Programme National de Volontariat des Jeunes

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1 RAPPORT SEMINAIRE D INTEGRATION DE LA PREMIERE PROMOTION DES JEUNES VOLONTAIRES RENFORCEMENT DES CAPACITES DU DISPOSITIF D ENCADREMENT/SUPERVISION ET DE COORDINATION DES MISSIONS DE VOLONTARIAT NATIONAL (BUJUMBURA RURAL, GITEGA ET NGOZI) Gitega, du 20 au 24 avril 2015 Gitega, du 20 au 24 avril 2015 Programme National de Volontariat des Jeunes Mai 2015

2 RESUME ANALYTIQUE Dans le cadre du Programme National de Volontariat des Jeunes, PNVJ en sigle, mise en œuvre par le Gouvernement du Burundi via le Ministère de la Jeunesse des Sports et de la Culture avec l appui du Programme des NationsUnies pour le Développement (PNUD) et programme des Volontaires des Nations Unies (VNU), un séminaire d intégration de la première promotion des jeunes volontaires et de renforcement des capacités du dispositif de coordination et d encadrement des jeunes volontaires a été organisé. Le but de ce séminaire d intégration est d améliorer les connaissances et les compétences des jeunes volontaires ainsi que les structures d accueil sur les missions de volontariat, le volontariat national, et la gestion des volontaires. Ce séminaire a eu lieu à Gitega du 20 au 24 avril 2015 et a connu la participation de quatrevingtdixneuf (99) jeunes volontaires et quatrevingtdouze (92) superviseurs provenant des Structures d accueil des provinces pilotes du projet. Il s agit entre autre de : Bujumbura rural, Gitega, et Ngozi. Une méthodologie variée a été utilisé pour la mise en œuvre de ce séminaire. Le model «apprentissage par action» a été utilisé pour développer le processus de mis en œuvre de ce séminaire. Pendant le séminaire, les techniques suivantes ont été utilisé: les présentations PowerPoint ; séances de démonstration des compétences et des connaissances ; partage d expérience par les participants ; travaux en groupe, présentation en plénière et échanges/débats. Cette méthodologie a permis une participation très active, réponses effectives aux attentes des participants et l atteinte des résultats du séminaire. Les participants ont acquis des nouvelles compétences et connaissances pour rendre effectif les missions de volontariat national. Toutefois, suite aux leçons apprises et l évaluation du séminaire par les participants, les recommandations ont été faites à l endroit de l équipe du PNVJ, jeunes volontaires et leurs superviseurs. En effet, chacune des parties doit jouer son rôle afin que les missions de volontariat national soient effectives. 1

3 TABLE DES MATIERES RESUME ANALYTIQUE... 1 TABLE DES MATIERES... 2 I. INTRODUCTION... 4 II. LE BUT ET LES OBJECTIFS... 5 II.1. Le but... 5 II.2. Les Objectifs... 5 III. LA METHODOLOGIE... 5 IV. LES ACTIVITES DU SEMINAIRE... 6 Activités 1 : Présentation de l Agenda de la semaine ainsi que l accueil et analyse des attentes... 7 Activités 2 : Présentation du Programme National de Volontariat... 7 La deuxième journée... 8 Activité 3 : Notion sur la mission de volontariat... 8 Activité 4 : Comment rendre plus effectif une mission de volontariat... 8 Activité 5 : Présentation sur la mission et communication du jeune volontaire dans le milieu d accueil... 9 Activité 6 : Autonomisation du jeune volontaire après la mission de volontariat Activité 7 : Formation en compétence de paix Activité 8 : Procédures administratives Activité 9 : Comment rendre effectif la mission de volontariat avec les superviseurs des structures d accueil Activité 10 : Apport du PNVJ Activité 11 : Présentation de l outil de l identification des besoins en formation pour les volontaires Activité 12 : Récapitulation des sessions du séminaire V. LES OUTPUTS DU SEMINAIRE VI. LES LECONS APPRISES ET CONCLUSION

4 VII. RESULTATS DE L EVALUATION VIII. RECOMMANDATIONS Annexes Annexe 1 : Termes de référence du séminaire Annexe 2. Liste des participants à scanner

5 I. INTRODUCTION Le Programme National de Volontariat des Jeunes au Burundi (PNVJ) se présente comme l outil de mobilisation et d engagement des jeunes volontaires dans la mise en œuvre des initiatives ou actions qui visent l amélioration de la participation de la jeunesse dans les projets/programmes de développement, de la cohésion sociale et consolidation de la paix au Burundi. La mise en œuvre du PNVJ est basé sur trois composantes à savoir : Information et Formation ; Autonomisation et ; Environnement propice. La composante d information/formation vise le renforcement des capacités, soit à travers des formations spécifiques, soit à travers le travail sur la mission de volontariat effectué par les volontaires, avec un appui sur la capacité d encadrement/supervision des structures d accueil. Donc, cette composante prévoit trois niveaux de formation à savoir la formation au début, pendant et vers la fin de la mission de volontariat. C est dans l optique de la formation au début de la mission de volontariat que le PNVJ a organisé du 20 au 24 avril 2015 à Gitega (Helena Hôtel) «le séminaire d intégration de la première promotion des jeunes volontaires : renforcement des capacités du dispositif d encadrement/supervision et de coordination des missions de volontariat national. Cette activité de formation s inscrive dans le produit 4 du plan de travail annuel 2015 du programme conjoint. Les catégories de participants de ce séminaire étaient : les deux points focaux du Ministère de la Jeunesse, des Sports (MJSC) et de la Culture pour le PNVJ ; tous les membres de l équipe technique du PNVJ ; trois présidents des comités provinciaux indépendants ; 99 jeunes volontaires déjà déployés et ; 92 représentants des Structures d Accueil (les superviseurs directs des volontaires). Ces participants ont été sélectionnés par rapport à leur rôle direct dans la mobilisation, encadrement et supervision des missions de volontariat national. L équipe technique du PNVJ avec les deux points focaux du MJSC pour le PNVJ ont organisés 04 séances de travail sur l organisation du séminaire. En effet, pendant ces séances, les différents thèmes étaient développés, les rôles et responsabilités partagées, la validation des contenus des modules développés par les facilitateurs (personnel du PNVJ), et le suivi et la mise en œuvre des actions, leçons et recommandations des séances précédentes. Les activités de formation étaient basées sur comment rendre effectif la mission de volontariat national. Les approches, processus, compétences, et outils ont été élaboré et utilisé lors de la facilitation de chaque session. Ce rapport est organisé en huit parties. La première partie introduit le rapport et la deuxième mentionne l objectif du séminaire et les résultats escomptés. Les troisième et quatrième parties respectivement expliquent les méthodologies utilisées et les activités de formation mises en œuvre pendant le séminaire. La cinquième partie énonce les outputs du séminaire. La sixième partie conclue le rapport avec les leçons apprises alors que la septième partie fait une évaluation du séminaire. La 4

