Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques

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1 REPUBLIQUE DU BENIN MINISTÈRE DE L ÉCONOMIE ET DES FINANCES Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Sarl 06 B.P Akpakpa Pk3 Cotonou BENIN R.C. N RB/COT/2007 B458 (Ancien N B) Cotonou Tél.: Fax : (+229) Le Pôle de Compétence et d Expertise en Ingénierie Informatique Cotonou, le 31/12/2008

2 La présente étude a été financée par le Gouvernement du Bénin. Les données, les analyses et les opinions présentées dans ce rapport sont de la responsabilité de leurs auteurs et n engagent en rien celle du Gouvernement du Bénin.

3 I. AVANT-PROPOS... 9 II. RESUME Champ de l Audit et Méthodologie Etat des Lieux des Logiciels produisant des informations sur la Gestion du Budget Le SIGFiP Capacité Fonctionnelle Rendement et Fiabilité Facilité d utilisation Administration et Maintenabilité Portabilité Le progiciel ASTER Capacité Fonctionnelle Rendement et Fiabilité Facilité d utilisation Administration et Maintenabilité Portabilité L Intégration Applicative du Système d Information des Finances Publiques La LOLF...16 III. OBJET DE L AUDIT ET RAPPEL MÉTHODOLOGIQUE Champ et Limites de l Audit Méthodologie Equipe d Audit...20 IV. CADRE INSTITUTIONNEL ET ETAT DES LIEUX DES PROCESSUS DE LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES Cadre Institutionnel de la Gestion des Finances Publiques La Hiérarchie des Ordonnateurs La Hiérarchie des Comptables Publics Le Contrôle Financier Le Contrôle de l Exécution du Budget de l Etat Le Recouvrement des Contributions Fiscales et Douanières Les Principales Caractéristiques du Système de Gestion des Finances Publiques La préparation de la loi de finances et du budget de l Etat...23

4 L exécution de la loi de finances et du budget Les Logiciels produisant de l Information sur la Gestion du Budget Les Processus de Gestion des Finances Publiques...27 V. EVALUATION DES LOGICIELS DE LA CHAÎNE DES DÉPENSES PUBLIQUES Evaluation de SIGFiP Capacité Fonctionnelle Couverture Fonctionnelle Présentation de l Information Normes et Conformités Financières Rendement et Fiabilité Sécurité Haute Disponibilité Monté en Charge Tolérance aux Erreurs et Robustesse Facilité d utilisation Interface Utilisateur et Convivialité Traitements de Fin de Période Formation et Support des Utilisateurs Administration et Maintenabilité Installation et Conversion Maintenance Contrôle des Versions et Stratégie d Actualisation Stratégie de Sauvegarde et Récupération Recherche et Développement Gestion des Nombre et des Dates Portabilité Evaluation du Progiciel ASTER Capacité Fonctionnelle Couverture Fonctionnelle Présentation de l Information Normes et Conformités Financières Rendement et Fiabilité Sécurité Haute Disponibilité Monté en Charge Tolérance aux Erreurs et Robustesse...62

5 Facilité d utilisation Interface Utilisateur et Convivialité Traitements de Fin de Période Formation et Support des Utilisateurs Administration et Maintenabilité Installation et Conversion Maintenance Contrôle des Versions et Stratégie d Actualisation Stratégie de Sauvegarde et Récupération Recherche et Développement Gestion des Nombre et des Dates Portabilité L Evaluation de l Intégration Applicative du Système d Information des Finances Publiques...67 VI. BILAN DES FORCES ET FAIBLESSES Bilan des Forces et Faiblesses du Logiciel SIGFiP Bilan des Forces et Faiblesses du Progiciel ASTER Bilan des Forces et Faiblesses de l Intégration Applicative du Système d Information des Finances Publiques...79 VII. RECOMMANDATIONS ET PROPOSITIONS D AMELIORATION Recommandations et Propositions d Amélioration Spécifiques concernant le SIGFiP Capacité Fonctionnelle Couverture Fonctionnelle Présentation de l Information Normes et Conformités Financières Rendement et Fiabilité Sécurité Haute Disponibilité Monté en Charge Tolérance aux Erreurs et Robustesse Facilité d utilisation Interface Utilisateur et Convivialité Formation et Support des Utilisateurs Administration et Maintenabilité Maintenance Recherche et Développement...83

