Banque Africaine de Développement

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1 Banque Africaine de Développement DEMANDE DE PROPOSITIONS: LOCATION D UN ENTREPOT, GESTION DE L ENTREPOT ET MISE A DISPOSITION DE MAIN D'ŒUVRE, ET SERVICES DE DEMENAGEMENT POUR LE COMPTE DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT ADB/ NCB/CGSP/2013/0136 Département des Service Généraux et des Achats Page 1 of 79

2 SOMMAIRE DEMANDE DE PROPOSITIONS PARTIE 1 PROCÉDURES DE SELECTION Section I. Instructions aux Soumissionnaires (IS) Cette Section énonce les procédures que les Soumissionnaires doivent suivre lorsqu ils préparent et soumettent leur Soumission. On y trouve aussi des informations sur l ouverture et l évaluation des Offres. Section II. Données Particulières (DP) Cette Section inclut les dispositions qui sont spécifiques à chaque dossier d appel d offres et complète les informations ou les conditions énoncées à la Section I, Instructions aux Soumissionnaires. Section III. Critères et conditions de qualification et d évaluation Cette Section inclut les méthodes, critères et conditions à utiliser pour décider comment les Soumissionnaires seront qualifiés puis invités à soumettre une offre. Section IV. Formulaires de Soumission Section V. Pays éligibles Cette Section inclut les formulaires qui constituent les Fiches de soumission des Offres et tous les formulaires requis qui doivent être soumis avec les Propositions Techniques et Financières. Cette Section contient la liste concernant les pays admissibles. PARTIE 2 SPÉCIFICATION ET DESCRIPTION DES SERVICES Section VI. Termes de Référence Cette Section inclut une description des besoins qui font l objet de cette Demande de Propositions. PARTIE 3 MODELES DE CONTRATS ET LES ANNEXES Section VII. Contrat de Bail Section VIII. Contrat de Services Section IX. Conditions Générales d Achat de la Banque Section X. Code de Bonne conduite de la Banque Section XI. Formulaire d Evaluation de la performance des prestataires Page 2 of 79

3 DEMANDE DE PROPOSITIONS REF.: ADB/ NCB/CGSP/2013/0136 La présente de Demande de Propositions est constituée de trois composantes: COMPOSANTE 1 : LOCATION D UN ENTREPOT COMPOSANTE 2 : GESTION DE L ENTREPOT ET MISE A DISPOSITION DE MAIN D'ŒUVRE, ET SERVICES DE DEMENAGEMENT COMPOSANTE 2 (Services intégrés): LOCATION D UN ENTREPOT, GESTION DE L ENTREPOT ET MISE A DISPOSITION DE MAIN D'ŒUVRE, ET SERVICES DE DEMENAGEMENT Emis le: 03 Octobre 2013 Page 3 of 79

4 Contents PARTIE I PROCEDURE DE SELECTION... 7 Section I. Instructions aux Soumissionnaires (IS)... 7 A. Dispositions Générales Objet du Marché Origine des Fonds Fraude et Corruption Eligibilité Conflit d intérêt Fournitures et services connexes répondant aux critères d origine Sous-traitance B. Contenu de la Demande de Propositions Considérations générales Frais de préparation des Offres Section de la Demande de Propositions Documents constitutifs de la Demande de Propositions Langue Une seule Soumission Éclaircissements et modificatifs apportés à la Demande de Propositions C. Préparation des Offres Technique au titre de la Première Etape Documents constitutifs de la Soumission Formulaire d Offre de la Première Etape et Annexes Documents établissant l éligibilité du Soumissionnaire Documents établissant la qualification des Soumissionnaires Période de validité des offres au titre de la Première Etape Forme et signature de l Offre Technique au titre de la Première Etape D. Remise et Ouverture des Offres Techniques au titre de la Première Etape Cachetage et marquage des Offres Date limite de remise des offres techniques de la Première Etape Format et contenu des Offres Techniques au titre de la Première Etape Offre Technique de la Première Etape hors délai Ouverture des Offres Techniques au titre de la Première Etape E. Evaluation des offres techniques au titre de la première étape Confidentialité Page 4 of 79

5 27. Evaluation des Propositions Techniques Droit de la Banque d accepter ou de rejeter une offre...19 F. Eclaircissements concernant les offres techniques au titre de la première étape Procédure d éclaircissements Invitation à soumettre des offres au titre de la deuxième étape...20 G. Préparation des Offres au Titre de la Deuxième Etape Documents constitutifs de l offre au titre de la deuxième étape Formulaire d offre au titre de la deuxième étape et annexes Format et contenu de la Proposition technique Proposition financière Monnaies de l offre et de paiement Période de validité des offres au titre de la deuxième étape Forme et signature des offres au titre de la deuxième étape...22 H. Remise et ouverture des offres au titre de la deuxième étape Remise, cachetage et marquage des offres au titre de la deuxième étape Date et heure limites de remise des offres Offres hors délai Ouverture des offres techniques au titre de la deuxième étape Ouverture en séance publique des Propositions financières...24 I. Evaluation Combinée offres techniques et financières au titre de la deuxième étape Confidentialité Evaluation des Propositions techniques Evaluation Combinées des Offres Techniques et Financières Clarifications concernant les Offres de la deuxième étape Correction des erreurs arithmétiques...26 J. Attribution du marché Post-Qualification du soumissionnaire Critères d attribution Droit de la Banque d accepter ou de rejeter une offre Notification de l attribution du Marché Négociations et attribution du Contrat Négociations techniques Signature du Marché...27 Section II. Données particulières Section III. Critères de qualification et d évaluation Section IV. Formulaires de soumission Section V. Pays éligibles PARTIE II TERMES DE REFERENCE ET DES DESCRIPTION DES SERVICES Page 5 of 79

