REPUBLIQUE DU BENIN ********* MINISTERE DE LA SANTE ********* Mars 2010

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1 REPUBLIQUE DU BENIN ********* MINISTERE DE LA SANTE ********* DIRECTIVES NATIONALES EN MATIERE DE MONITORING DES INTERVENTIONS DE SANTE Mars

2 Sommaire Liste des tableaux et figures... 4 Abréviations, acronymes et sigles... 6 Glossaire... 8 Préface Introduction I- Contexte et justification II- Cadre normatif Définition Autres concepts Objectifs du monitoring Objectif général Objectifs spécifiques III. Conditions de mise en œuvre La performance La gestion axée sur les résultats Décentralisation Renforcement du système de santé et revitalisation des SSP Participation communautaire IV. Modalités de mise en œuvre du monitoring Périodicité du monitoring Interventions à monitorer et indicateurs Description des outils Différentes phases du monitoring Phase préparatoire Préparation des outils Constitution des équipes

3 Briefing des moniteurs Information des acteurs des structures à monitorer Conduite du monitoring Comment identifier et lever les goulots d étranglement? Exploitation des résultats du monitoring V- Rôles et responsabilités des différents acteurs Conclusion VI. Documents consultés VII. Annexes Tableaux des indicateurs de monitoring des intervenntions aux niveaux communautaire centres de sante et hopitaux Niveau communautaire Niveaux centres de sante et hôpitaux ANALYSE DES GOULOTS D ETRANGLEMENT ET MICROPLANIFICATION DES ACTIONS CORRECTRICES Canevas type de rapport de monitoring Comité de rédaction... Erreur! Signet non défini. 3

4 Liste des tableaux et figures Tableau 2 : Dates limites de transmission des résultats du monitoring Tableau 3: Rôles des différents acteurs selon les étapes du monitorage Tableau 4 : Indicateurs pour le monitoring du PEV (Vaccination anti rougeoleuse) Tableau 5: Indicateurs pour le monitoring des activités de vaccinations infantileserreur! Signet non défini. Tableau 6 : Indicateurs pour la consultation prénatale (CPN) Tableau 7: Indicateurs pour le monitoring de la consultation prénatale (CPN)Erreur! non défini. Signet Tableau 8: Indicateurs pour la planification familiale (PF) Tableau 9 : Indicateurs pour le monitoring des accouchements assistés par personnel qualifié Tableau 10: Indicateurs pour le monitoring de la Prise en charge de la pneumonie chez l enfant de moins de cinq ans Tableau 11: Indicateurs pour le monitoring des SONUC Tableau 12: Indicateurs pour le monitoring des SONUB Tableau 13: INDICATEURS POUR LE MONITORING DU PAQUET PTME Tableau 14 : Indicateurs pour le monitoring de la prise en charge présomptive du paludisme... Erreur! Signet non défini. Tableau 15 : Indicateurs pour le monitoring de la prise en charge de la diarrhéeerreur! non défini. Signet Tableau 16: Indicateurs pour le monitoring de la prise en charge des IRAErreur! Signet non défini. Tableau 17 : Indicateurs pour le monitoring de la protection des enfants de 0-5 ans par la MIILD... Erreur! Signet non défini. Tableau 18 : Indicateurs pour le monitoring de l allaitement maternel exclusiferreur! non défini. Signet Tableau 19: Indicateurs pour le monitoring de la prise en charge la malnutrition aiguë modérée... Erreur! Signet non défini. 4

