SERVICE DES RESSOURCES FINANCIÈRES LE RÉGIME FINANCIER PLAN D'ENREGISTREMENT COMPTABLE

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1 SERVICE DES RESSOURCES FINANCIÈRES LE RÉGIME FINANCIER PLAN D'ENREGISTREMENT COMPTABLE AOÛT 2003

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3 TABLE DES MATIÈRES Information sur le présent document... 2 Principes fondamentaux du PEC... 3 Fonction Activités d'enseignement et de formation... 8 Fonction Activités de soutien à l'enseignement et à la formation Fonction Activités parascolaires Fonction Activités administratives Fonction Activités relatives aux biens meubles et immeubles Fonction Activités connexes Fonction Revenus généraux Fonction Revenus tenant lieu de subventions gouvernementales Fonctions 100 à Nature des dépenses Fonction Nature des revenus Annexes Régime financier I Août 2003

4 INFORMATION SUR LE PRÉSENT DOCUMENT Le Service des ressources financières rend disponible la dernière version du document synthèse sur le régime financier et plus précisément, sur le plan d'enregistrement comptable. Il se veut un guide de référence utile pour toute personne ayant à traiter des documents financiers. Ce document contient une description sommaire de l'ensemble des éléments nécessaires à la comptabilisation des dépenses et des revenus, extraits du document officiel du ministère de l'éducation. Si vous ne retrouvez pas les informations recherchées, il faudra se référer au manuel de normalisation de la comptabilité scolaire qui contient tous les renseignements utiles, disponible au Service des ressources financières. Le document comprend certaines structures propres à la Commission scolaire. Il contient également les dernières mises à jour du ministère de l'éducation en date du mois de mars Régime financier 2 Août 2003

5 PRINCIPES FONDAMENTAUX DU PEC 1.0 Définition La codification budgétaire correspond à un ensemble de symboles numériques qui facilite l'identification, la classification, l'enregistrement et le traitement des données financières. Le système de codification utilisé, en plus d'être un instrument indispensable dans le plan d'enregistrement comptable, répond à un besoin méthodologique pour le traitement informatique. 2.0 Structure La codification utilisée dans le plan d'enregistrement comptable (PEC) se divise en quatre sections et comprend douze positions. A B C D Chaque position possède ses propres caractéristiques déterminées par le PEC et par la Commission scolaire pour répondre aux besoins actuels. Une description de chaque section est énoncée ci-après. Section A - Les trois premières positions Cette section sert à identifier l'unité administrative, c'est-à-dire les établissements d enseignement, les services administratifs et éducatifs et les postes du bilan. 000 regroupe tous les comptes du bilan Régime financier 3 Août 2003

6 0xx 1xx 2xx identifient toutes les unités administratives de la Commission scolaire 5xx identifie le niveau Commission scolaire de Saint-Hyacinthe Une liste détaillée des unités administratives est disponible. Section B - La quatrième position Cette position est identifiée comme étant un «fonds» et elle regroupe les dépenses suivantes : 1 regroupe les dépenses et les revenus sous la responsabilité de l unité administrative; 2 ancien fonds des immobilisations déterminé par le MÉQ et ne peut être utilisé; 3 regroupe les dépenses d investissements; 4 regroupe les dépenses d un fonds spécial pour les activités des conseils d établissement; 5 regoupe la masse salariale du personnel régulier et les dépenses d opérations centralisées. Section C - De la cinquième à la neuvième position Cette section regroupe les activités définies par le PEC et peut se décomposer en secteurs et en familles, selon le cas. - la position 5 identifie les grandes fonctions du PEC : Activités d'enseignement et de formation Activité de soutien à l'enseignement et à la formation Activités parascolaires Régime financier 4 Août 2003

7 50000 Activités administratives Activités relatives aux biens meubles et immeubles Activités connexes Revenus généraux Revenus tenant lieu de subventions gouvernementales - la position 6 vient préciser les champs d'activité : 11xxx 21xxx Éducation préscolaire Gestion des établissements d enseignement... - les positions 7, 8 et 9 identifient les autres niveaux de l'activité : psychologie encadrement et surveillance d élèves Une description complète des fonctions et des activités se retrouve plus loin dans le document. Section D - La dixième, la onzième et la douzième positions Cette section est réservée à la nature de dépenses et de revenus. Les natures de dépenses et de revenus peuvent se retrouver dans plus d'une fonction et d'une activité. Les natures de dépenses et de revenus prescrits par le MÉQ sont décrites plus loin dans le document. Régime financier 5 Août 2003

8 3.0 Bilan Les postes budgétaires qui composent le bilan sont identifiés par les positions 5 à 9 et possèdent une nomenclature différente de ce qui précède. - Les positions 5 et 6 (de la section C) identifient : 01xxx = actif 03xxx = passif 04xxx = capital permanent - les positions 7, 8 et 9 déterminent les sous-catégories de ces comptes. Régime financier 6 Août 2003

9 ACTIF PASSIF Encaisse Emprunts à court terme Subventions de fonctionnement à recevoir Subventions à rembourser Taxes scolaires à recevoir Taxes scolaires perçues d'avance Subventions d'investissements à recevoir Revenus reportés Comptes débiteurs Comptes créditeurs Stock Engagements budgétaires Placements Emprunts à long terme à la charge de la Commission scolaire Immobilisations Autres passifs Autres actifs Surplus (déficit) Capital permanent Régime financier 7 Août 2003

