Comment bien rédiger votre PV de réunion de CE CCE CHSCT?

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1 Comment bien rédiger votre PV de réunion de CE CCE CHSCT? SOMMAIRE Introduction : longueur et format du PV 2 Quel format choisir pour son PV? 2 Rappels juridiques sur le PV 3 La rédaction de l ordre du jour 4 Quelles solutions pour la rédaction de votre PV? 4 I. La rédaction du PV : en interne 4 1. Rédaction confiée à la Direction (DRH, DRS, etc.) 4 2. Rédaction confiée à une secrétaire administrative 5 3. Rédaction confiée au Secrétaire de l instance 5 II. La rédaction du PV : en externe 6 III. L enregistrement des réunions 6 Méthodologie de rédaction 7 I. Se préparer à la réunion de CE, CCE, CHSCT 7 II. Optimiser sa présence en séance 7 III. Bien rédiger son compte rendu 7 Questions Réponses 8 Stade de France, le 25 mars

2 Introduction : longueur et format du PV Responsable de la Rédaction, AB Report La notion de procès-verbal de CE sera utilisée de manière récurrente lors de la présente conférence. Les règles qui seront détaillées demeurent également applicables aux procès-verbaux de CHSCT et CCE. L Article R du Code du Travail indique que «les délibérations des Comités d Entreprise sont consignées dans des procès-verbaux établis par le Secrétaire et communiquées à l'employeur et aux membres du Comité.» Il ressort que la rédaction du PV relève de la responsabilité seule et entière du Secrétaire de l instance. En conséquence, la Direction ne dispose pas de prérogatives particulières en matière d établissement du procès-verbal. A cet égard, le Code du Travail n impose aucun formalisme. Les élus peuvent décider de rédiger le procèsverbal au style direct ou indirect. En termes de forme, ils peuvent également convenir du style rédactionnel et de la mise en page. Pour ce qui concerne le fond, les élus peuvent décider seuls si le procès-verbal constituera un document exhaustif ou synthétique. Quel format choisir pour son PV? Le procès-verbal ne correspond pas nécessairement à un verbatim, c'est-à-dire une transcription mot à mot des débats dénuée de valeur ajoutée. En cas de retranscription intégrale des débats, une heure de réunion représente environ 18 pages de texte au format A4. Une réunion de 4 heures, pour sa part, aboutira à un document 72 pages, soit un procès-verbal trop long à lire du point de vue des salariés. Ce format semble donc peu adapté. Les élus peuvent ainsi opter pour un compte rendu dont le contenu oral est «nettoyé» et adapté à l écrit. Ce choix apporte les avantages suivants : les répétitions et les redondances supprimées ; une syntaxe améliorée ; les passages peu clairs reformulés. L objectif principal est de favoriser la compréhension du lecteur. Les élus peuvent aussi opter pour une «synthèse», c'est-à-dire un document qui sélectionne des informations importantes et se rédige selon une certaine «ligne éditoriale» de la part du rédacteur. La synthèse apporte les avantages suivants : des débats plus structurés (suppression des interventions qui s éloignent du sujet principal) ; une information hiérarchisée permettant de faire ressortir les thèses en présence et les conclusions qui en découlent ; une mise en avant des informations de premier plan (suppression des interventions secondaires, trop éloignées du sujet). Stade de France, le 25 mars