5 Tableau 20: INDICATEURS POUR LE MONITORING DES ACTIVITES DE COGEA N Tableau 21 : Synthèse de l'analyse des résultats du monitoring des activités de soins Tableau 22 : Synthèse de l'analyse des résultats du monitoring des références et contre références Tableau 23: Fiche de dépouillement pour le calcul du coût des médicaments carnets et outils de gestion utilises au cours du semestre Tableau 24 : DEPOUILLEMENT DES RECETTES EFFECTUEES Tableau 25 : DEPOUILLEMENT DES DEPENSES EFFECTUEES Tableau 26 : DEPOUILLEMENT DU MONITORING DU FINANCEMENT COMMUNAUTAIRE Tableau 27: SYNTHESE DE L'ANALYSE DES RESULTATS DU MONITORING DU FINANCEMENT COMMUNAUTAIRE Tableau 28 : Critères à utiliser pour l'évaluation de la performance des Centres de Santé (CS) Tableau 29 : EVALUATION DU CS LE PLUS PERFORMANT ( A finaliser après consensus) Tableau 30 : Evaluation de la performance des COGECS Tableau 31 : EVALUATION DU COGECS LE PLUS PERFORMANT Tableau 32 : MICROPLANIFICATION DES STRATEGIES APRES MONITORING Tableau 33 : Liste des OMS... Erreur! Signet non défini. 5

6 Abréviations, acronymes et sigles AME : Allaitement Maternel Exclusif ANJE : Alimentation du Nourrisson et du Jeune Enfant CHD : Centre Hospitalier Départemental COGECS : Comité de Gestion du Centre de Santé CPN : Consultation Prénatale CPNR : Consultation Prénatale Recentrée CPoN : Consultation post Natale CS : Centre de Santé EEZS : Equipe d'encadrement de la Zone Sanitaire GAR : Gestion Axée sur les Résultats GATPA : Gestion Active de la troisième Période de l Accouchement GPEC : Gestion Prévisionnelle des Effectifs et des Compétences GTA : Groupe Technique d Appui IEC/CCC : Information, Education et Communication/ Communication pour le Changement de Comportements IHP+ : International Health Partnership IRA : Infection Respiratoire Aigue IRSP : Institut Régional de Santé Publique MPE : Maladies à Potentiel Epidémique PEV : Programme Elargi de Vaccination PEV+ : Programme Elargi de Vaccination plus distribution des moustiquaires imprégnées à longue durée d action, de la vitamine A et des déparasitants PIHI : Paquet d Interventions à Haut Impact PPA : Parité du Pouvoir d Achat PVVIH : Personnes Vivant avec le Virus de l Immunodéficience Humaine. 6

7 RC : Relais Communautaire SDTS : Service Départemental de Transfusion Sanguine SIMR : Surveillance Intégrée des Maladies et Riposte SMI : Santé Maternelle et Infantile SONU : Soins Obstétricaux et Néonatals d Urgence SOUB : Soins Obstétricaux d Urgence de Base SOUC : Soins Obstétricaux d Urgence Complets SRO : Sel de Réhydratation Orale SSP : Soins de Santé Primaires TPI : Traitement Préventif Intermittent du paludisme UNICEF : Fonds des Nations Unies pour l Enfance ZS : Zone Sanitaire 7

8 Glossaire Allaitement Maternel Exclusif C est le fait de nourrir l enfant au sein les six premiers mois de vie sans ajout d'autre liquide ou solide, même pas de l eau ou de la tisane. Consultation Prénatale Recentrée C est une activité préventive qui permet de : Rechercher les facteurs de risque de la grossesse Surveiller l évolution de la grossesse Administrer les soins préventifs et les conseils adéquats Prendre en charge les facteurs de risque d une complication et les complications éventuelles Gestion Active de la Troisième Période de l Accouchement Elle consiste en : utilisation systématique d utero toniques en l occurrence l ocytocine dans la minute qui suit la sortie du bébé associée à une traction contrôlée du cordon, massage utérin à la sortie du placenta jusqu à l obtention du globe utérin Sa pratique est systématique pour toute femme qui accouche. Infection Respiratoire Aiguë Maladies à Potentiel Epidémique Prise en Charge Intégrée des Maladies de l Enfant Ensemble de maladies respiratoires se caractérisant par une toux, au moins un signe fonctionnel ou physique orientant vers une atteinte respiratoire basse (dyspnée, douleur thoracique, sifflement, signes auscultatoires récents en foyer ou diffus), au moins un signe général suggérant une infection (fièvre, sueurs, céphalées, myalgies, arthralgies, mal de gorge ou "rhume") Ce sont des maladies qui sont sous surveillance avec des seuils épidémiques bien définis comme la méningite, le choléra, la rougeole, le tétanos, la shigellose, etc) La stratégie relative à la prise en charge intégrée des maladies de l enfant (PCIME) vise à réduire la morbidité et la mortalité de l enfant dans les pays en développement. Elle se base sur une approche intégrée qui aborde la santé de l enfant de façon globale y inclus la composante familiale et communautaire. En effet la PCIME est une stratégie qui contribue à la réduction de la mortalité et de la morbidité des enfants de 0 à 5 ans, en se focalisant sur les principales causes de mortalité chez l enfant. C est une approche qui couvre les aspects curatifs, préventifs et promotionnels et qui permet la rationalisation des coûts liés à la santé. 8