10 Fonction ACTIVITÉS D'ENSEIGNEMENT ET DE FORMATION Régime financier 8 Août 2003

11 11100 Éducation préscolaire Maternelle 4 ans Regroupe les coûts de formation propres aux élèves du préscolaire 4 ans la rémunération du personnel enseignant et de suppléance les fournitures de classe propres à l'enseignement l'acquisition de l'appareillage et de l'outillage toute activité pédagogique organisée dans le cadre de programme d enseignement comprend la sous-activité : maternelle classe 4 ans la rémunération des personnels autres qu enseignant l acquisition de mobilier et son entretien l achat de cahiers d exercices (et sa vente), s inscrit au la vente de cahiers d exercices reproduits à la CS s inscrit au les dépenses relatives au programme «Passepartout» s inscrivent au Éducation préscolaire Maternelle 5 ans Regroupe les coûts de formation propres aux élèves du préscolaire 5 ans la rémunération du personnel enseignant et de suppléance les fournitures de classe propres à l'enseignement l'acquisition de l'appareillage et de l'outillage toute activité pédagogique organisée dans le cadre de programme d enseignement la rémunération des personnels autres qu enseignant l acquisition de mobilier et son entretien l achat de cahiers d exercices (et sa vente), s inscrit au la vente de cahiers d exercices reproduits à la CS s inscrit au Enseignement primaire Regroupe les coûts de formation reliés à l enseignement primaire la rémunération du personnel enseignant et de suppléance les fournitures de classe propres à l'enseignement l'acquisition de l'appareillage et de l'outillage toute activité pédagogique organisée dans le cadre de programme d enseignement comprend des sous-activités relatives aux programmes d enseignement la rémunération des personnels autres qu enseignant l acquisition de mobilier et son entretien l achat de cahiers d exercices (et sa vente), s inscrit au la vente de cahiers d exercices reproduits à la CS s inscrit au Régime financier 9 Août 2003

12 13000 Enseignement secondaire général Regroupe les coûts de formation et de développement propres aux élèves du secondaire la rémunération du personnel enseignant les fournitures de classe propres à l'enseignement l'acquisition de l'appareillage et de l'outillage les coûts chargés par la CSST pour les élèves en stages en milieu de travail, au code 870 dépenses relatives aux EHDAA qui sont intégrés dans les classes régulières toute activité pédagogique organisée dans le cadre de programme d enseignement comprend des sous-activités relatives aux programmes la rémunération des personnels autres qu enseignant l acquisition de mobilier et son entretien l achat de cahiers d exercices (et sa vente), s inscrit au la vente de cahiers d exercices reproduits à la CS s inscrit au Formation professionnelle Regroupe le coût des services en vue de développer la compétence de l élève dans une activité professionnelle ou de métier la rémunération des personnels autres qu enseignant travaillant à l entretien et à la réparation de ces activités la rémunération du personnel enseignant les fournitures nécessaires pour dispenser ces cours l'acquisition de l'appareillage et de l'outillage nécessaire pour dispenser ces cours, incluant les équipements informatiques le coût relié à la disposition des rebuts produits durant les cours le coût de la CSST pour les élèves en stage en milieu de travail les revenus tirés de la revente de biens ou la prestation de services sont inscrits comme revenus spécifiques dans cette activité chaque programme de cours s inscrit dans une structure préidentifiée (voir charte) la rémunération des magasiniers et des appariteurs s inscrit au l acquisition de mobilier et son entretien les dépenses de reprographie sont inscrites dans les activités la vente de cahiers d exercices reproduits à la CS s inscrit au Régime financier 10 Août 2003

13 15100 Enseignement particulier Éducation préscolaire Regroupe les coûts relatifs à l enseignement dispensé aux élèves ayant un handicap et à ceux en difficulté d adaptation et d apprentissage au préscolaire la rémunération du personnel enseignant et de suppléance les fournitures de classe propres à l'enseignement l'acquisition de l'appareillage et de l'outillage les dépenses d'enseignement aux élèves qui reçoivent leur formation de base de façon permanente toute activité pédagogique organisée dans le cadre de programme d enseignement comprend les sous-activités : Élèves ayant un handicap Élèves en difficulté d'adaptation et d'apprentissage la rémunération des personnels autres qu enseignant de même que les orthopédagogues qui ne sont pas titulaires l acquisition de mobilier et son entretien l achat de cahiers d exercices (et sa vente), s inscrit au la vente de cahiers d exercices reproduits à la CS s inscrit au Enseignement particulier Enseignement primaire Regroupe les coûts relatifs à l enseignement dispensé aux élèves ayant un handicap et à ceux en difficulté d adaptation et d apprentissage au primaire la rémunération du personnel enseignant et de suppléance les fournitures de classe propres à l'enseignement l'acquisition de l'appareillage et de l'outillage les dépenses d'enseignement aux élèves qui reçoivent leur formation de base de façon permanente toute activité pédagogique organisée dans le cadre de programme d enseignement comprend les sous-activités : Élèves ayant un handicap Élèves en difficulté d adaptation et d apprentissage la rémunération des personnels autres qu enseignant de même que les orthopédagogues qui ne sont pas titulaires l acquisition de mobilier et son entretien les mesures spéciales d accueil et de francisation l achat de cahiers d exercices (et sa vente), s inscrit au la vente de cahiers d exercices reproduits à la CS s inscrit au Régime financier 11 Août 2003

