Gestion Comptable v4. Support de Cours

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1 2011 Gestion Comptable v4 Support de Cours

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3 1 Périmètre Fonctionnel schéma général Ergonomie Données principales Plan comptable Comptes de reporting Journaux Guides Analytique Budget Données secondaires Devises Modes de règlements Banques et comptes bancaires Ecritures Saisie Standard Saisie Guidée Saisie au Kilomètre Abonnement Consultation d écritures Traitements Lettrage Rapprochement bancaire Déclaration de TVA Clôture Encaissements / Décaissements Encaissements / décaissements Relances Traitement des effets Virements internationaux Non payés et différés Outils GESTIMUM 3 / 99

4 7.1 Régénération des écritures Gestion des écritures Réimputation Tableaux de bord GESTIMUM 4 / 99

5 1 Périmètre Fonctionnel schéma général GESTIMUM 5 / 99

6 1.1 Ergonomie Les codes couleurs Afin de faciliter et sécuriser la saisie, GESTIMUM est construit autour de codes couleurs, valables aussi bien en Gestion Comptable qu en Gestion Commerciale. Ecritures réelles : Noires Ecritures de simulation : Bleus Ecritures clôturées : Rouges Les fonds d écran sont : Bleus pour les comptes Clients Rouge pour les comptes Fournisseurs GESTIMUM 6 / 99

7 Les personnalisations > Affichage/ Barre d outils/ Personnaliser les barres d outils GESTIMUM offre la possibilité d ajouter en raccourcis les accès aux modules. GESTIMUM 7 / 99

8 Dans toutes les grilles d affichages du produit, un clic droit dans la liste propriété de la grille permet d ajouter une multitude de champs disponibles pour compléter l affichage. Ces paramétrages sont sauvegardés dans les fichiers Gestimum.preferences et Gestimum.grilles dans le répertoire C:\Documents and Settings\NomUtilisateur\Application Data\Gestimum. GESTIMUM 8 / 99

9 Dans les listes d affichages, la création de filtres est possible pour affiner les recherches. La combinaison de variables est illimitée et affectable soit à un utilisateur, un groupe ou l ensemble des utilisateurs. La fonction de recherche dans les listes permet de filtrer sur la colonne sélectionnée, le % peut être utilisé pour rechercher une partie du nom. Lors d une recherche, il faut d abord sélectionner la colonne de référence, celle-ci sera identifiée par le triangle bleu. Toutes les grilles peuvent être exportées dans un fichier texte, Excel ou XML. GESTIMUM 9 / 99

10 Notes utilisateur : GESTIMUM 10 / 99

11 2 Données principales 2.1 Plan comptable >Données Plan comptable Général / Plan comptable Clients / Plan comptable Fournisseurs Le plan comptable est séparé par les trois grands chapitres Général / Clients / Fournisseurs. Il existe quatre types de compte : Compte Général : Compte n étant pas rattaché à un compte collectif. Compte Auxiliaire : Compte rattaché à un compte collectif. Compte Collectif : Compte permettant de cumuler les soldes des comptes auxiliaires qui y sont rattachés. Il n est pas possible de saisir d écritures pour ce type de compte. Compte de regroupement : Les comptes de regroupement permettent des totalisations lors de l édition de la balance (non obligatoire), et sont très utiles dans le paramétrage des guides d écritures. Il n est pas possible de saisir d écritures pour ce type de compte. GESTIMUM 11 / 99

12 Les comptes de regroupement : La création du compte de regroupement est possible depuis le menu contextuel \ Nouveau Compte de regroupement, il suffit de saisir dans numéro de compte la racine des comptes à analyser et saisir un intitulé correspondant. Les comptes généraux : GESTIMUM 12 / 99

13 La création d un compte général est possible depuis le menu contextuel \ Nouveau, il faut saisir un numéro de compte et un intitulé. Le type de compte «général» est mis par défaut, il ne peut pas être changé, ainsi que l attribution d un compte collectif qui est non saisissable. Onglet général Les cases à cocher permettent d impacter directement les comptes comptables : Centralisé > Permet de centraliser les écritures du compte lors des éditions. Collectif > Pour les comptes clients et fournisseurs (de type auxiliaire), il est nécessaire de définir un compte collectif. Un compte collectif est rattaché à des comptes auxiliaires. Il se trouve sur les impressions dites Générales et regroupe les montants des comptes qui lui sont rattachés Gestion des échéances > Permet d attribuer des échéances lors de la saisie du compte. En sommeil > Permet d isoler le compte en visualisation et en saisie. Lettrage > Permet de définir un compte comme lettrable. Attention si le compte est lettré sur le dossier cette option ne pourra plus être décochée. Rapprochable > Permet de définir le compte comme rapprochable, uniquement si ce premier est composé de la racine de trésorerie définie dans les préférences du dossier. Sens par défaut > Permet de positionner par défaut le curseur sur la colonne débit ou crédit lors de la saisie du compte. Onglet information L onglet information doit être paramétré pour le calcul de la TVA pour les documents de la Gestion Commerciale et pour le paramétrage de la déclaration de TVA avancée. Pour plus de précision, se reporter au chapitre de la déclaration de TVA avancée. Champs utilisateurs Les champs utilisateurs permettent d insérer des champs de types variés pour insérer des données propres au dossier. Cumuls L onglet cumuls permet un aperçu des mouvements de toutes les écritures saisies sur le compte. L antériorité de toutes les années sont reprises également. GESTIMUM 13 / 99

15 2.2 Comptes de reporting > Données\ Compte de reporting Les comptes de reporting permettent de réaliser une comptabilité commune à plusieurs sociétés filiales par exemple. Il existe deux types de compte de reporting : général et regroupement. Le compte de reporting général ne peut être affecté qu à des comptes généraux et auxiliaires (un ou plusieurs), et un compte de reporting de regroupement ne peut être affecté à aucun compte. Ce dernier n aura pour fonction que de reprendre le cumul des tous les comptes de reporting (généraux) composés de la même racine. GESTIMUM 15 / 99

