TRUCS ET ASTUCES - UTILITAIRE / RAPPORTS ET FORMULAIRES

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1 TRUCS ET ASTUCES - UTILITAIRE / RAPPORTS ET FORMULAIRES 1- CÉDULER LES RAPPORTS Procédure pour céduler ou différer le traitement dans le temps des différents rapports. Pour chacun des rapports le système permet, grâce au bouton, de planifier la réception de notre rapport. Deux avenues s offrent à nous : - Différer à plus tard le traitement - Céduler un traitement récurrent pour notre rapport (ex. : tous les 1 du mois.) DIFFÉRER LE TRAITEMENT Dans l écran qui présente les informations de traitement, cliquer «Plus tard» comme critère d exécution et inscrire la date et l heure désirées. La requête s inscrit dans une file d attente et sera traitée en fonction des paramètres enregistrés. Trucs et astuces utilitaire rapports et formulaires 1

2 CÉDULER UN TRAITEMENT RÉCURRENT Dans l écran qui présente les informations de traitement, cliquer successivement sur «Céduler» et le bouton pour accéder à l écran ci-haut. Choisir la fréquence et la période pendant lesquelles la requête sera exécutée et enregistrer le tout. Lorsqu on accède de nouveau à la cédule, le système inscrit les informations de traitement. La requête s inscrit dans une file d attente et sera traitée en fonction des paramètres enregistrés. Trucs et astuces utilitaire rapports et formulaires 2

3 2- REQUÊTES RÉPÉTITIVES Le système permet de sauvegarder les paramètres d une requête qui est commandée fréquemment par l usager et offre la capacité de la recommander ultérieurement à l aide de ce masque. Pour sauver les paramètres de la requête, cocher la case au moment de lancer le traitement. Le système ouvre alors la fenêtre ci-haut afin que l on puisse attribuer un nom à ce masque. Lorsque l usager sélectionne ce rapport à nouveau, le système lui permet de choisir des masques déjà enregistrés pour ce rapport. (voir écran ci-bas) Trucs et astuces utilitaire rapports et formulaires 3

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5 3- L ÉTAT DES REQUÊTES Le système offre à l usager la capacité de visualiser le statut de ses requêtes. Cet écran permet également de voir l état des 3 files de traitement et de commander l impression des formulaires du système sans devoir attendre le courriel que normalement le système lui envoie. L état des requêtes : Dans la barre de menu, cliquer sur «Outil \ État des requêtes» pour afficher l écran suivant. On peut ainsi visualiser l état de notre requête : attente de traitement, en cours de traitement, terminée, etc Comme son nom l indique, ce bouton permet d actualiser l affichage de l écran. Ce bouton permet de visualiser la file d attente de chacune des 3 files de traitement (rapide, moyenne, longue) et de positionner notre requête parmi toutes celles en attente de traitement. Lorsque notre requête est rendue au statut «Terminé», le bouton «Sortie» permet de commander l ouverture de notre formulaire dans «Acrobat Reader» afin de lancer l impression immédiatement sans devoir attendre le courriel que nous envoie le système. Trucs et astuces utilitaire rapports et formulaires 5

6 Ce bouton est peu utile pour les usagers. Il permet d analyser les éléments problématiques d une requête lorsque cela se produit. Permet d accéder aux paramètres d impression du rapport. La fenêtre suivante s affiche : Le bouton permet de différer dans le temps le traitement de la requête lorsque celleci n est pas encore traitée Le bouton ne s affiche que pour les requêtes cédulées. Il permettra de modifier la cédule au besoin. Ce bouton est peu utile pour les usagers. Il permet d analyser les éléments problématiques d une requête lorsque cela se produit. Nous suggérons de ne pas utiliser cette option, cette dernière étant limitée à un nombre restreint de documents. Trucs et astuces utilitaire rapports et formulaires 6