6 dernière partie faite une proposition des actions à être mises en œuvre pour améliorer l organisation des prochains séminaires d intégration des jeunes volontaires. II. LE BUT ET LES OBJECTIFS Cette partie présente le but ainsi que les objectifs du séminaire. II.1. Le but Le but de ce séminaire d intégration est d améliorer les connaissances et les compétences des jeunes volontaires ainsi que les structures d accueil sur les missions de volontariat, le volontariat national, et la gestion des volontaires. II.2. Les Objectifs A la fin de ce séminaire, les participants devraient être capables de : Expliquer le volontariat ainsi que ses valeurs et principes; Expliquer les rôles des jeunes volontaires, structures d accueil et l équipe technique du PNVJ dans la mise en œuvre et la gestion du dispositif du volontariat ; Elaborer un plan d action pour la mise en œuvre d un processus de gestion des jeunes volontaires ; Utiliser les différents moyens pour la collecte et le partage des leçons apprises ainsi que des meilleures pratiques. III. LA METHODOLOGIE L approche utilisé pour ce séminaire est celle du cycle ou model «d Apprentissage par Action» basant sur l amélioration des connaissances, compétences et attitudes par rapport aux missions de volontariat. A cet effet, les facilitateurs ont utilisés les techniques suivantes : les présentations PowerPoint, supports audiovisuels ; le brainstorming, les discussions/échanges, et les travaux en groupe pour renforcer la participation des participants. En outre, les participants ont été attribués des rôles tels que la gestion du temps, la démonstration de certains principes du volontariat, et le partage d expérience visàvis la gestion et supervision des volontaires. L approche et les techniques utilisées ont permis une amélioration de la mise en œuvre des activités, la participation active des participants, et l atteint des résultats avec une grande satisfaction des participants. Les résultats de l évaluation (faite par les participants) du séminaire se trouvent à la septième partie du présent rapport. Comme mentionné dans la partie introductive de ce rapport, l équipe technique du PNVJ avec les deux points focaux du MJSC pour le PNVJ ont tenus 04 séances préparatoires visant une meilleure organisation de ce séminaire. Pendant ces séances préparatoires, les actions suivantes ont été faites : Identifié, documenté et développé les thèmes et les modules de formation ; 5

7 Formulé et validé le contenu d informations à partager avec les participants et préparer la logistique nécessaire ; Communiqué les objectifs de la mission aux participants par le biais d une lettre d invitation ; Facilité et animé les séances d intégration (d information et de formation) pour les volontaires et les structures d accueil. Signalons que le séminaire s est déroulé en trois temps : d abord du lundi au jeudi les sessions qui étaient réservées aux jeunes, ensuite jeudi : session réservée à la structure d accueil, enfin, vendredi il y a eu une session commune avec les jeunes volontaires ainsi que leurs superviseurs. Cette méthodologie a été adopté pour échanger sur des connaissances et compétences spécifiques aux volontaires et aux superviseurs des volontaires, mais en même temps échangé sur les attentes communes. IV. LES ACTIVITES DU SEMINAIRE Cette partie présente les activités de formation qui ont été mises en œuvre et seront présentées par journée de la semaine du séminaire. La première journée La première journée a débuté par des voyages et installation des participants y compris l équipe du PNVJ avec ses deux points focaux du MJSC. Mot d Ouverture Avant le début des activités proprement dites, le séminaire a débuté par un mot d ouverture prononcé par le représentant du Ministre ayant la jeunesse dans ses attributions, qui a remercié toutes les parties prenantes, en particulier les autorités administratives des provinces constituant la zone d action du projet car elles n ont ménagé aucun effort pour faciliter la mise en œuvre des activités de ce programme. Il a poursuivi en rappelant aux jeunes que le PNVJ est un outil indispensable et d engagement et de mobilisation de la jeunesse autour des initiatives de développement et de cohésion sociale. La formation vient à temps nommé car les jeunes volontaires venaient de passer plus d un mois à leurs missions dans les différentes structures d accueil et a été organisé dans le cadre du renforcement des capacités des jeunes volontaires et des responsables des structures d accueil en matière du volontariat, atil ajouté. Il a terminé son allocution, en informant les jeunes que le PNVJ ne ménagera aucun effort pour les appuyer notamment par le renforcement de vos capacités. Il a également rappelé que le rayonnement, l émergence et la promotion du volontariat au niveau des communautés de base émaneront des efforts conjugués de toutes les parties prenantes. 6

