Livre Blanc de la dématérialisation

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1 SOMMAIRE INTRODUCTION... page 2 1/ Rappel sur la dématérialisation... page 3 2/ Echéancier page 3 3/ Qui est concerné... page 4 A/ Pour l acheteur... page 3 Livre Blanc de la dématérialisation B/ Pour le candidat... page 6 4/ rappel des seuils... page 8 5/ la signature électronique... page 9 A/ La signature électronique page 9 B/ Le certificat électronique... page 9 C/ Les prestataires de services... page 9 D/ Les avantages du certificat électronique... page 9 RESUME... page 11 LEXIQUE... page 12 BIBLIOGRAPGHIE... page 12

2 INTRODUCTION La dématérialisation répond à la fois à une volonté de simplification et de modernisation de la procédure de passation de marchés publics. L objectif est d'inciter les entreprises à la transmission électronique de leurs candidatures et de leurs offres, et d'obliger les administrations publiques à les accepter. En 2004, Le Code des Marchés Publics (CMP) introduit la notion de dématérialisation des procédures de passation des marchés. Le Code des Marchés Publics de 2006 confère au pouvoir adjudicateur l obligation de transmettre les candidatures et les offres par voie électronique à compter du 1 er janvier Face aux réticences des entreprises et aux délais importants de mises en place par les administrations, un nouvel échéancier est alors élaboré pour assurer le passage en douceur du format papier vers le support électronique. La dématérialisation représente un énorme avantage pour les PME, elle offre plus de souplesse et de réactivité. Désormais, les PME peuvent retirer le DCE et renvoyer leurs candidatures en temps réel. A partir de 2010 jusqu en 2012, toutes les procédures de passation devront être dématérialisées. La dématérialisation vient servir quatre objectifs majeurs : > Favoriser la circulation de l information par le biais de la voie électronique > Rendre les services interactifs et plus rapides > Assurer une meilleure gestion et un renforcement de l efficacité des services > Préserver l environnement La dématérialisation reste facultative pour les procédures adaptées (MAPA). La dématérialisation ne concerne que les procédures dites formalisées : > Appels d'offres ouverts, > Appels d'offres restreints, > Certains marchés négociés. 2

3 1/ RAPPEL SUR LA DEMATERIALISATION La dématérialisation d une procédure consiste à faire appel aux moyens électroniques lors du processus d achat public entrant dans le champ d application de l article 56 du Code des Marchés Publics Ainsi selon cet article «toutes les passations peuvent être électroniques» (article 56 I 1er alinéa). Les exceptions : Les marchés passés selon la procédure adaptée (MAPA) < HT ne sont pas soumis au régime de l article 56 du Code des Marchés Publics. «VII. Dans le cadre des marchés passés selon les procédures de groupement prévues aux articles 7 et 8, le coordinateur désigné par le groupement assume les obligations mises par les dispositions du présent article à la charge du pouvoir adjudicateur. (Article 56 - VII) Zoom Où trouver l article 56 du CMP 2006? Vous pouvez télécharger l article 56 dans son intégralité sur ce site : Les groupements de commandes : «Dans le cas de candidatures groupées conformément à l'article 51, le mandataire assure la sécurité et l'authenticité des informations transmises au nom des membres du groupement.» (Article 56 - VII) 2/ ECHEANCIER Quand? /01/2010, l achat > HT 01/01/2012, l achat > 90,000 HT - Publication des avis de publicité de préférence sous forme dématérialisée - Transmission des réponses de préférence sous forme dématérialisée Les obligations de l acheteur - Le pouvoir adjudicateur peut imposer la transmission de documents par voie électronique - Obligation de créer un profil acheteur sur une plateforme de dématérialisation > Publication Obligatoire des AAPC > Mise en ligne des DCE sous format électronique Les obligations des entreprises - Secteur informatique : obligation pour les candidats de répondre par voie électronique Les obligations de l acheteur - Pour les achats de fournitures, de service et de travaux : accepter toute offre dématérialisée Les obligations des entreprises - Les entreprises devront transmettre leur candidature et leur offre lors d un seul envoi et sous formé dématérialisé. - Une copie de sauvegarde sera envoyée en parallèle. 3

