portimagazine décembre 2010 Assurnet

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1 portimagazine décembre 2010 Assurnet

2 3 Editorial 4 Port- Votre messagerie toujours à portée de main 6 Pourquoi Port- ? Vous travaillez actuellement sans Port- ? Ce n'est pas sans risque! 8 Port- Vos collègues témoignent 9 Nom de domaine Pourquoi utiliser portima.be quand vous pouvez avoir nomdevotrebureau.be? 10 Votre propre bureau mobile A quoi faut-il veiller lorsque vous achetez un smartphone? 11 Internet Broker Project Grâce à IBP, j ai un site web complet, facile à gérer et à maintenir 12 Kris De Becker, Directeur Relations Clients En tant que Directeur des Relations Clients, je ne suis satisfait que lorsque nos courtiers le sont aussi!" 14 Self Install AS/Web : à vous de jouer 15 Interview Self Install Acheté le matin, mon PC était déjà installé l après-midi Question Time Répondez correctement à la question ci-dessous et gagnez 2 places de cinéma. Nous avons 25 x 2 places à vous offrir. N'hésitez donc pas à tenter votre chance! Question: En quoi consiste la sécurité de Port- ? Solutions possibles: a) Firewall (pare-feu) et viruswall b) Viruswall et spamwall c) Firewall, viruswall et spamwall Indiquez votre réponse sur le site Les gagnants seront avertis personnellement. PortiMagazine Assurnet est un magazine de Portima. Il paraît 3 x par an. Éditeur responsable: Claude Rapoport Coordination: Valérie Dechamps Réalisation: Vous avez des questions ou des remarques à propos d'un article traitant de nos services? Dans ce cas, appelez notre Infoline au 02/ Vous pouvez également consulter et télécharger ce magazine sur notre site internet: PortiMagazine Assurnet par courrier électronique? Si vous souhaitez recevoir le PortiMagazine Assurnet sous format électronique, inscrivez-vous via le site internet de Portima. Vous pouvez nous communiquer votre adresse sur la page d'accueil de notre site ou sur BEN à l'adresse

3 3 Editorial Cher courtier, Merci, Grâce à vous, Portima fête ses 10 ans, 10 ans à votre écoute pour améliorer les services et les produits que nous vous proposons. 10 ans d évolutions pour que le canal du courtage soit et reste le canal de distribution par excellence pour les assurances. Ainsi, vous découvrirez dans ce PortiMagazine l évolution et les nouveaux attraits du produit Port- et particulièrement la possibilité de lier Port- avec votre smartphone : si vous le souhaitez, vous pouvez avoir accès à votre messagerie partout et tout le temps. De plus, vos mails sont automatiquement sauvegardés et vous ne courez plus le risque de les perdre en cas de problème sur votre pc. En 2010, en collaboration avec les fédérations de courtiers, avec BROCOM et avec les compagnies, nous avons mis à votre disposition le catalogue IBP. Vous l avez apprécié et utilisé immédiatement. Cela nous encourage à continuer à chercher des innovations pour vous simplifier la vie. Plus que jamais Portima continuera à mettre tout en œuvre pour mériter votre confiance. En cette fin d année je vous présente mes meilleurs vœux pour 2011, Bonne lecture, Claude Rapoport

4 4 Port- Votre messagerie toujours à portée de main Grâce au service de messagerie professionnel et moderne Port- , votre boîte aux lettres électronique entre dans une nouvelle dimension! Pouvoir accéder en permanence à vos s, à votre agenda et à vos contacts: intéressant, non? Que vous soyez au bureau, chez vous, ou même en déplacement, Port- vous offre une liberté totale! Petit exemple : vous êtes en déplacement et votre secrétaire reçoit un coup de fil d'un client qui souhaite vous rencontrer. Avec votre autorisation, elle peut accéder à votre agenda via Outlook et elle peut aussitôt planifier le rendez-vous. Non seulement votre agenda est immédiatement mis à jour, mais cela va bien plus loin encore. Dès que votre secrétaire a encodé le rendez-vous dans Outlook, celui-ci apparaît automatiquement sur votre smartphone. Où que vous soyez, vous avez toujours vos contacts, votre agenda et votre messagerie à portée de main. Professionnel et fiable Port- est une solution professionnelle de traitement des s grâce à laquelle vous disposez d'une boîte mail de 2 GB et d'une adresse personnelle, du type [email protected]. Vous bénéficiez également d'une sécurité optimale grâce au pare-feu, à l'anti-virus et au filtre anti-spam de Portima qui protègent vos courriels. Chaque boîte mail est continuellement scannée pour qu'aucune boîte mail infectée ne puisse transmettre de virus aux boîtes de vos collègues. Aucun souci non plus à se faire pour les backups de votre messagerie. Des backups de vos s, contacts, rendez-vous et tâches sont réalisés en permanence. Aucune donnée ne peut donc se perdre!