6 Portabilité Recommandations et Propositions d Amélioration Spécifiques concernant le Progiciel ASTER Capacité Fonctionnelle Rendement et Fiabilité Sécurité Haute Disponibilité Monté en Charge Tolérance aux Erreurs et Robustesse Facilité d utilisation Interface Utilisateur et Convivialité Traitements de Fin de Période Administration et Maintenabilité Maintenance Stratégie de Sauvegarde et Récupération Recherche et Développement Portabilité Recommandations concernant l Intégration Applicative du Système d Information des Finances Publiques Recommandations sur l Intégration des Applications Solution d EAI proposée Les Couches Fonctionnelles de l EAI Composants de l EAI Une Expérience de Mise en œuvre de l EAI La Trésoreie Générale du Royaume du Maraoc (TGR) offre aux différents acteurs de la dépense publique une plate-forme EDI Une Expérience de Mise en œuvre de l EAI Le CNRS adosse ses processus transverses à une plate-forme d EAI Recommandations sur l Infrastructure de Communication entre les Applications Propositions permettant la production du compte administratif et du compte de gestion dans les six mois suivant la clôture de l exercice Propositions permettant la production du compte administratif dans les délais prescrits Propositions permettant la production du compte de gestion dans les délais prescrits Propositions permettant la production du compte général de l administration et de la loi de règlement dans les douze mois suivant la clôture de l exercice Propositions d amélioration et d extension du système actuel aux structures déconcentrées...99

7 7.7. Conditions de production automatique du TOFE par le système informatique Prise en compte de la LOLF Cahiers de charges, Délais et Eléments de Coût de Mise en Œuvre de l Intégration Applicative du Système d Information des Finances Publiques Le Projet EAI Cahier de Charges pour la mise en œuvre de l Intégration des Applications Risques et critères de qualité Les Règles d architecture Eléments de choix d une solution d EAI Délai pour la mise en œuvre de l Intégration des Applications Eléments de Coût pour la mise en œuvre de l Intégration des Applications XIII. ANNEXES Annexe 1 Termes de Référence de la Mission Annexe 2 Liste des Personnes Rencontrées Annexe 3 Panorama de Quelques Produits Phares d EAI du Marché...114

8 Sigles et abréviations ASTER CAA CDMT DA DCC DGB DGDDI DGID DGTCP DOI DPB DRFM LOLF RFD RGF RND RNI SDL7 SIGFiP UEMOA WMoney Caisse Autonome d'amortissement Cadre de dépenses à moyen terme Direction/Directeur de l Administration Direction/Directeur de la Centralisation des Comptes de l Etat Direction/Directeur Générale du Budget Direction/Directeur Générale des Douanes et Droits Indirects Direction/Directeur Générale des Impôts et des Domaines Direction/Directeur Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique Direction/Directeur de l'organisation et de l'informatique Direction/Directeur de la Préparation du Budget Direction/Directeur des Ressources Financières et du Matériel Loi organique relative aux les lois de finances Receveur départemental des finances Recette Générale des Finances Recette Nationale des Douanes Recette Nationale des Impôts Système Intégré de Gestion des Finances Publiques Union Economique et Monétaire Ouest Africaine

9 Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Page 9 I. AVANT-PROPOS La mission remercie le Ministre de l Economie et des Finances et ses principaux collaborateurs et responsables de structures, pour les facilités accordées dans l organisation de la mission, la collecte et l analyse des informations. Elle remercie aussi les autorités et les responsables d institutions qu elle a rencontrés, pour l accueil et la disponibilité qu ils ont manifestée à son égard. La Mission exprime sa gratitude à l adresse du Directeur Général du Budget et du Directeur de l Organisation et de l Informatique qui ont reçu les consultants au début et à la fin de leur mission, et les ont utilement conseillés.