6 Section VI. Termes de référence PARTIE IV. MODELE DE CONTRAT Section VII. Contrat de Bail Section VIII. Contrat de Service Section IX. Conditions générales d achat de la Banque Section X. Code de bonne conduite des prestataires Section XI. Formulaire d évaluation des prestataires Page 6 of 79

7 PARTIE I PROCEDURE DE SELECTION Section I. Instructions aux Soumissionnaires (IS) 1. Objet du Marché A. Dispositions Générales 1.1 La Banque africaine de Développement (BAD) publie la Demande de Propositions (DDP) à l intention des Soumissionnaires qui souhaitent participer pour le ou les marchés des prestations de services décrites à la Section II : Données Particulières de la Demande de Propositions (DDP). Le nombre de marchés, de même que le titre et le numéro d identification de chaque marché qui correspondent à cette Demande de Proposition figurent dans les Données Particulières. 1.2 La Demande de Propositions est ouverte à toutes les entreprises et groupements d entreprises originaires de pays membres tels que définis dans les règles et procédures d acquisition de la Banque à la Section V. 1.3 Les Soumissionnaires ont la possibilité de soumissionner à un ou plusieurs marchés en tant qu entreprise unique et/ou en tant que groupement d entreprises. 2. Origine des Fonds 2.1 Les Services qui seront fournis par le/les prestataires seront financés par le budget administrative de la Banque. 3. Fraude et Corruption 3.1 La Banque a pour principe, dans le cadre des marchés qu elle finance, de demander aux Emprunteurs (y compris les bénéficiaires de ses financements) ainsi qu aux Soumissionnaires, fournisseurs, entrepreneurs et leurs agents (déclarés ou non), sous-traitants sous-consultants, prestataires de services ou fournisseurs ainsi que leur personnel, d observer, lors de la passation et de l exécution de ces marchés 1, les normes d éthique les plus élevées. En vertu de ce principe, la Banque : a) aux fins d application de la présente disposition, définit comme suit les termes suivants : (i) est coupable de «corruption» quiconque offre, donne, sollicite ou accepte, directement ou indirectement, quelque chose de valeur en vue d influencer indûment l action d une autre partie 2 ; (ii) se livre à des «manœuvres frauduleuses» quiconque agit ou s abstient d agir, ou dénature des faits, induit en erreur délibérément ou par imprudence ou cherche à induire en erreur une partie afin d en tirer un avantage financier ou autre, ou de se soustraire à une obligation 3 ; 1 Dans ce contexte, est interdite toute action menée en vue d influencer le processus de sélection ou l exécution d un contrat pour en tirer un avantage indu. 2 Aux fins du présent alinéa, «une autre partie» désigne tout agent public agissant dans le cadre du processus de sélection ou de l exécution d un marché. Dans ce contexte, le terme «agent public» s étend aux membres du personnel de la Banque et aux employés des autres organisations prenant ou examinant les décisions de passation de marché. 3 Aux fins du présent alinéa, le terme «partie» désigne un agent public; les termes «avantage» et «obligation» ont trait au processus de passation ou à l exécution du marché, et «agit ou s abstient d agir» fait référence à tout acte ou omission visant à influencer le processus de passation ou l exécution du marché. Page 7 of 79

8 (iii) se livrent à des «manœuvres collusoires» des parties 4 qui s entendent afin d atteindre un objectif illicite, notamment en influençant indûment les actions d autres parties ; (iv) se livre à des «manœuvres coercitives» quiconque nuit ou porte préjudice, ou menace de nuire ou de porter préjudice directement ou indirectement à une partie ou à ses biens en vue d influencer indûment les actions de ladite personne 5 ; (v) se livre à des «manœuvres obstructives» v.1 quiconque détruit, falsifie, altère ou dissimule délibérément des éléments de preuve sur lesquels se fonde une enquête ou de faire des fausses déclarations aux enquêteurs afin d entraver une enquête de la Banque sur des accusations liées à des faits de corruption, de fraude, de coercition ou de collusion ; et/ou bien menace, harcèle ou intimide une personne dans le but de l empêcher de révéler des informations relatives à cette enquête ou de l empêcher de poursuite l enquête ou v.2 celui qui entrave délibérément l exercice par la Banque de son droit d examen et de vérification tel que prévu au paragraphe 3.1(e) ci-dessous ; b) rejettera la proposition d attribution du marché si elle établit que le Soumissionnaire auquel il est recommandé d attribuer le marché ou un des membres de son personnel ou ses agents, sous-consultants, sous-traitants, prestataires de services, fournisseurs et/ou leurs employés, est coupable, directement ou indirectement, de corruption ou s est livré à des manœuvres frauduleuses, collusoires, coercitives ou obstructives en vue de l obtention de ce marché ; c) sanctionnera l entreprise ou le fournisseur, à tout moment, conformément aux procédures de sanctions en vigueur de la Banque 6, y compris en le/la déclarant publiquement, soit indéfiniment soit pour une période déterminée, exclu i) de tout processus d attribution de marchés financés par la Banque, et ii) de toute possibilité d être retenu 7 comme sous-traitant, fournisseur, ou prestataire de services d une entreprise qui est par ailleurs susceptible de se voir attribuer un marché financé par la Banque; et d) pourra exiger que le dossier d appel d offres et les marchés financés par la Banque contiennent une clause demandant aux Soumissionnaires et à leurs agents, membres du personnel, sous-consultants, sous-traitants, prestataires de services ou fournisseurs, d autoriser la Banque à examiner tous leurs comptes, registres et autres documents relatifs à la soumission des offres et à l exécution du marché, et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par la Banque. 4 Aux fins du présent alinéa, le terme «parties» fait référence aux personnes participant au processus d acquisition (y compris les agents publics) qui entreprend soit à titre personnel ou par l intermédiaire d une autre personne ou entité ne participant pas au processus d acquisition ou d attribution, de simuler une procédure compétitive ou d établir les prix du contrat à des niveaux artificiels et non concurrentiels ou qui entretient une relation de connivence permettant d avoir accès aux prix des autres soumissions ou des autres conditions du marché. 5 Aux fins du présent alinéa, le terme «partie» désigne une personne participant au processus de passation de marché ou à l exécution du marché. 6 Une entreprise ou un fournisseur peut être exclu de tout processus d attribution d un contrat financé par la Banque à la suite i)des conclusions des procédures de sanctions de la Banque, y compris, entre autres, la sanction croisée convenues avec les autres institutions financières internationales, y compris les Banques de développement multilatérales, ou selon toute décision qui sera prise par ailleurs par la Banque, et en application de la Proposition de mise en place d un processus de sanction au sein du Groupe de la Banque africaine de développement ; et ii) d une suspension temporaire ou suspension temporaire à titre conservatoire décidée dans le cadre d une procédure de sanction en cours. Voir renvoi 13 et paragraphe 9 de l Annexe 1 des Règles et Procédures pour l acquisition des Biens et Travaux. 7 Un sous-traitant, consultant, fabricant, fournisseur ou prestataire de services (plusieurs terminologies sont utilisées en fonction des dossiers d appel d offres) désigné est une personne ou entité qui a été soit : i) introduite par le Candidat lors du processus de présélection ou dans son offre parce qu elle apporte une expérience et un savoir-faire spécifiques et essentiels permettant au Candidat de respecter l exigence de qualification pour l offre concernée. Page 8 of 79