3 En résultat, la synthèse correspond à un exercice de rédaction plus marqué et présent. A sa lecture, on y sent davantage la «patte» du rédacteur, lequel doit toutefois rester neutre et impartial. Les procèsverbaux ainsi rédigés permettent aux salariés de s informer plus efficacement. A noter enfin que les procès-verbaux courts sont approuvés systématiquement d une réunion à l autre. Le CE ne déplore donc pas de stocks de procès-verbaux en souffrance d approbation. Rappels juridiques sur le PV Le procès-verbal relève de responsabilité du Secrétaire de l instance. A cet égard, la Chambre criminelle de la Cour de Cassation rappelle dans son jugement du 25 février 1986 que «l établissement du procès-verbal et le contrôle de son contenu sont réservés au seul Secrétaire du comité.» Le Secrétaire du CE est donc le seul habilité à signer le procès-verbal, sauf en cas de dispositions contraires prévues par le règlement intérieur. La co-signature de l employeur constitue donc un usage, et non une norme légale. Les élus conservent le choix en la matière. Par ailleurs, la Chambre criminelle de la Cour de Cassation a indiqué le 10 janvier 1989 que «le refus de l employeur d une transcription intégrale des informations économiques caractérise un délit d entrave.» Il faut comprendre que l employeur ne peut imposer au Secrétaire du CE ou aux représentants du personnel le format de retranscription des débats. Dans le cas où la Direction souhaite apporter des informations économiques ou stratégiques, elle ne peut imposer la rédaction d une synthèse légère. En outre, opter pour un procès-verbal exhaustif ne signifie pas que les intervenants ne peuvent pas s exprimer à titre confidentiel (en «OFF»). Le rédacteur du procès-verbal doit alors respecter les demandes de confidentialité. Le procès-verbal est un document crucial. Une attention doit donc y être apportée en amont de sa production. Chaque participant doit veiller à ne pas relire uniquement ses propres propos et doit prendre connaissance des demandes de modifications de l ensemble des élus et représentants de la Direction. Le procès-verbal officialise les engagements de la Direction. Une fois approuvé, il prend à la fois une valeur : d archivage et informative (consigner et acter les débats, mémoire de l Entreprise) : il acte les échanges et traduit la mémoire et l historique de l entreprise ; politique : on y retrouve les positions des Organisations Syndicales vis-à-vis d une mesure de la Direction, ou le consensus/opposition entre les représentants du personnel ; juridique : les engagements pris par l employeur en séance et actés au procès-verbal peuvent être invoqués devant la justice. A ce titre, la Cour de Cassation, Chambre sociale 14 juin 1984, indique que «les déclarations de l employeur consignées dans le procès-verbal peuvent constituer un engagement unilatéral de sa part.» Le procès-verbal possède même en pratique une valeur «d enregistrement». Stade de France, le 25 mars

4 La rédaction de l ordre du jour L ordre du jour détermine la mise en œuvre du calendrier social et la planification des projets de la Direction. L Article L du Code du Travail indique que «l'ordre du jour des réunions du Comité d Entreprise est arrêté par l'employeur et le Secrétaire. Toutefois, lorsque sont en cause des consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou par un accord collectif de travail, elles y sont inscrites de plein droit par l'employeur ou le Secrétaire.» Cette possibilité de décider unilatéralement l inscription d un point à l ordre du jour ne signifie pas que la concertation préalable n est pas requise. La décision unilatérale intervient uniquement en cas de désaccord entre le Secrétaire et le Président de l instance. Voici trois conseils pour la rédaction de l ordre du jour, qui est un document «stratégique» : en maîtriser la longueur : inscrire un nombre de points raisonnable à l ordre du jour pour éviter leur report ou l absence de traitement approfondi des points majeurs ; veiller à l ordre de traitement des points : il convient de ne pas traiter les points sensibles en fin de réunion. Parfois, la Direction utilise ce moyen pour faire passer en force un projet sensible ; respect du délai de transmission par l employeur. Les délais se déclinent comme suit : CE : au moins 3 jours avant la réunion ; CCE : au moins 8 jours avant la réunion ; CHSCT : au moins 15 jours avant la réunion. La convocation, quant à elle, doit être adressée aux élus a minima avec l ordre du jour. Il n existe pas de délai légal précis en la matière. Quelles solutions pour la rédaction de votre PV? I. La rédaction du PV : en interne La rédaction peut être confiée à différents acteurs internes de l Entreprise. 1. Rédaction confiée à la Direction (DRH, DRS, etc.) Les avantages de cette solution sont un coût nul pour l instance et du temps libéré pour l accomplissement des autres tâches des membres de l instance. Ses Inconvénients sont les suivants : Cette solution consiste à abandonner à la Direction une prérogative reconnue aux élus par le Code du Travail. Rédiger un procès-verbal relève de la responsabilité du Secrétaire du CE. De plus, le contenu du procès-verbal peut s avérer stratégique. Pourquoi dès lors laisser ce travail à la Direction? Stade de France, le 25 mars