10 Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Page 10 II. RESUME 2.1. Champ de l Audit et Méthodologie L audit concerne les aspects organisationnels et techniques, relatifs à l exploitation du système d information de la chaîne des dépenses publiques : personnel, outils logiciels SIGFiP, ASTER, équipements de traitement, équipements réseaux, sécurité. L évaluation a démarré en octobre 2008 et la phase documentaire a été achevée en octobre Elle a été suivie par une phase de collecte d informations sur le terrain. Des premières conclusions seront présentées et discutées avec le maître d ouvrage en novembre Le présent rapport constitue le rapport provisoire. Pour réaliser l audit du système d information de la chaîne des dépenses publiques, les consultants ont suivi les étapes suivantes : 1. Réunion d ouverture avec le maître d ouvrage. 2. Prise de contact avec les différents acteurs et groupes de réflexion impliqués dans le processus de gestion des recettes et dépenses de l Etat. 3. Revue et analyse du référentiel documentaire. 4. Préparation et personnalisation des questionnaires d audit, critères, indicateurs et sources. 5. Entretiens et visites. 6. Recueil d éléments probants. 7. Etat des lieux général, avec les structures utilisatrices et les services informatiques concernés du système d information. 8. Réponse aux questions d audit. 9. Réalisation de tests et de simulations. 10. Analyse des réseaux et des systèmes. 11. Bilan de l exploitation des systèmes : mode d exploitation, interconnexion des sites, sécurité d accès, intégrité des données, fiabilité de fonctionnement. 12. Bilan des forces et faiblesses techniques des systèmes en place et de leur interfaçage. 13. Bilan sur les équipements techniques. 14. Examen des conditions de production automatique du TOFE par le système informatique. 15. Examen des nouvelles orientations béninoises en matière de gestion budgétaire. 16. Evaluation des outils actuels par rapport à ce nouveau cadre institutionnel et réglementaire.

11 Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Page 11 La limite à laquelle l équipe d audit a été confrontée est la non disponibilité de certains directeurs de la DGB et de la DGTCP, en cette période caractérisée à la fois d une part par le vote d un collectif budgétaire et le dépôt à l assemblée nationale du budget de l année Néanmoins, l équipe a trouvé suffisamment d informations pour apporter une réponse aux questions d audit sur base des critères de jugement retenus Etat des Lieux des Logiciels produisant des informations sur la Gestion du Budget Au fil des ans, le Système d Information de la Gestion du Budget a accumulé des applications, progiciels ou spécifiques, parmi lesquelles on peut citer : 1. Logiciel SIPIBE pour la préparation budgétaire. SIPIBE est géré par la DGB. 2. Système Intégré de la Gestion des Finances Publiques (SIGFiP). Le SIGFiP est un logiciel de gestion des Finances Publiques mis à la disposition de tous les acteurs de la chaîne des dépenses et est administré par la DGB. 3. Logiciel SDL7 pour les dépenses salariales. SDL7 est géré par la DGTCP et exploité par la DGB. 4. Système de gestion informatisé de la comptabilité publique dénommé ASTER, géré par la DGTCP. 5. Logiciel MATKOS pour le suivi des titres de dépense géré par la DGTCP. 6. Logiciel Sydonia++ pour la gestion des recettes fiscales et douanières. Sydonia++ est géré par la DGDDI. 7. Logiciel Takwe pour la gestion des recettes fiscales. Takwe est géré par la DGID. 8. Logiciel de gestion de la dette Debtpro géré par la CAA. Une application dénommée WMoney était exploitée par la DGTCP pour la tenue de la comptabilité générale de l Etat. Au moment de l audit, WMoney n était plus en exploitation, le déploiement du progiciel ASTER ayant pris le relais Le SIGFiP Capacité Fonctionnelle SIGFiP est une application modulaire, qui couvre une large part des fonctionnalités essentielles nécessaires dans un système d information de gestion des dépenses publiques. Il permet de disposer, à tout moment d une situation exhaustive d exécution du budget de l Etat. SIGFiP permet l édition à tout moment de la situation exacte de l engagement. Il offre une bonne couverture fonctionnelle qui mérite d être complétée notamment par l intégration d un module d élaboration du Budget.

