MISE EN PLACE D UN SYSTEME DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)

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1 CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DU MORBIHAN FORMATION AVANT TITULARISATION BIBLIOTHECAIRE TERRITORIAL MISE EN PLACE D UN SYSTEME DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) Gwenaëlle LE GALL Mai 2006

2 SOMMAIRE INTRODUCTION PRESENTATION DU CENTRE DE GESTION DU MORBIHAN PRESENTATION GENERALE Ses missions L'administration du Centre de Gestion et ses moyens LE SERVICE DE DOCUMENTATION PERIMETRE DU PROJET GED OBJECTIFS ET ENJEUX ANALYSE DE LA SITUATION Contexte interne Contexte externe LES ACTEURS Les personnes internes au CDG Les personnes externes au Centre de Gestion MISE EN ŒUVRE DU PROJET GED NECESSITE D UNE DEMARCHE DE CONDUITE DE PROJET MOYENS HUMAINS ETUDE DE SCENARIOS Moyens matériels et logiciels Analyse des coûts SORT DES DOCUMENTS DANS LE SYSTEME DE GED Intranet documentaire Internet documentaire Catalogage rétrospectif REDACTION DU CAHIER DES CHARGES CONTRAINTES Droits d auteurs Changements liés au système de GED CALENDRIER EVALUATION DU PROJET GED EVALUATION QUALITATIVE EVALUATION QUANTITATIVE CONCLUSION LEXIQUE ANNEXE 1 : ORGANIGRAMME DU CENTRE DE GESTION DU MORBIHAN ANNEXE 2 : FICHE DE POSTE ANNEXE 3 : SCHEMAS D HEBERGEMENTS ET COMMENTAIRES ANNEXE 4 : SERVICES OFFERTS PAR LE LOGICIEL LIBRE CPS Les termes en italique dans le texte sont définis dans le lexique Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 1

3 INTRODUCTION C est sur la mission de conseil statutaire que se fonde la légitimité même des Centres de Gestion créés par le législateur en 1984 pour asseoir sur le territoire national une application unitaire du statut de la Fonction Publique Territoriale. Il est donc nécessaire de donner une place privilégiée au conseil statutaire, pour garantir ce que le Centre de Gestion du Morbihan doit à ses collectivités affiliées à titre de juste retour de leur cotisation obligatoire. Pour accomplir au mieux cette mission, les services opérationnels du Centre de Gestion doivent disposer rapidement d une information pertinente. Le service de documentation, dont je suis responsable, doit assurer une veille quotidienne de cette information. Ce service est donc un maillon stratégique dans la mission de conseil apportée aux collectivités. Afin d offrir un système d information plus performant et plus efficace, une informatisation est nécessaire. C est pourquoi, la question de la mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) se pose. Il existe différents types de GED : administrative, bureautique, documentaire Ce projet s attachera à la GED documentaire qui a pour fonction de gérer, indexer, stocker, rechercher et diffuser des fichiers numériques de toutes origines. Après une rapide présentation du Centre de Gestion, le périmètre du projet sera précisé, puis sa mise en œuvre développée et enfin son évaluation traitée. Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 2

4 1 PRESENTATION DU CENTRE DE GESTION DU MORBIHAN 1-1 Présentation générale Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Morbihan (CDG 56) est un établissement public local à caractère administratif. Géré par des élus, le Centre de Gestion est compétent dans les limites du département : il a pour spécialité la gestion du personnel territorial Ses missions Le Centre de Gestion assure, auprès des collectivités territoriales du département, un ensemble de missions obligatoires et facultatives conférées par la loi du 26 janvier 1984 modifiée : Missions obligatoires Missions facultatives Statut - Conseil statutaire - Gestion des carrières - Commissions administratives paritaires (CAP) - Conseil de discipline - Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités (CNRACL) - Traitements rémunérations Conditions de travail et de santé - Bilan social - Comités techniques paritaires (CTP) - Conseil en organisation de services - Santé au travail - Hygiène et sécurité du travail - Observatoire des risques statutaires (maladie, accident du travail ) - Comité National des Actions Sociales (C.N.A.S.) Prospective de l emploi public local - Gestion Prévisionnelle des Effectifs, Emplois et Compétences (G.P.E.E.C.) - Organisation de concours et d'examens professionnels - Bourse de l'emploi - Service de remplacement (missions d'ordre administratif) - Partenariat avec les universités (formations universitaires professionnelles) L'administration du Centre de Gestion et ses moyens Le Conseil d administration Le Centre de Gestion est géré par un Conseil d'administration comprenant 22 élus titulaires et 22 élus suppléants (19 représentant les communes, 3 représentant les établissements publics). Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 3