8 Activités 1 : Présentation de l Agenda de la semaine ainsi que l accueil et analyse des attentes Le séminaire a commencé avec une présentation liminaire dans le cadre du séminaire dont l objectif principal était d informer les participants sur les objectifs et contexte de la présente activité. Au cours de cette session, les attentes des participants ont été recueillies, les normes de travail ont été définies, les rôles ont été également attribués aux participants 1. Après cette présentation, les participants ont été organisés par un groupe de cinq personnes pour qu ils puissent résumer leurs attentes. Ensuite, ces attentes recueillies ont été groupé comme suites : 1. Acquisition des connaissances et compétences pour rendre effective la mission de volontariat ; 2. Création d un environnement propice pour la mission de volontariat. 3. Création d emplois pour les jeunes par les jeunes. Notons que la formation vise le renforcement de capacité au niveau des connaissances, compétences, et le changement d attitudes des parties prenantes dans la mission de volontariat. Les thèmes suivants ont été développés : Présentation du PNVJ, Notion sur la mission de volontariat, Comment rendre plus effective une mission de volontariat, Mission et communication du jeune volontaire dans le milieu d accueil, Autonomisation du jeune Présentation de l agenda du séminaire volontaire après la mission de volontariat, Procédures administratives, présentation de l outil d identification des besoins en formation dans le cadre de la mission volontariat. Activités 2 : Présentation du Programme National de Volontariat L objectif de cette activité était d améliorer la connaissance des jeunes volontaires sur la mise en œuvre des activités du PNVJ. A cet effet, une présentation PowerPoint sur le PNVJ a été utilisée avec son contenu comportant : le contexte et justification, l objectif du Programme, sa stratégie de mise en œuvre, le système de mobilisation et de suivi des affectations ainsi que la mise en œuvre effective, le triple rôle des volontaires (à savoir : Leadership, Bénéficiaire, Volontariat), les participants et bénéficiaires, les progrès vers les résultats, et les principales conclusions. 1 Rôles attribués aux participants: gestion du temps, et chargés de l animation. 7

9 Après cette présentation, il y avait des sessions de questions/réponses et d échanges entre les participants et l équipe technique du PNVJ (y compris les deux points focaux). La deuxième journée Activité 3 : Notion sur la mission de volontariat A l issu de cette session, les jeunes volontaires devraient : Comprendre les principales notions relatives au volontariat, Comprendre et vivre les principes et valeurs du volontariat Prendre conscience des attentes du PNVJ et des Structures d accueil visàvis d eux. Au cours de cette session, des échanges sur différents concepts relatifs au volontariat, les principes/valeurs du volontariat et les rôles/responsabilités des volontaires. Ainsi, les participants étaient amenés à se prononcer sur ces différents concepts, sur ce qu ils entendaient par principes/valeurs du volontariat et sur les missions qui les incombaient. Après les interventions de quelques participants, un lien entre les propositions des participants et ce qui avait été préparé sur power point a été fait. Le thème comportait les principales articulations suivantes : o Notions de volontaire et volontariat ; o Principes/valeurs et fondement du volontariat ; o Les trois rôles du jeune volontaire (la participation civique). Les participants ont partagé les contraintes auxquelles ils font face au cours de leur mission à savoir : le travail exagéré même le dimanche, longues distances entre le lieu de travail et l habitation environ 10km/jour, difficultés liées au déplacement des jeunes volontaires. De plus, il y a également eu des échanges relatifs aux rôles et responsabilités, bénéfices du volontariat, etc. Cette session a également permis aux participants d acquérir des connaissances en rapport avec leur statut, les valeurs et principes sur lesquels se basent la mission de volontariat. Grace à cette session, les participants ont eu des informations par rapport au volontariat, leur statut et les rôles/responsabilités des volontaires. Nous avons également constaté que cette activité avait enregistré un retard vu que les participants se posaient beaucoup de questions par rapport aux aspects cihaut cités. En outre, ils se posaient beaucoup de questions relatives à leurs droits et devoirs, etc. Activité 4 : Comment rendre plus effectif une mission de volontariat Cette session avait pour objectif d améliorer les connaissances et compétences des jeunes sur leur rôle de rendre plus effectif une mission de volontariat. La session a débuté par un brainstorming où les participants ont été invité de proposer des actions sur Comment rendre effective la mission de volontariat. 8

10 Nous avons ensuite procéder à un exercice en groupe. Le résumé de la proposition faite est : la maîtrise du cahier de charge, planification mensuel du travail et le travail en équipe avec le personnel de sa structure d accueil. Grace à la session, les jeunes volontaires ont compris que chaque partie prenante à un rôle à jouer pour rendre effective la mission de volontariat. Résultat des travaux en groupe Toutefois, d après les témoignages des participants, ils ont partagés des inquiétudes par rapport au : problème lié à l insuffisance des outils de travail des jeunes volontaires qui handicapent leur travail ; le nonrespect des engagements par les structures d accueil et le PNVJ ; le nonrespect du cahier de charge. Activité 5 : Présentation sur la mission et communication du jeune volontaire dans le milieu d accueil La session avait trois objectifs à savoir : Identifier les différentes formes de communication ; Cerner les obstacles liés à la communication ; Appliquer les stratégies apprises pour contourner les obstacles liés à la communication dans le milieu professionnel. L approche utilisée était la présentation sur PowerPoint ainsi que le brainstorming et les échanges. La formation s articulait sur les points suivants : Qu estce que la communication? ; Différentes formes de communication ; La communication non violente ; Comment écouter ; Les avantages de la communication en milieu professionnel ; Les obstacles à la communication ; Mission du volontaire et communication. 9