12 Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Page Rendement et Fiabilité Les fonctionnalités de SIGFiP en matière de sécurité sont suffisantes pour sécuriser les opérations financières de l Etat. Cependant, quelques améliorations proposées contribueront à renforcer davantage la sécurité de SIGFiP. L architecture «Serveur d applications» de SIGFiP simplifie l'administration des serveurs et de l application, mais crée fréquemment des problèmes de performances pour les utilisateurs distants. La combinaison des longues distances entre les utilisateurs et SIGFiP, des liaisons réseau à faible débit et aux temps de réponse importants, et d'applications et de protocoles poussés au-delà de leurs limites, contribue à la baisse des performances applicatives sur les sites distants. Le serveur est confronté aujourd'hui à un problème de surcharge, et les utilisateurs à un problème de lenteur de l'application. Par la mise en œuvre d une solution d accélération applicative on pourra optimiser, accélérer et améliorer la fourniture de SIGFiP et procurer une meilleure visibilité opérationnelle du réseau Facilité d utilisation L un des points faibles de SIGFiP réside dans son interface utilisateur. Un relookage visant à faire en sorte que l interface de SIGFiP respecte les normes de développement de Windows s avère indispensable Administration et Maintenabilité L'exploitation de SIGFiP n est pas à la portée d'un simple utilisateur car elle nécessite des procédures qui demandent trop de manipulations et trop de connaissances informatiques. Le temps de réponse aux demandes de support technique dépend de la proximité de l agent le plus proche et de la nature de la demande. Les questions les plus techniques doivent être transmises au personnel de programmation, basée à Cotonou. Les sauvegardes de la totalité du système, hors base de données, sont réalisées. L équipe SIGFiP continue d améliorer SIGFiP sur la base des feedbacks et des demandes émanant des utilisateurs. Cependant il n existe aucune procédure formalisée de demande de modifications ou de personnalisation de l Application Portabilité SIGFiP est conçu pour fonctionner sur un réseau local (LAN), sur un réseau étendu (WAN) ou sur un réseau client/serveur. Plus spécifiquement, il fonctionne sur une plate-forme Windows NT, Novell Netware, Unix, Linux et Aix au moyen d un protocole de réseau Ethernet TCP/IP standard. Les facteurs limitatifs résideront davantage dans le matériel informatique, le système d exploitation et le réseau choisis pour faire fonctionner SIGFiP Le progiciel ASTER

13 Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Page Capacité Fonctionnelle ASTER est progiciel de gestion budgétaire, de tenue de la comptabilité générale de l Etat et de suivi des comptabilités auxiliaires de recettes et de dépenses. Il est paramétrable et modulable pour intégrer sur site, les spécificités de tout pays dont le mode de comptabilité fonctionne suivant le modèle français. L architecture du logiciel s articule autour des postes comptables et des comptes et permet de décentraliser le travail et la tenue de la comptabilité par poste comptable et d actualiser la base centrale par le mécanisme de sommation décadaire des opérations desdits postes comptables. Le progiciel ASTER est ainsi conçu pour opérer un suivi décentralisé des informations (hors réseau) et dont chaque agence comptable possède sa propre base de données. ASTER peut donc être configuré pour fonctionner aussi bien dans un environnement centralisé que dans un environnement décentralisé. Les fichiers de données pour chaque installation peuvent être séparés pour le transport ou placés dans une version actualisée du progiciel ASTER. ASTER comprend une grande variété de rapports standards très intéressants. ASTER est livré avec une liste complète de rapports prédéfinis. Les rapports standards proposés couvrent la plupart des informations requises pour la présentation de l information. Tous les rapports existants présentent des variables souples (exercice, période, poste comptable, etc.). Les fonctions de présentation de l information sont flexibles et peuvent être définies par l utilisateur pour un suivi par poste comptable ou ordonnateur, par agent comptable, etc. ou en format consolidé. Les rapports peuvent être générés tous les jours, car le système est actualisé à chaque traitement de fin de journée. ASTER est conforme aux normes comptables internationales. L application est conforme aux directives et au système de classification budgétaire et comptable de l UEMOA (procédures comptables, centralisation des transferts, unité de trésorerie) Rendement et Fiabilité Les fonctionnalités du progiciel ASTER en matière de sécurité sont très satisfaisantes, et ne compromettent pas sa souplesse d utilisation. Dans ASTER, la sécurité est définie par différents niveaux d accès, et chaque utilisateur se voit attribuer un nom utilisateur et un mot de passe unique. Le logiciel peut gérer plusieurs catégories d utilisateurs. Chaque utilisateur se voit attribuer l une de ces catégories d autorisation. Le système ne dispose pas d une sauvegarde de base de données hors site (back up). Les supports de masses des serveurs d exploitation du progiciel ASTER ne sont pas adaptés aux fortes sollicitations du progiciel ASTER, et ne se conforment pas dans la configuration actuelle, à une architecture de haute disponibilité qui a pour objectif d assurer une disponibilité élevée, voire permanente, des services serveurs centraux.

