Chef de projet, votre kit tout-terrain

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1 Hugues Marchat Chef de, votre kit tout-terrain Éditions d Organisation, 003 ISBN :

2 Chef de, votre kit tout-terrain Livrable Document N 1 n Note de cadrage Présentation sommaire La note de cadrage Note de cadrage Conseils de mise en œuvre Ce document est réalisé par le chef de. Il va servir à transformer une commande en un. La commande va être formulée en termes d objectifs afin que le chef de et le commanditaire puissent obtenir un accord commun sur les résultats attendus. C est aussi dans ce document que seront précisés les éléments du contexte du. Ce document est certainement le plus important de tous les documents de la méthode car il va servir de contrat entre les acteurs du et restera un référentiel permanent pendant toute la vie du. Réaliser une première mouture complète de la note de cadrage, même si elle est imparfaite, pour l utiliser comme base de travail pour une réunion avec le commanditaire, car il est toujours plus facile d améliorer les éléments à partir d une base de travail. Préciser sur la note de cadrage que tous les éléments de la planification sont des hypothèses de travail et qu ils nécessitent une planification détaillée pour constituer une base contractuelle. La note de cadrage est un document qui va continuer d être enrichi jusqu à la fiche 7, il est donc nécessaire de gérer plusieurs versions et de conserver les versions antérieures pour mémoriser les évolutions dans les objectifs du. Il ne faut pas chercher à tout mettre dans la note de cadrage qui doit rester un document synthétique. Il vaut mieux mettre en annexe des documents complémentaires qui détaillent certains éléments devant être explicités. La note de cadrage est le document principal de la gestion de, c est en quelque sorte le «cahier des charges» du, sa rédaction est sous la responsabilité du chef de avec la validation du 84 Éditions d Organisation

3 Deuxième partie commanditaire, en conséquence cette rédaction ne doit pas être déléguée à quelqu un d autre que le chef de. La note de cadrage peut être utilisée comme document de communication notamment vers des acteurs extérieurs au. Il faut donc faire attention à la confidentialité éventuelle de certaines informations, ou réaliser deux versions de cette note dont une édulcorée servira à la communication courante. Présentation détaillée Nom du NOTE DE CADRAGE Livrable N 0 But du Xxxxxxxx Déclencheurs du Études ou réalisations préalables Liste des livrables attendus Liste des acteurs du Phase 1 Préparer Contexte du Auteur: Date de création: Page 1 Nom du fichier: Date de modification: N de version: But du : Reprendre la formulation générale du commanditaire sur le but du et la reformuler de manière plus précise et opérationnelle. Déclencheurs du : Faire la liste de tous les éléments qui ont été à l origine du et qui ont permis la décision de mettre en œuvre le. Études ou réalisations préalables : Faire la liste de toutes les études ou fabrications antérieures à la date de démarrage du. Cette liste peut comporter des éléments ayant été réalisés en amont du (étude de faisabilité) ou des éléments réalisés par d autres acteurs même externes à l entreprise. Liste des livrables attendus : Donner la liste de tous les résultats concrets attendus par le commanditaire. Cette liste doit être complétée par les critères de performance de ces résultats qui satisferont le commanditaire. Éditions d Organisation 85

4 Chef de, votre kit tout-terrain Liste des acteurs du : Faire la liste de tous les acteurs qui vont participer de près ou de loin au. Doivent être cités obligatoirement le commanditaire, le chef de et les experts. Contexte du : Lister tous les éléments qui permettent une meilleure compréhension de l environnement du. Dans cette liste doivent apparaître les éléments du contexte humain, technique, concurrentiel, environnemental. Présentation détaillée (suite) Nom du NOTE DE CADRAGE Livrable N 0 Macro planning du Macro planning de charge du Budget prévisionnel du Objectifs à renégocier Destinataires de la note de cadrage Documents joints Auteur: Date de création: Page Nom du fichier: Date de modification: N de version: Macro planning du : Faire la liste des grandes tâches nécessaires à la réalisation du. Chaque tâche doit comporter une date de début et une date de fin. Ce macro planning ne constitue pas un engagement contractuel. Macro planning de charge du : Chiffrer pour chaque grande tâche du la charge totale en jours 5 homme nécessaire à la réalisation de la tâche. Si nécessaire dissocier les ressources internes à l entreprise des ressources externes. Budget prévisionnel du : Calculer le budget nécessaire à la réalisation de chacune des grandes tâches du. Ce budget est la somme du coût des ressources humaines ajoutée à la somme des achats, ajoutée à la somme des coûts des ressources matérielles. 86 Éditions d Organisation

5 Deuxième partie Objectifs à renégocier : Faire la liste des objectifs qui nécessitent une renégociation auprès du commanditaire. Ces objectifs permettront d équilibrer le triangle coût/qualité/temps. Destinataires de la note de cadrage : Faire la liste de tous les acteurs ou instances qui vont recevoir la note de cadrage. Certains acteurs peuvent être destinataires pour action d autres pour information. Documents joints : Lister tous les documents qui vont être joints à la note de cadrage pour l étayer ou pour détailler certaines informations trop synthétiques. Les 5 points importants 1. Il vaut mieux réaliser n versions de la note de cadrage et négocier les objectifs avant de lancer le plutôt que de vouloir aller vite et lancer le avec un cadrage imparfait.. La note de cadrage est le document le plus important de la gestion de, il ne faut donc pas envisager de lancer un sans note de cadrage. 3. Le chef de doit investir le temps nécessaire à l élaboration de la note de cadrage, quitte à multiplier les entretiens avec le commanditaire. 4. La note de cadrage doit être rédigée de façon à ce qu elle soit compréhensible par une personne qui ne fait pas partie du. Les termes techniques doivent donc faire l objet d un glossaire. 5. La note de cadrage doit être synthétique et accompagnée si besoin est de documents complémentaires plus développés. Points d utilisation dans la méthode Le document est utilisé dans la phase préparer et créé dans la fiche N «Mettre la commande en mode». Il va être mis à jour dans la fiche N 7 «Valider le cadrage du». Phase 1 Préparer Coûts Risques Validation 7 Réalisé 4 Planning P1 P P3 Bilan 10 Note de cadrage 3 Communication Objectifs Commande 1 Reporting 9 Création Modification Éditions d Organisation 87