L exemple de Saphir, le système de diffusion documentaire du SGAE

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1 Journées européennes d informatique juridique novembre 2012 L exemple de Saphir, le système de diffusion documentaire du SGAE Administration de mission placée auprès du Premier ministre, le Secrétariat général des affaires européennes (SGAE est chargé de la coordination interministérielle pour les questions européennes et les activités de l'organisation de coopération et de développement économiques. Il est notamment le garant de la cohérence et de l unité de la position française au sein de ces institutions. Le SGAE est, avec la Représentation permanente à Bruxelles, le correspondant français pour les affaires européennes 1 et en particulier le «point de présence français de l extranet du Conseil de l Union européenne», il a en charge la collecte, la conservation et le traitement analytique de la totalité des documents pertinents sur l élaboration du droit européen et son application en France. A l initiative du projet Saphir, l Union européenne a décidé dès 1997 la dématérialisation de la diffusion de ses documents dans la perspective de l élargissement avec l estimation que le Conseil pourrait avoir à diffuser plus de 340 millions de pages de documents papier par an en deux langues, voire millions dans toutes les langues 2. Si le SGAE n avait pas anticipé l arrivée de cette application du Conseil (U32Mail) mise en place en 2002, elle aurait eu pour conséquence une augmentation des charges de reprographie au SGAE estimée à plus de 15 millions de photocopies 3, des délais de traitement allongés, une faible valeur ajoutée. Afin d organiser au mieux le travail avec son important réseau de plusieurs milliers de correspondants au sein de l administration française et du Parlement mais également dans les institutions européennes, le SGAE a mis en place en 2009 un système de diffusion documentaire performant «SAPHIR», lui permettant donc de traiter de façon totalement dématérialisée les nombreux échanges de documents nécessaires à son travail de coordination. C est la première application de ce type au sein des 27 Etats membres qui a été mise en place et qui gère : en premier lieu, les documents officiels diffusés par an par le Secrétariat général du Conseil de l Union européenne. Mais aussi : le courrier entrant numérisé par le service du courrier du SGAE, la production interne des différents secteurs du SGAE (nativement numérique ou numérisée), les documents officiels diffusés par le greffe électronique de la Commission européenne, l archivage de plus de documents par an. Le système permet de recevoir, stocker, attribuer, diffuser les documents, tout en garantissant leur centralisation, leur sécurité et leur intégrité, ainsi que le suivi de l activité du SGAE. La production du SGAE est ainsi dématérialisée sur toute la chaine de traitement. Enfin, Saphir est une des solutions mise en place au SGAE pour pallier à la perte de l information, perte de la connaissance, que subissent tous les services publics ou privés depuis plusieurs années avec l utilisation des messageries. 1 A l exception de la «politique extérieure et de sécurité commune» 2 27 Etats membres, documents par an de 8 pages en moyenne, 23 langues et surtout 24 exemplaires papier de chaque document. 3 Le Conseil assurait la reprographie en transmettant auparavant 24 exemplaires papier 1.