14 Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Page 14 Le système ASTER a une faible résistance aux pannes, inacceptable pour une application de comptabilité de l'état. La plus grande disponibilité possible de l application n est pas assurée par la mise en grappe du serveur principal avec un serveur de secours, contre une panne qui empêcherait l'exécution normale du logiciel, sur le serveur principal. L architecture «Serveur d applications décentralisé» adoptée pour le progiciel ASTER simplifie l'administration des serveurs et de l application, mais crée fréquemment des problèmes de performances pour les consolidations. Par la mise en œuvre de solutions d'optimisation WAN, les performances du progiciel ASTER vont s accélérer pour les consolidations, pour atteindre des temps de transfert acceptables Facilité d utilisation L un des points forts du progiciel ASTER réside dans son interface utilisateur. La navigation à travers le système est aisée, et permet de passer d un module à l autre en un minimum de clics. Le menu d aide est complet mais rédigé dans un langage technique et pas assez facile à suivre. Les rapports sont également faciles à générer, en format PDF, HTML, RTF ou POSTSCRIPT. Les traitements de fin de période dans le programme ASTER semblent nécessiter peu de travail administratif. L équipe du progiciel ASTER a élaboré un programme de formation formel spécialement conçu pour les utilisateurs inexpérimentés Administration et Maintenabilité ASTER dispose des mécanismes de récupération intégrés pour le traitement automatique en fin de journée. Le produit ASTER dispose de fonctionnalités d archivage pour les données anciennes qui ne sont plus utilisées. Le produit ASTER ne propose aucun utilitaire permettant de sauvegarder aisément l application ou la base de données, et le système n exige pas non plus de sauvegardes complètes et régulières. Malgré la possibilité de paramétrage offerte, la non existence du code source constitue un handicap pour la maîtrise des évolutions du progiciel ASTER Portabilité ASTER est conçu pour fonctionner sur un réseau local (LAN), sur un réseau étendu (WAN) ou sur un réseau client/serveur. Plus spécifiquement, il fonctionne sur une plate-forme Windows NT, Novell Netware, Unix, Linux et Aix au moyen d un protocole de réseau Ethernet TCP/IP standard.

15 Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Page L Intégration Applicative du Système d Information des Finances Publiques Le paysage du système d'information de gestion des finances publiques est complexe, de par le nombre d'applications existantes, par la diversité des technologies, la variété des implantations, et du fait du nombre de liens (existants ou devant exister) et du volume des flux échangés ou devant être échangés. Ces systèmes ne sont pour l instant pas en mesure de s intégrer les uns aux autres que grâce à des acrobaties techniques. Le traitement et le stockage des données induisent par conséquence inefficacité et redondances. Des écarts importants existent pour la même donnée selon la source : SIGFiP ou ASTER. Aucune des applications ne fournit à elle toute seule tous les modules et l intégralité des fonctionnalités nécessaires à la gestion du budget, les utilisateurs recourent à des techniques de contournement des problèmes ou à des ressources coûteuses en temps et en argent, afin d obtenir l intégration désirée (cas de l élaboration du TOFE). Cloisonnée, la situation actuelle a débouché sur des applications dont l'intégration ne pouvait s'effectuer sans un investissement considérable en termes de ressources, de création, de maintenance et de prise en charge. L interface entre SIGFIP et le progiciel ASTER de tenue de la comptabilité générale ne permet actuellement qu un fonctionnement unidirectionnel, dans le sens SIGFIP vers ASTER. Le système d'information des finances publiques a ainsi atteint un certain stade de complexité et est confronté à un problème classique : comment intégrer les applications entre elles? Les solutions traditionnelles mises en œuvre actuellement n abordent le problème de l intégration entre applications que par les données : transferts périodiques de fichiers, partage de base de données, réplication et transformation des données utilisées par les applications Ainsi sont développées des solutions d'intégration spécifiques capables de répondre rapidement au besoin d'intégration : les applications se parlent alors en face à face (on dit encore en "point à point") via des interfaces qui doivent être paramétrées et maintenues une à une : c'est l'approche «spaghetti». Par rapport à la logique de développement d un nouveau système, cette approche est initialement peu coûteuse et rapide à mettre en œuvre, et a l avantage de s appuyer sur l existant. En revanche le nombre d'intégration point à point va augmenter de manière exponentielle lorsque de nouveaux systèmes doivent être intégrés, l'administration et surtout la maintenance deviendront problématique, les risques d'erreurs augmenteront, et les coûts totaux de changement (TCC, Total Cost of Change) vont s accroitre d autant. L EAI fournit une approche structurée à l'intégration qui a comme conséquence des solutions flexibles et évolutive.