11 Session d échanges La présentation PowerPoint Ainsi, au cours de cette session, les participants ont pu comprendre ce que c est la communication et ses différentes formes. Quant à la méthode de la Communication Non Violente, elle se résume comme un cheminement en quatre temps : Observation (O) : décrire la situation en termes d'observation partageable ; Sentiment et attitudes (S) : exprimer les sentiments et attitudes suscités dans cette situation Besoin(B) : clarifier le(s) besoin(s), Demande (D) : faire une demande respectant les critères suivants : réalisable, concrète, précise et formulée positivement. Si cela est possible, que l'action soit faisable dans l'instant présent. Le fait que la demande soit accompagnée d'une formulation des besoins la rend négociable. Pour mieux communiquer, il faut aussi savoir bien écouter. C est ainsi qu au cours de cette session nous avons mis un accent particulier sur les bonnes manières pour écouter et sur comment mal écouter. Ainsi, pour bien écouter, il faut : Se montrer disponible à écouter: regarder celui qui parle, montrer des signes de faire attention à ce que l autre dit par le hochement de la tête par exemple ou par le sourire, faire une reformulation de ce que l autre vient de dire. Cette reformulation a entre autres avantages : Elle démontre à l autre que vous faites un effort pour le comprendre, ce qui lui permet de préciser ou de corriger si vous avez mal compris ; Elle aide la personne écoutée à se situer, à avoir une idée plus claire, plus objective de ce qu elle veut dire. Cependant, d un autre côté, certaines attitudes sont de nature à ne pas favoriser une bonne communication. C est notamment : Ecouter alors que ses pensées sont ailleurs, en faisant semblant d écouter 10

12 Ecouter en étant sur ses gardes, (écoute défensive), comme si les propos de notre interlocuteur nous menaçaient. Vouloir à tout prix exprimer ses idées, ce qui cause de très nombreuses interruptions dans les conversations. Vouloir n écouter que ce qui nous intéresse dans les commentaires de l autre, que ce qui va dans le sens de nos idées, de nos opinions, éliminant par le fait même tout le reste. on peut carrément vouloir éviter certains sujets, faisant semblant d écouter, mais oubliant aussitôt ce qui vient d être dit. Toutes ces attitudes que nous venons de présenter cihaut ont été décrites comme étant de nature à influencer la communication. Les participants ont également compris que la communication en milieu de travail comporte pas mal d obstacles. Dans le milieu professionnel se rencontrent des gens de cultures différentes, avec chacun son histoire, ses problèmes, ses émotions et sentiments et tout cela peut faire obstacle à la communication. Des conseils ont été par la suite donnés promouvoir une bonne communication en milieu de travail. C est entre autres : Savoir mieux communiquer avec les superviseurs ; Utiliser chaque fois qu il se peut les techniques de la communication non violente. Les participants ont eu l opportunité d être informé sur les outils utilisés au niveau de la communication interne repris dans le tableau suivant : 11

13 La communication descendante Le journal interne Le tableau d affichage La réunion interne La note de service La circulaire Le téléphone L L intranet La communication ascendante La boîte à idées La boîte à idées informatique Le sondage L affichage interne La tribune libre dans le journal interne La réunion interne de service L échange verbal La lettre ouverte Le teambuilding Le brainstorming L L intranet La communication horizontale Les rencontres interservices Les réunions de réflexion ou de travail L affichage interne La note d information Le journal interne Les sessions de teambuilding La convention Le brainstorming Les cercles de qualité L Skype Les systèmes d information géographique (SIG) L intranet Les outils de la communication orale La conversation formelle et informelle La conversation faceàface La conversation téléphonique L entretien de personnel Le discours La présentation (souvent par PPT) Table 1 : Les outils utilisés au niveau de la communication interne Grace aux échanges, nous avons appris que plus de la moitié des participants n ont pas accès à l internet ce qui est un défis énorme en matière de nouvelles technologies d information et de communication. Ils ont également été informés sur quelques règles pour la création des présentations PowerPoint. En analysant le déroulement de la formation, il importe de souligner que la session a été intéressante en général et la communication non violente a été en particulier vu l attention qui a été réservée à ce thème. 12

14 La troisième journée Activité 6 : Autonomisation du jeune volontaire après la mission de volontariat Cette session avait comme objectif d améliorer les connaissances et compétences des jeunes volontaire sur le développement et la mise en œuvre des initiatives génératrices de revenus (l entrepreneuriat) afin qu ils puissent être autonome. L activité a commencée avec un partage d expérience entre les volontaires sur ce qu ils attendent par autonomisation. Suite à ces échanges, était une présentation PowerPoint sur «autonomisation des jeunes volontaires». La présentation était essentiellement basée sur les points suivants : Le défi ; Le moteur de réussite ; Comment devenir autonome ; Etapes à suivre pour élaborer un projet. Après la présentation, une séance d échangedébats a été menée. La plupart des questions étaient centrée sur les étapes à suivre pour élaborer un projet mais aussi les préoccupations liées à la création des initiatives génératrices de revenus suite au manque de capital. Comme réponse, le PNVJ et les volontaires se sont accordés sur une activité d épargne à laquelle les volontaires vont avoir une épargne mensuelle obligatoire. Ce programme d épargne aidera les volontaires à constituer une association d épargne donc une base de capital pour pouvoir démarrer leurs initiatives génératrice de revenus. En outre, les volontaires ont souhaités développer et exploiter leurs talents et compétences dont disposentils ainsi que leur motivation. A cet effet, un exercice sur l élaboration d une initiative génératrice de revenus a été fait. Les volontaires étaient organisés en groupe de 15 autours de différentes problématiques identifiées par les facilitateurs et il revient aux groupes de suivre le canevas de l élaboration du projet. Après, chaque groupe a présenté son travail avec des commentaires ou suggestions des volontaires d autres groupes ceci pour encourager le travail en équipe et le partage d expérience parmi les volontaires. De façon générale, elle consistait à éveiller la conscience des jeunes burundais par rapport à l entrepreneuriat et cela pour faire face au chômage qui sévit dans notre pays. Cette session a contribué à donner des propositions clés pour que la jeunesse puisse être épargnée du chômage qui l entrave. 13

15 Travaux en groupe sur la conception des projets, créatrice d emplois Présentation des résultats des travaux en groupe 14