9 4. Eligibilité 4.1 La Banque permet aux Soumissionnaires (individuels ou entreprise, y compris les groupements et leurs partenaires) en provenance des pays éligibles tels que définis à la Section V de fournir des services dans le cadre des passations de marché. 4.2 Un Soumissionnaire peut être une personne physique ou morale, une entité publique (sous réserve des dispositions de l article 4.8 des IS) ou toute combinaison entre différentes personnes ayant la volonté formelle de conclure un accord ou ayant conclu un accord de groupement, consortium ou association (GECA). En cas de groupement, consortium ou association : a) sauf spécification contraire dans les Données Particulières, toutes les parties membres sont solidairement responsables. b) le GECA désignera un Mandataire avec pouvoir de représenter valablement tous les membres durant l appel d offre, et en cas d attribution du Marché à ce GECA, durant l exécution du Marché. 4.3 Un Soumissionnaire, et toutes les parties constituant le Soumissionnaire, peuvent avoir la nationalité de tout pays en conformité avec les Règles et Procédures pour l Acquisition des Biens et Travaux et tel que défini à la Section V, Pays Eligibles 8. Un Soumissionnaire sera réputé avoir la nationalité d'un pays donné s il en est ressortissant ou s il y est constitué en société, fondée et enregistrée dans ce pays, et fonctionnant conformément au Droit de ce pays. Ce même critère s appliquera à la détermination de la nationalité des sous-traitants et fournisseurs pour toute partie du Marché, y compris les services connexes. 4.4 Un Soumissionnaire ne peut se trouver en situation de conflit d intérêt. 4.5 Tout Soumissionnaire qui se trouve dans une situation de conflit d intérêt sera disqualifié. Un Soumissionnaire peut être en situation de conflit d intérêt vis-à-vis d une ou plusieurs autres parties dans cet appel d offres notamment : a. s ils ont des partenaires communs en position de les contrôler ou diriger leurs actions ; ou b. s ils reçoivent ou ont reçu des subventions directement ou indirectement de l un d entre eux ; ou c. S ils ont le même représentant légal pour les besoins du présent appel d offre ; ou d. ils ont les uns avec les autres, directement ou par le biais de tiers, une relation qui leur permet d avoir accès à des informations ou une influence sur l offre d un autre Soumissionnaire, ou d influencer les décisions de la Banque au sujet de ce processus d appel d offres; ou e. s il participe à plus d une offre dans le cadre de cet appel d offres. Un Soumissionnaire qui participe à plusieurs offres provoquera la disqualification de toutes les offres auxquelles il aura participé. Toutefois, un sous-traitant pourra figurer en tant que sous-traitant dans plusieurs offres, mais en cette qualité de sous-traitant seulement; ou f. s il a fourni des services de conseil pour la préparation des documents de la Section VI utilisés dans le cadre du présent appel d offres; ou g. si le Soumissionnaire ou un de ses affiliés a été recruté (ou devrait être 8 Y compris les critères applicables aux fournisseurs de biens, de travaux et services connexes». Page 9 of 79