16 2.3 Journaux > Données\ Journaux Onglet Général Perme de définir l un des quatre types de journal (Ventes, Achats, trésorerie, OD). La notion d utilisateur unique permet d associer un seul des utilisateurs malgré les droits utilisateurs définit dans la gestion des utilisateurs. Les options permettent de définir les réglages nécessaires pour la saisie d écritures. Appels de compte Permet de créer des raccourcis de comptes auxquels vous pouvez également définir un montant ou une formule de calcul. Ces appels de comptes seront rappelés dans la fenêtre de saisie d écritures Ecritures automatiques Permet d appeler un guide d écriture en fonction du premier compte de l écriture. Il est possible de définir un compte collectif afin d appeler le guide lors de la saisie d un compte tiers. Champs utilisateurs Les champs utilisateurs permettent d insérer des champs de types variés pour insérer des données propres au dossier GESTIMUM 16 / 99

18 2.4 Guides > Données\ Guides Les guides permettent d automatiser les écritures lors de la saisie standard ou avec la saisie guidée. Pour que le guide soit actif lors de la saisie standard, il faut le paramétrer dans le journal concerné onglet «Ecritures automatiques». Pour créer une formule il faut utiliser le # pour appeler une ligne et le $ pour appeler une constante numérique (issue des tables de référence). GESTIMUM 18 / 99

19 2.5 Analytique La gestion analytique offre des possibilités d analyse supplémentaire sur votre société. Cette gestion est à activer dans les Préférences de la société\ Onglet Comptabilité. La mise en place de paramétrage analytique, est basée sur la définition d un Plan analytique. Un plan analytique est une organisation centrée sur un critère particulier à analyser (ex : suivi des ventes par type de produits, suivi des charges et des produits par services,...). Chaque plan est composé de sections analytiques de type Général, appartenant éventuellement à des sections de type Regroupement suivant une codification hiérarchisée. Une fois le plan analytique, les sections de regroupements et les sections générales créés, vous pourrez alors définir une répartition sur vos comptes de charges et produits. Cette répartition sera automatiquement affectée lors de l utilisation du compte en saisie d écritures, et la répartition s effectuera en fonction des pourcentages que vous aurez renseignés dans la fiche des comptes. GESTIMUM 19 / 99

20 Paramétrage étape par étape PREFERENCES DE LA SOCIETE/ONGLET COMPTABILITE Activer cette option pour accéder au paramétrage analytique. La gestion de l analytique passe dans un premier temps par la création d un Plan analytique depuis les tables de référence, puis par la création des sections générales et de regroupement depuis le menu Données Sections analytiques. TABLES DE REFERENCES PLAN ANALYTIQUE Un plan analytique est une organisation composée de sections, mise en place pour suivre les charges et/ou les produits de la société. Pour chaque analyse, il est nécessaire de créer un plan analytique par les tables de votre société. GESTIMUM 20 / 99

21 Lors de la ventilation analytique de vos charges et de vos produits, il sera possible d effectuer autant de répartition analytique que de plans créés. Un plan est défini par un Code, un Libellé et un Etat obligatoire ou non. L état Obligatoire coché permet d activer la saisie analytique obligatoire sur ce plan pour les comptes définis en Saisie analytique Obligatoire. COÛTS ANALYTIQUE Un coût analytique sert à regrouper des sections analytiques de type Général afin d obtenir des ruptures sur coût en édition de balance analytique. Ce paramétrage est facultatif. GESTIMUM 21 / 99

22 SECTIONS ANALYTIQUES Avant de créer vos sections, il est nécessaire de déterminer leur organisation afin de les hiérarchiser. Une section est définie par un code, un libellé, un type et, pour les sections de type Général, un rattachement à un plan et éventuellement à un coût analytique. Codification et type Le type Regroupement permet de créer des sections de classification sur lesquelles aucune affectation ne pourra être effectuée. Une section analytique de type Général est toujours au niveau le plus bas de l organisation et correspond à un élément d affectation de gestion. C est par la codification des sections que la hiérarchie des sections s effectue. Pour qu une section appartienne à une section de type Regroupement, son code doit commencer par le code de la section de regroupement. (Voir exemple ci-dessous). Rattachement Une section analytique Général doit obligatoirement être rattachée à un plan et éventuellement à un coût analytique (à définir dans les tables). PARAMETRAGE DE COMPTES Une fois vos sections créées, il est nécessaire d activer la Saisie analytique dans la fiche de chacun des comptes de charges et de produits à suivre analytiquement (onglet Général) : Interdite/ Obligatoire/ Possible, Définissez, éventuellement une répartition analytique par plan (onglet Répartition). Sélectionnez vos sections analytiques applicables par défaut, ainsi que les pourcentages que vous souhaitez affecter à chaque section analytique. SAISIE DES ECRITURES En saisie d écritures, la validation du compte a pour effet de générer automatiquement la ventilation analytique en fonction de la répartition définie dans la fiche du compte (montant et quantité sont calculés en fonction du pourcentage). Une croix apparaît dans la colonne Analytique (code champ ECR_ANA) pour signaler l enregistrement de l analytique. Le bouton Analytique (en bas de la grille) permet d accéder à la fenêtre de ventilation analytique pour une saisie manuelle ou une modification éventuelle. GESTIMUM 22 / 99

24 2.6 Budget > Données\ Budgets Il est possible de créer un budget général ou analytique, toutefois pour le budget analytique, il est nécessaire de paramétrer le plan et les sections au préalable. Le champ de répartition peut être composé de racines, de comptes généraux, auxiliaires ou collectifs. De plus, il est possible d appeler le plan comptable (touche F4, menu, ou icône) et effectuer un cliqué/glissé des comptes souhaités dans le champ de répartition. Le fonctionnement est identique s il s agit d un budget analytique. Les colonnes «Budgets» N à N+5 peuvent être décomposées par période et également modifiables à la ligne. Pour répartir automatiquement les budgets en 12 périodes équivalentes, utiliser «Flèche bas» juste après la saisie et ce, exercice par exercice. GESTIMUM 24 / 99