9 Programme Elargi de Vaccination plus distribution des moustiquaires imprégnées d insecticide à longue durée d action, de la vitamine A et des déparasitants, En plus des activités de vaccination, le PEV+ prend en compte la distribution des moustiquaires imprégnées d insecticide à longue durée d action, de la vitamine A et des déparasitants ; ces activités se mènent généralement de façon intégrée à l occasion des vaccinations Paquet d Interventions à Haut Impact de Base Ensemble d interventions dont l impact sur la mortalité maternelle, néonatale et infanto- juvénile est scientifiquement prouvé et qui est actuellement mis en œuvre dans les formations sanitaires Paquet d Interventions à Haut Impact Complémentaire Ensemble d interventions dont l impact sur la mortalité maternelle, néonatale et infanto-juvénile est scientifiquement prouvé mais qui n est pas actuellement développé ou alors à petite échelle dans les formations sanitaires. Ces interventions, en fonction des ressources disponibles, doivent être mises à l échelle pour l atteinte des résultats. Soins Obstétricaux et Néonatals d Urgence de Base Soins Obstétricaux et Néonatals d Urgence Complets Ensemble de soins administrés en situation d urgence obstétricale et néonatale comportant : Pour la mère : Administration d antibiotiques par voie IV/IM Administration de produits ocytociques par voie IV/IM Administration d anticonvulsifs par voie IV/IM Extraction manuelle du placenta Accouchement par voie basse instrumental Évacuation manuelle des produits résiduels de l utérus Pour le nouveau-né : Réchauffement Séchage et stimulation Désobstruction des voies aériennes Ventilation Oxygénation Administration de médicaments Tous les services de soins obstétricaux et néonatals d urgence de base plus : La césarienne La transfusion sanguine Soins de Santé Primaires Il est recommandé pour habitants au moins quatre établissements fournissant des soins obstétricaux et néonatals d urgence de base, (bien répartis géographiquement), et au moins un établissement fournissant les soins obstétricaux d urgence complets. Soins essentiels fondés sur des méthodes et des techniques pratiques, scientifiquement valables et socialement acceptables, rendus universellement accessibles à tous les individus et à toutes les familles de la communauté avec leur pleine participation et à un coût que la communauté et le pays puissent assumer à tous les stades de leur développement dans un esprit d auto responsabilité et 9

10 d autodétermination. (Conférence d Alma Ata, 1978) Traitement Préventif Intermittent du paludisme Méthode utilisée pour prévenir le paludisme chez les femmes enceintes. Il consiste à administrer deux doses de trois comprimés de Sulfadoxine Pyriméthamine à la gestante, la première à 4 mois révolu et la deuxième un mois après la première et cela avant 36 semaines (8 mois) 10