5 Les membres du Conseil d'administration sont élus par les maires des communes et par les présidents des établissements publics affiliés. Les moyens financiers Sont systématiquement affiliés, les communes et établissements publics employant moins de 350 fonctionnaires. Ces communes et établissements publics versent une cotisation qui finance l exercice des missions obligatoires. Le Centre de Gestion compte 475 communes affiliées. Pour les missions facultatives, c'est le principe de la libre adhésion qui prévaut quel que soit l effectif de la collectivité. Elles sont financées selon une tarification individualisée par mission, et donnent lieu à la passation de conventions d'adhésion. Les moyens humains L équipe du personnel du Centre de Gestion s articule autour de 3 pôles : - conseil et information statutaires, - ressources humaines, - moyens généraux. Avec un comité de direction : - Directeur Général des Services, - Directeur Général Adjoint, - Cadre chargé des moyens généraux. L effectif comprend 42 personnes au siège du Centre de Gestion et environ 80 remplaçants en mission dans les collectivités du département. (Voir annexe 1 : organigramme Centre de Gestion) 1-2 Le service de documentation Le service de documentation, est un service fonctionnel rattaché au pôle «moyens généraux» et est appelé à servir l ensemble des services. Le service de documentation collecte, traite l information et la diffuse auprès des services du Centre de Gestion. Ce service effectue également des recherches documentaires pour les différents services du Centre de Gestion et indirectement pour les collectivités dans le cadre de la mission de conseil statutaire et de conseil en ressources humaines. Les activités documentaires concernent toute la chaîne documentaire : Constitution du fonds documentaire - Acquisitions, - Gestion et suivi des abonnements, - Repérage de ressources documentaires. Collecte et traitement de l information - Dépouillement quotidien de périodiques, - Consultation de sites internet spécialisés (CDG Grande Couronne, CDG Petite Couronne, Revue de l Actualité Juridique Française, Journaux Officiels ), - Classement, - Archivage, - Mise à jour des dictionnaires et codes. Recherches documentaires - Interrogation de bases de données (base de données du CDG Grande Couronne, base de données du CDG Petite Couronne - Banque d Information sur le Personnel, Légifrance), Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 4

6 - Interrogation des moteurs de recherche sur Internet, - Utilisation des listes de diffusion professionnelles (Association des Documentalistes et Bibliothécaires Spécialisées, Documentation territoriale), - Consultation de la documentation papier du service de documentation. Les demandes émanant des services portent essentiellement sur des recherches : o de textes officiels (lois, décrets, arrêtés), o de jurisprudence. Diffusion sélective et généralisée de l information - Produits documentaires d information statutaire o Relevés mensuels de textes, questions écrites et jurisprudences. - Moyens o Duplication de textes et d articles pour le compte des services du Centre de Gestion (suivi statistique des photocopies dans le cadre du contrat avec le Centre Français d Exploitation du Droit de Copie), o Courriers électroniques, o Télécopies. Deux agents territoriaux travaillent à temps complet au sein du service : - un agent administratif qualifié exerçant les fonctions d aide-documentaliste, - une bibliothécaire territoriale documentaliste et responsable de ce service. (Voir annexe 2 : ma fiche de poste) Suite à une mutation au Centre de Gestion en 2003, j ai dans un premier temps exercé mes fonctions en tant qu assistante qualifiée de conservation du patrimoine et des bibliothèques puis j ai été nommée en 2005 dans le grade de bibliothécaire territorial. 2 PERIMETRE DU PROJET GED 2-1 Objectifs et enjeux Face à l accroissement du fonds documentaire papier du Centre de Gestion, l informatisation du service de documentation devient nécessaire. Ce projet qui m a été confié découle d une logique de modernisation des outils de travail, volonté forte des élus et de la direction. La mise en place d un site internet en mars 2005, offrant aux candidats la possibilité de se pré inscrire en ligne aux concours, est déjà une avancée en ce sens. L'objectif recherché dans ce projet d informatisation, se définissant par l acquisition et l utilisation d un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED), consiste à valoriser le fonds documentaire en le mettant à disposition des usagers. Après numérisation et indexation systématique des documents grâce à un logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR), l utilisateur aura accès au document recherché dans son intégralité, depuis un navigateur internet. L informatisation du service devra permettre de répondre à un double objectif : améliorer l organisation du travail au sein du service de documentation La mise en place d une application informatisée aura des retombées directes sur le service de documentation : fonctionnement dans un environnement technologique moderne, Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 5