14 15300 Enseignement particulier Enseignement secondaire Regroupe les coûts relatifs à l'enseignement dispensé aux élèves en difficulté d'adaptation et d'apprentissage, à ceux ayant un handicap et à ceux en classe d'accueil et de francisation au secondaire la rémunération du personnel enseignant et de suppléance les fournitures de classe propres à l'enseignement l'acquisition de l'appareillage et de l'outillage les dépenses d'enseignement aux élèves qui reçoivent leur formation de base de façon permanente toute activité pédagogique organisée dans le cadre de programme d enseignement comprend les sous-activités : Élèves ayant un handicap Élèves en difficulté d adaptation et d apprentissage la rémunération des personnels autres qu'enseignant de même que les orthopédagogues qui ne sont pas titulaires l'acquisition de mobilier et son entretien les mesures spéciales d'accueil et de francisation Formation des adultes Regroupe les coûts de formation et d'apprentissage propres aux élèves adultes en ce qui concerne la formation générale, l'alphabétisation et le programme d'insertion dans la vie communautaire la rémunération du personnel enseignant et de suppléance les fournitures de classe propres à l'enseignement les revenus obtenus de la revente de matériel didactique sont inscrits comme revenus spécifiques dans cette activité les coûts reliés aux activités d'assistance les coûts de la CSST pour les élèves en stage en milieu de travail (870) l'acquisition de l'appareillage et de l'outillage comprend des sous-activités particulières la rémunération des personnels autres qu'enseignant l'acquisition de mobilier et son entretien s'inscrit au la formation professionnelle s'inscrit au l'éducation populaire s'inscrit au la reprographie d'enseignement s'inscrit au les dépenses d'informatique d'enseignement s'inscrivent au Régime financier 12 Août 2003

15 Fonction ACTIVITÉS DE SOUTIEN À L'ENSEIGNEMENT ET À LA FORMATION Régime financier 13 Août 2003

16 21100 Gestion des écoles et du Centre Direction et soutien des écoles et du Centre Regroupe les coûts relatifs à la direction des écoles et du Centre ainsi qu'au soutien technique et administratif de ces établissements la rémunération des magasiniers et des appariteurs affectés au cours de formation professionnelle la rémunération du personnel cadre et de soutien technique et administratif sous la responsabilité de l'unité administrative les dépenses reliées à l'administration et la gestion de l'école et du Centre les primes de responsables d'école les dépenses d'informatique (22200 ou 53100) les dépenses de messagerie et de téléphonie (53300) les dépenses de reprographie (21200 ou 53200) la gestion des fonds des activités autofinancées l'acquisition du mobilier et son entretien les relations publiques Gestion des écoles et du Centre Imprimerie et reprographie d'enseignement Regroupe les coûts d'imprimerie et de reprographie reliés directement à l'enseignement les dépenses pour les photocopieurs les fournitures rattachées à la reproduction qu'elle soit réalisée à l'interne ou à l'externe de la Commission scolaire les réparations des manuels scolaires et des volumes de bibliothèque l'acquisition, l'entretien et la réparation de l'appareillage et de l'outillage servant à la reprographie la vente de cahiers d'exercices reproduits à la Commission scolaire la reprographie de gestion se retrouve au (ex. : tous les formulaires tels que bulletins, chèques, comptes de taxes, etc.) Régime financier 14 Août 2003

17 22000 Moyens d'enseignement Regroupe les dépenses d'équipement, de fournitures et de rémunération du personnel liées aux moyens d'enseignement les dépenses reliées à l'acquisition, à l'exploitation et à la diffusion du matériel audiovisuel les dépenses reliées à l'acquisition, à l'exploitation d'équipements et de fournitures informatiques à des fins d'enseignement le développement de didacticiels les droits d'auteur le coût des logiciels CHOIX, REPERE et BIM l'entretien et la réparation de l'équipement informatique d'enseignement comprend les sous-activités : Bibliothèque Audiovisuel Informatique d'enseignement l'entretien et la réparation des appareils audiovisuels sont comptabilisés au le coût des lignes téléphoniques dédiées à la communication est inscrit au les dépenses d'informatique en formation professionnelle sont inscrites au les coûts de réparation des volumes de bibliothèque s'inscrivent au les coûts des logiciels de gestion s'inscrivent au les dépenses de création et de mise au point de didacticiels, comme outils informatiques d'enseignement et d'application pédagogique, sont comptabilisées dans le champ d'activité du fonds d'investissements Services complémentaires Services personnels à l'élève Regroupe les services spécialisés donnés à l'élève (jeune et adulte), pour l'aider dans son cheminement scolaire la rémunération du personnel spécialisé le matériel rattaché à ce secteur comprend les sous-activités : Orientation, information scolaire, professionnelle et autres assistances Psychologie Orthophonie-audiologie Psychoéducation & éducation spécialisée le soutien offert aux élèves handicapés les cours de formation personnelle et sociale (FPS) et l'éducation au choix de carrière s'inscrivent au Régime financier 15 Août 2003

18 23200 Services complémentaires Vie scolaire Regroupe les activités relatives à l'animation et à l'encadrement des élèves à l'intérieur de l'établissement scolaire, à l'exclusion de l'enseignement proprement dit le personnel rattaché à ce secteur les dépenses concernées et financées par la CS incluant le transport la surveillance d'études assistées, excepté les écoles ayant un service de garde la surveillance autofinancée et le revenu correspondant l'accueil des élèves en début d'année les récompenses aux élèves les achats et les ventes de cahiers d exercices les brigadiers scolaires comprend les sous-activités : Animation pastorale et religieuse Animation sportive, culturelle et sociale; activités non intégrées aux programmes d'enseignement (activités parascolaires) et qui constituent les services complémentaires Encadrement et surveillance d'élèves les activités sportives, culturelles et sociales qui n ont pas de caractères pédagogiques et ne constituent pas des services complémentaires à l enseignement, sont inscrites au (ex. : bal de fin d'année, cabane à sucre, etc.) Services complémentaires Santé & services sociaux Regroupe les services de soutien du personnel des CLSC affectés aux écoles, l'aide matérielle aux élèves indigents ainsi que les services de santé et les services sociaux la rémunération du personnel spécialisé les trousses de premiers soins et les médicaments les fournitures scolaires payées par la CS ou par l'école pour les élèves indigents le coût des repas fournis aux élèves défavorisés Régime financier 16 Août 2003