16 Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Page 16 Les serveurs d'eai permettent de connecter des systèmes disparates à une plate-forme d'intégration unique, en utilisant une structure d'adaptation qui raccourcit les délais d'intégration, en diminue les coûts et simplifie l'introduction de nouveaux systèmes dans l'environnement. Le serveur d'eai (enterprise application intégration) se situe au niveau de la couche logicielle qui prend en charge le dialogue entre les applications. Quand les applications d'une organisation sont nombreuses et doivent échanger beaucoup de données, c'est "l'effet toile d'araignée schizophrénique" assuré si les applications échangent des données en "point à point" via des interfaces qui doivent être paramétrées et maintenues une à une. Il s'agit bien souvent de faire dialoguer entre elles des applications qui n'ont pas été conçues pour cela à l'origine. L'avantage des serveurs d'eai tient au fait qu'ils suppriment la nécessité d'élaborer ces intégrations point à point personnalisées entre systèmes La LOLF L adoption de la LOLF impactera beaucoup le SIGFiP et très peu ASTER. Cela impliquera de reprendre en partie le développement de SIGFiP car les règles de gestion vont changer. Le SIGFiP devra prendre en compte les prévisions et réalisations physiques que financières. L implication très tôt des informaticiens en charge du développement de SIGFiP dans le processus de l adoption de la LOLF est condition de réussite de la prise en compte par SIGFiP de la LOLF.

17 Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Page 17 III. OBJET DE L AUDIT ET RAPPEL MÉTHODOLOGIQUE 3.1. Champ et Limites de l Audit D après les termes de référence, le périmètre de l audit porte sur l exploitation des applicatifs SIGFiP, ASTER et WMoney. La mission d audit concerne les aspects organisationnels et techniques, relatifs à l exploitation du système d information de la chaîne des dépenses publiques : personnel, outils logiciels SIGFiP, ASTER, WMoney, équipements de traitement, équipements réseaux, sécurité. D après les Termes de Référence, la réalisation de cet audit devra faire apparaître : 1. un bilan de l existant en matière de logiciels produisant de l information sur la gestion du budget (aspects techniques et fonctionnels) ; 2. les modifications permettant la production automatique suivant les optiques des utilisateurs, du Tableau des Opérations Financières de l Etat (TOFE) par le système informatisé ; 3. les modifications permettant la production des comptes de gestion dans les douze mois suivant la clôture de l exercice ; 4. les propositions d adaptation des systèmes actuels aux nouvelles orientations ; 5. les cahiers de charges pour la mise en œuvre des réaménagements ; 6. les éléments de coût et de délais de mise en œuvre. L évaluation du système d information de la chaîne des dépenses étant orientée par rapport au nouveau cadre institutionnel et réglementaire caractérisé par les nouvelles orientations en matière de gestion budgétaire (LOLF, actualisation des nomenclatures budgétaires et comptables, déconcentration, décentralisation), le travail entrepris pour les besoins de notre audit n impliquait pas nécessairement les revues de niveau général du système d information de la chaîne des dépenses qui aurait pu garantir l identification de toutes les imperfections qui existent au sein de ce système. Par conséquent, les forces et faiblesses mentionnées dans ce rapport peuvent ne pas être les seules qui existent. Les forces et faiblesses que nous énonçons dans ce rapport sont celles que nous considérons comme étant les plus importantes Méthodologie Le cœur de la méthodologie d audit des applications repose sur la norme ISO 9126 qui définit six caractéristiques qui décrivent la qualité du logiciel :