11 Préface Dans le souci d'améliorer en permanence la qualité des prestations dans les structures décentralisées du Ministère de la Santé, le Bénin a introduit le monitorage comme activité de soutien au niveau des formations sanitaires. En effet, le monitorage reste avant tout un outil incontournable d amélioration continue de la performance du système de santé et de la capacité managériale en facilitant la résolution en temps réel des problèmes rencontrés. C est dans ce cadre que le pays s est doté dans les années 80 d un premier document de référence sur le monitoring. Par la suite, l utilisation de cet outil a connu d importantes modifications pour des raisons variées. Parmi ces raisons, on peut citer la réorganisation du système de santé, l adoption des Objectifs du Millénaire pour le Développement, le choix des interventions sanitaires à haut impact et, enfin, l adoption d une nouvelle vision pour le secteur de la santé issue des recommandations des Etats généraux en La révision du «document des stratégies nationales en matière de supervision et de monitoring» fait suite aux exigences citées plus haut et est dictée par des dysfonctionnements révélés par une récente analyse conduite par mon département. L actuelle édition est le fruit de consensus obtenus lors des différentes rencontres des acteurs à tous les niveaux de la pyramide sanitaire. Le présent document 'est un précieux outil de travail à l'usage des cadres et des équipes du niveau central, des Directions Départementales de la Santé et des Zones Sanitaires. J'exhorte alors tous les acteurs concernés à divers niveaux du système à faire de ces Directives la référence en matière de monitoring. Au nom du Gouvernement de la République du Bénin, j exprime ma gratitude à l endroit des partenaires techniques et financiers qui ont contribué à la réalisation de ce travail. Mes sincères félicitations vont à l endroit du Groupe Technique d Appui à la relance de supervision et du monitoring qui a piloté le processus d élaboration du présent document et à tous ceux qui ont œuvré à sa réalisation. Professeur Issifou TAKPARA Ministre de la Santé 11

12 Introduction Ce nouveau document de monitorage offre l avantage d être exhaustif sur les directives nationales pour standardiser la pratique du monitoring par tous les acteurs du secteur de la santé en vue d atteindre les résultats escomptés. De plus, il fournit des réponses pratiques aux questions que l on peut se poser à savoir : pourquoi, quand, où, comment, par qui et avec quoi doit-on faire le monitoring des activités des formations sanitaires. Un deuxième avantage de ce document est de fournir des informations pratiques sur la phase de préparation du monitoring, l exécution du monitorage et l'exploitation des rapports ainsi que la conduite des actions correctrices d amélioration de la situation non satisfaisante. Le document s articule autour des points ci-après : - La définition d un cadre normatif, - Les conditions de mise en œuvre, et - Les rôles et responsabilités des différents acteurs. I- Contexte et justification Les Etats Généraux de la Santé de Novembre 2007, précisent la vision du secteur susceptible de mobiliser les énergies et ressources pour le renforcement de la performance du système national de santé: «Le Bénin dispose en 2025 d un système de santé performant basé sur des Initiatives publiques et privées, individuelles et collectives, pour l offre et la disponibilité permanentes de soins de qualité, équitables et accessibles aux populations de toutes catégories, fondées sur les valeurs de solidarité et de partage de risques pour répondre à l ensemble des besoins de santé du peuple béninois». Pour contribuer à la réalisation de cette vision le Ministère de la Santé se fixe comme mission «d améliorer les conditions socio-sanitaires des familles sur la base d un système intégrant les populations pauvres et indigentes». L un des objectifs globaux définis par le Ministère de la Santé en rapport avec sa mission est «d Assurer un accès universel aux services de santé et une meilleure qualité des soins pour l atteinte des Objectifs du Millénaire pour le Développement (OMD)». 12

