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1 Ce modèle doit se trouver sous le répertoire C:\Users\toto\AppData\Roaming\Microsoft\Templates EN BLANC AVANT IMPRESSION»»» Version : Date du livrable : Mars Pour rafraîchir le numéro de version, sélectionner la bulle au centre de la page et faire F9. Mozaïk finances Nouveautés et améliorations de la version Janvier 2016

2 Table des matières 1 Améliorations fonctionnelles Général Allègement des interfaces Général Ajout de l objet de dépense dans la table de correspondances Général Ajout de l objet de dépense dans le fichier Excel Immobilisation Contrepassation massive des amortissements Immobilisation Création d un nouveau groupe d immobilisations CàR Permettre d annuler plusieurs notes d intérêt à la fois CàR Ajustements au bordereau de dépôt 7 2 Correction d anomalies Saut de page invalide sur le rapport des soldes client Permettre un taux d intérêt à zéro pour les factures de Dofin Données du groupe de clients Taxes de type invalide Données incomplètes sur la contrepassation des notes d intérêt Consolidation Écritures non marquées si plus d un calendrier est défini pour cette période L adresse choisie sur une facture financière n est pas imprimée Dimension Apparenté sur les factures de comptes à recevoir provenant de Dofin au jour PILOTAGE Fonction Compte à payer Correctif : Montants non rafraîchis lors d'une nouvelle facture dans le récapitulatif de la facture Correctif : Exportation des fournisseurs Modification de l adresse Correctif : Numéro de référence de compensation non modifiable lors d un journal soumis au workflow Correctif : Message transmis par le workflow dans la langue de l utilisateur Correctif : Période d effectivité invalide dans l écran des relations Correctif : Répertoire du fichier de compensation accessible Correctif : Saut de page invalide sur la liste de contrôle du journal des paiements Création d un rôle pour le traitement des factures importées par liens externes Soumission et approbation multiples de factures fournisseurs Initialisation de la date de report des factures Les factures provenant de lien externe ne sont plus validées automatiquement Ajout du code de fournisseur dans l avis de paiement Capitalisation : Appliquer les postes de reclassement lors d une capitalisation Capitalisation : Inverser l acquisition si une facture fournisseur est contrepassée Amélioration du suivi des fichiers externes à traiter Proposition de paiement affichée en ordre alphabétique Correctif : Compensation fiscale Adresse des fournisseurs tronquée 21 Janvier 2016

3 3.18 Correctif : Liste de la proposition de paiement n avait plus de grand total Correctif : Fichiers externes Extension «SentToMozaik» Correctif Consolidation de l annulation d un dépôt direct Capitalisation Initialisation de la table des relations entre les immobilisations et les comptes du grand livre Immobilisations Suivi des dépenses Immobilisations Revenus reportés dans la liste des immobilisations pour TRAFICS Comptes à payer Flux de travail (Workflow) Autocotisation des taxes : retour à Dofin Consultation rapide des données des factures de comptes à payer Initialisation du champ «Nom ou description» dans la fenêtre de saisie d une adresse 23 Janvier 2016

4 Améliorations fonctionnelles Général Allègement des interfaces Mozaïk-Finances 1 Améliorations fonctionnelles 1.1 Général Allègement des interfaces Nous avons allégé l interface de plusieurs écrans afin de retirer les informations qui ne sont pas pertinentes. Voici une liste des écrans touchés : La page de secteur de la comptabilité client Comptabilité client Courant Clients Tous les clients Écran Client Onglet Recouvrir Régler les transactions en cours Onglet Recouvrir Modification de transactions clôturées Comptabilité client Courant Facture financière Toutes factures financières Toutes factures financières qui me sont affectées Toutes factures financières affectées à mes files d attente Toutes les factures financières internes Factures financières à imprimer Comptabilité client Journaux Paiements Journal des paiements 1.2 Général Ajout de l objet de dépense dans la table de correspondances Afin de faciliter la gestion des allocations (présentement représentée dans l'objet de dépense pour certaines commissions scolaires), nous avons ajouté la colonne des objets de dépenses dans la table de correspondances. Chemin d accès : Grand Livre Paramétrage Charte de comptes Correspondances pour la charte de comptes Dofin-Mozaïk 4