5 Le contenu peut également ne pas être le relais direct du dialogue social vis-à-vis des salariés, qui ont pourtant élu leurs représentants lors des élections professionnelles. En pratique, un assistant RH communicant au nom des membres de l instance, élus par les salariés, semble peu opportun. 2. Rédaction confiée à une secrétaire administrative Les avantages de cette solution sont : une connaissance interne des élus et des problématiques de l Entreprise ; une rédaction «maîtrisée» par les représentants du personnel, dans la mesure où l assistante administrative est aussi une collaboratrice du CE. En revanche, les inconvénients de cette solution peuvent se traduire sous la forme des interrogations suivantes. L assistante administrative de l instance est-elle formée et suffisamment qualifiée pour rédiger une bonne synthèse des débats? Rédiger un procès-verbal rapidement et sans commettre de contresens, nécessite en effet une certaine expérience, un entraînement et une formation à la rédaction. Possèdera-t-elle les connaissances juridiques et économiques nécessaires à la rédaction de points parfois compliqués, ambigus ou techniques? Aborder la rédaction de certains points compliqués, allusifs ou techniques peut s avérer complexe. Interpréter les propos exprimés à l issue d un débat n est pas non plus chose aisée. Cette solution implique également des délais de rédaction relativement longs, car la secrétaire doit assumer d autres tâches par ailleurs, comme la gestion des permanences de CE ou la distribution des tickets restaurant. 3. Rédaction confiée au Secrétaire de l instance Les deux avantages majeurs de cette solution sont : une connaissance interne des sujets ; un impact nul sur le budget de fonctionnement. Les inconvénients de cette solution se déclinent comme suit. Cette solution consiste à sacrifier sa participation active aux débats. Il est effectivement souhaitable de réaliser une prise de notes durant les débats, dans la mesure où il convient de gagner du temps en vue de la phase de rédaction. Il s agit donc d élaborer a minima une trame de procès-verbal, ce qui peut s avérer difficilement réalisable en séance. Le Secrétaire du CE doit en effet également animer les débats et être le garant du bon déroulé de l ordre du jour. La rédaction des procès-verbaux est longue et chronophage. L impact sur les heures de délégation se fera au détriment des missions que le Secrétaire du CE doit effectuer au nom et en direction des salariés. Stade de France, le 25 mars

6 II. La rédaction du PV : en externe Rédaction confiée à un prestataire extérieur Cette solution repose sur l expérience d un rédacteur spécialisé dans les relations sociales. Il possède donc une connaissance intrinsèque des IRP. Il se rend hebdomadairement à trois réunions d IRP en moyenne et rédige près de 130 procès-verbaux par an. Dans le cadre de cette prestation, les rédacteurs peuvent assister à la réunion et enregistrer ou non les débats (rédaction en temps réel). En outre, ils peuvent rédiger les procès-verbaux à partir de vos enregistrements seulement. Un extranet sécurisé permet alors de recueillir l enregistrement sonore de la réunion. L unique inconvénient de cette option réside dans le coût qu elle induit. Ce coût doit être imputé au budget de fonctionnement. Dans la pratique, le coût de rédaction des procès-verbaux des réunions extraordinaires est fréquemment financé ou cofinancé par la Direction, dans la mesure où la convocation à ce type de réunion relève de l initiative de cette dernière. Du point de vue du Secrétaire de l instance, opter pour un rédacteur professionnel comporte les avantages suivants : une participation totale aux débats : liberté de ton et d action ; des heures de délégation préservées, utilisées pour la réalisation de missions plus utiles pour les salariés ; un projet de procès-verbal transmis sous une semaine : les délais de production d un rédacteur professionnel varient entre 4 et 10 jours, ce qui favorise une approbation systématique des procèsverbaux d une séance à l autre. Les intervenants ont également mieux en tête les débats lors des modifications à apporter avant l approbation du document. III. L enregistrement des réunions L enregistrement des débats constitue un droit pour les représentants du personnel. Dans son jugement du 22 novembre 1989, la 1 ère Chambre de la Cour d appel de Paris rappelle que «la décision d enregistrer les réunions doit être prise à la majorité des membres du Comité.» Il convient donc d inscrire à l ordre du jour d une réunion la décision consistant à enregistrer les réunions. Le Président a le droit de vote sur ce sujet, mais ne dispose pas d une voix prépondérante. Les représentants du personnel sont néanmoins tenus à la confidentialité des débats. Si une intervention est indiquée comme étant hors procès-verbal, il faut interrompre l enregistrement et le relancer à l issue de l intervention en question. La Direction ne peut s opposer à ce mode de fonctionnement. Stade de France, le 25 mars

