Guide de démarrage rapide Ariba Network pour les fournisseurs

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1 Guide de démarrage rapide Ariba Network pour les fournisseurs

2 Sommaire Gestion des rôles et des utilisateurs... 3 Créer un rôle...3 Créer un utilisateur...5 Modifier un utilisateur...7 Configuration du compte... 8 Profil de la société...8 Notifications réseau Acheminement des commandes électroniques Acheminement des factures électroniques Documentation en ligne Support Ariba Network Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP.

3 Un cycle de gestion des commandes automatique pour une collaboration plus efficace avec vos clients Ce guide de démarrage rapide vous aidera à configurer votre compte Ariba Network pour profiter de transactions électroniques tout au long de l échange avec vos clients. Suivez les étapes ci-dessous et rejoignez la plus grande communauté de partenaires commerciaux au monde. Vous pourrez ainsi trouver rapidement et facilement des acheteurs, améliorer la fidélisation des clients, accélérer le cycle de vente et anticiper vos flux de trésorerie pour mieux les optimiser. GESTION DES RÔLES ET DES UTILISATEURS L administrateur de votre compte Ariba Network doit être une personne de confiance à même de veiller au bon fonctionnement de votre compte. Il devra notamment : Assurer la configuration et la gestion du compte Répondre aux questions ou aux problèmes des utilisateurs, dont il est le principal interlocuteur Créer des rôles et des utilisateurs pour votre compte L administrateur est automatiquement associé au nom d utilisateur et à l identifiant entrés au moment de l inscription. Vous pouvez cependant réaffecter le rôle d administrateur à une autre personne (une note en page 7 décrit la marche à suivre). L administrateur crée un utilisateur et lui affecte un rôle unique correspondant à son profil dans votre société. Chaque utilisateur est responsable de la mise à jour de ses données personnelles. GESTION DES RÔLES ET DES UTILISATEURS : Créer un rôle 1. Pour créer un rôle au sein de votre compte, rendez-vous sur et connectez-vous. Saisissez votre nom d utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion pour accéder à votre compte de production. Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP. 3

4 2. Cliquez sur l onglet du navigateur d administration en haut à droite (là où apparaissent le nom de votre société et une flèche vers le bas) pour ouvrir la fenêtre de configuration de profil, qui présente les zones de configuration disponibles. Cliquez sur Utilisateurs. Remarque : dans l onglet du navigateur d administration, vous pouvez facilement sélectionner les zones que vous souhaitez revoir ou mettre à jour. 3. Dans la section Gérer les rôles des utilisateurs, cliquez sur Créer un rôle. Conseil : pour modifier ou supprimer des rôles que vous avez créés, cliquez sur Modifier S i 4 Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP.

5 4. Renseignez ensuite le nom et la description du rôle, puis cochez les cases appropriées pour ajouter des droits d accès pour le rôle. 5. Pour terminer la création du nouveau rôle, cliquez sur Enregistrer. GESTION DES RÔLES ET DES UTILISATEURS : Créer un utilisateur 1. Pour créer un utilisateur au sein de votre compte, allez dans l onglet du navigateur d administration et cliquez sur Utilisateurs. 2. Dans la section Gérer les utilisateurs, cliquez sur Créer un utilisateur. Remarque : les noms d utilisateur ne sont pas sensibles à la casse. Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP. 5

6 3. Renseignez toutes les informations nécessaires concernant l utilisateur dans les champs indiqués. 4. Cochez la case appropriée pour sélectionner un rôle pour l utilisateur dans la section Affectation des rôles. Remarque : vous pouvez ajouter jusqu à 250 utilisateurs à votre compte Ariba Network. 5. Pour affecter une responsabilité à un utilisateur pour un client spécifique, cliquez sur Sélectionner les clients dans la section Affectation des clients. Remarque : l'affectation d'un ou de plusieurs clients à un utilisateur spécifique limite l'accès et la visibilité des données pour cet utilisateur. Autrement dit, seul cet utilisateur pourra visualiser et traiter les transactions concernant ces clients. 6. Cochez les cases en regard du ou des client(s) que vous souhaitez affecter à l utilisateur. Puis cliquez sur Terminé. 6 Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP.

