LES REGLES D ACCUEIL A L IRBI

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1 LES REGLES D ACCUEIL A L IRBI - Vous devez informer le plus tôt possible A. Belloufi de l arrivée d un visiteur / Stagiaire - Toute personne arrivant à l'irbi doit OBLIGATOIREMENT faire l'objet d'une convention. Si la personne désirant venir à l IRBI n a aucune convention, A. Belloufi remettra au tuteur une convention CNRS qu il faudra remplir. - Ce n est que lorsque le dossier est complet que la personne peut intégrer l IRBI La couverture des risques - La responsabilité civile (stagiaires, visiteurs) : Il convient de s assurer que les étudiants bénéficient d une assurance personnelle responsabilité civile avant leur accueil dans l établissement. La convention devra être accompagnée de l attestation responsabilité civile de la personne, à défaut, le CNRS pourra assurer le visiteur qui devra s acquitter d une petite somme. Il suffit d en faire la demande à la délégation, les demandes sont étudiées au cas par cas. - Les accidents du travail (stagiaires): Les obligations sont à la charge de l établissement d enseignement supérieur, qu il y ait ou non gratification de stage. Il est essentiel de vérifier la clause relative à la protection sociale et à la couverture accident du travail au sein de la convention de stage. L obligation de déclaration d accident du travail incombe à l organisme dans lequel est effectué le stage lequel adresse alors sans délai, à l établissement d enseignement supérieur dont relève l étudiant copie de la déclaration d accident envoyée à la CPAM (du lieu de résidence du stagiaire). SOMMAIRE Stages d'étudiants p. 2 Accueil des ressortissants étrangers P.4 Doctorants P. 6 Recrutement «CDD CNRS» P. 7 Accès aux services, pour tous P. 8 1

2 Stages d'étudiants Tout stage doit faire l objet d une convention signée par le CNRS, établissement d accueil «IRBI», l établissement d enseignement supérieur «Université, IUT, DUT, etc.», L établissement d enseignement «Lycée, Collège, etc.» et l étudiant. Les stages peuvent être : Obligatoires : ce sont ceux qui figurent au programme d enseignement menant à l obtention d un diplôme. Non obligatoires : ce sont ceux qui ne s inscrivent pas dans le cadre d un enseignement menant à diplôme. Stage gratifié : Par le CNRS : La convention complétée, devra être accompagnée d un avenant qu A. Belloufi fournira au stagiaire. La convention et l avenant devront être signés par toutes les parties avant envoi à la délégation par A. Belloufi, et ceci au moins 3 semaines avant la date de début du stage. Par l Université A. Belloufi transmet les conventions signées des stagiaires à S. Lot afin qu elle fasse la demande de gratification au service financier, et ceci au moins 3 semaines avant la date de début du stage. NOTA : - Si vous avez un souci pour remplir la convention, A. Belloufi, peut vous apporter son aide. - Une copie de la convention est conservée à l IRBI dans le dossier administratif du stagiaire. Les pièces à fournir pour un stagiaire français : - Photocopie de la carte vitale, - Attestation responsabilité civile, couvrant la période de stage, - Photocopie de la carte étudiant pour L ANNEE EN COURS, - Un RIB. Les pièces à fournir pour un stagiaire étranger et Européen : - Attestation responsabilité civile du stagiaire couvrant la période de stage et à SON NOM, - photocopie de la carte étudiant pour L ANNEE EN COURS, - Un RIB. Les pièces à fournir pour un stagiaire étranger et non Européen : - Photocopie du passeport VALIDE et LISIBLE, - Photocopie du Visa VALIDE et LISIBLE, - Photocopie du titre de séjour VALIDE et LISIBLE, - Attestation responsabilité civile du stagiaire couvrant la période de stage et à SON NOM, - photocopie de la carte étudiant pour L ANNEE EN COURS, - Un RIB. 2

3 Stage non gratifié : Si le tuteur du stagiaire est un agent CNRS, la convention signée est à envoyer à la délégation pour archivage, et ceci au moins 3 semaines avant la date de début du stage, par A. Belloufi. Elle doit être accompagnée des pièces justificatives. Si le tuteur du stagiaire est un agent Université, la convention signée doit être envoyée à l Université. Une Copie de la convention est conservée à l IRBI dans le dossier du stagiaire. Les pièces à fournir pour un stagiaire français : - Photocopie de la carte vitale, - Attestation responsabilité civile, couvrant la période de stage, - Photocopie de la carte étudiant pour L ANNEE EN COURS. Les pièces à fournir pour un stagiaire étranger et Européen : - Attestation responsabilité civile du stagiaire couvrant la période de stage et à SON NOM, - photocopie de la carte étudiant pour L ANNEE EN COURS. Les pièces à fournir pour un stagiaire étranger non Européen : - Photocopie du passeport VALIDE et LISIBLE, - Photocopie du Visa VALIDE et LISIBLE, - Photocopie du titre de séjour VALIDE et LISIBLE, - Attestation responsabilité civile du stagiaire couvrant la période de stage et à SON NOM, 3