13 En vue d atteindre ces objectifs, le Plan National de Développement Sanitaire a retenu les cinq (05) principaux domaines stratégiques suivants : la prévention et la lutte contre les principales maladies et l amélioration de la qualité des soins ; la valorisation des ressources humaines le renforcement du partenariat dans le secteur, la promotion de l éthique et de la responsabilité médicale ; l amélioration du mécanisme de financement du secteur et ; le renforcement de la gestion du secteur. Le Plan Triennal de Développement (PTD) décrit les interventions prioritaires à mettre en œuvre pour l atteinte des OMD. Ce Plan met l accent sur les interventions à haut impact en vue de la réduction de la mortalité maternelle, néonatale et infantile. L analyse de la situation actuelle révèle une insuffisance de la performance du système malgré les efforts fournis et les ressources mobilisées et des dysfonctionnements au niveau du monitorage. Au nombre des difficultés et insuffisances identifiées dans le monitorage, on peut citer : - la non utilisation du monitorage en tant qu outil de résolution des insuffisances relevées - la non prise en compte des outils des nouvelles interventions - l absence de fiabilité des données issues de monitorage En outre dans la perspective de l atteinte des OMD, il est important que le monitorage s oriente davantage sur les interventions à haut impact sur la réduction de la mortalité maternelle, néo-natale et infanto-juvénile. Pour pallier ces insuffisances, le MS a décidé d une relance du système de supervision et de monitorage/microplanification. Ce processus doit aboutir à l élaboration et la validation des documents suivants : - Documents des paquets d interventions à haut impact - Directives nationales en matière de supervision et du monitorage - Plan de remise à niveau des prestataires de service. Après la mise à disposition de ces documents, le défi majeur reste l opérationnalisation et la mise en œuvre de ces directives et orientations stratégiques. 13

14 II- Cadre normatif 2.1. Définition Le monitoring est défini comme une technique de surveillance continue qui permet de suivre l'évolution d'un programme pendant l'action, d'identifier des problèmes au fur et à mesure qu'ils se posent, de choisir et de mettre en œuvre des stratégies correctives afin d'assurer le bon déroulement des activités. Comme la formation et la supervision, le monitoring est une activité de soutien aux services offerts à la communauté Autres concepts Il convient de différencier le monitoring de: - Suivi : c est la mesure continue des progrès réalisés par la collecte et l analyse systématiques de données, et l utilisation de l information générée en vue du contrôle de gestion et de la prise de décisions pour améliorer le travail. - Contrôle : c est la vérification de ce qui est réalisé en le comparant aux objectifs, normes et directives fixés préalablement. - Inspection : elle a pour but d'examiner, en vertu de l'autorité que l'on détient, si les normes établies sont respectées sans que l'inspecteur puisse prendre des décisions - Evaluation : c est un processus consistant à mesurer les progrès accomplis, à les comparer aux objectifs de départ et à juger de l atteinte ou non des objectifs afin de prendre des décisions. Elle peut être initiale, intermédiaire (exécutée en cours) ou finale (en fin d action). - Supervision : c est un processus destiné à guider, appuyer et aider les prestataires de service à remplir leur devoir et tâche assignés en vue d atteindre les objectifs organisationnels planifiés. La supervision s effectue à l aide d une liste de contrôle de supervision ou d un questionnaire qui aident le superviseur à évaluer la situation par rapport aux différents aspects du programme ou projet Objectifs du monitoring Objectif général Le monitoring vise à améliorer la performance du système de santé 14

15 2.3.2.Objectifs spécifiques Plus spécifiquement, il s agit de : - Mesurer les indicateurs par déterminant de couverture en fonction de la population cible; - Identifier les goulots d étranglement et leurs causes; - Assurer la micro-planification et la mise en œuvre des actions correctrices; - Motiver les acteurs du système; - Assurer la retro-information aux prestataires et aux populations. III. Conditions de mise en œuvre L utilité et l efficacité du monitorage exigent les conditions minimales suivantes: 3.1. La performance La quête permanente de la performance reste le premier principe du monitorage. En effet, la performance au sein du système de santé se traduit par une amélioration continue de la couverture sanitaire et de la capacité managériale. Un bon monitorage permet d y arriver. Si au terme de plusieurs monitorages successifs, il n y a pas de changement notable au niveau des indicateurs de santé, le monitorage n est pas efficace et perd sa raison d être La gestion axée sur les résultats La gestion axée sur les résultats (GAR) est un processus dans lequel toutes les interventions planifiées et les ressources disponibles sont orientées vers l atteinte de résultat précis sur la base d un contrat de performance. La GAR est ainsi à la fois un principe et un préalable à la réalisation du monitorage. Pour que le monitorage puisse faciliter l atteinte des objectifs visés par un programme ou une intervention, l approche de la gestion axée sur les résultats (GAR) est une condition majeure. En d autres termes, le monitorage et la GAR sont deux outils indissociables pour produire des résultats positifs au sein du système de santé Décentralisation Le troisième impératif à satisfaire en matière de monitorage repose sur le principe de la décentralisation. Il s agit non seulement de la décentralisation des tâches, des rôles et des ressources, mais aussi de la décentralisation du pouvoir de décision. Tous les acteurs impliqués dans un exercice de monitorage jouent des rôles spécifiques à leur niveau tels que définis dans les normes et standards du système de santé Renforcement du système de santé et revitalisation des SSP Un système de santé peu performant n arrive pas à remplir les fonctions à la fois cliniques et managériales. Seul un système de santé revitalisé à tous les niveaux, c est-à-dire disposant du 15

