le télétravail chez econocom

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1 le télétravail chez econocom avril 2013

2 Définition et contexte La loi définit le télétravail comme un travail à distance qui s effectue pour un employeur à l aide de l informatique et des télécommunications, et qui s effectue régulièrement en dehors des locaux de l entreprise. Chez Econocom le télétravail a lieu au domicile du salarié durant les horaires de bureau. Le télétravail se déroule sans contrôle direct, ce qui procure une nouvelle liberté, et de nouvelles responsabilités. Pourquoi Econocom propose le télétravail à ses salariés L utilisation des nouvelles technologies de l information et de la communication crée les conditions pour que les locaux de l entreprise ne soient pas le cadre incontournable de la prestation de travail en donnant la possibilité d accès délocalisé aux outils et aux informations nécessaires à sa réalisation. Il s agit par ailleurs d une mesure phare du programme social SHARE souhaitée par la présidence, allant dans le sens d une meilleure qualité de vie au travail. Impacts sur l organisation > Le télétravail apporte une flexibilité renforcée à l ensemble de l entreprise. Elle garantit la continuité de l activité. > La sécurité des données de l entreprise doit être préservée, car le télétravailleur se connecte au réseau de l entreprise à distance. > Il convient de renforcer l identité de l entreprise, pour lutter contre un risque de désengagement du collaborateur à distance. télétravailler chez econocom 1

3 Avantages et inconvénients Avantages pour Econocom > Meilleure motivation des collaborateurs > Moins de turn-over > Moins d absentéisme > Recrutement facilité > Économies (m², transport,...) > Gains de productivité (30%) > Meilleure image de l entreprise > Cohérence avec le programme SHARE Avantages pour le collaborateur d Econocom > Meilleure qualité de vie > Plus de souplesse dans son organisation > Moins de fatigue liée aux déplacements > Sentiment de reconnaissance, car son entreprise lui fait confiance > Économies (carburants, repas,...) > Possibilité de faire un meilleur travail, ce qui apporte une grande satisfaction personnelle Inconvénients potentiels > Un sentiment d isolement, de solitude, peut être ressenti par le salarié. Le manager doit y être attentif. > La séparation avec le collectif de travail est un risque pour la cohérence de l équipe et l esprit d entreprise. La limitation à 2 jours maximum par semaine pour le télétravail diminue ce risque. > Dans certaines situations personnelles, le télétravail peut révéler ou aggraver des problèmes familiaux. Par exemple, si deux conjoints se trouvent au domicile durant la période de télétravail de l un d eux, et que cela crée des tensions. Si des problèmes de cette nature apparaissent, ils rendent impossible le télétravail. 2

4 Aspects juridiques du télétravail salarié Le droit du télétravail est défini simplement dans l article 46 du code du travail et dans l accord interprofessionnel signé en 2005 par les partenaires sociaux. Le télétravail désigne toute forme d organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l information et de la communication dans le cadre d un contrat de travail ou d un avenant à celui-ci. Accident du travail en télétravail Un adulte qui travaille sur son ordinateur a une probabilité faible d avoir un accident de travail. Si cela arrive, par défaut, c est un accident de travail, traité comme s il était arrivé dans l entreprise. Assurance et télétravail Il est recommandé au salarié de déclarer à son assureur qu il travaille à son domicile. Dans 90% des cas, cela n a aucune incidence sur les primes payées, car le risque reste stable pour l assureur. S organiser pour réussir en télétravail Le collaborateur doit avoir une zone de travail au calme afin de : > Séparer la vie privée et la vie professionnelle > Disposez ses outils : un PC dédié, un téléphone dédié > Des rangements dédiés Pour s organiser pendant la période de télétravail, il faut : > Anticiper au bureau son travail à domicile > Démarrer sa journée à heures fixes > Faire des pauses > Se fixer des horaires > Planifier sa journée dès le matin, pour éviter deux pièges : le manque de travail et l excès de travail NB : Il est recommandé de mesurer le temps passé par tâches car cette mesure est beaucoup plus fiable qu au bureau ou le travail est beaucoup plus morcelé. télétravailler chez econocom 3