7 modernisation et simplification de l activité documentaire au quotidien, gain de productivité et de réactivité, source d économie (diminution du nombre de photocopies, de télécopies et du temps passé à photocopier et télécopier). Proposer une meilleure diffusion de l information - d une part en interne pour les agents du Centre de Gestion ; ces derniers ayant la possibilité d effectuer des recherches, depuis leur poste informatique, à partir de thématiques précises. C'est donc la constitution d'un intranet documentaire qui est visée. La pratique documentaire en interne devrait être améliorée favorisant une plus grande autonomie des agents dans leurs recherches. - d autre part en externe à destination des collectivités affiliées, des établissements publics et du grand public. En effet, le service de documentation du Centre de Gestion dispose d'une importante source de renseignements propres à aider les collectivités dans l'appréhension et l'appropriation des connaissances dans le domaine statutaire et plus généralement celui des ressources humaines. C est donc la réalisation d un internet documentaire qui est visée. A cette fin, l outil proposé devra répondre à un certain nombre de critères : - être ergonomique et simple, - être compatible avec les technologies de l internet. Outre les aspects liés directement au fonctionnement du service de documentation, un logiciel de GED offrira un service à haute valeur ajoutée autant en interne envers les agents du Centre de Gestion qu en externe à destination des collectivités affiliées. L application de GED constituera donc : - un outil d amélioration du travail des agents du service de documentation, - un outil d amélioration du service rendu aux usagers internes et externes, - un outil d amélioration de l image du Centre de Gestion vis à vis de son public externe et notamment de ses collectivités affiliées. 2-2 Analyse de la situation Contexte interne Le fonds documentaire existant Actuellement, il n existe pas de gestion informatisée du fonds documentaire. Un fonds documentaire papier important existe. Il est composé par différents types de documents : - textes officiels : lois, décrets, arrêtés, ordonnances (environ 1400 documents soit 7600 pages), - jurisprudence (taux moyen d accroissement annuel : 400 documents), - circulaires ministérielles (taux moyen d accroissement annuel : 40 documents), - questions écrites Assemblée Nationale et Sénat (taux moyen d accroissement annuel : 200 documents), - circulaires internes (environ 150), - bulletins mensuels d information : «CDG Infos», «Prévenir j y veille» (taux d accroissement annuel : 22 documents), - monographies : ouvrages, études (environ 250 ouvrages), - articles de doctrine et de presse spécialisée. Les problèmes organisationnels liés à ce fonds Bien que l ensemble de ces documents papier soit classé selon un mode chronologique ou thématique, il devient difficile de gérer ce fonds pour plusieurs raisons. En effet, face à Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 6

8 l inflation des textes remarquée depuis ces dernières années, la gestion papier devient de plus en plus lourde : - les classeurs dans lesquels sont rangés lesdits documents arrivent vite à saturation. Il faut donc régulièrement insérer des nouveaux classeurs dans notre classement thématique. Le problème lié au manque de mètres linéaires se pose alors. - La mise à jour du fonds est également plus contraignante. Un système informatisé de GED permettrait l élimination de certains documents obsolètes suite à une requête portant notamment sur la date du document. Une politique de désherbage pourrait être envisagée de manière plus cohérente. Aujourd hui, il est par ailleurs difficile de définir précisément le fonds documentaire : - d un point de vue quantitatif, il est impossible de donner de chiffres précis concernant le nombre de documents dont on dispose. Ces documents ne sont pas toujours localisés. Certains documents restant à demeure dans des services, leur existence est donc méconnue de l ensemble des agents, cependant utilisateurs potentiels de ces documents. Le problème de circulation de l information se pose. - d un point de vue qualitatif, nous ne connaissons pas la répartition thématique de notre fonds. Cet élément peut s avérer fort utile pour un réajustement du fonds en fonction des demandes les plus fréquentes. En outre, la recherche de l information pose des difficultés : - en interne, dans la phase de collecte des informations au moment de la création du relevé mensuel de jurisprudences. En effet, certaines jurisprudences font l objet de doublons dans notre fonds car il n est pas toujours aisé de vérifier si la référence a déjà été relevée. Les recherches manuelles sont parfois longues et aléatoires. Une recherche par numéro de requête dans un système informatisé permettrait de vérifier rapidement si le texte a déjà été intégré dans le fonds. Dans certains cas, des recherches sont basées sur un système reposant sur la mémoire plutôt que sur un mode de recherche bien établi. Il s agit tout particulièrement des relevés d actualités mensuels (CDG Infos) qui comportent des résumés de textes, de jurisprudences et des réponses ministérielles touchant différents thèmes. Une recherche informatisée sur le texte intégral du document permettrait de retrouver le résumé souhaité. - en externe, pour les agents du Centre de Gestion qui sont régulièrement contraints de feuilleter un dossier documentaire dans son intégralité pour trouver une réponse à une demande très précise. Cette phase de recherche peut s avérer fastidieuse lorsque le volume du dossier thématique est important. Un système de requêtes basé sur la combinaison de mots clés rendrait rapidement des recherches efficaces. Une bonne gestion informatisée sera une source de gain de temps pour les agents du service de documentation mais aussi pour les agents des autres services d autant plus que depuis leur poste de travail les agents auront la possibilité d interroger le fonds documentaire. Les agents devraient donc être plus autonomes dans leurs recherches. Le site internet Aujourd hui un bon nombre de documents se trouvent sur le site internet du Centre de Gestion. Cependant, leur mise en ligne se fait manuellement document par document. Lorsqu un document a été validé, le service de documentation le convertit au format PDF, lisible sous le logiciel acrobat reader, et le transmet au service informatique pour intégration sous la rubrique appropriée du site internet. Cette méthode de mise à jour est assez lourde puisque d une part, elle fait intervenir deux personnes dans le processus de mise en ligne et d autre part, elle exige une grande vigilance de ma part sur les documents récemment Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 7