19 23400 Services complémentaires Soutien aux élèves ayant un handicap Regroupe les services de soutien à certains élèves ayant un handicap le personnel spécialisé les accompagnateurs aux cours les interprètes oraux ou gestuels les fournitures habituellement utilisées pour ce secteur Services pédagogiques & de formation d'appoint Éducation populaire Regroupe les coûts de formation et d'apprentissage reliés à l'animation communautaire et autres services destinés à l'adulte l'ensemble des activités d'éducation populaire est comptabilisé à cette activité quelle qu'en soit la source de financement Services pédagogiques & de formation d'appoint Orthopédagogie Regroupe les coûts reliés à l'appui donné par une ou un orthopédagogue à une enseignante ou un enseignant et à une ou un élève les orthopédagogues ou le personnel qui en tient lieu Régime financier 17 Août 2003

20 24300 Services pédagogiques & de formation d'appoint Soutien à l'intégration & francisation Regroupe les activités supplémentaires au programme de base destinées aux élèves dont la langue française n'est pas la langue maternelle les mesures spéciales d'accueil et de francisation les mesures de soutien linguistique (24330) les dépenses du programme officiel de base pour les classes d'accueil et de francisation s'inscrivent au ou Services pédagogiques & de formation d'appoint Cours d'appoint - cours à domicile Regroupe les cours qui permettent aux élèves concernés de poursuivre l'atteinte des programmes d'études les cours à domicile (24401) les cours d'été (secondaire : 24402; primaire : 24404) les cours en milieux hospitaliers les cours du soir les cours de rattrapage (24406) les cours de transition et support (24403) l enseignement sur mesure (24411) les corrections d examens (24415) les cours qui sont donnés de façon permanente en milieu hospitalier ou à domicile, sont inscrits au Services pédagogiques & de formation d'appoint Programmes particuliers de soutien et de formation Regroupe les coûts reliés à certains programmes spéciaux offerts par la CS ou à certaines mesures ponctuelles de soutien pédagogique le recyclage en assurance automobile du Québec le recyclage en accident de travail l'alcoo-frein le cours de conduite automobile les projets sur la réussite éducative la voie technologique les cours spéciaux relatifs à la formation professionnelle se retrouvent au les olympiades en formation professionnelle s'inscrivent au Régime financier 18 Août 2003

21 25000 Animation & développement pédagogique Regroupe l'ensemble des opérations d'animation, de recherche et de développement pédagogique les services de support pédagogique du personnel enseignant l'implantation des programmes la recherche et le développement la rémunération des conseillères et des conseillers pédagogiques la prime versée au chef de groupe les dépenses relatives au programme «Passepartout» (25005) comprend des sous-activités particulières la rémunération des conseillères et des conseillers en éducation chrétienne s'inscrit au Régime financier 19 Août 2003

22 Fonction ACTIVITÉS PARASCOLAIRES Régime financier 20 Août 2003

23 31000 Hébergement des élèves Regroupe l'aide financière à l'élève pour la pension ou le transport de l'élève et les dépenses reliées aux résidences d'élèves Services alimentaires Regroupe les coûts reliés à la préparation et à la distribution des repas toutes les dépenses concernées lorsque les services alimentaires sont gérés par la CS les revenus de location (ou de redevances) de la cafétéria sont inscrits au avec une nature 954 l'entretien et la réparation des équipements de cuisine se retrouvent au le lait-école s'inscrit au (dépenses) Transport scolaire Transport quotidien des élèves Regroupe les dépenses du transport matin, midi et soir, plus le programme de maternelle maison et d'institution d'enseignement privée toutes les dépenses concernées les acquisitions de véhicules (code 740) les dépenses d'entretien des véhicules, d'immatriculation et d'assurances les acquisitions d'appareillage et d'outillage les revenus d'une autre commission scolaire lors d'ententes (code 971) comprend des sous-activités par type de transport les revenus perçus des parents pour le transport du midi les préposées ou préposés aux élèves (23230) les programmes d'amélioration de la sécurité (52400) les programmes informatiques relatifs au transport (53100) les frais d'émission de cartes d'identité (52400) Régime financier 21 Août 2003

24 34200 Transport scolaire Transport par entente Regroupe le coût du transport effectué par une autre commission scolaire le coût de l'entente aucun revenu spécifique n'est comptabilisé à cette activité (voir 34100) Transport scolaire Transport exceptionnel Regroupe les frais liés au transport des élèves autrement que dans le cadre d'un contrat normal de transport quotidien lors d'un sinistre, d'une grève, etc. le transport temporaire d'un élève non autorisé à utiliser le transport scolaire (élève qui s'est fracturé un membre) Transport scolaire Transport interécoles Regroupe les dépenses de transport pour les élèves qui suivent des cours obligatoires ailleurs qu'à l'école de fréquentation toutes les dépenses concernées le transport des élèves à un CEMIS, une piscine, un gymnase, etc. Régime financier 22 Août 2003

25 34500 Transport scolaire Transport périodique Regroupe les dépenses de transport périodique fait sur une base hebdomadaire, mensuelle ou autres toutes les dépenses concernées le transport relié aux programmes de sportsétudes l'aide financière versée à l'élève (ou parent) pour le transport s'inscrit au le transport complémentaire payé par la CS se retrouve à l'activité concernée : - transport pour classe verte s'inscrit au : 11000, 12000, ou transport financé par la CS pour des activités culturelles s'inscrit au le transport complémentaire sur les projets autofinancés s'inscrit au Services de garde Regroupe les dépenses reliées à la garde d'enfants en milieu scolaire toutes les dépenses et les revenus concernés l'acquisition de l'appareillage et de l'outillage la surveillance du service d'études assistées s'inscrit au pour les écoles n'ayant pas de service de garde Régime financier 23 Août 2003