5 Mozaïk-Finances Améliorations fonctionnelles Général Ajout de l objet de dépense dans le fichier Excel 1.3 Général Ajout de l objet de dépense dans le fichier Excel Nous avons ajouté deux colonnes dans l onglet Correspondance du fichier Excel (outil de création massive de comptes pour Mozaïk). Une colonne qui représente l objet de dépense de Dofin et une autre colonne pour l objet de dépense de Mozaïk. 1.4 Immobilisation Contrepassation massive des amortissements Afin de faciliter les corrections au niveau des transactions d immobilisation, nous avons développé une fonctionnalité qui nous permet de contrepasser plusieurs transactions à la fois. La date de contrepassation est celle de la transaction d origine. Chemin d accès : Immobilisations Recherche Transactions d immobilisation GRICS, janvier

6 Améliorations fonctionnelles Immobilisation Création d un nouveau groupe d immobilisations Mozaïk-Finances 1.5 Immobilisation Création d un nouveau groupe d immobilisations Le MEESR a ajouté un nouveau groupe pour les immobilisations concernant les documents de bibliothèque à la suite de la construction d'un bâtiment. Afin de faciliter la tâche, nous avons créé ce groupe dans chaque environnement client. Certaines commissions scolaires ont déjà eu besoin de le créer. Veuillez simplement ignorer ou supprimer ce nouveau groupe d immobilisations. Ce nouveau groupe se nomme DOC10-NC Chemin d accès : Immobilisations Paramétrage Groupe d immobilisations 1.6 CàR Permettre d annuler plusieurs notes d intérêt à la fois Nous avons permis l annulation multiple des notes d intérêt. Chemin d accès : Comptabilité client Périodique Recouvrement Note d intérêt 6

7 Mozaïk-Finances Améliorations fonctionnelles CàR Ajustements au bordereau de dépôt 1.7 CàR Ajustements au bordereau de dépôt Nous avons apporté quelques modifications au niveau de l affichage du bordereau de dépôt. Voici un exemple de son nouvel aspect. Chemin d accès : Comptabilité client Journaux Paiements Journal des paiements GRICS, janvier

8 Améliorations fonctionnelles CàR Ajustements au bordereau de dépôt Mozaïk-Finances 8

9 Mozaïk-Finances Correction d anomalies Saut de page invalide sur le rapport des soldes client 2 Correction d anomalies 2.1 Saut de page invalide sur le rapport des soldes client Lorsque l'on imprimait le rapport des soldes client, toutes les colonnes n entraient pas sur une seule page et s imprimaient sur une nouvelle feuille. Chemin d accès : Comptabilité client État Statut Liste des soldes client Cette anomalie a été corrigée. 2.2 Permettre un taux d intérêt à zéro pour les factures de Dofin Lorsque l'on inscrivait un taux d intérêt à zéro pour la période précédant le jour 1 de l'implantation de Mozaïk, un message d'erreur était affiché lors du calcul des intérêts. Cette anomalie a été corrigée. 2.3 Données du groupe de clients Lorsque l'on crée un client et que le groupe de taxes ou la condition de paiement ne sont pas spécifiés, le système ira désormais chercher ces informations dans le groupe de clients associé au client. 2.4 Taxes de type invalide Il est arrivé à deux commissions scolaires qu un x soit ajouté au montant de taxe dans le fichier de consolidation vers Dofin. Chemin d accès : Grand Livre Périodique Consolidation Consolider [Exporter vers Dofin] Cette anomalie a été corrigée. 2.5 Données incomplètes sur la contrepassation des notes d intérêt Lors de la contrepassation d'une Note d'intérêt, une note de crédit était générée sans département responsable, sans groupe de taxe sur les lignes de la facture et sans dimension dans le poste comptable. Maintenant, toutes ces informations sont inscrites dans la note de crédit générée lors de la contrepassation. Le département responsable prend la valeur «Département» fixée au compte de report des débits. 2.6 Consolidation Écritures non marquées si plus d un calendrier est défini pour cette période Il n est plus possible de créer d autres calendriers. GRICS, janvier