18 Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Page 18 Capacité fonctionnelle : ensemble d attributs portant sur l existence d un ensemble de fonctions et leurs propriétés données ; les fonctions sont celles qui satisfont aux besoins exprimés ou implicites. Fiabilité : ensemble d attributs portant sur l aptitude du logiciel à maintenir son niveau de service dans des conditions précises et pendant une période déterminée. Facilité d utilisation : ensemble d attributs portant sur l effort nécessaire pour l utilisation et sur l évaluation individuelle de cette utilisation pour un ensemble défini ou implicite d utilisateurs. Rendement : ensemble d attributs portant sur le rapport existant entre le niveau de service d un logiciel et la quantité de ressources utilisées, dans des conditions déterminées. Maintenabilité : ensemble d attributs portant sur l effort nécessaire pour faire des modifications données. Portabilité : ensemble d attributs portant sur l aptitude du logiciel à être transféré d un environnement à l autre. L objectif a été de non seulement d évaluer les applications au regard des procédures en vigueur, mais également de les confronter au modèle référent. Pour réaliser l audit du système d information de la chaîne des dépenses publiques, les consultants ont suivi les étapes suivantes : 1. Réunion d ouverture avec le maître d ouvrage. 2. Prise de contact avec les différents acteurs et groupes de réflexion impliqués dans le processus de gestion des recettes et dépenses de l Etat. 3. Revue et analyse du référentiel documentaire. 4. Préparation et personnalisation des questionnaires d audit, critères, indicateurs et sources. 5. Entretiens et visites. 6. Recueil d éléments probants. 7. Etat des lieux général, avec les structures utilisatrices et les services informatiques concernés du système d information. 8. Réponse aux questions d audit. 9. Réalisation de tests et de simulations. 10. Analyse des réseaux et des systèmes. 11. Bilan de l exploitation des systèmes : mode d exploitation, interconnexion des sites, sécurité d accès, intégrité des données, fiabilité de fonctionnement. 12. Bilan des forces et faiblesses techniques des systèmes en place et de leur interfaçage. 13. Bilan sur les équipements techniques. 14. Examen des conditions de production automatique du TOFE par le système informatique.

19 Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Page Examen des nouvelles orientations béninoises en matière de gestion budgétaire. 16. Evaluation des outils actuels par rapport à ce nouveau cadre institutionnel et réglementaire. La mission d audit a donc débuté par une réunion d ouverture qui a lieu à la DGB avec le Responsable SIGFiP et son équipe. Lors de cette première réunion avec la DGB, des arrangements ont pris pour mettre la documentation nécessaire à disposition des experts avant le début du travail sur le terrain. La nature et la portée de l audit ont également précisées lors de cette réunion. Ensuite, des dispositions ont été prises afin d informer toutes les parties intéressées de l étendue de la revue qui sera effectuée, du calendrier établi et de prévoir des arrangements pour le déroulement de l audit. L analyse documentaire a aussi permis d approfondir le champ d investigation et d apporter les preuves matérielles et pertinentes pour évaluer les indicateurs. La collecte de données s est faite sur base de différentes méthodes : collecte de documents et entretiens individuels, enquête par questionnaires, focus groups, panel d experts et audit plus approfondi de SIGFiP et ASTER. L information permettant d alimenter les indicateurs propres aux questions d audit a d'abord été recueillie. Puis les données relatives aux indicateurs correspondant à un même critère ont été regroupées et analysées en vue de porter un jugement sur le critère concerné. Les auditeurs ont alors analysé les critères de jugement propres à chaque question évaluative afin d'apporter une réponse à la question. Enfin, ils ont effectué une évaluation globale de la chaîne des dépenses. La limite à laquelle l équipe d audit a été confrontée est la non disponibilité de certains directeurs de la DGB et de la DGTCP, en cette période caractérisée à la fois d une part par le vote d un collectif budgétaire et le dépôt à l assemblée nationale du budget de l année Néanmoins, l équipe a trouvé suffisamment d informations pour apporter une réponse aux questions d audit sur base des critères de jugement retenus.

20 Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques Page Equipe d Audit Les Principaux responsables de la réalisation de l audit sont : Nom et Prénoms Qualifications Fonction Dr DISSOU Jamâl-Dine Docteur en Ingénierie Informatique Chef de Mission DJOSSOU Justin Consultant en Finances Publiques Membre EYEBIYI C. Hubert-Gustave Consultant en Finances Publiques et Comptabilité Publique Membre DEGBOUE Fulgence Ingénieur en Informatique Membre GOUDJANOU Cossi Joël Ingénieur en Informatique Membre

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