MENUS PRINCIPAUX & TABLEAUX DE BORD POUR LA GESTION DE CONTACTS ET DE DEVIS

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1 Klovys plateforme Mobile Manuel de l Utilisateur A. MENUS PRINCIPAUX & TABLEAUX DE BORD POUR LA GESTION DE CONTACTS ET DE DEVIS : PAGE D ACCUEIL : LISTE DES ACTIVITES : LISTE DES CONTACTS :... 5 a. Tableau de Bord d un Contact : LISTE DES OFFRES (DES DEVIS):... 7 a. Tableau de Bord d une Offre (d un Devis) :... 8 B. GESTION DES CONTACTS : AJOUTER UN NOUVEAU CONTACT :... 9 a. Naviguez vers la liste des contacts :... 9 b. Remplissez les champs : c. Sauvegarder le Contact en créant une «Action» AJOUTER UNE PERSONNE DE CONTACT SUPPLEMENTAIRE: TRANSFERER UN CONTACT VERS UN AUTRE UTILISATEUR : TRUCS ET ASTUCES : a. Les 2 manières supplémentaire de créer un nouveau contact: b. Remettre un Prix à un Contact sans Faire de Devis C. GESTION DES OFFRES : DIFFERENCE ENTRE OFFRE CONFIRMEE ET ESTIMATION DE PRIX : a. Définition du concept de «l offre confirmée» et de «l estimation de prix» : b. Les Différentes Etapes d une Offre Confirmée : c. Les Différentes Etapes d une Estimation de Prix : OFFRE CONFIRMEE ETAPE PAR ETAPE : a. Créer une Nouvelle Offre : b. Relever l Information du Chantier : (pas disponible en cas d Estimation de prix) c. Ajouter un Produit : d. Ajouter une Option : e. Ajouter un Article Simple : f. Ajouter les Coûts Opérationnels : g. Ajouter ou Confirmer une Adresse : h. Naviguer vers le Résumé de l Offre :... 28

2 Page 2 of 33 i. Appliquer une Remise : j. Modifier le taux de TVA : k. Finaliser et Générer le Devis: TRUCS & ASTUCES : a. Faites une offre en quelques clics :... 32

3 Page 3 of 33 A. Menus Principaux & Tableaux de Bord pour la Gestion de Contacts et de Devis : 1. Page d Accueil : 1 Informations sur la société (légale & bancaire) 2 Informations du support technique (mail & téléphone) 3 Naviguer vers la page des «Activités» 4 Naviguer vers la page des «Contacts» 5 Naviguer vers la page des «Offres» 6 Remettre un prix en 1 click 7 Faire un devis en 1 click

4 Page 4 of Liste des Activités : 1 Revenir sur la page précédente 2 Naviguer vers la page d accueil 3 Naviguer vers la page des «Offres» 4 Naviguer vers la page des «Contacts» 5 indice de chaleur du contact en rapport avec votre devis/activité: Bleu : l activité est pour un contact/devis «froid» Jaune : l activité est pour un contact/devis «moyen» Rouge : l activité est pour un contact/devis «chaud» 6 Type d activité 7 Date d échéance de l activité 8 Activité sur contact 9 Activité sur devis

5 Page 5 of Liste des Contacts : 1 Revenir sur la page précédente 2 Naviguer vers la page d accueil 3 Naviguer vers la page des «Offres» 4 Naviguer vers la page des «Activités» 5 Filtres et moteur de recherche 6 Créer un nouveau contact 7 indice de chaleur du contact en rapport avec votre devis/activité: Bleu : le contact est «froid» Jaune : le contact est «moyen» Rouge : le contact est «chaud» 8 Statut du contact: Suspect : le contact n a pas encore reçu de devis Prospect : le contact a reçu un devis mais ne l a pas encore signé Client : le contact a reçu un devis et l a signé. Note : les Prospects et les Clients peuvent avoir des devis en cours ou expirés