10 Correction d anomalies L adresse choisie sur une facture financière n est pas imprimée Mozaïk-Finances 2.7 L adresse choisie sur une facture financière n est pas imprimée Lorsque l'on choisissait une adresse différente de l'adresse principale sur une facture de CAR, celle-ci était bien affichée sur la facture, mais lors de l'impression, c'est l'adresse originale qui était imprimée. Cette situation est corrigée. 2.8 Dimension Apparenté sur les factures de comptes à recevoir provenant de Dofin au jour 1 La dimension financière «Apparenté» n'était pas complétée pour les transactions de type J1AR provenant de Dofin. En conséquence, il était impossible de balancer les apparentés entre Dofin et Mozaïk-Finances. Le Configurateur a été modifié pour compléter cette dimension financière lorsque le client concerné est un apparenté. Pour les clients qui ont déjà implanté les comptes à recevoir dans Mozaïk-Finances Une requête sera exécutée par notre équipe d opération sur vos environnements afin de lister, dans un fichier CSV, les transactions à corriger. Il vous suffira alors d effectuer l écriture de correction pour chacune de ces transactions. 10

11 Mozaïk-Finances PILOTAGE Fonction Compte à payer Correctif : Montants non rafraîchis lors d'une nouvelle facture dans le récapitulatif de la facture 3 PILOTAGE Fonction Compte à payer 3.1 Correctif : Montants non rafraîchis lors d'une nouvelle facture dans le récapitulatif de la facture Lorsque l'on créait une facture fournisseur, les montants dans le récapitulatif n étaient pas rafraîchis. Cette anomalie a été corrigée. 3.2 Correctif : Exportation des fournisseurs Modification de l adresse Lorsque l'on modifiait l adresse d un fournisseur dans Mozaïk, lors du transfert à Dofin, l adresse était tronquée dans le fichier d exportation. Dofin était mis à jour avec une adresse incomplète. Cette anomalie a été corrigée. 3.3 Correctif : Numéro de référence de compensation non modifiable lors d un journal soumis au workflow Une fois que le journal de paiement était soumis au workflow, il était impossible d inscrire le numéro de confirmation de compensation des créances fiscales que le MRQ fournit après la réception du fichier. Cette anomalie a été corrigée. 3.4 Correctif : Message transmis par le workflow dans la langue de l utilisateur Le message texte envoyé par le workflow était transmis seulement en français. Il est maintenant dans la langue de l utilisateur qui le reçoit. Cette anomalie a été corrigée. 3.5 Correctif : Période d effectivité invalide dans l écran des relations Lorsque l on voulait dupliquer la table des relations, la date n était pas obligatoire et une erreur était générée si on laissait le champ, Date en blanc. Cette anomalie a été corrigée. GRICS, janvier