26 Fonction ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES Régime financier 24 Août 2003

27 51100 Conseil des commissaires et comités Regroupe les dépenses du Conseil des commissaires et du Comité exécutif et des comités prévus par la Loi toutes les dépenses ou événements relatifs à leur fonction comprend les sous-activités : Commissaires d'école Comité de parents Conseils d'établissement Comité EHDAA le perfectionnement des commissaires s'inscrit au Conseil des commissaires Élections Regroupe les dépenses reliées à l'élection des commissaires d'école les avis publics d'élection, publicités, bulletins de vote le remboursement des dépenses électorales comprend la sous-activité : Élections des commissaires Gestion - Direction générale et secrétariat général Regroupe les dépenses propres à la direction générale et du secrétariat général l'appareillage et l'outillage comprend les sous-activités : Direction générale Secrétariat général les cotisations aux associations, les avis publics, les frais légaux (53500) la messagerie (53300) et la téléphonie (53340) l'acquisition du mobilier (61000) les dépenses relatives aux archives (53400) Gestion des services éducatifs Regroupe les dépenses propres à la gestion des activités éducatives jeunes et adultes toutes les dépenses concernées l'appareillage et l'outillage comprend des sous-activités les formulaires informatiques et administratifs l'acquisition du mobilier les conseillères et les conseillers pédagogiques (25000) Régime financier 25 Août 2003

28 52300 Gestion administrative Regroupe les dépenses propres à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles les coûts relatifs à l'administration et à la gestion des programmes concernés l'appareillage et l'outillage comprend les sous-activités : Gestion des ressources humaines Gestion des ressources financières Gestion des ressources matérielles le perfectionnement les avis publics les frais légaux l'acquisition de mobilier les programmes d'aide au personnel Gestion du transport scolaire Regroupe les dépenses propres à la gestion du transport scolaire les cartes d'identification les programmes de sécurité en transport scolaire les programmes informatiques relatifs au transport s'inscrivent au la surveillance d'élèves dans les autobus s'inscrit au Services corporatifs Informatique de gestion Regroupe les dépenses reliées à l'informatique de gestion de la Commission scolaire les logiciels de gestion et leur entretien le matériel relié à l'utilisation de l'informatique de gestion l'acquisition, l'entretien et la réparation de l'équipement informatique la télécommunication et les coûts de la Société Grics les logiciels BIM, CHOIX et REPERE sont comptabilisés au informatique d'enseignement les ordinateurs et le matériel qui se rapportent à l'informatique d'enseignement (22200) les dépenses liées au développement de système informatique s'inscrivent au du fonds d'investissements Services corporatifs Imprimerie et reprographie de gestion Regroupe les coûts d'impression reliés à la gestion le papier, l'encre, les coûts de reprographie l'acquisition, l'entretien et la réparation de l'équipement utilisé pour la reprographie tous les formulaires tels que bulletins, horaires, chèques, comptes de taxes, réquisitions, bons de commande, etc. comprend des sous-activités les coûts liés à la reprographie d'enseignement sont comptabilisés au Régime financier 26 Août 2003

29 53300 Services corporatifs Messagerie et téléphonie Regroupe les dépenses reliées au transport de lettres ou de marchandises et de téléphonie la rémunération des messagers, des téléphonistes les fournitures d'emballage les timbres les systèmes Pagette et Bell-Boy comprend les sous-activités : Messagerie Téléphonie l'entretien des camions de livraison s'inscrit au la télécommunication entre les ordinateurs centraux et les écoles s'inscrit au Services corporatifs Archives Regroupe les dépenses reliées à la tenue des archives de la Commission scolaire la rémunération du personnel affecté aux archives les fournitures et les équipements nécessaires les coûts engagés pour la destruction de documents le mobilier Services corporatifs Frais corporatifs Regroupe les dépenses qui entraînent l'existence de l'entité juridique qu'est la Commission scolaire Regroupe aussi les dépenses liées aux autres services corporatifs de la Commission scolaire les frais légaux la vérification externe tous les types d'assurances les cotisations aux associations les relations publiques les obligations sociales (accueil du personnel) les programmes de reconnaissance au personnel et les programmes d'aide au personnel la publicité et la promotion l'information et la communication les avis publics les frais annuels sur les achats regroupés les coûts de mise à jour du rôle d évaluation les avis publics se rapportant aux élections des commissaires s'inscrivent au les services d'eau et d'aqueduc privé s'inscrivent au les assurances des autobus scolaires (34100) Régime financier 27 Août 2003

30 53500 (suite) le coût de remplacement d'un personnel enseignant libéré pour participer à des comités comprend des sous-activités Perfectionnement Personnel d'encadrement comprend les sous-activités : Personnel hors cadre Personnel de direction d'école et de centre Personnel cadre et de gérance Perfectionnement Personnel enseignant la rémunération du personnel de remplacement les frais d'inscription et de scolarité les frais de déplacement les bourses de perfectionnement comprend des sous-activités Perfectionnement Personnel professionnel idem à l'activité Régime financier 28 Août 2003

31 55400 Perfectionnement Personnel de soutien technique, administratif et ouvrier idem à l'activité Perfectionnement Autres Regroupe les dépenses relatives au perfectionnement des personnes sans lien d'emploi avec la Commission scolaire ex. :- parents (55510) - chauffeurs d'autobus (55530) - commissaires (55540) - conseils d établissement (55560) l'initiation de parents à des cours offerts à leur enfant en vue de mieux les assister dans leurs travaux scolaires s'inscrit au Régime financier 29 Août 2003