9 publiés par les services du Centre de Gestion pour une mise en ligne rapide. L informatisation du fonds documentaire permettrait une mise en ligne en temps réel des documents sur l intranet et également l internet. A partir du site internet existant, un lien sera créé pour accéder à l internet documentaire. L internet et l intranet documentaires pourraient être qualifiés de dynamiques car leur mise à jour serait effectuée au moment de l intégration des documents dans le système informatisé. Aujourd hui, tous les documents publiés sur le site internet sont également reprographiés et expédiés à 500 collectivités et établissements publics du département. A terme, il serait souhaitable de ne plus transmettre ces documents par voie postale. Des économies pourraient être envisagées. Elles concernent notamment le temps passé par le service imprimerie à la duplication et la mise sous enveloppe des documents, le coût d achat du papier et les frais d expédition Contexte externe L évolution des technologies et des systèmes de gestion électronique de documents Face à l évolution des nouvelles technologies, il est de plus en plus difficile d imaginer un service de documentation qui n est pas informatisé. Sur le marché, de nombreux logiciels de GED ou outils permettant d en développer sont présents qu il s agisse de logiciels propriétaires ou de développements de logiciels libres. Une telle offre devrait permettre d envisager une solution capable de s intégrer dans un environnement web pour mettre en place l intranet et l internet documentaires. L inflation des textes Face à l accroissement du nombre de textes officiels (lois, décret, arrêtés) et des jurisprudences, une veille documentaire régulière est indispensable dans le domaine statutaire. La demande est forte de la part des collectivités affiliées qui n ont pas toujours le temps ni les moyens nécessaires de retrouver ces informations. L informatisation du fonds et sa mise à disposition sur un internet documentaire permettront aux collectivités de trouver une information pertinente diffusée en temps réel. Ces informations s adressent aux collectivités affiliées mais aussi au grand public (agents des collectivités, candidats aux concours ) puisqu elles se trouvent sur un site internet (ouvert à tout internaute) et non sur un site extranet (accès restreint aux collectivités supposant un identifiant et un mot de passe pour être autorisé à consulter les informations). Ce choix a été validé par les élus du Conseil d administration lors de la création du site internet actuel du Centre de Gestion en La législation en matière statutaire s avérant complexe et régulièrement modifiée, les collectivités font de plus en plus appel au service «conseil statutaire» qui assure quotidiennement des permanences téléphoniques. Afin de désengorger ce service «conseil statutaire», l internet documentaire pourrait déjà offrir certaines réponses aux collectivités (service du personnel, élus) mais aussi aux agents de ces collectivités. Les collectivités et leur niveau d équipement En 2003, une enquête avait été réalisée par le Centre de Gestion auprès de ses collectivités affiliées afin de connaître leur niveau d équipement en matière d accès à internet. La quasi totalité des collectivités disposaient déjà d un accès internet. Celles qui n avaient pas de connexions internet l envisageaient à court terme. Aujourd hui, toutes les collectivités affiliées peuvent consulter internet et pourront par conséquent collecter les informations souhaitées sur l internet documentaire du Centre de Gestion. Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 8

10 2-3 Les acteurs Les personnes internes au CDG Un comité de pilotage et un groupe de travail ont été constitués dès le lancement du projet GED en janvier Le comité de pilotage comprend : - le directeur, le directeur adjoint et le cadre chargé des moyens généraux (comité de direction), - les deux informaticiens et la responsable du service de documentation (groupe de travail). Le rôle du comité de pilotage est de se réunir régulièrement, à différentes étapes du projet, afin de : - mener un certain nombre d actions de concertation et de réflexion dont l objectif est de parvenir à un ciblage précis du projet, - dresser un bilan concernant les avancées du projet, - de soulever les difficultés rencontrées ou à venir et de rechercher des solutions, - de proposer des éléments qui vont être soumis pour validation aux élus lors des bureaux et des conseils d administration. Le groupe de travail est constitué par : - les deux informaticiens du Centre de Gestion, - la responsable du service de documentation. Le rôle du groupe de travail est : - d analyser les besoins, - d étudier les solutions techniques liées à l informatique et à la gestion documentaire, - de proposer des scénarios et d en estimer leur coût. J ai été nommée, d une part, chef de projet afin de jouer un rôle : - de pilote dans la mise en œuvre de ce projet, - de coordinatrice du projet (suivi du calendrier, animation de réunions, rédaction de comptes rendus, préparation de documents pour les élus ), - d intermédiaire entre les différents acteurs du projet. Par ailleurs, connaissant bien les techniques de gestion documentaire et les technologies de l internet et de par ma fonction de responsable du service de documentation, j interviens également en tant que technicienne sur l aspect Gestion Electronique de Documents notamment dans le groupe de travail et le comité de pilotage. Les agents du Centre de Gestion Il est important de noter le rôle des agents du Centre de Gestion au sein de ce projet. En effet, ils seront notamment impliqués dans la production des documents à mettre en ligne et également au cours de la phase de test de l intranet ; leurs remarques quant à l utilisation du produit seront nécessaires en vue de son amélioration. Il est donc important de sensibiliser les agents lors de la mise en place du projet. Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 9

