La CIMU un outil de pilotage interne

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1 La CIMU un outil de pilotage interne

2 Temps d attente entre la décision d orientation et le départ du service + 17% + 38% + 24% - 13% - 43% - 25% - 15% DES OUTILS EN PLACE (4) : les Urgences - 14%

3 Agir sur l aval des Structures des Urgences Une réflexion initiée depuis 18 mois : - Démarche qualité et gestion des risques - Projet performance et CREF (optimisation des capacités) - Préparation ouverture du nouvel hôpital Actions mises en œuvre à l occasion du dispositif Hôpital en tension en mars 2012 et janvier-février 2013

4 Objectif 1 : Manager et piloter la coordination des entrées et des sorties des patients : Un dispositif stratégique Action 1 : Mise en place d une cellule d ordonnancement Cellule permanente : garante de l optimisation de l utilisation des lits, de l application des parcours de prise en charge des patients, de la régulation et de l analyse des données Rôle dans la stratégie de pilotage de l établissement : analyse les outils de pilotage pour étayer les décisions du directoire Rôle majeur dans hôpital sous tension Pilotage stratégique médico-administratif composé : du Directeur Général Adjoint du Président de CME et de médecins désignés par le président de CME de directeurs : affaires médicales, soins, finances/contrôle de gestion du cadre de santé qui coordonne la gestion des lits, cadre de pôle des urgences Réunions mensuelles

5 Action 2 : Structure centralisée de coordination des lits Mettre à disposition des médecins de l établissement les ressources en lits disponibles et contribuer à la fluidité des admissions dans le secteur MCO et du secteur de MCO vers le SRR et les USLD. Structure organisée en lien avec le SU mais en dehors de cette structure Le fonctionnement : De 8h30 à 21H30 du lundi au vendredi De 11 heures à 18h30 les samedis, dimanches et jours fériés Procédure d affectation des lits en dehors des heures d ouverture (permanence des cadres) Les gestionnaires de lits : 1 cadre de santé, en étroite collaboration avec président de CME ou médecin désigné par le président de CME, direction des soins 3 ETP IDE Temps dédié assistante sociale Date de mise en œuvre : mars 2013 Action 3 : Développer et fiabiliser les outils de pilotage de gestion des lits Utilisation des outils de l ANAP

6 Objectif 2 : Ordonnancer les parcours de soins du patient Action 4 : Améliorer la programmation des admissions Programmer conjointement admission et passage au bloc opératoire lors de la consultation Intégrer la DMS prévisionnelle du séjour (DMS nationale) Programmer l admission et l aval si nécessaire (pour exemple orthopédie et SRR) Programmer les séjours pour lisser sur la semaine Développer les pré-admissions (actuellement 90%, pré-admissions administratives mais pas de lien avec la réservation de lits) Action 5 : Réduire les temps d accès à l imagerie et aux plateaux techniques pour diminuer la DMS Action 6 : Organiser la sortie du patient Organiser les visites et contre visites pour sortie des patients à 10h30 Intégrer dans le dossier de soins informatisé une check-list «préparation de la sortie du patient hospitalisé» Mesurer dès l entrée du patient son niveau de risque social Coordination départementale des admissions en SSR

7 Objectif 3 : Améliorer le fonctionnement des unités de soins par une meilleure coordination médico-soignante Action 7 : Intégrer la coordination médico-soignante dans le règlement intérieur à tous les niveaux : Etablissement : élaboration d un «Règlement Intérieur» des entrées et des sorties d hospitalisation en substitution au RI des admissions non programmées Pôle : intégration d indicateurs de pilotage dans le contrat de pôle Urgences : révision du règlement du fonctionnement du service Services cliniques : harmonisation et structuration des règles de fonctionnement : - Organisation de l entrée des patients - Planification et organisation de la sortie des patients - Organisation des visites médicales et contre-visites - Programmation des pratiques/soins les plus courantes et posant problème ou nécessitant des réorganisations dans la planification journalière - Vérification de l adéquation des présences médicales et fermetures de lits Plateaux médico-techniques

8 MISE EN PLACE DE LA CELLULE GESTION DES LITS CHR METZ-THIONVILLE Point d étape septembre 2013 Réunion cellule d ordonnancement du 16/9/2013