4 3/ QUI EST CONCERNE? Pour l Acheteur pour tout achat > Janvier 2010 Création d un profil acheteur sur une plate-forme de dématérialisation Afin de faciliter et de sécuriser les échanges électroniques de données, l administration est tenue de créer un profil d acheteur sur une plateforme de dématérialisation. A l aide d un compte sécurisé elle pourra mettre en ligne les Avis d'appels Publics à la Concurrence (AAPC) et permettre aux candidats d accéder aux Dossiers de Consultation d entreprise (DCE) en ligne. Publication de l AAPC sur une plate-forme de dématérialisation Tout acheteur doit mettre en ligne son AAPC sur le profil acheteur. Publication des DCE en ligne Le pouvoir adjudicateur doit mettre à disposition les DCE en ligne. L acheteur peut imposer la transmission par voie électronique. Il ne peut pas refuser les réponses électroniques des entreprises. Règles de sécurité et de confidentialité Les administrations doivent se doter d une plate-forme de dépôt. Le respect de la confidentialité et des normes de sécurité et d accessibilité du réseau informatique incombent à l acheteur et non aux candidats. Les entreprises doivent quant à elles s équiper d un certificat électronique pour authentifier leurs documents. Zoom Qu est-ce qu un profil acheteur? Le profil acheteur est un compte sur lequel l entreprise peut publier ses AAPC et l ensemble des documents de la consultation. Texte de référence : décret n du 17 décembre Art Art Art. 150 Procédure adaptée L acheteur peut imposer la transmission par voie électronique sous certaines conditions : «Dans le cadre des procédures adaptées, l acheteur peut imposer la réponse électronique sous réserve que le secteur d activité choisi est un secteur dans lequel il n y a pas d obstacles connus à l équipement des entreprises concernées par l objet du marché.» Achat de fournitures et de services informatiques Le pouvoir public est tenu d accepter l ensemble des candidatures et des offres par voie électronique dès le 1 er janvier

5 QUI EST CONCERNE? Pour l Acheteur pour tout achat > Janvier 2012 Réception des candidatures A partir du 1er janvier 2012, l acheteur devra accepter toute les candidatures supérieures à par voie électronique. Zoom Qu est-ce qu un profil acheteur? Le profil acheteur est un compte sur lequel l entreprise peut publier ses AAPC et l ensemble des documents de la consultation. Texte de référence : décret n du 17 décembre Art Art Art

6 QUI EST CONCERNE? Pour les candidats - pour tout achat > Janvier 2010 Transmission des candidatures L entreprise transmet son enveloppe de candidature et celle présentant l offre en une seule enveloppe. Elle fournit en parallèle une copie de sauvegarde selon le délai de dépôt imparti (article 48 I 2ème alinéa). Seule la dernière offre reçue par l acheteur est prise en compte. Les enveloppes réceptionnées au préalable sont rejetées sans avoir été ouvertes. Nb. Même si les documents doivent être placés dans une seule et même enveloppe, il convient de rappeler que l entreprise doit respecter le principe de transmission unique. Elle doit choisir le même support pour envoyer la candidature et l offre Accès et retrait des DCE Pour obtenir le DCE, l'entreprise doit au préalable s'identifier sur les plates-formes de dématérialisation à l aide d une adresse . Ceci dans le but de pouvoir être avertie de tout changement dans la procédure. Les entreprises n'ont pas besoin d'être équipées d'un certificat électronique au moment du retrait du dossier de consultation mais pour authentifier l envoi de la candidature et de l offre. Nb. Dans le cas des procédures adaptées, l ensemble des pièces doivent être dématérialisées à l exception des pièces ne pouvant être stockées sur un support informatique (plans, etc.). Les MAPA ne sont pas soumis à l obligation de dématérialisation. Rappels des pièces contenues dans le DCE : Au stade de la candidature - DC4 Lettre de candidature et habilitation du mandataire par ses co-traitants - DC5 Déclaration du candidat Au stade de l'offre - DC8 Acte d'engagement (dont le contenu peut être imposé par le pouvoir adjudicateur) Avant la signature du marché - DC6 Déclaration relative à la lutte contre le travail dissimulé Avant l'attribution du marché - DC7 Etat annuel des certificats reçus Pendant la passation ou l'exécution du marché - DC13 Présentation d'un sous-traitant ou acte spécial Annexe - DC11 Annexe de l'acte d'engagement relatif aux demandes de précisions ou de compléments sur la teneur des offres de candidats - DC12 Annexe de l'acte d'engagement relative à la mise au point du marché / de l'accord-cadre Téléchargements des dc Formulaires téléchargeables sur le site du Ministère de l'economie, des Finances et de l'industrie : 6