5 Gérer l entourage familial > Les enfants ne doivent pas gêner le travail du collaborateur. Ils doivent être scolarisés ou gardés comme si le collaborateur était au bureau. > Pour les enfants scolarisés, le salarié en télétravail doit leur expliquer qu ils ne doivent pas le déranger, pour que le télétravail soit possible. > Les adultes de l entourage doivent également respecter le télétravail du collaborateur. Bons réflexes Rappeler au collaborateur quelques règles à respecter : > Faire de l exercice physique > Discuter avec ses collègues au téléphone ou par mail > S habiller comme au bureau pour garder un esprit professionnel > Avoir des habitudes régulières pour ne pas avoir de difficulté à travailler Devenir télétravailleur chez Econocom Principe du volontariat et d acceptation Éligibilité Le télétravail concerne chaque collaborateur du Groupe, sous réserve de la compatibilité de son activité avec cette forme d organisation du travail qu il travaille sur le territoire français en contrat à durée indéterminée qu il justifie d une ancienneté d un an Le télétravail revêt un caractère volontaire. L initiative de sa demande appartient au salarié. Il doit remplir le formulaire intitulé «Demande de Télétravail» lequel sera ensuite complété par le manager qui y fera figurer sa décision (acceptation ou refus motivé), puis transmettra aux RH pour traitement de la démande. Conditions de mise en œuvre Le télétravail se limitera de 1 à 2 journées maximum (prises par journées ou demi-journées) par semaine. Durant les 3 premiers mois de télétravail, l entreprise comme le salarié peuvent mettre fin au télétravail à tout moment à condition de respecter un délai de prévenance d une semaine. A la demande de l une ou l autre des parties formalisée par écrit, l organisation en télétravail peut s arrêter définitivement ou temporairement dans le respect d un délai de prévenance de deux semaines minimum. La décision de l entreprise d arrêter l organisation du télétravail devra être motivée. 4

6 Modalités contractuelles Tout salarié passant en mode télétravail devra préalablement signer un avenant à son contrat de travail pouvant être prolongé d année en année par tacite reconduction. Respect de la vie privée L entreprise est tenue de respecter la vie privée du salarié, et à ce titre ne peut le contacter en dehors de la plage horaire définie dans l avenant. Équipements de travail L entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires aux salariés pour la réalisation de leurs missions en télétravail. Le manager indique dans le formulaire de demande le matériel nécessaire. Concernant l abonnement internet, une indemnité forfaitaire de 15 par mois est versée au salarié sur présentation annuelle d un justificatif (facture de son fournisseur d accès). Protection des données Tout salarié en télétravail s engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l entreprise en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données de l entreprise et leur confidentialité. Santé au travail Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet. En cas d arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre le justificatif dans les mêmes délais que lorsqu il effectue son travail habituellement dans les locaux de l entreprise. télétravailler chez econocom 5

7 Sensibilisation, formation Les télétravailleurs recevront une formation appropriée, ciblée sur les équipements techniques à leur disposition et sur les caractéristiques de cette forme d organisation du travail. A sa demande, le responsable hiérarchique du télétravailleur bénéficiera d une sensibilisation sur la gestion du nomadisme et les droits et devoirs du collaborateur en situation de télétravail et sur l importance de maintenir une cohésion d équipe face à l éloignement. Comment encadrer des salariés en télétravail? Les évolutions du management Les managers doivent dorénavant apprendre à gérer des télétravailleurs. Cette nouvelle compétence est favorable à leur carrière. Le nouveau rôle du management A distance, le manager doit encore plus soutenir ses équipes et les encourager. Il doit être particulièrement attentif à : > Former le télétravailleur pour renforcer son autonomie. > Faire confiance, tout en contrôlant la qualité et la quantité de la production. > Faciliter la transparence au Le télétravail exige un management de qualité, à la fois plus rigoureux et plus participatif, plus formalisé et plus chaleureux. sein de son équipe, encourager l entraide et la collaboration à distance grâce à l utilisation efficace des bons outils (agenda partagé, mails, chat, documents partagés, webconférences,... ) > Évaluer régulièrement les points de progression apportés par le télétravail. Le télétravailleur progresse en autonomie, en fiabilité, en réactivité. Son travail, plus rigoureux, progresse en qualité. Le manager peut bénéficier indirectement de l amélioration du travail de ses équipes. 6

8 Pour en savoir plus DRH Pour tout renseignement complémentaire, merci de bien vouloir contacter votre Responsable Ressources Humaines habituel. Intranet Le principe et les modalités d organisation du télétravail sont consultables dans l intranet Buzzy, rubrique Share. Vous y trouverez un Kit Télétravail : > La procédure de télétravail fixe et ponctuel > Le programme de la formation «Manager à distance» > Le programme de formation «Télétravailleur» > Un guide sous forme de questions réponses (FAQ) > Le formulaire de demande de télétravail à compléter par le salarié et le manager Matthieu Billette de Villemeur teletravail.fr 2013