5 5 Partagez votre boîte mail Une autre fonction très pratique de Port- est que ce système vous permet de partager votre boîte mail, votre agenda et vos contacts avec vos collaborateurs. Imaginez qu'un client veuille prendre rendez-vous avec vous alors que vous êtes absent du bureau. Via Port- , vous pouvez autoriser vos collaborateurs à consulter votre agenda et même à le mettre à jour (en vous envoyant, par exemple, une demande de rendez-vous). De cette manière, le rendez-vous du client est fixé immédiatement et votre agenda est directement actualisé. Vous pouvez aussi sauvegarder toutes les données relatives à vos clients, à vos fournisseurs, etc. dans des fiches de contact "partagées". Ces données deviennent alors accessibles à tous les collaborateurs de votre bureau. Bien sûr, vous pouvez aussi créer des fiches de contact "personnelles" que, vous seul, vous pourrez consulter. Bonne nouvelle Port- bientôt moins cher! A partir de janvier 2011, Port- vous offre davantage tout en coûtant moins cher! La taille de chaque boîte aux lettres, qui était de 500 MB, sera en effet portée à 2 GB. Par ailleurs, grâce à un système de calcul plus simple et plus transparent, vous bénéficierez d'une baisse de prix de 30%! Disponible toujours et partout L un des principaux atouts de Port- est sa mobilité illimitée. Grâce à cette solution, vous pouvez consulter votre messagerie de trois manières différentes : via Outlook, via votre navigateur internet (webmail) et via votre smartphone. Tous vos courriels, rendez-vous et contacts sont stockés sur un serveur central. Vous pouvez donc y accéder où que vous soyez. Vous voulez ajouter un contact, envoyer un ou encoder un rendez-vous via votre smartphone? Aucun problème, l'opération est automatiquement synchronisée avec votre Outlook et votre webmail. Toutes vos données sont donc actualisées, toujours et partout! Simple et efficace! Besoin d'assistance? Pour toute question technique relative à Port- , le Brokers Contact Center de Portima est à votre disposition pour vous aider. Port- vous intéresse? Pour plus d informations, n hésitez pas à contacter notre Infoline au En bref : où pouvez-vous utiliser Port- ? Au bureau Via Outlook Vous avez PortiGate ou PortiLink au bureau? Dans ce cas, via Outlook, vous avez un accès direct à toutes les fonctionnalités de Port- avec, évidemment, la sécurité de Portima! Chez vous, en vacances,... Via votre navigateur internet (webmail) Grâce à votre navigateur internet, vous pouvez accéder, où que vous soyez, à votre agenda, vos s et vos contacts! En déplacement Sur votre smartphone Si vous avez souscrit un abonnement 3G, vous recevez vos courriels directement sur votre smartphone. Vous pouvez aussi consulter et modifier votre agenda et vos contacts.

6 6 Pourquoi Port- ? Vous travaillez actuellement sans Port- ? Ce n'est pas sans risque! Beaucoup d entre vous disposent d'une ou plusieurs adresses via leur abonnement internet. Avec ces adresses, il vous est parfaitement possible de consulter vos courriels, votre agenda et vos contacts via Outlook et, dans une certaine mesure, via votre navigateur internet (webmail) lorsque vous êtes en déplacement. Ces formules comportent toutefois des risques et des limites, ce qui n'est pas le cas de la solution Port- . Voici un éventail de ces limites et voici pourquoi, grâce à Port- , vous n'avez pas de souci à vous faire... J'ai effacé définitivement mes s par erreur, que puis-je faire? Avec une solution standard, vos s sont téléchargés à partir d'un serveur central vers votre Outlook. Une fois cette opération effectuée, vos s ne se trouvent plus sur le serveur. Si vous avez perdu vos s, rendez-vous, contacts, etc. dans votre boîte aux lettres, il est impossible de les récupérer. Autrement dit, il n'existe pas de backup. SOLUTION : Port- conserve toujours toutes vos données sur un serveur central. Même si vous perdez les courriels qui étaient dans votre boîte mail, ils restent stockés sur ce serveur. Il suffit tout simplement de synchroniser Outlook et le problème est réglé! Et les solutions gratuites? Les boîtes gratuites sont souvent entièrement "web-based" et essentiellement prévues pour un usage privé. Vous ne pouvez pas non plus y associer un nom de domaine. Vous devez envoyer vos courriels à partir d'une adresse se terminant par exemple ou alors que votre adresse devrait permettre de bien identifier votre bureau! Par ailleurs, les backups et services offerts avec de telles solutions sont limités. Si vous rencontrez un problème avec votre messagerie, il sera très difficile de récupérer vos données. Bref, les boîtes mail gratuites sont parfaites pour un usage privé. En revanche, elles sont loin d'être idéales dans un contexte professionnel.