4 Accueil des ressortissants étrangers Convention d'accueil scientifique : La Convention d Accueil est un document très important, c est le seul justificatif du motif de séjour que le Consulat ou la Préfecture exigera. Complétée puis signée par le Président de l Université François- Rabelais, elle doit ensuite être revêtue du cachet de la Préfecture. Une fois ces deux cachets apposés sur la Convention, elle est adressée au chercheur qui la signera à son tour avant de commencer les formalités pour obtenir son visa scientifique auprès du Consulat de France. La Convention d'accueil ne fait en aucun cas office de contrat de travail ou de convention de stage. Son seul but est d'officialiser l'accueil d'un chercheur étranger en vue de sa demande de visa scientifique; visa qui lui permettra de travailler à temps complet en France pour les travaux de recherche mentionnés. Ce document engage la responsabilité légale de l'université François-Rabelais ainsi que celle de l'unité de recherche (le Directeur et le référent) accueillant le chercheur. Visa scientifique Le "visa scientifique" ne s'applique que pour les ressortissants hors UE, selon la nationalité et la durée de séjour en France. Ce document nécessaire pour l obtenir est délivré par l'institution qui accueille le chercheur (en l'occurrence le service du personnel et des ressources humaines de la délégation ou de l université). Il doit être demandé avant la venue en France. Pour obtenir plus d informations vous pouvez vous rapprocher du Centre de Services EURAXESS. Ludovic MICHEL Université François-Rabelais de Tours Direction des Relations Internationales 60, Rue du Plat d Étain B.P TOURS Cedex 1 - FRANCE Tel : +33(0) mobilitycentre@univ-tours.fr La lettre d invitation : Il existe un modèle de lettre d invitation que le Centre de Services EURAXESS propose aux Directeurs d unité pour l accueil de chercheurs étrangers. A noter que ce document n a pas de réelle valeur administrative ou juridique. Cependant, il est souvent demandé par les consulats français pour la délivrance du visa en complément d une convention d accueil. Ce document engage la responsabilité du Directeur d unité quant à la présence d un invité ou visiteur dans le laboratoire. A. Belloufi pourra vous fournir le modèle de lettre en version française et en anglais. Par ailleurs, le Centre de Services EURAXESS a mis en place une plateforme en ligne leur permettant d enregistrer et de suivre les chercheurs internationaux au sein du réseau EURAXESS. Ils peuvent s enregistrer en ligne à l adresse suivante : Cela permet au Centre de Services EURAXESS de suivre leur séjour et de les prendre en compte dans les messages d informations dédiés aux chercheurs étrangers (mise à jour de la législation en matière d immigration, Titre de séjour, etc.). 4

5 Visiteurs : Si aucune convention n existe pour un scientifique ou un visiteur, vous êtes invités à remplir le document «accueil visiteur» qu A. Belloufi pourra vous transmettre dès que vous avez les informations concernant la personne désirant venir à l IRBI. Une fois rempli, ce document doit être transmis par A. Belloufi au service des ressources humaines de la délégation gestionnaire et ceci au moins 15 jours avant le début de l'accueil. Pièces à joindre impérativement : - un justificatif d assurance responsabilité civile vie professionnelle ou extra-scolaire et individuelle accident (pour les visiteurs non rémunérés ou boursiers). - et, le cas échéant, le formulaire du fonctionnaire défense. Conjoint(e) de scientifique : Lorsqu'un scientifique désire venir en France avec son conjoint(e), il doit impérativement se présenter avec son époux/épouse au consulat de France du pays dans lequel il réside afin de faire les demandes de visas simultanément. Sur présentation de la convention d'accueil de l'époux/épouse "scientifique", les Consulats délivrent aux "conjoints de scientifiques" un visa de long séjour "D" classique. Ce visa de long séjour D porte les mentions: "conjoint de scientifique" et "carte de séjour à solliciter dès l'arrivée". A l'arrivée en France le scientifique bénéficiera d'une carte de séjour portant la mention "scientifique" et le(a) conjoint(e) bénéficiera d'une carte de séjour portant la mention "vie privée et familiale", qui : permet à son titulaire de travailler de plein droit, c'est-à-dire de travailler sans avoir à solliciter une demande d'autorisation de travail et sans que l'intéressé(e) ait à présenter un contrat de travail en préfecture pour sa demande de titre de séjour ; ne permet pas à son titulaire de voyager dans les autres pays de l'espace de Schengen. 5