2 1. Focus 1 : L analyse et la diffusion des documents Saphir analyse les documents entrant dans le système, examine les métadonnées associées au format XML et le cas échéant le contenu du document lui-même en recherche plein texte (par exemple, les documents COM intéressant le secteur Parlement du SGAE, et donc nos parlementaires, ne sont pas identifiés dans les métadonnées fournies par le Conseil et une analyse fine du document permet quand même cette diffusion automatique). L application les intègre automatiquement dans des thématiques reflétant l activité du SGAE. Le service courrier ainsi que les secteurs peuvent également ajouter manuellement un document dans une thématique. Les thématiques C est le «cerveau» de l application qui permet d attribuer automatiquement plus de 95% des documents. Les thématiques sont élaborées en étroite collaboration entre les chargés d études documentaires, professionnels du domaine, et les responsables dans les secteurs du SGAE ayant la compétence dans la matière. Chaque agent du SGAE est abonné à des thématiques et reçoit une notification par message électronique de l arrivée de chaque nouveau document. Près de 400 thématiques, plus ou moins complexes (annexe1) ont déjà été créés. Plus de diffusion de documents Le message contient un lien de téléchargement du document aux formats DOC et/ou PDF qui permet, entre autre, de ne plus être limité par la taille des documents. Une gestion par dossiers thématiques Les documents peuvent ensuite être classés dans un dossier thématique (une négociation en cours, une affaire de Cour ) et leurs données de description enrichies, afin d être diffusés au sein du réseau de correspondants. Une gestion avancée de l annuaire et des listes de diffusion Afin de faciliter la gestion des correspondants du SGAE, Saphir s appuie sur l annuaire interministériel. L application vérifie automatiquement les coordonnées du correspondant et signale par un logo (vert, jaune ou rouge) si la correspondance dans l annuaire interministériel est correcte Il est également possible de référencer des correspondants hors administration ou absent de l annuaire. Saphir comprend de puissantes fonctionnalités de gestion de listes de diffusion 4. Enfin, le système intègre un système de vérification régulière de la qualité des listes de diffusion (relances, modifications ou suppressions de correspondant, suppression d adresses erronées ) Une diffusion sécurisée de documents «restreints UE» L application permet par ailleurs la diffusion sécurisée 5 sur le réseau interministériel des documents classifiés au niveau «Restreint UE». Saphir a été accrédité à recevoir et diffuser les documents «Restreints UE» lors du 8e Interim Approval To Operate du 30 juin Des listes de diffusion issues de systèmes de messagerie tiers peuvent également être importées 5 Lien valable 15 jours, trois téléchargement du document maximum, lien personnel non-diffusable, mot de passe avec un haut niveau de sécurité 2.

3 2. Focus 2 : L accès aux documents Lors de la diffusion des documents, il est possible de rédiger un message, des commentaires et de joindre des fichiers de tout format. Le correspondant reçoit une notification contenant un lien de téléchargement, lorsqu il appartient au réseau interministériel sécurisé Ader/Sigma (à défaut le document est lui-même envoyé si l administrateur le permet). Toutes les diffusions, téléchargement de documents sont tracées dans Saphir ce qui permet aux agents d assurer un suivi précis des diffusions effectuées. Un extranet performant Un extranet sécurisé (annexe 2) permet aux correspondants du SGAE de retrouver les documents leur ayant été diffusés, organisés en dossiers thématiques, ainsi que diverses ressources d intérêt général concernant le SGAE et le travail au sein des institutions européennes. Un extranet maîtrisé Le contenu de l extranet est maîtrisé et donne à l utilisateur un «ensemble de services exclusifs et fermés». Au delà des données à portée générale, deux profils de droits permettent l accès aux documents proprement dits : Accès complet : le correspondant voit tous les documents diffusés d un dossier dès lors qu il a reçu au moins un document de ce dossier. Accès simple : le correspondant ne voit que les documents qui lui ont été diffusés dans ses dossiers. Un accès sur internet sécurisé sera intégré début 2013 puis une version spécifique sur tablette ainsi qu un espace collaboratif. Une rationalisation des applications documentaires du SGAE est en cours avec, entre autre, un moteur de recherche multi-bases avec gestion automatique des niveaux de confidentialité et consolidation des résultats ainsi que l application des recommandations sur l utilisation des URIs (identifiants uniformes de ressources) préconisée au niveau européen 6. Le choix des technologies du «libre» Sur un plan technique, Saphir, hébergé par les services informatiques centraux du ministère des Finances, est une application web (serveur Apache Tomcat, base de données PostgreSQL) qui s appuie sur le réseau interministériel sécurisé mis en place dans l administration française. Ces choix s inscrivent dans la volonté de l administration française de privilégier l accès le plus large aux services ainsi que le logiciel libre. Le SGAE a également fait le choix de l interopérabilité avec les systèmes nationaux et des institutions européennes. Contacts Premier ministre - SGAE Direction de projet :, jean-michel.thivel@sgae.gouv.fr. La société ST Groupe qui a assuré le développement Directeur général : Robert Vesoul, robert.vesoul@st-groupe.fr. 6 Le 24 Septembre 2012, le Conseil de l'union européenne a adopté les conclusions proposées par le sous-groupe de travail elaw, piloté par le Luxembourg et auquel participait activement la France, sur l'introduction d'un identificateur de la législation européenne" (European Legislation Identifier : ELI). ELI fournit une solution pour identifier et accéder en ligne aux textes législatifs nationaux et européens. Cela garantira un accès plus facile, l'échange et la réutilisation de la législation par les pouvoirs publics, les professionnels, les universitaires et les citoyens 3.