16 maximum de ressources requises en quantité et en qualité, est compatible avec son fonctionnement optimum Participation communautaire Les résultats visés par le système de santé sont maximalisés lorsque toutes les parties prenantes y adhérent en particulier les populations bénéficiaires. Les expériences passées du monitorage montrent qu une participation communautaire effective contribue à améliorer la qualité de l exécution du monitorage, de l identification des goulots d étranglement voire de la mise en œuvre des actions correctrices. Au regard de ces expériences positives, l amélioration de la performance au sein du système de santé repose sur la capacité à impliquer la communauté en tant que bénéficiaire, acteur et décideur. IV. Modalités de mise en œuvre du monitoring Etant donné que le monitorage vise à évaluer la qualité des prestations offertes, à apprécier la fonctionnalité des structures de gestion et la participation de la communauté dans la gestion des formations sanitaires et à proposer des actions correctrices aux goulots d étranglements identifiés, il est important de coordonner les initiatives et de les harmoniser sur toute l'étendue du territoire national. Pour y parvenir toutes les étapes du processus doivent être bien comprises par les acteurs Périodicité du monitoring Elle est semestrielle : - première quinzaine des mois de janvier, et - première quinzaine du mois de juillet. Il importe donc que les plans d actions annuels des différents niveaux de la pyramide, notamment des zones sanitaires en tiennent rigoureusement compte Interventions à monitorer et indicateurs Les interventions à monitorer sont de deux catégories : 1- celles identifiées comme interventions traceurs dans le document «Paquets d Interventions à Haut Impact (PIHI) par niveau de soins au Bénin». Il s agit de: Utilisation de moustiquaire imprégnée d'insecticide à longue durée d action par les enfants de moins de 5 ans Accouchement propre et soins du cordon ombilical 16

17 Alimentation du nourrisson et du jeune enfant dont l allaitement maternel exclusif de 0 a 6 mois Dépistage et prise en charge de la malnutrition aigue Lutte contre les carences en micronutriments Planification familiale Consultation prénatale recentrée Prévention de la transmission du VIH de la Mère à l Enfant Vaccination infantile Accouchement normal assisté par personnel qualifié Prise en Charge Intégrée des Maladies de l Enfant PCIME Soins Obstétricaux et Néonatals d'urgence de Base Soins Obstétricaux et Néonataux d'urgence Complets 2- Autres activités : Financement communautaire Activités des relais communautaires Activités des organes de gestion (COGECS) Pour chacune de ces interventions traceuses, des indicateurs ont été identifiés par déterminant de couverture (disponibilité d intrants et de ressources, accessibilité géographiques, utilisation, couverture adéquate et couverture effective). La liste de ces indicateurs se trouve en annexe du présent document Description des outils Les principaux outils de monitoring sont des: - supports de collectes de données 17

18 - fiches de dépouillement - fiches d analyse des résultats - fiches de micro-planification L ensemble de ces outils se trouve en annexe Différentes phases du monitoring Le processus se résume en quatre grandes étapes que sont : - La phase préparatoire - La phase de déroulement - La phase de restitution - La phase d exploitation des résultats Phase préparatoire Elaboration d'un calendrier de monitoring L élaboration du calendrier de monitoring tient compte des disponibilités en ressources humaines, matérielles et financières. La périodicité étant semestrielle, il est important de respecter scrupuleusement la période retenue pour la réalisation du monitoring à savoir la première quinzaine de janvier et celle de juillet. Le calendrier doit également tenir compte de la restitution des résultats aux acteurs. Cette restitution est utile lorsqu elle intervient au plus tard un mois après la réalisation du monitoring. 18