10 recruté) par la Banque afin de superviser l exécution du Marché. 4.6 Une entreprise faisant l objet d une déclaration d exclusion prononcée par la Banque conformément à l article 3 des IS, à la date limite de réception des offres ou ultérieurement, est disqualifiée. 4.7 Les entreprises publiques sont admises à participer uniquement si elles peuvent établir (i) qu elles jouissent d une autonomie juridique et financière, et (ii) qu elles sont gérées selon les règles du droit commercial. 4.8 Le Soumissionnaire ne doit pas être sous le coup d une sanction relative à une Déclaration de Garantie d Offre dans un Pays membre de la Banque. 4.9 Les Soumissionnaires doivent fournir toutes les pièces que le Banque peut raisonnablement demander établissant à la satisfaction du Banque qu ils continuent d être éligibles Une entreprise ou un fournisseur sanctionné par la Banque en vertu des dispositions du paragraphe 3.1(d) ci-dessus ou en vertu des Politiques et procédures de la Banque sur la lutte contre la corruption et la fraude et des Procédures de sanctions de la Banque 9 ne pourra être attributaire d un marché financé par la Banque ou tirer avantage d un marché financé par la Banque, financièrement ou de toute autre manière, pour la période déterminée par la Banque. La liste des entreprises ou individus exclus par la Banque est disponible à l adresse électronique mentionnée dans les Données particulières Les Soumissionnaires ne doivent pas être sous le coup d une sanction relative à une Déclaration de Garantie d Offre dans un des Etats membres Les Soumissionnaires doivent fournir toutes pièces que la Banque peut raisonnablement demander, établissant qu ils continuent d être admis à concourir. 5. Conflit d intérêt 5.1 Le Soumissionnaire a l obligation d informer la Banque de toute situation présente ou possible de conflit d intérêt qui risquerait de le mettre dans l impossibilité de servir au mieux l intérêt de la Banque. Faute d informer la Banque sur l existence de telles situations, le Soumissionnaire pourra être disqualifié ou son contrat résilié et/ou encourir des sanctions imposées par la Banque. 5.2 Un Soumissionnaire ne peut se trouver en situation de conflit d intérêt. Tout Soumissionnaire jugé être dans une situation de conflit d intérêt n est pas admis à concourir pour l obtention du Marché. Un Soumissionnaire (y compris tous les membres d un groupement, consortium ou association d entreprises et tous les sous-traitants du Soumissionnaire) peut être jugé comme étant en situation de conflit d intérêt s il est associé ou a été associé dans le passé, à une entreprise (ou aux affiliés d une entreprise) qui a fourni des services de conseil pour la préparation des spécifications, plans, calculs et autres documents utilisés dans le cadre des marchés passés au titre du présent appel d offres. 6. Fournitures et services connexes répondant aux critères d origine 6.1 Tous les biens et services connexes à fournir dans le cadre du Marché, objet de la présent Demande de Proposition doivent provenir de pays membres mentionné à l Annexe I du présent document. 6.2 Aux fins de la présente clause, le terme «fournitures» désigne les produits, matières premières, machines, équipements et les installations industrielles ; et le 9 Voir la Proposition de mise en place d un processus de sanctions au sein du Groupe de la Banque africaine de développement et la Politique de dénonciation et de traitement des plaintes de la Banque. Les procédures de sanctions de la Banque sont publiées sur le site internet public de la Banque. Page 10 of 79

11 terme «services connexes» désigne notamment des services tels que l élaboration de logiciels, transport, assurance, installation, personnalisation, intégration, mise en service, formation, support technique, maintenance, réparation, conception, mise en page, design, etc. 6.3 Le terme «pays d origine» désigne le pays où les fournitures sont extraites, poussent, sont cultivées, produites, fabriquées ou transformées ; ou bien le pays où un processus de fabrication, de transformation ou d assemblage de composants importants et intégrés aboutit à l obtention d un article commercialisable dont les caractéristiques de base sont substantiellement différentes de celles de ses composants importés. 6.4 Si les Données particulières de l appel d offres l exigent, le Soumissionnaire fournira la preuve qu il est dûment habilité par le fabricant des biens à fournir, dans le pays de l Acheteur, les biens indiqués dans son offre. 6.5 Les prestations de service fournies à partir d un pays membre peuvent être exclues si le Prestataire ne remplit pas les conditions spécifiées aux clauses 3.1 et Sous-traitance 7.1 Les Soumissionnaires qui entendent sous-traiter l un quelconque des services majeurs indiqués à la Section VI (Termes de Référence) doivent préciser l activité ou les parties des services qui seront sous-traitées, et identifier les sous-traitants spécialisés proposés. Les sous-traitants spécialisés proposés doivent satisfaire aux spécifications de qualification correspondantes indiquées des Clauses 3 et 6 des IAC. 7.2 Chaque sous-traitant doit satisfaire aux conditions d éligibilité de la Banque à savoir : être constitué conformément à la législation d un pays membre de la BAD ; et avoir la majorité de son capital détenu par les ressortissants des pays membres de la BAD. tous les biens et les composantes de services qui seront fournis par le soustraitant devront être conformes aux exigences de la Clause 6 de l IS. 6.3 Les prix cotés sont réputés s appliquer à tout sous-traitant désigné, et aucun ajustement de prix ne sera autorisé ultérieurement. La Banque se réserve le droit d exclure tout sous-traitant désigné de la liste avant la signature du contrat. L exclusion de ces sous-traitants inacceptables se fera à partir de l appendice au Contrat qui indiquera la liste des sous-traitants approuvés pour chaque intervention avant la signature du contrat. Page 11 of 79

12 B. Contenu de la Demande de Propositions 8. Considérations générales 8.1 Lors de l établissement de la proposition technique, les Soumissionnaires sont censés examiner la DDP en détail. Si les renseignements exigés par la DDP Données Particulières sont incomplets ou incorrects, la Proposition pourra être rejetée 9. Frais de préparation des Offres 9.1 Le Soumissionnaire supportera tous les frais afférents à la préparation et à la présentation de sa Soumission, et la Banque n est en aucun cas responsable de ces frais ni tenu de les régler, quels que soient le déroulement ou les résultats du processus de sélection. La Banque n est pas tenue d accepter une quelconque Soumission et se réserve le droit d annuler la procédure de sélection à tout moment avant l attribution du Contrat, sans encourir de ce fait une responsabilité quelconque vis-à-vis des Soumissionnaires. 10. Section de la Demande de Propositions 10.1 Le Dossier d appel d offres comprend les Parties 1, 2 et 3, qui incluent toutes les Sections dont la liste figure ci-après. Il doit être interprété à la lumière de tout additif éventuellement émis conformément à l article 14 des IS 11. Documents constitutifs de la Demande de Propositions 11.1 La Soumission doit contenir les documents et formulaires dont la liste figure dans les Données particulières. PARTIE 1:Procédures d appel d offres Section 1 - Instructions aux Soumissionnaires Section 2 Données Particulières Section 3 Critères qualification et d évaluation Section 4 Formulaires de soumission Section 5 - Pays éligibles PARTIE 2: Spécification et description des services Section 6- Termes de Référence PARTIE 3 : Modèles de Contrat Section 7 Contrat de bail Section 8 Contrat de Services Section 9 Conditions Générales d Achat de la Banque Section 10 Code de Bonne conduite des Prestataires Section 11 Formulaire d évaluation de la performance des prestataires 11.2 L Avis d Appel d Offres émis par la Banque ne fait pas partie de la Demande de Propositions Le Soumissionnaire doit obtenir la Demande de Propositions auprès de la source Page 12 of 79

