Guide d utilisation du rapport financier annuel 2014

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1 SOCIÉTÉ D HABITATION DU QUÉBEC Guide d utilisation du rapport financier annuel 2014 Février 2015 Ce document s adresse aux organismes qui doivent fournir un rapport financier annuel à la Société d habitation du Québec dans le cadre des normes et conventions du programme d habitation à loyer modique-volet public.

2 Ce guide s adresse aux organismes qui gèrent le programme d habitation à loyer modique (HLM)-volet public uniquement. Si votre organisme gère également des programmes HLM-volet privé, AccèsLogis Québec (ACL), Logement abordable Québec (LAQ) ou Achat-Rénovation (AR), veuillez vous référer aux guides et au modèle du rapport financier annuel (RFA) multiprogramme. Vous le trouverez dans la section «Tous les programmes» de l Espace partenaires du site Web de la Société d habitation du Québec (SHQ). Le présent guide fournit les instructions relatives à l utilisation du modèle de RFA pour les organismes subventionnés par l entremise du programme HLM-volet public. Ce modèle se trouve également dans l Espace partenaires du site Web de la SHQ. 1

3 Table des matières 1 Avant de débuter Onglet «Paramètres» Tableaux de saisie Information préalable Exemples Impression Exportation Service à la clientèle

4 1 Avant de débuter Il est important d enregistrer le fichier sous «EF-2014_Nom_Organisme.xls». Ce fichier contient des macros dont la présence est signalée par une alerte, à l ouverture. Cliquez sur «Activer le contenu» pour activer ces macros. 2 Onglet «Paramètres» En débutant, il est important de bien remplir chaque case bleue de l onglet «Paramètres». De façon plus détaillée Exporter 14 Imprimer 13 Nom de l'organisme : ABC 1 Numéro de l'organisme : 1234 Statut de l'organisme : Organisme sans but lucratif 2 Centre de service : Gestionnaire PSL : Oui Oui 3 Région administrative : Conseiller en gestion: Fin d'année financière : 01 - Bas-Saint-Laurent 31 décembre Nombre d'ensemble immobilier (EI): 2 Au choix de l'organisme : Répartition des dépenses administratives : 5 Au prorata du nombre de logements 1 - Exécuter Inscrire le nom de l organisme ainsi que son numéro. Ces informations seront reportées automatiquement dans les onglets appropriés. 2. Une liste déroulante permet de choisir le statut de votre organisme. 3. Une liste déroulante permet de choisir si l organisme agit à titre de centre de services et s il fait la gestion du PSL. Les onglets seront générés en conséquence en fonction de la réponse inscrite. Par exemple, si l organisme n est pas un centre de services, alors l onglet «Annexe E-CS» ne s affichera pas. 3

5 4. Une liste déroulante permet de choisir la région administrative ainsi que le conseiller en gestion. 5. Inscrire la fin d année financière ainsi que le nombre d EI. Le nombre d EI déterminera la quantité d onglets qui s affichera. Cette information se retrouve dans votre rapport d approbation budgétaire. 6. L organisme peut choisir de répartir les dépenses administratives au prorata du nombre de logements ou de façon personnalisée. Dans le premier cas, les données saisies dans l onglet «Tableaux-Frais ADM» seront reportées automatiquement dans les onglets «E.I.-XXXX» en fonction du nombre de logements de chacun des EI. Dans le deuxième cas, l organisme devra lui-même saisir les informations dans chacun des onglets «E.I.-XXXX». 7. Appuyez sur le bouton «Exécuter» Par la suite, une deuxième série de tableaux apparaîtra Nom de l'ei 1 : DEF 8 Numéro de l'ei 1 : 3000 Nombre de logements : 10 9 Portion du déficit assumée par la municipalité: 10% Ensemble immobilier de catégorie 155: Oui Nom de l'ei 2 : GHI Numéro de l'ei 2 : 4000 Nombre de logements : 10 Portion du déficit assumée par la municipalité: 0% Ensemble immobilier de catégorie 155: Non 2 - Démarrer la saisie 12 Pour chaque EI : 8. Inscrire le nom et le numéro de l EI. Notez qu un numéro d EI apparaît par défaut, il sera important de le modifier et d inscrire le bon numéro. En cas d oubli, un message d erreur apparaîtra. 9. Inscrire le nombre de logements. Notez que le nombre total de logements est disponible dans votre rapport d approbation budgétaire. 10. Une liste déroulante permet de choisir la portion du déficit assumée par la Municipalité. 11. Une liste déroulante permet de choisir si l organisme a un EI de catégorie 155. Cette catégorie correspond aux EI dont l organisme est propriétaire que nous appelons «biens détenus». Pour plus de renseignements à ce sujet, consultez la section 4 du guide d élaboration. 4