12 PILOTAGE Fonction Compte à payer Correctif : Répertoire du fichier de compensation accessible. Mozaïk-Finances 3.6 Correctif : Répertoire du fichier de compensation accessible. Lorsque l on voulait générer le lot de compensation des créances fiscales, le répertoire de sauvegarde ne nous offrait pas le choix de navigation dans les répertoires du partage sur EspaceMozaik. Cette anomalie a été corrigée. 3.7 Correctif : Saut de page invalide sur la liste de contrôle du journal des paiements Lorsque l'on imprimait la liste de contrôle du journal de paiement, toutes les colonnes n entraient pas sur une seule page et s imprimaient sur une nouvelle feuille. Chemin d accès : Comptabilité fournisseur Journaux Paiements Journal des paiements Cette anomalie a été corrigée. 3.8 Création d un rôle pour le traitement des factures importées par liens externes Nous avons créé un rôle afin de permettre à un utilisateur d importer les factures par lien externe sans avoir les droits de créer des factures fournisseurs directement dans l application. Ce nouveau rôle se nomme : Mozaïk Responsable des liens externes. Ce rôle a les droits suivants : Écran des liens externes : Chemin d accès : Grand livre Périodique Liens externes Traitement des fichiers des systèmes externes Ce rôle permet les actions suivantes : Demander une récupération des fichiers à partir du service Web de Dofin Exportation des fournisseurs Traiter les fichiers de système externe 12

13 Mozaïk-Finances PILOTAGE Fonction Compte à payer Soumission et approbation multiples de factures fournisseurs 3.9 Soumission et approbation multiples de factures fournisseurs Il est maintenant possible de soumettre et d approuver plus d une facture fournisseur à la fois Initialisation de la date de report des factures Nous offrons maintenant la nouvelle option d initialisation «Date de la facture» pour la date de report des factures fournisseur. La date de report étant la date à laquelle les transactions sont inscrites au grand livre. Chemin d accès : Fichier Outils Options Préférences Mozaïk-Finances 3.11 Les factures provenant de lien externe ne sont plus validées automatiquement Nous avons modifié l application afin que les factures qui proviennent des liens externes ne soient pas automatiquement validées. Ainsi, une vérification de ces factures peut être effectuée et on peut y apporter des modifications si nécessaire. La validation peut aussi se faire de façon multiple pour ces factures. GRICS, janvier

14 PILOTAGE Fonction Compte à payer Ajout du code de fournisseur dans l avis de paiement Mozaïk-Finances 3.12 Ajout du code de fournisseur dans l avis de paiement La donnée Code du fournisseur a été ajoutée à l avis de paiement Capitalisation : Appliquer les postes de reclassement lors d une capitalisation Lors d une proposition d acquisition, le poste de reclassement sera proposé dans le compte de contrepartie. Cette information proviendra en premier de l écran des relations. 14

15 Mozaïk-Finances PILOTAGE Fonction Compte à payer Capitalisation : Appliquer les postes de reclassement lors d une capitalisation Relations Chemin d accès : Immobilisation Paramétrage Paramètres d acquisition Relations Onglet Reclassement des dépenses Si l information est absente de l écran des relations, les informations utilisées seront celles qui sont inscrites à la donnée Compte de contrepartie dans l écran des profils de validation. Profils de validation Chemin d accès : Immobilisation Paramétrage Profils de validation d immobilisation GRICS, janvier

16 PILOTAGE Fonction Compte à payer Capitalisation : Inverser l acquisition si une facture fournisseur est contrepassée Mozaïk-Finances 3.14 Capitalisation : Inverser l acquisition si une facture fournisseur est contrepassée Lorsqu une facture capitalisable est contrepassée, la contrepassation permet l ajustement des comptes de grand livre. L ajustement de l auxiliaire sera fait lors de la prochaine proposition d acquisition, via un journal. Lorsqu une facture capitalisable est contrepassée, si la facture est : Non capitalisée : Capitalisées : La proposition d acquisition n offre pas la facture contrepassée avant la capitalisation. Aucun ajustement d auxiliaire n est nécessaire. La proposition d acquisition offre la facture contrepassée en inversant le signe du montant de l acquisition pour permettre le renversement des écritures pour l immobilisation concernée. Lorsque ce journal sera validé, l auxiliaire sera ajusté. 16