7 Authentification des pièces par une signature électronique Toute entreprise souhaitant répondre à un appel d offres de manière dématérialisée doit se doter d un certificat électronique et d une signature électronique. Le certificat électronique est indispensable dans l ensemble des procédures auxquelles une entreprise peut répondre. La signature électronique n est obligatoire que pour les appels d offres d un montant estimé à plus de euros. Le respect de la confidentialité et des normes de sécurité et d accessibilité du réseau informatique incombent à l acheteur et non aux candidats. Cependant les entreprises doivent se munir d un certificat électronique permettant d authentifier les documents de la réponse. Pour ce faire, elles doivent se rapprocher des structures spécialisées dans la création de certificats électroniques et reconnus par l état. Le certificat de signature électronique est sous forme de clé USB ou de carte à puce. Achat de fournitures et de services informatiques Les entreprises devront transmettre l ensemble des candidatures et des offres par voie électronique 7

8 4/ RAPPEL DES SEUILS A partir de 2010 jusqu en 2012 : Toutes les procédures de passation de plus de euros HT devront être dématérialisées Fournitures et Services Travaux Procédure formalisée Procédure adaptée BOAMP (modèle obligatoire dématérialisé) + JOUE (modèles européens obligatoires) + le cas échéant, publicité complémentaire (modèle national obligatoire) + Sur son profil acheteur via une plate-forme dématérialisation. Soit BOAMP (modèle obligatoire dématérialisé) Soit JAL (modèle obligatoire) + le cas échéant, presse spécialisée. + Sur son profil acheteur via une plate-forme de dématérialisation. 125 K ETAT Procédure formalisée Procédure adaptée BOAMP (modèle obligatoire dématérialisé) + JOUE (modèles européens obligatoires) + le cas échéant, publicité complémentaire (modèle national obligatoire) + Sur son profil acheteur via une plate-forme de dématérialisation. 193 K > Soit BOAMP (modèle obligatoire dématérialisé) > Soit JAL (modèle obligatoire) + le cas échéant, presse spécialisée. + Sur son profil acheteur via une plate-forme de dématérialisation. COLLECTIVITE TERRITORIALE Procédure formalisée Procédure adaptée BOAMP (modèle obligatoire dématérialisé) + JOUE (modèles européens obligatoires) + le cas échéant, publicité complémentaire (modèle national obligatoire) + Sur son profil acheteur via une plate-forme de dématérialisation. > Soit BOAMP (modèle obligatoire dématérialisé) 4845 K > Soit JAL (modèle obligatoire) + le cas échéant, presse spécialisée. Sur son profil acheteur via une plate-forme de dématérialisation. ETAT / COLLECTIVITE TERRITORIALE 90 K Le pouvoir adjudicateur choisit librement 20 K 8

9 5/ LA SIGNATURE ELECTRONIQUE Zoom Q : une signature scannée ne suffit pas? La loi du 13 mars 2000, indique qu une signature scannée n a pas la valeur juridique d un original. La signature électronique est recevable en justice. Dès 2010, pour tout achat d un montant supérieur à , toute entreprise devra répondre électroniquement et se doter d un certificat électronique auprès d'une autorité de certification. «La signature électronique consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'etat (Décret du 30 Mars 2001 pris pour l'application de l'article du code civil et relatif à la signature électronique).» (Source : Article du Code civil) A/ La signature électronique La signature électronique est un procédé permettant d authentifier la fiabilité d un document auquel il se rattache. Elle a la même valeur qu une signature manuscrite. On distingue deux types de signatures > La signature électronique "simple" > La signature sécurisée (dite de niveau 3) pour le dépôt des candidatures et des offres des entreprises aux marchés publics. Ce type de signature est nécessaire lors du dépôt du dossier de candidature des entreprises. B/ Le certificat électronique Pour signer électroniquement, l'entreprise doit acquérir un certificat de signature électronique auprès d'une Autorité de Certification. Le certificat de signature électronique est un document électronique permettant d authentifier l identité de la personne signataire, la conformité des documents présentés et l assurance de non-répudiation (impossibilité de renier sa signature). Il peut revêtir plusieurs formes : > Une application permettant de stocker le certificat sur le disque dur de l ordinateur > Une clé USB ou carte à puce, offrant un niveau de sécurité de niveau 3 permettant de déposer électroniquement les dossiers de candidature. Zoom Qu elle est la différence entre certificat et signature électronique? La signature électronique est le procédé, le certificat électronique est le document électronique utilisé pour authentifier le document. 9

