Leasing. Sociétéé : Contact projet : Tél : Mail. de la Tranche sur Mer. Affichage Numérique

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1 Leasing Affichage Numérique Office de Tourisme de la Tranche sur Mer Sociétéé : Adresse : Contact projet : Tél : Mail Version : Office de Tourisme de la Tranche sur Mer Place de la liberté FRIMAUDEAU Julien V1.0 le l 13 Marss 2013 Tél julien@latranchesurmer-tourisme.fr 1

2 SOMMAIRE 1 INTRODUCTION CONTEXTE PRESENTATION DE L ENTREPRISE PRESENTATION ET OBJECTIFS DU PROJET EXPRESSION DES BESOINS EXISTANT DANS L ENTREPRISE UTILISATEURS BESOINS DES UTILISATEURS CONTRAINTES TECHNIQUES ORGANISATION DU PROJET PLANNING PREVISIONNEL LE ROLE DU PRESTATAIRE MATERIELS ET LOGICIELS DE BUREAUTIQUE RESEAUX INTEGRATION/PARAMETRAGE MAINTENANCE ASSISTANCE LES LIVRABLES ATTENDUS CRITERES DE SELECTION DE PRESTATAIRES REMARQUES COMPLEMENTAIRES CONDITIONS DE REGLEMENT ET DE FACTURATION CONFIDENTIALITE julien@latranchesurmer-tourisme.fr 2

3 1 INTRODUCTION Ce document a pour objectif de définir de manière synthétique un cadre concernant les besoins et les attentes de notre société en termes d affichage dynamique numérique. Cependant nous sommes à l écoute de propositions, d idées et de solutions complémentaires permettant la réussite de notre projet. julien@latranchesurmer-tourisme.fr 3

4 2 CONTEXTE 2.1 PRESENTATION DE L ENTREPRISE L Office de Tourisme de la Tranche sur Mer est un Etablissement Public Industriel et Commercial (EPIC) composé de 6 collaborateurs permanents et de 10 collaborateurs en saison estivale. Les missions de l Office de Tourisme sont : Assurer l accueil et l information Promouvoir la destination et renforcer l attractivité du territoire Coordonner les acteurs touristiques locaux. A la Tranche sur Mer, les animations sont organisées par le service culturel de la Maire et la communication se fait par l Office de Tourisme Le numérique peut intervenir dans chaque mission d un Office de Tourisme 2.2 PRESENTATION ET OBJECTIFS DU PROJET Les objectifs de l Office de Tourisme de la Tranche sur Mer sont : Dynamiser l affichage en vitrine Améliorer la visibilité des informations Numériser l information pour éviter les impressions papier Augmenter la promotion des manifestations de la Tranche sur Mer Simplifier la lisibilité des informations Augmenter la réactivité de la diffusion de l information Dynamiser l Office de Tourisme par les nouvelles technologies Positionner la station dans l ère du Numérique Maintenir la station dans l évolution permanente des technologies de communication julien@latranchesurmer-tourisme.fr 4

5 3 EXPRESSION DES BESOINS 3.1 EXISTANT DANS L ENTREPRISE L office de Tourisme dispose aujourd hui : De supports matériels pour un affichage papier en vitrine D un écran TV avec lecteur DVD De 10 postes informatiques montés en réseau interne sur un serveur UTILISATEURS Principal : le responsable d accueil et administrateur web Secondaire : le responsable promotion et référent technique Les utilisateurs occasionnels : L ensemble du personnel de l Office de Tourisme Un agent de la mairie 3.3 BESOINS DES UTILISATEURS Avoir 2 affichages différents Un grand écran vertical à forte luminosité (vitrines en plein soleil) de 1m30 x 0.80 m Un écran horizontal à forte luminosité de 0.80cm x 0.50cm Un Player permettant de gérer la programmation de l information, en filaire et en wi-fi Lecture de nombreux formats :.JPG.GIF.SWF. MOV.AVI.PDF.DOC.XLS.. Utiliser la base de données Tourinsoft Récupérer des flux et des liens de site Internet Diffuser des widgets fournis par le prestataire (météo, info, programme tv ) Accéder à distance au Player Avoir des choix de templates pour la mise en page de l affichage (nombre d affiches par page, large choix dans les transitions, nombreux templates (institutionnels, dynamiques, sportifs, événements, informatif avec bandeau circulant) avec des zones de titre, de texte et de photos - Vidéos julien@latranchesurmer-tourisme.fr 5