13 indiquée par la Banque; sinon, la Banque ne sera pas responsable de l intégrité de la Demande de Propositions Le Soumissionnaire doit examiner l ensemble des instructions, formulaires et, conditions figurant dans les Données Particulières. Il lui appartient de fournir tous les renseignements et documents demandés dans la Demande de Propositions. Toute carence à cet égard peut entraîner le rejet de son offre. 12. Langue 12.1 La Soumission, ainsi que toute la correspondance et tous les documents concernant la Soumission, échangés entre le Soumissionnaire et la Banque seront rédigés dans la langue indiquée dans les Données particulières. 13. Une seule Soumission 13.1 Les Soumissionnaires (y compris les partenaires en association) ne peuvent soumettre qu une seule Soumission, en leur nom propre ou en association Un Soumissionnaire ne peut à la fois être sous-traitant et soumettre une Soumission à titre individuel ni à titre de partie d'un Groupement d'entreprises dans le même processus d'appel d'offres. Cette règle ne s appliquera pas aux Offres incluant un sous-traitant utilisé par plus d un Soumissionnaire Les exigences spécifiques pour les groupements d entreprises sont décrites à l Article 15.2 des IS. 14. Éclaircissements et modificatifs apportés à la Demande de Propositions 14.1 Le Soumissionnaire peut obtenir des éclaircissements sur toute partie de la Demande de Proposition au plus tard le nombre de jours avant la date limite de remise des Soumission indiqué dans les Données particulières. La demande d éclaircissement doit être adressée par écrit, ou par moyen électronique, à l adresse de la Banque indiquée dans les Données Particulières. La Banque répondra par écrit, par moyen électronique, à toute demande d éclaircissements reçue. Il adressera une copie de sa réponse (indiquant la question posée mais sans mention de l auteur) à tous les Soumissionnaires ayant manifesté leur intérêt, et postée sur le site internet de la Banque. Au cas où la Banque jugerait nécessaire de modifier la Demande de Proposition suite aux éclaircissements fournis, il le fera conformément à la procédure stipulée ci-dessous : A tout moment avant la date limite de soumission des Offres, la Banque peut modifier la Demande de Propositions. Le modificatif sera adressé à tous les Soumissionnaires ayant manifesté leur intérêt, et posté sur le site internet de la Banque. Les Soumissionnaires devront accuser réception par écrit de tout modificatif. Si le modificatif est de substance, la Banque peut proroger la date limite de soumission des Soumission afin de donner aux Soumissionnaires un délai suffisant pour prendre le modificatif en compte dans leur Soumission Le Soumissionnaire peut soumettre une Offre modifiée ou un modificatif à tout moment avant la date limite de soumission. Aucune modification de la Soumission ne sera admise après la date limite de soumission Le Soumissionnaire devra obtenir par lui-même, tous les renseignements qui peuvent être nécessaires pour la préparation de la Soumission et la signature du marché. Les coûts liés à la visite de site ou réunion préparatoire sont à la seule charge du Soumissionnaire Lorsque cela est prévu par les Données Particulières, le représentant que le Soumissionnaire aura désigné est invité à assister à une réunion préparatoire au dépôt des Offres. L objet de la réunion est de clarifier tout point et répondre aux questions qui pourraient être soulevées à ce stade. Si cela est Page 13 of 79

14 spécifié dans les Données Particulières, la Banque organisera une visite de site Il est demandé au Soumissionnaire de soumettre toute question par écrit, de façon qu elle parvienne à la Banque au moins une semaine avant la réunion préparatoire Le compte-rendu de la réunion, incluant le texte des questions posées et des réponses données sans identification de l auteur, y compris les réponses préparées après la réunion, sera transmis sans délai à tous les participants en conformité avec les dispositions de l article 14.1 des IS. Toute modification des documents d appel d offres qui pourrait s avérer nécessaire à l issue de la réunion préparatoire sera faite par la Banque en publiant un additif conformément aux dispositions de l article 14.1 des IS, et non par le canal du compte-rendu de la réunion préparatoire Le fait qu un Soumissionnaire n assiste pas à la réunion préparatoire à l établissement des Offres ne constituera pas un motif de disqualification. Page 14 of 79

15 C. Préparation des Offres Technique au titre de la Première Etape 15. Documents constitutifs de la Soumission 15.1 Au cours de cette première étape, le Soumissionnaire proposera sa proposition technique. La Proposition technique ne doit comporter aucune information financière. Une Proposition technique comportant des informations financières substantielles sera déclarée non-conforme La Soumission comprendra les documents suivants: (a) Le Formulaire de Soumission de la première étape (b) les pièces établies selon les formulaires adéquats de la Section IV, Formulaires de soumission, attestant que le Soumissionnaire possède les qualifications voulues en conformité avec les exigences de la Section III, Critères d évaluation et de qualification ; a) des pièces comme indiqué dans les Données Particulières, établies selon les formulaires adéquats de la Section IV, Formulaires de soumission, attestant que la Proposition technique établie par le Soumissionnaire est conforme au Dossier d appel d offres b) dans le cas d une offre présentée par un GECA, l offre doit inclure soit une copie de l accord de GECA, ou une lettre d intention de constituer le GECA accompagnée du projet d accord (comme indiqué dans les Données Particulières, établies selon le modèle de la Section IV, Formulaires de soumission), signée par tous les membres, identifiant les parties des équipements devant être respectivement réalisées par chacun des membres ; et c) tout autre document stipulé dans les Données Particulières 16. Formulaire d Offre de la Première Etape et Annexes 16.1 Le Soumissionnaire soumettra son Offre en remplissant le formulaire d Offre de la Première Etape fourni à la Section IV, Formulaires de soumission, sans apporter de modification à sa présentation, et aucun autre format ne sera accepté. Toutes les rubriques doivent être remplies de manière à fournir les renseignements demandés 17. Documents établissant l éligibilité du Soumissionnaire 17.1 Pour établir son éligibilité conformément aux dispositions de l article 4 des IS, le Soumissionnaire doit compléter les déclarations relatives à l éligibilité dans la Fiche de soumission, ainsi que dans les Formulaires ELI (éligibilité) 1.1 et 1.2 qui figurent dans la Section IV, Formulaires de Soumission. 18. Documents établissant la qualification des Soumissionnaires 18.1 Afin établir qu il possède les qualifications requises pour réaliser le Marché, le Soumissionnaire devra fournir les informations requises dans les formulaires de la Section IV, Formulaires de Soumission Au cas où le Soumissionnaire n est pas établi dans en Côte d Ivoire, le Soumissionnaire soumettra des documents montrant qu il y est ou sera représenté par un Agent équipé et en mesure de répondre aux obligations contractuelles de al Banque en matière d entretien. 19. Période de validité des offres au titre de la Première Etape Page 15 of 79

