Les rendez-vous «Communication financière» PricewaterhouseCoopers / Landwell

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1 Les rendez-vous «Communication financière» PricewaterhouseCoopers / Landwell Gestion des risques de communication financière : quels sont les principaux enjeux? 16 janvier

2 Introduction La gestion des risques de communication financière : Une problématique dont l importance croissante est liée à l évolution du contexte de la communication financière Multiplication des obligations d information Diversité des publics financiers Multiplication des supports de communication Diversité des situations impliquant de communiquer Une problématique pluridisciplinaire Multiplication des personnes en interne concernées par les problématiques de communication financière 2

3 Plan de la présentation 1. Panorama des risques de communication financière 1.1 Rappel des responsabilités et risques de sanctions juridiques 1.2 Cartographie des risques de communication financière 2. Problématiques et recommandations opérationnelles 2.1 Elaboration d une cartographie et mise en œuvre d une approche globale des risques 2.2 Gestion des risques opérationnels 2.3 Manuel des procédures de communication financière 3

4 Panorama des risques de communication financière Rappel des responsabilités et risques de sanctions juridiques Cartographie des risques de communication financière 4

5 Rappel des responsabilités et risques de sanctions juridiques (1/6) L information du public et l utilisation des informations privilégiées font l objet de règles particulières assorties de sanctions Information permanente Information périodique Certaines sanctions sont spécifiques, d autres relèvent du droit commun Responsabilité civile Responsabilité pénale Responsabilité administrative 5

6 Rappel des responsabilités et risques de sanctions juridiques (2/6) Un contexte français spécifique Y a-t-il un risque d actions collectives? Principe de responsabilité civile et pénale de la personne morale Pas de «securities class actions» mais des actions de groupe à la française Recours à la responsabilité civile délictuelle de droit commun Personne morale Dirigeants Tendance à la pénalisation 6

7 Rappel des responsabilités et risques de sanctions juridiques (3/6) Information permanente : que faut-il divulguer? Obligation d informer le marché de tout fait nouveau important Information précise et non publique Susceptible d avoir une incidence sur le cours de bourse L information doit intervenir «dès que possible» L émetteur peut sous sa responsabilité différer cette publication afin de ne pas porter atteinte à ses intérêts légitimes Conditions : ne pas risquer d induire le public en erreur et pouvoir assurer la confidentialité de l information L information doit faire l objet d une diffusion effective et intégrale (communiqué) Pas de réglementation précise sur la forme du communiqué Quelques grands principes : concomitance, égalité d information, objectivité 7

8 Rappel des responsabilités et risques de sanctions juridiques (4/6) Information permanente : quelles sanctions? Deux fondements possibles : manquement (AMF) ou délit (pénal) Sont concernés : l émetteur / toute personne concernée Sanctions AMF 1,5 M ou décuple du profit éventuellement réalisé Sanctions pénales (Sanction maximum multipliée par 5 pour les personnes morales) 2 ans d'emprisonnement 1,5 M jusqu'au décuple (maximum) du profit éventuellement réalisé Retour d expériences Bien gérer l aspect procédural : auditions, réponses à enquête, droits de la défense Sanctions : souvent des peines de principe, pas de prison ferme à ce jour 8

9 Rappel des responsabilités et risques de sanctions juridiques (5/6) Information périodique comptable et financière : qui publie quoi? Nouvelles obligations issues de la directive transparence Pour les émetteurs de titres de capital et certains émetteurs de titres de créance cotés sur un marché réglementé Rapport financier annuel, rapport financier semestriel, information financière trimestrielle Déclaration des «personnes responsables» Publications périodiques au BALO Pour les sociétés dont les actions sont admises sur l Eurolist d Euronext Comptes annuels provisoires et définitifs, tableau et rapport d activité semestriels, montant net du CA trimestriel 9

10 Rappel des responsabilités et risques de sanctions juridiques (6/6) Information périodique comptable et financière : quelles sanctions? Nouvelles obligations issues de la directive transparence Pas de sanction spécifique Recours à la responsabilité civile et aux infractions pénales préexistantes Qui sont les «responsables» des déclarations? Publications périodiques de renseignements financiers au BALO Sanction pénale : amende de par infraction pour les présidents, directeurs généraux, directeurs généraux délégués et administrateurs 10