32 Fonction ACTIVITÉS RELATIVES AUX BIENS MEUBLES ET IMMEUBLES Régime financier 30 Août 2003

33 61000 Mobilier, matériel roulant et entretien des biens meubles Regroupe l'entretien et la réparation du matériel roulant, de l'appareillage et de l'outillage, de même que l'acquisition du mobilier et du matériel roulant les frais de déménagement comprend les sous-activités : Entretien audiovisuel Entretien mobilier, appareillage et outillage Entretien du matériel roulant Entretien système téléphonique Entretien MAO garderie Entretien fibre optique Acquisition du mobilier Acquisition du matériel roulant voir tableau synthèse à l'annexe A l'acquisition des appareils et des outils est comptabilisée à chacune des activités concernées l'acquisition des appareils et des outils des cours de formation professionnelle sont comptabilisées à l'activité concernée (14000) l'acquisition, l'entretien et la réparation des équipements informatiques s'inscrivent au 14000, au ou au l'acquisition et l'entretien des autobus scolaires s'inscrivent au l'acquisition, l'entretien et la réparation des équipements reliés à la reprographie s'inscrivent au ou au les coûts d'assurances du matériel roulant s'inscrivent au les dépenses de rénovation ou de réparation majeure (travaux d'envergure) s'inscrivent au Conservation des immeubles Regroupe les dépenses relatives à l'entretien et à la réparation des immeubles, des biens qui y sont fixés de façon permanente et les terrains; il s'agit de travaux de faible ampleur la tonte pelouse, le déneigement, la peinture de locaux et les travaux de menuiserie, plomberie et d'électricité la réparation d'une petite partie de toiture, de fenêtre, de terrain les services d'eau et d'aqueduc privé comprend les sous-activités : Entretien et réparation de terrains Entretien et réparat. des parcs-écoles Entretien et réparation des bâtisses Régime financier 31 Août 2003

34 63000 Entretien ménager Regroupe les dépenses reliées au maintien de la salubrité et de la propreté des immeubles la rémunération des concierges les contrats d'entretien les fournitures et les équipements d'entretien ménager comprend des sous-activités Consommation énergétique Regroupe les coûts d'énergie à des fins de chauffage, d'éclairage, de climatisation et de ventilation comprend les sous-activités : Électricité - éclairage Électricité - biénergie Mazout Gaz naturel Gaz propane l'entretien des systèmes d'énergie s'inscrit au les études de coûts d'énergie s'inscrivent au Location d'immeubles Regroupe les dépenses de location d'immeubles la location de locaux pour des fins éducatives, administratives ou autres (ex. : aréna, piscine, terrain, etc.) comprend les sous-activités : Location à d'autres comm. scolaires Location à d'autres organismes Protection et sécurité Regroupe les dépenses reliées à la surveillance des biens meubles et immeubles la rémunération des agents de sécurité et des gardiens la surveillance électronique les équipements de protection et de sécurité la surveillance pour les prêts de salle les assurances s'inscrivent au Régime financier 32 Août 2003

35 67000 Construction & acquisition d'immeubles Regroupe les dépenses reliées à la construction, l'agrandissement et l'acquisition d'immeubles et de terrains les stocks initiaux de fournitures, de livres de bibliothèque et de matériel pédagogique les études préliminaires, les honoraires professionnels, la démolition, le remplissage, le nivellement de terrain l'acquisition structure réservée aux investissements les constructions réalisées dans le cadre des cours de formation professionnelle sont comptabilisées à l'activité Amélioration, transformation et rénovation majeure Regroupe les réparations majeures dont l'ampleur et le coût sont importants; procure une plus-value aux acquis de la Commission scolaire comprend les activités suivantes : Amélioration des immeubles (décentralisé) travaux qui s effectuent sur un bâtiment ou un terrain déjà en bon état, par opposition à des rénovations et à des réparations Amélioration des immeubles (centralisé) : idem à Transformation des immeubles comprend les changements ou modifications fonctionnelles apportées à un immeuble ou terrain en vue de l adapter à de nouveaux besoins ex. : réaménagement de locaux Rénovation et réparation majeures des immeubles (et terrains) travaux visant à remettre en bon état un immeuble, ou une partie importante de celui-ci, qui s est détérioré de façon considérable. ex. : toiture fenestrage revêtement extérieur - asphaltage les travaux d'entretien dont le coût est important mais dont le travail demeure «l entretien» (ex. : remplacer des fenêtres brisées dans l'ensemble d'une école) Régime financier 33 Août 2003

36 69000 Systèmes d information et de télécommunication Regroupe les dépenses qui se rapportent à la création et à la mise au point de didacticiels et au développement de systèmes informatiques liés à la gestion comprend les activités suivantes : Développement de systèmes informatiques utilisé uniquement pour comptabiliser le montant d une allocation au fonds des investissements Réseau de télécommunication comprend les coûts de mise en place d un réseau de fibre optique et de téléphonie Régime financier 34 Août 2003

37 Fonction ACTIVITÉS CONNEXES Régime financier 35 Révisé en juin 1997

38 71000 Résidence du personnel enseignant Financement Remboursement de capital : emprunts à long terme à la charge de la Commission scolaire les emprunts pour construction ou achat d'équipement non subventionné comprend les sous-activités : Billets à long terme Billets à long terme pour les programmes de départs assistés Autres les versements relatifs au fonds d'amortissement géré par le ministère des Finances du Québec le remboursement de capital sur les obligations sujettes à une subvention devient une opération à l'intérieur du «capital permanent» au bilan Financement Paiement des intérêts Regroupe les paiements d'intérêts sur tous les emprunts à long terme comprend les sous-activités : Intérêts sur emprunts à long terme subventionnés : Intérêts sur obligations Intérêts sur billets Intérêts sur emprunts à long terme, à la charge de la CS, liés aux investissements Régime financier 36 Août 2003

39 72300 Financement Escompte & frais d'émission des emprunts à long terme Regroupe les frais inhérents aux émissions de titres de créances l'escompte consenti au négociant les honoraires d'exécution du fiduciaire, du conseiller juridique et les frais d'impression des titres Financement Honoraires du fiduciaire les honoraires annuels du fiduciaire et ses autres frais encourus lors de l'exécution de son travail Financement Change étranger le gain ou la perte réalisé lors du paiement annuel des échéances de capital et d'intérêts Financement Intérêts sur les emprunts à court terme les intérêts que doit supporter la commission scolaire pour financer ses dépenses les intérêts résultant d'un retard dans les paiements des biens et services les revenus d'intérêts sur les arrérages de taxes scolaires, les placements et les soldes en banque les revenus d'intérêts sur la réclamation des ristournes de la TPS et la TVQ la subvention relative aux intérêts est inscrite au les frais bancaires et les frais reliés à la gestion des coupons sont inscrits au Régime financier 37 Août 2003