7 Méthodologie de rédaction AB Report conseille une prise de notes en séance sur un ordinateur afin de gagner du temps en vue de la phase de rédaction du procès-verbal. Il convient d essayer de constituer une trame de PV, pendant la séance. Les enregistrements permettront de vérifier les informations facilement. I. Se préparer à la réunion de CE, CCE, CHSCT Avant la réunion, il convient de préparer la trame du futur procès-verbal, dupliquer le fichier informatique de l ancien procès-verbal et conserver les champs qui n ont pas besoin d être recopiés (phrases d ouverture, en-têtes, pieds de page ). En d autres termes, le rédacteur doit conserver la structure du procès-verbal précédent pour créer la structure du nouveau document en amont de la réunion. En outre, le rédacteur doit structurer le document grâce à l ordre du jour établi en amont de la réunion. A cet égard, AB Report conseille de demander à la Direction un ordre du jour au format Word, et non au format PDF. Il convient ensuite d appliquer les niveaux de titre à l ordre du jour (I, II, III, etc.), pour adopter une trame propre et confortable pour la prise de notes en réunion. Par ailleurs, le rédacteur doit vérifier ses corrections automatiques. Il s agit d une fonctionnalité de Word qui permet d écrire en abrégé des termes qui se développent ensuite de manière complète. Ces corrections automatiques peuvent notamment s appliquer à l ensemble des noms des élus et des termes qui reviennent de façon récurrente durant les débats. II. Optimiser sa présence en séance Pendant la réunion, il s agit d avancer au mieux sur la structure, voire le contenu du procès-verbal, et d utiliser les temps morts, les suspensions de séance, etc. Ce temps pourra être utilisé pour renseigner le tableau des présents et rédiger en temps réel les informations «faciles», c'est-à-dire les informations qui ne nécessiteront pas une réécoute. Rédiger une ébauche de procès-verbal consiste donc à : matérialiser les principales prises de parole et idées : le Secrétaire du CE connaît certes les représentants du personnel, mais pas nécessairement les intervenants extérieurs. Il faut donc pouvoir attribuer les propos enregistrés aux bons intervenants en préparant la trame du procès-verbal ; acter les résultats des votes (information sécurisée) : les votes ne sont pas nécessairement enregistrés de façon explicite. Dans ce cas, il faut sécuriser l information en séance (nombre de voix pour, voix contre, abstentions). III. Bien rédiger son compte rendu Après la tenue de la réunion, le rédacteur du procès-verbal veille à garantir la fidélité des interventions. Il s agit donc de : Stade de France, le 25 mars

8 rédiger avec neutralité, impartialité : le rédacteur peut être opposé à l argument avancé par la Direction. Son implication émotive sur un sujet peut également advenir lors de la réorganisation d un service dans lequel il travaille, par exemple. Le tom employé doit quoi qu'il en soit rester neutre. mettre le raisonnement en perspective. En synthèse, rédiger un procès-verbal requiert de prendre du recul, de rédiger à froid, de sortir de l émotionnel et de rester factuel. En outre, le rédacteur du procès-verbal doit assurer une lecture simple et facile du document final. La rédaction du document doit garantir la compréhension facile et directe de tous les salariés, dont certains ne connaissent pas nécessairement tous les tenants et aboutissants des points traités en séance. Privilégier les informations essentielles : le procès-verbal ne doit pas être trop long. S il semble trop «fourre-tout», il ne sera pas lu par les salariés, ce qui s avère regrettable du point de vue du dialogue social. Questions Réponses Est-il possible de rédiger deux procès-verbaux, l un synthétique et l autre exhaustif, dans le cadre de la même réunion. Tout à fait. Le Code du travail n impose aucun formalisme en la matière. Il prévoit simplement que le Secrétaire du CE produise un procès-verbal à l issue de chaque séance. Vous pouvez parfaitement choisir d adresser une version synthétique aux salariés par mail, en complément du procès-verbal plus complet qui servira d outil de travail à l instance. Mon employeur me refuse l envoi des procès-verbaux aux salariés par le biais de leurs s professionnels. Quelle démarche adopter? Les modalités de diffusions de procès-verbaux doivent normalement figurer dans le règlement intérieur de l instance, ce règlement intérieur pouvant être négociée avec l employeur. Cependant, rien n oblige la Direction à vous autoriser l utilisation de l outil de l entreprise pour communiquer avec les salariés dans le cadre de votre mandat de Représentant du Personnel. Dans le cas présent, je vous conseille de vous doter d une messagerie dédiée à la diffusion des communications de l instance. Lors de son envoi, l ordre du jour est fréquemment complété par des documents relatifs à différents points d information-consultation. Si ses documents ont été fournis dans les délais, la consultation doit-elle obligatoirement avoir lieu durant la réunion en question? Stade de France, le 25 mars