11 Cartographie des risques de communication financière (1/2) 3 principaux types de risques Risques liés à des obligations d information issues du Règlement Général de l AMF Divulgation d une information privilégiée Publication d une information inexacte / imprécise ou trompeuse Non respect de l égalité d accès à l information Non exhaustivité et non-conformité de l application des obligations d information Risques d impacts sur l image et le cours de bourse Risques d impacts sur la conduite des affaires 11

12 Cartographie des risques de communication financière (2/2) Pour chacun de ces risques, nécessité d identifier : Les principales situations à risques Ex : divulgation d une information privilégiée Entretiens one-on-one / road-shows, filiales gérant en direct leur communication financière, opération financière, écart entre prévisions précédemment annoncés et résultats plausibles Ex : non exhaustivité et non-conformité de l application des obligations d information Déclarations régulières à l AMF, documents attachés aux publications annuelles, demandes ponctuelles de l AMF, nouvelles obligations issues de la directive Transparence Les actions à mettre en œuvre relevant, soit de la règle, soit du process Voir 2.3 «Gestion des risques opérationnels» 12

13 Problématiques et recommandations opérationnelles Elaboration d une cartographie et mise en œuvre d une approche globale des risques Gestion des risques opérationnels Manuel des procédures de communication financière 13

14 Elaboration d une cartographie et mise en œuvre d une approche globale des risques (1/3) Rappel : la cartographie s inscrit dans le processus de gestion globale des risques. C est une image des risques de l entreprise hiérarchisée Enjeux pour la communication financière Un enjeu de positionnement des risques de communication financière dans la cartographie Prise en compte de l impact d image de l ensemble des risques 14

15 Elaboration d une cartographie et mise en œuvre d une approche globale des risques (2/3) Des processus bien identifiés dans les entreprises, mais des rôles et responsabilités encore à clarifier Elaboration des comptes /données financières Sélection des indicateurs et élaboration des supports Publication et communication De nombreuses situations et autres processus susceptibles de générer des risques de communication financière Sécuriser et fiabiliser les processus d élaboration des comptes et de communication financière Clarifier les rôles et les responsabilités Se doter de règles et d outils pour gérer les risques de communication financière 15

16 Elaboration d une cartographie et mise en œuvre d une approche globale des risques (3/3) La délégation de pouvoirs Permet aux dirigeants de transférer des pouvoirs et des responsabilités attachées qui peuvent être de nature pénale, sauf si la loi en dispose autrement. Conditions strictes posées par la jurisprudence: le délégataire, nécessairement un subordonnée, doit être pourvu de la compétence, de l autorité et des moyens nécessaires aux pouvoirs qui lui sont confiés. Le déléguant ne doit pas avoir personnellement pris part à la réalisation de l infraction. La délégation de pouvoirs pourrait être inefficace pour transférer la responsabilité pénale du dirigeant lorsque l acte en cause relève de la compétence propre de celui-ci. Permet cependant de réduire son risque si notamment elle est accompagnée de procédures de contrôle interne efficaces. 16

17 Gestion des risques opérationnels (1/6) Elaboration des comptes / données financières (1/3) Les risques opérationnels peuvent naître de plusieurs types de dysfonctionnements, issus des processus comptables et financiers eux-mêmes Des processus complexes mal maîtrisés en amont Ex : constitution / contrôle / utilisation de l information financière IFRS Application des normes Groupe Maîtrise des opérations réalisées localement Ex : constitution / contrôle / utilisation de l information prévisionnelle Alignement plan stratégique / budget Prévisions d atterrissage Ex : élaboration / utilisation d informations pro forma Gestion des hypothèses (cf recommandation CESR) Point de départ délicat pour des fixations d objectifs de progression 17

18 Gestion des risques opérationnels (2/6) Elaboration des comptes / données financières (2/3) ou d une mauvaise articulation entre ces processus et la communication financière elle-même Un processus mal cadré de «transformation» de l information de base en une communication financière sûre et de qualité Ex : intégration des phases de production des comptes et de préparation des documents publiables (rapport de gestion, document de référence, communiqués de presse) Ex : concertation avec la production comptable limitant l anticipation des besoins de la Communication Financière Une prise de recul insuffisante par rapport aux données et une orientation / profondeur d analyse inadaptée aux attentes du marché Ex : anticipation des Q&A en réunions d analystes ou investisseurs Une cohérence insuffisante entre données financières et informations / indicateurs non financiers, en particulier sur les sujets complexes Ex : coordination axes comptable / gestion (ou autres départements) Ex : impacts comptables d instruments financiers complexes 18