16 Activité 7 : Formation en compétence de paix Cette session avait un double objectif de : améliorer la connaissance et compétence de paix chez les volontaires et ; inciter les volontaires à utiliser les connaissances et techniques acquises pour gérer les conflits en milieu du travail et dans les communautés d intervention. La méthodologie utilisée se focalise sur le brainstorming, les échanges et le jeu de simulation. La session a débuté par un jeu qui consistait a invité cinq participants à danser en contournant quatre chaises et une fois que la musique s arrêtait chaque jeune devrait s asseoir ; Celui qui n avait pas de chaises était éliminer. Cinq volontaires dansants autours de quatre chaises Un volontaire gagne la compétition Après le jeu, il y a eu des échanges sur le comportement des participants au jeu par les observateurs (les volontaires qui ne participaient pas) et ensuit les sentiments ou émotions des participants au jeu par rapport à leur expérience pendant le jeu. En effet, le but de ces échanges était pour amener les volontaires à pouvoir réfléchir et analyser une situation de conflit avant de prendre des décisions adéquate. Le facilitateur a développé les aspects suivants : Niveaux de conflits ; Analyse d un conflit ; Identification des parties en conflit ; Les attitudes adoptées face au conflit ; Les techniques de résolution des conflits. Au cours de cette session, le facilitateur a dessiné une image qui était interprété de façons différentes par les participants. Trois groupes se sont formés : le premier groupe a pensé qu il s agissait d une souris, le deuxième un chat, et le troisième une un mouton. Et de là est né un conflit étant donné que chacun groupe voulait défendre sa position. Avant de terminer la session, les participants ont été invité à faire une simulation sur la médiation cas d un conflit foncier: bornage en tenant compte des connaissances qu il venait d acquérir. 15

17 Inventer un conflit foncier entre deux personnes voisines : Groupes des parents ; Groupes des notables ; Groupes des voisins ; Groupes des enfants issus des deux familles ; Groupes des observateurs. Grace à cette session, les participants ont compris la notion de conflits et les techniques relatives à la résolution des conflits. Simulation sur la médiation La quatrième journée Activité 8 : Procédures administratives La session consistait à vulgariser les procédures administratives du PNVJ relatives à la gestion et suivi des jeunes volontaires en mission et avait comme objectifs : 1. Informer les jeunes volontaires sur les procédures administratives du PNVJ leur réservées ; 2. Inciter les jeunes volontaires à se conformer aux procédures administratives du PNVJ et des structures d accueil respectives. Les points essentiels traités au cours de la session sont : Les sources et principes des procédures administratives, Les procédures de recrutement des jeunes volontaires, Le déploiement des jeunes volontaires, Les règles de conduite à suivre par les jeunes volontaires pendant leur mission, Conditions de séparation des jeunes volontaires après leur mission. Après la présentation, des échangesdébats ont été menés. La grande partie de discussion tournait autour des procédures de paiement des frais de déplacement mensuels. Etant donné que le paiement sera effectué par les guichets de la BCB dans toutes les provinces, et que, probablement la banque se disponibiliserait pour une seule journée, les jeunes demandes à ce que la période de paiement soit étendue au moins à une semaine. Une autre question concernait le lieu de paiement des jeunes volontaires en mission en Province Bujumbura Rural. Compte tenu de la situation géographique de cette province, les jeunes ont proposé que leur paiement soit effectué à travers les bureaux postaux. Malheureusement, tous les participants se sont mis d accord que, en considération des procédures administratives du PNUD 16

18 auxquelles le PNVJ doit se conformer, le paiement sera effectué par un guichet de la BCB à Bujumbura Mairie. La session a permis que tous les jeunes en mission soient informés sur leur droits et devoirs depuis le recrutement jusqu à la fin de leur mission. Ils sont également informés sur les conduites à mener au courant de leur mission. Dans le cadre de mieux assurer la communication et le suivi des jeunes volontaires, une fiche de désignation des personnes de contact a été conçue et complétée par chaque volontaire en mission. Avant la session, les jeunes ont eu des confusions sur les procédures et conduites à suivre pendant leur mission. Activité 9 : Comment rendre effectif la mission de volontariat avec les superviseurs des structures d accueil Après avoir échangé avec les jeunes volontaires sur «Comment rendre effective la mission de volontariat», nous avons par la suite échangé avec leurs superviseurs sur la même question. Donc, l objectif de cette session était d explorer avec les structures d accueil des jeunes volontaires «comment rendre effectif la mission de volontariat nationale». Cette session a débuté par la présentation faites par les coordonnateurs provinciaux sur l état des lieux du PNVJ dans leurs provinces respectives. Les principales contraintes qu ils ont évoquées sont : Certaines structures d accueil de la province de Gitega qui n étaient pas prêtes à accueillir les jeunes volontaires : Du Centre URUMURI, l Association Espoir pour la promotion du Leadership ; Certaines structures d accueil cela province Ngozi qui considérait les jeunes volontaires comme des experts. Il s agit de : APDH, Province, ACEAD ; Un responsable de centre pour jeune qui s est fait recruter comme volontaire dans la province de Bujumbura Rural à MugongoManga ; Par rapport à l objectif de la session, les principaux aspects évoqués sont les suivants : Accueil et intégration du jeune volontaire ; Identification et octroie du matériel nécessaire ; Identification des besoins en formation ; Planification des activités ; Mise en place d un mécanisme de suiviévaluation ; Redynamisation des comités provinciaux ; Collaboration entre les parties prenantes. Les superviseurs ont également recommandé ce qui suit : Identifier les attentes à partager à la deuxième promotion ; 17

