L Office de Tourisme Dinan-Vallée de la Rance : agrandissement, rénovation et design au service d un accueil optimisé

Transcription

1 L Office de Tourisme Dinan-Vallée de la Rance : agrandissement, rénovation et design au service d un accueil optimisé

2 L Office de Tourisme Dinan - Vallée de la Rance : 1 er OT «nouvelle génération» en Bretagne Carte d identité de l Office de Tourisme Les raisons du réaménagement de l OT Les différentes étapes du projet De nouveaux (vrais) espaces pour un accueil optimisé L Accueil numérique : une première en Bretagne! Premier bilan après 5 mois d expérience

3 Carte d identité de l Office de Tourisme Dinan - Vallée de la Rance OT sous statut associatif Budget 2014 : ,5 ETP, dont 3,7 ETP au Service Accueil (3 permanents + 2 saisonnières), 1 agent d accueil numérique, 1 chargée de commercialisation, 1 assistante comptable, 1 directeur à visiteurs annuels : 60 % de français et 40 % d étrangers (britanniques, espagnols, belges, néerlandais, italiens, allemands, nord-américains, ) un OT parmi les 10 OT les plus fréquentés de Bretagne visiteurs uniques sur le site dinan-tourisme.com en 2012 plus de demandes d informations par an traitées par le Service Accueil un OT titulaire de la marque Qualité Tourisme (l un des 250 en France) depuis fin 2012

4 Un réaménagement de l Office de Tourisme : pourquoi? Volonté de l OT et de la Communauté de Communes d offrir un espace d accueil optimal pour les visiteurs et de positionner l OT comme une vitrine attractive du territoire intercommunal Une superficie de l espace d accueil certes importante (+ de 170 m2) mais avec de nombreuses contraintes : présence de poteaux porteurs, escalier séparant l entrée de l espace documentation, surface vitrée de 16 m de long mal isolée, espace détente mal identifié, back office sous dimensionné, Des espaces ne répondant plus totalement aux attentes de la clientèle et aux évolutions technologiques Une opportunité : l acquisition d une boutique de 35 m2 à côté de l OT permettant de récupérer un espace supplémentaire Un objectif d optimiser la gestion des flux dans l OT ( visiteurs / an dont en juillet-août) et l autonomie des visiteurs dans les différents espaces

5 Les différentes étapes du projet Juin 2011 : désignation de l architecte (architecte d intérieur) pour assurer le réaménagement de l Office de Tourisme Septembre 2011 juin 2012 : réunions régulières entre l OT, l architecte et les services techniques de la Communauté de Communes pour finaliser le projet Janvier 2012 : vote du Conseil Communautaire validant le projet de réaménagement Juillet 2012 : dépôt du permis de construite décembre 2012 juin 2013 : travaux de démolition puis de réaménagement 1 er juillet 2013 : réouverture de l OT au public

6 De nouveaux espaces mieux identifiés pour un accueil optimisé Une surface d accueil étendue (200 m2) avec une vision à 180 des différents espaces proposés dès l entrée dans l OT des points d accueil et de conseil en séjour bien identifiés Un espace documentation en libre service, accessible dès l entrée de l OT à droite, avec un mobilier mural et mobile contemporain Un espace Internet / wifi visible dès l entrée de l OT, avec un aménagement contemporain et un design Be Breizh! Un espace détente et un espace enfants accessibles dès l entrée de l OT à gauche Un espace Boutique (35 m2) facilement identifiable et proche de l espace Accueil Un back office agrandi avec une vision sur l Espace accueil

7 OT Dinan Vallée de la Rance Journée #revaccueil

8 Une nouvelle entrée avec un accueil 24 / 24 Une entrée plus visible pour le public venant du centre historique de Dinan et présentant les 2 espaces (OT et Centre d Interprétation du Patrimoine) une borne tactile extérieure disponible 24 / 24 répondant à nos attentes (infos en dehors des heures d ouverture de l OT) et au classement Catégorie 1 un mur végétal extérieur et intérieur pour rappeler la proximité de la Vallée de la Rance

9 OT Dinan Vallée de la Rance Journée #revaccueil

10 Un espace Documentation identifiable dès l entrée de l OT Un espace documentation en libre service : une nécessité pour optimiser l information des visiteurs, valoriser nos partenaires (330) et «désengorger» le Service Accueil! Un espace accessible dès l entrée de l OT, à proximité d une grande carte murale représentant le bassin touristique de la Côte d Emeraude Une présentation thématique en adéquation avec les normes du label Tourisme et Handicap Un espace mieux identifié qui profite d un aménagement malin et qui répond parfaitement aux demandes basiques de nos visiteurs (fêtes et manifestations, loisirs, ) Plus de documentations diffusées chaque année (partenaires, fêtes et manifestations, )