6 Page 6 of 33 a. Tableau de Bord d un Contact : 1 Revenir sur la page précédente 2 Naviguer vers la page de «Contacts» 3 Editer les informations du Contact 4 Cliquer pour voir la «Personne de Contact Supplémentaire» 5 Infos générales du contact 6 Bouton pour accéder aux «Activités» du Contact 7 Bouton pour accéder aux «Activités» des Devis du Contact 8 Bouton pour accéder aux «Devis Générés» du Contact 9 Bouton pour accéder aux «Devis en Attentes» du Contact 10 Bouton pour donner un «Prix Rapide» au Contact 11 Bouton pour faire «une Estimation» pour ce Contact 12 Bouton pour faire «une Offre Confirmée» pour ce Contact

7 Page 7 of Liste des Offres (des Devis): 1 Revenir sur la page précédente 2 Naviguer vers la page d accueil 3 Naviguer vers la page des «Activités» 4 Naviguer vers la page des «Contacts» 5 Filtres et moteur de recherche 6 Créer un nouveau devis 7 indice de chaleur du contact en rapport avec votre devis/activité: Bleu : le contact est «froid» pour ce devis Jaune : le contact est «moyen» pour ce devis Rouge : le contact est «chaud» pour ce devis Gris : le devis est «en attente de validation» 8 Date de création de l offre 9 Type d offre «Confirmée» : Offre considérées comme officielle Les informations techniques du chantier sont Reprises 10 Icône d un devis «généré» ou «validé» L offre peut être répliquée mais ne peut plus être Modifiée 11 - Type d offre «Estimation» Offre considérée comme officieuse, similaire à une estimation budgétaire l Avant-propos du devis est modifié et les informations techniques du chantier ne sont pas reprises 12 Icône de suppression d un devis «en attente de validation» 13 Icône d un devis «en attente de validation»

8 Page 8 of 33 a. Tableau de Bord d une Offre (d un Devis) : 1 Revenir sur la page précédente 2 Naviguer vers la page de «Offres» 3 Informations générales du devis 4 Cliquer pour envoyer le devis par 5 Cliquer pour créer une copie éditable du devis 6 Cliquer pour indiquer que le devis est passé en commande (la vente que été faite) 7 Bouton pour accéder aux «Informations Générales du Chantier» du Devis 8 Bouton pour accéder au «Configurateur Produit» du Devis 9 Bouton pour accéder au «Configurateur d Options» du Devis 10 Bouton pour accéder au «Configurateur d Article Simple» du Devis 11 Bouton pour accéder au «Configurateur de Coûts Opérationnels» du Devis 12 Bouton pour accéder au «Configurateur d Adresse» du Devis 13 Bouton pour accéder au «Résumé» du Devis

9 Page 9 of 33 B. Gestion des Contacts : 1. Ajouter un Nouveau Contact : a. Naviguez vers la liste des contacts : 1 2 Sur la page d accueil, appuyez sur le bouton «Contacts» afin d accéder à la liste des contact. Appuyez sur le bouton «+» afin de créer un nouveau contact. Note : référez-vous à la "Liste des Contacts" pour plus de détails sur la liste des contacts.

10 Page 10 of 33 b. Remplissez les champs : 3 4 Remplissez les différents champs et cliquez sur «next» en bas de page. Note : seul les champs indiqués d un astérisque rouge doivent obligatoirement être rempli.

11 Page 11 of 33 c. Sauvegarder le Contact en créant une «Action» Ici, il vous est possible de créer une estimation ou une offre directement pour votre contact. Dans notre exemple nous allons finaliser l encodage du contact en cliquant sur «Other Action» afin de créer une activité (par exemple (Envoyer un ) avant de le sauvegarder. Note : si vous décidez de créer un devis immédiatement le contact est sauvegardé automatiquement. Choisissez l activité que vous souhaitez lier à votre contact. Indiquez la date à laquelle vous souhaitez réaliser l activité et cliquez sur «Done». Retrouvez votre contact dans la liste des contacts

12 Page 12 of Ajouter une Personne de Contact Supplémentaire: 8 9 Sur l ongelt Action Information il vous est possible d ajouter une personne de contact supplémentaire. Ceci vous permet, par exemple, d inscrire le nom de votre personne de contact dans une société ou sur un chantier où le propriétaire ne coordine pas le chantier. Les données de la personne de contact supplémentaire seront repris sur le devis à titre d information dans un tableau distinct. Si vous souhaitez que certaines informations de la personne de contact figure sur la fiche contact, cochez les onglet «Use this for future communication.»