9 L inscription à l ordre du jour d un point d information-consultation n oblige les Elus à rendre leur avis durant la séance concernée. Tant que les Elus estiment ne pas disposer de matière pour rendre un avis éclairé, ils peuvent parfaitement reporter la remise d avis à la séance suivante, voire à une séance ultérieure. Néanmoins, dès lors que la Direction a transmis toutes les informations nécessaires, cette démarche de report de l information-consultation constitue un délit d entrave. Le CHSCT ne bénéficie pas d un budget qui lui est dédié. Les membres de cette instance peuvent-ils toutefois contraindre la Direction à recourir un prestataire externe de rédaction des procès-verbaux et à assumer le coût de la prestation? Non. Le CHSCT ne peut demander la participation de la Direction au financement de la rédaction du procèsverbal que dans le cadre d une séance extraordinaire, programmées à l initiative de cette dernière. Le CHSCT, qui constitue une émanation du CE, peut également demander à celui-ci d engager son budget de fonctionnement. Des informations confidentielles sont parfois être évoquées en séance. Ainsi, mon instance a récemment évoqué un cas individuel de harcèlement sexuel, ne devant pas être communiqué à l ensemble du personnel. Comment se prémunir du fait que l employeur peut être conduit à conserver les procès-verbaux complets actant les débats relatifs à ces informations confidentielles lorsque deux procès-verbaux distincts sont rédigés? C est le Secrétaire de l instance qui conserve la responsabilité du contenu du procès-verbal. L employeur n a pas à conserver des procès-verbaux plus exhaustifs que ceux des salariés. Lors d une réunion, l exposé d une Commission n a pas été consigné au procès-verbal, ce qui a posé problème en termes d exhaustivité de la retranscription des débats. Le moment de l approbation du procès-verbal est crucial. Avant cela, il faut s assurer de l entièreté du projet de procès-verbal. Lors du vote, il convient de signaler que l intervention omise doit figurer dans le document. En cas de refus, votre seul recours est de vous abstenir de voter l approbation du PV. Un secrétaire peut-il signer un procès-verbal qui n a pas été approuvé par l ensemble des Elus? Le Secrétaire est tenu de signer le PV après son approbation en séance. Le vote des Elus acte le fait que le procès-verbal a été approuvé ou non par les membres de l instance. Stade de France, le 25 mars

10 Pour ce qui nous concerne, nous n attendons pas le vote formel du PV durant la séance suivante pour le transmettre aux salariés. Seul le vote formel du procès-verbal acte son approbation. Existe-t-il un délai légal concernant la diffusion d un procès-verbal? Non. Les délais prévus par le Code du travail ne portent que sur la transmission de l ordre du jour et de la convocation. La rédaction du document revient au Secrétaire de l instance, qui en assurera une diffusion plus ou moins tardive en fonction de son agenda. En résumé, il est préférable de diffuser le procès-verbal au plus tôt après son approbation, bien qu il n existe pas d obligation en la matière. Qu advient-il si une question figurant dans un procès-verbal est de nouveau posée lors d une réunion ultérieure et donne lieu à une réponse différente de la part de la Direction? Les procès-verbaux servent d historique des débats. Néanmoins, la position de la Direction vis-à-vis d un sujet donné peut aussi évoluer dans le temps. Ce qui a été acté à un instant T possède une valeur d engagement uniquement à ce moment précis. Si la Direction prend de nouvelles mesures, sa précédente décision ne reste pas «figée dans le marbre». Combien une prestation externe de rédaction des procès-verbaux coût-t-elle? Nous vous accueillions en loge 73 pour vous apporter la réponse. Lors de l approbation d un procès-verbal, la Direction peut-elle s opposer au vote des Elus? Le Président est un membre de l instance comme les autres. Il peut voter en défaveur de l approbation du PV ou s abstenir, le cas échéant. En tout état de cause, il ne possède pas de voix prépondérante vis-à-vis des autres membres de l instance. Si nécessaire, le procès-verbal sera adopté à la majorité (voix des Elus) et pourra être diffusé. Dans le cadre de mon CHSCT, la Direction refuse d acter les points sensibles relatifs à la santé et à la sécurité des salariés. Ainsi, les débats relatifs au traitement d un cas de harcèlement ont été retirés du procès-verbal au motif que les informations pouvaient être transmises à l Inspection du Travail. Stade de France, le 25 mars

11 En tout état de cause, le nom des salariés ne doit pas figurer sur un procès-verbal. Par ailleurs, lors de l approbation du procès-verbal, vous devez vous assurer que tous les propos que vous souhaitez voir figurer au document ont été retranscrits. Existe-t-il une obligation de communication des procès-verbaux auprès des salariés? Cet aspect relève davantage du bon sens que de la législation. Le Code du travail impose au Secrétaire de rédiger un procès-verbal, actant notamment les engagements pris par la Direction. Les destinataires naturels du procès-verbal, en tant en tant qu instrument juridique du dialogue social, sont les salariés de l entreprise. Texte rédigé par la société AB Report Propriété intellectuelle exclusive Ne pas reproduire Stade de France, le 25 mars