11 Un espace Internet / wifi : un accès à l information facilité et un service + pour les visiteurs L OT disposait, depuis 2009, d un espace Internet équipé de 2 PC mis à disposition du public (1 pour 15 mn de connexion) Dans le nouvel OT, souhait d offrir le wifi gratuit tout en proposant des outils numériques mis à disposition des visiteurs Un espace avec un mobilier très contemporain et une décoration Be Breizh (blanc et noir), l OT étant titulaire de la Marque Bretagne 2 Imacs et 2 Ipads, un poste avec prise pour rechargement Hotspot 2isr connexions en 5 mois (2.000 en juillet-août) sur les Imacs et le wifi durée moyenne de connexion : 25 à 30 mn

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13 Un espace Accueil tourné vers le conseil en séjour Le réaménagement de l OT répondait à plusieurs objectifs : réduire les flux au comptoir d accueil tout en renforçant l acte de conseil en séjour, améliorer les conditions de travail du personnel et proposer une nouvelle méthode d accueil favoriser la prise d informations des clients en autonomie, offrir de nouvelles conditions d accueil favorables à l échange : le visiteur-client gagne en «valeur ajoutée» faire de la médiation auprès des visiteurs au sein de l espace accueil, et plus particulièrement autour de la table tactile, valoriser le territoire et optimiser les ventes de prestations et de la nouvelle boutique

14 Un espace Boutique pour prolonger son «expérience» du territoire L aménagement d un espace de 35 m2 à proximité de l accueil et de l espace détente, visible de l extérieur Une réponse à une vraie demande des visiteurs individuels ou en groupes (plus de 250 groupes accueillis chaque année à l OT) Une vitrine des produits locaux (Gavottes de Dinan, craquelins, sablés bretons, ) Une sélection de produits, Une gamme de produits identitaires en 2014, Un nouvel apport de recettes pour compenser une stagnation voire une baisse de certains produits, Une recette gagnante?

15 L accueil numérique à Dinan Vallée de la Rance : une première en Bretagne! La démarche de l OT Consultation et visite de plusieurs OT équipés d outils numériques (fin 2011 et 2012) Rédaction d un cahier des charges et consultation de plusieurs prestataires Choix d un prestataire nous proposant une solution avec des outils mis à jour à l OT par un seul PC (Andélia) Objectifs des outils numériques offrir une meilleure qualité d accueil et de services aux visiteurs mieux gérer les flux et valoriser la destination (plus de connexions sur la borne extérieure et plus de sur la table) répondre aux nouvelles attentes des visiteurs Les différents outils proposés aux visiteurs Une borne tactile extérieure disponible 24/24, une table tactile intérieure) et 2 écrans d affichage dynamiques un espace Internet avec 2 Imacs et 2 Ipads en libre accès, un accès wifi gratuit (hotspot avec 2Isr)

16 Un budget bien maîtrisé Un projet intégrant une réhabilitation du bâtiment, les aménagements intérieurs et l acquisition d une boutique située à côté de l OT Un coût définitif ( H.T) inférieur au budget prévisionnel présenté en janvier 2012 au Conseil Communautaire consacrés aux travaux : pour les travaux structurels (toiture, vitrerie, climatisation réversible,..) et pour les aménagements intérieurs consacrés à l agencement intérieur (mobiliers, signalétique, ) dont pour les outils numériques pour l acquisition de la boutique des Gavottes d honoraires et de frais divers (frais études, bureaux de contrôle)

17 Un premier bilan après 5 mois d expérience un réaménagement de l OT réussi, unanimement reconnu et qui déclenche de nombreuses visites (habitants, socioprofessionnels, OT en phase de réaménagement) des outils numériques bien utilisés, en autonomie ou non, et très appréciés du public des espaces bien identifiés permettant de circuler facilement, sans solliciter les conseillers en séjour une équipe moins sollicitée, pouvant se libérer pour d autres tâches et mieux conseiller les visiteurs Mais Un pré-accueil et un accompagnement des visiteurs à optimiser avec l ensemble de l équipe Un espace Internet (environnement Mac) nécessitant l aide des conseillers Une boutique qui nécessitera, à moyen terme, un salarié supplémentaire pour 5/6 mois

18 En 12 ans, d un OT d époque «Moyen-Age» vers un OT connecté «nouvelle génération»!

19 Merci de votre attention! Dominique LE THERISIEN