7 7 Je ne peux pas ouvrir mes courriels et mon agenda à partir de mon smartphone Avec certains smartphones, vous pouvez consulter vos s en vous connectant au webmail mais ce n'est pas une solution idéale. Il est par ailleurs impossible de consulter par ce biais votre agenda ou vos contacts. SOLUTION : que vous souhaitiez envoyer des s, rechercher des contacts ou planifier un rendez-vous via votre smartphone, avec Port- , c'est un jeu d'enfant! Je ne suis pas au bureau mais je dois envoyer un à Monsieur Dupont C'est tout à fait possible via votre webmail mais malheureusement, vous devez connaître l'adresse du destinataire par cœur. En effet, les contacts enregistrés dans Outlook ne sont pas accessibles via webmail. SOLUTION : avec Port- , il y a une interaction constante entre Outlook, webmail et votre smartphone. Si vous ajoutez un contact dans Outlook, par exemple, ce contact sera également accessible via webmail et votre smartphone. J'ai deux rendez-vous au même moment Supposons que vous soyez en déplacement et que votre secrétaire vous prenne un rendez-vous avec un client pour le lendemain à 14 heures. Au même moment, un autre client vous appelle. Il souhaite lui aussi un rendez-vous pour le lendemain à 14 heures. Vous ne vous doutez de rien et vous acceptez ce rendez-vous. De retour au bureau, vous constatez que deux rendez-vous ont été pris en même temps... Une situation embarrassante! Vu qu'il n'y a pas de synchronisation d'outlook, du webmail et de votre smartphone, le risque de doubles rendez-vous est important... SOLUTION : l'agenda de Port- est toujours à jour, que vous le consultiez via Outlook, webmail ou votre smartphone. Il est donc impossible de prendre deux rendez-vous au même moment. Avoir son propre serveur? Vous pouvez profiter des mêmes fonctionnalités que Port- si vous avez votre propre serveur de messagerie. Cela signifie que vous devez vous-même acheter le serveur qui abritera tous les s, les rendez-vous, les contacts et les fichiers partagés. Les possibilités et fonctionnalités illimitées de cette solution constituent des avantages certains. Le revers, c'est le coût très élevé de l'achat du serveur. De plus, l'installation et la maintenance du serveur doivent être effectuées par votre informaticien, ce qui a également un coût. Bref, pourquoi vous compliquer la vie alors qu'une solution simple existe? Avec Port- , vous bénéficiez de tous les avantages d'un serveur Exchange. Comme Portima met ses serveurs à votre disposition, les coûts sont sensiblement moins élevés que si vous possédiez votre propre serveur. Autrement dit, vous n'avez pas les tracas techniques mais vous profitez de toutes les fonctionnalités à un prix avantageux!

8 8 Interview Port- Vos collègues témoignent «Depuis que nous utilisons Port- pour notre messagerie, nous n avons plus de soucis!» Voici 2 ans, le bureau DRA Assurances, situé à Houdeng-Aimeries, a décidé de travailler avec l outil de messagerie Port- . Depuis, Alain Roland, son Administrateur, s en félicite. Il nous explique les raisons qui l ont poussé à prendre Port- . Sécurité et fiabilité «Nous avons pris Port- principalement pour des raisons de sécurité et de fiabilité», commente d emblée Monsieur Roland. «Et je dois bien dire que nous en sommes très satisfaits car nous n avons jamais eu de problème. Voici quelques années, nous avions un serveur Exchange pour toute notre messagerie. Celui-ci était géré par un fournisseur informatique externe. Malheureusement, nous avions pas mal de problèmes de fiabilité : les messages n arrivaient pas toujours à destination, nous avions régulièrement des coupures de liaison ou des problèmes de lenteur, Cette situation ne pouvait absolument pas durer ; nous devions trouver une solution.» Le bureau DRA s est alors tourné vers Portima et la solution Port- . L et la mobilité : 2 éléments fondamentaux Alain Roland : «La communication par a pris une ampleur considérable dans le bureau : l est devenu le moyen de communication par excellence avec nos clients. Nous envoyons également de plus en plus souvent nos offres par à nos nouveaux clients. L année prochaine, nous prévoyons même de commencer la prospection par . Etre certain que les messages arrivent à destination est donc primordial.» L aspect mobilité de Port- était également crucial pour le bureau DRA Assurances. En effet, celui-ci est implanté sur trois sites différents (outre le bureau DRA Assurances, le groupe comprend le bureau Devaux & Associés et le bureau FBC) et compte au total pas moins de 22 collaborateurs. «Une bonne communication entre nos trois sites était d autant plus capitale que chacun de nos bureaux a sa spécificité (assurances, placements/ vie, banque). Admettons qu un client vienne à Bruxelles pour demander un crédit, la personne qui instrumente le dossier va automatiquement lui proposer une assurance incendie. Celle-ci sera réalisée par une personne spécialisée en assurances IARD qui se trouve dans l un de nos deux autres bureaux. Il est donc indispensable d avoir une excellente communication entre les trois sites afin de pouvoir communiquer correctement au client l état de son dossier». Alain Roland Pol Beer «Je voulais recevoir mes s sur mon smartphone : c est facile, rapide et pratique!» En 1984, Olivier Piret a repris le bureau Surfimo, établi à Waterloo. Il y a près de 3 ans, il a décidé d utiliser Port- suite à l achat d un smartphone. Son objectif : pouvoir lire ses messages lorsqu il est à l étranger. Travaillant seul, cette solution lui permet, en effet, de gérer ses affaires à distance. Pour Olivier Piret, la mobilité est extrêmement importante : il utilise tous les moyens de connexion mobile possibles : via son laptop équipé de PortiGate, en se connectant via Internet (Outlook Web Access) lorsqu il est sur un ordinateur autre que le sien... et puis, il a son smartphone. Olivier Piret : «Pouvoir recevoir mes s sur mon smartphone est vraiment très pratique. Lorsque je suis en voiture ou à l étranger, cela me permet de répondre directement. C est très facile de gérer ses affaires en direct. J utilise également l agenda. Ses atouts sont nombreux: Encore plus de possibilités Le bureau DRA Assurances souhaite encore accroître son utilisation de Port- . Ainsi, par exemple, leur prochain objectif est d utiliser l agenda partagé entre les trois sites. Actuellement, tous les employés ne le font pas mais cette fonctionnalité leur permettra de voir ce qu il y a à l agenda de chacun. Et ce n est pas tout. Pol Beer, bras droit d Alain Roland ajoute : «Dans le futur, j aimerais également que l on puisse utiliser l I-Phone pour recevoir nos s. C est vraiment pratique quand on est en déplacement, en séminaire ou autre. Si on reçoit un urgent, on peut directement le faire parvenir à la personne adéquate et le traiter.» Une satisfaction à tous les niveaux Et Alain Roland de conclure : «Je suis vraiment très satisfait de cette solution. De prime abord, elle est plus onéreuse mais quand on regarde ce qu elle comprend, et notamment la sécurité, c est le meilleur rapport qualité/prix. Pour moi, la sécurité a un prix et elle le vaut. J apprécie aussi énormément le système de backup lié à Port- . Nous avons un système de backup mais nous nous sommes déjà rendu compte une fois que tout n était pas sauvegardé. Ici, il n y a plus de problème. C est un vrai souci en moins et c est terriblement important.» il est mis à jour en permanence, je l ai toujours sur moi et il est consultable avec un autre PC. Que demander de plus?» En guise de conclusion, Olivier Piret dit : «Je n ai jamais eu de problème avec Port- . C est un outil très fiable qui fonctionne vraiment bien.» Nous remercions Alain Roland, Pol Beer et Olivier Pire pour leur aimable collaboration. Olivier Piret