16 19.1 Les offres seront valables pour la période stipulée aux Données Particulières, qui commence à partir de la date limite de réception des offres fixée par la Banque en application de l Article 22 des IS. Une offre valable pour une période plus courte sera considérée comme non conforme et rejetée par la Banque Exceptionnellement, avant l expiration de la période de validité des offres, la Banque peut demander aux soumissionnaires de proroger la durée de validité de leur offre. La demande et les réponses seront formulées par écrit. Un soumissionnaire peut refuser de proroger la validité de son offre sans perdre sa garantie. Un soumissionnaire qui consent à cette prorogation ne se verra pas demander de modifier son offre. 20. Forme et signature de l Offre Technique au titre de la Première Etape 20.1 Le Soumissionnaire préparera un original des documents constituant l offre tel qu indiqué à l Article 15 des IS, en mentionnant clairement sur chaque exemplaire : «OFFRE technique AU TITRE DE LA PREMIERE ETAPE ORIGINAL». De plus, le Soumissionnaire préparera le nombre de copies de l offre demandé dans les Données Particulières en mentionnant clairement sur chaque exemplaire : «OFFRE technique AU TITRE DE LA PREMIERE ETAPE - COPIE No. 1». En cas de différence entre eux, l original fera foi 20.2 L original et toutes les copies des Offres seront dactylographiés ou écrits à l encre indélébile et seront signés par une personne dûment habilitée à signer au nom du Soumissionnaire. Cette habilitation consistera en une confirmation écrite comme spécifié dans les Données Particulières qui sera jointe à la Soumission. Le nom et le titre de chaque personne signataire de l habilitation devront être dactylographiés ou imprimés sous la signature. Toutes les pages de la Soumission, sauf les brochures imprimées non modifiées, seront paraphées par la personne signataire de la Soumission La Soumission d un GECA doit être conforme aux exigences ci-après: (a) sauf si cela n est pas exigé en application de l article 4.1(a) des IS, elle doit être signée de manière à engager solidairement tous les membres ; et (b) elle doit inclure le pouvoir donné au Mandataire comme mentionné à l article 4.1(b) des IS, signé par les personnes qui sont juridiquement habilitées à signer au nom des membres du GECA Toute modification, ajout entre les lignes, rature ou surcharge, pour être valable, devra être signé ou paraphé par la personne signataire. Page 16 of 79

17 D. Remise et Ouverture des Offres Techniques au titre de la Première Etape 21. Cachetage et marquage des Offres 21.1 Les Offres doivent être remises par courrier ou déposées en personne à la Banque. Quand les Données Particulières le prévoient, le Soumissionnaire pourra, à son choix, remettre son offre par voie électronique Le Soumissionnaire remettant son offre par courrier ou la déposant en personne, placera l original de son offre et chacune de ses copies, dans des enveloppes séparées et cachetées. Les enveloppes devront porter la mention «OFFRE technique AU TITRE DE LA PREMIERE ETAPE ORIGINAL», «COPIE DE L OFFRE technique AU TITRE DE LA PREMIERE ETAPE. Toutes ces enveloppes seront elles-mêmes placées dans une même enveloppe extérieure cachetée. La suite de la procédure sera en conformité avec les articles 21.6 et 21.7 des IS Un représentant habilité du Soumissionnaire doit signer et parapher toutes les pages de l original des Offres et si applicable, financières. Son habilitation est confirmée par une procuration écrite jointe à l Offre établissant que le représentant a été dûment autorisé à signer La Proposition d un groupement doit être signée par tous les partenaires, de manière à les engager juridiquement; ou par un représentant habilité disposant d une procuration écrite signée par les représentants autorisés de tous les partenaires du groupement Toute modification, ajout entre les lignes, rature ou surcharge, pour être valable, devra être signé ou paraphé par la personne signataire de l Offre Les enveloppes intérieures: - comporter le nom et l adresse du Soumissionnaire ; - être adressées à la Banque conformément à l alinéa 21.1 des IS ; - comporter l identification de l appel d offres indiqué à l alinéa 1.1 des IS; et - comporter la mention de ne pas les ouvrir avant la date et l heure fixées pour l ouverture des plis 21.7 Les enveloppes extérieures : - être adressées à la Banque conformément à l alinéa 21.1 des IS ; - comporter l identification de l appel d offres indiqué à l alinéa 1.1 des IS; et - comporter la mention de ne pas les ouvrir avant la date et l heure fixées pour l ouverture des plis 21.8 Si les enveloppes ne sont pas cachetées et marquées comme stipulé, la Banque ne sera nullement responsable si la Soumission est égarée ou ouverte prématurément. 22. Date limite de remise des offres techniques de la Première Etape 22.1 Les Offres doivent être reçues par la Banque à l adresse indiquée dans les Données Particulières et au plus tard à l heure et à la date indiquées dans les Données Particulières La Banque peut, s il l estime nécessaire, reporter la date limite de remise des Offres de la première étape en modifiant les Données Particulières en application de l Article 14.1 des IS, auquel cas, tous les droits et obligations de la Banque et des Soumissionnaires régis par la date limite antérieure seront régis par la nouvelle date Page 17 of 79