17 Mozaïk-Finances PILOTAGE Fonction Compte à payer Amélioration du suivi des fichiers externes à traiter 3.15 Amélioration du suivi des fichiers externes à traiter Lorsque la production de récupération des fichiers externes est déclenchée, elle récupère tous les fichiers externes du répertoire des fichiers destinés à Mozaïk. Si nous demandons l'importation en fonction de la provenance, les fichiers sélectionnés sont intégrés dans la banque de données de Mozaïk et les transactions non traitées sont retournées dans un nouveau fichier destiné à Dofin. Les autres fichiers restent en attente de leur traitement. Nous avons modifié l écran du suivi de fichiers externes afin de pouvoir savoir facilement quels sont les fichiers externes récupérés qui n'ont pas été importés afin de s'assurer de bien traiter tous les fichiers reçus des systèmes externes Récupérer les fichiers des systèmes externes Chemin d accès : Grand livre Paramétrage Paramètres de grand livre Changement d emplacement pour la récupération des fichiers. Celle-ci peut se faire manuellement ou peut se faire par traitement en lot. Sélectionner l onglet vertical Liens externes Cliquer sur le bouton Récupérer les fichiers des systèmes externes. Configurer les paramètres de répétition en cliquant sur le bouton Répétition. GRICS, janvier

18 PILOTAGE Fonction Compte à payer Amélioration du suivi des fichiers externes à traiter Mozaïk-Finances Traitement des fichiers des systèmes externes Chemin d accès : Grand livre Périodique Liens externes Traitement des fichiers des systèmes externes L activité a été renommée afin de refléter le fait que la production permet également d exporter vers Dofin les modifications effectuées sur les fournisseurs. Il est impossible d effectuer un traitement en lot pour cette production. Affichage du nombre de fichiers à traiter par provenance. La liste des provenances contient seulement celles qui ont des fichiers à traiter. Possibilité de consulter les fichiers à traiter. Possibilité d exporter les fournisseurs directement dans cet écran via le bouton Exporter les fournisseurs Si un fichier est transféré et que le traitement en lot n'a pas encore été effectué pour récupérer, on peut faire une récupération ponctuelle Cliquer sur le bouton Forcer la récupération des fichiers. 18

19 Mozaïk-Finances PILOTAGE Fonction Compte à payer Amélioration du suivi des fichiers externes à traiter Si nous souhaitons modifier un fichier déjà transféré, mais non importé, voici la procédure à suivre : Cliquer sur le bouton Fichiers à traiter Sélectionner le fichier souhaité et cliquer sur le bouton Ouvrir dans le menu. On peut donc faire la modification nécessaire. On sauvegarde et ferme le fichier. Le système a mis cette modification dans un fichier temporaire, il faut forcer une mise à jour dans le système. Cliquer sur le bouton Recherches et sélectionner Fichiers temporaires. GRICS, janvier

20 PILOTAGE Fonction Compte à payer Proposition de paiement affichée en ordre alphabétique Mozaïk-Finances Cliquer sur Enregistrer le fichier. La modification est sauvegardée dans la banque de données! 3.16 Proposition de paiement affichée en ordre alphabétique La proposition était anciennement affichée en ordre de numéro de fournisseur. Elle est désormais listée en ordre alphabétique du nom du fournisseur. 20