6 12. Une fois l ensemble des informations saisi, appuyez sur le bouton «Démarrer la saisie». Les onglets nécessaires s afficheront automatiquement. Aucun retour en arrière n est possible, il est donc important de bien vérifier l information saisie avant d appuyer sur le bouton «Démarrer la saisie». 13. Lorsque vous avez terminé de saisir l information dans les différents onglets, appuyez sur le bouton «Imprimer». Pour plus d information, veuillez vous référer à la section 4 du présent guide. Notez que l organisme est responsable du contenu du RFA et par conséquent, il doit valider son contenu avant de l imprimer et de le faire approuver par le conseil d administration (CA). 14. Lorsque vous avez terminé de saisir l information dans les différents onglets, appuyez sur le bouton «Exporter». Pour plus d information, veuillez vous référer à la section 5 du présent guide. Notez que l organisme est responsable du contenu du RFA et par conséquent, il doit valider son contenu avant de procéder au transfert du fichier à la SHQ. 3 Tableaux de saisie 3.1 Information préalable Les cases bleues doivent être remplies. Le contenu des cases jaunes ne peut être modifié, car ces cases sont automatiquement remplies lors de la saisie des données. Les onglets verts doivent être remplis. Les onglets bleus peuvent être remplis ou modifiés au besoin. Leur contenu n est disponible qu à titre d information supplémentaire. Les onglets jaunes ne peuvent être modifiés. Ils sont automatiquement remplis lors de la saisie des données. Lorsque vous saisissez de l information, des messages (en rouge) peuvent apparaître à titre de rappels. De plus, si vous avez omis d inscrire de l information obligatoire ou si vous avez fait une erreur de saisie, une fenêtre dans laquelle est indiquée la procédure à suivre apparaît. 3.2 Exemples 1. Postes 61275, et Dans l Annexe B-C, l achat de tous types de matériel ou d équipement est toujours inscrit comme une dépense. Dans les NCOSBL, si le montant est important, les achats devront être capitalisés selon leur nature et amortis linéairement selon leur durée de vie utile. Dans le modèle, les postes 61275, et apparaissent deux fois. Le montant saisi dans le poste débutant par «Location de» correspond au montant qui sera reporté aux résultats NCOSBL alors que le montant inscrit dans le poste débutant par 5

7 «Achat-Location de» correspond au montant qui sera reporté à l Annexe B-C de chacun des EI. Si l organisme a fait le choix dans l onglet «Paramètres» de répartir les dépenses administratives en proportion du nombre de logements (ce qui est le cas dans l exemple), alors la saisie des données se fera uniquement dans l onglet «Tableaux-Frais ADM». L'information sera répartie et reportée dans l onglet «E.I.-XXX» et dans l Annexe B-C de chacun des EI automatiquement. Tableaux- Frais ADM : ABC (1234) TABLEAU DE SAISIE DES CHARGES ADMINISTRATIVES ADMINISTRATION - RÉPARTITION AU PRORATA DU NOMBRE DE LOGEMENTS N o compte Notes Budget Frais informatiques Contribution à la COGIWEB Contrats d'entretien, de réparation d'équipement et de service Internet Location de matériel informatique et développement de systèmes Achat/Location de matériel informatique et développement de systèmes (SHQ) Frais de formation - Nouveaux systèmes Total Frais informatiques - $ $ - $ Cependant, pour une dépense autre qu administrative telle que l acquisition de matériel roulant, la répartition ne sera pas automatique. Il sera important d'inscrire la dépense attribuable à chacun des EI dans les tableaux 7, et ce, aux fins du calcul du déficit d exploitation. E.I : ABC (1234) TABLEAUX DE SAISIE POUR L'ENSEMBLE IMMOBILIER : 3000 TABLEAU 7 : Charges (Suite) N o compte Notes Budget Contrats d entretien Entretien des systèmes Location d'équipement d'entretien et matériel roulant Achat/Location d'équipement d'entretien et matériel roulant (SHQ) Autres dépenses d'exploitation Frais de CS - Travaux majeurs Total Contrats d entretien - $ $ - $ E.I : ABC (1234) TABLEAUX DE SAISIE POUR L'ENSEMBLE IMMOBILIER : 4000 TABLEAU 7 : Charges (Suite) N o compte Notes Budget Contrats d entretien Entretien des systèmes Location d'équipement d'entretien et matériel roulant Achat/Location d'équipement d'entretien et matériel roulant (SHQ) Autres dépenses d'exploitation Frais de CS - Travaux majeurs Total Contrats d entretien - $ $ - $ 6