19 Organiser des sessions d échanges entre les superviseurs et volontaires au niveau des provinces. Cette session a été clôturée par une présentation sur le coaching, ensuite il y a eu une session d échange et discussion avec (et entre) les participants, ce qui a permis aux participants de partager leurs expérience en coaching. Après, une opportunité était donné aux participants de pratiquer le coaching, réfléchir sur l expérience concernant cette pratique, tirez des leçons et prendre des décisions pour l avenir. Cette méthodologie a renforcé la participation active et l apprentissage des participants par rapport au sujet. L objectif de la session était de permettre aux participants de : Améliorer les connaissances en coaching; Utiliser des outils pour soutenir le processus du coaching des jeunes volontaires; Tirer des leçons afin de proposer des perspectives sur les missions des jeunes volontaires. Les activités étaient : Connaissance en coaching Définition du coaching. Définition du mentorat. L importance du coaching. La pratique du coaching Le model «GROW» a été utilisé pour expliquer le processus du coaching. 3 groupes (de 2 personnes chacun) pour pratiquer le coaching pendant 10 minutes et le reste des participants ne va rien faire. Après, les participants ont échangé sur les questions suivantes: Le coach : Qu avezvous ressentis en tant que coach? Le coaché : Qu avezvous ressentis en tant que coaché? Les observateurs : Qu avezvous ressentis à ne rien faire? Cinquième journée Activité 10 : Apport du PNVJ Cette présentation PowerPoint sur l apport du PNVJ avait pour objectif d informer les participants de l apport du PNVJ dans le cadre de la mission de volontariat au Burundi. Suite à la présentation, il avait des échanges qui ont permis aux participants de mieux comprendre les objectifs et la stratégie du Programme conjoint. 18

20 Au cours de cette session, les points suivants ont été abordés : Les défis ; La réponse du PNVJ ; Etat d avancement ; Perspectives. Grace à cette session, les participants ont pu comprendre le Programme en général et son apport en particulier vu qu il y avait certains superviseurs et jeunes volontaires qui ne maitrisaient la contribution du PNVJ. Concrètement, l apport du PNVJ se résumé dans le tableau cidessous commesuit : Rôles Les jeunes en tant que leaders Les jeunes en tant que volontaires Les jeunes en tant que bénéficiaires Formation et éducation Valeurs de volontariat, engagement civique, compétences Composantes L autonomisation Changement de comportement du jeune volontaire et prépare son insertion sociale et professionnelle après sa mission Environnement propice Les ressources et le soutien nécessaire apportés par les parties prenantes Activité 11 : Présentation de l outil de l identification des besoins en formation pour les volontaires Dans le cadre de la mission de volontariat, il existe trois niveaux de formation à savoir la formation avant, pendant, et vers la fin de la mission de volontariat. Ledit outil sera utilisé au deuxième niveau de formation à savoir la formation pendant la mission qui consiste à mettre en place des programmes spécifiques de renforcement des capacités des jeunes volontaires par secteur et a pour objectif de renforcer les capacités des jeunes volontaires pour assurer l efficacité et l efficience de leurs missions. Grace aux discussions, les participants ont pu s exprimer sur les points suivants : Inquiétudes par rapport à l utilité de l outil et à son usage : les participants se demandaient comment ils vont procéder à la formation des jeunes affectés dans les structures d accueil. A cet effet, la facilitatrice de la séance appuyée par l équipe du PNVJ a clarifié que l outil sera utilisé par les superviseurs directs et les jeunes volontaires pour identifier les besoins en 19

21 formation des jeunes volontaires en tenant compte des compétences techniques mais également de leur carrière. Activité 12 : Récapitulation des sessions du séminaire La dernière présentation qui a été faite dans le cadre du séminaire est relative à la récapitulation des sessions qui ont été animée au cours du séminaire poursuivi par l évaluation de la formation ainsi que la prise de la photo de famille. Mot de clôture du séminaire Le séminaire a été clôturé par un mot de clôture qui a été prononcé par Alice NDUWIMANA, la Directrice du PNVJ. Elle a réitéré ses remerciements à toutes les parties prenantes et tous les acteurs au développement qui se sont pleinement investis pour l implémentation de ce programme et particulièrement pour la réussite de cette activité. «La nation burundaise à tant besoin de vos énergies pour le développement et la consolidation de la paix atelle rappelé». Elle les a invités à être des leaders positifs dans vos communautés et les porte flambeaux de ce programme dans vos communautés d intervention. Quant aux représentants des structures d accueil, elle a dit qu elle a la certitude que la collaboration entre eux et les jeunes volontaires était déjà bonne mais d ores et déjà les deux journées d échange seront d une grande valeur ajoutée pour l amélioration de cette collaboration au sein des structures d accueil. V. LES OUTPUTS DU SEMINAIRE Les outputs du séminaire sont les suivants : Les participants ont acquirent les connaissances et les compétences en volontariat ainsi que ses valeurs et principes; Les participants ont acquirent les connaissances et les compétences sur la gestion du processus de la mission de volontariat national ainsi que les outils (format du plan de travail mensuel, canevas du rapport de la réunion de supervision mensuelle, et format de conception des initiatives génératrices de revenus) à être utilisés ; Les participants ont acquirent les connaissances sur les rôles des jeunes volontaires, structures d accueil et l équipe technique du PNVJ dans la mise en œuvre et la gestion du dispositif du volontariat ; Le rapport du séminaire. 20

22 VI. LES LECONS APPRISES ET CONCLUSION Pour identifier et développer les leçons apprises, l équipe du PNVJ a utilisé l approche «STOP STARTCONTINUE». En effet, les leçons apprises sont considérer ici comme les actions qu il faut : arrêter de faire parce qu elles ne sont pas productives ; commencer de faire pare qu elles peuvent être utiles ; continuer de faire parce qu elles étaient productives. Dans ce contexte, pour les prochains séminaires d intégration, il faut : 1. Continuer à : a. Mettre en œuvre toutes les activités planifiées mais en accordant beaucoup plus du temps pour les sessions telles que l autonomisation, communication, et le coaching ; b. Encourager les superviseurs des volontaires à utiliser le processus du coaching pour appuyer les jeunes volontaires dans leurs missions ; c. Attribuer les rôles et responsabilités aux participants du séminaire. 2. Commencer à : a. Impliquer les points focaux du MJSC dans l élaboration des modules dès le début de l activité ; b. Impliquer le PNUD et VNU dans les activités de planification et de mise en œuvre des séminaires à venir ; c. Développer les activités de formations spécifiques à chaque province pilote du PNVJ ; d. Utiliser les clés USB pour enregistrer et partager les modules avec les participant ; e. Développer les notes de facilitation par facilitateur pour chaque module ; f. Orienter la session en compétences de paix en milieu du travail que dans la communauté en générale. En conclusion, à travers les activités planifiées et mises en œuvre, le but et les objectifs ont été atteints avec les livrables tangibles. Le séminaire a aussi répondu aux attentes des participants qui étaient très satisfaits de l organisation du séminaire. Ce séminaire d intégration a été jugé très important par les participants et que d autres partenaires peuvent y investir afin de tirer profit de son impact dans la gestion des missions de volontariat national. 21

