La facture. Délégation Côte d'azur - Formation XLAB Module dépenses

Transcription

1 LA FACTURATION

2 La facture La facture est un document de comptabilité générale. Elle résulte de la fourniture d'un bien ou de la prestation d'un service, vis-à-vis de son client. C est un document comptable par lequel le fournisseur établit une créance. A réception de la facture, il y a obligation de payer dans le respect du délai global de paiement. Les achats effectués par les unités du CNRS doivent être réglés dans un délai de 45 jours (décret du 25 avril 2007). Ce délai se décompose ainsi : 30 jours pour les laboratoires et 15 jours pour la délégation.

3 Mentions obligatoires En tant que client, le laboratoire a, au préalable communiqué au fournisseur son identité via le bon de commande CNRS. Ces mentions sont donc obligatoires : La mention CNRS L intitulé et l adresse du laboratoire N de TVA Intracommunautaire du CNRS: FR Indication du numéro de bon de commande, du contrat de service ou du marché public Ne pas endommager la facture par des procédés de type «Blanco», ratures ou surcharges En cas de perte d une facture, fournir une copie avec la mention «bon à payer» signé du D.U ou de son délégataire 3

4 Réception facture A réception de la facture celle-ci doit être datée (date d arrivée au sein du laboratoire) Le laboratoire doit aussi y indiquer : le numéro de commande Xlab associé au document la date du service fait éventuellement, le numéro d inventaire

5 La facture d équipement la facture concerne une immobilisation si le matériel est > ou = 800 PU HT (classe 2) Indiquer le numéro d inventaire sur la facture Transmettre à votre gestionnaire en délégation : L originale de la facture La copie du bon de commande associé La copie du devis (offre, proposition de prix ou tout autre document qui justifie le prix de vente du matériel) + un deuxième exemplaire de ces pièces Le guide de l inventaire est consultable sur : 5

6 Saisie de la facture

7 Saisie de la facture à partir de la commande Non cochée = standard Si c est une commande standard S assurer du service fait (SF) 7

8 Saisir la facture cliquez sur «Factures» 8

9 Entrer dans la facture Un message apparaît: Cliquer sur oui pour générer les lignes commandes cliquez sur ajouter 9

10 Les éléments du SF sont générés 10

11 Zones à renseigner 11

12 Attention Dans le cas où des frais supplémentaires sont facturés et non prévus lors de la saisie de la commande, vous pouvez éventuellement : Modifier la commande en ajoutant une ligne supplémentaire (sauf si exercice n-1) ne pas oublier de saisir le service fait pour cette ligne Quantité facturée < Quantité réceptionnée 12

13 Les factures de l U.E en euro ( ) Vérifier que les coordonnées bancaires soient complètes sur la facture : Nom et adresse de la banque BIC/Swift n compte code IBAN Si elles n y figurent pas réclamer un document bancaire officiel (account number) 13

14 Les factures étrangères en devises Ne pas oublier de saisir le service fait, la facture n est pas saisie dans xlab Conserver une copie au sein du laboratoire Transmettre par courrier l originale de la facture étrangère à la délégation Vérifier les coordonnées bancaires comme précédemment La gestionnaire en délégation saisira la facture dans BFC La facture étrangère revient ensuite dans Xlab en création Remarque: Le paiement des factures étrangères se fait par virement hors BFC (logiciel: Dvint). Il peut donc y avoir un décalage entre la date de règlement indiquée dans Xlab et la date de règlement reçue par le fournisseur 14

15 Transmission à la délégation Comme pour les commandes et les services faits, faire un transfert vers la délégation (échange Xlab/BFC) Editer les bordereaux de transfert des factures et les faire signer Joindre les originaux des factures à chaque bordereau correspondant Envoyer par courrier à la Délégation au Pôle Achat Patrimoine du SFC 15

16 EXERCICES FACTURES

17 Facture 1 Fournisseur L APPEL DU LIVRE Commande XLAB 684 Service fait le 12/12/2010 N du bon de livraison L autoformation Qté 1, PUHT : L hôpital sous pression, PUHT: Raison humanitaire - Une histoire morale, PUHT : Vie de couple, sexualité, PUHT : Facture N E du 16/12/02010 Total facture HT : 91,48 Total TVA 5.5% : 5,03 Total facture TTC : 96,51

18 Facture 2 Fournisseur LAVOISIER Commande XLAB 681 Service fait le 13/12/2010 N de bon de livraison NUSSBAUM 2001/08 Women and human development, PUHT Facture N du 16/12/2010 Total facturé HT : 27,30 Total TVA 5.5% : 1,50 Total facture TTC : 28,80

19 Facture 3 Fournisseur UNIVERSITE DE PROVENCE Commande XLAB 671 Service fait le 14/11/2010 Inscription de M.DURAND Facture N 1813 du 18/12/2010 Total facture HT : 80 Exonéré de TVA

20 Facture 4 Fournisseur ZIMMER Commande XLAB 665 Service fait le 15/10/2010 FLUCHT NACH VORN, PUHT : Facture n 976 du 15/10/2010 Total facture HT : 17,40 Total TVA 5.5% :0,96 Total facturé TTC : 18.36

21 Facture 5 Fournisseur L APPEL DU LIVRE Commande XLAB 684 Service fait le 21/12/2010 N du bon de livraison Agences de la précarité PUHT : Facture N E du 27/12/2010 Total facturé : 20,85 Total TVA 5.5% : 1,15 e Total facturé : 22