7 GESTION DES RÔLES ET DES UTILISATEURS : Modifier un utilisateur 1. Pour modifier un utilisateur existant, allez dans l onglet du navigateur d administration et cliquez sur Utilisateurs. 2. Sous Gérer les utilisateurs, cochez la case en regard du nom de l utilisateur que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier. Remarque : vous pouvez aussi supprimer des utilisateurs, les ajouter à la liste de contacts ou les en retirer, ou les désigner comme administrateur de votre compte Ariba Network. 3. Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe pour mettre à jour le mot de passe de l utilisateur, ou cochez/décochez des cases pour effectuer toute autre modification. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP. 7

8 CONFIGURATION DU COMPTE : Profil de la société Configurez le profil de votre société pour la rendre visible auprès des organisations d achat qui souhaitent acquérir de nouveaux produits et services sur Ariba Network et Ariba Discovery. 1. Dans la liste déroulante de l onglet du navigateur d administration, sélectionnez Profil de la société. Conseil : plus vous entrez d informations sur le profil de votre société, plus elle sera visible pour les acheteurs potentiels. 2. Sous l onglet Profil de base, complétez ou mettez à jour tous les champs obligatoires marqués d un astérisque. 8 Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP.

9 3. Sous Catégories de produits et services, entrez les mots clés pour faire remonter les options de classement des produits et services vendus par votre société, ou cliquez sur Parcourir pour afficher la liste des catégories de produits et services, et sélectionnez celles que vous souhaitez. Sous Lieux de livraison ou service, procédez de la même manière pour identifier toutes les zones géographiques desservies par votre société. Sous Secteurs, cliquez sur le bouton Ajouter/Supprimer pour sélectionner votre ou vos secteurs d activité dans la liste proposée. Conseil : les catégories de produits et services, les lieux de livraison ou de service, et les secteurs d activité sont les principaux critères de recherche qu utilisent les acheteurs lors de la recherche de nouveaux fournisseurs. Prenez donc soin de bien renseigner ces sections. Conseil : lorsque vous avez terminé d entrer les informations sur une page, cliquez sur Enregistrer, Terminé, ou OK pour passer à l onglet suivant. 4. Sous l onglet Entreprise, entrez les informations complémentaires relatives à votre société, comme l année de création, le nombre de collaborateurs, le chiffre d affaires annuel, les informations financières et fiscales, et le type d organisation. Remarque : les informations fiscales que vous entrez apparaîtront automatiquement sur toutes les factures que vous créerez sur l Ariba Network. Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP. 9

10 5. Sous l onglet Marketing, entrez tous les liens vers les réseaux sociaux sur lesquels vous êtes actif, une description détaillée de votre société et votre numéro Dun & Bradstreet D-U-N-S si vous en possédez un, afin que les acheteurs puissent accéder à votre évaluation de crédit D&B. Vous pouvez aussi fournir des informations premium sur votre profil, comme le logo de votre société, des pièces jointes (fiches techniques, études de cas) et des liens externes vers des sites ou pages Web pouvant servir aux acheteurs qui s intéressent à votre entreprise. Remarque : les informations premium de votre profil ne sont visibles pour les acheteurs que si vous vous abonnez au pack Advantage ou Advantage Plus via Ariba Discovery. Pour en savoir plus sur ces options d abonnement, rendez-vous sur et cliquez sur Je vends, puis sur Abonnements. 6. Sous l onglet Contacts, entrez les informations qui permettront aux acheteurs de contacter les collaborateurs clés de votre entreprise. 10 Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP.

11 7. Dans l onglet Certifications, dressez la liste des références spécifiques de votre société, comme les initiatives écologiques que vous avez prises, ou précisez si vous êtes une petite entreprise défavorisée, une entreprise appartenant à une femme, une minorité ou un ancien combattant, ou si vous possédez la certification ISO. Conseil : il est souvent demandé aux acheteurs de recourir à des fournisseurs disposant de certifications en matière d écologie ou de diversité. Si vous indiquez ces références dans votre profil, vous bénéficierez donc d un avantage concurrentiel majeur. CONFIGURATION DU COMPTE : Notifications réseau 1. Pour indiquer les notifications système que vous aimeriez recevoir et où vous voulez qu elles soient envoyées, allez dans l onglet du navigateur d administration et cliquez sur Notifications sous Paramètres du compte ou Notifications Ariba Network sous Paramètres Ariba Network. Remarque : vous pouvez entrer jusqu à trois adresses électroniques par type de notification. Séparez les adresses par une virgule sans insérer d espace entre elles. 2. Entrez les adresses électroniques appropriées dans les cases prévues à cet effet. Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP. 11