11 2-3-2 Les personnes externes au Centre de Gestion Les sociétés informatiques Au cours de la mise en œuvre de ce projet, j ai eu des contacts avec deux types de sociétés informatiques : les sociétés fournissant des logiciels «clés en main» de gestion documentaire et des sociétés proposant de la prestation de développement pour créer un logiciel de GED. Les collectivités affiliées Les collectivités affiliées, tout comme les agents du Centre de Gestion, sont des acteurs importants dans ce projet puisqu elles représentent une grande partie des usagers finaux de l internet documentaire. - Bureau - Conseil d administration Elus du CDG 56 Comité de pilotage - Groupe de travail - Comité de direction Groupe de travail - Service informatique - Service documentation Utilisateurs finaux - Agents du CDG - Service de documentation - Collectivités affiliées Chef de projet Sociétés informatiques 3 Mise en œuvre du projet GED 3-1 Nécessité d une démarche de conduite de projet La décision de mettre en place une GED au sein du service de documentation a été prise et validée par les élus. Les objectifs et le public visés sont clairement définis. Les acteurs et leurs rôles (élus, comité de pilotage, groupe de travail et chef de projet) dans la mise en place de ce projet sont également identifiés. A présent, il importe donc d appliquer une réelle démarche dans la conduite d étapes opérationnelles de ce projet et d aller plus loin dans sa formalisation. Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 10

12 Une évaluation des besoins humains, matériels et logiciels s avère indispensable sans négliger l estimation des coûts tout aussi importante. Par ailleurs, la mise en œuvre de ce projet se déclinera étape par étape selon un échéancier donné. Ces points seront présentés ci-après. 3-2 Moyens humains Dans cette partie, ne sera pas repris le rôle du comité de pilotage déjà décrit ci-dessus même si c est un maillon essentiel dans la mise en œuvre de ce projet. Ce sont les moyens humains liés à l aspect plus technique du projet qui seront relevés. Tout au long de ce projet GED, des compétences techniques doivent être présentes. Elles sont de deux ordres : - les compétences liées à la gestion et l informatique documentaires, - les compétences liées à l informatique dans les domaines du matériel, de la sécurité, des systèmes d exploitation, des bases de données et de l hébergement de sites internet. La nécessité et complémentarité de ces compétences ont été à l origine du groupe de travail constitué des deux agents du service informatique du Centre de Gestion et de la responsable du service de documentation. A toutes les étapes de ce projet, je travaille donc en étroite collaboration avec les informaticiens du Centre de Gestion. Des réunions de travail seront régulièrement organisées notamment lors de la phase d étude de scénarios, de rédaction du cahier des charges, d études des offres Même si les compétences techniques sont essentielles en amont du projet, elles le seront également en aval. En effet, les utilisateurs devront être formés à ce nouvel outil de gestion de l information. Un plan de formation devra être prévu en fonction des niveaux d intervention des utilisateurs sur le système de GED : - les utilisateurs qualifiés «d administrateurs». Il s agit des utilisateurs intervenant dans le paramétrage des fonctionnalités du système de GED. Tout comme les informaticiens, je bénéficierai de cette formation. - les utilisateurs chargés d alimenter le système de GED. Les agents du service de documentation sont au premier chef concernés. - les utilisateurs «usagers» du système de GED. Il s agit des agents du Centre de Gestion qui consulteront les données sur l intranet documentaire. Contrairement aux deux premiers types de formation citée, cette dernière pourra être réalisée en interne si le besoin s en fait ressentir. En effet, la consultation du système de GED s effectuant par le biais d un navigateur internet du type Internet Explorer, cet outil devrait être convivial et intuitif. De plus, les agents du Centre de Gestion sont aujourd hui déjà familiarisés à ce type d outil. On peut penser qu il en va de même pour les collectivités affiliées qui auront un produit de consultation «internet documentaire» similaire à celui des agents du Centre de Gestion. Par ailleurs, afin de maintenir une présentation homogène des données intégrées dans le système de GED, je devrai réaliser un guide de catalogage des données. Ce guide sera un outil d aide à la saisie pour les agents du service de documentation. 3-3 Etude de scénarios L évaluation des moyens matériels et logiciels est une phase importante dans la mise en place de ce projet. Il s agit d élaborer plusieurs scénarios de faisabilité technique, de les Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 11