13 Page 13 of Transférer un contact vers un autre utilisateur : Sélectionnez le contact que vous souhaitez transférer. Cliquez sur l icône «Editer» 1. Selectionnez l onglet «Action Information» 2. Selectionnez le menu déroulant «Contact Assign To» 3. Choisissez la personne à qui le contact doit apartenir 4. Cliquez sur «Assign» afin de valider votre choix 5. Appuyez sur l icône «Contact» afin de sauvegarder et de retourner vers la liste des contacts

14 Page 14 of Trucs et Astuces : a. Les 2 manières supplémentaire de créer un nouveau contact: 1

15 Page 15 of 33 2 b. Remettre un Prix à un Contact sans Faire de Devis

16 Page 16 of 33 C. Gestion des Offres : 1. Différence entre Offre Confirmée et Estimation de Prix : a. Définition du concept de «l offre confirmée» et de «l estimation de prix» : L outil commercial Klovys vous permet de générer des devis qui ne vous engage pas nécessairement vis-à-vis de votre contact. Il vous est fréquemment demandé d obtenir une estimation de prix sur papier, qui pourra être sujette à des modifications dans le future et qui ne pourra pas être considéré comme un devis ferme et définitif. C est pour cette raison la que Klovys à décider de faire la part des choses entre une offre confirmée, qui est officielle et définitive et l estimation qui est sujette à des modifications. Le but de faire une estimation de prix plutôt qu une offre définitive vous permet de remettre un document impeccable à votre client sans pour autant vous investir de trop dans une relation commerciale. En pratique il se passe plusieurs choses afin de bien différencié les 2 documents : L avant-propos (la 2eme page de l offre PDF) varie en fonction du type d offre que vous avez généré. Pour une estimation : toute la partie «Informations sur le Chantier» ne doit pas être prise en compte lors de la confection du devis. Le nom du fichier PDF reprend clairement le type d offre que vous avez généré.

17 Page 17 of 33 b. Les Différentes Etapes d une Offre Confirmée :

18 Page 18 of 33 c. Les Différentes Etapes d une Estimation de Prix :

19 Page 19 of Offre Confirmée Etape par Etape : a. Créer une Nouvelle Offre :

20 Page 20 of 33 b. Relever l Information du Chantier : (pas disponible en cas d Estimation de prix) 1. Définissez l accès de votre chantier en choisissant une option dans le menu déroulant. 2. Cochez la case si vous souhaitez que vous commentaires soient repris dans le devis. 3. Introduisez vos commentaires par rapport à l accès de votre chantier. 4. Prenez jusqu'à 3 photos de l accès afin d agrémenter votre devis. 5. Appuyez sur «Next» pour passer à la page suivante 1. Définissez la catégorie de votre chantier en choisissant une option dans le menu déroulant. 2. Cochez la case si vous souhaitez que vous commentaires soient repris dans le devis. 3. Introduisez vos commentaires par rapport à la catégorie de votre chantier. 4. Prenez jusqu'à 3 photos de l accès afin d agrémenter votre devis. 5. Définissez l état de votre chantier en choisissant une option dans le menu déroulant. 6. Cochez la case si vous souhaitez que vous commentaires soient repris dans le devis. 7. Introduisez vos commentaires par rapport à l état de votre chantier. 8. Appuyez sur «Next» pour passer à la page suivante. 1. Définissez la forme de votre chantier en choisissant une option dans le menu déroulant, une image peut y être rattachée. 2. Cochez la case si vous souhaitez que vous commentaires soient repris dans le devis. 3. Introduisez vos commentaires par rapport la forme de votre chantier(exemple : piscine ovale). 4. Cochez la case pour préciser qu il n y a pas d obstacle qui vous empêchera d installer vos produits. 5. Appuyez sur «Save» pour sauvegarder le tout et passer au configurateur produit.