9 9 Nom de domaine Pourquoi utiliser portima.be quand vous pouvez avoir nomdevotrebureau.be? A l heure où les sites Internet prolifèrent de toute part et où la communication se fait de plus en plus par voie électronique, avoir un nom de domaine, pour un indépendant, n est plus un luxe : cela devient une nécessité. Que des avantages Posséder votre propre nom de domaine ne comporte que des avantages : non seulement votre adresse se retiendra plus facilement qu une adresse proposée par un quelconque fournisseur d accès Internet, mais cela fait également plus sérieux et donc plus professionnel. Enfin, avoir votre propre nom de domaine empêche toute autre personne d utiliser le nom que vous voulez. Comment choisir votre nom de domaine? Idéalement, pour qu il soit le plus efficace possible, votre nom de domaine doit être directement lié à votre nom commercial et ne pas être trop long (un ou deux mots maximum). En réalité, un nom de domaine court, simple et explicite sera le meilleur choix. Côté pratique, votre nom de domaine doit comporter entre 2 et 63 caractères et ne peut ni commencer ni se terminer par un trait d union. Une fois qu il sera réservé, il vous sera très difficile de vous en séparer, prenez donc le temps nécessaire pour le choisir afin de ne pas regretter votre choix par la suite. Ce que vous devez faire pour avoir votre nom de domaine Seul un organisme agréé comme Portima peut déposer un nom de domaine. Un nom de domaine doit être unique. Une fois choisi, la première chose à faire est donc de vérifier s il est toujours disponible. Pour ce faire, vous pouvez vous rendre sur le site avant de demander à votre fournisseur d accès d enregistrer votre nom de domaine pour vous. Si vous souhaitez faire cette demande à Portima, la procédure est très simple : il vous suffit de vous rendre sur BEN ( dans la partie Autogestion Nom de domaine. Dans le champ réservé à cet effet, introduisez le nom de votre choix pour vérifier instantanément s il est encore disponible. Le cas échéant, il ne vous reste plus qu à confirmer que vous souhaitez le déposer. Notre service Administration enregistrera alors votre nom de domaine au nom du bureau avec lequel vous vous êtes authentifié. Le nom de domaine est automatiquement enregistré pour une période d'un an et renouvelé automatiquement. Quant à son activation, elle est immédiate. Pas besoin d attendre pour pouvoir l utiliser! Intéressé? Pour plus d infos à propos du nom de domaine, n hésitez pas à consulter le site ou à contacter notre Info-Line au