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10 Action 1: Mise en place d une cellule d ordonnancement stratégique Création de la Cellule d ordonnancement mars ère réunion septembre 2013

11 Action 2: Mise en place d une structure de coordination et de gestion des lits Constituer une structure de gestion de lits, cadre de santé, temps assistante sociale Équipe paramédicale constituée Présence conforme aux références SAMU/Urgence de France de 08h30à 21h30 jours ouvrables, 11h à 18h30 SD et JF Manque temps AS Mettre en œuvre des outils d aide à la décision - Procédure d alerte en fonction des seuil d activité au SU et UHCD - Charte de fonctionnement rédigée - Règlement intérieur rédigé - Fiches de postes rédigées

12 Action 3: Développer et fiabiliser les outils de pilotage de gestion Programmer les admissions Installation Dx Care «gestion des lits» Interface CS/HC/bloc/PT Connaître l état des lits en temps réel Support unique EDL (mode déclaratif)

13 Action 4 : Programmer les admissions Programmer les admissions et passage au bloc Programmer et l aval si nécessaire Programmer les séjour pour lisser la semaine Installation Dx Care «gestion des lits» Interface CS/HC/bloc/PT Développer les pré admissions 90 % des pré admissions administratives réalisées Développer la collaboration avec SU Accès RésUrgences Accès staffs Présence du cadre ou de l infirmière à Metz, à Thionville

14 Action 5: Réduire les temps d accès à l imagerie et aux plateaux techniques pour diminuer la DMS Informatisation des demandes de radiologie Réorganisation des demandes d imagerie en cours

15 Action 6: Organiser la sortie du patient Informer les CSS, CS, médecins, les patients, les équipes de soins de la sortie avant 12h 95 % des CS, CSS rencontrés ( avril, mai & septembre, octobre) 2 Réunions avec les cadres Réunion chef de service, chef de Pole ( février) Information CME et Instances (mars) Organiser la sortie Cible : planification de la sortie dans Dx Care + checklist Staff pluridisciplinaires en médecine polyvalente MY, HA Evaluer dès l entrée le niveau de risque social Réorganisation des assistantes sociale Présence d une assistante sociale au SU

16 Action 6: Organiser la sortie du patient : premières mesures(source GAM) Mesures 91 UF HC 0 à 25 % 25 à 50% 50 à 75 % > 75% Janvier uf Mars uf Juillet uf Juillet à 25% 25 à 50 % 50 à 75 % > 75 % Action 6: Organiser la sortie du patient : GYN MY premières mesures(source GAM) B / 43A SSR BA(B +C) 16 Hémato Pneumo MY TRA MY 61 Cardio MY Neuro cardio MY 203 RF HFM SSR B HF TCP MY OBS MY 32 37

17 Action 7: Intégrer la coordination médicosoignante dans le règlement intérieur des services RIAPNP modifié en juin 2013 Réalisé et validé aux Instances

18 Évaluation et suivi : réunions et indicateurs Quantifier le nombre de transfert externe Suivi mensuel Nombre de sorties avant 12h Nombre HJ en HC DMS > 30 jours Surcharge des SU Suivi mensuel Suivi hebdomadaire Suivi mensuel Suivi quotidien

19 Points d alerte Activité / performance: Augmentation DMS en médecine HJ en HC / HJ en HS Hébergement: Refus par les praticiens Suivi des patients Sorties: organisation médicale / organisation paramédicale Assistantes sociales Outils informatiques: programmation Recherche de lits encore faite par urgentistes 15/10/2013 : GESTION CENTRALISEE

20 CONCLUSION L ENGORGEMENT DES URGENCES : UNE PROBLEMATIQUE GLOBALE QUI MERITE UN TRAITEMENT GLOBAL Au niveau de l hôpital dans son ensemble e (filières, gestion programmée/non rammée/non programmée, organisation des services cliniques) Au niveau de l ensemble du système de santé (amont, coordination ville-hôpital, problématique du maintien à domicile ou en Ehpad de la personne âgée) Pas UNE mais DES solutions

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22 Une opportunité le 15 octobre 2013