21 Page 21 of 33 c. Ajouter un Produit : 1. Plusieurs possibilités s offrent à vous : a. Laissez le menu sur «General». b. Sélectionnez un lieu qui avait été préalablement entré (dans le même devis). c. Encodez un nouveau nom de lieu (par ex «Cuisine»), celuici sera sélectionner automatiquement. d. Editez le nom donner à un lieu. 2. Sélectionnez la ligne produit que vous recherchez. 3. Sélectionnez la variable (sous-produit) affilié à la ligne produit sélectionnée plus haut. 4. Cliquez sur «Record Measurement» pour naviguer vers les mesures. 1. Visualisez les 2 images ou plans correspondants à la variable sélectionnée préalablement. 2. Encoder les mesures et/ou données correspondant à la variable sélectionnée préalablement. 3. Cliquez sur «Proceed to Pricing» pour naviguer vers l onglet de prix.

22 Page 22 of Visualisez le prix à l unité de votre produit, il ne vous est pas possible de le modifier. a. Note : si vous souhaitez modifier votre prix, 2 solutions s offrent à vous : i. Changez le «niveau de difficulté» du produit en cliquant sur le menu «3» du plan ci-dessous ii. Appliquez une remise sur l ensemble du devis en cliquant sur le «Prix HTVA» visible sur le résumé de l offre accessible depuis le tableau de bord du devis. 2. Indiquez la quantité de service ou produit désiré 3. Choisissez d augmenter votre prix en sélectionnant «Level of Difficulty» a. Note : la différence de prix n est pas reprise sur le devis et ne sera donc, en aucun cas, visible par votre contact. 4. Visualisez la description donnée à votre niveau de difficulté. 5. Cochez la case si vous souhaitez que vous commentaires soient repris dans le devis. 6. Visualisez le prix qui sera repris sur votre devis. 7. Cliquez sur «Take Picture to Support Quotation» pour naviguer vers la dernière étape du configurateur produit.

23 Page 23 of Prenez jusqu à 3 photos ou sélectionnez les depuis votre tablette pour renforcer la crédibilité de votre devis. 2. Cliquez sur le bouton «Save & Add Another Item» pour retourner au début du configurateur produit et rajouter un nouvel élément (une nouvelle variable) à votre devis avant de passer aux étapes suivantes. a. Note : vous constaterez que le menu déroulant «Organize by Place», qui vous permet de donner un nom au lieu où vous allez installer votre produit, reste inchangé. Vous pouvez toutefois le modifier ou en ajouter un nouveau. 3. Cliquez sur «Save» pour sauvegarder votre travail et passer à l étape suivante.

24 Page 24 of 33 d. Ajouter une Option : 1. Cliquez ce bouton si vous ne souhaitez pas ajouter d option. Vous sauterez cette étape et serez rediriger vers l étape suivante : «Ajouter un Article Simple». 2. Sélectionnez la variable pour laquelle vous souhaitez rajouter une option dans le menu déroulant. 3. Choisissez la catégorie (utile lorsque vous avez beaucoup d options). 4. Sélectionnez l option dans le menu déroulant. 5. Cliquez sur «Proceed to Pricing» pour naviguer vers l onglet prix. 1. Visualisez l option que vous avez précédement sélectionnée. 2. Visualisez le prix unitaire de l option. 3. Visualisez & modifiez si nécessaire la quantité d option souhaitée. 4. Visualisez le prix total de votre poste. 5. Cliquez sur «Save» pour sauvegarder et passer à l étape suivante. 6. Cliquez sur «Save & Add Another Option» si vous souhaitez rajouter une option supplémentaire. Pour plus d informations concernant cette fonctionalité, référez vous à la dernière étape du configurateur produit décrit ci-dessus.

25 Page 25 of 33 e. Ajouter un Article Simple : Le concept de l article simple est de vous permettre d ajouter un élément à votre devis sans l avoir paramétré à l avance. 1. Cliquez ce bouton si vous ne souhaitez pas ajouter d article simple. Vous sauterez cette étape et serez rediriger vers l étape suivante : «Ajouter les Coûts Opérationnels». 2. Indiquez le nom de l article que vous souhaitez rajoutez à votre devis et qui ne figure pas dans votre liste produit. 3. Indiquez la référence précise de l article, soit la vôtre, soit celle du fournisseur. 4. Indiquez le nom du fournisseur ou de votre société. 5. Sélectionnez a quel lieu se réfère cet article simple : a. Laissez le menu sur «General». b. Sélectionnez un lieu qui avait été préalablement entré (dans le même devis). c. Encodez un nouveau nom de lieu (par ex «Cuisine»), celui-ci sera sélectionner automatiquement. d. Editez le nom donner à un lieu. 6. Indiquez le prix hors taxe de votre article. 7. Indiquez la quantité souhaitée. 8. Visualisez le prix total. 9. Cliquez sur «Save» pour sauvegarder l article et passer à l étape suivante. 10. Cliquez sur «Save & Add Another Option» si vous souhaitez rajouter une option supplémentaire. Pour plus d informations concernant cette fonctionalité, référez vous à la dernière étape du configurateur produit décrit ci-dessus.

