Gestion du temps de travail des personnels de Centres de Formation

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1 Gestion du temps de travail des personnels de Centres de Formation Préambule La gestion des horaires est un vaste sujet et un sujet de nombreuses discussions. GestiBase propose un outil supplémentaire de la gestion des heures de cours. Il est fortement recommandé de le mettre en place progressivement pour bien s approprier les tenants et les aboutissants des données saisies et surtout sorties. Par expérience, chacun possède une méthode de calcul propre. Les interprétations peuvent être du coup variées. Les paramétrages et les explications fournies à chaque personnel sont très importants. Postulat de départ : la liste des personnels, les plannings hebdomadaires et le Mon Planning sont utilisés de façon courante. Objectifs de l annualisation du temps de travail - Créer une annualisation du temps de travail par jour, par semaine ou par mois - Saisir à chaque fin de période les heures réalisées à partir du «iplanning», du «mon planning» et des données fournies en sus - Valider les horaires côté salarié et côté ressources humaines du Centre - Editer et exporter toutes les données horaires de chaque personnel A. Notions d heures Dans le igesti, nous avons identifié 6 grands types d heures : 1. Les heures d activités pédagogiques en face à face (appelé communément les heures de cours) 2. Les heures hors formation : ce sont toutes les tâches que réalisent les personnels en toile de fond de leur mission primaire. Elles sont définies précisément (ou non) dans le contrat de travail. Ces heures seront liées au «Mon Planning», l agenda de chaque personnel. Elles pourront être saisies indépendamment de cet agenda 3. Les heures de préparation (appelé dans certaines organisations PRE) 4. Les heures de service des personnels de formation (suivi des jeunes pendant les repas, les matinées ou les soirées) 5. Les heures de récup/congés, semaine à zéro heure : on peut ou non les prendre en considération. 6. Les autres heures : comme son nom l indique, ce sont les autres heures non identifiées clairement (bureau, temps de réflexion, temps d échange ) GestiBase isolutions 1/15 8 Sept 2013

2 B. Les paramétrages généraux (Menu Paramétrages, iplanning et Annualisation) B1-Personnel : les droits gestion horaires Dans cette partie, il existe un droit pour verrouiller définitivement le planning (cadenas le plus à gauche du planning hebdo). Il ne sera accessible que par les personnels cochés ici. Il est supérieur au droit «Equipe administrative» ou «Formateur responsable planning et cadenas». Il se colore en rouge. Par défaut, la gestion des annualisations est bipartite : un côté salarié, un côté RH. On peut si on le demande (mail à info@gestibase.com) avoir la gestion unique ou double. Dans ce cadre-là, la saisie sera réalisée uniquement du côté RH ou dans le 2 nd cas côté RH + le personnel. B2- Personnel : Tâches hors formation On liste ici toutes les tâches hors activités de cours (Responsabilité du planning, de la taxe d apprentissage, des ADAF, des responsabilités de cycles ). Pour les centres de formation qui utilisent la notion de service, ces heures ne seront a priori pas indiquées ici. On les retrouvera ultérieurement. GestiBase isolutions 2/15 8 Sept 2013

3 B3-Personnel : Groupes de tâches On rassemble ici des profils de tâches afin de se simplifier les saisies pour chaque personnel. On va avoir par exemple un groupe de tâches appelé : Responsabilités cycle, ou encore ADAF, ou Liens avec l extérieur Pour saisir suivre les indications ci-jointes : 1- Ajouter un groupe 2- Saisir le nom du groupe 3- Enregistrer 4- Cliquer sur ajout des tâches 5- Cliquer sur les tâches 6- Enregistrer le lien 7- Enregistrer les groupes de tâches B4-Personnel : Impératifs et absences Dans cette partie, on va désigner les items qui apparaitront dans le «Mon planning» de chaque personnel. S ils correspondent à une tâche assignée on la saisira également. Ex : Impératifs : Réunion interne -> Groupe «Responsabilité cycle»-> tâche «Réunion Pédagogique» Pour se simplifier, on peut imaginer que les tâches se confondent avec les impératifs du «Mon Planning». Il faudra dans ce cas saisir dans les 2 parties les mêmes intitulés. GestiBase isolutions 3/15 8 Sept 2013