10 10 Votre propre bureau mobile A quoi faut-il veiller lorsque vous achetez un smartphone? Vous êtes sur le point d'acquérir un smartphone? Voici quelques conseils qui vous aideront à trouver rapidement le smartphone qui vous convient! Blackberry Choisissez un smartphone adapté aux besoins professionnels Un smartphone utilisé à des fins professionnelles re-quiert certaines fonctionnalités que ne possèdera sans doute pas un appareil conçu pour un usage privé. Ainsi, il est essentiel que votre smartphone permette de synchroniser vos courriels, votre agenda, vos tâches et vos contacts avec Port- . La compatibilité avec les fichiers Office est aussi un atout important. Vous souhaitez pouvoir lire ou traiter des fichiers Word, Excel, Powerpoint ou PDF lorsque vous êtes en déplacement? Il faut dans ce cas veiller à ce que votre smartphone soit compatible! Votre messagerie en temps réel sur votre smartphone Les smartphones sont de plus en plus souvent équipés d'un système de push . Le gros avantage du push- est que votre boîte mail est mise à jour en temps réel. Ainsi, lorsque vous recevez un courriel, celui-ci est immédiatement visible sur votre smartphone. Les modèles non équipés du push- ne reçoivent les courriels qu'après un certain délai. Pour l'instant, Port- n'est pas compatible avec les appareils de type Blackberry. Toutefois, avec un abonnement GSM spécifique complémentaire, vous pouvez transférer automatiquement tous vos courriels vers votre Blackberry. La synchronisation de l'agenda est possible en connectant votre appareil et votre PC à l'aide d'un câble USB. Restez toujours connecté A l'achat d'un smartphone, contrôlez bien les possibilités de connexion. En effet, il est important de toujours disposer des informations actualisées. Pour ce faire, vous pouvez synchroniser les données via un câble ou sans fil. Les principaux systèmes de connexion sont USB, Bluetooth, Wifi et 3G. Certains smartphones supportent plusieurs systèmes. Vous voulez un accès permanent à Port- , où que vous soyez? Dans ce cas, optez résolument pour un smartphone avec Wifi et 3G. Avec le Wifi, vous pouvez établir une connexion sans fil avec n importe quel réseau. Vous êtes souvent sur la route ou à des endroits qui ne captent pas de réseau sans fil? Dans ce cas, adoptez la technologie 3G! N'oubliez pas que vous devez alors souscrire un abonnement 3G. Énergivore ou non? Un smartphone ayant une grande autonomie, c'est mieux. Il n'y a rien de plus frustrant que des batteries vides alors que vous n'avez pas de chargeur sous la main! Pensez éventuellement à des extensions telles qu'un chargeur spécial qui vous permet de charger votre smartphone via l'allume-cigare 12V de votre voiture. Bien sûr, la consommation énergétique dépend aussi de la manière dont vous utilisez votre smartphone. Les applications multimédia et Bluetooth consomment énormément d'énergie. Dites-vous aussi que les fabricants indiquent la durée d'autonomie maximale de la batterie. Dans des conditions d'utilisation normale, cette autonomie est généralement plus faible. Sources : Port- sur votre smartphone Vous avez acheté un nouveau smartphone et vous souhaitez le synchroniser avec Port- ? Portima vous donne un coup de main... Étape 1: Vérifiez que vous avez un abonnement 3G (Proximus, Mobistar ou BASE) Étape 2: Demandez votre installation sur BEN ( Étape 3: Notre technicien vous contacte pour fixer un rendez-vous Étape 4: L'installation se fait entièrement par téléphone Vous avez d'autres questions? Notre Infoline se tient à votre disposition au

11 11 Internet Broker Project Grâce à IBP, j ai un site web complet, facile à gérer et à maintenir Il y a quelques mois, le projet IBP (Internet Broker Project) était officiellement présenté au courtage. Son objectif : augmenter votre présence sur Internet en vous proposant d avoir un site web comprenant deux particularités essentielles : d une part, la possibilité d y insérer des modules d offres et fiches produits des compagnies et d autre part, la possibilité de permettre à vos clients d accéder aux données de leurs contrats en toute sécurité. Particulièrement positives et enthousiastes, vos réactions ne se sont pas faites attendre. Beaucoup d entre vous ont décidé de bénéficier directement de la plus-value que ce projet pouvait leur apporter. Sébastien Legast, responsable du bureau SVLV situé à Uccle, fait partie de cette catégorie. Nous l avons contacté; il nous donne ses premières impressions. Comment avez-vous appris l existence du projet IBP? Il y a eu beaucoup de publications à ce sujet dans le secteur. J ai reçu différents mails des compagnies mais aussi des magazines de Brocom et de Portima. Enfin, nous en parlons également dans les réunions de la Chambre du Brabant Wallon. Vous avez décidé d utiliser le site Web mis à votre disposition par Brocom. Pourquoi? Vers , j ai fait développer mon propre site Internet par un Webdesigner. Malheureusement, j ai dû me résoudre à le clôturer il y a près de deux ans car sa mise à jour était lourde, elle prenait beaucoup de temps et je n étais pas totalement satisfait du résultat. Aussi, quand j ai reçu le message de Brocom m informant que je pouvais avoir un site web par leur intermédiaire, je suis immédiatement allé le voir. D emblée, il m a plu : il me semblait bien fait et relativement complet. De plus, je trouvais très intéressant de pouvoir directement avoir les fiches produits des compagnies sur mon site. Non seulement c est une mine d informations pour les clients, mais de plus, c est très rapide à mettre en place. Enfin, je suis également certain de l exactitude des informations qui se trouvent sur mon site. C est vraiment très pratique. Ce dont vous venez de parler est ce qu on appelle le catalogue. Avezvous pu l utiliser facilement? Pour être exact, je dois dire qu une personne d une compagnie est venue m aider à mettre le site à jour et donc à y placer les informations des compagnies que je souhaitais. Mais ce n est vraiment pas compliqué. Il suffit d aller sur le site de Brocom : un lien permet d accéder directement au catalogue. Là, il faut sélectionner les documents souhaités et ils s intègrent automatiquement au site. C est très facile. J ai d ailleurs l intention d y retourner bientôt pour mettre mon site à jour. Pour ce qui est de l accès de vos clients à leurs données, est-ce une fonctionnalité que vous souhaitez utiliser? Oui, certainement. Je n offre pas encore ce service actuellement. Mais sachant que je peux donner cet accès progressivement (ndlr: il n y a pas d obligation de donner l accès à tous vos clients à la fois), je vais regarder cela d un peu plus près pour pouvoir le proposer à mes clients. Vous aviez déjà votre nom de domaine avant d avoir ce site. Est-ce qu il a été facile de faire la redirection? Absolument. Cela a été très rapide. Brocom s est chargé de faire le lien entre mon nom de domaine et le site. Je n ai eu aucun problème. Ce projet IBP semble vous avoir entièrement conquis Oui, pour moi, c est vraiment très bien. J espère que les compagnies vont continuer à enrichir le catalogue avec leurs documents, et notamment avec des documents à remplir pour les sinistres. Ainsi, ce serait vraiment complet. Mais je suis déjà très satisfait. Grâce à ce projet, j ai de nouveau un site web (ndlr : en ligne depuis le mois de juin) complet, facile à gérer et à maintenir! Merci à Sébastien Legast pour son témoignage. Le site du bureau SVLV : Sébastien Legast