10 C/ Les prestataires de services de certification électronique Où trouver un «prestataire de services de certification électronique»? Le ministre chargé de la réforme de l Etat a établit une liste de prestataires qui respectent un référentiel intersectoriel de sécurité. Elle est disponible et mise à jour quotidiennement sur le site internet du ministre chargé de la réforme de l Etat : Les certificats doivent être délivrés par une Autorité de Certification. - La durée de validité est de deux ans, - Le coût du certificat est variable selon l'autorité de certification et des services proposés, - Le certificat de signature électronique est sous forme de clé USB ou de carte à puce, - Le certificat est nominatif, il est délivré aux personnes habilitées pour engager la personne morale. Une fois l entreprise dotée de ces éléments numériques, elle peut répondre via une plate-forme de marchés publics telles que : D/ Les avantages du certificat électronique - Une réduction de la masse des documents transmis - Suppression des frais de déplacement - Optimisation de la productivité - Suppression des coûts d envois postaux des réponses et des risques de dépassement des délais - Réduction des risques liés à l oubli de signatures ou d émargements des documents - Réduction des risques liés à l oubli de documents obligatoires dans la réponse grâce à des moteurs d alertes présents sur certaines plateformes L'entreprise abonnée peut également se servir d un certificat électronique pour d'autres usages : - Télé TVA (déclaration et règlement de la TVA par internet). - DUCS EDI (déclaration et règlement des cotisations par mail). - Téléc@rte grise (déclaration d achat et de cession de véhicules, cartes grises des cyclomoteurs.). - Système d immatriculation des véhicules. - Factures dématérialisées - Sécurisation des mails - Accession à des sites sécurisés - Signature de tout document de l entreprise - Courrier dématérialisé (de la lettre simple au courrier recommandé). - Net entreprises (déclarations sociales) le compte fiscal (payer en ligne ses impôts, calcul et remboursement de la TVA). 10

11 Résumé SYNTHESE Pour les établissements publics / Acheteurs Création d un profil acheteur sur une plate-forme de dématérialisation Publication de l AAPC sur une plate-forme de dématérialisation Publication des DCE en ligne Authentification des pièces par une signature électronique Obtention d un certificat de signature électronique Dématérialisation des procédures à la place des entreprises Retrait des DCE en ligne dématérialisation de la réponse Pour les entreprises privées / Candidats Retrait des DCE en ligne en s identifiant Suivi en ligne des modifications des DCE Transmission d une enveloppe contenant la candidature et l offre Envoi d une copie de sauvegarde dans les délais réglementaires Acquisition d une Signature ou d un Certificat électronique sécurisé (recommandé) OUTILS Plate-forme de dématérialisation + Signature électronique / certificat électronique Quand? /01/2010, l achat > HT 01/01/2012, l achat > 90,000 HT - Publication des avis de publicité de préférence sous forme dématérialisée - Transmission des réponses de préférence sous forme dématérialisée Les obligations de l acheteur - Le pouvoir adjudicateur peut imposer la transmission de documents par voie électronique - Obligation de créer un profil acheteur sur une plateforme de dématérialisation > Publication Obligatoire des AAPC > Mise en ligne des DCE sous format électronique Les obligations des entreprises - Secteur informatique : obligation pour les candidats de répondre par voie électronique Les obligations de l acheteur - Pour les achats de fournitures, de service et de travaux : accepter toute offre dématérialisée Les obligations des entreprises - Les entreprises devront transmettre leur candidature et leur offre lors d un seul envoi et sous formé dématérialisé. - Une copie de sauvegarde sera envoyée en parallèle. 11

12 LEXIQUE Profil d acheteur : Le profil d'acheteur est le site dématérialisé auquel le pouvoir adjudicateur ou l'entité adjudicatrice a recours pour ses achats. En application du décret n du 17 décembre 2008 la publication d'informations sur le profil d'acheteur se généralise à compter du 1er janvier 2010 les pouvoirs adjudicateurs. AAPC : L'avis d'appel public à la concurrence (AAPC) est une annonce publiée par le pouvoir adjudicateur ou d entité adjudicatrice destinée à informer les candidats potentiels à un marché des principales caractéristiques de ce dernier DCE : Dossier de Consultation des Entreprises Le DCE est le dossier transmis au candidat par la personne publique. Il comporte les pièces nécessaires à la consultation des candidats à un marché. BIBLIOGRAPHIE