4 B5. Paramétrage des heures de préparation (icône iplanning) Si on souhaite que le calcul des heures de préparation soit en corrélation avec les heures de cours, il suffit de compléter la colonne «Coef» dans la partie «n 3 répartition des heures». Ainsi lorsque la personne ira rechercher ses heures de cours, les heures de préparation seront calculées automatiquement. Le principe : 1 = 1 heure de cours + 0 heure de préparation 2 = 1 heure de cours + 1 heure de préparation 1.5 = 1 heure de cours heure de préparation etc Possibilité de gérer les coefficients d un coup. Après avoir sélectionné sur votre gauche les couples «matièreformateur», vous allez dans le menu «Outils» en haut à droite et suivez la procédure ci-dessous. GestiBase isolutions 4/15 8 Sept 2013

5 B6. Paramétrage des heures de semaine par défaut (icône Etablissement) A la création des annualisations à la journée, à la semaine ou au mois, vous allez utiliser des heures types : - Le nombre d heures par jour pour un temps plein - Le nombre d heures maximum par jour (ce qui limitera les chiffres inappropriés par défaut) - La durée réelle d un service A noter et on le verra plus tard, l importance des valeurs maximum : - Par jour : le système ne bloque pas la saisie au-delà des heures maxi indiquées. Par contre, si dans le «Mon Planning», les heures ont été dépassées, le calcul automatique s arrêtera au maximum d heures. - Par semaine ou par mois : ce sont des heures maximales bloquantes. GestiBase isolutions 5/15 8 Sept 2013

6 C. Création des annualisations des personnels Dans cette partie, vous allez créer les annualisations de tout votre personnel, un par un ou par type de contrats identiques : Allez dans le menu «Personnel», choisir «Gestion des annualisations» puis «Outils» et «Ajouter une annualisation» Dans notre exemple ci-dessous, 3 personnels ont la même période d annualisation du 01/09/2015 au 31/08/ Sélectionner le ou les personnes à annualiser 2- Choisir les tâches hors formation et saisir le nombre d heures prévisionnel à affecter 3- Définir la période (ici du 1 er Sept 15 au 31 Août 16), le nombre d heures de face à face prévisionnel, le nombre d heures de préparation et les heures de service 4- Indiquer les autres heures et les heures de congés. Dans notre exemple, il n y a que les heures travaillées. 5- La périodicité de saisie : Journalier, hebdomadaire ou mensuel 6- En appuyant sur l icône «roue grisée», on récupère le paramétrage des heures moyennes. Saisir le nombre d heures travaillées en moyenne par journée, par période (jour, mois ou semaine) ainsi que les maximums. 7- Enregistrer GestiBase isolutions 6/15 8 Sept 2013

7 Et voilà le résultat! L annualisation a été créée. 1- Modifier l annualisation globale : on retrouve toutes les données saisies que l on peut changer. Grâce au menu déroulant, vous pouvez passer d un personnel à un autre. 2- Visualiser et modifier les périodes une à une si nécessaire 1. Visualiser les écarts entre le nombre d heures prévues et réalisées 2. Nombre d heures prévues. On clique dessus et on peut changer le nombre d heures. 3. Ex : on a saisi «0 heure» parce que c est une semaine de congés (dans notre exemple on ne les prend pas en considération, la semaine d après 24h au lieu de 39h habituellement. 4. IMPORTANT : bien vérifier la cohérence de vos informations. Ici l annualisation compte 1570h. Le total des heures par semaine (39h) donne 1951h L écart devrait être de zéro. A vous d enlever les congés par ex ou autres heures en trop (semaine à zéro ) 5. Enregistrer GestiBase isolutions 7/15 8 Sept 2013

8 3- Déployer pour détailler les heures hors formation : cliquer sur le petit triangle vert en début de ligne. Pour refermer appuyer de nouveau dessus Pour supprimer une annualisation : 1- Vous sélectionnez l annualisation du personnel concerné 2- Allez dans outils 3- Choisir «Supprimer les annualisations sélectionnées» 4- Valider A noter que la suppression n est possible que si elle est vierge de tout verrouillage. Si le responsable RH ou le personnel a validé une ou plusieurs périodes, il sera impossible de supprimer l annualisation. On pourra cependant réduire la période ou modifier les contenus. GestiBase isolutions 8/15 8 Sept 2013