18 limite. 23. Format et contenu des Offres Techniques au titre de la Première Etape 23.1 La Proposition Technique ne doit comporter aucune information financière. Une Proposition technique comportant des informations financières substantielles sera déclarée non-conforme. 24. Offre Technique de la Première Etape hors délai 24.1 La Banque n examinera aucune proposition technique de la première étape parvenue après l expiration du délai de remise des Offres, conformément à l article 22.1 des IS. Toute Proposition technique reçue par la Banque après la date et l heure limites de remise des Offres sera déclarée hors délai, écartée et renvoyée au Soumissionnaire sans avoir été ouverte. 25. Ouverture des Offres Techniques au titre de la Première Etape 25.1 Les procédures d ouverture des offres techniques de la première étape présentée par voie électronique, si cette procédure est prévue dans l article 21.1, seront indiquées dans les Données Particulières La Banque procédera à l ouverture des offres techniques remises au titre de la première étape en présence des représentants désignés des soumissionnaires et de toute personnes qui souhaitent y assister, à la date, à l heure et à l adresse indiquées dans les Données Particulières. Les dispositions spécifiques d ouverture en cas de remise par moyen électronique selon l alinéa 21.1 des IS seront indiquées dans les Données Particulières Toutes les autres enveloppes seront ouvertes l une après l autre et le nom du soumissionnaire annoncé à haute voix, ainsi que les offres techniques de la première étape, et tout autre détail que la Banque peut juger utile de mentionner. Aucune offre ne sera écartée à l ouverture des plis, exceptées les offres hors délai en application de l article 24.1 des IS 25.4 Le Banque établira un procès-verbal de la séance d ouverture des Offres techniques au titre de la première étape qui comportera au minimum : le nom du Soumissionnaire et s il y a, remplacement de la Soumission ou modification et tout autre détail que la Banque peut juger utile de mentionner. Page 18 of 79

19 E. Evaluation des offres techniques au titre de la première étape 26. Confidentialité 26.1 A compter de l ouverture des Offres jusqu à l attribution du Contrat, le Soumissionnaire ne doit pas entrer en contact avec la Banque pour tout motif relatif à la proposition. Aucune information relative à l évaluation des Offres ou la recommandation d attribution ne sera divulguée aux Soumissionnaires ayant remis une proposition, ni à toute autre personne non concernée par ladite procédure tant que l attribution du Contrat n aura pas été publiée Toute tentative faite par un Soumissionnaire, ou une personne agissant au nom du Soumissionnaire afin d influencer la Banque de manière inappropriée lors de l évaluation des Propositions ou lors de la décision d attribution peut entraîner le rejet de sa Proposition et conduire à la mise en œuvre des procédures en vigueur de sanction par la Banque Nonobstant les dispositions ci-avant, entre le moment où les Offres seront ouvertes et celui où l attribution du Contrat sera publiée, si le Soumissionnaire souhaite entrer en contact avec la Banque pour tout motif relatif à la procédure de sélection, il devra le faire par écrit. 27. Evaluation des Propositions Techniques 27.1 Le comité d évaluation désigné par la Banque procédera à une évaluation en deux étapes des propositions. Les propositions techniques seront évaluées sur la base de leur conformité aux Termes de Référence et à la DDP, au moyen des critères définis à la Section III Les évaluations se feront par composante Pour être admis à l évaluation technique au titre de la deuxième étape, les offres devront satisfaire les critères éliminatoires spécifiés à la Section III Dans le cadre de l évaluation technique, la Banque entreprendra une visite des locaux proposés par les Soumissionnaires. 28. Droit de la Banque d accepter ou de rejeter une offre 28.1 La Banque se réserve le droit d accepter ou d écarter toute offre, et d annuler la procédure de sélection d écarter toutes les offres, sans encourir de ce fait une responsabilité quelconque vis-à-vis des Soumissionnaires. Page 19 of 79

20 F. Eclaircissements concernant les offres techniques au titre de la première étape 29. Procédure d éclaircissements 29.1 La Banque pourra demander à tout Soumissionnaire des éclaircissements sur l un quelconque des aspects de sa Soumission nécessitant une explication à ce stade de l évaluation ou réserve portant sur les dispositions contractuelles des Données Particulières éventuellement proposée par le Soumissionnaire. Aucune clarification apportée par un Soumissionnaire autrement qu en réponse à une demande de la Banque ne sera pris en compte. La demande de clarifications de la Banque, comme la réponse apportée, seront formulées par écrit. 30. Invitation à soumettre des offres au titre de la deuxième étape 30.1 Au terme du processus de clarification mené en conformité avec l article 29 des IS: a) La Banque pourra publier un additif à la Demande de propositions apportant, dans le but de clarifier les besoins et d améliorer la compétition sans compromettre les objectifs essentiels du projet ; et/ou b) La Banque soit : (i) invitera le Soumissionnaire à remettre une offre technique mise à jour au titre de la deuxième étape, sur la base de son offre de la première étape, prenant en compte la Demande de propositions, le cas échéant amendé, les observations lors de la visite de l entrepôt, et toute autre modification technique requise par rapport à l offre au titre de la première étape ; ou (ii) notifiera au Soumissionnaire que son offre a été rejetée au motif que le Soumissionnaire ne satisfait pas aux exigences de qualification, spécifiées dans ladite Demande de propositions La date limite de remise des offres au titre de la deuxième étape sera spécifiée dans l invitation à soumettre des offres au titre de la deuxième étape, en conformité avec l Article 39.1 des IS Les soumissionnaires ne sont pas autorisés à former un ou des GECA avec d autres soumissionnaires, ni à changer de partenaire ou à modifier la structure du GECA dans les cas où l offre au titre de la première étape a été remise par un GECA. Page 20 of 79