26 3 Données secondaires 3.1 Devises > Menu Données\ Autres\ Actualisation des devises Pour bénéficier d une devise sur le dossier il faut passer par l actualisation des devises, puis insérer un cours à la devise. Cotation `Au certain' Cette cotation consiste à donner le nombre d'unités monétaires étrangères équivalent à une unité de monnaie locale. Exemple : 1 euro = 0,9430 USD. Cotation `A l'incertain' Cette cotation indique le nombre d'unités monétaires locales correspondant à une unité de monnaie étrangère. Exemple : 1$ = 1,0604 euro. GESTIMUM 26 / 99

27 3.2 Modes de règlements > Données\ Modes de règlements Les modes de règlements associent un type de règlement et définissent le calcul de la date d échéance. Les types de règlement sont à créer dans les tables de référence. Le mode de règlement est associé au tiers et/ou aux documents. GESTIMUM 27 / 99

28 3.3 Banques et comptes bancaires Les banques permettent de centraliser plusieurs comptes bancaires et de renseigner les informations pour les transmissions bancaires. Les comptes bancaires permettent de saisir un RIB, et d associer les différents journaux avec un compte comptable. GESTIMUM 28 / 99

30 4 Ecritures 4.1 Saisie Standard > Ecritures\ Saisie Standard La saisie standard permet d ouvrir la saisie d un journal sur un mois compris dans la période de saisie autorisée (voir préférences de la société onglet exercices). La saisie standard permet de consulter les écritures déjà saisie pour la période et permet la saisie de nouvelles écritures. La différence de couleur identifie les écritures de simulation (option coché lors du transfert comptable depuis la gestion commerciale. Le mode simulation permet d enregistrer des écritures temporaires qui pourront ensuite être confirmées ou supprimées. Ce mode de saisie peut être activé ou désactivé à tout moment Les écritures de simulation peuvent être supprimées ou validées rapidement depuis le menu Outils\ Gestion des écritures\ Gestion des écritures de simulations GESTIMUM 30 / 99

31 4.2 Saisie Guidée > Ecritures\ Saisie guidée Le masque de saisie proposé correspond exactement au paramétrage du guide choisi. Le masque est composé d un entête, des lignes d écritures du guide et d un pied Le bouton «Ajouter» permet de créer une nouvelle écriture à partir du même guide, et le bouton «Réinitialiser» permet d annuler la saisie en cours GESTIMUM 31 / 99

32 4.3 Saisie au Kilomètre > Ecritures\ Saisie guidée La saisie au kilomètre permet d effectuer une saisie d écritures pour plusieurs journaux et plusieurs périodes à partir du même écran. Il faut toutefois veillez à sélectionner le bon journal en début de saisie de ligne. La visualisation des écritures est effective le temps de saisie depuis cette fenêtre. GESTIMUM 32 / 99

34 4.4 Abonnement > Ecritures\ Abonnements\ Abonnements Permet de définir un abonnement, par rapport à un guide pour générer les écritures automatiquement depuis le menu Ecritures\ Abonnements\ Echéances. Les écritures d abonnement en retard de génération apparaîtront en couleur rouge. 4.5 Consultation d écritures > Consultation d écritures GESTIMUM 34 / 99

35 La consultation d écritures permet de visualiser les soldes des journaux par mois. Quatre filtres sont disponibles sur la valorisation des écritures, et les écritures clôturés, équilibrés et réservés. Le double clic sur une ligne ouvre la saisie standard avec le détail des écritures GESTIMUM 35 / 99

36 > Extrait de compte L extrait de compte affiche le détail d un compte sur la période sélectionnée. La consultation peut être sur toutes les devises actives. Deux tableaux reprennent les informations par exercices. Le double clic permet d ouvrir la saisie standard en plaçant la sélection sur la ligne concernée. GESTIMUM 36 / 99

37 > Recherche d écritures La recherche d écritures combine plusieurs critères pour aboutir à une recherche affinée. GESTIMUM 37 / 99

39 5 Traitements 5.1 Lettrage Le lettrage manuel Le lettrage manuel s effectue toujours dans la devise Société, toutefois il est possible de consulter les écritures en devise Locale. Il est possible depuis la fenêtre de lettrage manuel, par le menu contextuel, de lettrer, délettrer, effectuer un lettrage automatique, d accéder à la saisie standard, de tout sélectionner ou tout désélectionner. La sélection des lignes à lettrer peut se faire par le clic gauche ou par la barre d espace. Lors du lettrage, et en cas de déséquilibre dans la limite de l écart de règlement et/ou conversion, une écriture d Opérations Diverses peut vous être proposée dans les situations suivantes : Ecart de règlement \ Ecart de conversion \ Ecart de change Il est possible de sélectionner un type d écart différent de celui qui vous est proposé, et en fonction de l écart choisi, les comptes de gains ou pertes associés à chaque type d écart vous seront proposés. Une écriture d Opérations Diverses sera alors générée et lettrée Le lettrage se distingue par du lettrage en minuscule et majuscule, les écritures lettrés sur l année N de l exercice en cours prendra un lettrage majuscule et pour les écritures lettrés sur N et N+1 ou N+1, seront lettré en minuscule. L impact de cette distinction permet à la clôture de passer toutes les écritures lettrées en minuscule d être passé dans le journal d A-Nouveaux en majuscule. GESTIMUM 39 / 99

40 Le lettrage automatique Le lettrage automatique permet de lettrer vos écritures en fonction du montant et/ou numéro de pièces. L option de lettrage par montant ou combiné permet de définir le nombre d écritures pouvant se compenser. Plus la profondeur de lettrage est importante, plus le temps de traitement du lettrage automatique sera important Le contrôle du lettrage Permet de corriger rapidement des lettrages en déséquilibres. Il est conseillé d effectuer cette manipulation avant clôture comptable pour garantir le bon déroulement de cette action. GESTIMUM 40 / 99