23 VII. RESULTATS DE L EVALUATION A la fin du séminaire, une évaluation a été faite et les avis/commentaires des participants ont porté sur les trois aspects suivants : 1. Les expériences/thèmes d apprentissage les plus importantes de la formation. De façon générale, les participants ont apprécié les contenus des modules cihaut mentionnés et particulièrement l Autonomisation des jeunes et plus précisément l élaboration des projets. Concernant le thème «Comment rendre effectif la mission de volontariat», les aspects liés à la planification du travail du jeune volontaire, à la considération du jeune volontaire dans la structure d accueil ainsi que le rôle de chaque partie prenante ont été évoqué par la majorité des participants. Pour le coaching les participants ont en grande Avis et commentaire d un jeune volontaire par rapport au séminaire partie été intéressés par le Modèle GROW, et les principes du coaching. Quant à la communication, les participants ont été intéressés par l importance de la communication entre les parties prenantes. Concernant les «Notions de volontariat» : Principes fondamentaux du volontariat, mission de volontariat les trois rôles des volontaires. Pour la Formation en compétences de paix, les participants ont été intéressés par la prévention et les techniques de résolutions des conflits. 2. Engagement des participants à appliquer les thèmes dans leur travail. Tous les participants ont confirmé qu ils vont appliquer les nouvelles connaissances et compétences acquises pour des raisons suivantes: La formation fait parties des mécanismes utilisés pour rendre effective la mission de volontariat ; Thèmes utiles pour la réalisation du travail ; Permettre aux jeunes volontaires d être compétitifs dans la vie professionnelle ; Permettre une bonne collaboration entre les jeunes volontaires et superviseurs ainsi que la communauté ; Amélioration du service offert à la communauté ; Amélioration des conditions de service des jeunes volontaires ; Permettre à une clarification des rôles et responsabilités des parties prenantes afin d encourager leur engagement pour la réussite du volontariat ; Valorisation de la mission de volontariat soit afin de permettre aux jeunes volontaires d avoir de l expérience après les études et lutter contre le chômage ; 22

24 Préparation de l avenir du jeune volontaire ; Performance du jeune volontaire dans la structure d accueil. 3. Les contraintes principales d apprentissage pendant le séminaire. Certains formateurs n étaient pas dynamiques ; Manque de temps pour que les structures d accueil partagent leur expérience ; Le temps imparti à la formation avec les superviseurs était très réduit. Effectif élevé des participants ; La salle n était pas climatisée ; L octroi du per diem à la fin de la formation ne permet pas de bonnes conditions de vie des participants en particulier la restauration la nuit ; VIII. RECOMMANDATIONS Suites aux leçons apprises et les résultats de l évaluation de ce séminaire, les recommandations suivantes ont été faites. A l endroit de l équipe PNVJ : Organiser le séminaire d intégration des jeunes volontaires pour chaque promotion ; Organiser des séances spécifiques à chaque province pilote pour : évaluer comment les volontaires sont en train de vivre les principes et valeurs du volontariat sur terrain et ; renforcer le rôle des parties prenantes dans la mise en œuvre du PNVJ ; Mettre en place un système d encadrement des jeunes en matière d élaboration et mis en œuvre des initiatives génératrices de revenus et organiser des séances de renforcement des capacités chez les jeunes sur l autonomisation ; Développer des stratégies de mise en œuvre des compétences et connaissances des jeunes en matière d autonomisation ; Instaurer une stratégie de suivi et d encadrement des jeunes particulièrement sur les procédures administratives ; Identifier les attentes à partager à la deuxième promotion ; Organiser des sessions d échanges entre les superviseurs et volontaires au niveau des provinces. A l endroit des superviseurs : Pratiquer le coaching lors des réunions de supervision avec les jeunes volontaires ; Impliquer les volontaires dans les activités de renforcement des capacités. A l endroit des jeunes volontaires : Etre engagés et performants dans le milieu de travail ; Se mettre en association pour développer et mettre en œuvre les initiatives génératrices de revenus. 23

25 Annexes Annexe 1 : Termes de référence du séminaire PROGRAMME NATIONAL DE VOLONTARIAT DES JEUNES AU BURUNDI (PNVJ) TERMES DE REFERENCE Séminaire d intégration et de renforcement de capacités à l endroit des jeunes volontaires et superviseurs des provinces pilotes du Programme (Bujumbura Rural, Gitega et Ngozi). Programme National de Volontariat des Jeunes ( ) Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Culture 1. Contexte et justification Le Programme National de Volontariat des Jeunes au Burundi (PNVJ) se présente comme l outil de mobilisation et d engagement des jeunes volontaires dans la mise en œuvre des initiatives ou actions qui visent l amélioration de la participation de la jeunesse dans les projets/programmes de développement, de la cohésion sociale et de la consolidation de la paix au Burundi. Le PNVJ a mobilisé et recruté 104 jeunes volontaires à travers 72 structures d accueil dans les provinces de : Bujumbura Rural, Gitega et Ngozi, qui doivent être engagés dans les structures d accueil respectif. A cet effet, des visites au niveau des organisations avec comme objectif d analyser l état d avancement des préparatifs par rapport à l accueil et encadrement des jeunes volontaires ont été organisées dans les Provinces pilotes cihaut cités. En début de la mission de volontariat, un séminaire d intégration et de renforcement de capacités à l endroit des jeunes volontaires et superviseurs d une durée d une semaine, doit être organisé. Ces séances s inscrivent dans le produit 4 du programme conjoint qui dispose que «les jeunes volontaires sont déployé(e)s dans les provinces pilotes». Ainsi, le plan de travail 2015 prévoit en son point la formation des jeunes volontaires et le renforcement des capacités du dispositif de coordination et d encadrement des jeunes volontaires dans les SA. 2. Objectif et résultats de la mission L objectif de ce séminaire d intégration est d améliorer les connaissances et les compétences des jeunes volontaires ainsi que les structures d accueil sur le volontariat et la gestion des volontaires. A la fin de ce séminaire d intégration, les participants seront capable de : Expliquer le volontariat ainsi que ses valeurs et principes; 24

