La dématérialisation chez IMA Joël AUDIGUE

Transcription

1 La dématérialisation chez IMA Joël AUDIGUE Adjoint au Directeur du Département Finances / Comptabilité

2 PLAN 1. Présentation d IMA 2. EDI 3. LAD 4. IM@NET

3 7 jours sur 7, 24 heures sur 24 Inter Mutuelles Assistance est au service de plus de 50 millions de personnes, partout dans le monde. Les 38 millions d assurés des mutuelles d assurance actionnaires en constituent la plus grande part (plus d 1 français sur 2). Les autres clients du Groupe dont 145 mutuelles santé représentent quant à eux 13 millions de bénéficiaires. En France, comme partout dans le monde, le Groupe IMA intervient pour aider tous les bénéficiaires quels qu ils soient, à surmonter les difficultés qu ils rencontrent au quotidien. Fort de ses 26 ans d expérience, le Groupe IMA est à l écoute de toutes ces personnes 7 jours sur 7, 24 heures sur 24 pour les accompagner à chaque instant de la vie. Pour répondre à leurs besoins, un réseau de plus de prestataires répartis dans le monde, dont en France, rigoureusement sélectionnés par IMA, met chaque jour, sur le terrain, ses compétences au service des personnes en difficulté.

4 Les mutuelles actionnaires d Inter Mutuelles Assistance

5 2007 en chiffres 37,4 millions d assurés des mutuelles actionnaires 12,9 millions de bénéficiaires des mutuelles santé et autres clients dossiers d assistance (5 535 ouverts le 16 juillet 2007) personnes assistées 11,7 millions de communications téléphoniques dont 9,7 millions échangées à Niort 395 millions d euros de chiffre d affaires consolidé

6 Prestations mises en œuvre en transports de malades transports médicalisés lourds avion et hélicoptère dépannages remorquages véhicules de location courses de taxi billets d avion billets de train nuitées d hôtels rapatriements de personnes décédées Chaque prestation mise en œuvre donne lieu à l établissement, au traitement et au paiement d une facture

7 Le traitement des factures à IMA Particularités des factures : 1 facture par prestation effectuée Le montant moyen d une facture est de 150 euros (2007), la plus petite fait moins de 10 (course taxi), la plus grosse plus de (avion sanitaire) Un nombre restreint d information saisi pour chaque facture (de 9 et 11 ) Un programme informatique de BAP automatiques qui traite 75% des factures Particularités des fournisseurs : Un nombre très important de fournisseurs de petite taille Peu de gros fournisseurs

8 Le traitement des factures à IMA De 1981 à 1994, 100% des factures sous forme papier : Circulation des factures difficile entre les services pour la validation des BAP avec perte de documents Saisie manuelle de toutes les informations Nécessité de revenir aux factures pour des études complémentaires Échanges de Données Informatiques, les fournisseurs concernés : A partir de 1994 : les loueurs de véhicules (Europcar, Avis et Hertz) A partir de 1995 : Air France le plus gros fournisseur

9 Les loueurs de véhicules Pas de dématérialisation fiscale car 2 intervenants : ADP GSI et DARVA. Les enregistrements reçus par DARVA sont transformés pour être intégrés dans le Système d Information d IMA Coût facturé pour la télétransmission : 0.40 par facture

10 AIR FRANCE Réception bimensuelle des factures Enregistrement automatique des informations nécessaires au traitement Création d un état de gestion pour la validation des BAP manuels Coût facturé pour la télétransmission : 0 Développement informatique effectué en 1995 donc amorti depuis longtemps

11 Lecture Automatique de Documents Depuis le 1 er juillet 2002, utilisation d un logiciel de Lectures Automatique de Documents pour traiter les factures papier : Préparation des factures Scannérisation des factures Vérification (saisie des informations non lues) des factures Intégration des informations dans le fichier des BAP Temps de création des modèles importants Gain de productivité de 50% en 3 ans Archivage des factures dès scannérisation Circulation des images entre les services pour les BAP manuels ou les consultations ultérieures Pas de contraintes pour les fournisseurs

12

13 Le Choix de la Performance Commune Évolution des Process

14 Ce qui se passe aujourd hui... Technicien d assistance Prestataire Sociétaire

15 Avec Assurer le cycle de vie complet de chaque intervention de la commande au règlement Ordre d'intervention Délai de transmission 1,5 ' à 2 ' Pré Facturation Immédiate Appel Tél. Technicien d assistance Prestataire Retour Compte Rendu d'intervention Facturation définitive le lendemain Sociétaire Mobilité (1 règlement / semaine)

16

17

18

19

20

21 Diminution de la durée des appels téléphoniques sortants Suppression des appels téléphoniques entrants des fournisseurs Pas d échange de factures papier Émission des factures par le client ( auto facturation) permet un meilleur contrôle des coûts Coût d archivage des factures supporté en totalité par IMA Conséquences sur la trésorerie d IMA car réduction des délais de paiement

22 10 fournisseurs pilotes en 2007 : factures Déploiement à partir de janvier fournisseurs au 30 juin fournisseurs au 27 novembre 2008 pour un volume de factures par mois Déploiement en 2009 pour arriver à 300 fournisseurs au 30 juin Étude pour mise en place chez les taxis/ambulanciers en cours

23 CONCLUSION Pas de solution unique : EDI avec les gros fournisseurs, LAD/factures électroniques/factures papier avec les autres Nécessité de s adapter aux contraintes imposées par ses fournisseurs Innover pour mettre en place la dématérialisation fiscale avec ses fournisseurs

24 MERCI DE VOTRE ATTENTION Joël AUDIGUE Adjoint au Directeur du Département Finances / Comptabilité