42 5.2 Rapprochement bancaire (A) Solde du relevé reçu (B) Solde comptable du compte à rapprocher (C) Solde des écritures à rapprocher (D) Solde des écritures non rapprochées (E) Solde du relevé précédent (F) Solde des écritures restant à rapprocher (G) Solde des écritures rapprochées Comment réaliser le premier rapprochement bancaire du dossier? Dans le journal des A-Nouveaux il faut saisir Le détail des écritures de trésorerie à rapprocher Le solde des comptes de trésorerie du dernier relevé reçu et rapproché. Il faudra dans un premier temps saisir dans la cellule (E) le solde du relevé précédent, sélectionner la ligne du solde rapproché saisi en A-Nouveaux, puis par clic droit «rapprocher au solde précédent». Ensuite, saisissez le solde du relevé reçu, et commencez votre rapprochement bancaire. Enfin, validez le rapprochement lorsqu aucun solde ne subsiste. Comment réaliser le premier rapprochement bancaire suite à la clôture d un exercice? Lors de la clôture, le solde des écritures «rapprochées» des comptes marqués «A rapprocher» de l exercice précédent, est reportée en A-Nouveau en une seule ligne. Cette ligne correspond normalement au montant du dernier relevé et pourra être associée au solde du relevé précédent. Les lignes des écritures «non rapprochées» sont reportées individuellement et pourront être associées avec des lignes du relevé de l exercice. Les rapprochements bancaires d un même exercice sont dépendants les uns des autres. La date du relevé précédent est la date d arrêté, et le solde est reporté en solde du relevé précédent. Un relevé ne peut pas être validé avant le relevé qui le précède. Un relevé ne peut pas être dé-validé si le relevé suivant est validé. Une fois qu un relevé est validé, tous les relevés de l exercice qui le précèdent ne sont plus modifiables. Pour pouvoir modifier un relevé, il faut dé-validé tous les relevés ultérieurs validés. Les lignes d écritures «rapprochées» ne peuvent plus être modifiées. Pour les modifier, il faut démarquer l écriture et pour cela il ne faut pas que le relevé soit en état validé. GESTIMUM 42 / 99

43 5.3 Déclaration de TVA Etape 1 Personnaliser le plan comptable Renseigner le compte de TVA lorsque nécessaire. Pour les comptes de TVA, saisir le taux, le type de TVA et le type d opération. GESTIMUM 43 / 99

44 Les champs «Ventilation TVA» et «Ventilation CA» ne sont pas utilisés pour la déclaration de TVA avancée. Sur les comptes de tiers, il n y a rien à saisir pour le calcul de déclaration de TVA dans l onglet «informations». GESTIMUM 44 / 99

45 Dans le cadre de la TVA pour les opérations UE, il faut paramétrer les comptes de ventes de la manière suivante. Associer un compte de TVA au compte. GESTIMUM 45 / 99

46 Etape 2 Paramétrage des déclarations de TVA Vous accéder alors aux fenêtres de paramétrage Regroupements et Lignes : L onglet Regroupements : Il permet de paramétrer la collecte des valeurs (Base et montant servant à la déclaration) en fonction des différents cas de TVA qui s applique dans l entreprise (TVA au débit, TVA à l encaissement, Exonéré, DOM-TOM, etc.) Importer : Permet d importer un paramétrage de base situé dans le répertoire BASE de l installation Gestimum sous le nom : CA3 France.TVARegroupement Pour ajouter ou supprimer des lignes de paramétrage dans les deux fenêtres, utiliser la touche «Insert» ou «Suppr». GESTIMUM 46 / 99

47 L onglet Lignes : Permet de paramétrer les différentes Zone de la déclaration CA3 de TVA en définissant les codes de regroupement devant être pris en compte au niveau de la base ou des montants. Importer : Permet d importer un paramétrage de base situé dans le répertoire BASE de l installation Gestimum sous le nom : CA3 France.TVALignes Pour ajouter ou supprimer des lignes de paramétrage dans les deux fenêtres, utiliser la touche «Insert» ou «Suppr». GESTIMUM 47 / 99

48 Il faut prévoir une ligne de regroupement par cas de TVA applicable dans la société et donc par compte de TVA défini dans le plan comptable. Saisir dans la colonne «Racine provision» le N de compte de TVA concerné. Il faut également que les champs «nature», «Opération», «Taux» soit en concordance avec ceux défini dans le compte de TVA dans l onglet «Information». Grille d affichage du plan comptable : Déclaration de TVA - type d opération TVA : - National = P - UE = C - Dom Tom = D - Vide = F GESTIMUM 48 / 99

49 - Non imposable = N - Imposable = I Préparation de la TVA Type : - Débits = D - Décaissements = R - Débits non perçus = 2 - Encaissements = E - Facturation = F - Collectée non perçu = 1 Paramétrage des Lignes : GESTIMUM 49 / 99

50 Le code défini la zone de la déclaration de TVA concerné : Il faut alors saisir dans «base» quand il s agit de la base de déclaration, ou dans «provision» quand il s agit des montant de TVA à déclarer, les codes des lignes de regroupements définies lors de l étape précédente. Cas particuliers : TVA à l encaissement : Lors du calcul de la déclaration le logiciel affecte sur la ligne de regroupement Vente (Encaissement) la base et le montant de l écriture de la période. Ecriture : GESTIMUM 50 / 99

51 Résultat du calcul de TVA: Lors de la saisie du règlement directement en comptabilité quelques soit le journal de Trésorerie, ou du tiers client le logiciel vous demande de confirmer la part de TVA sur encaissement du règlement : Résultat sur le calcul de la TVA : GESTIMUM 51 / 99