21 Mozaïk-Finances PILOTAGE Fonction Compte à payer Correctif : Compensation fiscale Adresse des fournisseurs tronquée 3.17 Correctif : Compensation fiscale Adresse des fournisseurs tronquée Lorsqu un fournisseur occasionnel était créé par l imputation d un fichier externe, le code postal était inclus dans la donnée Adresse. Comme celle-ci est limitée à 30 caractères, cela faisait qu il était souvent incomplet, voire absent. Le code postal est maintenant extrait de l adresse lors de l imputation des fichiers externes. Un script est aussi livré pour corriger les fournisseurs occasionnels déjà créés Correctif : Liste de la proposition de paiement n avait plus de grand total À la suite des modifications effectuées sur le rapport de la proposition de paiement des CAP, la section «Total général» était répétée pour chaque fournisseur avec le total du fournisseur au lieu d'être affichée à la fin avec le grand total du rapport. Cette situation est corrigée Correctif : Fichiers externes Extension «SentToMozaik» Les fichiers provenant des systèmes externes qui étaient transférés à Mozaïk prenaient l'extension «SentToMozaik» pour bien indiquer leur statut. Les fichiers récupérés par Mozaïk ont maintenant l'extension «.original». Les fichiers «.senttomozaik» existants ne sont pas renommés, car ils servent uniquement comme copie de ce qui a été reçu des systèmes externes. Attention Vous devez vous assurer d'avoir la nouvelle version du service Web de Dofin Correctif Consolidation de l annulation d un dépôt direct La consolidation vers Dofin ne fonctionnait pas bien lors de l annulation du dépôt direct. Cette situation est corrigée. GRICS, janvier

22 PILOTAGE Fonction Compte à payer Capitalisation Initialisation de la table des relations entre les immobilisations et les comptes du grand livre Mozaïk-Finances 3.21 Capitalisation Initialisation de la table des relations entre les immobilisations et les comptes du grand livre Le script ExtraireRelationsImmos.sql permet d extraire les relations inscrites dans Dofin (onglet Dépenses des fiches d immobilisations) dans un fichier CSV qui peut ensuite être importé dans Mozaïk-Finances à l aide de l action Importer. Chemin : Immobilisations Paramétrage Paramètres d acquisition Relations 3.22 Immobilisations Suivi des dépenses Une activité permettant de suivre les dépenses capitalisables a été développée. Elle permet de visualiser les dépenses associées ou non à des codes d immobilisation. Trois actions sont disponibles soit «Inclure», «Exclure» et «Relation». Le bouton «Exclure» permet d exclure une dépense du traitement de la capitalisation alors qu «Inclure» permet d ajouter une dépense qui avait précédemment été exclue. Le bouton «Relation» permet d ajouter la combinaison du poste comptable et du centre-projet dans la table des relations Immobilisations Revenus reportés dans la liste des immobilisations pour TRAFICS Les revenus reportés peuvent maintenant être inclus dans la liste des immobilisations pour TRAFICS sur option. 22

23 Mozaïk-Finances PILOTAGE Fonction Compte à payer Comptes à payer Flux de travail (Workflow) 3.24 Comptes à payer Flux de travail (Workflow) Il est maintenant possible d inclure des personnes ayant une confidentialité limitée dans le groupe des approbateurs des factures fournisseur. Seuls les approbateurs autorisés au département responsable de la transaction à approuver recevront la notification Autocotisation des taxes : retour à Dofin La consolidation a été ajustée pour générer les transactions adéquates pour tenir compte de l'autocotisation des taxes et permettre la déclaration de taxe entièrement dans Dofin. Pour ne pas faire de modification dans le traitement des transactions dans Dofin, le type «Vente» a été utilisé pour permettre ce transfert Consultation rapide des données des factures de comptes à payer Dans le volet de visualisation de la liste des factures en attente, les données «Compte du grand livre», «Taxe de vente de l'article», «TPS» et «TVQ» ont été ajoutées pour une visualisation plus rapide des données Initialisation du champ «Nom ou description» dans la fenêtre de saisie d une adresse Lorsque l'on est dans le détail d'un fournisseur et que l'on ajoute une nouvelle adresse à ce fournisseur, la raison sociale du fournisseur est maintenant copiée dans la description de l'adresse. GRICS, janvier

24 Mozaïk Gestion administrative Soutien : (514) Option 2 : Finances Option 3 : Ressources humaines Courriels : mozaik-finances@grics.ca et mozaik-rh@grics.ca Site Internet : Zone client : , rue Sherbrooke Est Bureau 300, 3 e étage Montréal (Québec) H1V 3R9 24