12 12 Kris De Becker, Directeur Relations Clients En tant que Directeur des Relations Clients, je ne suis satisfait que lorsque nos courtiers le sont aussi!" Kris De Becker travaille depuis 10 ans chez Portima. Depuis 2007, il est directeur Relations Clients. Il nous explique l importance de son service et les évolutions de celui-ci au cours des dernières années. En quoi consiste principalement votre fonction de Directeur Relations Clients? Quels sont les départements dont vous êtes responsable et quelles sont leurs tâches? "En fait, mon travail comprend deux volets. D'une part, je m'occupe des contacts directs avec les clients. J'accorde énormément d'importance à entretenir une bonne relation avec nos clients et nos prospects. Certains courtiers ont en effet des besoins ou des problèmes spécifiques. Dans ce cas, je passe chez eux afin de chercher ensemble une solution adaptée. Je suis également toujours présent aux événements que Portima organise. C'est l'occasion idéale de rencontrer les courtiers et de nouer avec eux une relation solide. Par ailleurs, je m'occupe aussi de la coordination interne des services dont je suis responsable. Étant donné que la satisfaction des clients est un des chevaux de bataille de Portima, il va de soi que chaque service joue un rôle important. Mon objectif est donc de veiller à une collaboration optimale entre eux, comme une machine bien huilée." "J'ai cinq équipes en charge, chacune avec ses tâches spécifiques. Mais une interaction parfaite entre elles est essentielle. Pour illustrer ceci, prenons un exemple chronologique qui montre clairement quel est le rôle de chaque service. Supposons qu'un courtier veuille acheter l un de nos produits... Un account manager va rencontrer le courtier afin de lui donner toutes les informations adéquates sur ce produit. Si le courtier décide ensuite de le commander, il a une personne de contact directe : son account manager. Celui-ci règle toutes les formalités contractuelles. Le traitement de ces contrats doit être correct et le service administratif s'y attache avec beaucoup de soin. Les collaborateurs de ce service introduisent les données client dans notre base de données et communiquent ensuite les informations requises aux services concernés. C'est à ce moment que le service roll-out entre en action. Leur terrain de travail, c'est le bureau du courtier. Ils se rendent sur place et veillent à ce que la migration et l'installation du logiciel Portima se passent sans problème. Une fois que tout est installé, il est important que le courtier maîtrise bien le logiciel. À cet effet, notre équipe de formateurs dispense des formations dans tout le pays. Cette équipe est également responsable des documents tels que les manuels d utilisation et les Quick User Guides, par exemple. Le dernier intervenant - et non le moindre - est le Brokers Contact Center. Les membres de ce service apportent aux courtiers un support professionnel et une réponse à toutes les questions posées sur l'utilisation de nos produits. Cela peut se faire à distance ou sur place s'il s'agit d'un problème plus complexe. On voit bien l'enchaînement : chaque équipe se base sur le travail des équipes précédentes. Une bonne collaboration est donc cruciale si nous voulons garantir un bon service!"