52 Le logiciel alimente alors automatiquement la ligne Encaissement (Vente) ayant le compte de TVA sur lequel le règlement a été imputé à l écran précédant. Aucun contrôle ne semble effectué, lors de la saisie du règlement, quand à l existence d une facture ayant de la TVA à l encaissement. Cas des bases à collecter sans TVA dans les écritures ou sur les factures : Il a été mis en place une nature «Collecté suivant le compte» ou «Déductible suivant le compte» qui permet la collecte de montant des écritures des comptes de produits ou de charges sans affectation d un compte de TVA. Le «?» est un caractère joker (dans l exemple il permet de sélectionner une séquence de compte commençant par 7 et finissant par 1 sur le 6ième caractère). Il est faut donc utiliser le dernier caractère pour différentier les comptes de charges ou produits des DOM-TOM ou C.E.E ou Exonéré. Exemple Compte personnalisé précédemment. GESTIMUM 52 / 99

53 Lancement du calcul de la déclaration de TVA : Sélectionner le type, le régime, la date de la déclaration, la période de calcul de la TVA et le mode de paiement puis cliquer sur «Calculer» : GESTIMUM 53 / 99

54 En se positionnant sur chaque ligne calculée, il est possible de visualiser les écritures : «Voir les écritures» : GESTIMUM 54 / 99

55 Possibilité de visualiser le récapitulatif par comptes : Enfin cliquer sur «Enregistrer» puis «imprimer». Sélectionner le nom du modèle le Cerfa adapté à l année concernée. GESTIMUM 55 / 99

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57 Pour passer l écriture comptable, repositionner vous sur la liste des déclarations de TVA : Menu traitement Déclaration de TVA avancée Déclaration de TVA. GESTIMUM 57 / 99

59 5.4 Clôture Avant toute clôture comptable, vous devez effectuer les points suivants : Utiliser la fonction Outils\ Régénération des totaux sur tous les totaux. Vérifier dans le centralisateur qu aucun journal pour une période donnée ne soit pas déséquilibrés. Effectuer un contrôle du lettrage (avec la coche lettrage supérieur également). Contrôler qu il ne reste plus d écritures de simulation sur l exercice à clôturer. Vérifier que les comptes d attentes (compte 471) soient soldés. Vérifier de ne pas avoir d écritures d abonnement en attente de génération. Après avoir imprimé les grands livres, balances (etc ), de s assurer que la sauvegarde de la base est correctement faite, vous devez valider les journaux. (Menu Outils\ Gestion d écritures\ Validation des écritures). La clôture annuelle est irréversible, par conséquent il est vivement conseillé de procéder à une sauvegarde du dossier au préalable, et de suivre les instructions dans les différentes étapes de la clôture. De même, veuillez vérifier vos écritures d A-Nouveaux sur le nouvel exercice avant de continuer à travailler GESTIMUM 59 / 99

60 Les cases doivent être cochées pour passer à l étape suivante. Les trois cases «SINON», sont optionnelles mais permettent de reporter les écritures nécessaire pour un bon suivit de la comptabilité. GESTIMUM 60 / 99

62 6 Encaissements / Décaissements 6.1 Encaissements / décaissements Ce module est commun à la gestion commerciale et gestion comptable, il traite de toutes les échéances générées par la saisie de documents ou par les écritures comptables. La visualisation de toutes les échéances est accessible dans la fenêtre des échéances clients ou échéances fournisseurs. > Traitement\ Encaissement \ échéances clients ou Traitement\ Décaissement\ échéances fournisseurs Depuis la liste des échéances plusieurs actions sont disponibles pour solder les échéances. GESTIMUM 62 / 99

63 Régler l échéance : Permet de régler l échéance sélectionnée, cette action peut combiner la réception et la remise en banque directement. Il est possible de sélectionner plusieurs échéances d un même tiers pour régler plusieurs factures pour un seul règlement GESTIMUM 63 / 99

64 Règlements et remises : Permet de régler plusieurs échéances ayant le même type de règlement (BOR, LCR, prélèvement, traite et virement). Solder l échéance avec : Permet de rapprocher une facture avec un avoir dans le cas où les deux échéances s annulent totalement. Marquer comme soldée : Permet de marquer comme soldée une échéance sans génération d écritures dans le journal de banque de la comptabilité. > Le règlement d échéances Le règlement des échéances ce fait en deux étapes : GESTIMUM 64 / 99

65 Pour les échéances clients : 1. la réception des règlements, 2. une remise en banque, Pour les échéances fournisseurs : il faut faire 1. la préparation des paiements, 2. une émission des paiements, Réception de règlement\ Préparation de règlement La fenêtre de réception des règlements affiche la liste de toutes les réceptions faites mais non remises en banque. La zone du bas permet de générer de nouvelles réceptions. L action de réception des règlements marque l échéance comme soldée. Le bouton Modifier ouvre une liste d éléments : GESTIMUM 65 / 99

66 > Les échéances : Par défaut, GESTIMUM sélectionne l échéance correspondant au montant saisi, s il trouve un montant identique dans la liste. Cependant il est possible, de désélectionner (double-clique sur la ligne) l échéance prise par défaut pour pointer les autres échéances disponibles. Il est possible lors d un règlement supérieur aux échéances de prendre l option «trop perçu». Gestimum va générer deux échéances, une échéance supérieure pour solder l échéance et le trop perçu, puis une échéance négative pour déduire le «trop perçu» lors d un prochain règlement. > Les écarts : Dans le cas où le règlement ne correspond pas au montant de l échéance, Gestimum peut affecter le montant en écart de règlement, de conversion ou de change GESTIMUM 66 / 99

67 Le montant d écart doit être défini dans les préférences de la société, onglet Comptes. Attention, il est possible de considérer que l écart vient d un règlement partiel dans le cas où le montant de l écart est inférieur au montant de l échéance. > Le RIB : Permet de sélectionner un RIB différent saisi dans l onglet Banque de la fiche Tiers. La remises en banque /Emissions de paiements A l ouverture de la fenêtre, c est la liste des remises/émissions qui s affiche. Pour enregistrer une remise, il faut faire un clic-droit nouveau pour sélectionner toutes les échéances d un même mode de règlement préalablement réceptionné. GESTIMUM 67 / 99