19 Gestion des risques opérationnels (3/6) Elaboration des comptes / données financières (3/3) Dans un grand nombre de cas, les risques sont induits par un déséquilibre des ressources - calendrier insuffisant, temps-homme et compétences ad hoc limités - allouées à la dernière étape de préparation de la communication financière, en rupture avec les processus comptables et gestion amont La communication financière doit être considérée et organisée comme une étape à part entière du processus financier, avec des rôles et responsabilités intégrés dans le cadre d un véritable continuum : D une conception relevant souvent du «module complémentaire semiautonome», évoluer vers une conception d intégration Donner à la communication financière un rôle moteur dans la détermination en amont des indicateurs et analyses pertinents 19

20 Gestion des risques opérationnels (4/6) Elaboration des supports / Publication et communication (1/3) 1 ère étape : identifier et hiérarchiser les risques en fonction de la situation propre de l entreprise 2 ème étape : différencier, pour chaque risque, les différentes situations à risques, ainsi que les actions à mettre en œuvre, en distinguant celles qui relèvent de la règle et celles qui relèvent du process 3 ème étape : formaliser ces règles / process dans un manuel des procédures de communication financière 20

21 Gestion des risques opérationnels (5/6) Elaboration des supports / Publication et communication (2/3) Ex : divulgation d une information privilégiée Règles : 1. Définir les critères d appréciation propres à l émetteur des principes sur lesquels repose la notion d information privilégiée 2. Identifier les porte-paroles de l entreprise 3. Définir les droits de communication des filiales Process : 1. Supprimer tout contact avec les analystes / investisseurs pendant les quiet period / black out period 2. Elaborer des Q&A précis 21

22 Gestion des risques opérationnels (6/6) Elaboration des supports / Publication et communication (3/3) Ex : publication d une information inexacte ou trompeuse Règles : Vérifier l existence d un processus adéquat de validation de l information, définir le rôle des CAC et élargir le rôle du comité d audit Process : Préciser les méthodes de calcul des indicateurs non gaap, assurer la traçabilité de l information trimestrielle (Directive Transparence) Ex : non respect de l égalité d accès à l information Règles : Définir et mettre en œuvre un pilotage cross-départements des supports publiés Ex : risque d impact sur la conduite des affaires Process : Optimiser l information sectorielle 22

23 Manuel des procédures de communication financière Exemples de points à traiter Définir les objectifs du manuel Présenter les différents risques de communication financière, ainsi que les règles / process mis en place en interne pour les gérer Présenter l'organisation interne de la fonction et la circulation des informations entre les différents services concernés Rappeler la stratégie du Groupe (cibles, supports, calendrier ) Présenter les process à suivre pour les différents supports Lien avec le rapport du Président sur le contrôle interne (partie «information financière») 23

24 Conclusion 3 grands types de risques de communication financière à intégrer Risques de sanction juridique Risques d impacts sur l image et le cours de bourse Risques d impacts sur la confidentialités des affaires 2 grands types d information concernés Information périodique Information permanente 3 grandes étapes de communication financière concernées Elaboration des comptes / données financières Elaboration des supports / indicateurs et ratios financiers Publication / communication Nécessité d identifier et de hiérarchiser les différents risques en fonction de la situation propre à l entreprise et de son organisation Pour chaque risque identifié, des mesures à mettre en œuvre qui relève, soit de la règle, soit du process 24

25 Contacts PricewaterhouseCoopers Global Capital Markets Group (GCMG) Phlippe Kubisa Bénédicte Thibord Performance de la fonction finance Bertrand Augier Gestion des risques / contrôle interne Pascale Jean pascale.jean@fr.pwc.com Landwell & Associés Marie Supiot marie.supiot@fr.landwellglobal.com Benoît Le Bars benoit.lebars@fr.landwellglobal.com 25