13 étudier et de les comparer. Il faudra porter tout particulièrement son attention à l aspect qualitatif, au chiffrage des coûts, aux impacts organisationnels découlant des solutions techniques et aux répercussions sur le calendrier. Dans cette phase d étude de scénarios, les solutions techniques sont indissociables des solutions financières Moyens matériels et logiciels La mise en œuvre de ce projet suppose au préalable l étude de différentes solutions techniques. Avant de s orienter vers une solution, les avantages et les inconvénients ont été étudiés. Cette étape essentielle du projet doit être préparée en amont le plus précisément possible dans le but de faciliter la prise de décision. Pour parvenir à étudier les solutions suivantes : - j ai pris contact avec des fournisseurs et des développeurs de logiciels afin de collecter des informations sur les fonctionnalités des différents produits et d évaluer leur coût, - j ai mis en place trois démonstrations de système de GED : un logiciel propriétaire ESDMS de la société Ever, et deux systèmes fonctionnant sur le serveur d applications Zope avec les logiciels libres Plone et Collaborative Portal Server (CPS). - J ai contacté des établissements publics utilisant ces deux types de technologies afin de connaître les avantages et les limites des différentes solutions, - J ai consulté des sites internet relatifs aux logiciels libres ; l approche de cette technologie étant nouvelle pour moi. - J ai analysé avec l aide des informaticiens les données recueillies afin d établir le plus précisément possible les avantages et les inconvénients des différentes solutions. La solution logiciel propriétaire ou logiciel libre (open source) en matière de GED Logiciel propriétaire Logiciel libre Avantages - Logiciel «clé en main». - Logiciel basé sur les technologies de l internet appliquées à la GED. - Logiciel compatible avec notre site internet. - Logiciel ouvert sur des fonctionnalités autres que la GED (workflow, versioning ). - Pas de coût de licences, ni de maintenance. - Le changement de prestataire (développeur) est aisé. - Le Centre de Gestion est propriétaire des codes sources. Inconvénients - Logiciel fermé, moins adapté aux technologies de l internet et de l intranet. - Coût de licence important en investissement et en fonctionnement (maintenance du produit). - Logiciel créé par un seul éditeur. - Un cahier des charges très détaillé est exigé. - Logiciel réalisé à partir de développements conséquents (cependant coûts de développement inférieurs aux coûts d acquisition d un logiciel propriétaire). Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 12

14 La solution hébergement interne ou hébergement externe de l application de GED Hébergement interne Hébergement externe Avantages - Maîtrise des mises à jour du logiciel de GED. - Mise à jour simultanée de la base de données pour l internet et l intranet. - Système de gestion de base de données unique. - Coût de fonctionnement nettement réduit. - Administration confiée à l hébergeur. - Sécurité gérée chez l hébergeur. Inconvénients - Nécessité d une très bonne sécurité. - Administration plus conséquente du serveur. - Mise à jour en différé et très lourde en terme de volume. - Investissement logiciel très conséquent (logiciel et base de données en double). - Maintenance logicielle très lourde (installation des mises à jour au cdg et chez l hébergeur). - Coût de fonctionnement important. (Voir annexe 3 : Schémas des deux modes d hébergement et commentaires) Analyse des coûts L étude des coûts a également été envisagée en prenant en compte les différents scénarios ci-dessus. Ces estimations financières ont été réalisées à partir : - des différents contacts pris avec les fournisseurs, les développeurs, les établissements publics, - d un travail en étroite collaboration avec les informaticiens. Solution Estimation du coût investissement (en euros TTC) Logiciel propriétaire (acquisition du produit) Logiciel libre (développement du logiciel) Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 13

15 Solution Estimation du coût investissement (en euros TTC) Estimation du coût fonctionnement / an (en euros TTC) Hébergement interne Hébergement externe A ces coûts, quelles que soient les solutions retenues, il conviendra de prévoir des dépenses pour prestations diverses à hauteur de euros. La solution logiciel libre est intéressante du fait des multiples avantages qu elle offre notamment l évolutivité du système et la gratuité d acquisition du logiciel. (Voir annexe 4 : services offerts par le logiciel libre CPS) L hébergement interne, permettant une plus grande souplesse dans la mise à jour de l internet documentaire, a été proposé. Suite à cette réflexion, les services informatique et documentation préconisent la solution logiciel libre avec hébergement interne. Cette étude de scénarios fait partie de la première phase d une démarche projet. Elle suppose l agrément politique du projet et l attribution d un financement spécifique. Le comité de pilotage a présenté les différents scénarios aux élus. La solution logiciel libre avec hébergement interne a été retenue par le Conseil d administration lors de la séance du 28 mars Le budget prévisionnel 2006, alors constitué, se décompose en : euros TTC en investissement (logiciel), euros TTC en investissement (hébergement), euros TTC en fonctionnement (prestations diverses) A partir de 2007, des coûts de fonctionnement liés à l hébergement seront à inscrire au budget prévisionnel. 3-4 Sort des documents dans le système de GED Parmi l ensemble de documents constituant le fonds documentaire, il est important d identifier ceux qui seront concernés par la GED et de penser à la façon de les intégrer dans le système. Certains documents seront consultables en internet et intranet documentaires tandis que d autres le seront uniquement en intranet documentaire Intranet documentaire La totalité du fonds sera consultable en intranet documentaire : circulaires produites par les services du Centre de Gestion, cdg infos, textes officiels, réponses ministérielles, jurisprudences, modèles d arrêtés Ce fonds peut être qualifié de fonds «statut». Des documents que l on peut qualifier de confidentiels seront uniquement accessible en intranet : il s agit, par exemple des procès verbaux du Conseil d administration, des procès verbaux des réunions des Commissions administratives paritaires. Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 14