69 6.2 Relances > Encaissement\ Relance\ Génération des relances La gestion des relances clients permet de lister toutes les échéances à recevoir des clients qui ne sont pas soldées. Il est possible de faire des relances avec un nombre de jours de dépassement ou un nombre de jours antérieurs à la date d échéance. Une fois la recherche lancée, les échéances sont par défaut cochées pour être relancées. Après sélection des échéances, il est possible de les relancer avec la génération automatique d une impression et d une création d action dans la fiche du tiers pour suivre l historique. Il est possible de visionner les historiques de toutes les relances, par degrés. Il existe 4 niveaux de relance 0, 1, 2, 3. Il existe, pour l impression des relances, des fichiers d impression RTF, personnalisables avec un éditeur de traitement de texte. Ces documents sont stockés dans le répertoire par défaut, C:\ProgramFiles\Gestimum\Documents\Relances GESTIMUM 69 / 99

70 Particularité : dans la gestion des relances, on peut sélectionner une échéance pour la modifier, ce qui permet de décaler la date de relance. GESTIMUM 70 / 99

72 6.3 Traitement des effets Cas des échéances avec des modes de règlements associés tel que LCR acceptée et Billet à ordre relevé : > Traitement\ Encaissement Etape spécifique pour l encaissement de ces modes de règlement. Le premier point va consister à faire la Réception des règlements. Une fois la réception faite sur les différentes échéances, se reporter au menu des Historiques des Effets. GESTIMUM 72 / 99

73 C est l action de mise en portefeuille qui sera choisie dans cette fenêtre. Une fois la mise en portefeuille effectuée, vous pouvez lancer votre transfert comptable avec les règlements en portefeuille. GESTIMUM 73 / 99

74 Ainsi dans le journal du portefeuille des effets, vous trouverez vos écritures d attente. Pour finir, il reste à faire une remise à l encaissement ou à l escompte. Dans la 1 er fenêtre liste des remises à l encaissement\l escompte, il faut créer une nouvelle remise pour pouvoir sélectionner les différentes échéances. GESTIMUM 74 / 99

75 Après transfert en comptabilité de vos remises, les journaux seront ventilés. GESTIMUM 75 / 99

77 6.4 Virements internationaux Pour faciliter les transactions bancaires avec vos interlocuteurs internationaux, GESTIMUM a développé la génération des fichiers de virements internationaux au format CFONB en euros ou en devises. L environnement GESTIMUM dispose de tous les paramètres nécessaires pour vous permettre de gérer un nombre de banques illimitées, les coordonnées bancaires de destinataires, la génération de remises bancaires et la génération d un fichier aux normes CFONB. Paramétrage : > Pour pouvoir générer votre fichier CFONB, vous devez préalablement avoir généré le règlement de cet effet. > Depuis la fonctionnalité Traitements/ Décaissement/ Emission des paiements via le clic droit «Virement international» le fichier pourra être généré. > Renseigner le «Numéro de client» fourni par votre organisme bancaire dans la sous partie Transferts internationaux de l onglet «Transmission bancaire» de la fiche banque. > L option «Passer à la ligne» à la fin de chaque enregistrement doit être cochée si le fichier à générer doit avoir une longueur limitée par enregistrement (320 pour le format CFNOB). > Procéder à la préparation de votre paiement par le menu Traitement /Décaissement. > Générer votre remise bancaire par le menu Traitement/décaissement/ Emission de paiements, la remise doit être de type «Virement bancaire». > Renseigner la «Date d exécution», le code «Motif économique» puis, «Imputation des frais : bénéficiaire, émetteur, émetteur et bénéficiaire» : Remarques : > En fonction de la sélection effectuée dans les Imputations des frais, votre banque effectuera la répartition des frais nécessaires. > Le fichier ne peut être généré que : Si les coordonnées bancaires de l émetteur et du bénéficiaire sont valides. Si le code IBAN du compte émetteur et bénéficiaire est renseigné. 6.5 Non payés et différés > Traitement\ Encaissement\ Non payés et différés GESTIMUM 77 / 99

78 L enregistrement d un montant non payés ou d un montant de règlement à différer a pour effet de générer une nouvelle ligne d échéance dans l échéancier ce qui permet de modifier la date d échéance et d enregistrer un nouveau règlement. Pour un tiers donné, vous obtenez la liste de toutes les échéances en cours (réglées ou non) sur la période de votre choix. L enregistrement d un non payé consiste à saisir le montant non payé pour un règlement donné et de préciser la raison (le type) de cet impayé. Les types de non payés/différés sont à définir dans les tables de votre dossier. GESTIMUM 78 / 99

80 7 Outils 7.1 Régénération des écritures La régénération des totaux permet de recalculer les soldes des journaux par mois de saisie. 7.2 Gestion des écritures Gestion des écritures de simulation Permet la suppression ou la confirmation d écritures de simulation en masse. GESTIMUM 80 / 99

81 Copie d écritures de journal à journal Permet le transfert d écritures d un journal vers un autre. Il faut cependant respecter le type de journal qui doit être semblable Suppression d écritures Traitement automatique pour la suppression d écritures avec option de type de création pour filtrer un ensemble d écritures. Réordonnancement des pièces comptables Le réodonnancement des pièces permet la mise à jour de la colonne «ORDRE» lors de la saisie standard. GESTIMUM 81 / 99

82 Régénération des A-Nouveaux La regénération des écritures d A-Nouveaux a pour but de recréer les écritures dans le journal d A- Nouveaux à la date de la dernière clôture annuelle. GESTIMUM 82 / 99

83 GESTIMUM 83 / 99

85 7.3 Réimputation La réimputation permet de modifier un compte comptable par un nouveau compte ou directement par un remplacement de compte vers un autre. GESTIMUM 85 / 99