21 G. Préparation des Offres au Titre de la Deuxième Etape 31. Documents constitutifs de l offre au titre de la deuxième étape 31.1 L offre au titre de la deuxième étape comprendra les documents suivants : a) la Lettre d Offre de la deuxième étape; b) les annexes, y compris les bordereaux des prix, établis en utilisant les formulaires de la Section IV, Formulaires de soumission, dûment remplis; c) L offre technique de la première étape mise à jour, comprenant toutes modifications devant être apportées à l offre remise au titre de la première étape; a) les documents concernant tout changement éventuellement survenu entre la date de remise de l offre technique de la première étape et la remise de l offre de la deuxième étape, susceptible d affecter la qualification du Soumissionnaire à réaliser le Marché; b) Si le Soumissionnaire propose un (ou des) sous-traitant(s) additionnel(s) ou différent(s) de ceux qu il a nommés dans son offre technique de la première étape pour les composants importants dont la liste figure dans la Section III, il devra fournir toutes informations sur l identité et la nationalité du (ou des) soustraitant(s) ainsi proposé(s). Les prix offerts dans l offre sont réputés applicables quel que soit le Sous-traitant finalement retenu et aucun changement du prix de l offre ne pourra être demandé ; et (j) Tout autre document stipulé dans les Données Particulières. 32. Formulaire d offre au titre de la deuxième étape et annexes 32.1 Le Soumissionnaire soumettra sa proposition technique et financière, y compris les bordereaux des prix applicables, en remplissant les formulaires fournis à la Section IV, Formulaires de soumission. Toutes les rubriques doivent être remplies de manière à fournir les renseignements demandés 33. Format et contenu de la Proposition technique 33.1 La Proposition technique ne doit comporter aucune information financière. Une Proposition technique comportant des informations financières substantielles sera déclarée non-conforme. 34. Proposition financière 34.1 La Proposition financière doit être établie au moyen des formulaires joints dans la Section IV de la DDP. Elle doit indiquer tous les coûts relatifs à la mission, y compris (a) la rémunération des personnels clé et autres personnels, (b) les autres coûts mentionnés dans les Données particulières 34.2 Les prix et rabais indiqués par le Soumissionnaire dans le formulaire d Offre et les Bordereaux des prix seront conformes aux stipulations de la DDP Les Bordereaux de prix sont au nombre de quatre (04) tel que décrits dans les Données Particulières Le Soumissionnaire remplira les prix unitaires et totaux de tous les postes des cadres de devis Les Soumissionnaires devront prendre en compte l ensemble des exigences formulées Page 21 of 79

22 dans la demande de propositions ainsi que les obligations qui s imposent à lui, en matière sociale. Ils devront les intégrer dans leurs offres et être en mesure de les respecter tout au long de l exécution du marché. La Banque s assurera que les offres présentées permettent à leurs auteurs de respecter leurs obligations sociales issues du code du travail et des conventions collectives, notamment en matière de rémunération Les prix offerts par le Soumissionnaire seront fermes pendant la durée d exécution du Contrat sauf stipulations contraire dans le Contrat. 35. Monnaies de l offre et de paiement 35.1 Les offres seront libellées dans la monnaie tel que stipulé dans les données particulières. Les paiements au titre du Marché seront effectués de la même manière. 36. Période de validité des offres au titre de la deuxième étape 36.1 Les offres seront valables pour la période stipulée aux Données Particulières, qui commence à partir de la date limite de réception des offres fixée par la Banque en application de l Article 41 des IS. Une offre valable pour une période plus courte sera considérée comme non conforme et rejetée par la Banque Exceptionnellement, avant l expiration de la période de validité des offres, la Banque peut demander aux soumissionnaires de proroger la durée de validité de leur offre. La demande et les réponses seront formulées par écrit. Un soumissionnaire peut refuser de proroger la validité de son offre sans perdre sa garantie. Un soumissionnaire qui consent à cette prorogation ne se verra pas demander de modifier son offre. 37. Forme et signature des offres au titre de la deuxième étape 37.1 Le Soumissionnaire doit remettre une Proposition complète et signée, comprenant tous les documents indiqués à l article 31 (Documents constitutifs de la Proposition) Le Soumissionnaire préparera un original des documents constitutifs de l offre tels que décrits à l Article 31 des IS, en indiquant clairement la mention «OFFRE AU TITRE DE LA DEUXIEME ETAPE ORIGINAL». Par ailleurs, il soumettra le nombre de copies de l offre indiqué dans les Données Particulières, en mentionnant clairement sur ces exemplaires «OFFRE AU TITRE DE LA DEUXIEME ETAPE COPIE». En cas de différences entre les copies et l original, l original fera foi L original et toutes les copies de l offre seront dactylographiés ou écrits à l encre indélébile ; ils seront signés par une personne dûment habilitée à signer au nom du soumissionnaire. Cette habilitation consistera en une confirmation écrite comme spécifié dans les Données Particulières, qui sera jointe à la soumission. Le nom et le titre de chaque personne signataire de l habilitation devront être dactylographiés ou mentionnés sous la signature. Toutes les pages de l offre sur lesquelles des renseignements ont été mentionnés par le Soumissionnaire, seront paraphées par la personne signataire de l offre La soumission d un GECA doit être conforme aux exigences ci-après: a) sauf si cela n est pas exigé en application de l article 4.1(a) des IS, elle doit être signée de manière à engager juridiquement tous les membres ; et b) elle doit inclure le pouvoir donné au Mandataire comme mentionné à l article 4.1(b) des IS, signé par les personnes qui sont juridiquement habilités à signer au nom des membres du groupement Toute modification, ajout entre les lignes, rature ou surcharge, pour être valable, devra être signé ou paraphé par la personne signataire Page 22 of 79