13 13 Bien entendu, nous ne nous limitons pas à ces engagements. Nous voulons savoir s'ils se traduisent réellement par un niveau de satisfaction plus élevé du client. Pour mesurer cela, nous réalisons tous les deux ans une enquête ICMA. Via cette enquête, nous interrogeons nos courtiers sur leur satisfaction quant aux produits et aux services de Portima. Et nous ne prenons pas à la légère les résultats obtenus : nous élaborons immédiatement un plan d'actions et prenons les mesures qui s'imposent. Bref, Portima veut connaître l'avis de ses clients et fait le nécessaire afin d'adapter ses produits aux besoins exprimés." Vous êtes satisfait des résultats obtenus? Cela fait maintenant environ dix ans que vous travaillez chez Portima. Est-ce que vous observez une évolution en matière de service à la clientèle? Un service optimal et un niveau de satisfaction client élevé sont donc deux éléments très importants pour vous. Que fait Portima pour y arriver? "Ces dernières années, nous avons beaucoup travaillé à l'amélioration de notre service et cela a sans aucun doute porté ses fruits. Dans les années à venir, nous continuerons à évoluer et à améliorer encore notre service. Car en tant que Directeur des Relations Clients, je ne suis satisfait que lorsque nos courtiers le sont aussi!" "Absolument! Autrefois, Portima était essentiellement une société technique qui mettait l'accent sur les produits davantage que sur les clients. Nos logiciels étaient au point mais nous ne tenions pas suffisamment compte des besoins du client en matière de support. Ces cinq dernières années, Portima a véritablement évolué vers une plus grande orientation client. Via les Users Clubs, les courtiers définissent eux-mêmes comment leurs produits doivent évoluer et s'il faut en créer de nouveaux. C'est ainsi que nous avons développé PortiGate et PortiLink. En d autres termes, nous sommes devenus une entreprise orientée service dans laquelle le client occupe une position centrale. Bien sûr, nous continuons à accorder beaucoup d'importance à la qualité de nos produits. Il va de soi qu'on ne peut développer une politique axée sur le client que si on fournit des produits de qualité. Pour les années à venir, Portima veillera à assurer une évolution constante basée sur les demandes et les besoins des courtiers. Nous continuerons à nous efforcer d'atteindre une satisfaction maximale de nos clients." "Nous adaptons constamment nos produits et nos services aux besoins des courtiers. C'est pour cette raison qu'il y a trois ans, nous avons mis en place dix engagements concrets et mesurables. Ils offrent à nos courtiers la garantie d'un service de qualité et ils montrent de manière objective que nous tenons compte de leurs attentes. Le fait que nous ayons récemment renforcé l un de nos engagements est la meilleure preuve du suivi que nous effectuons. Jusqu'à l'an dernier, nous nous engagions à résoudre 80% des demandes d'assistance dans les quatre heures. Mais nous nous sommes rendu compte que le marché trouvait cela insuffisant. Nous avons donc adapté cet engagement début Depuis lors, nous nous efforçons de traiter et de résoudre 80% des demandes dans les deux heures et 90% dans les quatre heures. C'est une progression considérable et nous sommes fiers d'avoir également réussi à tenir cet engagement grâce aux efforts continus de toutes les équipes de Portima. Merci pour cet entretien. Quelques numéros utiles Vous avez des questions sur votre/vos contrat(s) en cours? Adminline Vous souhaitez des informations commerciales sur nos produits? Infoline Vous souhaitez une assistance pour l'un de vos produits Portima? Brokers Contact Center Vous voulez contacter votre Account Manager?

14 14 Self Install AS/Web : à vous de jouer À votre demande, Portima lance une application qui vous permet d installer vous-même AS/Web. Autrefois, cela ne pouvait se faire que via un installateur agréé mais les choses ont changé. Début septembre, nous avons mis la dernière main à ce nouvel outil que nous avons appelé Self Install. Vous remplacez ou ajoutez un PC dans votre réseau? Dorénavant, vous pouvez y installer vous-même AS/Web... En raison de la complexité de la procédure d'installation d'as/web, vous deviez jusqu'il y a peu toujours faire appel à un installateur agréé. Cela générait bien sûr des frais d'installation. De plus, vous deviez parfois attendre plusieurs jours avant que l'installateur puisse venir chez vous. Beaucoup d'entre vous nous ont demandé s'il n'était pas possible d'installer AS/Web d'une autre façon, plus simple. Portima a donc développé une application qui vous permet d'installer AS/Web dans votre bureau en toute autonomie. Pour respecter les normes de sécurité les plus strictes, seul le LRA (responsable des certificats de votre bureau) peut demander les clés d'installation et les certificats. Vous souhaitez donc remplacer ou ajouter un ou plusieurs PC dans votre réseau? Grâce au Self Install, vous allez pouvoir équiper ces nouveaux PC d'as/web. La procédure est à la fois simple et rapide. Une seule exception : il n'est pas possible d'utiliser le Self Install si vous remplacez le poste principal ("Administrator") de votre réseau car sur ce PC, il faut régler certains paramètres spécifiques, ce qui nécessite une intervention. Prêt pour l'installation? Vous avez décidé d'installer vous-même AS/Web? Dans ce cas, nous avons une autre bonne nouvelle pour vous! L'utilisation du Self Install est entièrement gratuite. Quel que soit le nombre de PC sur lesquels vous installez AS/Web, cela ne vous coûte rien! A ce jour, 700 clés d installation ont été demandées. Comment cela se passe-t-il concrètement? La demande doit être introduite via BEN ( par le LRA de votre bureau. Pour ce faire, il clique dans la rubrique "Autogestion" sur "Self Install AS/Web". Sur cette page, il peut demander la création d une nouvelle clé. Celle-ci apparaît immédiatement sur l'écran et est simultanément envoyée par à l'adresse indiquée avec un lien vers le fichier d'installation et le manuel d'installation. Dès que le nouveau PC est conforme aux conditions requises par Portima, vous pouvez démarrer l'installation d'as/web. Si, durant l'installation, vous avez besoin d'une assistance, vous pouvez bien sûr faire appel à notre Brokers Contact Center. Cette intervention est payante. Étape 1 : Demandez la clé d'installation Le LRA de votre bureau demande la clé d'installation via Il doit utiliser cette clé dans le programme d'installation d'as/web. Étape 2 : Demandez les codes P1 et P2 Le LRA demande les codes P1 et P2 du certificat via AS/Web. S'il s'agit d'une réinstallation d'as/web, le LRA les retrouvera dans AS/Web sous My AS/Web Mes utilisateurs. Étape 3 : Contrôlez les prérequis pour l installation Le PC sur lequel AS/Web est installé doit satisfaire aux conditions d'installation. Étape 4 : Installez AS/Web Vous trouverez le fichier d'installation (et le manuel) dans le mail que vous recevrez après avoir demandé une clé d'installation. Ouvrez le fichier et effectuez l'installation comme indiqué dans le manuel. Installez AS/Web en 4 étapes!