86 7.4 Tableaux de bord Cette version des tableaux croisés dynamiques proposée par Gestimum, vous offre plusieurs options supplémentaires pour vous permettre une analyse puissante et complète de vos données. Cet outil décisionnel vous aidera à construire votre requête par la simple sélection de vos tables de données, de champs, ainsi que des filtres à appliquer. Il est accessible à partir du menu Traitements de la Gestion commerciale et la de la Gestion comptable. Remarque La fonction «tableaux croisés dynamiques» et le requêteur SQL intégré a pour objectif de faciliter l obtention de statistiques ciblées sur l exploitation de l entreprise avec un nombre limité de requêtes calculées simultanément ; En cas de volumétrie importante (taille de la base de données, nombre d utilisateurs simultanés, nombre de requêtes calculées simultanément), le risque de lenteur est important. Dans ce cadre, les outils Microsoft de business Intelligence disponible dans MS-SQL Server 2008 seront plus adaptés (SQL Server Integration Services, SQL Server Analysis Services et SQL Server Reporting Services) en particulier la brique «ETL» [Extract, Transform and Load] pour créer et alimenter un data warehouse. Interface Fichiers /Préférences de l utilisateur/ Tableaux croisés dynamiques Cette option permet de choisir un autre répertoire que celui défini par défaut. Pour placer vos propres requêtes (C:\Documents and Settings\ All Users\Application Data\Gestimum\Tableaux croisés). Ce module est disponible dans la liste des droits utilisateurs du menu Fichier. Icônes Fonctionnalités Nouveau : Une nouvelle page vierge est affichée et le logiciel se place directement sur l onglet conception. Le bouton Nouveau sera accessible dès qu une modification sera effectuée dans cette fenêtre pour permettre la création de la requête suivante. Enregistrer : Permet la sauvegarde de la requête générée ou modifiée. Le nom du fichier, le nom de la requête et la description sont proposés. Le fichier enregistré portera l extension par défaut TCD. Cette extension est non modifiable. Enregistrer sous : Permet la sauvegarde de la requête générée ou modifiée sous un autre Nom Supprimer : Supprimer une requête de la liste Annuler : Annuler les modifications Importer une requête : Accessible à partir de la liste de requêtes. Une fenêtre qui permet de parcourir et sélectionner un fichier est affichée. Le fichier d import ayant ou non l extension TCD pourra être importé. Le logiciel analysera la validité de la requête et générera une nouvelle requête avec l extension tcd. GESTIMUM 86 / 99

87 Exécuter : Exécuter une requête Aperçu : Disponible dans les onglets : Vue multi dimensionnelle, données et vue graphique. Impression : Disponible dans les onglets : Vue multi dimensionnelle, données et vue graphique. Export de données : Disponible dans l onglet Données. Permet l export de données vers un fichier au format XML, XLS, HTML, Texte Affichage des tables : Disponible dans l onglet Conception, cette option propose l affichage des tables et de champs de données avec ou sans le libellé de description, triés ou non par ordre alphabétique. Volets de conception : Disponible dans l onglet Conception - Afficher le volet requête - Afficher le volet tables - Afficher le volet paramétrage de la requête GESTIMUM 87 / 99

88 Les Onglets Les onglets sont affichés dans cette fenêtre dans un ordre logique d analyse, la vue Multi dimensionnelle, les Données et la vue Graphique sont le résultat de l onglet Conception. Nous vous présenterons chaque onglet avec les fonctions disponibles pour vous permettre d affiner votre analyse et d exploiter au mieux cet outil. Liste des requêtes Cet onglet affiche la liste des requêtes proposées par défaut par GESTIMUM et toutes celles créées par l utilisateur. Cette grille est composée des champs suivants : Nom, Fichier, Description, Crée par, Date de création, modifié par, Date de modification. Le nom de la requête sélectionnée est affiché sur la barre de titres. Les icônes disponibles dans la barre de menus sont également accessibles par le menu contextuel. Vue multidimensionnelle Dans cet onglet, vous pouvez construire une représentation multidimensionnelle de données proposées résultant de la requête en cours définie dans l onglet Conception. Il existe trois zones disponibles pour contenir les champs qui servent à construire la représentation de données : Zone champs de Données Zone champs de Lignes Zone champs de Colonnes Les champs peuvent être déplacés à l aide de la souris. GESTIMUM 88 / 99

89 Certaines de ces données vous serviront de paramètres qui pourront être empilées suivant plusieurs dimensions possibles, d autres seront utilisées en tant que données d analyse. A l exécution de votre requête tous les champs de données sélectionnés dans chaque table sont disposés en haut de la fenêtre. Tout champ laissé dans la zone Champs de données n est pas impliqué dans la représentation à construire. Cette fenêtre offre les fonctions suivantes : Un Total général au pied du tableau. Un Sous-total pour chacune des ruptures (d après l exemple : sous total client, famille, sous famille). Des filtres disponibles dans tous les champs. Dans l entête des colonnes et de lignes, le menu contextuel propose la possibilité «d Afficher ou cacher la liste de champs». GESTIMUM 89 / 99

90 Conseil Avant de commencer la construction du tableau, l objectif de votre analyse doit être clair et bien défini. Il faut se poser la question «Que voulez-vous analyser dans ces données?» Consultez l annexe de cette fiche pour suivre pas à pas l exemple proposé. Données Cet onglet affiche de manière tabulaire tous les champs ayant été choisis dans la conception de la requête après application de filtres définis dans le volet de paramétrage de volet Cette fenêtre propose les fonctions suivantes : Une barre de regroupements pour glisser les champs des entêtes de colonnes à regrouper. Les données seront affichées selon le ou les regroupements choisis. Les filtres sont disponibles dans chaque champ L option «Personnalisé» propose différents choix de sélection des données pour affiner vos résultats GESTIMUM 90 / 99