40 73000 Projets spéciaux Regroupe les dépenses encourues hors du cours normal des activités de la Commission scolaire le montant reçu d'un tiers pour des fins de gestion en fiducie le développement d'un didacticiel dont sa réalisation sera mise à la disposition de d'autres commissions scolaires l'organisation des olympiades de la formation professionnelle dépenses reliées à l'encadrement des stagiaires de la formation à l'enseignement si un solde demeure en fin d'exercice, il doit être inscrit au bilan dans les autres passifs Rétroactivité Regroupe les paiements faits au personnel sous forme de forfaitaire ou autres et relatifs aux exercices antérieurs les paiements faits en raison de l'application de conventions collectives ou de politiques salariales les paiements sur les exercices antérieurs comprend les sous-activités : Renouvellement des conventions collectives Autres ajustements (reclassification, règlement de griefs, etc.) la partie de rétroactivité se rapportant à l'exercice courant s'inscrit dans l'activité où se comptabilise le salaire les indemnités versées à une tierce partie en règlement de griefs hors cour s'inscrivent au Droits de scolarité et ententes Regroupe les dépenses reliées aux droits de scolarité, compensations et frais d'ententes entre commissions scolaires les revenus de scolarité provenant d'une commission scolaire (à cette activité à la nature 941 ou au ) comprend les sous-activités : Entre commissions scolaires Droits de scolarité hors réseau Autres ententes (administratives) Régime financier 38 Août 2003

41 76000 Sécurité d'emploi Regroupe les coûts relatifs au personnel en sécurité d'emploi Voir la ventilation du champ d'activité à l'annexe B Prêts de services Regroupe les coûts relatifs au personnel prêté par la Commission scolaire la rémunération, les frais de déplacement et les autres dépenses reliées aux prêts de services le revenu est également inscrit à cette activité, sauf s'il s'agit d'un prêt au MÉQ comprend les sous-activités : Au MÉQ Autres les prêts de services du personnel en sécurité d'emploi s'inscrivent au le revenu d'un prêt de service au MÉQ est inclus dans la subvention de fonctionnement Activités extrascolaires Regroupe les activités extrascolaires qui n ont pas de caractères pédagogiques ou qui ne constituent pas des services complémentaires à l enseignement les campagnes de financement la cabane à sucre, le bal de fin d année, la soirée de danse, etc. l'initiation de parents à des cours offerts à leur enfant en vue de mieux les assister dans leurs travaux scolaires les dons reçus peuvent s'inscrire à cette activité les normes comptables : 1) les soldes résiduels sont inscrits comme revenus reportés au bilan 2) l'excédent d'une campagne de financement servant à l'achat d'ordinateurs pour l'enseignement doit être transféré comme revenu spécifique au du fonds des investissements et l'achat est inscrit à cette même structure Coop étudiante l achat et la vente de cahiers d exercices s inscrivent au Régime financier 39 Août 2003

42 Fonction REVENUS GÉNÉRAUX NOTE La fonction n est plus exigée par le MÉQ; cette fonction a été remplacée par des natures de revenus ciblées spécialement pour les revenus dits «généraux». Voir la fonction 900 décrite plus loin. Pour faciliter la gestion de certains revenus généraux centralisés nous maintenons les fonctions suivantes. Régime financier 40 Août 2003

43 81000 Taxe scolaire la taxe scolaire de l'année courante la taxe scolaire des années antérieures s'inscrit au du bilan les compensations tenant lieu de taxe s'inscrivent au Subventions du ministère de l'éducation comprend les subventions suivantes : - de fonctionnement - de péréquation - du Service de la dette - d'investissements - du transport scolaire à exclure du 82000, les transactions touchant le capital de la dette, lequel se retrouve au bilan (04000) Droits de scolarité et autres droits pour des services complémentaires les droits de scolarité pour les effectifs scolaires adultes sont inscrits au les dépenses reliées aux droits de scolarité s'inscrivent au Régime financier 41 Août 2003

44 Fonction REVENUS TENANT LIEU DE SUBVENTIONS GOUVERNEMENTALES NOTE La fonction n est plus exigée par le MÉQ; cette fonction a été remplacée par des natures de revenus ciblées spécialement pour les revenus dits «généraux». Voir la fonction 900 décrite plus loin. Pour faciliter la gestion de certains revenus généraux centralisés nous maintenons les fonctions suivantes. Régime financier 42 Août 2003

45 91000 Subventions tenant lieu de taxes Regroupe les revenus tenant lieu de subventions gouvernementales et découlant de conventions entre les différents ministères et organismes publics édifices fédéraux, CN et les immeubles appartenant à la Société immobilière du Québec Remboursement de la taxe de vente du Québec les revenus découlant du remboursement partiel de la taxe de vente du Québec (TVQ) liés aux projets d'investissements financés par une allocation spécifique qui inclut la totalité de la TVQ Autres - Applicables à la subvention de fonctionnement tout autre revenu qui répond à la définition des revenus tenant lieu de subventions gouvernementales et qui n'a pas été précisé précédemment (ex. : droits de scolarité hors Québec) Régime financier 43 Août 2003