4 ANNEXE 1 Exemple de thématique Description de la thématique Groupe AGRIFIN (questions agrofinancières) - FEAGA, FEADER, FEOGA garantie (EAGGF garantee) : apurement, audits de la Cour des comptes, Comité de fonds, CICC Fonds communautaires agricoles de garantie, programmes "Lait aux écoliers" et "Fruits à l'école - ATTENTION : FEOGA-Orientation (dont les programmes LEADER jusqu'en 2006) est traité par TREG - Ressources propres pour les contingents tarifaires agricoles (toutes les ressources propres sont traitées par FIN) Règle de la thématique [Acronymes] [Contient exactement] [AGRIFIN] Et [Acronymes] [Ne contient pas exactement] [AGRISTR] Et [Objet] [Ne contient pas exactement] [promotion] Et [Objet] [Ne contient pas exactement] [Comité de l'aide alimentaire] Et [Objet] [Ne contient pas exactement] [Food Aid Committee] Et [Objet] [Ne contient pas exactement] [soutien direct] Et [Objet] [Ne contient pas exactement] [direct support] Et [Objet] [Ne contient pas exactement] [1782/2003] Et [Objet] [Ne contient pas exactement] [814/2000] Et [Objet] [Ne contient pas exactement] [1760/2000] Et [Objet] [Ne contient pas exactement] [promotion en faveur des produits agricoles] Et [Objet] [Ne contient pas exactement] [promotion measures for agricultural products] Et [Objet] [Ne contient pas exactement] [bilan de santé] Et [Objet] [Ne contient pas exactement] [health check] Et [Objet] [Ne contient pas] [sucre] Et [Objet] [Ne contient pas] [sugar] Ou [Objet] [Contient exactement] [financement de la PAC] Ou [Objet] [Contient exactement] [financement de la politique commune agricole] Ou [Objet] [Contient exactement] [financing of the common agricultural policy] Ou [Objet] [Contient exactement] [financing of the CAP] Ou [Objet] [Contient exactement] [1290/2005] Et [Objet] [Ne contient pas] [les plus démuni] Ou 4.

5 [Objet] [Contient exactement] [1290/2005] Et [Objet] [Ne contient pas] [deprived persons] Ou [Objet] [Contient exactement] [FEADER] Ou [Objet] [Contient exactement] [Fonds européen agricole pour le développement rural] Ou [Objet] [Contient exactement] [EAFRD] Ou [Objet] [Contient exactement] [European Agricultural Fund for Rural Development] Ou [Objet] [Contient exactement] [FEAGA] Ou [Objet] [Contient exactement] [EAGF] Ou [Objet] [Contient exactement] [financial agricultural questions] Ou [Objet] [Contient exactement] [FEOGA] Et [Acronymes] [Contient exactement] [AGRIFIN] Ou [Acronymes] [Contient exactement] [AGRI] Et [Objet] [Contient exactement] [direct payments] Ou [Acronymes] [Contient exactement] [AGRI] Et [Objet] [Contient] [budget] Ou [Objet] [Contient exactement] [programme de développement rural] Et [Objet] [Contient exactement] [CCI] Ou [Objet] [Contient] [fruits à l'école] Ou [Objet] [Contient] [lait aux écoliers] Liste des abonnés de la thématique C Martin - FIN C Anne-Celine - FIN D Laurent - DOC M Dominique - DOC T Bruno - DOC 5.

6 Ecran principal ANNEXE 2 EXTRANET SAPHIR Liste des dossiers Le contenu d un dossier 6.