91 Sur les lignes de totaux, le menu contextuel propose un calcul adapté au type de donnée : Somme, Minimum, Maximum, Compter, Moyenne. L icône Export de données propose l export aux formats suivants : Excel, XML, HTML, Texte. Sur la barre d entête de colonnes, le menu contextuel propose les options suivantes : Trier dans l ordre ascendant et descendant, ainsi qu annuler le tri Grouper en utilisant ce champ (équivalent à déplacer la colonne dans la barre de regroupement) Grouper par sélection Pied de page : Affiche ou non la barre de totalisation du bas de page Groupe de pied de page : Non disponible Supprimer cette colonne : Supprime la colonne de la barre de colonnes, elle reste disponible dans la liste de champs. Liste de champs : Affiche la liste des champs pour ajouter et ou enlever des champs non nécessaires. Par défaut, tous les champs sélectionnés dans les tables sont disponibles dans la barre de colonnes. Ajustement automatique colonne : seulement la colonne sélectionnée Ajustement automatique toutes les colonnes. GESTIMUM 91 / 99

92 Remarque Les colonnes de montants et quantités sont formatées avec un séparateur de millier et deux décimales par défaut. Vue Graphique Cet onglet permet de représenter vos données en forme graphique Pour obtenir cette représentation, vous devez placer les données à représenter dans la partie supérieure de la fenêtre «Niveau de données». Les données sont accessibles à partir du bouton «Personnaliser le graphique». Ce bouton propose les onglets suivants : Axe abscisses Y : Les données champs de données choisis doivent être de valeurs qui varieront en fonction de données sélectionnées dans l axe X. Il suffit de cocher le champ souhaité. Nous pouvons sélectionner par exemple le champ Montant TTC. Axe (X) : Les données sélectionnées dans cet axe doivent être placées dans le Niveau de données. Elles feront varier les montants de l axe Y. Dans notre exemple, nous pouvons choisir le code article puis la famille placée à droite. Paramètres : Permet de configurer l affichage de données. Pour modifier la présentation du graphique, le bouton «Type de graphique» propose le choix suivant : Barres, Histogramme, Courbes, Aires, Secteurs. Dans la zone Niveau de données, l option «Sélectionner la valeur» permet d affiner les données à représenter. Pour obtenir un affichage de la sous donnée Famille placée à droite du champ Code article, il suffit de double cliquer sur la colonne d un code article affiché pour obtenir un sous graphique avec l option «Sélectionner la valeur» et affiner d avantage l affichage. Conception Cet onglet destiné à la conception de la requête vous offre plusieurs fonctions très puissantes. Par la sélection des tables, des champs et les liens définis entre chaque table et chaque champ, votre requête sera générée automatiquement. GESTIMUM 92 / 99

93 La fenêtre est composée de trois parties : 1. Le volet de Tables sélectionnées Cette zone reste toujours affichée. Elle dispose des fonctions décrites ci-dessous, accessibles à partir du menu contextuel : Ajouter tables : Même fonction que l option «Afficher volet tables» à droite de la fenêtre. Ajouter une table dérivée : Opération qui permet d ajouter une sous requête dans la requête principale. Union : Option qui permet : D ajouter une nouvelle sous requête d union GESTIMUM 93 / 99

94 De placer entre parenthèse. Editer : Accessible également par l icône permet l ajout des options affichées dans cette fenêtre dans la construction de la requête. Par exemple, après sélection de l option DISTINCT, la requête se construit comme suit : Select Distinct * From ACTIONS 2. Le volet Paramétrage de la requête : Ce volet affiche les champs sélectionnés dans chacune des tables. Les choix effectués dans cette partie se refléteront sur les données proposées dans l onglet Données. Il est possible d ajouter des clauses de filtres, de calculs et de groupements dans la requête. GESTIMUM 94 / 99

95 Il est possible d ajouter des colonnes de calcul supplémentaires pour permettre une analyse complète. Exemple : Si vous souhaitez calculer la commission de représentants à partir de la marge en utilisant uniquement la table Documents qui contient le tiers, le code représentant, la marge, le montant TTC, puis le montant HT, il suffit de créer un champ variable supplémentaire. Sélectionner dans la colonne Expression, le champ Marge, ajouter l opération de calcul 2%. Saisir le nom de votre variable «Commission» dans la colonne Alias. Cocher la colonne Sélection pour qu elle soit visible dans l onglet Données. Dans l onglet Données, on retrouve notre colonne Commission! GESTIMUM 95 / 99

96 3. Le volet de requête. Ce volet affiche la requête SQL générée automatiquement d après votre sélection de données, l ajout des filtres et différentes options disponibles. Les utilisateurs expérimentés pourront modifier et adapter librement ce résultat. Enregistrement des paramètres Cet outil permet d enregistrer les paramètres d affichage de données, résultat de requêtes. En procédant de la même manière, il est possible d affiner encore plus notre analyse en ajoutant une quatrième dimension à notre vue de données. Supposons qu on veut examiner, en plus, la répartition par client du chiffre d affaires. Il suffit de glisser le champ Client à côté du Champ mois dans la zone des colonnes pour obtenir ce résultat. Dans cette quatrième dimension de la vue aurait pu être introduite différemment : dans les lignes à gauche des deux champs qui sont déjà présents ou dans les colonnes à gauche du champ mois pour avoir des totaux par client. GESTIMUM 96 / 99

97 Ici on retrouve bien, dans ces différentes représentations, le chiffre d affaires des Boîtiers PC de la société Couzon SA du mois de Janvier Il fait partie à chaque fois d un regroupement différent et c est l un des intérêts d une telle analyse. Cette dernière remarque nous conduit à attirer l attention sur le fait que cet outil permet d atteindre un objectif d analyse de données, la construction de la vue devrait donc être guidée par cet objectif. Attention : - La construction de ce type de requête n est pas acceptée par cet outil : inner join DOCUMENTS D on D.DOC_NUMERO = L.DOC_NUMERO and DOC_TYPE = 'V' and DOC_STYPE in ('A', 'F', '0', '1') Il faut reporter la condition dans la clause Where pour obtenir le même résultat : inner join DOCUMENTS D on D.DOC_NUMERO = L.DOC_NUMERO Where DOC_TYPE = 'V' and DOC_STYPE in ('A', 'F', '0', '1') GESTIMUM 97 / 99