16 3-4-2 Internet documentaire A partir de la page d accueil du site internet, une recherche sur l ensemble du fonds documentaire (sauf documents confidentiels) est prévue. Afin de guider l internaute, un autre type de recherche portant sur les documents spécifiques des services est également opportun ; cet accès s effectuant à partir des pages «services» du site. Page d accueil Pages Services Concours Fonds documentaire spécifique Hygiène et sécurité Fonds documentaire spécifique GPEEC Fonds documentaire spécifique Fonds documentaire «statut» Totalité du fonds documentaire (sauf documents confidentiels) Un système de gestion des droits sur les documents autorisant ou non la publication sur internet devra être mis en place. Par ailleurs, un système de gestion des droits sur les utilisateurs en fonction de leur rôle (administrateur, autorisation de saisir, consultation uniquement) devra également être proposé Catalogage rétrospectif Une fois les types de documents à intégrer dans le système de GED arrêtés, il faudra réfléchir à la manière d alimenter le logiciel c est à dire à la phase de catalogage. Cette étape est décisive quant au choix ou pas de faire appel à un prestataire extérieur pour la numérisation d une partie des documents. La numérisation concerne les documents dont on dispose uniquement sous forme papier. Cette étude sera réalisée lorsque le système de GED sera installé. Il sera plus aisé à ce moment là d évaluer la faisabilité ou pas de numériser l ensemble des documents en interne. En effet, il pourra être calculé de manière assez précise, une fois l outil pris en main, le temps à passer à la numérisation de l ensemble des documents en interne. 3-5 Rédaction du cahier des charges La rédaction du cahier des charges, phase la plus délicate de ce projet, s impose. C est le document de référence tant pour la maîtrise d ouvrage que pour la maîtrise d œuvre. La rédaction des spécifications fonctionnelles doit être très précise d autant plus que le projet vise des solutions open source supposant un développement important. Cette phase de développement sera entièrement externalisée. La rédaction du cahier des charges sera assurée en interne par le groupe de travail car cette étape fait autant appel à des connaissances en logiciels documentaires qu à des compétences en matière d architecture informatique. Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 15

17 En concertation avec les informaticiens, je veillerai tout particulièrement à insérer les points suivants dans le cahier des charges : - la liste des ressources (types de documents ) à intégrer dans le système de GED, - les fonctionnalités attendues en matière de GED, - les services personnalisés à mettre en œuvre (abonnements aux dernières nouveautés ), - la compatibilité du système en intranet et internet documentaire, - l architecture du site et la navigation sur l intranet et l internet documentaires, - l architecture souhaitée en matière d hébergement interne, - l évolutivité du système dont l objectif est d intégrer ultérieurement de nouveaux services (workflow, archivage, versioning ), - l organisation et le déroulement du projet (calendrier ). Afin d obtenir des éléments plus concrets sur l environnement open source, j ai réalisé, dans le cadre de ma Formation Initiale d Application, un stage pratique de cinq jours dans une société informatique, spécialisée dans le développement de sites internet en logiciels libres. Ce stage m a apporté des connaissances constituant une aide importante dans la rédaction du cahier des charges. Une fois le cahier des charges finalisé, il devra être validé par le comité de pilotage. Ce cahier des charges sera le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) destiné aux entreprises candidates à la mise en concurrence. Le coût de ce projet étant estimé à un seuil inférieur à euros HT, la procédure adaptée est choisie comme mode de consultation des entreprises. La publicité de cette procédure sera réalisée sur le site internet, plateforme des avis, e-marches-publics.com et également dans le quotidien régional Ouest- France (éditions 56,35 et Contraintes Droits d auteurs Il serait souhaitable d intégrer dans le système de GED des documents dans leur intégralité tels des articles de presse spécialisée et de doctrine. Cependant, la législation en vigueur ne l autorise pas en internet pour des problèmes de droits d auteur. Il existe bien pour les copies papier des contrats signés avec le Centre Français et d Exploitation du Droit de Copie (C.F.C.) permettant de rétribuer les éditeurs. Le Centre de Gestion dispose de ce type de contrat. Cependant, il n est pas applicable aux documents numérisés diffusés ; sur internet, il est impossible de connaître l usage qui serait fait des documents numérisés et le nombre d impressions réalisées. En revanche, des articles de presse peuvent être diffusés sous forme numérique sur le réseau intranet. Il s agit, par exemple, des panoramas de presse. Cette possibilité est offerte moyennant un contrat spécifique avec le C.F.C. Dans le but de collecter davantage d informations en matière de législation concernant les droits d auteurs : - je prendrai contact avec le C.F.C. afin de faire un point sur les différents contrats existants, - je recueillerai les expériences d autres services de documentation grâce à la liste de diffusion professionnelle de l Association des Documentalistes et des Bibliothécaires Spécialisés, - j assisterai à une formation sur les droits d auteurs dans le cadre de ma Formation Initiale d Application. Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 16