46 Fonctions 100 À 800 NATURE DES DÉPENSES Régime financier 44 Août 2003

47 100 Rémunération 110 Personnel cadre, hors-cadre, directrice ou directeur d école ou de centre 120 Personnel de gérance 130 Personnel enseignant 140 Personnel professionnel 150 Personnel de soutien administratif 160 Personnel de soutien technique 170 Personnel de soutien ouvrier 190 Commissaires xx1 xx3 xx4 xx5 xx6 xx8 xx9 Salaire régulier Remplacement (personnel autre qu'enseignant) Surnuméraire (comprend le surtemps) et élèves excédentaires Primes Droits parentaux Assurance-salaire Congés de maladie monnayables 180 Personnel enseignant de suppléance 181 suppléance lors d une absence 184 supplément (élèves excédentaires) 185 surveillance par du personnel autre qu enseignant 186 droits parentaux 187 suppléance lors d une libération syndicale 188 assurance salaire 189 congé de maladie monnayable Régime financier 45 Août 2003

48 200 Avantages sociaux Contribution de l'employeur sur : - assurance chômage - assurances collectives - Régie des rentes du Québec - Commission de la santé et de la sécurité du travail - Régie d'assurance-maladie du Québec 300 Frais de déplacement frais de séjour (dans un établissement hôtelier) frais de repas frais de transport (auto, taxi, autobus, péages) frais d'inscription à des congrès, colloque et perfectionnement Les frais de scolarité s'inscrivent à la nature Frais de représentation Régime financier 46 Août 2003

49 400 Fournitures et matériel les articles, les produits ou les matières qui sont propres aux activités de la Commission scolaire et qui se consomment à l'usage sont également désignés : - les biens fragiles et périssables - les logiciels ayant une vie utile estimée à moins de 5 ans - les droits d'utilisation d'un logiciel - le matériel didactique dont la durée de vie utile est estimée inférieure à 5 ans - les manuels scolaires et les volumes de bibliothèque - l'électricité, le gaz et le mazout - les fournitures utilisées dans le cadre des travaux d'entretien et de réparation 402 Timbres 404 Matériel didactique 405 Manuels scolaires 407 Volumes et périodiques 411 Aide sociale 412 Dépenses des candidats 419 Logiciels 439 Rôles d'évaluation municipale 475 Fournitures et matériel 499 Dépenses à redistribuer Régime financier 47 Août 2003

50 500 Services, honoraires et contrats frais légaux assurance vérification comptable location de biens meubles télécommunications transport scolaire tous les contrats donnés pour des travaux d'entretien et réparation (temps et matériel) 501 Honoraires, frais légaux 502 Honoraires vérificateurs 503 Assurances 506 Droits d'auteur 507 Avis, annonces 508 Télécommunication 512 Frais d'administration - Société Grics 520 Location d'équipement 530 Transport d élèves 531 Transport complémentaire 545 Cotisations aux associations 546 Licence annuelle 580 Expertises médicales 590 Services, honoraires et contrats 592 SHC - Sortie éducative en formation professionnelle 595 Frais de scolarité 599 Dépenses à redistribuer Régime financier 48 Août 2003

51 700 Équipements et investissements 710 Mobilier Désigne les objets mobiles qui servent à l'aménagement des bâtiments ou des locaux scolaires, tels : tables, chaises, bureaux, filières, étagères, lampes, etc. 720 Ordinateurs et équipements informatiques Désigne également les périphériques tels : modems, imprimantes, écran table traçante, logiciels ayant une vie supérieure à 5 ans 730 Appareillage et outillage Désigne un ensemble d'appareils, d'outils et d'accessoires divers, les machines et les instruments, le matériel didactique dont la durée de vie utile estimée est supérieure à 5 ans 735 Manuels scolaires 740 Matériel roulant Désigne de l'équipement muni d'un moteur et qui peut s'autopropulser ainsi que les équipements complémentaires au matériel roulant 750 Stocks initiaux Désigne l'ensemble de fournitures, livres de bibliothèque ou matériel didactique acquis par suite d'une construction ou d'un agrandissement d'un bâtiment Régime financier 49 Août 2003

52 800 Autres dépenses Toute autre dépense ne pouvant être inscrite dans les natures de dépenses décrites précédemment les intérêts, les obligations autres dépenses similaires 820 Contribution Table de la Montérégie 850 Indemnités (règlement hors cour) 861 Relations publiques 863 Allocation de transport parent 866 Récompenses aux élèves 867 Cotisation Assurances générales des élèves 868 Frais de banque, commission, service de dette 870 Autres dépenses (intérêts, immatriculation) 871 CSST - stagiaire 872 Compensation des survivants 873 Déductible pour vol 875 Dons 880 Imputation interne - dépenses permet l'imputation de coûts aux unités administratives 880 Imputation interne - autres 881 à 885 Imprimerie et reprographie 886 Timbres 888 Transfert de salaire - plan d effectif 889 Transfert de salaire des surnuméraires 890 Imputation interne - dépenses Note : Pour faciliter la production de rapports Trafics, nous remplaçons cette nature par le 880. Régime financier 50 Août 2003

53 Fonction 900 NATURE DES REVENUS Régime financier 51 Août 2003

54 901 à 909 Revenus généraux Imputation interne 910 Revenus généraux Subventions de fonctionnement du MÉQ 911 Subvention de péréquation 912 Subvention du service de la dette 913 Subvention de fonctionnement - jeunes, adultes et formation professionnelle 914 Subvention pour le transport scolaire 917 Autres subventions du MÉQ 920 Revenus généraux Revenus tenant lieu de subventions du MÉQ 921 Revenus tenant lieu de taxes 922 Droits de scolarité - élèves non résidants du Québec (90 %) 924 Remboursement partiel de la TVQ (ristourne) 930 Revenus généraux Revenus des autres ministères ou organismes gouvernementaux 932 Subvention du ministère de l Emploi et de la Solidarité - Formation professionnelle 933 Subvention du ministère de l Emploi et de la Solidarité - Formation générale des adultes 934 Subvention du gouvernement provincial - dépenses de fonctionnement 937 Subvention du gouvernement fédéral - dépenses de fonctionnement Régime financier 52 Août 2003