESOFT a constaté 99 % de fiabilité que si l on se place au niveau des champs pour toute facture donnée, le degré d exactitude finale dépasse 94 %, compte tenu des spécificités de police et du type d impression, que le document soit issu d une imprimante laser ou matricielle et quelles que soient l orientation de la page et la disposition des données figurant sur les lignes.

3 La validation D abord, une étape de validation «interne» permet d effectuer des contrôles sur les données saisies à partir du document et de vérifier ainsi des éléments tels que le format de la date et la période mentionnée, le prix unitaire multiplié par la quantité, ainsi que l exactitude du total des lignes d article par rapport au sous-total, etc. Le second type de validation est dit «externe». Il consiste à analyser les données saisies en les rapprochant des informations contenues dans le système ERP de l entreprise. Ceci permet de s assurer que les données capturées n introduisent pas des écarts. Parmi les contrôles effectués à cette étape, citons par exemple la vérification de l existence réelle d un fournisseur ou la validation d un bon de commande ou d un numéro de TVA pour un fournisseur donné. Les gains de productivité Après avoir obtenu des réponses à la question de la validation, la question suivante est : «Quel gain d efficacité global puis-je espérer obtenir en pourcentage?» En d autres termes : «Dans quelle mesure cette solution est-elle avantageuse pour moi?». 89 % des entreprises interrogées par Markess International ont constaté ou estimé un Retour Sur Investissement inférieur à 18 mois sur leur projet de dématérialisation des factures. D autre part, l expérience a montré que les clients réduisent en moyenne de 50 à 60 % l intervention manuelle liée au traitement des factures au sein de leur entreprise. Ainsi, par exemple, une entreprise employant au départ 10 personnes à la saisie et à la validation manuelles des factures et décidant de mettre en œuvre une solution d automatisation adaptée, peut redéployer 6 de ces employés sur des tâches plus stratégiques. D après une étude ITESOFT réalisée auprès de clients utilisant la dématérialisation des factures fournisseurs, les réductions moyennes de coût atteignent 60 % après déploiement de cette solution. Coût en Euros 100% 9% 17 40% 6,8 Processus global 20% 1,6 1,4 Les principales économies peuvent être obtenues à l étape de la validation, compte tenu du rapprochement automatique des factures avec les bons de commande et les bordereaux de livraison. Par exemple, Belgacom a multiplié la productivité de ses équipes par un facteur 5 sur ce processus, Productivité x5 orientant des ressources précieuses vers la gestion des comptes fournisseurs et sur des tâches plus stratégiques, grâce aux gains de temps réalisés par rapport au traitement manuel des factures. De même, des clients tels que Rio Tinto Alcan ont multiplié la productivité administrative par un facteur 2 à 3 et ont pu réaffecter efficacement une partie de leurs effectifs en charge de la comptabilité fournisseurs. Les utilisateurs de la solution ont également constaté une accélération des délais de traitement de l ordre de 50 %. General Electric Energy Products a réduit son cycle de traitement de factures de 18,6 jours à seulement 4,6 jours et obtenu une baisse de son coût global par facture de 6,82 euros à 2,84 euros. Ceci vient confirmer les résultats de l étude réalisée par ITESOFT, établissant la réduction des coûts à un niveau de 60 % et démontrant un retour sur investissement net et réel. Air France a constaté une réduction phénoménale de ses délais de traitement : de 15 jours à 2 jours. 9% 1,6 Réception Saisie / Intégration Comptable Source : rapport BVA 2002 Traitement manuel 6% 0,4 par 4 37% 6,2 15% 1 par 6 16% 2,7 15% 1 16% 39% 2,7 2,7 13% 2,2 5% 0,3 Validation Litiges Règlement Archivage Source : moyenne constatée sur les sites ITESOFT en production par 7 3