18 3-6-2 Changements liés au système de GED La mise en place d un système de GED induit une nouvelle façon d appréhender les ressources documentaires dans les habitudes tant du personnel du service de documentation que des usagers. Actuellement, le service de documentation effectue quotidiennement pour l ensemble des services du Centre de Gestion une Diffusion Sélective de l Information (D.S.I.), en donnant systématiquement aux services des copies des documents relevant de leur domaine d intervention. Le système de GED inversera la démarche : en effet, ce seront les services qui iront chercher l information sur l intranet. C est la méthode du pull et non celle du push pratiquée aujourd hui qui sera privilégiée. Pour les collectivités, la même philosophie sera pratiquée puisque à terme, il est prévu de ne plus expédier sous forme papier les documents à destination des collectivités. Ces documents, se trouvant sur l internet documentaire. Une réflexion afin d accompagner le mieux possible les utilisateurs vers ce nouvel outil est alors indispensable. Afin de palier ces éventuelles difficultés, je mettrai en place un plan de conduite de changement en : - anticipant un plan de communication en interne et en externe pour informer des nouvelles méthodes d accès aux ressources documentaires, - identifiant précisément les utilisateurs en difficulté par ce changement, - organisant des actions de formation et une assistance «hot line» dans un premier temps. Pour être réussi, ce changement devra être conduit avec le soutien de la direction, en concertation avec les intéressés et planifié. 3-7 Calendrier Un calendrier établi par le comité de pilotage a été validé par le Conseil d administration en ce qui concerne les étapes essentielles de ce projet : 2006 Avril : rédaction du cahier des charges Mai : consultation Juin : attribution du marché Septembre : installation et paramétrage du logiciel Novembre : début de l alimentation du logiciel et mise en place progressive de l intranet documentaire 2007 Mise en place de l internet documentaire Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 17

19 ECHEANCIER DU PROJET GED DATE ETAPES Janv. Fév. Mars Avril Mai Lancement du projet : 16/01 26/01 Réunions du comité de pilotage Démonstrations de logiciels Rédaction du cahier des charges : Réunions du groupe de travail Présentation du projet au bureau 21/03 Choix des solutions techniques et vote du budget par le Conseil d administration Validation du cahier des charges par le comité de pilotage Avis d appel public à la concurrence Remise des offres par les candidats Démonstration d une maquette par les candidats Analyse des offres et choix du prestataire Attribution du marché par la personne responsable du marché Installation - Paramétrage du système de GED Formation «administrateur» et «contributeur» Alimentation du logiciel de GED Etude concernant le catalogage rétrospectif Mise en place progressive de l intranet et de l internet documentaires 28/03 28/04 11/ Juin Juil. Août Sept Oct. Nov. Déc. De Janv. à Déc. 6/06 Sem 25 Sem 26 Sem 26 Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 18

20 4 Evaluation du projet GED Afin d évaluer la réussite de ce projet, un certain nombre d indicateurs pourront être observés. 4-1 Evaluation qualitative Le service de documentation devrait connaître moins de dysfonctionnements. Une meilleure efficacité dans les recherches et une meilleure gestion du fonds documentaire devraient être relevées. Grâce à un outil convivial et performant, les mises à jour des documents en internet seraient facilitées par la gestion dynamique du site. Par ailleurs, la diffusion de l information étant améliorée auprès des utilisateurs internes et externes, la satisfaction de ces derniers devrait être notoire. L élaboration d une enquête de satisfaction pourra préciser le degré de satisfaction de ces usagers. 4-2 Evaluation quantitative Une diminution des appels téléphoniques concernant des demandes des collectivités qualifiées de simple devrait être remarquée. Chaque année, le bilan d activité met en avant le nombre de demandes des collectivités traitées par téléphone. Il sera alors facile de comparer les chiffres d une année sur l autre. Une baisse du nombre des documents photocopiés à l intention des services du Centre de Gestion et des collectivités devrait apparaître. Afin de mettre en évidence cet élément, les relevés mensuels, recensant les photocopies effectuées, établis à l intention du C.F.C. pourront être comparés. Un logiciel statistique permettra de connaître le nombre de recherches effectuées en internet et intranet documentaires. Ces éléments préciseront la pertinence de l outil de recherche mis en place. Le fonds documentaire pourra être quantifié de manière précise et localisé. Mise en place d un système de Gestion Electronique de Documents (GED) 19

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