9 D. Etapes de validation des heures déclarées par les personnels Petit rappel (vu dans les paramétrages des droits) : 3 types de fonctionnement sont possibles : 1- Le personnel est le seul habilité à saisir ses heures de travail. Le responsable RH peut uniquement les valider ou les invalider (voir avec Gestibase pour les droits) 2- Le responsable RH et le personnel sont habilités à saisir et valider les heures de travail du personnel. 3- Le responsable RH gère tout seul les annualisations et la saisie (voir avec Gestibase pour les droits) Dans tous les cas, le fonctionnement sera identique. 1 er écran à droite : si je suis formateur. Menu «Mon Planning» -> Ma Gestion horaires 2è écran à droite : Si je suis responsable RH. Menu «Gestion Etablissement» D1. Etape n 1 : Récupération des heures du Planning Postulat de départ : le planning hebdo est saisi et VéRIFIé (les cours et les services). Le système va reposer sur la validation DEFINITIVE du planning hebdo. Tant que cette validation n est pas effective, impossible de récupérer automatiquement les heures du planning. Avant Après TOUS les plannings doivent être verrouillés pour que la récupération des heures puisse s effectuer. TOUS. Concernant le «Mon planning», les zones se verrouilleront uniquement au moment de la récupération. Aucune opération à réaliser avant. Le personnel doit bien regarder ses impératifs, ses absences de la semaine avant d aller dans la partie «Ma Gestion horaire». GestiBase isolutions 9/15 8 Sept 2013

10 La première semaine a été doublement verrouillée par elle-même et le responsable des ressources humaines (double cadenas rouge en début de ligne). La semaine est colorée en vert. Il y a un écart de 5h20 (marqué en négatif) en la faveur de l établissement. Dans notre exemple, Hélène (formatrice) veut récupérer les horaires de sa 2 ème semaine. 1- Elle appuie sur l icône «Calendrier rouge». Cette opération récupère automatiquement les heures de cours validées, calcule les heures de préparation ainsi que les heures de service. 2- Chaque heure de cours peut être requalifié en heure hors formation si besoin. Dans la grande majorité des cas, ce sont des heures de face à face, des heures de cours. 3- Un petit tableau récapitulatif avec le total des heures de face à face, de services, de préparation et des heures hors formation (si nous avions modifié la destination dans le menu déroulant à la place de face à face) 4- Enregistrer les informations Les heures de cours ne sont pas modifiables ici. Seul le responsable des RH peut modifier les plannings validés en revenant en arrière. Mais Attention à la manipulation Il faudra ensuite que le responsable RH déverrouille les semaines validées des personnels qu il a modifiés. Le plus simple est de bien vérifier l exactitude des plannings hebdo. Les heures de préparation ou de services sont modifiables (zone blanche) GestiBase isolutions 10/15 8 Sept 2013

11 D2. Etape n 2 : Récupération des heures du «Mon Planning» 2 ème étape, 2 ème icône : 1- Appuyer sur le bonhomme orange : Une palette apparaît et récupère tous les éléments du «Mon planning» (qu on aura bien soin de vérifier avant ) 2- On indique ici le type d impératif du «Mon Planning» avec date-heure début, date-heure de fin 3- IMPORTANT : Cocher ou non cet impératif pour qu il compte dans vos heures. Imaginons que vous vous mettiez un pense bête («Rappeler Mr Iris»), vous ne les compterez pas. Ou encore, si vous annualisez sans les congés et les temps partiels, vous ne les compterez pas non plus 4- Durée calculée (heure début moins heure de fin) : ces heures peuvent être modifiées. Dans cet exemple, Hélène avait indiqué dans le «Mon Planning» qu elle serait absente de 8h à 19h soit normalement 11h au total Mais rappelez-vous dans les paramétrages nous avons indiqué le nombre d heures maximum par jour (8h). Donc par défaut, le nombre d heures sera de 8h. (Hélène pourra saisir plus ou moins). 5- Si les paramétrages ont bien été effectués, le type d heures sera affiché par défaut. Sinon à vous de raccrocher avec les propositions du menu déroulant les horaires du «Mon Planning» à la catégorie des heures souhaitées (heures hors formation ou heures autres ou congés/récup). Les propositions du menu déroulant proviennent des heures hors formation liées à la personne (Hélène). 6- Enregistrer En bas de palette, un petit tableau récapitulatif total heures autres, total heures hors formations, total congés/récup. GestiBase isolutions 11/15 8 Sept 2013