8 L information saisie dans l onglet «Tableaux-Frais ADM» ainsi que dans les onglets «E.I.-XXXX» sera reportée dans les onglets «Annexe B-C-XXXX» de chaque EI et/ou dans l onglet «Résultats NCOSBL-ORG» selon le cas. Annexe B-C-3000 : ABC (1234) ANNEXE B : RÉSULTATS SOMMAIRES Ensemble immobilier EXERCICE CLOS LE 31 décembre 2014 N o compte Budget PRODUITS - $ - $ - $ CHARGES Administration Conciergerie et entretien Énergie, taxes, assurances et sinistres RAM Financement/Contrepartie SHQ Services à la clientèle TOTAL DES CHARGES - $ $ - $ Annexe B-C-4000 : ABC (1234) ANNEXE B : RÉSULTATS SOMMAIRES Ensemble immobilier EXERCICE CLOS LE 31 décembre 2014 N o compte Budget PRODUITS - $ - $ - $ CHARGES Administration Conciergerie et entretien Énergie, taxes, assurances et sinistres RAM Financement/Contrepartie SHQ Services à la clientèle TOTAL DES CHARGES - $ $ - $ 7

9 Résultats NCOSBL- ORG : ABC (1234) RÉSULTATS NCOSBL - TOUS LES ENSEMBLES IMMOBILIERS Exercice terminé le 31 décembre 2014 Budget PRODUITS Loyers - $ - $ - $ Subventions Autres TOTAL DES PRODUITS - $ - $ - $ CHARGES Administration Conciergerie et entretien Énergie, taxes, assurances et sinistres Remplacement, amélioration, modernisation Financement/Contrepartie SHQ Amortissement des immobilisations Services à la clientèle TOTAL DES CHARGES - $ $ - $ SURPLUS ou (DÉFICIT) - $ (4 000) $ - $ 8

10 Afin que ces immobilisations (biens acquis à même les revenus) soient comptabilisées dans le bilan NCOSBL, il sera important d inscrire les montants dans le tableau 3 de l onglet «E.I.- XXX1» du premier EI de l organisme. Le report se fera automatiquement dans le bilan. Notez que toutes les acquisitions de matériels et d équipements sont des biens détenus par l organisme. La notion de biens sous administration est applicable seulement dans le cas d un bâtiment, d un terrain et de travaux de remplacement, amélioration et modernisation capitalisés (RAM-C). Vous référez au guide d élaboration pour plus d information. E.I : ABC (1234) TABLEAUX DE SAISIE POUR L'ENSEMBLE IMMOBILIER : 3000 TABLEAU 3 : Immobilisations Nature de l'immobilisation Méthode d'amortissement Solde au début Plus : acquisition Coût des immobilisations Mode d'acquisiton Menu déroulant Méthode Taux Menu déroulant Dette initiale et Terrain - Organisme Linéaire contribution du (155 - Bien détenu) milieu Moins : disposition Solde à la fin Solde au début Amortissement Amortissement de l'année courante Valeur nette Solde à la fin Bâtiment - Organisme (155 - Bien détenu) Linéaire 40 ans Dette initiale et contribution du milieu Matériel informatique Linéaire 5 ans Matériel roulant Linéaire 10 ans Réserve d'autogestion Encaisse (à même les revenus) Matériel informatique Linéaire 5 ans Encaisse (à même les revenus) Améliorations locatives Linéaire Durée du bail (spécifiez) Encaisse (à même les revenus) Autres Linéaire Durée de vie utile (spécifiez) Encaisse (à même les revenus) Total - $ $ - $ $ - $ 800 $ 800 $ $ - $ 9

11 2. RAM-C Les intérêts capitalisés sur le RAM-C de l exercice en cours devront être inscrits dans l onglet «E.I.-XXXX» au tableau 4 de chacun des EI au prorata des dépenses engagées. La valeur nette inscrite au tableau 4 apparaîtra au bilan NCOSBL seulement lorsque les biens sont détenus par l OH (catégorie 155). Lorsque les biens sont sous administration, l information se reportera automatiquement à l Annexe G. Dans l exemple, l EI-3000 a des biens détenus et l EI-4000 a des biens sous administration et les dépenses engagées pour le RAM-C de l exercice sont les suivantes : Intérêts capitalisés sur le RAM-C de l'année en cours: 3 000,00 $ RAM-C E.I E.I Immeuble ,00 $ 42% ,00 $ 42% Intérêts capitalisés (prorata) 1 250,00 $ 1 250,00 $ Total ,00 $ ,00 $ Honoraires professionnels 4 000,00 $ 8% 4 000,00 $ 8% Intérêts capitalisés (prorata) 250,00 $ 250,00 $ Total 4 250,00 $ 4 250,00 $ 10