12 CONFIGURATION DU COMPTE : Acheminement des commandes électroniques 1. Pour sélectionner le mode de réception des commandes de vos clients Ariba, allez dans l onglet du navigateur d administration et cliquez sur Acheminement des commandes électroniques sous Paramètres Ariba Network. 2. Sélectionnez le mode que vous préférez : en ligne (portail), cxml, , EDI, file d attente cxml ou fax et renseignez les champs obligatoires. Conseil : configurez votre compte de messagerie pour qu il accepte les s provenant du domaine ariba.com afin de vous assurer que les notifications d Ariba ne finissent pas dans les courriers indésirables. Conseil : sélectionnez le mode En ligne pour recevoir les commandes d achat dans votre boîte de réception et bénéficier d un accès centralisé à des fonctionnalités utiles, telles que l affichage et la recherche de commandes, la consultation du statut des commandes en temps réel, l envoi de confirmations et d avis d expédition, le traitement des problèmes liés aux commandes, la transformation des commandes en factures, etc., et ce à partir d un seul emplacement : votre compte Ariba Remarque : quand la fonction de réponse automatique d absence du bureau est configurée pour la boîte de réception, les envois de commandes d achat par Ariba Network ne sont pas rejetés et le journal historique de la commande mentionne la réception de cette réponse automatique. 12 Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP.

13 3. Plus bas sur la page, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les méthodes de modification/d annulation des commandes et de gestion d autres types de documents de votre choix. 4. Veillez à préciser un mode pour l envoi de documents de réponse aux commandes (confirmations et avis d expédition). 5. Enfin, indiquez vos préférences pour la réception des notifications et précisez le ou les utilisateurs à qui elles seront envoyées. Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP. 13

14 CONFIGURATION DU COMPTE : Acheminement des factures électroniques 1. Pour indiquer le mode de réception des factures de vos clients Ariba, allez dans l onglet du navigateur d administration et cliquez sur Acheminement des factures électroniques sous Paramètres Ariba Network. 2. Sélectionnez le mode d acheminement de votre choix en ligne, cxml ou EDI dans le menu déroulant. 3. Sélectionnez les notifications de facture que vous voulez recevoir et entrez les adresses électroniques auxquelles elles doivent être envoyées. 4. La section Fréquence d archivage des factures vous permet d archiver vos factures. Vous pouvez aussi conserver les paramètres par défaut pour que vos factures restent visibles depuis votre boîte d envoi. 5. Sous Paramètres et informations du profil détaillés, définissez les options et décrivez les politiques relatives à vos factures. 14 Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP.

15 6. Si vous choisissez d archiver vos factures et que vous souhaitez les télécharger, accédez au tableau de bord Accueil, cliquez sur l onglet Boîte d envoi, puis cliquez sur Factures archivées. 7. Dans la colonne Actions, cliquez sur le lien hypertexte Télécharger à côté de la ou des ligne(s) des factures que vous voulez enregistrer sur votre ordinateur. Remarque : Ariba Network supprime automatiquement les documents de transaction arrivés à expiration au bout de 18 mois et les factures archivées stockées au format ZIP au bout de 3 mois. DOCUMENTATION EN LIGNE Pour obtenir des informations plus détaillées et apprendre comment optimiser la gestion de votre compte Ariba Network, cliquez sur Aide Centre d assistance en haut à droite de la page d accueil de votre compte, puis cliquez sur le lien Centre de formation et sélectionnez des sujets dans la liste qui s affiche. SUPPORT ARIBA NETWORK Pour obtenir de l aide, cliquez sur Aide Centre d assistance en haut à droite de la page d accueil de votre compte, puis cliquez sur le lien Centre d assistance. Vous y trouverez les réponses à vos questions, ainsi que les coordonnées directes de l équipe de support client. Copyright 2015 Ariba, Inc. Tous droits réservés. Ariba est une filiale de SAP. 15