19 Tableau 1 : Dates limites de transmission des résultats du monitoring Niveaux Opérationnel Intermédiaire Central Périodes concernées Transmission des résultats Coordination Analyse, feed back et transmission des données Coordination Analyse et feed back 1 er semestre 15 août 15 septembre 15 octobre 2 ème semestre 15 février 15 mars 15 avril Mobilisation des ressources Il faudra tenir compte des compétences déjà disponibles au niveau de la zone sanitaire et au besoin faire appel à des personnes ressources. L idéal est que chaque EEZS dispose de son autonomie pour la réalisation de l activité, sous la coordination du Directeur Départemental de la Santé (DDS). Les ressources financières sont celles disponibles par structure. Les gestionnaires des ressources par niveau doivent participer aux séances de travail pour l élaboration des termes de référence de l activité. Les prévisions doivent prendre en compte toutes les étapes du processus y compris le traitement et l analyse des données et la restitution par niveau. Les ressources matérielles disponibles par niveau serviront également pour la réalisation de l activité. Les instructions nécessaires doivent être données aux personnes qui doivent libérer les ressources si ces dernières n ont pas participé à l élaboration des termes de référence Préparation des outils Il s agit des dispositions à prendre en vue de rendre disponibles les outils de collecte de données. Les supports étant proposés par le niveau central, la tâche revient à l EEZS de multiplier les outils de collecte de données. Il faut en prévoir deux exemplaires par formation sanitaire. Après la collecte des données, un exemplaire sera laissé à la disposition des acteurs du centre. La préparation des outils prend également en compte la mise au point d un plan de synthèse. L élaboration d une base de données informatisée est l idéal. Lorsqu elle existe déjà, elle doit faire l objet de mise à jour. 19

20 Constitution des équipes La constitution des équipes doit prendre en compte la disponibilité des compétences locales. Un maximum de trois personnes est requis pour un bon déroulement des activités sur le terrain. Dans tous les cas, les acteurs de terrain (membres des structures de gestion, les membres de l équipe de santé) doivent prendre une part active dans la réalisation du monitoring. Ils vont participer aux tâches de dépouillement, de décompte des cartes, de restitution des résultats, de la microplanification et de mise en œuvre des recommandations Briefing des moniteurs La formation des agents qui vont participer à la réalisation du monitoring est d une importance capitale. Il faut briefer tous les acteurs formés ou non en technique de monitoring 24 à 48 heures avant le démarrage de l activité. Le chef d équipe de monitoring doit avoir été formé en technique de monitoring et doit avoir participé au moins deux fois à la réalisation de l activité. L effectif de l équipe du monitorage ne doit pas excéder quatre (04) personnes familiarisées avec les différents volets du monitoring Information des acteurs des structures à monitorer Tous les acteurs (agents de santé, membres des organes de gestion, relais communautaires ) doivent recevoir le programme de déroulement du monitoring. Il est conseillé de leur envoyer le calendrier de monitoring et les outils au moins quinze jours à l avance Conduite du monitoring Elle fait suite aux étapes antérieures et concerne la phase pratique de terrain. En dehors des formalités d usage en direction des autorités locales, l exécution consiste à : Briefer les acteurs et expliquer les objectifs de l activité ; Procéder au tri et à l exploitation des cartes, fiches, registres et autres supports nécessaires ; Calculer les indicateurs et comparer les résultats obtenus aux normes ; Tracer les courbes ; Dégager les écarts ; Identifier les goulots d étranglement ; Procéder à l analyse des goulots et de leurs causes ; Faire la micro planification pour lever les goulots d étranglement Discuter des approches de solution avec les acteurs lors de la restitution locale. Les points d accord doivent faire l objet de recommandations qui seront précises en terme de responsabilité et de période de mise en œuvre ; 20

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