6 Doctorants Le doctorant doit s inscrire en thèse à l école doctorale. Si le doctorant doit être rémunéré par un contrat CNRS, A. Belloufi établira une demande de recrutement et une fois le dossier complet (tous les justificatifs demandés réunis), le dossier est transmis à la délégation pour validation et traitement. Le dossier doit contenir : - La demande de recrutement, - La fiche de renseignements, - La liste des risques professionnels, - Photocopie de la carte vitale, - Attestation responsabilité civile, - Photocopie de la carte étudiant - Un RIB - PVI Si le doctorant doit être rémunéré par un contrat Université, il sera pris en charge par l école doctorale. Si le doctorant est recruté sur un contrat CIFRE il y a d autres procédures. Voir en fonction du contrat. 6

7 RECRUTEMENT «CDD CNRS» Les demandes de recrutement (CDD chercheur, IT,), sont établis par A. Belloufi et envoyées à la délégation accompagnés de : La liste des risques professionnels inhérents au poste à remplir par le tuteur La fiche de renseignements à remplie par l intéressé. Le dossier complet (demande de recrutement et toutes les pièces justificatives) doit parvenir au service des ressources humaines de la délégation gestionnaire au moins 3 semaines avant la date de prise de fonctions de l'agent. Le procès-verbal d'installation rempli par A. Belloufi et signé par le directeur, est à transmettre au service des ressources humaines de la délégation gestionnaire, le jour de la prise de fonctions. Une fois la demande de recrutement acceptée «Dossier complet», le contrat est établi par la délégation et nous est envoyé pour que la personne concernée puisse le signer. A. Belloufi fait le signalement auprès de la médecine du travail pour déclencher la visite médicale d embauche. 7

8 ACCES AUX SERVICES, POUR TOUS ACCES WI FI et INTERNET Afin de bénéficier de l informatique en mode WIFI ou autre, la demande doit être faîte par le tuteur de l invité, du stagiaire ou du visiteur au service informatique en précisant le nom, le prénom, le début et la fin du séjour ainsi que l adresse Mac du portable (n carte réseau). La demande sera faîte par mail à SOS informatique : sos-info.sciences@univ-tours.fr CARTES d ACCES A L IRBI Les cartes invités sont délivrées et activées pour les courts séjours par A. Belloufi et répertoriées dans un fichier. Actuellement, les cartes visiteurs ne fonctionnent pas correctement à cause de la nouvelle mise en place du nouveau logiciel. - Pour les stagiaires qui effectuent leurs études à l UFR, les cartes ATOUT CENTRE «nominatives» sont activées par A. Belloufi. - Pour les personnes ne dépendant pas de l Université, A. Belloufi fait la demande d une création de carte nominative auprès de l UFR. MESSAGERIE Lorsque le dossier est complet, A. Belloufi demande la création de messagerie en prenant soin de faire remplir la charte informatique et le document de demande de messagerie qu elle fait signer par le Directeur de l Unité et qu elle transmet à l UFR. LISTE IRBI A. Belloufi se charge de la mise à jour de la liste IRBI lorsque le dossier est complet et S. Devers met à jour le site internet avec les nouvelles informations qu A. Belloufi se charge de lui communiquer. LES CLES DES BUREAUX Lorsqu une personne arrive à l IRBI pour un séjour assez long une clé peut lui être confiée. Pour cela A. Belloufi fait une demande ou adresse les personnes à S. Dupont qui gère le stock des clés. RESTAURANT UNIVERSITAIRE Les étudiants de l UFR, les bénéficiaires de cartes ATOUT CENTRE bénéficient des tarifs selon leur statut. A ce jour, il n y a aucun moyen de bénéficier de tarif réduit pour les visiteurs, stagiaires venant de l extérieur. 8

9 LIVRET D ACCUEIL à L IRBI Un livret d accueil est remis à chaque personne arrivant à l IRBI. Il contient les informations relatives à l IRBI et le règlement intérieur ainsi que des fiches. Ces fiches sont à remplir et à remettre à A. Belloufi afin qu elle les intègre dans le dossier de la personne (support papier et informatique). BASE LABINTEL Les Titulaires, CDD contractuels, Post-Doctorants et Doctorants sont intégrés dans la Base informatique CNRS par A. Belloufi. SITE WEB de l IRBI A. Belloufi fournit les éléments nécessaires concernant une arrivée ou un départ au sein de l IRBI à S. Devers afin qu elle puisse mettre à jour le site. 9