15 15 Interview Self Install Acheté le matin, mon PC était déjà installé l après-midi Dans son bureau Giuale-Assur situé à Anderlues, Claudio Gallinica travaille seul. Mi-septembre, il s est vu contraint de remplacer inopinément son PC. Et qui dit remplacement de PC, dit automatiquement frais à supporter et perte de temps. Heureusement, une semaine auparavant, il a appris une bonne nouvelle : il peut désormais installer AS/Web lui-même. Il n a donc pas hésité : il a décidé de demander le Self Install. Il nous parle de son expérience. J ai appris dans votre Newsletter, publiée en septembre, qu il m était possible d installer moi-même AS/Web. Cette nouvelle m a particulièrement ravi car je travaille seul, je n ai pas d informaticien et je trouve naturel de pouvoir installer les programmes que j acquiers. Aussi, lorsque j ai su que je devais changer de PC, j ai directement repris votre Newsletter et j ai suivi la procédure pour obtenir le programme Self Install, raconte Claudio Gallinica. Installation facile, rapide, gratuite Claudio Gallinica : Je me suis rendu sur BEN ( pour demander ma clé d installation. Cette procédure est très simple à suivre et très rapide : j ai immédiatement reçu un contenant ma clé d installation, l adresse du fichier à télécharger ainsi que le manuel d installation. Après avoir été acheter son nouveau PC et l avoir équipé des programmes adéquats, Claudio Gallinica entame la procédure d installation d AS/Web. Première étape : le Self Install vérifie que le PC répond bien aux prérequis. A ce stade, pour Claudio Gallinica, un point n était pas rempli : J ai directement appelé le Brokers Contact Center. Un opérateur a pris la main sur mon PC et mis en ordre le point défectueux. Ensuite, j ai suivi le manuel et tout est allé très vite. En 20 minutes, AS/Web était installé. Satisfait et soulagé, tels sont les sentiments de Claudio Gallinica. Je suis allé acheter mon PC le matin, et l après-midi, il était installé! Je ne pouvais pas espérer mieux ni plus rapide! Si j avais dû faire venir un installateur, non seulement cela m aurait coûté beaucoup plus cher mais en plus, combien de temps aurais-je dû attendre avant de pouvoir travailler? Ici, dès l après-midi de mon achat, j étais à nouveau opérationnel. Sincèrement, si c était à refaire, je n hésiterais pas : j utiliserais à nouveau le Self Install. et à la portée de tous Enfin, quand nous lui demandons s il faut savoir se débrouiller en informatique pour pouvoir installer AS/Web, sa réponse ne laisse place à aucun doute : Non. Quelqu un qui ne s y connaît pas en informatique peut sans problème installer AS/Web en suivant Les avantages du Self Install en quelques mots Gratuit Pas besoin d'installateur agréé, donc pas de frais d'installation. Si, durant l'installation, vous avez besoin d'une assistance, vous pouvez bien sûr faire appel à notre Brokers Contact Center. Cette intervention est payante. Simple Grâce à notre manuel détaillé, l'installation est un jeu d'enfant! Flexible Installez AS/Web où et quand vous le voulez Sûr les instructions. Le manuel est clair et, si un problème survient en cours de route, le Brokers Contact Center vous aide. C est rapide et efficace. Merci à Claudio Gallinica pour le temps qu il nous a consacré. Claudio Gallinica Les normes de sécurité les plus strictes sont respectées Plus d'informations sur le Self Install? Vous trouverez la réponse à toutes vos questions sur

16 16 C est bien vu, enfin une messagerie professionnelle toujours à portée de main! Optez pour Port- et profitez d une mobilité maximale: vos s, contacts et rendez-vous seront toujours à votre disposition, où que vous soyez! Avec Port- , bénéficiez d une foule de fonctionnalités : Vos s, agenda et contacts partagés La synchronisation directe avec votre smartphone Un accès permanent à votre boîte aux lettres Des backups systématiques et automatiques Un antivirus et antispam performants N attendez plus et optez dès aujourd hui pour Port- ! Pour plus d informations, surfez sur port-