12 ABC (1234) TABLEAUX DE SAISIE POUR L'ENSEMBLE IMMOBILIER : 3000 TABLEAU 4 : RAM-Capitalisable Nature de l'immobilisation Méthode d'amortissement Méthode Taux Solde au début Coût des immobilisations Redressement Plus : acquisition Solde à la fin Solde au début Amortissement Amortissement de l'année courante Valeur nette Solde à la fin Terrain - RAM C - Organisme (155 - Bien détenu) Linéaire 20 ans Immeuble - RAM C - Organisme (155 - Bien détenu) Linéaire 20 ans Bâtiment - RAM C - Organisme (155 - Bien détenu) Linéaire 20 ans Logements - RAM C - Organisme (155 - Bien détenu) Linéaire 20 ans Honoraires professionnels - RAM C (155 - Biens détenus) Linéaire 20 ans Total - $ - $ $ $ - $ $ $ $ - $ ABC (1234) TABLEAUX DE SAISIE POUR L'ENSEMBLE IMMOBILIER : 4000 TABLEAU 4 : RAM-Capitalisable Nature de l'immobilisation Méthode d'amortissement Méthode Taux Solde au début Coût des immobilisations Amortissement Valeur nette Amortissement Plus : Solde au Redressement Solde à la fin de l'année Solde à la fin acquisition début courante Terrain - RAM C - SHQ (Bien sous administration) Linéaire 20 ans Immeuble - RAM C - SHQ (Bien sous administration) Linéaire 20 ans Bâtiment - RAM C - SHQ (Bien sous administration) Linéaire 20 ans Logements - RAM C - Organisme (Biens sous administration) Linéaire 20 ans Honoraires professionnels - RAM C (Biens sous administration) Linéaire 20 ans Total - $ - $ $ $ - $ $ $ $ - $ Détail à l Annexe G 11

13 ABC (1234) TABLEAU 11 Sommaire - Organisme sans but lucratif ACTIF Notes ACTIF À COURT TERME Encaisse $ $ Placements à court terme Débiteurs - - Avances à un apparenté Frais payés d'avance Autres actifs à court terme - - ENCAISSE ET PLACEMENTS RÉSERVÉS - - AUTRES PLACEMENTS SUBVENTIONS À RECEVOIR IMMOBILISATIONS TOTAL ACTIF Matériel informatique : 800 $ $ - $ Matériel roulant : $ RAM-C (biens détenus) : $ Total : $ 12

14 4 Impression Lorsque vous avez terminé la saisie des données, revenez simplement à l onglet «Paramètres» et appuyez sur le bouton «Imprimer». Cette action pourra être exécutée plusieurs fois au besoin. Exporter Imprimer La fenêtre suivante ouvrira : Choisissez votre imprimante et appuyez sur «OK» Pour une question de configuration, il est impossible d imprimer à partir de l aperçu. Il faut appuyer sur la touche «Échapper» pour revenir en arrière. Vous ne pourrez imprimer que lorsque la boîte d impression sera ouverte. En tout temps, vous pourrez imprimer sans passer par le bouton d impression si vous désirez imprimer autre chose que le RFA complet. Notez que la SHQ désire recevoir deux versions du RFA, soit le format papier et le format électronique. Il est important d apposer les signatures requises sur le RFA en version papier et le faire parvenir par courrier à la SHQ. 13

15 5 Exportation Pour les utilisateurs de Simple comptable ou autre logiciel, vous devrez utiliser le bouton «Exporter» afin de créer le fichier de transfert (format.dat). Exporter Imprimer Une fois que vous aurez appuyé sur le bouton «Exporter», la fenêtre suivante ouvrira : Elle contient le nom du fichier débutant par ABF3301 et l emplacement de ce dernier. Le fichier est automatiquement nommé et sauvegardé dans le même répertoire que votre fichier de travail. Il est important d avoir répondu au questionnaire à l intention de l auditeur (soit la partie réservée à l organisme et à l auditeur) avant d appuyer sur le bouton. Dans le cas contraire, un message d erreur apparaîtra. Pour les utilisateurs d HOPEM et LOGIC.NET, le transfert des données (fichier.dat) se fait via votre logiciel comptable directement. Dans les deux cas, une fois le fichier créé, vous devrez aller dans l application «Échange de données informatisées» (EDI) et déposer le fichier de transfert. Pour plus d information à ce sujet, référez-vous au Guide d échange d information disponible dans l Espace partenaires. 14

16 ATTENTION! Si vous nous avez déjà transmis vos données financières par Internet et que vous devez apporter des modifications à votre fichier, voici ce que vous devez faire : Effectuer vos modifications dans le fichier Excel et sauvegarder dans le fichier de travail. Cliquez de nouveau sur le bouton «Exporter» Transmettre ce nouveau fichier à la SHQ Communiquez avec le Centre des relations avec la clientèle (CRC) afin de nous informer de supprimer le dernier reçu et ainsi permettre le traitement d un nouveau fichier. 6 Service à la clientèle Pour de plus amples renseignements sur l utilisation du modèle de RFA, veuillez communiquer avec la SHQ au