4 L optimisation complète du processus Pour remplir leur mission dans un contexte économique exigeant transparence et sécurité financière, les services financiers doivent améliorer la productivité, tout en rationalisant les processus administratifs, mais aussi être capables d offrir en temps réel une visibilité opérationnelle fondée sur des informations solides. Les meilleures solutions du marché permettent l automatisation de toutes les tâches associées au traitement de l ensemble de vos factures fournisseurs : validation des demandes d achat, génération des commandes fournisseurs, numérisation, identification, lecture et vérification automatiques, rapprochement commandes-réception-facture, gestion des litiges, affectation, validation et création de bordereaux de paiement, consultation des données et export vers des systèmes ERP, EDM, EIPP et GED. Une couverture fonctionnelle complète qui réduit les coûts et optimise vos processus, de la capture de factures à la création de bordereaux de paiement. Écran 1 - Optimisation automatique intelligente des images des factures Les factures sont scannées dès réception, et converties en fichiers numériques. La numérisation n exige aucun séparateur ou code-barres et l image du document est optimisée, afin de maximiser l automatisation dès le début du processus. La technologie de lecture intégrale Full-Text permet l extraction automatique des données comptables, sans modélisation préalable. Les données extraites font l objet de contrôles on-line et de vérifications contextuelles personnalisables, conçues spécialement pour les factures. Pour optimiser la productivité des processus, il est essentiel de pouvoir choisir le mode le plus approprié pour effectuer le rapprochement des factures avec les 4 bons de commande et les réceptions : rapprochement en pied de facture ou à la ligne. Écran 2 - Module dédié à la vérification des factures Le module interactif de vidéo-correction bénéficie d une interface intuitive permettant de valider ou corriger les factures dont les contrôles contextuels auraient échoué. En utilisant ce module, les utilisateurs participent à l amélioration du processus car les positions des zones de vidéocodage sont automatiquement enregistrées dans la base de connaissances, ce qui permet une optimisation en continu des performances de la solution. Les images et données générées peuvent être intégrées dans n importe quel système financier, comptable ou ERP, n importe quelle application de workflow, GED ou plate-forme EIPP. Pour les utilisateurs de SAP et d Oracle, des modules add-on d intégration, véritables facteurs-clés de succès des projets de dématérialisation factures, intègrent des workflows et webflows permettant d accéder à toutes les étapes de la validation de factures dans SAP et Oracle. Écran 3 - Rapprochement Commande-Facture dans un add-on d intégration avec l ERP SAP

5 Par ailleurs, des solutions de gestion documentaire (GED) et de workflow entièrement basées sur une architecture Web, peuvent être facilement associées au logiciel de dématérialisation et traitement automatique de factures fournisseurs afin d offrir un moyen efficace de traitement des litiges, de validation et de création des bordereaux de paiement, ainsi que de consultation des données et des documents électroniques archivés. de stockage et de récupération de documents, la réalisation des opportunités de remises sur paiements anticipés, ainsi que la minimisation des erreurs de traitement. L automatisation vous offre encore plus d avantages sur le plan stratégique. La visibilité en matière de comptabilité fournisseurs entraîne une amélioration de la performance dans les négociations contractuelles avec les fournisseurs, vous garantit la pleine réalisation des opportunités de remises et rabais liés aux volumes, et vous permet de prendre des décisions optimales concernant la gestion des fonds de roulement. Réduire les interventions manuelles par un facteur 2 à 4 Saisir les opportunités de remises sur paiements anticipés Améliorer la qualité et la rapidité du reporting financier et de la Écran 4 - Approbation basée sur le Web pour les factures non associées à une commande clôture comptable Optimiser sa relation fournisseurs Des bénéfices chiffrés et concrets immédiats Les entreprises sont soumises à des pressions croissantes pour réduire leurs coûts, tout en améliorant leur efficacité globale. De nombreux responsables financiers tournés vers l avenir savent que l automatisation des processus peut les aider à relever ces défis opérationnels. Mais davantage qu au niveau opérationnel, c est sur le plan stratégique que les avantages de l automatisation sont les plus importants. Parmi les bénéfices opérationnels, il faut citer la réduction des coûts de traitement des factures, la diminution de l intervention manuelle et des délais associés à ce traitement, l allégement des coûts A propos de l auteur : Au cours des 17 dernières années, Jason Howard a acquis une expérience vaste et diversifiée dans les solutions de gestion documentaire. Il a occupé différentes postes à responsabilité chez d importants fournisseurs de solutions opérant sur ce marché. Dans ce livre blanc, Jason Howard aborde certains problèmes relatifs au traitement manuel des factures et explique comment les surmonter grâce à l automatisation des processus. Siège Social : Parc d Andron - Le Séquoia AIMARGUES - France Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) ITESOFT France Paris : Parc d Affaires SILIC - 43 bd des Bouvets Nanterre cedex - France Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) ITESOFT, FreeMind, Balance for SAP Business Suite, Balance for Oracle E-Business Suite, Easymatch and Check are registered trademarks of ITESOFT. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation. SAP is a registered trademark of SAP AG in Germany and in several other countries. All other brands, product names and company names, registered trademarks or not, are the property of the respective owners. 5

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