26 Expliquer les rôles des jeunes volontaires, structures d accueil et l équipe technique du PNVJ dans la mise en œuvre et la gestion du dispositif du volontariat ; Elaborer un plan d action pour la mise en œuvre d un processus de gestion des jeunes volontaires ; Utiliser les différents moyens pour la collecte et le partage des leçons apprises ainsi que des meilleures pratiques. 3. La méthodologie Gestion et conduite de la mission La mission sera gérée par le CTP du PNVJ sous la supervision de la Directrice Nationale du PNVJ avec l'appui du : Spécialiste en Formation et Gestion des volontaires, Spécialiste en Communication du PNVJ, spécialiste en Administration et Finances; les Coordinateurs provinciaux du PNVJ et Secrétaire Administrative du PNVJ. Les membres de l équipe auront pour tâches principales de : Préparer et valider les listes des participants dans les trois provinces pilotes ; Participer à la documentation et au développement des thèmes et modules de formation ; Faciliter et animer les séances d intégration (d information et de formation) pour les volontaires et les Structures d accueil ; Recueillir, éclairer et résumer les recommandations des participants pendant toute la durée de l atelier ; Veiller à ce que les participants à l atelier aient accès à toute l'information et la documentation nécessaire concernant le Programme ; Assurer la disponibilité de la logistique nécessaire pour la formation ; Participer à la rédaction du rapport de formation ; Accomplir toute autre tâche jugée nécessaire pour le bon déroulement de la mission Déroulement de la mission Préparation du séminaire L équipe du PNVJ va organiser des réunions de préparation (à l interne) en vue de : Identifier, documenter et développer les thèmes et les modules de formation ; Formuler le contenu d informations à partager avec les participants et préparer la logistique nécessaire ; Communiquer les objectifs de la mission aux participants par le biais d une lettre d invitation Séminaire proprement dit L'équipe de la mission va: Organiser et gérer le Séminaire d intégration (informations et formation) qui aura lieu à Gitega du 20 au 24 avril 2015 à l endroit des jeunes volontaires, inclus deux jours avec les superviseurs directs des jeunes en mission ; Faire la collecte des suggestions et recommandations des participants Après le séminaire Cette étape sera principalement consacrée à l'élaboration du rapport final par l équipe de la mission. Ce rapport va intégrer toutes les observations et recommandations formulées par les participants. Le rapport va comprendre les leçons apprises et les propositions des améliorations à faire pour un encadrement efficace et effectif des jeunes volontaires par les structures d accueil. 25

27 Le rapport va aussi comprendre les prochaines étapes ainsi qu un plan de mis en œuvre. 4. Catégorie des participants Un cadre du Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Culture ; Le Directeur Pays Adjoint /Programme du PNUD ; Tous les membres de l équipe technique du PNVJ ; Deux points focaux du MJSC ; Trois présidents des comités provinciaux indépendants ; 103 jeunes volontaires déployés ; 103 représentants des Structures d Accueil (les superviseurs directs des volontaires) ; Un représentant du programme VNU ; Deux chauffeurs du PNUD. 5. Ligne budgétaire de la mission Le COA de la mission : Acct. Op.U Fund Dept Project Imp.Ag Activity Donor BDI Activity BDI Activity BDI Activity BDI Activity Préparés par : Validés par : Approuvés par: Larissa GAHIMBARE Spécialiste en Formation et Gestion des Volontaires Eta Kelvin Ayuk, CTP/PNVJ Signature : Signature : Signature : Date : Date : Date : Alice NDUWIMANA, Directrice Nationale du PNVJ 26

28 CALENDRIER DU SEMINAIRE Première journée : Le 20/04/2015 Période Thématiques/Activités Responsables 8H0012H00 Voyage et installation des organisateurs et participants Equipe du PNVJ 12H0014H00 Pausedéjeuner NZEYIMANA Charlotte 14H0014H30 Présentation liminaire Larissa GAHIMBARE, NAHIMANA Emmanuel & NDAYIZEYE Pascasie 14H3015H00 Présentation du PNVJ Alice NDUWIMANA (Directrice du PNVJ) 15H0016H30 Echanges sur le PNVJ Participants et équipe du PNVJ Deuxième journée : 21/04/2015 8H0010H00 Principes, valeurs, fondement du volontariat Célestin HICUBURUNDI&Thierry IRAMBONA 10H0010H30 Pausecafé Charlotte NZEYIMANA 10H3013H00 Comment rendre plus effective une mission de volontariat Eta Kelvin Ayuk et Thierry IRAMBONA 13H0014H00 Pausedéjeuner NZEYIMANA Charlotte 14H0015H00 15H0016H30 Présentation sur la mission et communication du jeune volontaire dans le milieu d accueil Présentation sur la mission et communication du jeune volontaire dans le milieu d accueil (suite) Célestin HICUBURUNDI & Apollinaire NDAYIZEYE Célestin HICUBURUNDI & Apollinaire NDAYIZEYE Troisième journée : le 22/04/2015 8H0010H00 Autonomisation du jeune volontaire après la mission de volontariat Diane NIYONSAVYE, NAHIMANA Pascasie, Emmanuel NDAYIZEYE& Equipe PNVJ 27