26 Page 26 of 33 f. Ajouter les Coûts Opérationnels : 1. Cliquez ce bouton si vous ne souhaitez pas ajouter de coûts opérationels. Vous sauterez cette étape et serez rediriger vers l étape suivante : «Ajouter ou Confirmer une Adresse». 2. Indiquez le montant total de vos frais d installation. 3. Indiquez le montant total de vos frais de livraison. 4. Cliquez sur «Save» pour sauvegarder l article et passer à l étape suivante.

27 Page 27 of 33 g. Ajouter ou Confirmer une Adresse : 1. Cliquez ce bouton si vous ne souhaitez pas configurer l adresse. Vous sauterez cette étape. 2. Cochez les cases que vous désirez avoir en supplément. Par exmple «Country» va vous permettre de voir le champ «Pays» afin d encoder le pays de votre contact. 3. Visualisez ou indiquez l adresse de votre contact, si toutefois vous n avez pas d addresse pour ce contact, vous pouvez l introduire à cette étape ci de la configuration d offre. 4. Visualisez ou indiquez un numéro d apartement. 5. Visualisez ou indiquez le code postal. 6. Visualisez ou indiquez la ville. 7. Ajoutez des commentaires si nécessaires. 8. Cliquez sur «Save» pour sauvegarder l adresse et avoir un aperçu de toutes les adresses rattachées à ce contact.

28 Page 28 of 33 h. Naviguer vers le Résumé de l Offre : A n importe quel moment dans le processus de confection de devis, que ce soit pour une estimation ou pour une offre confirmée, il vous est possible de naviguer vers le «Tableau de Bord de l Offre» en cliquant sur l icône en haut à droite de l écran. Si vous cliquez une deuxième fois sur l icône, vous serez redirigé vers la liste des offres.

29 Page 29 of 33 i. Appliquer une Remise : 1. Cliquez sur «Quote Total», le montant total de l offre Hors TVA, pour faire apparaitre le Pop-Up qui va vous permettre d appliquer une remise au total. 1. La valeur est de «0%» par défaut, modifiez la selon votre volonté. La remise est calculée sous forme de pourcentage. 2. Cliquez sur «Save» pour sauvegarder la remise.

30 Page 30 of 33 j. Modifier le taux de TVA : 1. Cliquez sur «Tax» pour faire apparaitre le Pop-Up qui va vous permettre de modifier le taux d imposition total du devis. 1. La valeur est de «21%» par défaut, modifiez la selon votre volonté. La TVA est appliquée au prix total de votre devis. 2. Cliquez sur «Save» pour sauvegarder le nouveau taux de TVA.

31 Page 31 of 33 k. Finaliser et Générer le Devis: 1. Cliquez sur le bouton «Generate» afin de générer votre devis. 2. Modifiez l adresse mail de votre destinataire et le contenu de votre Sélectionnez la langue de votre devis. 4. Cliquez sur le bouton «Send » afin d envoyer l offre par mail. 5. Sélectionnez une activité pour suivre ce devis. 6. Sélectionnez la date d échéance de votre activité. 7. Sélectionnez l indice de chaleur de votre offre. 8. Ajoutez des commentaires. 9. Sauvegardez & générez votre offre en appuyant sur le bouton «Save» Une fois l offre générée : il ne vous est plus possible de la modifier. Par contre, plusieurs options s offrent à vous : 1. Envoyer l offre par 2. Faire une copie éditable de l offre 3. Passer l offre en commande, ceci signifie que le contact à accepter votre offre.

32 Page 32 of Trucs & Astuces : a. Faites une offre en quelques clics :

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