12 Les heures hors formation et heures autres sont modifiables dans le tableau directement. C est ainsi que Hélène aurait pu saisir ses heures sans l aide du «Mon planning» : 1- Ouvrir les différentes heures hors formation 2- Modifier les autres heures et les heures de congés/récup 3- Modifier les heures hors formation 4- Saisir une observation éventuelle 5- Enregistrer (IMPORTANT) La saisie de votre période (jour, semaine ou mois) est terminée. Précision : dans le cas où le total des heures saisies est supérieur au nombre maximum d heures autorisées sur la période, il sera impossible de valider. Ex : dans l annualisation, le nombre d heures maxi par semaine est de 45h. Si le personnel indique 46h ou plus, il lui sera alors impossible de valider sa saisie. D3. Etape n 3 : Finalisation de la saisie => Validation du personnel Le personnel et/ou le responsable des Ressources humaines (en fonction des droits) va finaliser la saisie de la période. Pour finaliser, il faut cliquer sur le cadenas le plus à droite puis enregistrer. La ligne change de couleur. Elle deviendra verte quand le responsable des ressources humaines cliquera sur son cadenas. GestiBase isolutions 12/15 8 Sept 2013

13 D4. Etape n 4 : Finalisation de la saisie => Validation du responsable des RH Validation par période et par personnel Lorsque tous les personnels auront rempli leur période (jour, semaine ou mois), le responsable des RH validera (ou pas) les horaires. Cette validation ne sera possible que dans la mesure où le personnel aura lui-même validé. Les étapes de la validation pour un personnel sont les suivantes : 1- Menu «Etablissement» 2- Menu «Validation des horaires» 3- Choisir la période à partir d un calendrier (par défaut la date du jour) 4- Appuyer sur la loupe pour valider votre choix de période 5- Puis cliquer sur le cadenas. La ligne devient verte. Validation par personnel puis par période Dans ce cadre-là, on choisit une personne et on valide toutes ses périodes d un coup (dans la mesure où le personnel a validé de son côté) GestiBase isolutions 13/15 8 Sept 2013

14 D5. Et si on n est pas d accord Tout va très bien dans le meilleur des mondes puis un jour. Il était une fois un collaborateur saisit des horaires qui ne semblent pas tout à fait correspondre à la réalité des faits. Un exemple : Helène déclare avoir réalisé 55h dans la semaine. Le responsable des RH sursaute quelque peu et se demande s il n y aurait pas une petite erreur qui se serait glissée quelquepart Si les droits sont bi-partites à savoir que s il y a indépendance entre la saisie du personnel et la saisie (contrôle et validation) du responsable RH, ce dernier ne peut revenir sur les données du personnel. Dans ce cadre-là, le responsable RH va cliquer sur le cadenas du personnel et une boite de dialogue va s ouvrir. Petit préambule Si Hèlène a saisi 55h, un message l a prévenu que ces horaires-là dépassent les horaires maxi autorisés par période. Imaginons qu Hélène n ait pas fait attention aux messages et décide de continuer sa route. Résultat : la 1 ère semaine le responsable RH avait prévu 32h, elle en réalise 5h20 de plus. Cette 2 ème semaine, Hélène dépasse de 16h. Or dans la convention du Centre de Formation, il n est normalement pas possible de faire plus de 45h de travail par semaine Le responsable des ressources humaines cherche à comprendre et ne veut pas valider sans savoir pourquoi on est arrivé à cette situation : 1- Cliquer sur le cadenas du personnel 2- Une fenêtre apparaît. On écrit le message 3- Enregistrementge de 4- Le cadenas rouge se déverrouille. Côté Hélène (personnel) : Dès qu elle va ouvrir «ma gestion horaires», elle retrouvera ce message. Pour retirer ce message, il faudra qu elle revalide les heures bien sûr en ayant normalement discuté avec son responsable RH. GestiBase isolutions 14/15 8 Sept 2013

15 E. Editions disponibles de la gestion horaires Vous allez pouvoir éditer les feuilles par personnel, par période, entre deux périodes «Impression, publipostage et excel» -> «Planning Annuel» Avertissement : Toutes les éditions sont visibles. Par contre, un personnel pourra ne voir que lui-même et pas ses petits camarades. Bien sûr, le responsable des RH pourra tout visualiser. Gestion des horaires annualisations : Visualiser les annualisations de tous les personnels Gestion des horaires tâches : Lister les tâches et ceux qui les ont réalisées Gestion des horaires périodes : Lister les personnels et leurs horaires entre 2 périodes Avec le jeu des options, possibilité d éditer une fiche par personnel à faire signer par exemple (avec ou sans détail) GestiBase isolutions 15/15 8 Sept 2013