6 3.4 CONTRAINTES TECHNIQUES L Office de Tourisme est équipée d une base de données développée sous Tourinsoft, contenant les informations de l entreprise, ces données pourront être récupérées. L office de Tourisme est équipé d ordinateurs sous Windows et Macintosh La réactivité de la diffusion de l information est indispensable (MAJ en temps réel...) Avoir accès à distance au(x) Player(s) (réseau distant) Forte luminosité car la vitrine est située plein Sud Programmer plusieurs mois d animations avec différentes timelines en fonction de la journée. Exemple : Augmenter la diffusion d une affiche 2 heures avant le spectacle sans retoucher à la programmation Mettre à jour la programmation facilement Insérer du contenu vidéo en.mov,.avi,.mp4,.jpg,.pdf,.gif.. Avoir différents administrateurs pour la programmation Possibilité de donner accès à un prestataire à une partie des informations pour qu il les relaye sur un écran (pouvoir retransmettre une partie des informations sur un lien internet, qui renvoie un flux vers un autre player par exemple) 3.5 ORGANISATION DU PROJET Madame Fabienne RELET, directrice de l Office de Tourisme est responsable de projet, elle travaille avec Monsieur Julien FRIMAUDEAU, chargé de promotion et Madame Martine DUPUY, responsable d accueil qui seront respectivement référent technique et référent contenu. 3.6 PLANNING PREVISIONNEL La consultation débute le 27 Mars julien@latranchesurmer-tourisme.fr 6

7 La date de limite de réponse par les entreprises est fixée au Jeudi 11 Avril 2013 La commande est prévue Semaine 16 La mise en place est souhaitée courant semaine 20 7

8 4 LE ROLE DU PRESTATAIRE Le prestataire aura la charge des prestations suivantes : Conseil sur l ensemble du projet Mise en place des écrans Installation du Player et paramétrage (serveur ) Formation du personnel Développement de widgets et templates d affichage 4.1 MATERIELS ET LOGICIELS DE BUREAUTIQUE Le prestataire devra fournir le matériel suivant : 1 écran vertical de haute luminosité et de haute qualité d images de dimensions 1m30 x 0.80 m 1 écran horizontal de haute luminosité et de haute qualité d images de dimensions 0.80cm x 0.50cm Un ou plusieurs «Players» permettant de gérer 2 affichages distincts simultanément La proposition commerciale doit être détaillée et précise quant aux différents matériels et fonctionnalités proposées. 4.2 RESEAUX L Office de Tourisme est équipé de wifi et le bâtiment est pré-câblé. Les locaux pourront être visités sur rendez-vous. julien@latranchesurmer-tourisme.fr 8

9 4.3 INTEGRATION/PARAMETRAGE Le prestataire aura à charge le paramétrage du matériel. La proposition commerciale doit être détaillée et précise quant aux différentes prestations d intégration et de paramétrage 4.4 MAINTENANCE Dans le cadre du leasing, la maintenance est assurée par le bailleur sur la durée du contrat. 4.5 ASSISTANCE Nous souhaitons pouvoir faire appel à une personne qui pourra faire le support technique de nos utilisateurs en cas de problèmes d utilisation du système Nous souhaitons que dans la phase d exploitation nous puissions faire corriger les bugs et intégrer des améliorations des fonctions proposées 5 LES LIVRABLES ATTENDUS Le prestataire devra fournir dans sa proposition : Un planning de réalisation et les étapes de validation Un plan d organisation de la future infrastructure Le nom du chef de projet La liste des différents intervenants sur le projet Un contrat indiquant précisément les obligations et droit de chacun concernant notamment la maintenance et l assistance utilisateur (contrat de services), etce pour toute la durée du contrat de location. Une proposition commerciale avec le détail précis des prestations. julien@latranchesurmer-tourisme.fr 9

10 6 CRITERES DE SELECTION DE PRESTATAIRES La réponse chiffrée est attendue le 11/04/2013 à 16h00. Le choix final aura lieu semaine 16 pour une livraison semaine 20 Les critères de sélection des prestataires seront : - La compréhension et le respect du cahier des charges - La compétence en affichage dynamique - La connaissance de l environnement du Tourisme - Les références sur des projets similaires - L organisation de projet proposée - La qualité de la réponse - Le prix - La proximité - Le respect du délai de livraison - La pérennité de la société et des solutions proposées - L implication ressentie et les idées apportées. julien@latranchesurmer-tourisme.fr 10

11 7 REMARQUES COMPLEMENTAIRES 7.1 CONDITIONS DE REGLEMENT ET DE FACTURATION. L Office de Tourisme souhaite opter pour une location sur 3 ans. - Le Règlement d un Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial se fait par mandat administratif. 7.2 CONFIDENTIALITE Les informations et données concernant ce projet sont confidentielles et appartiennent à notre société. julien@latranchesurmer-tourisme.fr 11